Gestione delle commesse collegate a cantieri

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1 Release 5.20 Manuale Operativo COMMESSE \ CANTIERI Gestione delle commesse collegate a cantieri Il modulo COMMESSE/CANTIERI è stato appositamente realizzato per fornire un agile e valido strumento di controllo a tutte quelle aziende che effettuano lavorazioni su commessa, nonché alle imprese di costruzioni, d'impiantistica. Il software permette di effettuare, oltre alla classica gestione inventariale del magazzino e della commessa in atto, una gestione economica delle varie commesse sia per quanto riguarda le lavorazioni (ore operai, ammortamento macchinari ecc...), che per quanto riguarda l'evoluzione dei costi del materiali relativi ai prezzi d'acquisto, praticati dai fornitori, che si riversano sui relativi prezzi praticati ai clienti. In questo modo è possibile conoscere in tempo reale i costi effettivi delle commesse e verificarne la redditività mettendo in relazione i dati delle commesse con i ricavi derivanti dalla registrazione delle fatture attraverso l'impostazione dei riferimenti della contabilità analitica.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 INTRODUZIONE ALLA GESTIONE COMMESSE CANTIERI Caratteristiche tecniche Attivazione del modulo aggiuntivo IMPOSTAZIONI DI BASE DELLA PROCEDURA Anagrafica articoli di magazzino Tabella Contab. Analitica: Commesse Tabella Commesse/Sevizi: Progressivi commessa Tabella Commesse/Cantieri: Lavorazioni Tabella Commesse/Cantieri: Tipo spese Tabella Causali di Magazzino ESEMPI D IMPOSTAZIONE DELLE CAUSALI SPOSTAMENTO materiale dal magazzino alla commessa Causale principale [Scheda commessa] - XCCA Causale collegata 1 [magazzino] - XSAC RESO a magazzino dalla commessa Causale principale [Scheda Commessa] - XRCC Causale collegata 1 [Magazzino] - XRSM CARICO DIRETTO DA ACQUISTO della commessa da un fornitore Causale principale [Scheda Commessa] XCDC Causale collegata 1 [Magazzino] XSAC Causale collegata 2 [Magazzino] ACQ TRASFERIMENTO materiale tra cantieri Causale principale [Scheda Commessa] XCCC Causale collegata 1 [Scheda Commessa] XCCM INVENTARIO commessa Causale con movimentazione positiva [Scheda Commessa] XINC Causale con movimentazione negativa [Scheda Commessa] XINM CARICAMENTO DDT: Movimentazione commessa da bolla Causale principale [Magazzino] XVEN Causale collegata 1 [Scheda Commessa] XCCA RICEVIMENTO MERCE: Movimentazione commessa da ordine fornitore Causale principale [Magazzino] XACQ Causale collegata 1 [Magazzino] XSAA Causale collegata 1 [Scheda Commessa] XCAA GESTIONE MOVIMENTAZIONE SU COMMESSE Movimentazione commesse Righe Movimento e Chiusura della registrazione Modalità di variazione Modifica commesse non valorizzate Prezzo Provvisorio Movimentazione commesse dal Caricamento DDT Impostazione dei campi aggiuntivi Indicazione automatica del destinatario (cantiere) del materiale Movimentazione della commessa Movimentazione commesse dal Caricamento Ordini Fornitori Ricevimento merce di magazzino diretto da commessa Consultazione e Stampa Scheda Articolo Consultazione scheda... 34

3 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Stampa scheda Articolo La gestione dei costi Contratti commesse (SITUAZIONE PREVENTIVA) Gestione Imprese Esterne (SITUAZIONE CONSUNTIVA) Stampa situazione fornitori su commesse La gestione delle ore del personale Inserimento ore manodopera Impostazioni e Tabelle interessate alla gestione Parametri della procedura Tabella Commesse\Cantieri: Lavorazioni Tabella Commesse\Cantieri: Tipo spese Tabella Tecnici Inserimento in dettaglio delle ore di manodopera Stampa del foglio presenze Stampa spese documentate ANALISI DELLE COMMESSE Riepilogo situazione commesse Mastrini movimenti commesse Analisi costi / ricavi della commessa ALTRE STAMPE DI CONTROLLO Analisi Materiali per commessa Riepilogo materiali commesse Materiali per date/commesse Analisi Costi per commessa Costi per fornitori / commesse Costi per date / commesse Analisi Manodopera per commessa Manodopera per date/commesse Manodopera per commesse Analisi cantieri Tabelle e impostazioni Stampa Analisi Cantieri Analisi riepilogativa Analisi sintetica Analisi dettagliata... 67

4 4 Manuale Operativo 1 INTRODUZIONE ALLA GESTIONE COMMESSE CANTIERI Il presente manuale guida il lettore alla comprensione delle funzionalità del modulo aggiuntivo Commesse Cantieri che è stato appositamente realizzato per gestire un archivio movimentazioni commesse/cantieri collegato ai movimenti di magazzino legato ai cantieri, distinguibili in funzione della causale. Continuando a gestire le normali operazioni di magazzino, si potranno affiancare le movimentazioni che andranno a toccare le varie commesse. I movimenti collegati alle commesse non saranno visualizzabili dall Input movimenti di magazzino ma da un apposita funzione denominata Movimentazione commesse nella quale è possibile inserire le tipologie di movimentazione previste, che potranno essere associate ad articoli di magazzino. Tutte le movimentazioni legate gestione delle commesse \ cantieri concorreranno alla determinazione dei saldi e verranno incluse nella reportistica standard. La logica di funzionamento è paragonabile alla gestione delle bolle: le bolle vengono caricate e gestite da un apposita funzione (il Caricamento Ddt) e i movimenti da queste generate vengono visualizzate nelle stampe di magazzino. La gestione delle commesse e cantieri consente di movimentare gli Articoli di magazzino (presenti in archivio) i quali possono essere suddivisi i 3 tipologie: Materiali Costi Manodopera Sono gestibili le seguenti tipologie di movimentazione : Materiali Costi Manodopera Movimenti che caricheranno i materiali nella relativa commessa consentendo automaticamente lo scarico del magazzino Movimenti d acquisto diretto dal fornitore che caricheranno i materiali sulla commessa generando automaticamente in magazzino sia l operazione d acquisto che di scarico Movimenti di trasferimento materiali tra commesse che non influenzano la situazione di magazzino Resi tra le commesse e il magazzino, che in automatico scaricheranno la commessa e ricaricheranno il magazzino Movimenti di inventario di commessa che permettono di forzare la giacenza delle commesse a fronte situazioni anomali riscontrate Movimenti che riguardano la registrazione di costi diretti sulla commessa, che non andranno a movimentare il magazzino Possibilità di gestire la manodopera, movimentandola come un articolo di magazzino, anche se tali rilevazioni non andranno a movimentare alcuna giacenza

5 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Caratteristiche tecniche Il modulo Commesse Cantieri può essere installato come modulo aggiuntivo del pacchetto gestionale, e può operare con database SQL nelle versioni SQL2000 e MSDE. Il pacchetto gestionale deve essere composto nella configurazione minima dal modulo di Magazzino; qualora si vogliano produrre bolle in automatico con il carico della commessa è necessario disporre del modulo vendite base. Tutte le stampe di cui è fornita la procedura sono state realizzate con Seagate Crystal Report versione Attivazione del modulo aggiuntivo Per attivare la procedura è necessario attivare la licenza con codice modulo COMM_CANT; quindi, attivata la licenza, eseguire il Ripristino Del Menù Originale: viene visualizzato nel menù Magazzino il sottomenù Commesse Cantieri che elenca le funzioni e le stampe disponibili.

6 6 Manuale Operativo 2 IMPOSTAZIONI DI BASE DELLA PROCEDURA Per utilizzare le funzioni che movimentano le commesse è necessario procedere con la compilazione sia delle nuove tabelle di base sia dei nuovi campi inseriti nelle tabelle esistenti. 2.1 Anagrafica articoli di magazzino Nell anagrafica articoli devono essere codificati gli operai/tecnici e i costi diretti, come se fossero degli articoli in modo tale di poter essere utilizzati nella funzione di movimentazione commesse la quale opera esclusivamente con articoli di magazzino. Nella cartella Altri dati sono stati inseriti i seguenti campi: Tipo Articolo: indicare la tipologia dell articolo che verrà movimentato nella commessa. Il programma permette di codificare, come articoli fittizi, gli operai o i tecnici che opereranno nella commessa e i costi esterni o le prestazioni di terzi. I valori consentiti sono: - M per i materiali, - O per gli operai/tecnici - C per i costi esterni; Per gli articoli che non devono essere movimentati in commessa non deve essere inserito nessun dato. Tramite questa codifica si potranno ottenere successivamente le stampe suddivise per tipologia. Centro di costo: (facoltativo) indicando un codice di centro di costo, questo sarà proposto in movimentazione commessa e permetterà di raggruppare gli articoli movimentati per centri di costo nella stampa analisi ricavi e costi (vedi sezione stampe).

7 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Tabella Contab. Analitica: Commesse La tabella standard commesse di analitica è stata estesa con nuovi campi (attivati in presenza della licenza comm_cant) che permettono di definire i parametri utilizzati nella movimentazione commessa e dei dati informativi generali sul cantiere. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società Contab. Analitica: Commesse: Oltre ai campi standard codice e descrizione presenti nella Contab. Analitica: Commesse, sono disponibili i seguenti campi: Città e Indirizzo: campi facoltativi dove inserire dati anagrafici supplementari relativi alla localizzazione della commessa. I dati vengono stampati nelle stampe di riepilogo delle commesse. Listino Utilizzato: (facoltativo) viene indicato il codice del listino standard per valorizzare i movimenti di materiale (vedi par. Anagrafica articoli di magazzino ) della commessa, nel caso in cui la valorizzazione definita nella causale di magazzino (indicata in Tabella Causali di Magazzino )sia del tipo P (Prezzo di vendita). Codice Cliente: (obbligatorio) codice del cliente legato alla commessa. Tale campo viene indicato nelle stampe di riepilogo e viene utilizzato per emettere bolle verso la commessa (con la procedura standard presente nel modulo vendite). Data apertura e chiusura commessa: le date sono entrambe facoltative. Se viene indicata la data di chiusura, nella procedura di movimentazione viene controllato che la data di registrazione non superi la data di chiusura (messaggio di warning). In alcune maschere di stampa è possibile richiedere le sole commesse chiuse, per cui è consigliabile compilare il campo al termine dei lavori per la commessa. Al fine di visualizzare nella movimentazione le sole commesse aperte è disponibile una lista che visualizza le commesse che non hanno valorizzato la data di chiusura. Codice Agente: (facoltativo) consente di specificare l agente associato alla commessa. Data inizio e fine Garanzia: (facoltative) per memorizzare, a titolo indicativo, la data inizio e fine garanzia nel caso la codifica sia riferita ad una commessa soggetta a garanzia.

8 8 Manuale Operativo Tipo Manutenzione: (facoltativo) campo senza vincolo di codifica utilizzato come riferimento interno, indica il tipo di manutenzione della commessa. File disegno : (facoltativo) viene indicato il codice del file che contiene i disegni relativi alla commessa Percentuale di Ricarico: (facoltativa) Può venire inserita un percentuale (anche negativa) che incrementerà (o decrementerà) la valorizzazione dei movimenti di commessa caricati tramite l apposita procedura. Nel caso si percentuale positiva può servire per caricare i costi della commessa con una percentuale che rappresenta i costi aziendali al fine di calcolare la redditività in modo più preciso. 2.3 Tabella Commesse/Sevizi: Progressivi commessa I movimenti di commessa vengono numerati in modo progressivo in base al valore contenuto in questa tabella: a tal fine, è necessario caricare un elemento con il codice C e specificare il numero progressivo di partenza. La tabella è stata creata per agevolare eventuali sviluppi: per il momento, nelle funzioni di movimentazione commessa viene utilizzata solo la tipologia C. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società Commesse\Servizi: Progressivo Commesse: I campi previsti vanno compilati in questo modo: Codice indicare C Descrizione (libera) Progressivo indicare il numero di partenza

9 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Tabella Commesse/Cantieri: Lavorazioni Per inserire i codici delle lavorazioni che vengono effettuate dal personale sul cantiere e che verranno richieste durante la fase di inserimento delle attività giornaliere: Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società Commesse/Cantieri: Lavorazioni: La maschera richiede i seguenti dati: Codice: per inserire il codice della lavorazione (campo alfanumerico di 6 caratteri liberi); Descrizione: per inserire la descrizione dell attività; Tipo Attività: per specificare il tipo di attività svolta, scegliendo tra: Esempio di dati inseriti Il Tipo Ora riporta il tipo di attività in precedenza impostata ( L sta per Lavorativa ). Tipo lavoro: per indicare una delle tre possibile suddivisioni che sono state previste nei Parametri della procedura Tipo categoria: per indicare se la lavorazione è legata ad una attività impiantista oppure non impiantista: Le attività non impiantiste sono quelle svolte da figure che non si occupano di progettazione, consulenza o altre attività non inerenti al lavoro manuale sul cantiere.

10 10 Manuale Operativo Esempio di dati inseriti Il Tipo Ora riporta il tipo di attività in precedenza impostata ( L sta per Lavorativa ).

11 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Tabella Commesse/Cantieri: Tipo spese Per impostare le spese sostenute dai dipendenti, al fine di ottenere a fine mese la stampa del modulo per il rimborso spese. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società Commesse/Cantieri: Tipo spese: La maschera richiede i seguenti campi: Codice: per impostare il codice della spesa (campo alfanumerico di 4 caratteri liberi); Descrizione: per inserire la descrizione della spesa; Tipo: per impostare la tipologia delle spese scegliendo tra le seguenti opzioni: Valore: per impostare eventualmente un valore di default da proporre durante la fase di inserimento delle spese. Ad esempio, se il rimborso kilometrico è uguale per tutti i dipendenti, si può inserire come codice di spesa valido per tutti i dipendenti, altrimenti verrà specificato per ognuno. Raggruppa: se attivo, in fase di stampa del modulo di rimborso spese verranno specificate le singole voci di spesa, che devono essere raggruppate per codice analogo oppure rimanere dettagliate singolarmente (ad esempio, per il rimborso kilometrico si potrebbe decidere di riportare in una sola riga tutti gli importi del mese).

12 12 Manuale Operativo 2.6 Tabella Causali di Magazzino Nella Tabella causali di magazzino è necessario codificare le causali che dovranno essere utilizzate sua per la movimentazione della scheda commessa che per la movimentazione del magazzino, legato alla scheda commessa. A tal fine, dovranno essere create diverse causali tra loro collegate, così che utilizzando la Causale principale nella funzione Movimentazione commesse venga aggiornata la scheda commessa (e tutte le stampe incluse nella Menù Commesse e cantieri) e automaticamente vengano generati dei movimenti di magazzino collegati e strutturati in base alla Causale collegata. Possiamo in sintesi affermare che i movimenti della gestione commesse e cantieri sono generati e collegati da una Causale Principale utilizzata per la movimentazione. Alla causale principale vanno collegate altre causali. Si accede dal Menù Archivi Gestione Tabelle Tabella Causali di Magazzino: Per le causali che verranno utilizzate nella parte di movimentazione commesse, oltre ai campi standard presenti nella Tabella Causali di Magazzino, sono a disposizione i seguenti campi (da utilizzare elusivamente nella procedura di movimentazione commesse): Causale Commessa 1: codice causale magazzino che consente di generare in automatico un movimento collegato al movimento principale. Per esempio può venire indicato il codice della causale che scaricherà in automatico il magazzino al momento della registrazione di carico movimento in commessa Causale Commessa 2: codice causale magazzino che consente di generare in automatico un ulteriore movimento collegato al movimento principale. Normalmente utilizzata per movimenti di carico diretto sulla commessa comprendente l automatismo di carico/scarico magazzino. Inoltre la lista collegata al campo: Unità Da/A: per movimentare la commessa è possibile indicare come fonte di movimentazione il tipo X - Commessa. E necessario porre particolare attenzione al campo Importo Unitario della causale principale in quanto condiziona il prezzo che viene proposto in movimentazione. La logica è la seguente : Se l articolo è del tipo ore o costi viene sempre considerato il prezzo di vendita presente in anagrafica articolo. Se l articolo è del tipo materiale, in base al tipo di valorizzazione indicata nell importo unitario si considera : U = costo ultimo prelevato dai saldi di magazzino M = costo medio prelevato dai saldi di magazzino P = se indicato il codice listino nella commessa e quindi in testata dei movimenti viene ricercato il prezzo dall anagrafica listini. Se non è indicato il listino viene considerato il prezzo di vendita presente nell anagrafica articolo.

13 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri ESEMPI D IMPOSTAZIONE DELLE CAUSALI La logica di utilizzo delle causali è predefinita, per cui al fine di movimentare correttamente le commesse ed il magazzino è necessario codificare in modo opportuno le stesse causali: al fine di agevolare l utente, vengono di seguito forniti degli esempi di codifica delle causali che prevedono le differenti possibili movimentazioni. Nella definizione delle causali, oltre alla specifiche nel seguito indicate, è importante considerare le seguenti osservazioni: Il Codice della causale (associato negli esempi di seguito proposti) possono essere scelti a discrezione dell utente: quelli da noi forniti sono indicativi e utili ai fini della trattazione. E importante considerare che nella procedura di movimentazione è possibile imputare nello stesso documento articoli delle 3 tipologie previste: Materiali Costi Ore Lavorative Chiaramente, utilizzando dalla funzione Movimentazione commesse le causali proposte scaricheranno gli articoli movimentati dal magazzino appartenenti ala tipologia Materiali ; per le altre tipologie va considerato che: Per gli articoli di tipo Ore lavorative, utilizzando le causali proposte, non viene generata alcuna movimentazione di magazzino, in quanto questi articoli rappresentano ore lavorative (che non saranno mai stati caricati). Per gli articoli di tipo Costi, gli stessi non vengono movimentati a magazzino utilizzando causali di solo carico commessa (ved. causale SPOSTAMENTO materiale dal magazzino alla commessa), mentre vengono movimentati utilizzando le causali di carico diretto da fornitore (ved. causale CARICO DIRETTO DA ACQUISTO della commessa da un fornitore). Infatti, in questa ultima ipotesi, viene generato a magazzino un acquisto da fornitore, ed il relativo scarico a commessa (che azzera la scheda dell articolo Costo ).

14 14 Manuale Operativo SPOSTAMENTO materiale dal magazzino alla commessa Esaminiamo la causale per caricare la commessa dei materiali ad essa attribuiti. Deve essere prevista una causale principale che definisce il segno di movimentazione della commessa (carico con segno +) ed una causale commessa 1 collegata che effettua il vero scarico del magazzino Causale principale [Scheda commessa] - XCCA La casuale XCCA consente la registrazione sulla scheda commessa del movimento di carico del cantiere; deve avere la seguente struttura: Causale collegata 1 [magazzino] - XSAC Alla casuale XCCA va collegata la causale XSAC con la quale saranno generati i movimenti di magazzino di scarico del materiale caricato sul cantiere

15 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri RESO a magazzino dalla commessa Esaminiamo la causale per gestire il reso dal cantiere: la struttura è opposta al caso SPOSTAMENTO materiale dal magazzino alla commessa. Deve essere prevista una causale principale che definisce il segno di movimentazione della commessa (carico con segno -) ed una causale commessa 1 collegata che effettua il vero carico del magazzino (scarico con segno -) Causale principale [Scheda Commessa] - XRCC La casuale XRCC consente la registrazione sulla scheda commessa del movimento di reso del cantiere; deve avere la seguente struttura: Causale collegata 1 [Magazzino] - XRSM Alla casuale XRCC va collegata la causale XRSM con la quale saranno generati i movimenti di magazzino di rettifica scarico del materiale reso dal cantiere.

16 16 Manuale Operativo CARICO DIRETTO DA ACQUISTO della commessa da un fornitore Esaminiamo la causale per caricare la commessa dei materiali ad essa attribuiti, nel caso in cui i materiali vengano consegnati direttamente dal fornitore al cantiere (senza il riferimento merce a magazzino). La struttura della causale deve prevedere due movimenti collegati: 1. uno di scarico verso la commessa (commessa 1) 2. un movimento di carico del magazzino (commessa 2) Causale principale [Scheda Commessa] XCDC La casuale XCDC consente la registrazione sulla scheda commessa del movimento di carico del cantiere; a differenza della causale XCCA, ha una struttura diversa (in quanto è un carico da acquisto) e deve presentare compilati sia il campo causale Commessa1 che il campo causale Commessa Causale collegata 1 [Magazzino] XSAC Viene utilizzata la causale XSAC definita nella sezione Causale collegata 1 [magazzino] - XSAC ; con tale causale, viene gestito lo scarico dei materiali dal magazzino verso la commessa Causale collegata 2 [Magazzino] ACQ Viene utilizzata la causale standard ACQ (che non andiamo a riportare) con la quale viene automaticamente generato un movimento di carico di magazzino per acquisto (legato a fornitore).

17 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri TRASFERIMENTO materiale tra cantieri Esaminiamo la causale per trasferire i materiali tra due cantieri differenti. In questo caso il materiale viene trasferito direttamente tra due cantieri per cui non viene alterata la situazione di magazzino ma solo quella delle commesse. Risulta necessario definire una causale principale ed una collegata in quanto nelle commesse deve essere effettuato un movimento di segno opposto (sulla prima uno scarico e sulla seconda un carico) Causale principale [Scheda Commessa] XCCC La casuale XCCC consente la registrazione sulla scheda commessa del movimento di Scarico del cantiere, verso un altro cantiere Causale collegata 1 [Scheda Commessa] XCCM La casuale XCCM consente la registrazione sulla scheda commessa del movimento di Carico del cantiere, a seguito dello scarico di un altro cantiere.

18 18 Manuale Operativo INVENTARIO commessa Esaminiamo le causali per effettuare le rettifiche alle schede commesse. Nel caso in cui sia necessario apportare modifiche direttamente nella commessa lasciando inalterata la situazione di magazzino (es. furti di materiale nel cantiere ecc.), devono essere predisposte due causali in quanto la movimentazione può essere con segno positivo oppure negativo Causale con movimentazione positiva [Scheda Commessa] XINC La casuale XINC consente la registrazione sulla scheda commessa del movimento di carico del materiale in cantiere,a scopo di rettifica. Non viene movimentato il magazzino Causale con movimentazione negativa [Scheda Commessa] XINM La casuale XINM consente la registrazione sulla scheda commessa del movimento di scarico del materiale in cantiere, a scopo di rettifica. Non viene movimentato il magazzino.

19 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri CARICAMENTO DDT: Movimentazione commessa da bolla Le commesse, oltre ad essere movimentate con la procedura di Movimentazione commesse possono essere movimentate anche con la procedura standard di Caricamento Ddt. A tal fine, deve essere creato un nuovo tipo documento nella Tabella Documenti di tipo BC - bolle cliente, al quale collegare una causale di magazzino particolare che prevede il collegamento con le commesse Causale principale [Magazzino] XVEN Viene utilizzata la causale XVEN che ha una struttura identica alla causale standard di vendita, con in aggiunta il campo Commessa 1 collegato ad una causale di gestione delle commesse e cantieri Causale collegata 1 [Scheda Commessa] XCCA Viene utilizzata la causale XCCA, definita nella sezione Causale principale [Scheda commessa] - XCCA, per lo spostamento materiale dal magazzino alla commessa (anche se in questo caso non viene generata la XSAC).

20 20 Manuale Operativo RICEVIMENTO MERCE: Movimentazione commessa da ordine fornitore Le commesse, oltre ad essere movimentate con la procedura di Movimentazione commesse possono essere movimentate anche con la procedura standard di Ricevimento Merce. A tal fine, deve essere adeguatamente gestito sull ordine passivo il dato della commessa (si veda il relativo paragrafo Movimentazione commesse dal Caricamento Ordini Fornitori ) mentre la fase successiva di ricevimento della merce presente nella bolla di entrata a magazzino deve essere effettuata utilizzando una casuale specifica Causale principale [Magazzino] XACQ Viene utilizzata la causale XACQ che ha una struttura identica alla causale standard di acquisto, con in aggiunta il campo Commessa 1 collegato ad una causale di gestione delle commesse e cantieri Causale collegata 1 [Magazzino] XSAA Alla casuale XACQ va collegata la causale XSAA con la quale saranno generati i movimenti di magazzino di scarico del materiale caricato sul cantiere: questa causale sarà a sua volta collegata nel campo Commessa 1 ad un'altra commessa che andrà ad aggiornare la scheda commesse.

21 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Causale collegata 1 [Scheda Commessa] XCAA Alla casuale XSAA sarà infine collegata la casuale XCAA che andrà a rilevare nella scheda commessa il carico della commessa, a seguito del ricevimento dell ordine fornitore.

22 22 Manuale Operativo 3 GESTIONE MOVIMENTAZIONE SU COMMESSE 3.1 Movimentazione commesse Funzione per gestire la movimentazione delle commesse utilizzando gli articoli definiti con la tipologia Ore,Materiali e Costi (definiti tali in base al valore dei campi relativi nella Anagrafica articoli di magazzino) che vengono valorizzati in base a regole predefinite oppure in modo manuale al fine di conoscere in tempo reale il valore dei costi sostenuti per la commessa. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Movimentazione Commesse Nella testata devono essere impostati i dati che caratterizzano la movimentazione: in base alla Causale di movimentazione vengono richiesti ulteriori campi (la procedura alla partenza si predispone per una movimentazione base). I campi richiesti sono i seguenti: Num: I movimenti commessa vengono numerati in modo progressivo in base al valore prelevato dalla Tabella Commesse/Sevizi: Progressivi commessa. L ultimo numero inserito viene visualizzato nella prima riga della finestra a scopo informativo. Non è possibile impostare manualmente la numerazione, in quanto trattandosi di documentazione interna non sono necessarie particolari tipologie di codifica. Data registrazione: Viene proposta la data di lavoro. Rappresenta la data con la quale verranno generati i movimenti della commessa e quindi i movimenti di magazzino collegati. Codice commessa: Codice della commessa precedentemente definita nella tabella commesse di analitica che deve essere movimentata. È possibile impostare il codice manualmente oppure richiamarlo dalla lista; richiamando il codice commessa vengono visualizzati il codice e la ragione sociale del cliente collegato.

23 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 23 Sono disponibili a standard una lista che elenca tutte le commesse ed una seconda che elenca solo le commesse aperte ( commesse che non hanno compilata la data di chiusura). Se viene impostata una commessa chiusa viene inviato all utente un messaggio di warning al fine di avvertire della richiesta anomala. Causale: causale di magazzino che permette di definire la tipologia di movimentazione della commessa. Nella lista collegata vengono visualizzate solo le causali con le quali è possibile movimentare la commessa. N. Documento: (facoltativo) numerazione presente sul documento in caricamento. Data Documento: (facoltativo) per immettere la data originale del documento. Magazzino: codice del magazzino da utilizzare qualora la causale preveda operazioni di carico o scarico relative al magazzino. Viene proposto il codice di default presente nei Parametri della Procedura lasciando all utente la possibilità di variarlo. Centro di Costo: consente di indicare il centro di costo su cui attribuire la movimentazione; Se indicato viene proposto nel dettaglio delle righe qualora nell articolo non sia stato già assegnato in sede di codifica un centro di costo. Listino: è il codice del listino associato alla commessa. Inserendo una codifica valida, la valorizzazione dei materiali nel movimento avverrà in base ai valori del listino indicato. Il campo può essere lasciato vuoto, ed in questo caso la valorizzazione sarà effettuata in base al tipo di importo unitario definito in tabella causali di magazzino. % Ricarico: è la percentuale di ricarico definita nella tabella Commesse. Consente di incrementare, o decrementare se il suo valore è negativo, gli importi degli articoli prelevati dal magazzino, e proposti nella griglia di dettaglio. Nel caso in cui la causale di magazzino sia stata impostata secondo i parametri indicati in CARICO DIRETTO DA ACQUISTO della commessa da un fornitore (con il codice causale Commessa 2) viene richiesto il Codice Fornitore in quanto in automatico deve essere generato un movimento di acquisto dal fornitore che carica il magazzino. Nel caso in cui la causale di magazzino sia stata impostata secondo i parametri indicati in TRASFERIMENTO materiale tra cantieri (che prevede sia nell unità di partenza che nell unità di destinazione la tipologia commessa) viene richiesto il Codice Commessa di destinazione: Per questa particolare tipologia vengono creati in automatico due movimenti commesse che vengono assegnati alle singole commesse.

24 24 Manuale Operativo Righe Movimento e Chiusura della registrazione Nelle righe movimento vengono richiesti i seguenti campi Codice Articolo: Il codice può essere digitato direttamente o ricercato tramite la pressione del tasto F5 che attiva la lista degli articoli che hanno una tipologia articolo valido per la movimentazione commesse (Ore,Costi,Materiali). Descrizione Articolo: viene proposta la descrizione presente nell anagrafica articoli che può venire modificata manualmente. Nel caso di articolo legato ad un tecnico/operaio (ore), nella descrizione può venire indicato il lavoro effettuato che verrà riportato nelle stampe di riepilogo. UM: è l unità di misura collegata all articolo selezionato. Il campo non è modificabile in quanto non vengono gestite le movimentazioni con unità di misura alternative. Quantità: deve essere indicata obbligatoriamente la quantità movimentata; alla conferma della registrazione viene verificato che le righe abbiano il campo valorizzato. Prezzo: prezzo unitario relativo all articolo. Il prezzo viene proposto in automatico con le seguenti regole: se l articolo è del tipo Ore o Costi viene sempre considerato il prezzo di vendita presente in anagrafica articolo. Se l articolo è del tipo Materiale in base al tipo di valorizzazione indicata nell importo unitario si considera: U = costo ultimo prelevato dai saldi di magazzino. M = costo medio prelevato dai saldi di magazzino. P = se indicato il codice listino nella commessa e quindi in testata dei movimenti viene ricercato il prezzo dall anagrafica listini. Se non è indicato il listino viene considerato il prezzo di vendita presente nell anagrafica articolo. Qualora non si conosca al momento il prezzo da indicare (es. in attesa di ricevimento fattura da fornitore) è possibile inserire momentaneamente il valore 0 e modificarlo successivamente con la funzione Modifica commesse non valorizzate.

25 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 25 Importo: è il valore totale movimentato. E possibile inserirlo manualmente ed in tal caso il prezzo unitario viene ricalcolato. Tipoart.: indica la tipologia di articolo movimentato definito nell anagrafica articoli. Può contenere i valori M (Materiale), O (ore) oppure C (Costi). Centro di Costo: è il codice del centro di costo associato all articolo. Se l articolo non ha associato il centro di costo viene proposto quello inserito in testata. Tipo ora: consente di inserire, per gli articoli legati alla movimentazione di ore, una distinzione che verrà riportata nelle relative stampe. Il codice non ha legami verso alcuna tabella e può avere un valore alfanumerico da 0 a Z. Note: campo descrittivo che permette di specificare note ad utilizzo dell utente sulla riga. Attualmente il campo viene visualizzato solo in questa maschera. Le righe di dettaglio vengono inserite nella modalità a griglia per cui è possibile utilizzare le funzionalità standard di cancellazione (sequenza tasti Shift canc) e di inserimento all interno di righe presenti (sequenza tasti Shift ins). Nella fase di inserimento nel piede della maschera sono disponibili i pulsanti Pulisci, Esci e Conferma; quest ultimo registra in archivio il movimento della commessa e genera i movimenti di magazzino aggiornando i saldi di magazzino Modalità di variazione Per entrare nella modalità di variazione deve essere inserito manualmente il numero del movimento oppure ricercato dalla lista: vengono quindi visualizzati i dati testata e le righe di movimento. Oltre ai tasti già disponibili in fase di inserimento, viene attivato il tasto Elimina che permette di cancellare l intera movimentazione ed i movimenti di magazzino collegati. Nella testata è possibile modificare la Data di Registrazione mentre nelle righe è possibile variare il contenuto delle righe esistenti, eliminarle oppure inserire nuove righe. Nel caso in cui si elimina un movimento che ha un movimento collegato (caso causale tra 2 commesse) viene inviata segnalazione che esiste un movimento collegato per cui è necessario modificare entrambi i movimenti. I movimenti commessa generati nelle procedura DDT possono essere visualizzati nella maschera ma non posso essere variati in quanto la loro gestione deve essere effettuata esclusivamente nella procedura DDT.

26 26 Manuale Operativo 3.2 Modifica commesse non valorizzate La funzione permette di estrarre le righe di movimentazione commessa che hanno il prezzo uguale a zero in modo tale di permettere all utente di inserire il dato corretto al fine di ottenere una valorizzazione completa della commessa. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Modifica Commesse Non valorizzate: E possibile inserire i seguenti filtri al fine di selezionare le righe desiderate: Cliente: codice del cliente intestatario della commessa. Commessa: codice della commessa. Da data registrazione \ A Data registrazione: intervallo di date nelle quali devono essere considerate le commesse. Numero DDT: si può impostare il singolo DDT che deve essere modificato. Prezzo Provvisorio: permette di specificare se al momento della registrazione il prezzo indicato era provvisorio: in questo modo la valorizzazione del cantiere sarà abbastanza vicina al dato reale. Se non è stato impostato nessun dato vengono considerate tutte le righe in archivio appartenenti nel range di date dell esercizio contabile. Premendo Estrai viene attivata la ricerca e le righe selezionate vengono caricate nella griglia. Nel caso in cui tutte le righe siano valorizzate viene inviato il messaggio Non esistono movimenti per queste selezioni. E possibile modificare solo la colonna del Prezzo in quanto le altre colonne vengono visualizzate ma non sono scrivibili. Oltre ai campi già presenti nella maschera di Movimentazione Commessa vengono visualizzate nella parte di destra il Numero di Commessa e la Data di registrazione al fine di individuare gli estremi della commessa nel caso in cui è stata fatta una ricerca senza limiti significativi (es. tutte le commesse di un periodo). Dopo avere effettuano le modifiche opportune per salvare le registrazioni è necessario premere il pulsante Conferma che permette inoltre di aggiornare la movimentazione di magazzino collegata (nel caso di carico diretto da fornitore vengono aggiornati sia il movimento di carico da fornitore che quello di scarico alla commessa).

27 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Prezzo Provvisorio Al fine di rilevare in tempo reale l andamento di una commessa risulta necessario inserire giornalmente i movimenti; nella registrazione, oltre alle quantità è richiesta l impostazione del prezzo di costo, il quale però potrebbe essere non definitivo in quanto in alcuni casi è possibile conoscerlo solo al momento in cui verrà ricevuta la fattura del fornitore. Per ovviare a questo problema, è possibile abilitare il flag Prezzo Provvisorio nella relativa colonna che permette di specificare se al momento della registrazione il prezzo indicato era provvisorio: in questo modo la valorizzazione del cantiere sarà abbastanza vicina al dato reale. Il prezzo può essere modificato successivamente nella stessa funzione (disattivando a modifica ultimata il flag prezzo provvisorio) oppure in modo più rapido nella funzione modifica commesse non valorizzate nella quale è stato inserito un filtro per caricare solo le righe che hanno valorizzato il flag prezzo provvisorio. La funzione a questo punto può estrarre in modo alternativo: le righe di commesse che hanno il prezzo a zero le righe di commessa collegate ad un DDT le righe di commessa che hanno un prezzo provvisorio Per le opzioni 1 e 3 sono attivi inoltre i filtri per cliente, commessa e intervallo di date registrazione. La gestione del flag prezzo provvisorio è completamente manuale per cui è compito dell utente dopo avere modificato il prezzo di disattivare il flag.

28 28 Manuale Operativo 3.3 Movimentazione commesse dal Caricamento DDT E possibile movimentare la commessa (scarico dal magazzino e carico in commessa) direttamente con la procedura di Caricamento Ddt con la funzione standard disponibile nel modulo Vendite. In questo modo è possibile ottenere il documento cartaceo per la consegna della merce e disporre dei riferimenti per la fatturazione nel caso sia previsto l addebito effettivo dei materiali in base ad un preventivo definito precedentemente. Se è abilitata la licenza del modulo commesse cantieri nella maschera sono resi disponibili in testata i campi relativi alla commessa, al centro di costo ed alla % ricarico mentre nel dettaglio è possibile abilitare tramite la personalizzazione on fly la colonna Commessa s/n. 1 Se al momento della registrazione del DDT non è possibile determinare il costo del materiale (in base ai parametri definiti nella causale di magazzino), vengono automaticamente considerati i costi utilizzati in precedenza Impostazione dei campi aggiuntivi I campi presenti in testata collegati alla gestione delle commesse e cantiere sono i seguenti: Codice doc.: Per eseguire la movimentazione di una commessa deve essere selezionato un codice di documento al quale è collegata un causale di magazzino valida per la gestione commesse come definito precedentemente nella sezione causali di magazzino (es. Causale principale [Magazzino] XVEN ). Commessa: Dopo aver impostato il codice cliente è possibile impostare il codice commessa tra quelle codificate per il cliente stesso; il campo non è obbligatorio per cui se non impostato la procedura procede con il normale trattamento di un ddt standard. Centro di costo: Come avviene nella procedura di movimentazione commesse, è possibile impostare un codice centro di costo da attribuire agli articoli per i quali non è stato inserito nella maschera di anagrafica. % ricarico: in questo campo viene proposta la percentuale, preventivamente codificata nella Tabella commessa di analitica, con la possibilità di modifica da parte dell utente; la percentuale viene applicata ai prezzi esposti sul documento e determina il valore del movimento visualizzato nella scheda commessa (che sarà quindi aumentato o diminuito della percentuale indicata).

29 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 29 I campi presenti nel dettaglio hanno il seguente significato: Prezzo: Nella colonna prezzo del ddt verrà inserito invece il valore reperito in base alla logica standard dei documenti di vendita (i prezzi effettivamente caricati su commessa non vengono quindi visualizzati). Commessa S/N: colonna per specificare se l articolo deve essere incluso nella movimentazione commessa in quanto potrebbe verificarsi il caso in cui degli articoli vengono trasferiti con bolla ma non devono essere messi in carico ai costi della commessa. Di default gli articoli vengono inclusi in commessa a meno che l utente imposti il carattere N Indicazione automatica del destinatario (cantiere) del materiale Indicando su un DDt un cantiere di riferimento, è possibile ottenere un automatica compilazione dei dati del diverso destinatario con i dati del cantiere. Per ottenere ciò, in Anagrafica Clienti nella cartella dei Diversi Destinatari si devono caricare come destinatari gli stessi cantieri (precedentemente codificati nella Tabella Contab. Analitica: Commesse ) associandogli convenzionalmente come codice destinatario lo stesso codice del cantiere (commessa): In questo modo, inserendo su un nuovo DDT nel campo Commessa il codice del cantiere: Vengono automaticamente compilati i campi dedicati alle informazioni relative al Div. Destinat.:

30 30 Manuale Operativo Movimentazione della commessa Alla conferma del documento ddt vengono effettuati i seguenti controlli di congruenza prima di creare la movimentazione della commessa. Qualora l articolo non appartiene alle tipologie movimentabili in commessa ( M,O,C) e non è stata specificata l esclusione dalla commessa, viene inviato un messaggio di warning che indica che il codice articolo non è valido per cui non verrà inserito in commessa. Se l articolo è valido, vengono verificati i dati relativi alla sua valorizzazione sulla scheda commesse. In particolare, si ricorda che la causale associata al ddt deve avere la struttura indicata nel paragrafo Causale principale [Magazzino] XVEN, la quale ha a sua volta un altra causale collegata per l aggiornamento della commessa: in questa causale collegata deve essere specificato il tipo di valorizzazione che deve essere proposto sul movimento della commessa (indicato nel campo Importo Unitario della Tabella Causali di Magazzino) Di conseguenza, alla conferma della bolla, il movimento collegato sarà generato assegnando automaticamente alla scheda commessa il valore impostato nella causale collegata: nel caso non fosse possibile reperire il valore indicato su questa causale, viene visualizzata una maschera nella quale è possibile indicare il valore da inserire nel movimento di aggiornamento della commessa. E possibile ance confermare il valore a zero ed eventualmente inserirlo successivamente (qualora non lo si conosca) Esempio: la causale XCCA ha nel campo Importo Unitario il valore Costo Ultimo. L articolo CEM però (indicato in bolla) non ha il costo ultimo in anagrafica (in quanto mai movimentato in acquisto o con causale che aggiorni tale valore): ne consegue che al programma manca l informazione del valore da attribuire al movimento XCCA generato in automatico nella scheda commessa. L utente, tramite la maschera apposita, può inserirlo direttamente, oppure lasciare il valore a 0 e inserirlo in un secondo momento.

31 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Movimentazione commesse dal Caricamento Ordini Fornitori La procedura consente nello standard gestionale di creare ordini fornitori, che successivamente vengono ricevuti a magazzino tramite la funzione Ricevimento Merce, utilizzando un opportuna causale di carico da acquisto. Sull ordine fornitore è possibile indicare nel campo commessa il cantiere nel quale viene direttamente spedito il materiale acquistato: fatto ciò, impostando in modo opportuno la causale di carico da acquisto utilizzata nella fase di Ricevimento Merce, si ottiene in automatico lo scarico di magazzino e il carico a cantiere. Questo doppio automatismo richiede la seguente impostazione: Dalla funzione Archivi Tabelle Comuni Tabella Causali Magazzino predisporre un apposita causale di magazzino per il ricevimento merce. La struttura della causale deve essere quella di esempio creata per la causale XACQ (si veda a tale proposito il paragrafo Causale principale [Magazzino] XACQ ) collegata alla causale XSAA (rif. Causale collegata 1 [Magazzino] XSAA ) quest ultima a sua volta collegata alla causale XCAA (rif. Causale collegata 1 [Scheda Commessa] XCAA ). Dalla funzione Ordini Fornitori Caricamento Ordini, in fase di inserimento dell ordine a fornitore, si dovrà specificare il codice della commessa: Il campo Commessa deve essere stato precedentemente creato sulla funzione di Caricamento Ordini Fornitore attraverso gli automatismi della personalizzazione On Fly; in particolare, il campo creato dovrà avere le seguenti proprietà tecniche: Tipo: X: Testo Richiamo Lista: 1011 Lista commesse Livello: 23 Nome Campo Database: OrdForTest.Commessa Controllo: TabCom.Codice Riscrivibile: Sì L automatismo prevede che sull ordine fornitore sia caricata un'unica commessa in testata (uguale per tutti i dettagli): pertanto, nel caso vengano indicate commesse diverse sulle diverse righe dell ordine, in fase di Ricevimento Merce verrà inviata una segnalazione bloccante.

32 32 Manuale Operativo Ricevimento merce di magazzino diretto da commessa Caricato un ordine fornitore con il riferimento al codice commessa, utilizzando in fase di Ricevimento Merce una causale di magazzino strutturata come la ACQC (appena descritta) il sistema provvederà a: chiudere l ordine fornitore come evaso (ricevuto) caricare il deposito (magazzino) indicato nella fase di ricevimento scaricare lo stesso deposito (magazzino) della merce inviata al cantiere caricare il cantiere (commessa) indicato sull ordine In questo modo, con un unico inserimento vengono gestiti 4 automatismi; ovviamente, utilizzando una causale ACQ (esempio classico) verranno generati solo i primi 2 automatismi descritti. Ipotizziamo quindi di effettuare il Ricevimento Merce con causale XACQ: E possibile movimentare solo una commessa alla volta per cui se alla conferma vengono riscontrate righe collegate a più commesse viene inviata una segnalazione bloccante. Alla conferma vengono generati i due movimenti di magazzino collegati, visualizzabili consultando la scheda di un articolo (l articolo viene caricato e subito scaricato)

33 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 33 e viene generato un movimento di carico sulla commessa La situazione della commessa sarà quindi la seguente:

34 34 Manuale Operativo 3.5 Consultazione e Stampa Scheda Articolo Consultazione scheda La funzione Consultazione Scheda Articolo riporta, nel caso di movimenti di magazzino legati ad una commessa, il codice della commessa nelle colonne Unità da e Unità a e la descrizione della commessa nella colonna Descrizione Unità Da/A Stampa scheda Articolo La stampa riporta il codice ed il nome della commessa movimentata.

35 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 35 La stampa riporta il codice della commessa movimentata.

36 36 Manuale Operativo 3.6 La gestione dei costi Il modulo COMMESSE E CANTIERI consente un agile gestione dei costi: l utente può scegliere tra diverse modalità di rilevazione, sulla base delle proprie esigenze: Costi rilevati come articoli di magazzino che vengono inseriti nelle scheda commessa Costi rilevati come articoli contabili in contabilità analitica Costi di fornitori esterni rilevati separatamente Vediamo più in dettaglio le diverse modalità Costi rilevati nelle scheda commessa (COMMESSE E CANTIERI) Nella Movimentazione commesse possono essere inseriti articoli di magazino opportunamente codificati con la tipologia di Costi rappresentati dai valori consuntivi: in questo modo, è possibile ottenere direttamente nella stampe di analisi dei dati delle commesse e cantieri la rilevazione di tali dati, unitamente ai costi di materiali e ore di manodopera. Per gli articoli di tipo Costi, anche se codificati come articoli di magazzino, non verrà generata alcuna movimentazione quando gli stessi vengono movimentati utilizzando causali di solo carico commessa (tipo causale XCCA). Tali articoli saranno movimentati utilizzando le causali di carico diretto da fornitore (tipo causale XCDC) in quanto, in questa ultima ipotesi, viene generato a magazzino un acquisto da fornitore, ed il relativo scarico a commessa (che azzera la scheda dell articolo Costo ). Costi rilevati come articoli contabili in contabilità analitica (SOLO IN CONTABILITA ) Nella Prima Nota contabile, attraverso gli automatismi della Contabilità Analitica, è possibile associare ai conti economici movimentati (fatture passive e\o altre tipologie di movimentazioni) i cantieri di riferimento (codificati come commesse di analitica nella Tabella Contab. Analitica: Commesse ). I dati così inseriti saranno consultabili esclusivamente delle funzionalità previste nel sistema di Contabilità Analitica integrato al modulo contabile. Costi esterne rilevati separatamente (COMMESSE E CANTIERI) È possibile registrare separatamente i costi di lavorazioni esterne (es. in subappalto) da includerle nei costi del cantiere, utilizzando la funzione Gestione Imprese Esterne (SITUAZIONE CONSUNTIVA); questi costi collegati ad ogni specifico cantiere - possono a loro volta essere legati a contratti, così da consentire una verifica a consuntivo rispetto alle condizioni contrattuali.

37 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Contratti commesse (SITUAZIONE PREVENTIVA) Se la società si avvale di ditte esterne per subappaltare i lavori, è possibile inserire in questa funzione gli accordi presi con i fornitori e gli importi preventivati, al fine di controllare e\o confrontare gli importi effettivamente addebitati (che dovranno successivamente essere inseriti nella funzione Gestione Imprese Esterne (SITUAZIONE CONSUNTIVA)) con gli accordi iniziali. Si accede dal Menù Magazzino Commesse Cantieri Contratti commesse. Vengono richiesti i seguenti dati: Codice del contratto: (numerico) assegnato in automatico dal sistema; Descrizione contratto: (alfanumerico) inseribile a scelta dell utente; Data: di stipula del contratto; Codice commessa: rappresenta il cantiere collegato al contratto; Codice fornitore: del contratto di subappalto (inserito in Anagrafica Fornitori) Importo lavori elettrici/idraulici/diversi: per indicare gli importi stabiliti nel contratto, eventualmente suddiviso nelle 3 categorie previste; Note: per indicare eventuali note di dettaglio

38 38 Manuale Operativo Gestione Imprese Esterne (SITUAZIONE CONSUNTIVA) Per attribuire alle commesse i costi delle lavorazioni effettuate da imprese esterne (in subappalto, sia regolamentate da contratto sia sporadiche): gli importi indicati in questa sede rappresentano gli importi fatturati effettivamente (a consuntivo) dai fornitori, ed i dati indicati andranno ad alimentare la Stampa situazione fornitori su commesse. I dati qui gestiti non sono collegati alla contabilità fornitori. Si accede dal Menù Magazzino Commesse Cantieri Gestione Imprese Esterne: La maschera è composta dai seguenti campi: Codice commessa: indicare il codice del cantiere di riferimento; Cod. For.: indicare il fornitore della prestazione; Cod. Lav.: indicare il codice della lavorazione effettuata (stessa tabella delle lavorazioni già utilizzata per i dipendenti); Note: campo per inserire una descrizione aggiuntiva della lavorazione; Data: in cui è avvenuta la prestazione; Costo a corpo: importo del costo sostenuto (previsto o ricavato dalla fattura ricevuta); Contratto: se la prestazione è legata al contratto, indicare qui il codice del contratto, per poter calcolare un consuntivo dello stesso

39 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Stampa situazione fornitori su commesse Per stampare la situazione dei costi rilevati da imprese esterne, collegate alla commessa, inseriti nella Gestione Imprese Esterne (SITUAZIONE CONSUNTIVA). Si accede dal Menù Magazzino Commesse Cantieri Stampa situazione fornitori su commesse I dati richiesti sono i seguenti: Tipo di stampa: scegliere se stampare per fornitore oppure per commessa; Fornitore: selezionare i fornitori da stampare; Commessa: selezionare le commesse da stampare; Contratto: selezionare i contratti da stampare; Da data a data: indicare eventualmente il periodo da elaborare; Stampa dettagli: è possibile richiedere una stampa con i soli totali di commessa o fornitore oppure stampare in modo dettagliato le movimentazioni. Stampa con dettagli e Tipo di Stampa Situazione per commessa Stampa con dettagli e Tipo di stampa Situazione per fornitore

40 40 Manuale Operativo 3.7 La gestione delle ore del personale Il modulo COMMESSE E CANTIERI consente un agile gestione dei costi del personale, che a scelta dell utente può essere gestita in due modalità alternative: Costi inseriti direttamente nella scheda commessa Costi inseriti nel Foglio manodopera e da qui riportati sulla scheda commessa Entrambi le modalità prevedono la codifica nell Anagrafica di Magazzino di articoli che rappresentano la tipologia Ore : indipendentemente quindi dalla modalità di inserimento scelta, i dati delle ore aggiorneranno la scheda commessa e saranno estratti dalle relative stampe di analisi dei dati delle commesse e cantieri. Vediamo più in dettaglio le due modalità. Costi inseriti direttamente nella scheda commessa Nella Movimentazione commesse possono essere inseriti articoli di magazino opportunamente codificati con la tipologia di Ore. Per gli articoli di tipo Ore lavorative, anche se codificati come articoli di magazzino, non verrà generata alcuna movimentazione, in quanto questi articoli rappresentano ore lavorative e non dei materiali. Costi inseriti nel Foglio manodopera e da qui riportati sulla scheda commessa In alternativa, utilizzando il modulo CONTROLLO DI GESTIONE integrato al sistema COMMESSE E CANTIERI, è possibile inserire i dati con un massimo dettaglio nella funzione Inserimento ore manodopera che genererà tramite opportune impostazioni i dati nella scheda commesse, ed allo stesso tempo consentirà l elaborazione del foglio presenze per l ufficio paghe.

41 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Inserimento ore manodopera Utilizzando il modulo COMMESSE E CANTIERI unitamente al programma denominato CONTROLLO DI GESTIONE, è possibile utilizzare la funzione di Compilazione del foglio di manodopera che in questo contesto gestisce sia la rilevazione delle ore necessarie per la predisposizione del cedolino, sia le ore da imputare sulle commesse in modo separato. È possibile inserire anche le spese sostenute dal dipendente e delle note da stampare nel cedolino Impostazioni e Tabelle interessate alla gestione E necessario codificare in modo opportuno le informazioni di base in apposite tabelle, ed attivare alcuni parametri di gestione Parametri della procedura Affinché i dati inseriti nel foglio manodopera aggiornino correttamente la scheda commessa, è necessario indicare nei Parametri della Procedura - tabella Magazzino i seguenti dati: Valorizzazione ore: per impostare la modalità di valorizzazione delle ore sui cantieri in base agli importi definiti nella Tabella Tecnici (dove è possibile inserire sia i dati dei costi che delle tariffe per ogni tecnico) scegliendo tra le seguenti opzioni: Causale movimentazione ore: per indicare la causale di movimentazione di magazzino che si dovrà utilizzare per caricare le ore sul cantiere

42 42 Manuale Operativo Tabella Commesse\Cantieri: Lavorazioni Permette di inserire i codici delle lavorazioni che vengono effettuate dal personale sul cantiere e che verranno richieste durante la fase di inserimento delle attività giornaliere nella funzione Inserimento ore manodopera: La maschera richiede i seguenti dati: Codice: della lavorazione (campo alfanumerico di 6 caratteri liberi); Descrizione: per inserire la descrizione dell attività; Tipo Attività: per specificare il tipo di attività svolta, scegliendo tra: Esempio di dati inseriti Il Tipo Ora riporta il tipo di attività in precedenza impostata ( L sta per Lavorativa ).

43 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Tabella Commesse\Cantieri: Tipo spese Permette di impostare le spese sostenute dai dipendenti al fine di ottenere a fine mese la stampa del modulo per il rimborso spese 1 dalla funzione Stampa spese documentate: La maschera richiede i seguenti campi: Codice: della spesa (campo alfanumerico di 4 caratteri liberi); Descrizione: per inserire la descrizione della spesa; Tipo: per impostare la tipologia delle spese scegliendo tra le seguenti opzioni: Valore: per impostare eventualmente un valore di default da proporre durante la fase di inserimento delle spese. Ad esempio, se il rimborso kilometrico è uguale per tutti i dipendenti, si può inserire un codice di spesa valido per tutti i dipendenti, altrimenti si potranno creare più codici per ogni esigenza. Raggruppa: se attivo, in fase di stampa del modulo di rimborso spese verranno specificate le singole voci di spesa, che devono essere raggruppate per codice analogo oppure rimanere dettagliate singolarmente (ad esempio, per il rimborso kilometrico si potrebbe decidere di riportare in una sola riga tutti gli importi del mese). 1 Per poter ottenere questa stampa, è tuttavia necessario l utilizzo congiunto del modulo CONTROLLO DI GESTIONE (CONTAGEST) alle funzionalità del sistema COMMESSE E CANTIERI.

44 44 Manuale Operativo Tabella Tecnici La Tabella Tecnici è legata all utilizzo congiunto del modulo CONTROLLO DI GESTIONE con il sistema COMMESSE E CANTIERI. L utilizzo simultaneo delle due procedure, abilita un campo in più su questa tabella, per indicare: Articolo movimentazione ore: per definire il codice articolo a cui assegnare la movimentazione del tecnico. E possibile definire un articolo generico per tutti i tecnici oppure definire un articolo per ogni tecnico: Per indicare i costi\tariffe ai quali valorizzare i movimenti delle ore di manodopera, premere sul pulsante Tariffe : si apre la relativa griglia nella quale si potranno specificare gli importi cui valorizzare le ore di ogni tecnico. Nei Parametri della Procedura si può decidere di valorizzare le ore al prezzo di tariffa o a quello di costo, a seconda di come si vogliono valorizzare i cantieri

45 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Inserimento in dettaglio delle ore di manodopera Vediamo in dettaglio le operazioni da effettuare per eseguire l inserimento delle ore di manodopera riferite al cantiere: 1) nella griglia principale è possibile inserire le ore di manodopera del giorno, attraverso le apposite causali; I dettagli operativi di questa prima parte sono descritti nel manuale dedicato al CONTROLLO DI GESTIONE: nel seguito andiamo ad evidenziare gli aspetti più specifici, legati alla gestione delle COMMESSE E CANTIERI. 2) il pulsante Imputazione ore su commesse accede ad una maschera dove indicare (per ogni giorno):

46 46 Manuale Operativo Commessa: inserire il codice del cantiere, prelevato dalla tabella delle commesse; Lavorazione: inserire il codice del tipo di lavorazione svolta dal dipendente prelevato dalla Tabella Commesse\Cantieri: Lavorazioni (la descrizione che viene visualizzata dopo la selezione del codice può essere modificata dall utente); Ore: numero di ore espresse in centesimi di ore (es: un ora e mezza sarà 1,5); Prezzo ora: campo calcolato (modificabile dall utente) in base all impostazione dei Parametri della procedura e alla tariffa attuale definita nella Tabella Tecnici ; Importo totale: campo calcolato; Note: per inserire eventualmente delle note descrittive sulla lavorazione effettuata. Alla conferma del giorno, vengono generati i movimenti di commessa con la causale impostata nei Parametri della Procedura; vengono generati tanti movimenti quante sono le commesse indicate nel giorno: Le righe invece corrispondono alle singole righe movimentate nelle quali è indicato il codice della lavorazione.

47 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 47 Gli altri dati (di seguito descritti) possono essere inseriti mensilmente. 3) il pulsante Rimborso spese visualizza la maschera di inserimento delle voci di rimborso, che devono essere impostate per tutto il mese di riferimento (non giornalmente). Sono richiesti i seguenti campi: Data: relativa alla spesa, compresa nel mese/anno in elaborazione; Tipo spesa: codice della spesa inserito nella tabella delle spese; Descrizione spesa: riportato in automatico; Quantità: indicare la quantità movimentata; Valore: indicare il prezzo singolo della spesa; Importo: campo calcolato; Note: per inserire eventualmente dettagli relativi alla spesa: 4) il pulsante Note mensili permette di scrivere delle informazioni, relative al mese selezionato, da comunicare al consulente delle paghe che verranno riportate nella stampa del cedolino paga:

48 48 Manuale Operativo Stampa del foglio presenze Utilizzando il modulo COMMESSE E CANTIERI unitamente al programma denominato CONTROLLO DI GESTIONE, è possibile utilizzare la funzione di Stampa Foglio Presenze, comprese la gestione delle spese e delle note da comunicare al consulente delle paghe. Si accede dal Menù Magazzino Commesse Cantieri Stampa foglio presenze commesse/cantieri La funzione richiede il mese da elaborare e l intervallo dei tecnici per i quali si vuole stampare il foglio presenze. Esempio di stampa del Foglio Presenze

49 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 49 La stampa riporta tutti i giorni del mese. Nella terza colonna viene indicato se il giorno è lavorativo (LV) o festivo (FE). Sulla stampa sono riportate le seguenti colonne: Totale giorno: è la somma delle ore giornaliere (ordinarie + straordinarie + ore viaggio); Ordin.: numero di ore ordinarie; Straord.: numero di ore straordinarie; Viaggio: numero di ore di viaggio; Trasferta Esente: viene riportato l importo della trasferta in base a quanto indicato nella griglia delle tariffe relative al tecnico; Trasferta Soggetta: viene riportato l importo della trasferta soggetta a tassazione, in base a quanto indicato nelle tariffe del tecnico; FE: sono riportate le ore in base alle casuali di festività; PE: nella colonna vengono riportate le ore per casuali di permesso; MA: nella colonna vengono riportate le ore per casuali di malattia; IN: nella colonna vengono riportate le ore per casuali di infortunio; Altro: per gli altri tipi di causali vengono indicate le ore e le relative descrizioni; Rimb. Docum.: viene riportato l importo delle spese sostenute per le causali di spese di particolare tipologia (autostrada, ristoranti, soste e parcheggi e spese varie); Rimb. KM: viene calcolato il rimborso kilometrico. Dopo aver stampato tutti i giorni, vengono calcolati i totali delle colonne descritte e alla fine viene stampata una sezione che riporta: - Totale Trasferte esenti - Totale Trasferte soggette - Totale Spese documentate - Totale Rimborso km - Totale Giorni lavorati Nell ultima sezione vengono riportate le note da comunicare al consulente delle paghe:

50 50 Manuale Operativo Stampa spese documentate Utilizzando il modulo COMMESSE E CANTIERI unitamente al programma denominato CONTROLLO DI GESTIONE, è possibile utilizzare la funzione di Stampa Spese, per stampare il modulo di rimborso delle spese da far firmare al tecnico per accettazione. Si accede dal Menù Magazzino Commesse Cantieri Stampa spese documentate. Indicare il mese da stampare dell anno in elaborazione; opzionalmente si possono specificare tramite multilista i tecnici dei quali si vogliono stampare le spese da rimborsare. Esempio di stampa delle spese da rimborsare. Nella testata della stampa vengono riportati i dati del periodo e del dipendente. Se sono presenti spese per rimborsi chilometrici viene riportata la dicitura di autorizzazione all utilizzo dei mezzi propri. Nel corpo vengono riportate le voci di spesa in modo singolo o raggruppato per codice come definito nella Tabella Commesse\Cantieri: Tipo spese. Le spese vengono suddivise in: - Spese documentate - Spese non documentate - Pasti - Km

51 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 51 In fondo alla stampa viene riportato il riepilogo del totale delle spese al netto del rimborso kilometrico, il rimborso chilometrico con il numero di kilometri e il prezzo per chilometro e il totale generale delle spese da rimborsare. Vengono riportati inoltre due riquadri, uno per l autorizzazione della società e uno per l accettazione del dipendente:

52 52 Manuale Operativo 4 ANALISI DELLE COMMESSE Il sistema consente di valutare in sintesi l andamento del cantiere attraverso le seguenti stampi. 4.1 Riepilogo situazione commesse Consente di ottenere un riepilogo generale valorizzato della situazione della commessa, suddividendo gli articoli movimentati nella scheda commessa (Movimentazione commesse) tra Materiali, Ore e Costi esterni. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Riepilogo Situazione Commesse E possibile inserire filtri sul Codice Commessa, sul Codice Articolo, sulla Data di registrazione del documento. Tramite il flag Dettaglio movimenti è possibile riportare in dettaglio tutti i movimenti presenti nella commessa. Abilitando il flag Solo commesse chiuse è possibile estrapolare solo le commesse che hanno impostato la data di chiusura.

53 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 53 Esempio di stampa senza dettaglio movimenti Esempio di stampa con dettaglio movimenti

54 54 Manuale Operativo 4.2 Mastrini movimenti commesse La stampa permette di ottenere un dettaglio dei movimenti (rilevati nella Movimentazione commesse) riepilogati per codice materiale evidenziando per ogni commessa le quantità entrate ed uscite con i relativi valori. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Mastrini Movimenti Commesse E possibile inserire filtri sul Codice Commessa, sul Codice Articolo, sulla Data di registrazione del documento.

55 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Analisi costi / ricavi della commessa La stampa permette di confrontare i COSTI della commessa (derivanti dalle movimentazioni rilevate nella Movimentazione commesse), con i RICAVI ottenuti dalla registrazione delle fatture di vendita (sia emesse dal ciclo attivo con l indicazione della commessa, sia registrate direttamente dalla prima nota Iva in contabilità generale). Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Analisi Costi\Ricavi Commessa Le fatture vengono riportate nella riga con centro di costo RICAVI con valore positivo mentre i costi rilevati nelle commesse vengono attribuiti ai reali centri di costo inseriti oppure se non indicato in un provvisorio centro di costo COSTI al fine di non alterare il dato contabile.

56 56 Manuale Operativo 5 ALTRE STAMPE DI CONTROLLO Sono disponibili a menù nove maschere di attivazione reports che permettono di ottenere dati significativi sulla situazione delle commesse in modo sintetico o dettagliato. Per tutte le stampe di seguito descritte: Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa 5.1 Analisi Materiali per commessa Riepilogo materiali commesse La stampa permette di ottenere un inventario dei materiali movimentati in commessa, dando la possibilità di valorizzare le giacenze in base a criteri definibili dall utente. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Riepilogo Materiali Commesse E possibile inserire filtri sul Codice Commessa, sul Codice Articolo, sulla Data di registrazione del documento. Per valorizzare i materiali è necessario impostare il campo Valore Esist. in base alle seguenti possibilità: V = Valore. La valorizzazione avviene in base all importo definito in movimentazione U = Costo ultimo. La valorizzazione avviene al costo ultimo dei singoli articoli M = Costo Medio. La valorizzazione avviene al costo medio dei singoli articoli P = Prezzo. La valorizzazione avviene in base al prezzo dell articolo in anagrafica Se non viene impostato il criterio di valorizzazione, verrà prodotta una stampa che riporta solo le quantità fisiche. Se è stata richiesta la funzione di valorizzazione è possibile specificare inoltre se i valori devono essere comprensivi o meno di Iva, che viene calcolata in base alla percentuale definita nell anagrafica articoli.

57 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Materiali per date/commesse La stampa permette di stampare un riepilogo dei movimenti per gli articoli del tipo materiale raggruppandoli per commessa e per giorno di registrazione. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Materiali per Date/Commesse E possibile inserire filtri sul Codice Commessa, sul Codice Articolo, sulla Data, mentre Solo Commesse aperte permette di indicare stringere la selezione alle sle commesse aperte (che soddisfano i criteri precedenti), in base alla specifica della data di chiusura nella tabella commesse di analitica.

58 58 Manuale Operativo 5.2 Analisi Costi per commessa Costi per fornitori / commesse La stampa riporta, per i movimenti di carico diretti del tipo costo, un riepilogo di movimenti raggruppati per fornitore. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Costi per Fornitori/Commesse E possibile inserire filtri sul Codice Commessa, sul Codice Articolo, sulla Data di registrazione del documento. E possibile specificare tramite il flag valore Ivato se ai valori dei movimenti deve essere aggiunto l importo dell Iva calcolato in base alla percentuale definita nell articolo.

59 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Costi per date / commesse La funzione consente di stampare in dettaglio il valore dei movimenti di commessa relativi agli articoli di tipo costo raggruppati per data. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Costi per Date/Commesse E possibile inserire filtri sul Codice Commessa, sul Codice Articolo, sulla Data di registrazione del documento.

60 60 Manuale Operativo 5.3 Analisi Manodopera per commessa Manodopera per date/commesse La stampa permette di ottenere un riepilogo delle ore lavorate sulle commesse raggruppandole per data in modo tale di poter conoscere la quantità giornaliera ed opzionalmente il relativo valore. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Manodopera per Date/Commesse E possibile inserire filtri sul Codice Commessa, sul Codice Articolo, sulla Data di registrazione del documento. E possibile inoltre aggiungere un ulteriore filtro sul campo Tipo di Ore che può essere inserito opzionalmente nella funzione di movimentazione commesse (ad esempio per specificare le ore straordinarie). La stampa può riportare solo il numero di ore oppure anche il valore in base all impostazione del flag valorizzazione nella maschera. Considerando che nella movimentazione è possibile modificare la descrizione dell articolo del tipo ore con il tipo di lavoro svolto vengono stampate le descrizioni del movimento e quelle originali dell articolo del tipo ore.

61 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri - 61 Esempio di stampa non valorizzata Esempio di stampa valorizzata

62 62 Manuale Operativo Manodopera per commesse La stampa permette di ottenere un dettaglio delle ore movimentate nelle commesse e raggruppate per codice articolo e codice commessa. Le ore vengono valorizzate con il prezzo indicato sul movimento per cui oltre a poter conoscere il numero di ore lavorate sulle commesse in un periodo è possibile conoscerne anche il valore. Si accede dal Menù Magazzino Commesse e Cantieri Manodopera per Commesse E possibile inserire filtri sul Codice Commessa, sul Codice Articolo, sulla Data di registrazione del documento.

63 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Analisi cantieri Stampa relativa alla situazione globale dei costi del cantiere, in riferimento alla gestione dei subappalti. Si accede alla funzione dal menù Magazzino Commesse Cantieri Stampa Analisi Cantieri Tabelle e impostazioni Dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura - tabella Magazzino, inserire le tipologie di lavorazione (in precedenza impostati solo su Elettrici, Idraulici e Altro ) nei campi Descrizione tipo lavoro 1/2/3 Dal menù Archivi Tabelle Società - tabella Commesse/Cantieri: Lavorazioni, impostare eventualmente i seguenti campi, per una stampa più dettagliata: Tipo lavoro: per indicare una delle tre possibili suddivisioni che sono state previste nei Parametri della procedura

64 64 Manuale Operativo Tipo categoria: per indicare se la lavorazione è legata ad una attività impiantista oppure non impiantista: Le attività non impiantiste sono quelle svolte da figure che non si occupano di progettazione, consulenza o altre attività non inerenti al lavoro manuale sul cantiere. Dal menù Archivi Tabelle Società - tabella Settori, è possibile impostare il campo Tipo lavoro con uno dei tre valori previsti: Dal menù Archivi Tabelle Società - tabella Commesse/Cantieri: Costi annuali, specificare le percentuali di maggiorazione, per ciascun anno, delle spese relative a Costi trasferte Maggiorazione dei materiali Costi generali In tal modo, nella Stampa Analisi Cantieri, dove vengono rilevati tutti i costi legati alle movimentazioni, saranno inclusi anche gli altri tipi di costi aziendali:

65 COMMESSE \ CANTIERI: Gestione delle commesse collegate a cantieri Stampa Analisi Cantieri Nella maschera di Stampa Analisi Cantieri sono richiesti i seguenti dati: Cantiere: per indicare il codice della commessa da elaborare; Da Data/ A Data: per indicare il periodo dei movimenti da elaborare: se non si indica nulla non verrà eseguito alcun filtro sulle date, in quanto la commessa può essere sviluppata su più anni; Tipo di stampa: sono disponibili tre diverse modalità di stampa, a scelta tra: Analisi riepilogativa La stampa riporta in modo riepilogativo le componenti di costo della commessa. Esempio di Stampa di Analisi riepilogativa

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