Disciplinare d uso delle apparecchiature informatiche e dell accesso ai servizi di rete

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1 Disciplinare d uso delle apparecchiature informatiche e dell accesso ai servizi di rete (Provvedimento del ) SDI/Servizi Informatici SDI/Servizio Gestione Applicativi

2 INDICE ART. 1 - RIFERIMENTI NORMATIVI pag. 3 ART. 2 - PREMESSA pag. 3 ART. 3 FINALITA pag. 3 ART. 4 - APPARECCHIATURE INFORMATICHE IN DOTAZIONE AGLI UTENTI pag. 3 ART. 5 - PERSONALE AUTORIZZATO A COMPIERE INTERVENTI PER LA SICUREZZA E FUNZIONALITA pag. 4 ART.6 INTERVENTI PER LA SICUREZZA E LA FUNZIONALITA pag. 4 ART. 7 - SUPPORTI RIMOVIBILI: UTILIZZO E CONSERVAZIONE pag. 5 ART. 8 UTILIZZO DI DISPOSITIVI PORTATILI pag. 5 ART. 9 - STAMPANTI E MATERIALI DI CONSUMO pag. 6 ART ACCESSO A INTERNET E COLLEGAMENTO ALLA RETE AZIENDALE pag. 6 ART. 11 PROFILAZIONE DELL UTENTE E MODIFICHE ORGANIZZATIVE pag. 7 ART. 12 POSTA ELETTRONICA pag. 7 ART. 13 PASSWORD DI ACCESSO pag. 8 ART TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI LAVORATORI. TRATTAMENTO DEI DATI E CONTROLLI. pag. 8 ART CONSERVAZIONE DEI DATI pag. 9 ART. 16 PROTEZIONE ANTIVIRUS pag. 9 ART. 17 ENTRATA IN VIGORE pag. 10 2

3 ART. 1 - RIFERIMENTI NORMATIVI Legge 20 maggio 1970 n. 300 Norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e dell'attività sindacale nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento (Statuto dei Lavoratori); D. Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali ; Deliberazione 1 marzo 2007 n. 13 del Garante della Privacy Linee guida del garante per posta elettronica e internet pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale del 10 marzo 2007 n. 58; Direttiva 26 maggio 2009 n. 2 del Dipartimento della Funzione Pubblica Utilizzo di internet e della posta elettronica istituzionale sul luogo di lavoro ; Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale ; ART. 2 - PREMESSA Il presente Disciplinare (la cui redazione è prevista dalla Deliberazione 13/2007 del Garante della Privacy) si applica a tutti i dipendenti dell Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario della Toscana (di seguito Azienda ), senza distinzione di categoria giuridica nonché a tutti gli eventuali prestatori d opera o collaboratori dell Azienda indipendentemente dal rapporto contrattuale con la stessa intrattenuto (studenti 150 ore, tirocinanti, stagisti, collaboratori coordinati e continuativi). Il Disciplinare è pubblicato sull Albo on line dell Azienda e inserito nella sezione internet riservata al Personale, accessibile a ciascun Dipendente. ART. 3 FINALITA Il presente Disciplinare intende: a) adottare indirizzi trasparenti, capaci di comunicare con chiarezza ai Colleghi le modalità di utilizzo degli strumenti informatici assegnati per lo svolgimento delle mansioni loro attribuite; b) descrivere il diritto dell Azienda a verificare l uso corretto dei suddetti strumenti nonché le modalità con le quali l Azienda esercita tale diritto di verifica. Per quanto non espressamente previsto dal presente disciplinare, si rinvia alle disposizioni generali vigenti in materia, con particolare riferimento alle Linee Guida del Garante per Posta Elettronica e Internet ed alla Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri, Dipartimento della Funzione Pubblica, n. 2/2009. ART. 4 APPARECCHIATURE INFORMATICHE IN DOTAZIONE AGLI UTENTI Il Personal Computer e le relative periferiche affidate all utente sono strumenti di lavoro. 3

4 Eventuali utilizzi estranei all'attività lavorativa non sono consentiti in quanto possono contribuire a creare disservizi con conseguente necessità di sostenere costi straordinari di manutenzione e possono comportare rischi alla sicurezza della rete dell Azienda. Il Personal computer deve essere custodito con cura evitando ogni possibile forma di danneggiamento. Il Personal computer dato in affidamento all utente permette l accesso alla rete aziendale come meglio descritto nei successivi articoli del presente Disciplinare. ART. 5 PERSONALE AUTORIZZATO A COMPIERE INTERVENTI PER LA SICUREZZA E FUNZIONALITA Sono autorizzati ad effettuare gli interventi di seguito descritti tutti i Dipendenti assegnati al Servizio Informatico ed al Servizio Applicativi e Tariffe indipendentemente dalla sede territoriale di appartenenza (esempio un tecnico assegnato alla sede di Firenze è autorizzato, se necessario, a collegarsi via rete ad una postazione di Siena o di Pisa). ART. 6 INTERVENTI PER LA SICUREZZA E LA FUNZIONALITA L Azienda rende noto che il Personale di cui all articolo precedente è autorizzato a compiere interventi nel sistema informatico aziendale diretti a garantire la sicurezza e la salvaguardia del sistema stesso nonché a fronteggiare ulteriori difficoltà tecniche ovvero esigenze manutentive (ad es. aggiornamento/sostituzione/evoluzione di programmi, manutenzione hardware). Il Personale incaricato dei predetti servizi ha la facoltà di collegarsi e visualizzare in remoto il desktop dell utente attraverso un software di connessione remota (ad esempio Tight VNC, Real Vnc, Team Viewer, etc.) L intervento viene effettuato esclusivamente su chiamata dell utente o d ufficio in caso di oggettiva necessità (e comunque solo dopo aver preventivamente avvertito l utente interessato) a seguito della rilevazione tecnica di problemi nel sistema informatico. Per la connessione remota comunque saranno utilizzati strumenti specifici che consentono l accesso da parte del personale autorizzato (di cui all art.5) solo ed esclusivamente a seguito di autorizzazione fisica effettuata sulla postazione interessata da parte dell operatore (esempio: comunicazione user id e password in caso di team viewer abilitazione tramite pop up di accesso in caso di real vnc, ecc.) Le aree di memorizzazione del proprio PC o quelle condivise in rete sono messe a disposizione dall Azienda per lo svolgimento dell attività lavorativa e non possono in alcun modo essere utilizzate per scopi diversi. Su queste unità, vengono svolte regolari attività di verifica da parte del Personale incaricato il quale potrà, in qualunque momento, procedere alla rimozione di ogni file o cartella chiaramente non inerente l attività lavorativa (musica, film, etc ). La stessa facoltà, sempre ai fini di garantire la salvaguardia e la sicurezza del sistema informatico e per ulteriori motivi tecnici e manutentivi, si applica anche in caso di assenza prolungata o impedimento dell utente. Costituisce buona regola la periodica pulizia degli archivi, con cancellazione dei file obsoleti o inutili. Particolare attenzione, inoltre, deve essere prestata alla duplicazione dei dati. E, infatti, assolutamente da evitare un archiviazione ridondante che non consenta in modo chiaro ed inequivocabile l identificazione dello stato di revisione di un documento. 4

5 Non è consentito l'uso di programmi diversi da quelli ufficialmente installati dal Personale incaricato, né viene consentito agli utenti di installare autonomamente programmi provenienti dall'esterno, sussistendo il pericolo di introdurre virus, alterare la funzionalità delle applicazioni software esistenti, esporre l Azienda a responsabilità. Il Personal computer in tutte le sue componenti e periferiche deve essere spento al termine di ogni giornata lavorativa, ad eccezione di quei pc che devono necessariamente rimanere accesi per l esistenza di cartelle condivise con pc di altri utenti, prima di lasciare la postazione di lavoro e comunque deve essere protetto nelle pause durante l orario di servizio. Pertanto, ogni qualvolta il Dipendente si allontani o si assenti dalla postazione di lavoro è tenuto a chiudere la sessione (Ctrl+Alt+Canc quindi Blocca Computer ), oppure a rendere inaccessibile a terzi (ad esempio mediante l utilizzo del salvaschermo dotato di password) la propria postazione di lavoro; lasciare un elaboratore incustodito connesso alla rete può essere causa di utilizzo da parte di terzi senza che vi sia la possibilità di provarne in seguito l indebito uso. ART 7 SUPPORTI RIMOVIBILI: UTILIZZO E CONSERVAZIONE Ogni utente è chiamato a prestare la massima attenzione ai supporti di origine esterna, avvertendo immediatamente il personale incaricato nel caso in cui siano rilevati virus. Tutti i supporti magnetici rimovibili (dischetti, CD e DVD riscrivibili, supporti USB, ecc.), contenenti dati sensibili nonché informazioni costituenti know-how aziendale, devono essere trattati con particolare cautela onde evitare che il loro contenuto possa essere trafugato o alterato e/o distrutto o, successivamente alla cancellazione, recuperato. Al fine di assicurare la distruzione e/o inutilizzabilità di supporti magnetici rimovibili contenenti dati sensibili, ciascun utente potrà contattare il Personale incaricato e seguire le istruzioni da questo impartite. In ogni caso, i supporti magnetici contenenti dati sensibili devono essere dagli utenti adeguatamente custoditi in armadi chiusi. L utente è responsabile della custodia dei supporti e dei dati aziendali in essi contenuti. ART. 8 - UTILIZZO DI DISPOSITIVI PORTATILI L'utente è responsabile dei dispositivi portatili consegnati dall Azienda e deve custodirli con diligenza sia durante gli spostamenti sia durante l'utilizzo nel luogo di lavoro. Ai dispositivi portatili si applicano le regole di utilizzo previste dal presente Disciplinare, con particolare attenzione alla rimozione di eventuali file elaborati prima della riconsegna. I dispositivi portatili utilizzati all'esterno, in caso di allontanamento, devono essere custoditi con diligenza, adottando le misure che le circostanze rendono necessarie per evitare danni o sottrazioni. E ammesso l'utilizzo del PC Personale per l'accesso ad internet tramite la rete DSU solo ed esclusivamente in caso di assenza di una postazione aziendale fermo restando l obbligo di utilizzare un antivirus aggiornato e/o adeguati sistemi di protezione e comunque dietro 5

6 preventiva autorizzazione del Coordinatore ICT e dichiarazione di responsabilità da parte del dipendente. ART. 9 - STAMPANTI E MATERIALI DI CONSUMO L utilizzo delle stampanti e dei materiali di consumo in genere (carta, inchiostro, toner) è riservato esclusivamente allo svolgimento di compiti di natura strettamente istituzionale. Si consiglia, qualora la stampa cartacea non sia effettivamente necessaria, di produrre stampe in pdf attraverso la stampante virtuale installata; ovvero di utilizzare, ove presente, la funzionalità di stampa fronte-retro o multipagina. Il Personale incaricato può, laddove la stampante preveda questa funzionalità, monitorare il numero di stampe provenienti dai singoli pc e la quantità d inchiostro consumata. ART ACCESSO A INTERNET E COLLEGAMENTO ALLA RETE AZIENDALE L accesso ad Internet è consentito a tutti i dipendenti dell Azienda senza distinzione di categoria giuridica e senza limitazione alcuna ad eccezione: a) dei siti con contenuti a carattere pornografico, che inneggino a comportamenti violenti o discriminatori per genere, lingua, religione, razza, preferenze sessuali; b) dei siti per l accesso a chat e riproduzione video; c) dei portali di accesso alle scommesse e al gioco d azzardo. La navigazione in Internet ed il sistema di posta elettronica sono mezzi di comunicazione, informazione e trasmissione professionali; l uso di Internet nelle sue numerose funzionalità è consentito esclusivamente per gli scopi attinenti al proprio lavoro e al raggiungimento delle finalità istituzionali dell Azienda. Tutti gli utenti cui è assegnata una postazione di lavoro possono utilizzare Internet, compatibilmente con la banda a disposizione. Al fine di prevenire il rischio di utilizzi impropri della rete, l Azienda potrà, nel tempo, utilizzare e modificare il sistema di filtri che impediscano l accesso diretto a siti che non hanno natura istituzionale. Il divieto di accesso ad un sito appartenente alle categorie inibite viene visualizzato esplicitamente a video. Il PC assegnato al singolo utente ed abilitato alla navigazione in Internet costituisce uno strumento aziendale utilizzabile esclusivamente per lo svolgimento della propria attività lavorativa. L utente si impegna ad utilizzare Internet con la massima diligenza. E fatto divieto di utilizzare software peer to peer (P2P) per lo scarico di qualunque tipo di file (esempio Emule). 6

7 ART PROFILAZIONE DELL UTENTE E MODIFICHE ORGANIZZATIVE Le abilitazioni di accesso a specifici applicativi sono determinate dalle funzioni attribuite e dal ruolo esercitato dai Colleghi; a fronte di modifiche delle funzioni o delle responsabilità svolte, i Colleghi sono informati con messaggio di posta elettronica dei differenti livelli di accesso e di uso degli specifici applicativi, configurati dal Personale incaricato nei 30 (trenta) giorni successivi alle intervenute modifiche organizzative. ART. 12 POSTA ELETTRONICA (l articolo sarà rivisto al momento della messa in produzione del nuovo sistema ormai prossima) La casella di posta elettronica assegnata all'utente è uno strumento di lavoro. Le persone assegnatarie delle caselle di posta elettronica sono responsabili del corretto utilizzo delle stesse. Esistono due tipologie di accesso alla casella di posta elettronica: - Attraverso la webmail, collegandosi all indirizzo: o o o https://mailpi.dsu.toscana.it (per i dipendenti afferenti alla sede di Pisa) https://mailfi.dsu.toscana.it (per i dipendenti afferenti alla sede di Firenze) https://mailsi.dsu.toscana.it (per i dipendenti afferenti alla sede di Siena) - Attraverso il programma di posta elettronica in dotazione sulla postazione dell utente. Qualora l accesso avvenga in maniera esclusiva attraverso la webmail (nel caso ad esempio delle sedi distaccate) la casella di posta deve essere mantenuta in ordine, cancellando documenti inutili e soprattutto allegati ingombranti in quanto occupano spazio sul server; il limite massimo permesso per gli allegati ad ogni messaggio di post è di 20MB complessivi. E obbligatorio porre la massima attenzione nell aprire i file allegati ai messaggi di posta elettronica prima del loro utilizzo (non eseguire download di file eseguibili o documenti da siti web non attendibili o tramite Ftp). L'accesso alla propria casella di posta elettronica personale avviene attraverso l utilizzo di credenziali comunicate dal personale incaricato. E obbligo dell utente modificare al primo accesso la password iniziale e successivamente almeno ogni 6 mesi. E fatto divieto di utilizzare la casella di posta elettronica per: partecipazione a dibattiti, forum, o mailing-list non attinenti la propria attività o funzione svolta per l Ente, salvo diversa ed esplicita autorizzazione del Dirigente di Area o del Coordinatore del Servizio. In caso di cessazione del rapporto di lavoro, l indirizzo di posta elettronica individuale dell interessato viene disattivato nei 30 (trenta) giorni successivi alla cessazione stessa. 7

8 ART. 13 PASSWORD DI ACCESSO Per quanto riguarda i criteri di sicurezza relativi alle password di accesso alle postazioni di lavoro ed ai programmi, trovano applicazione le disposizioni in materia di protezione dei dati. ART TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI LAVORATORI. TRATTAMENTO DEI DATI E CONTROLLI. Ai sensi della normativa vigente, al Datore di lavoro è preclusa la ricostruzione dell attività del Lavoratore, anche tramite apparecchiatura software attraverso la lettura e registrazione dei messaggi di posta elettronica del Lavoratore, la riproduzione ed eventuale memorizzazione delle pagine web visualizzate dal Lavoratore (usando la cache dei proxy), la lettura e registrazione dei caratteri inseriti tramite la tastiera o analogo dispositivo, l analisi occulta di dispositivi portatili affidati dall Azienda. Ai sensi di quanto previsto dal paragrafo 6.1 delle Linee Guida già citate, i trattamenti sui dati rispettano le garanzie in materia di privacy e si svolgono nell'osservanza dei seguenti principi: il principio di necessità, secondo cui i sistemi informativi e i programmi informatici devono essere configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati identificativi in relazione alle finalità perseguite; il principio di correttezza, secondo cui le caratteristiche essenziali dei trattamenti devono essere rese note ai lavoratori; i trattamenti devono essere effettuati per finalità determinate, esplicite e legittime, osservando il principio di pertinenza e non eccedenza. Il datore di lavoro deve trattare i dati "nella misura meno invasiva possibile"; le attività di monitoraggio devono essere svolte solo da soggetti preposti ed essere "mirate sull'area di rischio, tenendo conto della normativa sulla protezione dei dati e, se pertinente, del principio di segretezza della corrispondenza". Nell'effettuare controlli sull'uso degli strumenti elettronici, l Azienda evita un'interferenza ingiustificata sui diritti e sulle libertà fondamentali di lavoratori, come pure di soggetti esterni che ricevono o inviano comunicazioni elettroniche di natura personale o privata. L'eventuale controllo è lecito solo se sono rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza. Nel caso in cui un evento dannoso o una situazione di pericolo non sia stato impedito con preventivi accorgimenti tecnici, l Azienda può adottare eventuali misure che consentano la verifica di comportamenti anomali attraverso un controllo preliminare su dati aggregati, riferiti all'intera struttura lavorativa o a sue aree. Il controllo anonimo può concludersi con un avviso generalizzato relativo ad un rilevato utilizzo anomalo degli strumenti aziendali e con l'invito ad attenersi a compiti assegnati e istruzioni impartite. L'avviso può essere circoscritto a Dipendenti afferenti all'area o al servizio in cui è stata rilevata l'anomalia. In assenza di successive anomalie l Azienda non effettua controlli su base individuale. E comunque esclusa, ai sensi della normativa vigente, l attività di controllo prolungata, costante o indiscriminata. 8

9 Resta salva la collaborazione tecnica e la cooperazione applicativa con l Autorità giudiziaria, in caso di attività di indagine o di esecuzione di misure cautelari, in conformità alle disposizioni di legge penale e civile. ART CONSERVAZIONE DEI DATI I sistemi software devono essere programmati e configurati in modo da cancellare periodicamente ed automaticamente (attraverso procedure di sovrascrittura come, ad esempio, la cd. rotazione dei log file) i dati personali relativi agli accessi ad Internet e al traffico telematico, la cui conservazione non sia necessaria. In assenza di particolari esigenze tecniche o di sicurezza, la conservazione temporanea dei dati relativi all'uso degli strumenti elettronici deve essere giustificata da una finalità specifica e comprovata e limitata al tempo necessario e predeterminato a raggiungerla. Un eventuale prolungamento dei tempi di conservazione va valutato come eccezionale e può aver luogo solo in relazione: - ad esigenze tecniche o di sicurezza del tutto particolari; - all'indispensabilità del dato rispetto all'esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria; - all'obbligo di custodire o consegnare i dati per ottemperare ad una specifica richiesta dell'autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria. In questi casi, il trattamento dei dati personali (tenendo conto, con riguardo ai dati sensibili, delle prescrizioni contenute nei provvedimenti adottati dal Garante) deve essere limitato alle sole informazioni indispensabili per perseguire finalità preventivamente determinate ed essere effettuato con logiche e forme di organizzazione strettamente correlate agli obblighi, compiti e finalità già esplicitati. Sulle postazioni su cui è installato il programma CCLEANER l utente potrà agevolmente cancellare la cronologia dei siti visitati, i file temporanei e i cookies. In alternativa può utilizzare le medesime funzionalità previste dal proprio browser. ART PROTEZIONE ANTIVIRUS Al fine di proteggere i dati dal rischio di accesso abusivo e dall'azione dannosa di programmi (ad esempio virus), l'azienda predispone a livello centralizzato e sulle singole postazioni, adeguati strumenti elettronici nonché il loro aggiornamento secondo le modalità previste dalla legge. In particolare, nelle sedi di Pisa, Firenze e Siena è installata una console server antivirus che consente di verificare in ogni momento: - lo stato dell aggiornamento delle definizioni antivirus delle singole postazioni; 9

10 - lo stato dell aggiornamento delle funzionalità del programma; - i risultati delle scansioni effettuate sulle singole postazioni Ogni utente deve comunque tenere comportamenti tali da ridurre il rischio di attacco al sistema informatico aziendale mediante virus o mediante ogni altro software aggressivo. Ogni dispositivo magnetico di provenienza esterna all'azienda viene verificato automaticamente dal programma antivirus. ART. 17 ENTRATA IN VIGORE Il presente Disciplinare entra in vigore dalla data di pubblicazione sull Albo on line dell Azienda; una copia dello stesso Disciplinare è consegnata al Collega, al momento dell assunzione o della collaborazione. 10

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