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1 PROPOSTA DI COLLABORAZIONE GESTIONE SISTEMI INFORMATIVI COMUNE DI XXXXXXX Nome del Documento: PR XXXXXXX V1.doc Versione: 2 Revisione: 1 Stato: FINALE Autore: Orazio Repetti Data Rilascio: Reggio Emilia, 01 SETTEMBRE 2014 Data Ultimo Aggiornamento: 01 SETTEMBRE 2014

2 CONTENUTI 1 INTRODUZIONE 3 2 PREMESSA 4 3 SERVIZI OFFERTI PROGETTAZIONE I.T Analisi Progettazione Sviluppo Avviamento Verifiche Manutenzione CONSULENZA I.T ASSISTENZA SOFTWARE SUI POSTI DI LAVORO ATTIVITÀ SISTEMISTICA DI MANUTENZIONE DEGLI IMPIANTI SERVER RELAZIONE CON I FORNITORI DI MATERIALI E SERVIZI I.T. 9

3 1 Introduzione Lo spunto alla produzione di questa relazione tecnica, nasce dall incontro avvenuto con il Sindaco del Comune di XXXXXXX ZZZZZZZZ YYYYYYYY. Durante l incontro è emersa l esigenza del Comune di XXXXXXX, di considerare una gestione dei sistemi informatici attraverso una figura professionale dedicata. Le indicazioni esposte sono da considerarsi come punto di partenza per un analisi più dettagliata mirata al raggiungimento degli obiettivi riportati. Eventuali correzioni e modifiche al sistema IT sono comunque da concordarsi con il personale tecnico dei vari Enti coinvolti, valutando punto per punto la motivazione del cambiamento e le eventuali ripercussioni sull intera infrastruttura IT. Empathia Srl opera da tempo nel campo della progettazione e realizzazione di soluzione tecnologiche basate sul principio della System Integration. Le indicazioni fornite sono determinate in base all esperienza che Empathia Srl ha maturato nella progettazione di soluzioni complesse. In particolare negli ultimi 10 anni stiamo operando in qualità di consulenti presso i seguenti enti: Comune di Piacenza realizzazione nuovi progetti infrastrutturali Unione dei Comuni FOEDUS consulente sistemi informativi Unione Palvareta Nova consulenza progettuale Convenzione Comuni Oglio Po consulente sistemi informativi Comune di Bologna consulente sistemi informativi

4 2 Premessa Il Comune di XXXXXXX intende favorire la comunicazione tra Amministrazione e cittadini/imprese favorendo la formulazione di richieste e la diffusione di informazioni tempestive e veritiere, realizzando un decisivo passo verso la trasparenza amministrativa. Intende dare un fattore propulsivo e una risorsa per la crescita economica e sociale del Territorio, in vista dell innalzamento della qualità dei servizi erogati. I progetti di e-government che in estrema sintesi estendono a diversi nuovi canali (oltre a quello fisico tradizionale) il dialogo tra utente e Pubblica Amministrazione per la richiesta e la fornitura di informazioni e prestazioni, consentono appunto di ottenere enormi miglioramenti. Il progetto non si basa infatti sulla sola introduzione di nuova tecnologia nelle PA, ma sul disegno e sull implementazione di soluzioni complete organizzative, tecnologiche e comunicative che: Si aprono all intera platea di utenti del territorio Sono concepite partendo dal punto di vista del destinatario del servizio, sia esso un cittadino o un impresa Valorizzano la realtà delle Amministrazioni locali Le esigenze emerse riguardano sia la fruizione da parte dei dipendenti comunali dei servizi informatici, ma anche e soprattutto quelli rivolti ai cittadini. Le amministrazioni comunali coinvolte che per ragioni storiche hanno comunanza di intenti e di cultura, potrebbero attraverso l unione delle forze riuscire ad uniformare in maniera definitiva le informazioni (es. anagrafiche, tributarie, ecc ) del cittadino e imprese ed i servizi che riguardano la gestione di questi dati. In alternativa, viste le dimensioni dei singoli Comuni, non sarebbe possibile creare un servizio di questo tipo dedicato al mantenimento e alla gestione di questi e altri servizi. La possibilità di fare qualche cosa di meglio di quanto non si stia già facendo, è la conseguenza di scelte condivise e portate avanti nel tempo con determinazione.

5 Dal punto di vista del cittadino poter avere un servizio migliore, vorrebbe anche dire ad esempio avere maggiori possibilità di scelta rispetto al tempo e al luogo, dove poter fruire delle proprie informazioni e dei propri dati. Per il dipendente comunale in maniera similare poter accedere alle procedure di lavoro in maniera semplice e attraverso qualunque posto lavoro indistintamente, all interno della sede comunale ma anche all esterno. Questo tipo di approccio permetterebbe ad esempio, di avere i dati dei cittadini del territorio sia nella sede del Comune di Piadena ma anche in quello di Drizzona. La conseguenza è che se un ufficio è chiuso il cittadino può utilizzare lo sportello di un altro Comune. La tecnologia ormai ci permette anche ad esempio di aprire sportelli comunali nelle piazze dei mercati o presso padiglioni di fiere. Avere tutti i dati eccedibili da qualunque sede comunale con le opportune protezioni, vuol dire anche fornire alle imprese servizi integrati e più funzionali. Servizi come il bilancio si potrebbero elaborare tutti in una sede, unendo le specifiche competenze dei vari dipendenti comunali. Potrebbero nascere gruppi di lavoro intercomunali per i vari settori sia in forma definitiva, oppure temporaneamente per progetti a termine. Le scuole potrebbero essere connesse tra di loro e poter scambiare esperienze e informazioni. La tecnologia ci permette di avere sportelli aperti a rotazione al pomeriggio nella varie sedi comunali. Creare un gruppo di acquisto significa anche avere più potere di contrattuale, con conseguente risparmio economico e maggiore peso decisionale nei confronti dei fornitori. Avere un gruppo di tecnici informatici dedicati alla gestione permette di accrescere le conoscenze del gruppo e di mantenerle nel tempo. Questi ed altri esempi ci possono far capire quali potrebbero essere gli indubbi vantaggi nel realizzare una unione dei sistemi informativi delle amministrazioni coinvolte.

6 3 Servizi offerti 3.1 Progettazione I.T. Per poter rispondere in pieno alle esigenze che emergeranno l approccio professionale al quale ci si atterà, è quello descritto di seguito utilizzato non solo in ambito IT per la conduzione di un progetto: Analisi Progettazione Sviluppo Avviamento Verifiche Manutenzione Analisi Comprendere in profondità obiettivi ed esigenze del cliente costituisce il punto di partenza del lavoro. Solo così è possibile costruire un progetto di successo, individuando le funzionalità fondamentali del sistema da realizzare e inserendo il progetto stesso all interno delle strategie e dei processi. La fase di analisi porta alla redazione del documento di Proposta Tecnico Economica in cui vengono descritti gli aspetti tecnici, temporali, commerciali e amministrativi che vengono discussi con il cliente e costituiscono base del contratto di progetto. intendo in questo modo assicurare che qualsiasi dubbio venga chiarito e risolto prima della stipula del contratto e del conseguente inizio del progetto Progettazione Intendo assicurare che la progettazione, lo sviluppo e la fornitura degli impianti vengano effettuate in modo definito e controllato in modo da garantire le conformità del prodotto rispetto alle aspettative di funzionalità e tempi del cliente. La fase di progettazione prevede quindi la definizione di tutti gli aspetti tecnici e organizzativi che dovranno essere eseguiti e rispettati durante la fase di sviluppo. Essa da origine a un Documento di Specifica Tecnica e a un Documento di Macro pianificazione nei quali vengono definite: Le specifiche di dettaglio di progetto Le fasi di lavoro, i rilasci intermedi con loro caratteristiche e tempistiche Il capoprogetto e il team di lavoro, con rispettivi ruoli e attività I presupposti di accettazione del prodotto finale

7 3.1.3 Sviluppo Lo sviluppo dell'applicazione avviene spesso attraverso un frequente contatto con il cliente e attraverso il rilascio di rilasci intermedi che vengono visionati e validati dal cliente. Ciò, consente al cliente di avere continuamente la misura degli stati di avanzamento della soluzione e della rispondenza della stessa alle proprie aspettative. Il processo di sviluppo viene governato dal capoprogetto, una figura professionale chiave per la buona riuscita di una soluzione. Il capoprogetto è ha la responsabilità di interloquire con il cliente e di coordinare il gruppo di sviluppo sulla base dei documenti di progetto (specifiche tecniche, tempi di lavoro, tempi di consegna), governando eventuali difficoltà di produzione e richieste del cliente Avviamento La fase di rilascio di un nuovo sistema è estremamente delicata, in quanto esso comporta, il più delle volte, una modifica di alcuni processi. Dalla completa accettazione del sistema da parte del personale che lo dovrà utilizzare dipende una buona fetta delle sue chance di successo. La consapevolezza dell'importanza di questi fattori si traduce nel affiancare il cliente durante la fase di rilascio attraverso corsi al personale Verifiche Dal momento in cui la soluzione viene avviata è importante osservare il suo funzionamento e raccogliere i pareri degli utenti. Ciò consente di trarre importanti indicazioni per affinare il progetto in modo da soddisfare in maniera crescente gli obiettivi del progetto. rimane a fianco del cliente anche durante il ciclo di vita dell'applicazione, mantenendo al proprio interno le competenze tecniche di progetto necessarie per apportare eventuali migliorie o estensioni Manutenzione Gli aggiornamenti e la manutenzione ordinaria di un sistema software in produzione sono aspetti importanti per il successo di un progetto. Trascurare questi aspetti potrebbe comportare alti rischi di fermo macchina o di danneggiamento del sistema con conseguenti disagi e costi aggiuntivi.

8 3.2 Consulenza I.T. L informatica è diventata da anni la spina dorsale dell organizzazione sia nelle aziende, ma anche nella pubblica amministrazione e coinvolge tutte le figure professionali ai vari livelli. Attraverso una buona organizzazione del sistema informativo si ottengono altrettanti risultati nell ambito della organizzazione del personale e dei servizi interni e al cittadino. Affiancare gli enti per tracciare le linee guida di gestione e mantenimento del sistema informativo è diventata una attività centrale e delicata, perché risponde ad esigenze sia quotidiane lavorative ma anche temporali di offerta di servizi e qualità degli stessi. L ambito della consulenza si estende anche alla realizzazione di progettualità mirate alla richiesta di finanziamenti di gare di appalto e richiesta di preventivi e gestione dei contratti in ambito tecnologico. 3.3 Assistenza software sui posti di lavoro L organizzazione del servizio di assistenza viene erogato attraverso due figure tecniche, con responsabilità e competenze distinte. La figura di capo progetto che fa da coordinatore di tutte le attività tecniche che verranno sviluppate nelle sedi dei Comuni, soprattutto di fronte ai vari fornitori presenti presso gli enti. In un primo momento questa figura traccerà le linee guida per la realizzazione di un progetto di riorganizzazione dei servizi informatici, porrà le basi per rispondere alle esigenze emerse. Successivamente coordinerà gli interventi tecnici e informerà il personale interno preposto sull andamento delle attività stesse. Terrà monitorato il sistema in particolare i server, per quanto riguarda i backup eventuali errori o problemi che dovessero sorgere (virus o altro). Una seconda figura è quella del tecnico operativo, il quale è responsabile diretto delle attività che vengono sviluppate sui posti di lavoro degli utenti. I tecnici che intervengono sono sempre coordinati dal responsabile del progetto, per garantire armonia agli interventi. Presso tutte le sedi dei Comuni sui Server e nei posti di lavoro, viene predisposta una connessione diretta al desktop dell utente per poter permettere la manutenzione remota, questo per ridurre drasticamente i tempi di intervento e migliorare di conseguenza il servizio. Le attività vengono sviluppate secondo un calendario settimanale stabilito in accordo con i responsabili tecnici dei Comuni presso le sedi. Per le attività di mantenimento e

9 gestione a regime degli impianti vengono erogati in loco o in remoto a seconda delle necessità. 3.4 Attività sistemistica di manutenzione degli impianti Server L attività di costante e puntuale manutenzione dell impianto è alla base del buon funzionamento delle stesso nel tempo. Questo tipo di attività viene erogata attraverso automatismi insiti nelle attrezzature, ma anche con operazioni manuali di operatori specializzati. Sono attività quotidiane di manutenzione erogate in loco o da remoto attraverso strumenti opportuni per valutare il corretto funzionamento dell infrastruttura, con un monitoraggio h24 si potranno valutare in ogni momento il funzionamento dei dispositivi installati nella rete comunale. 3.5 Relazione con i fornitori di materiali e servizi I.T. Capita che all interno dell organizzazione degli enti non vi siano figure professionali dedicate all ambito Information Technologies, le amministrazioni si trovano spesso in balia del fornitore di turno il quale senza un interlocutore tecnico fornisce servizi non sempre adeguati o richiesti. 3.6 RICHIESTA DI FINANZIAMENTI E PARTECIPAZIONE A BANDI DI GARA 3.7 ORGANIZZAZIONE DI GARE D APPALTO TRA I FORNITORI 3.8 RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI I.T.C. E OTTIMIZZAZIONE DELL INRASTRUTTURA La parte di TLC di una struttura variegata come una pubblica amministrazione spesso è marginalmente considerata, pagando canoni eccessivi a fronte di servizi scadenti che compromettono la funzionalità di tutti i sistemi IT. Noi ci occupiamo di fare un analisi puntuale e precisa di tutti i sistemi di connettività dati e fonia, analizzarne le performance e l utilità, analizzare i costi e finalizzare con una proposta progettuale che possibilmente abbatta i costi dell infrastruttura o ne migliori nettamente le performance. A seconda degli scenari possiamo operare con tre diverse tecnologie: fibra ottica, rame GBE (Gigabit Ethernet), ponti wireless. Un servizio estremamente utile che sempre più PA stanno implementando verso i propri cittadini è l hot-spot pubblico, ossia un servizio di internet wireless senza costi. Questo servizio per avere una sua logica deve essere gestito da un software gateway con controlli di accesso che riesca anche a trasmettere informazioni utili in tempo reali per il cittadino: avvisi comunali, date di eventi, segnalazioni straordinarie, e molto altro. 3.9 RISULTATI CONSEGUITI

10 Reggio Emilia 01 Settembre 2014 Resto a completa disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento, vogliate gradire i più cordiali saluti. Repetti Orazio e il team

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