QUESITI GENERALI SUL PROTOCOLLO INFORMATICO

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1 QUESITI GENERALI SUL PROTOCOLLO INFORMATICO ASPETTI GENERALI Chi ha l obbligo di realizzare la gestione informatica dei documenti? Tutte le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi. Ai sensi dell articolo 1, comma 2 del decreto legislativo n.165/2001, sono amministrazioni pubbliche: le amministrazioni dello Stato le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo le regioni, le province, i comuni, le comunità montane i consorzi e le associazioni dei predetti enti gli istituti autonomi case popolari le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni gli enti pubblici non economici gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative le istituzioni universitarie le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale Quali sono gli obblighi di carattere generale per realizzare la gestione informatica dei documenti? Ciascuna amministrazione deve: definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici istituire i servizi per la gestione digitale dei flussi documentali e degli archivi nominare i responsabili di tali servizi redigere e adottare il manuale di gestione del sistema documentario introdurre un sistema informatico per la gestione digitale dei flussi documentali a partire dal nucleo minimo del protocollo informatico quale entry point del flusso documentale. Cosa si intende per nucleo minimo del protocollo informatico? La componente applicativa che realizza le funzioni di registrazione di protocollo, segnatura e classificazione dei documenti ricevuti/inviati. Cosa è l impronta di un documento informatico? L impronta è la sequenza di simboli binari di lunghezza fissa ottenuta attraverso l applicazione di una specifica funzione di calcolo alla rappresentazione digitale del documento che garantisce

2 una associazione biunivoca (a meno di eccezioni statisticamente irrilevanti) tra l impronta stessa ed il documento origine. Perché si deve registrare anche l impronta? Per tutelare l integrità del documento medesimo; infatti, una qualsiasi modifica, anche irrilevante, comunque prodotta sul documento originario, genera, con lo stesso algoritmo di calcolo dell impronta, e una sequenza di simboli binari diversa. Cosa è la segnatura? La segnatura di protocollo è l associazione in modo permanente e non modificabile delle informazioni di protocollazione al documento. La segnatura deve contenere almeno: l indicazione o codice dell amministrazione l indicazione o codice della AOO il numero di protocollo la data di protocollo A quali documenti si applica la segnatura? Si applica, con modalità diverse, a tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita sia che si tratti di documenti cartacei che informatici. Qual è lo scopo della segnatura? Mantenere una associazione indissolubile tra il documento e la corrispondente registrazione di protocollo; nel caso di supporto cartaceo l associazione è manifesta. Perché registrazione e segnatura devono avvenire contemporaneamente? L operazione di segnatura deve avvenire contemporaneamente a quella di registrazione perché prevista da regolamento; ciò serve infatti a garantire che ogni registrazione di protocollo venga eseguita effettivamente a fronte di un documento pervenuto o inviato dalla AOO. In altre parole non deve essere consentito, nel modo più assoluto, che si effettuino registrazioni di protocollo senza disporre del documento a cui la registrazione si riferisce. Come si può applicare, in pratica, la segnatura su un documento cartaceo? Stante l obbligo di segnare il documento con i dati minimi di registrazione di protocollo, le modalità possono essere diverse in base alla organizzazione ed alla tecnologia messa a disposizione degli operatori di protocollo della AOO; le principali sono: trascrizione manuale (a penna) dei dati di segnatura sul documento, facendo uso, o meno, del timbro della AOO; stampa di etichette autoadesive (trasparenti o opache) con i dati di segnatura e applicazione delle medesime sulla prima pagina del documento; impiego di scanner che, contestualmente alla scansione della pagina, scrivono sul bordo/i del documento i dati di segnatura (di norma la scrittura viene effettuata sulla prima pagina) Cos è una AOO? Si definisce AOO (Area Organizzativa Omogenea) un insieme di unità organizzative dell amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali. In particolare, all interno di una AOO esiste un solo servizio di

3 protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo. Come individuare le unità organizzative che compongono una AOO? Una AOO è individuata da un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato. Quali criteri adottare per la definizione delle AOO? Per definire al meglio le AOO da istituire, l amministrazione deve effettuare una analisi della propria struttura organizzativa e il proprio modello funzionale, valutando attentamente alcune variabili quali: il grado di omogeneità degli uffici dal punto di visto delle funzioni svolte il volume e del flusso dei documenti all interno dell amministrazione la dislocazione geografica delle sedi la cultura informatica del personale interno l esistenza di precedenti sistemi informatici di supporto alla gestione documentale grado di coerenza dell attività amministrativa svolta dagli uffici. L individuazione delle AOO va effettuata dopo un attenta analisi di tali informazioni e dopo avere evidenziato le criticità della modalità operativa in essere e gli eventuali vincoli organizzativo-logistici esistenti. La nascita delle AOO ha effetti sui registri di protocollo intermedi? Si! La norma chiede di eliminare, secondo un piano da riportare nel manuale di gestione del protocollo, i protocolli di settore e di reparto, protocolli multipli e di fax (tutti registri intermedi) a favore di un unico registro generale di protocollo. Con le AOO si eliminano i registri di protocollo intermedi: come si fa a tenere traccia delle comunicazioni interne agli uffici della AOO stessa? L individuazione delle AOO determina l eliminazione della frammentazione dei sistemi di protocollo e una riorganizzazione dei flussi documentali: all interno di ogni area, la certificazione del passaggio dei documenti a valenza esterna (registrazione di protocollo) potrà essere separata dal tracciamento dei passaggi dei documenti all interno della struttura. Il fax va protocollato? Il documento, in quanto tale, è indipendente dal supporto sul quale viene scritto e dal mezzo di trasporto sul quale viene veicolato. La norma stabilisce che il fax soddisfa il requisito della forma scritta ed è quindi "documento" a tutti gli effetti di legge e, come tale, è quindi soggetto alla protocollazione. In seguito, pervenuto l originale, non si dovrà procedere ad una nuova registrazione, ma si dovranno riportare su esso tutti i dati della segnatura di protocollo reperibili sul fax precedentemente protocollato: si tratta infatti del medesimo documento, anche se pervenuto in tempi e con modalità diverse. Infatti, in caso di riprotocollazione dello stesso documento, si potrebbe ingenerare, sia confusione sulla reale data di avvio del procedimento con incertezza del diritto acquisito, sia un incoerenza dell azione amministrativa la dove il documento riprotocollato venisse assegnato ad altro istruttore. ASPETTI ORGANIZZATIVI

4 Soddisfatti gli adempimenti minimi previsti dalla normativa, quali altre possibilità ci sono per attuare la gestione digitale dei documenti? Oltre all attuazione del nucleo minimo del protocollo, possono essere individuati tre ulteriori "livelli realizzativi", che consentono di migliorare progressivamente l efficienza, la trasparenza e la qualità dell azione amministrativa: la gestione informatica dei documenti in modalità avanzata (scansione dei documenti cartacei, assegnazione per via telematica all interessato, gestione avanzata della classificazione, collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti) la razionalizzazione dei processi documentali la reingegnerizzazione dei processi primari. Cosa s intende per BPR? BPR è l acronimo di Business Process Reenginering ed è l applicazione di nuove tecnologie per ridisegnare i processi dell amministrazione in modo radicalmente diverso dal passato ottenendo una discontinuità nel livello di prestazione. Come procedere all attuazione del progetto? È necessario creare un apposito gruppo interno di lavoro e posizionarlo al vertice, affinché possa realmente decidere e sostenere le trasformazioni organizzative che il progetto comporta. Il gruppo deve essere composto da esperti nelle diverse materie afferenti al progetto, nonché dai responsabili delle principali unità organizzative; eventualmente può essere richiesta assistenza a DigitPA e/o possono essere invitati a partecipare anche consulenti esterni, nel caso in cui manchino le specifiche competenze all interno dell Amministrazione. Da dove iniziare l analisi dei flussi documentali? Non è importante da dove si parte (documenti in entrata, o in uscita, o ad esclusiva rilevanza interna), quanto piuttosto che non si tralasci alcun tipo di iter documentale. Quali tipologie di documenti prendere in considerazione nell analisi dei flussi documentali? Tale scelta dipende della tipologia di intervento che si intende attuare. A livello generale, è comunque opportuno prendere in considerazione tutti i documenti, anche quelli informali, in particolare tutti quelli che concorrono a determinare gli iter di processo, in quanto non solo garantiscono la trasparenza dell azione amministrativa, ma costituiscono per l Amministrazione un preciso know-how di cui fare patrimonio. Quando e come coinvolgere gli esperti archivisti? Gli archivisti devono essere coinvolti dall inizio, come partecipanti al gruppo di progetto. Nella fase di rilevazione, essi dovranno analizzare lo stato pregresso del sistema di gestione dei documenti dell ente e valutare le esigenze degli utenti interni; nella fase di riprogettazione organizzativa, dovranno definire i nuovi piani di classificazione e conservazione dei documenti e gestire tutte le problematiche connesse Quando e come coinvolgere gli esperti informatici? Gli informatici devono essere coinvolti dall inizio, come partecipanti al gruppo di progetto. Nella fase di rilevazione, essi avranno il compito di censire il parco tecnologico; nella fase di analisi e

5 riprogettazione, dovranno individuare le criticità e proporre le relative soluzioni tecnologiche; nella fase di realizzazione del progetto informatico, infine, lavoreranno pressoché in autonomia, coerentemente con gli indirizzi espressi nello studio di fattibilità. Come scegliere le unità pilota del progetto di informatizzazione? Nell individuazione delle unità pilota possono essere scelte strutture che si candidano autonomamente, oppure quelle a più elevato tasso di informatizzazione, o ancora quelle di dimensioni più ridotte: tale scelta ha il vantaggio di conseguire l operatività del prototipo in tempi brevi, ma non risolve l incognita dei tempi e dei costi necessari alla diffusione generalizzata. Al contrario, la scelta di una struttura caratterizzata da numerose problematiche allunga certo i tempi di prima attuazione, ma assicura tempi e costi contenuti per la completa diffusione, in quanto l analisi necessariamente più complessa permette di capitalizzare sul know-how acquisito a vantaggio delle altre unità organizzative. Come condurre la fase di rilevazione e a chi fare le interviste? Le informazioni devono essere raccolte e strutturate secondo una griglia comune, capace di rilevare le maggiori criticità ed opportunità. In linea di massima devono essere sentiti tutti i responsabili delle unità organizzative, fino ad un ragionevole livello di dettaglio, coerentemente con l esigenza di disegnare un quadro sufficientemente chiaro dei processi documentali. Come fare per garantire il coordinamento fra le diverse AOO all interno di un unica Amministrazione? Può essere utile prevedere un "decollo" uniforme, al fine di tracciare un percorso di riferimento, in seguito liberamente personalizzabile da ciascuna AOO nell ambito della propria analisi specifica. Allo scopo si può predisporre un primo gruppo di lavoro, di altissimo livello e trasversale a tutte le AOO, che individui le linee guida generali dell assetto organizzativodocumentale auspicato.

6 CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE Cos è la classificazione? La classificazione è un attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti da un determinato soggetto (nel caso specifico, da una Area Organizzativa Omogenea), protocollati e non, secondo uno schema articolato di voci (il piano di classificazione, comunemente detto titolario) che descrive l attività del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze. Quali documenti devono essere classificati? Sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte di un sistema documentale, a prescindere dal loro stato di trasmissione (a prescindere cioè dal fatto che siano documenti ricevuti, spediti o interni) e dal supporto utilizzato (a prescindere cioè dal fatto che si tratti di documenti cartacei o informatici). In quanto strumento di prima organizzazione dei documenti, la classificazione si applica contestualmente allo svolgimento delle attività correnti e mai a posteriori in archivi già formati secondo criteri diversi. Cos è la fascicolazione? La fascicolazione è l attività di riconduzione logica (e, nel caso di documenti cartacei, anche fisica) di un documento all interno dell unità archivistica che ne raccoglie i precedenti, al fine di mantenere vivo il vincolo archivistico che lega ogni singolo documento alla pratica relativa. Tale attività permette di costruire un sistema basato sull organizzazione funzionale dei documenti in unità complesse stabili nel tempo (i fascicoli), che riflettono la concreta attività del soggetto produttore. La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa. Perché creare un piano di classificazione unico condiviso da tutta l AOO? La normativa vigente prevede che le amministrazioni individuino gli uffici da considerare ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse È corretto creare un piano di classificazione basato sull organigramma dell Ente? In linea di principio, no, poiché la rapida trasformazione delle strutture organizzative dell Amministrazione scoraggia l adozione di piani di classificazione ritagliati sull organigramma: meglio basarsi sull analisi delle competenze, delle funzioni e delle attività, che solitamente si rivelano più durature nel tempo in quanto legate alla missione/scopo dell ente.