Federazione Italiana Tecnici Laboratorio 1 Congresso FITELAB Il middle management dell area tecnica 9-11 maggio 2013 Sala Convegni Palazzo D Attimis

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1 Federazione Italiana Tecnici Laboratorio 1 Congresso FITELAB Il middle management dell area tecnica 9-11 maggio 2013 Sala Convegni Palazzo D Attimis Maniago (PN)

2 Azienda Ospedaliero-Universitaria Pisana Laboratorio Analisi Chimico Cliniche Cisanello Pisa Dir. G. Pellegrini La gestione della complessità organizzativa: l esperienza delle UO complesse di Pisa Maniago 9 Maggio 2013 Coordinatore D.ssa Grandi Barbara

3 MANAGER Il ruolo del manager comporta non solo il coordinamento, la guida di un gruppo di persone, rappresentato dalle risorse umane a disposizione dell'azienda o della parte di azienda (unità organizzativa) sotto la sua responsabilità, ma anche e soprattutto l'assunzione di decisioni di pianificazione e di gestione per garantire l'ottenimento di risultati in linea con gli scopi aziendali ed in grado di soddisfare gli stakeholder ossia i soggetti (persone od organizzazioni) portatori di interessi nei confronti dell'azienda.

4 Middle Manager Il Middle Manager ha responsabilità e autorità su parti dell Azienda (unità organizzative), risponde al top management e occupa posizioni intermedie tra questo livello e il livello operativo. Esistono nelle Aziende 2 tipologie : Professional e i Coordinatori di Team I manager coordinatori sono coloro a cui è stato affidato il compito di organizzare, coordinare, e supervisionare un team di persone.

5 Middle Manager Essere coach significa orientare la propia azione manageriale non al raggiungimento del risultato aziendale, ma allo sviluppo delle competenze e degli atteggiamenti dei membri del team che consentiranno di raggiungere quel determinato risultato. Significa non parlare solo di obiettivi, ma anche e soprattutto dei mezzi per raggiungere tali obiettivi. Significa sostituire al controllo il supporto, alle gestione del team lo sviluppo del singolo, alle logiche push le logiche pull.

6

7 Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana Direttore Generale Direttore Sanitario Direttore Amministrativo Direzione Medica Direzione di Staff di Presidio Dipartimenti clinici

8 11 DIPARTIMENTI: Dipartimento emergenza accettazione Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana Dipartimento cardio toraco vascolare Dipartimento materno infantile Dipartimento di oncologia, dei trapianti e delle nuove tecnologie Dipartimento delle neuroscienze Dipartimento di gastroenterologia e malattie infettive Dipartimento di area medica Dipartimento delle malattie muscolo-scheletriche e cutanee Dipartimento di radiodiagnostica e radiologia vascolare ed interventistica e medicina nucleare Dipartimento anestesia e terapie intensive Dipartimento di medicina di laboratorio (Prof.re M.Campa)

9 STRUTTURE COMPLESSE: STRUTTURE SEMPLICI: Laboratorio di Analisi Chimico Cliniche ( Dir.G. Pellegrini) Virologia Anatomia ed istologia patologica 1 Laboratorio trapianti Citopatologia Patologia Clinica Univ. Anatomia ed istologia patologica 2 Anatomia ed istologia patologica 3 Farmacologia clinica Laboratorio di chimica ed endocrinologia Microbiologia Laboratorio genetica medica

10 Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana U.O.Laboratorio Analisi chimico cliniche DUE PRESIDI TRE LABORATORI Laboratorio Analisi ch.cliniche Cisanello (Coord. B. Grandi) Laboratorio Analisi ch.cliniche DEA Cisanello (Coord. B. Grandi) Laboratorio Analisi ch.cliniche DEA Santa Chiara (Coord. B. Grandi)

11 Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana 15 Settembre 2012 Riorganizzazione dei laboratori Unico laboratorio di routine Cisanello Due laboratori DEA : Santa Chiara Cisanello

12 Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana TRASPORTO DEDICATO CAMPIONI BIOLOGICI Nuovo servizio trasporti: Un adeguato ed eccellente servizio dedicato tra i 2 presidi (Cisanello/Santa Chiara) ed all interno del presidio di Cisanello

13 Trasporto Dedicato Campioni Biologici Considerata la criticità determinata dalla distanza tra i due ospedali di circa 12 km e la presenza di un unico Laboratorio di routine e stato attuato un trasporto dedicato. Trasporto Dedicato Campioni Biologici Dipartimentale. Prevede la presenza di 2 auto e 2 autisti con orario 8.30/19.00 Viaggi ad orari prestabiliti presso piattaforme di raccolta e smistamento con consegna diretta ai vari Laboratori in andata ed in ritorno.

14 Organizzazione trasporto dedicato Ad oggi abbiamo riscontrato i seguenti risultati: Tempistiche di consegna campioni rispettate Nullo lo smarrimento di campioni Di conseguenza: Rispetto dei tempi di refertazione di routine fissati entro le ore Percorsi dedicati con tempi di risposte brevi 1h e 30 (centro antidiabetico, centro ipertensione, pre-ospedalizzazioni) Diminuizione del numero di campioni non pervenuti Quindi potremo dire qualità rimasta invariata nonostante il trasporto campioni a distanza.

15 Ricadute sull attività di laboratorio Costo del Trasporto ragionevole con impatto di spesa minimo Diminuiti i costi fissi della strumentazione avendo oggi un solo Laboratorio centrale di routine e non più due (molti strumenti dismessi con riduzione costi fissi) Diminuiti i consumi dei reattivi (con l accentramento su di un unico laboratorio di routine) Risorse umane trasferite in gran parte al Laboratorio centrale Cisanello Qualità del servizio rimasta invariata per il dato analitico (stessi analizzatori) Qualità del servizio rimasta invariata dal punto di vista organizzativo

16 Personale dei Laboratori Analisi dell AOUP Laboratorio DEA Cisanello Laboratorio Routine Cisanello Laboratorio DEA S.Chiara 8 Operatori Tecnici di Laboratorio 5 Amministrativi 32 Infermieri 6 OSS 2 Ausiliari 48 Tecnici di Laboratorio 1 Coordinatore tecnico 1 Caposala 10 Dirigenti 1 Direttore

17 DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO Giuridicamente si occupa di 48 tecnici e di 8 operatori tecnici (OTL) Di fatto, organizzativamente, collabora con: Rid (responsabile infermieristico dipartimentale) Rad (Responsabile amministrativo dipartimentale) Rtd (Responsabile tecnici dipartimentale) Stesura turni di lavoro

18 DÌ CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO Gestione del Personale Turni per i 3 laboratori (due h 24, uno h12) Gestione ore permessi Programmazione ferie Reperibilità per i due Lab.DEA (trapianti/espianti) Straordinari Consuntivi mensili

19 DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO FORMAZIONE Rilevazione fabbisogni formativi Progettazione corsi interni (Riunioni permanenti,docenza e tutoring, gruppi di miglioramento,forma residenziale, audit clinico e/o assistenziale) Stesura programmi e selezione argomenti e relazioni Rendicontazione dei corsi già svolti Registrazione informatizzata dei crediti ECM

20 DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO Gestione informatizzata dei magazzini Si effettuano ordini telematici per i 3 Laboratori (con delega ad alcuni tecnici formati ) Ogni 3 mesi stampa dei report per controllo budget e scadenze contratti Rapporti con ESTAV per proroghe contratti o rinnovi Raccolta bolle di consegna Rapporti continui con la Farmacia per controllo budget (-5% per il 2013)

21 DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO Gestione informatizzata per la logistica Si effettuano polizze on-line di vario genere: Elettrico Idraulico Movimentazione materiale Condizionatori Frigoriferi Alcuni tecnici sono stati formati a fare ciò in assenza del coordinatore

22 DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO Gestione informatizzata beni economali Ordini on-line dei beni economali per i due centri prelievi e per i tre laboratori

23 DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO Manutenzioni ordinarie/straordinarie Taratura e calibrazione periodica pipette Controllo periodico temperature frigoriferi /congelatori attraverso un sistema computerizzato con stampe report mensili (In conformità alla norma ISO 9001) Il nostro Laboratorio è certificato dall anno 1999

24 DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO GESTIONE CONFLITTI INTERNI Disponibilità all ascolto giornaliero di varie problematiche conflittuali che si vengono a presentare nella nostra complessa organizzazione Verifica periodica clima interno Proposte di miglioramento

25 DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL LABORATORIO VALUTAZIONI Schede di valutazioni annue presentate dall Azienda da compilare da parte del coordinatore in accordo con il Direttore di U.O. Quest anno e stata proposta un autovalutazione con successivo momento di condivisione con il coordinatore Proposta ben condivisa che ha portato ad una più serena valutazione del lavoratore Proposte per l incentivazione personale, raggiungimento di obiettivi, nuove proposte per l anno successivo

26 I GRUPPO: 2 tecnici in formazione per sito web GRUPPI DI LAVORO CON STAFF DIREZIONALE II GRUPPO: sviluppo comunicazione facile, clima interno III GRUPPO: criticità turni di lavoro. Prova di sistema on line per aggiornamenti in tempo reale di facile accesso a utenti pre definiti (PROGRAMMA) IV GRUPPO: rischio clinico M&M (Trapianti/Espianti)

27 V GRUPPO: attivazione Mail List di tutto il personale per migliorare la comunicazione GRUPPI DI LAVORO CON STAFF DIREZIONALE VI GRUPPO: appropriatezza analitica/strumentale, appropriatezza richieste esami da reparto (attivazione da un mese di sistema informatizzato) VII GRUPPO: Certificazione, visite ispettive periodiche, valutazioni non conformità ed azioni correttive

28 PUNTI DI FORZA GRUPPO TUTORAGGIO MAGAZZINO COMPUTER GRUPPO STESURA TURNAZIONI REGISTRAZIONE SCORTE DIAGNOSTICI REGISTRAZIONE SCORTE ECONOMALI E DISPOSITIVI MEDICI 70% DEI CREDITI ECM CONSEGUITI TRAMITE FORMAZIONE INTERNA

29 Gruppo Tutoraggio Nel Laboratorio ci sono 6 TUTOR (formati dall Azienda 5 tecnici su base volontaria, più il coordinatore) Effettuano tutoraggio nei confronti dei ragazzi del corso di Laurea di Tecnico di Laboratorio Biomedico del I e III anno (con lezioni frontali,lavoro su campo e come valutatori finali in sede di esame) Si occupano del personale neo-assunto (libretto formativo riempito durante il tutoraggio a tempo zero tre mesi sei mesi)

30 MAGAZZINO COMPUTER 3 tecnici, uno per presidio, si occupano su base volontaria, di mantenere il magazzino dei computer,monitor stampanti, controllate periodicamente e scorta toner In caso di necessità improvvisa provvedono alle sostituzioni più semplici in orario di lavoro evitando di effettuare chiamate agli appositi servizi aziendali

31 STESURA TURNI DÌ LAVORO Vista la complessità dell organizzazione dei 3 laboratori con orari diversi ma con unico pool di personale tecnico è stato necessario formare un gruppo di tecnici volontari che collaborano con il coordinatore per la stesura e la regolamentazione delle turnazioni

32 REGISTRAZIONE SCORTE DIAGNOSTICI Ogni settore provvede alla registrazione dei reattivi in scorta ( ogni settore individua un responsabile) tenendo sotto controllo continuo i consumi ed effettuando periodicamente ordini congrui. Ciò evita scadenze di reattivi in frigo o esaurimento delle scorte

33 REGISTRAZIONE SCORTE ECONOMALI E DISPOSITIVI MEDICI Gli Operatori Tecnici provvedono periodicamente a controllare il magazzino economale, il magazzino di dispositivi medici (guanti, acqua in sacche ed in flaconi), taniche dei rifiuti in modo da fare ordini congrui mensili e non restare mai senza scorta minima La registrazione avviene a tempi stabiliti e tramite una turnazione di personale pre stabilita

34 FORMAZIONE IN LABORATORIO Numerosi corsi programmati ad inizio anno con una copertura di circa il 70% del totale dei crediti ECM previsti per i tecnici (50 annui) Molti tecnici, volontariamente, hanno presentato tesi, approfondimenti di argomenti inerenti la loro attività, studi, lavori Elevata partecipazione del personale del laboratorio e dei laboratori del dipartimento Le ricadute sulle attività lavorative e sull addestramento sono state elevate

35 PUNTI DI DEBOLEZZA COMUNICAZIONE DISPERSIONE RISORSE UMANE SU TRE LABORATORI RAZIONALIZZAZIONE STRUMENTALE INAPPROPRIATEZZA DÌ RICHIESTE ESAMI

36 MIGLIORARE LA COMUNICAZIONE ATTIVAZIONE COMUNICAZIONE ATTRAVERSO MAIL CONSEGNE CAMBIO TURNO MODIFICHE ORGANIZZATIVE DELL ATTIVITA AGGIORNAMENTO CONTINUO PROCEDURE

37 DISPERSIONE RISORSE UMANE Laboratorio DEA Santa Chiara: 2 tecnici al mattino 2 tecnici al pomeriggio 2 tecnici la notte Carico di lavoro: molto basso Proposta di riorganizzazione in corso con la direzione aziendale e trasferimento attività solo sul presidio d urgenza di Cisanello Ciò comporterebbe una ottimizzazione delle risorse umane e strumentali In valutazione l impatto sulla qualità del servizio da parte della Direzione Aziendale (A Santa Chiara ci sono ancora 400 posti letto e reparti delicati come la pediatria, onco ematologia pediatrica ed ostetricia ginecologia)

38 RAZIONALIZZAZIONE Strumentale: Utilizzo di un sistema analitico integrato al lab. DEA che ci permetterà di dismettere ulteriori 4 strumentazioni con diminuizione dei costi (minor spreco di reagenti, ottimizzazione risorse umane dedicate, minor costo di canoni annuo) Ci auspichiamo e stiamo lavorando perché ciò avvenga prima dell estate. Coinvolgimento personale per prove analitiche.

39 INAPPROPRIATEZZA Richieste esami: Incontri con i reparti per ottimizzare il tipo di esami da richiedere (in corso di attuazione con gruppo di lavoro) Supporto del sistema informatico in uso da circa 1 mese (con monitoraggio gruppo di lavoro) Sensibilizzazione medici di base (in corso di attuazione)

40 IL RUOLO DEL COORDINATORE IN TUTTO QUESTO? Una importante figura di collegamento tra la direzione e il proprio gruppo Deve saper far partecipare, motivare,coinvolgere il suo personale Deve essere punto di riferimento, dal basso verso l alto e dall alto verso il basso, dell organizzazione in cui opera Deve saper unire capacità comunicative, di coinvolgimento e valorizzazione dei singoli, con capacità professionale Deve essere un leader proprio per il ruolo di cui e stato investito, in continuo combattimento tra le richieste del proprio gruppo e le istanze che arrivano da chi gli e gerarchicamente superiore

41 C è sempre una via per farlo in modo migliore. Trovala Thomas Edison

42 GRAZIE PER L ATTENZIONE.

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