GESTIONE FATTURE (VELINE)

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1 GESTIONE FATTURE (VELINE) Sommario Importazione Veline da Excel... 2 Generazione di una Velina da uno o più Ordini... 3 Creazione di una Velina prelevando i prodotti da più Ordini... 4 Gestione scadenze pagamenti e Incassi... 4 Creazione Distinta per invio assegni in Ditta... 5 Statistiche sul Fatturato... 6 Statistiche sui Pagamenti

2 Questo modulo, permette una efficiente gestione delle fatture mandanti; l agente non emette fatture al cliente, però ha spesso la necessità di gestire le fatture mandanti dette in gergo veline; gestendo le veline, ha i seguenti vantaggi: 1 controllo delle consegne, quindi maggiori informazioni per gestire i clienti; 2 raffronto ordinato / fatturato per verifica obiettivi; 3 verifica degli incassi e degli insoluti in tempo reale sul cliente per tutte le mandanti; 4 analisi reale delle provvigioni maturate e da maturare; 5 generazione automatica della distinta incassi per l invio degli assegni alle mandanti; 6 ottimizzazione del lavoro per il calcolo delle provvigioni ai sub agenti; La grande peculiarità di questo modulo, è che la generazione delle veline è talmente semplice e rapida che non comporto perdita di tempo rilevante per gestirla, quindi non esistono reali motivazioni per preoccuparsi di non avere il tempo necessario o dover assumere una segretaria per gestire ciò. Oltre che manualmente, le veline possono essere inserite : 1 importandole automaticamente da excel (è necessario che la mandante le fornisca in tale formato); 2 generandole automaticamente da uno o più ordini precedentemente caricati; Importazione Veline da Excel Per importare automaticamente le veline: 1 entrare nella scheda della ditta mandante interessata; 2 dal menù laterale di sinistra selezionare importa fatture da excel; 3 dalla videata indicare il file da importare, l area di lavoro (stesso funzionamento dell importazione prodotti da excel spiegata nell omonima guida); 4 proseguire con il tasto freccia destro accedendo alla seguente videata con le relative funzionalità spiegate; 2

3 A questo punto è sufficiente trascinare i campi della maschera di destra (le colonne di excel da importare), sui rispettivi campi di sinistra (informazioni della fattura presenti nel programma) ed il gioco è fatto.; Procedere cliccando sul tasto freccia destro e seguire le istruzioni. così facendo con pochi passaggi avete importato centinaia di fatture in pochi secondi. Generazione di una Velina da uno o più Ordini Il software permette di generare un numero illimitato di fatture partendo da un singolo ordine; questa funzionalità si rivela utile quando un ordine viene evaso in più consegne, quindi il programma lascia l ordine aperto (a meno che non lo si voglia chiudere forzatamente), fin quando la merce non è stata consegnata per intero. Dall interno del dettaglio dell ordine, selezionare gestione documento->fatturazione, indicare numero e data fattura, quindi se la fattura evade l intero ordine selezionare la prima opzione tutti i prodotti, altrimenti selezionare la seconda opzione selezione manuale In questo ultimo caso, premendo crea, sarà sufficiente indicare le quantità realmente fatturate per ogni prodotto ed il gioco è fatto. 3

4 Creazione di una Velina prelevando i prodotti da più Ordini Nel caso invece di consegne differite (consegna a fine mese di più ordini), il software permette di creare la fattura, prelevando automaticamente i prodotti da più ordini. Per aggiungere prodotti di più ordini in una fattura, si procede come segue: dalla scheda interessata (cliente o mandante), documenti->fatture->aggiungi fattura->dettaglio articoli->carica da ordine, quindi indicare gli ordini dai quali prelevare gli articoli e procedere confermando o meno le rispettive quantità. Gestione scadenze pagamenti e Incassi Le scadenze pagamenti vengono generate automaticamente senza fare nulla, dopo aver generato la fattura mandanti. Naturalmente per far si che tale automatismo funzioni, è necessario aver prima creato la tabella delle modalità di pagamento, spiegata nella guida sintetica inserimento ordini. Per visualizzare, stampare, aggiungere manualmente o modificare le scadenze pagamenti, è sufficiente utilizzare il pulsante documenti->scadenze pagamenti, accessibile da una qualunque anagrafica. Figura 1 Per saldare un pagamento vi sono tre modalità: 4

5 1. rapida click con il tasto destro del mouse sulla scadenza da saldare e selezionare la funzione saldo scadenza; 2. spuntare il filtro per ditta mandante, selezionare una o più scadenze tenendo premuto il tasto CTRL, quindi selezionare il pulsante saldo assegni. Questa funzione e la successiva permette di saldare più scadenze con un unico pagamento e genera contestualmente la distinti incassi; 3. eseguire un doppio click sulla scadenza da saldare ed aggiungere i vari pagamenti con i relativi estremi (utile per saldare un'unica scadenza con un numero illimitato di pagamenti); anche questa modalità consente di generare la distinta incassi da inviare alla mandante. Le altre funzionalità visibili nella figura 1, permettono di stampare la situazione economica del cliente, filtrare le informazioni per ditta mandante, agenzia, agenti e periodo, visualizzare solo le scadenze regolari, quelle regolari saldate ma non saldate, quelle insolute ma saldate e quelle insolute. Tramite il pulsante funzioni aggiuntive, è possibile indicare le scadenze collegate ad una determinata fattura provvigioni, è possibile indicare quelle che hanno già generato un pagamento delle provvigioni dell agente e quelle che invece devono generare le provvigioni in base alla data di incasso. Creazione Distinta per invio assegni in Ditta Il software genera automaticamente la distinta incassi tramite la seguente semplice operazione: Ditte Mandanti->Assegni->Stampa distinta La videata che si presenta prima di effettuare la stampa è la seguente: 5

6 Da questa, una volta impostati i dovuti filtri, si selezionano utilizzando il tasto CTRL gli incassi dei quali si vuole generare la distinta, si spunta il ceck che rende definitiva o meno la distinta e si preme il pulsante stampa distinta di invio. Quindi, riassumendo, inserendo solo gli ordini, il software automaticamente genera fatture, pagamenti, calcolo provvigioni e distinta incassi. Statistiche sul Fatturato Come per gli ordini (dove rimandiamo per la guida delle statistiche sul fatturato), anche per le fatture esistono statistiche in valore, in pezzi, di raffronto, ecc, accessibili dal menù visualizza->fatture. Anche in questo caso la peculiarità ed il fattore distintivo di Target agenti rispetto a tutti gli altri software specifici per agenti, son dati dal fatto che è possibile parametrizzare le statistiche in funzione delle specifiche esigenze utilizzando una delle qualsiasi tabelle memorizzate. Statistiche sui Pagamenti Dal menù principale Visualizza->Pagamenti e Provvigioni, si accede alla seguente videata, Dove è possibile avere le seguenti statistiche: 1 Elenco scadenze Pagate; 2 Pagamenti in Scadenza; 6

7 3 Scadenze Pagate in ritardo; 4 Elenco Insoluti ; 5 Provvigioni maturate ma non pagate; 6 Provvigioni maturate e pagate; 7 Provvigioni da maturare. Naturalmente tramite i filtri relativi al periodo, seleziona gruppo definito per, ai raggruppamenti e alle tendine di selezione Visualizza, Conteggia,, Ordina, ecc, è possibile personalizzare e parametrizzare i report in base alle specifiche esigenze personali. 7