Proseguiamo con questo intervento la rubrica l angolo

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1 F M L angolo del Facility Proseguiamo con questo intervento la rubrica l angolo del Facility, iniziata lo scorso numero su invito del Comitato Scientifico della rivista. L obiettivo della rubrica consiste nel presentare di volta in volta ai lettori di Manutenzione un contributo nell area del facility, property e asset management, un area che si è sviluppata accanto alla tradizionale manutenzione industriale e che è divenuta importante sia per il volume di risorse coinvolte sia per gli impatti organizzativi, che probabilmente coinvolgono alcuni di voi. Il facility, proprty e asset management ci sembra interessante agli occhi di chi opera nel comparto delle imprese manifatture e di processo almeno per due ragioni: in primo luogo utilizza tecniche, modalità contrattuali, soluzioni organizzative e gestionali mutuabili spesso senza difficoltà a molte relazioni del comparto industriale; secondo, l importanza dell edificio, degli spazi, delle reti di comunicazione e quant altro sta diventando significativa rispetto ai tradizionali ambiti del ciclo produttivo, delle tecnologie, del processo come area nella quale operare con progetti orientati nella direzione dell efficienza, ovvero della riduzione dei costi. In particolare, il contributo proposto curato dai colleghi Giancarlo Paganin e Cinzia Talamo (del Dipartimento BEST del Politecnico di Milano) riguarda il tema dei sistemi di knowledge management applicati al comparto immobiliare: detto così può apparire complicato, ma in fondo chi non avrebbe voluto, almeno una volta, avere a disposizione una piantina della propria casa dotata di tutte le informazioni, per esempio impiantistiche? Anche semplicemente dalla banalizzazione di poco sopra (di cui ci scusiamo fin da subito con gli Autori), crediamo sia chiara tanto la significatività del tema della due diligence e del censimento immobiliare per una buona gestione della manutenzione del costruito quanto la trasversalità del tema rispetto ai diversi settori industriali e tipologie di impresa che si avvalgono degli edifici oggetto di studio. Roberto Cigolini Lorenzo Fedele Roberto Cigolini è Docente presso il Politecnico di Milano (Dipartimento di Ingegneria Gestionale) ove svolge attività di ricerca nell ambito del l asset, property e facility management e fa parte del Collegio Docenti del Dottorato di Ricerca in Manutenzione, Programmazione, Riqualificazione dei Sistemi Edilizi ed Urbani. Presso il Consorzio MIP Politecnico di Milano è Condirettore del Master in Facility e Property Management. E inoltre membro della Commissione Manutenzione dell UNI e di diversi gruppi di lavoro della Commissione Tecnica europea Maintenance del CEN. gli Autori Lorenzo Fedele è Docente di Sicurezza degli Impianti Industriali presso l Università degli Studi di Roma La Sapienza (Dipartimento di Meccanica e Aeronautica). Fa parte dei Collegi Docenti: del Dottorato di Ricerca in Ingegneria Industriale, del Master in Ingegneria e Gestione della Qualità, del Master in Gestione e Manutenzione degli Impianti e delle Opere Civili. E Segretario Generale del Comitato Nazionale Italiano per la Manutenzione (CNIM) e Presidente della Commissione tecnica europea Maintenance del CEN; ha fatto parte del gruppo di lavoro preposto alla standardizzazione della manutenzione per i (circa ) ponti delle ferrovie italiane. MANUTENZIONE, Tecnica e Management - MAGGIO

2 Giancarlo PAGANIN 1, Cinzia TALAMO 1 1 Dipartimento Building Environment Science & Technology, Politecnico di Milano, Milano Conoscere per gestire. L acquisizione della conoscenza per la gestione degli edifici Introduzione Le attività di gestione e manutenzione dei patrimoni immobiliari (nel seguito GMPI)stanno vivendo, da alcuni anni, un periodo di grande dinamicità nella ricerca di nuovi assetti organizzativi che facciano riferimento ad una nuova e più approfondita definizione dei processi di erogazione dei diversi servizi richiesti. In questo senso il mercato dei servizi di gestione e manutenzione presenta, al momento, delle peculiarità che rendono difficoltosi alcuni necessari processi di individuazione e sedimentazione di metodi, strumenti e modelli culturali di riferimento per il settore della gestione immobiliare. Tali particolarità possono essere ricondotte a diversi aspetti tra i quali: una crescita rapida del valore degli approvvigionamenti di servizi GMPI da parte di diversi grandi proprietari con una prevalenza di Enti Pubblici non supportata adeguatamente da modelli procedurali o prassi consolidate di supporto alla corretta formulazione della domanda; una struttura dell offerta piuttosto eterogenea costituita da organizzazioni anche profondamente differenti, sia per dimensione sia per settore di provenienza, con una conseguente diversificazione dei modelli organizzativi e degli strumenti operativi adottati; una scarso o quasi nullo livello di conoscenza tecnica dei patrimoni immobiliari da affidare in gestione con conseguenti difficoltà nella individuazione stessa delle esigenze di gestione e manutenzione. La carenza di un adeguato livello di conoscenza tecnica del patrimonio da affidare in gestione può comportare come conseguenza per il committente numerosi problemi nella gestione dell affidamento quali: difficoltà nell individuazione dei livelli di prestazione da mantenere negli edifici (o parti di edificio) oggetto del servizio di GMPI per poter svolgere al loro interno le funzioni previste; conseguente difficoltà di controllare le prestazioni del fornitore non tanto in relazione ai livelli di servizio concordati quanto piuttosto all effettiva efficacia del servizio, cioè alla sua capacità di mantenere la qualità attesa per l edificio; scarsa attendibilità della stima previsionale del corrispettivo del servizio GMPI sia da parte del committente ad esempio per un committente pubblico durante la fase di preparazione del bando di gara sia da parte del fornitore nella preparazione dell offerta tecnico economica da sottoporre al potenziale cliente; Rispetto a queste problematiche appare evidente come i processi di acquisizione della conoscenza del patrimonio immobiliare siano particolarmente importanti ai fini di una gestione efficace ed efficiente e, proprio per la loro criticità, richiedano un quadro strutturato di metodi e strumenti in grado di supportarne lo svolgimento. Nell articolo vengono esposte sinteticamente le principali caratteristiche di due differenti processi di acquisizione della conoscenza di edifici o patrimoni immobiliari: la due diligence tecnica e il censimento immobiliare. I due processi risultano interessanti sia in relazione alle diverse finalità per i quali vengono utilizzati sia perchè sono rappresentativi di due modi di intendere l acquisizione dell informazione rispetto al fattore tempo : la due diligence si caratterizza infatti come processo di acquisizione della conoscenza sostanzialmente statico nel senso che riporta una fotografia dettagliata dello stato di fatto del patrimonio ad un determinato momento; il censimento può essere invece inteso come processo di acquisizione dinamica delle informazioni, relativamente a diversi aspetti del patrimonio, che a partire da un momento iniziale prosegue con gradualità e continuità l acquisizione e l aggiornamento delle conoscenze. La due diligence immobiliare Il processo di due diligence prevede l analisi delle condizioni di un bene normalmente un immobile o un patrimonio immobiliare oggetto di una potenziale transazione prima che il relativo passaggio di proprietà, od il trasferimento di diritti o obbligazioni legati al bene, vengano formalizzati in un contratto e resi esecutivi. Lo scopo delle analisi svolte durante la due diligence è principalmente quello di individuare i potenziali rischi legati alla transazione al fine di poterli gestire con efficacia tramite 40 MANUTENZIONE, Tecnica e Management - MAGGIO 2005

3 L ANGOLO DEL FACILITY un adeguata stesura del contratto e delle relative clausole di garanzia o limitazioni di responsabilità. Tra le, poche, definizioni reperibili in letteratura per il processo di due diligence si riporta come riferimento una delle più recenti: Metodo per una valutazione complessiva di un insediamento o di un patrimonio immobiliare (o, in generale, di un azienda) considerando le sue specifiche caratteristiche peculiari e l ambiente di collocazione come base per una transazione 2. Il processo di due diligence risulta centrale nelle trattative contrattuali e quindi la sua principale finalità può essere agevolmente identificata nella gestione del rischio contrattuale anche se le ipotesi di utilizzo da parte di diversi attori del processo edilizio legate sostanzialmente ai loro obiettivi strategici e tattici possono essere diverse come, ad esempio: La successiva fase di ispezione sul campo ha come obiettivo quello di fornire una descrizione del bene sia in termini di informazioni sui materiali e componenti che lo costituiscono sia in termini di identificazione di eventuali carenze; normalmente l impiego di strumentazione a supporto dell ispezione è ridotto al minimo in favore di un approccio tramite esame visivo che permette una durata della due diligence compatibile con i tempi ristretti disponibili per le transazioni. L ispezione copre normalmente i seguenti aspetti di base: ispezione del sito, nella quale si prende in esame l area esterna di pertinenza dell edificio; ispezione dell involucro verticale; ispezione dei locali tecnici; ispezione delle parti comuni; ispezione dei locali con le finiture ed i relativi terminali impiantistici; ispezione della copertura. Durante la fase di ispezione dovrebbero essere raccolte, per ogni oggetto esaminato, informazioni relative a: Promotore della due diligence Proprietario del patrimonio Proprietario del patrimonio Assuntore del servizio di gestione e manutenzione del patrimonio Potenziale acquirente del patrimonio Situazione Dismissione del patrimonio Riorganizzazione delle attività di manutenzione del patrimonio Global Service di manutenzione immobiliare Acquisizione del patrimonio Obiettivi Acquisire le informazioni utili per una migliore presentazione del patrimonio oggetto di vendita ai possibili offerenti o per individuare le modalità più vantaggiose per la dismissione. Acquisire le informazioni necessarie per una corretta organizzazione del servizio di manutenzione in rapporto alle politiche immobiliari della proprietà. Acquisire le informazioni per poter sviluppare il progettoofferta di gestione e manutenzione immobiliare. Acquisire le informazioni utili per una corretta gestione dei rischi legati all acquisizione in rapporto alle strategie di investimento e sviluppo. Gli aspetti procedurali della due diligence, hanno solitamente una struttura che comprende delle fasi ben definite: 1. esame preliminare delle informazioni disponibili attraverso un riesame della documentazione e attraverso interviste; 2. pianificazione ed esecuzione dell ispezione in campo; 3. valutazione degli esiti dell ispezione e stima dei costi necessari per l eliminazione delle anomalie eventualmente riscontrate e loro descrizione in un rapporto finale. Per quanto riguarda l esame documentale, i documenti da analizzare raccolti in una data room ad accesso controllato sono riconducibili a tre grandi categorie: documenti tecnici amministrativi (autorizzazioni e certificazioni); documenti che attestano le attività pregresse (essenzialmente lavori ) effettuate sul patrimonio; documenti di tipo contrattuale (principalmente relativi alle forniture di servizi di conduzione e manutenzione). Per ogni documento il controllo dovrebbe considerare almeno i seguenti aspetti fondamentali: presenza del documento; validità del documento; eventuali limitazioni o vincoli esplicitati nel documento. 2 Traduzione dell autore della definizione fornita dal progetto di norma europea pren Facility Management Terms and definitions. identificazione quali-quantitativa dell oggetto (età dell oggetto, dati di targa, costruttore, numero di matricola, numero del lotto, quantità, superficie,...); identificazione delle prestazioni per le quali l oggetto è stato realizzato; valutazione dello stato manutentivo dell oggetto o sistema e delle condizioni attuali (prestazioni erogabili dall oggetto all atto dell ispezione) con identificazione puntuale delle anomalie. Dopo l attività di ispezione sul campo si devono individuare i probabili costi da sostenere per correggere le anomalie riscontrate nel patrimonio immobiliare oggetto di indagine. Questa attività assume una rilevanza strategica nell economia della transazione immobiliare in quanto dalla quantificazione dei costi per l eliminazione delle anomalie riscontrate si desume sostanzialmente il costo effettivo dell operazione di acquisto che tiene conto, tralasciando gli aspetti puramente finanziari dell operazione, dei seguenti principali fattori: prezzo di vendita concordato; costo da sostenere per l eliminazione delle anomalie riscontrate; MANUTENZIONE, Tecnica e Management - MAGGIO

4 costo da sostenere per l adeguamento agli standard qualitativi del compratore (riqualificazione dell edificio). In base alla stima di questo costo effettivo dell operazione il potenziale compratore avrà poi la possibilità di orientarsi su strategie di negoziazione con la controparte che possono andare da una presa in carico totale degli oneri di riallineamento dell edificio ad una proposta di modifica del prezzo di acquisto (per scaricare, interamente o parzialmente, gli oneri di riallineamento sul venditore) o, al limite, ad una completa rinuncia a proseguire un operazione che potrebbe rivelarsi troppo onerosa rispetto a quanto previsto. La stima dei costi fornisce inoltre un ausilio alla classificazione delle anomalie riscontrate che devono essere descritte nel rapporto finale. La classificazione dipende in prima istanza dalla criticità dell elemento per il quale è stata riscontrata l anomalia e, in seconda battuta, può essere rapportata al costo da sostenere per la sua risoluzione. La due diligence si conclude infine con la stesura del rapporto finale di valutazione che servirà come supporto per le decisioni del potenziale acquirente del patrimonio. 3. Il censimento immobiliare Il censimento immobiliare può essere inteso, in termini generali, come un sistema di operazioni e procedure finalizzate a definire la conoscenza delle caratteristiche quantitative e qualitative di un patrimonio immobiliare. Obiettivo del censimento immobiliare è costituire la base di informazioni necessarie per l impostazione, la pianificazione, l esecuzione e il controllo di servizi GMPI; questa finalità si realizza attraverso una pluralità di attività e procedure, tra loro interrelate, quali il rilievo, la ricerca, la Fig. 1 Esempio di processo di classificazione delle anomalie riscontrate in fase di due diligence raccolta, la selezione critica, la validazione, l organizzazione finalizzata di informazioni e documenti relativi all organismo edilizio e al suo contesto. Molteplici criteri convergono a definire finalità e aspetti caratterizzanti il censimento immobiliare: - la gradualità. L impiego di risorse e competenze che una azione di censimento può comportare, specie su patrimoni di grande entità, impone che si operi secondo una strategia di gradualità : a tal fine, preliminarmente all esecuzione delle attività di censimento, deve essere elaborato un piano del censimento; - la dinamicità. Una fondamentale connotazione del censimento è la sua dimensione dinamica. Il censimento non è cioè una operazione compiuta una tantum, ma un continuo processo di acquisizione e aggiornamento di informazioni, organizzato in modo tale che in ogni momento sia possibile conoscere l attuale stato di consistenza del patrimonio immobiliare; - la specificità. Il censimento immobiliare deve essere progettato caso per caso in relazione a: finalità dei servizi, caratteristiche del patrimonio immobiliare, informazioni già in possesso. - il livello di approfondimento in relazione alle esigenze e alle risorse di gestione. - la molteplicità delle fonti. Le informazioni da raccogliere possono essere di diversa natura e di varia provenienza (da rilievi, da analisi documentali, da verifiche normative, da visure, ecc.). Di conseguenza nella progettazione del censimento devono essere definite le specifiche e diverse metodologie da adottare in relazione agli ambiti di provenienza delle informazioni. Le categorie di conoscenze Il censimento fa riferimento fondamentalmente a due categorie di conoscenze: 1. la consistenza quantitativa di un patrimonio edilizio. Un censimento deve in primo luogo acquisire informazioni relative agli aspetti quantitativi e dimensionali in grado di descrivere gli edifici e le loro pertinenze. 2. le caratteristiche tecniche degli edifici. Si tratta delle informazioni relative agli elementi tecnici (edilizi e impiantistici) componenti gli edifici, le quali possono significativamente variare per quantità e per contenuti in relazione al livello di approfondimento dell analisi tecnica relazionato a sua volta a fattori quali: le finalità conoscitive, i tipi di servizi di gestione che si intendono attivare, le informazioni di partenza già presenti preliminarmente al censimento, la reperibilità dei dati, etc. In base a queste considerazioni, uno stesso edificio può venire descritto con livelli di approfondimento differenti per le diverse classi di elementi tecnici presenti. Consistenza quantitativa e caratteristiche tecniche degli edifici costituiscono una base di conoscenze fondamentali per diverse finalità legate alla gestione di patrimoni immobiliari, quali, tra le altre: 42 MANUTENZIONE, Tecnica e Management - MAGGIO 2005

5 L ANGOLO DEL FACILITY - la formulazione della domanda e della offerta di servizi di gestione; - l avvio dell implementazione di sistemi informativi; - la definizione di strategie di gestione in coerenza con politiche immobiliari (mantenimento, trasformazione, valorizzazione, alienazione, ecc.); - la pianificazione delle attività manutentive; - il supporto a funzioni di gestione (amministrativa, tecnica, logistica, ecc.); - la programmazione, l attuazione, il monitoraggio e il controllo di servizi di facility, property e asset management; - la gestione della sicurezza. Rispetto a queste finalità, il censimento immobiliare può essere opportunamente considerato in una accezione più ampia e coordinata con lo svolgimento di altre attività che concorrono alla costruzione del quadro conoscitivo sugli immobili. A questo fine risulta utile impostare il censimento a partire da un quadro conoscitivo generale di riferimento nel quale vengono individuati tassonomia delle informazioni, fonti, tempi, fasi e modalità di raccolta, organizzazione e restituzione delle informazioni. Rispetto a questo quadro è possibile definire il piano del censimento e collocare, oltre a quelle relative alla raccolta di informazioni su quantità e caratteristiche tecniche, altre attività di indagine conoscitiva, tra le quali è possibile menzionare: - il rilievo e la ricerca documentale ai fini della realizzazione e del management di archivi di gestione immobiliare. - il rilievo normativo al fine della definizione dello stato di adeguamento. Il rilievo normativo presuppone l esistenza di informazioni di base tipicamente provenienti dal censimento quali: destinazioni d uso, caratteristiche morfologiche e dimensionali degli spazi, caratteristiche degli elementi tecnici; - il rilevamento e l interpretazione del quadro diagnostico al fine della individuazione degli interventi di manutenzione e riqualificazione. - l acquisizione di informazioni sulla storia dell immobile. Le informazioni su eventi che hanno interessato l immobile nell intero suo ciclo di vita quali trasformazioni d uso, sostituzioni, riparazioni, guasti ricorrenti, consumi, costi di intervento, ecc. sono di estrema utilità ai fini del controllo della sicurezza statica e di utilizzo, della interpretazione del quadro diagnostico e della previsione nel tempo dei comportamenti di materiali e componenti. Le informazioni raccolte attraverso un censimento - per poter essere adeguatamente organizzate, conservate e utilizzate - è opportuno siano trasferite all interno di un sistema informativo immobiliare. Uno stretto rapporto lega attività di censimento e sistemi informativi: la decisione di sviluppare un sistema informativo rende evidente la necessità di avviare azioni di censimento; viceversa azioni di censimento, avviate in risposta a diverse esigenze conoscitive, rendono evidente la necessità di strutturare sistemi informativi per la gestione dei dati raccolti. Nell articolato scenario delle offerte di servizi per la gestione immobiliare una tendenza che si sta attualmente sviluppando è quella che vede l abbinamento di forniture di sistemi informativi e di servizi di censimento. Affidamento dei servizi di gestione e azioni di censimento Nei processi di esternalizzazione, una adeguata conoscenza e documentazione del patrimonio immobiliare è indispensabile per l individuazione dei servizi GMPI (affidabili in Global Service o con altre formule contrattuali), per la corretta impostazione dei parametri di riferimento dei diversi servizi, per la richiesta e la valutazione delle offerte, per la stima del vantaggio economico ottenibile. Il committente, prima di formulare la richiesta di offerta del servizio, deve quindi valutare la consistenza, la qualità e la reperibilità delle informazioni in suo possesso. Da questa indagine possono risultare tre diverse situazioni: a) le informazioni disponibili risultano sufficienti alla formazione della richiesta di offerta; b) le informazioni in possesso non sono esaustive e/o non sono tra loro integrate e coerenti e/o non perfettamente rispondenti alla situazione reale del patrimonio. In questo caso è necessaria una attività di censimento per l integrazione e la revisione. c) le informazioni sono assenti o inutilizzabili. Si rende quindi necessaria la realizzazione di un censimento. Nei casi in cui sia richiesta una attività di censimento il committente può: - realizzare in proprio un censimento prima della formulazione della richiesta di offerta di servizio; - anticipare una richiesta di servizio di censimento, dagli esiti del quale far seguire la formulazione della richiesta di servizi; - includere nelle specifiche del servizio la realizzazione del censimento secondo obiettivi e modalità stabilite. Giancarlo Paganin è Docente presso il Dipartimento BE- ST Building Environment Science & Technology del Politecnico di Milano. Svolge attività di ricerca sui temi della gestione e manutenzione dei patrimoni immobiliari. È Responsabile Assicurazione Qualità del Dipartimento BEST per la certificazione ISO 9001:2000. Fa parte Cinzia Talamo è Docente presso il Dipartimento BEST ro UNI e, in particolare, è membro della Sottocommissione Building Environment Manutenzione dei pa- Science & Technology del Politecnico di Milano. Fa parte del Collegio dei Docenti del Dottorato Di Ricerca in Programmazione, Manutenzione e Riqualificazione dei Sistemi Edilizi e Urbani del Politecnico di Milano. Fa parte di diversi gruppi di lavotrimoni immobiliari. Si occupa da molti anni dei temi relativi alla manutenzione programmata in edilizia ed ha approfondito le tematiche relative alla formazione per le figure professionali dei servizi manutentivi e ai sistemi informativi immobiliari. gli Autori del Collegio dei Docenti del Dottorato Di Ricerca in Programmazione, Manutenzione e Riqualificazione dei Sistemi Edilizi e Urbani del Politecnico di Milano. Fa parte di diversi gruppi di lavoro UNI ed è chairman del gruppo di lavoro WG7 maintenance of buildings del Comitato europeo CEN/TC 319 maintenance. 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