Manuale Avviso 02/14. Guida alla presentazione gestione e rendicontazione dell attività formativa a catalogo

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1 Manuale Avviso 02/14 Guida alla presentazione gestione e rendicontazione dell attività formativa a catalogo

2 INDICE PREMESSA ED OBIETTIVI DELL AVVISO CAPITOLO 1: ATTIVITÁ DI PRESENTAZIONE 1.1 Documentazione di presentazione 1.2 Regimi di aiuto 1.3 Criteri di ammissibilità e termini per la presentazione delle domande di finanziamento 1.4 Approvazione delle domande di finanziamento 1.5 Obblighi dell Ente 2

3 CAPITOLO 2: ATTIVITÁ DI GESTIONE 2.1 Registro 2.2 Modifiche e variazioni in corso di attività 2.3 Verifiche e monitoraggio CAPITOLO 3: ATTIVITÁ DI AMMINISTRAZIONE E RENDICONTAZIONE 3.1 Presentazione rendiconto 3.2 Obblighi dell Ente Proponente 3.3 Verifiche ed erogazione saldo 3

4 Premessa e obiettivi dell Avviso Il presente Avviso intende favorire un tipo di formazione che sia specializzata, flessibile e di qualità, incoraggiando la partecipazione dei dipendenti ad interventi di formazione individuale, accessibili attraverso corsi presenti all interno di cataloghi accreditati dal Fondo. La partecipazione ad iniziative formative a catalogo, permette che lavoratrici e i lavoratori possano rispondere immediatamente alla nascita di un bisogno individuato così da accrescere le proprie competenze professionali e di occupabilità, oltre che migliorare la tenuta e la competitività dello studio/azienda sul mercato. Fondoprofessioni intende contribuire alla costruzione di un sistema che offra delle opportunità attraverso l erogazione di servizi come l iscrizione a percorsi formativi individuali, concordati tra le parti sociali, in favore delle lavoratrici e dei lavoratori degli studi professionali e delle aziende collegate che hanno già aderito a Fondoprofessioni. Il manuale si articola in tre parti: - la prima, riguarda la fase di presentazione della documentazione di presentazione da inviare per la richiesta del finanziamento; - la seconda, si riferisce alla fase di gestione del corso formativo approvato; - la terza ed ultima parte riguarda la predisposizione della documentazione contabile ai fini del rendiconto per il riconoscimento del costo sostenuto per l intera attività formativa. 4

5 CAPITOLO 1: ATTIVITÁ DI PRESENTAZIONE 1.1 Documentazione di presentazione La documentazione di presentazione è scaricabile direttamente dal sito del Fondo accedendo alla voce ACCESSO RISORSE A SPORTELLO FORMAZIONE INDIVIDUALE A CATALOGO. L Ente titolare dell offerta formativa può inviare le domande di finanziamento per conto del Proponente, solo dopo aver ricevuto l accreditamento del catalogo ed almeno 1 giorno prima dell inizio dell attività formativa pena l inammissibilità della stessa. La documentazione da inviare all indirizzo pec presentazione2@pecfondoprofessioni.it è la seguente: 1. Domanda di finanziamento: è specifica ed è riferita ad ogni singolo dipendente partecipante al corso, è sottoscritta dal Legale Rappresentante dell ente proponente ai sensi del D.P.R. 445/2000 e controfirmata dal beneficiario/dipendente oltre che corredata da idonei documenti di riconoscimento in corso di validità del Legale Rappresentante e del beneficiario. Nel caso di lavoratori stranieri, copia fotostatica fronte/retro della carta di identità in corso di validità o regolare permesso di soggiorno. Nella domanda di finanziamento il Proponente deve: dichiarare il trattamento dell I.V.A. a cui è soggetto, riportare la corretta Ragione Sociale dello/studio/azienda, dichiarare l impegno a rimanere aderente al Fondo per almeno due anni, indicare quale regolamento di de minimis applica. Il documento andrà stampato, datato, firmato, compilato in ogni sua parte pena l inammissibilità della domanda di finanziamento. 2. Formulario di Monitoraggio: Fondoprofessioni, come tutti i Fondi Interprofessionali, in ottemperanza a quanto richiesto dalla circolare 36/03 del Ministero del Lavoro, deve garantire un adeguato flusso di informazioni dei corsi di formazione finanziati. Infatti la natura pubblica delle risorse che gestiamo ci impegna a fornire un monitoraggio sistematico circa le modalità di erogazione delle stesse. Per questa ragione il presente formulario, oltre a rispondere ad un impegno verso il Ministero, riveste un importanza strategica ai fini di una valutazione delle tipologie di interventi formativi richiesti. La compilazione avverrà consultando le apposite tabelle messe a disposizione dal Fondo. Il documento andrà stampato, datato, firmato, compilato in ogni sua parte pena l inammissibilità della domanda di finanziamento. 5

6 3. File di riepilogo in excel: è un documento a corredo della documentazione richiesta che deve essere inoltrato nel formato excel e compilato, riportando correttamente e in ogni parte tutte le informazioni richieste. 1.2 Regimi di aiuto Gli studi professionali e le aziende collegate dovranno scegliere per quale regime optare tra: Regolamento (CE) n. 1407/2013 relativo all applicazione degli articoli 107 e 108 del trattato sul funzionamento dell Unione Europea «de minimis»; Regolamento (CE) n. 875/2007 relativo all applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato CE agli aiuti de minimis nel settore della pesca; Regolamento (CE) n. 1408/2013 relativo all applicazione degli articoli 107 e 108 del trattato CE agli aiuti de minimis nel settore della produzione dei prodotti agricoli. 1.3 Criteri di ammissibilità e termini per la presentazione delle domande di finanziamento Le domande di finanziamento andranno inviate all indirizzo pec presentazione2@pecfondoprofessioni.it solo dopo che l ente ha ricevuto per mail la conferma dell accreditamento del proprio catalogo da parte del Fondo e comunque 1 giorno prima dell inizio dell attività formativa; queste, saranno verificate dalla struttura interna del Fondo e ritenute ammissibili a condizione che tutta la documentazione richiesta al punto 8 dell Avviso sia completa e correttamente compilata in tutte le sue sezioni/parti pena la non ammissibilità che verrà comunicata contestualmente per mail. 1.4 Approvazione delle domande di finanziamento Le domande di finanziamento ammissibili accederanno direttamente al finanziamento sulla base delle risorse effettivamente disponibili. La formale approvazione sarà inoltrata dopo la delibera in delega da parte della Presidenza e ratificata dal C.d.A. alla prima seduta utile. Il Proponente che avesse già partecipato alle attività formative prima di ricevere la formale mail di approvazione al finanziamento, si assume la responsabilità e il rischio di aver partecipato ad iniziative eventualmente non approvate. Una volta approvate le domande di finanziamento, il Fondo inoltrerà la comunicazione dell approvazione del contributo al singolo Proponente indicando: - il numero di protocollo assegnato al corso - la Ragione Sociale dello Studio - il Nome e Cognome del beneficiario 6

7 - il titolo del corso - il contributo approvato. Il Fondo, dopo la delibera del C.d.A, avrà cura di inviare per mail alle parti Socie, l elenco dei corsi formativi approvati. Si precisa che, limitatamente all Area studi professionali CCNL studi professionali - sarà possibile finanziare con questo avviso interventi formativi relativi alle tematiche sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro solo fino al momento dell attivazione di specifiche iniziative per il finanziamento di tali azioni da parte dell Ente bilaterale E.BI.PRO., organismo preposto a tale servizio. 1.5 Obblighi dell Ente Il Fondo dopo la delibera del C.d.A provvederà ad inoltrare all Ente l elenco dei corsi approvati. Vista la gestione fuori piattaforma dell Avviso e la numerosità delle domande di finanziamento, all Ente viene richiesto di verificare la correttezza delle informazioni riportate nell elenco e nello specifico: il nome e il cognome del beneficiario, l entità del contributo e soprattutto che siano presenti tutte le domande di finanziamento inviate. Dal momento della ricezione dell elenco, l Ente avrà 30 giorni di tempo per comunicare al Fondo qualsiasi inesattezza, dovuta a mero errore materiale, che verrà presentata e modificata nella seduta del C.d.A successivo. Scaduti i termini predetti il Fondo non potrà più procedere alle eventuali rettifiche dell elenco inviato. CAPITOLO 2: ATTIVITÁ DI GESTIONE 2.1 Registro Ogni corso approvato dovrà avere un registro delle presenze su un format creato direttamente dall Ente, che riporti il titolo del corso e il periodo di svolgimento. Il registro, che attesta il regolare svolgimento dell attività, ha valenza di atto pubblico e sono quindi da evitare omissioni, alterazioni, abrasioni e cancellature che potrebbero costituire illeciti penali. Il registro deve avere un foglio che presenti: l elenco dei partecipanti, la ragione sociale dello studio e/o azienda di riferimento; deve essere compilato giorno per giorno in tutte le sue parti e riportare la data della lezione in ogni pagina; la firma degli allievi in entrata e in uscita. Il docente, al termine della lezione sostenuta, deve annotare l argomento e l orario della stessa ed apporre la propria sottoscrizione. In caso di entrata di un partecipante a lezione iniziata o di uscita anticipata, va indicato all interno del registro. Al termine di ogni giornata, il docente deve poi apporre la dicitura assente sulle caselle firma dei partecipanti assenti o barrare le stesse. 7

8 Il registro in originale deve essere conservato e disponibile per eventuali controlli presso la sede di svolgimento del corso e, successivamente alla sua chiusura, presso l Ente per un periodo non inferiore a 5 anni. 2.2 Modifiche e variazioni in corso di attività Lo svolgimento delle attività formative devono essere conformi al corso accreditato nel catalogo pertanto saranno oggetto di semplice comunicazione: - le variazioni afferenti i dati identificativi del Proponente - le variazioni di sede - le variazioni di orario e di data delle lezioni - la sospensione e/o l annullamento della lezione. Ogni comunicazione di variazione deve essere inviata all indirizzo di posta elettronica certificata: presentazione2@pecfondoprofessioni.it. Nel caso di visita ispettiva, si rilevasse la non corrispondenza della documentazione di inizio attività con quella di fine attività, il Fondo non riconoscerà il contributo approvato. 2.3 Verifiche e monitoraggio Il Fondo esercita funzioni di vigilanza e controllo sull attuazione dei corsi finanziati. Qualora, in occasione di verifiche, siano riscontrate situazioni gravemente difformi da quanto approvato, il Fondo si riserva di revocare il finanziamento assegnato. Tale controllo verrà effettuato relativamente a: la sussistenza dell aula, la corrispondenza della documentazione di inizio e fine attività; che il beneficiario indicato in fase di presentazione sia lo stesso. L ente ha l obbligo di fornire, secondo i modi ed i tempi stabiliti da Fondoprofessioni o da personale da esso incaricato, tutte le informazioni necessarie al corretto espletamento del monitoraggio finanziario e fisico, così come definito dal Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale. 8

9 CAPITOLO 3: ATTIVITA DI AMMINISTRAZIONE E RENDICONTAZIONE 3.1 Documenti di fine attività La documentazione necessaria per ottenere il rimborso dei costi sostenuti del corso, va inoltrata dal Proponente all Ente, il quale, solo dopo averne verificato la correttezza, la invierà al Fondo entro e non oltre i tre mesi successivi (90gg) dal termine dell attività formativa. Nel caso in cui la documentazione inoltrata non rispettasse le indicazioni riportate sul Manuale, il Fondo inoltrerà una mail all Ente con la richiesta delle integrazioni necessarie e l Ente avrà 30 giorni di tempo per rispondere, pena la revoca della domanda di finanziamento. Il periodo previsto per l erogazione del contributo a quel punto decorrerà dalla data di re-invio del rendiconto integrato. La documentazione di fine attività scaricabile direttamente dal sito, dovrà essere inviata all indirizzo pec: fondo@pecfondoprofessioni.it riportando nell oggetto della mail, il protocollo del corso assegnato dal Fondo ed il titolo. La documentazione richiesta a rendiconto ai fini dell erogazione del saldo del costo sostenuto per la partecipazione al corso, dovrà essere inviata in file unico in formato pdf secondo il seguente ordine: 1. Richiesta erogazione saldo (scaricabile dal sito); 2. Fattura di acquisto quietanzata riferita all acquisto del corso a catalogo. Si precisa che la fattura dovrà contenere le seguenti informazioni: Nome e Cognome del beneficiario/dipendente titolo del corso e data inizio e fine attività in caso di più beneficiari/dipendenti, specificare il costo a carico di ciascuno timbro e firma dell Ente con la data in cui è stata saldata la fattura, attestante la quietanza 3. Idoneo documento fiscale (fattura o nota di addebito) : a) il contributo di Fondoprofessioni per i corsi individuali a catalogo e' costituito, come indicato nell'avviso, dal 60% del costo di partecipazione corrispondente alla fattura pagata dal proponente per il "corso a catalogo" b) ai fini I.V.A., si tratta di operazione priva di contenuto sinallagmatico, nonché di mera erogazione di denaro (contributo); quindi, trattasi di "Operazione Fuori campo IVA ai sensi dell'art. 2, comma 3) lett. a) del D. P. R. 633/72 e come tale dovrà essere fatturata e riportata la norma in fattura c) ai fini delle imposte dirette, il suddetto contributo costituisce una riduzione dei costi sostenuti. Non trattandosi quindi di incasso di compensi per prestazioni di lavoro autonomo, sulla somma citata non va applicata la ritenuta di cui all'art. 25 del D. P. R. 600/73 9

10 d) per le medesime ragioni non dovrebbe trovare applicazione il contributo per l'eventuale cassa di previdenza, applicabile esclusivamente ai compensi per l'attività professionale svolta e) per le fatture superiori a 77,47 è obbligatorio apporre la marca da bollo secondo il dettato del DPR nr. 642 del 26/10/1972 e ss.mm.. Nel caso in cui l I.V.A. sia indetraibile il proponente dovrà emettere idoneo documento fiscale fuori campo IVA (fattura o nota di addebito) a Fondoprofessioni, per l importo del contributo assegnato, ai sensi dell art. 2 comma 3 lettera a) del D.P.R. 633/72. Si rammenta quanto disposto dall art.19 comma 2 D.P.R. 633/72 e dalle risoluzioni n. 183/E dell 11/6/2002; 135/E del 23/6/2003; 42/E del 16/3/2004 e 100/E del 25/7/2005 circa la non assoggettabilità ad I.V.A. del contributo erogato e l indetraibilità dell I.V.A. sugli acquisti afferenti le operazioni non soggette ad I.V.A. A titolo esemplificativo indichiamo come deve essere emesso il documento fiscale: A) Intestazione Fondoprofessioni Viale Pasteur, Roma C.F B) Descrizione Avviso 02/14 Ragione Sociale Ente.. Titolo del corso... Denominazione Ragione Sociale dello studio/azienda... Nome del beneficiario. Protocollo del corso formativo Emessa fuori campo Iva ai sensi dell art. 2 comma 3 lettera a) del D.P.R. 633/72 10

11 4. l attestato di partecipazione intestato nominalmente al beneficiario/dipendente rilasciato dall Ente. Per le attività in e-learning, video conferenza o web-tv, formiamo un prototipo di attestato: ATTESTATO DI PARTECIPAZIONE Logo del Fondo Logo dell Ente Nome e Cognome ha partecipato al corso in diretta web-tv (o e-learning, video) dal titolo:, approvato in ragione dell Avviso 02/14 da Fondoprofessioni, trasmesso in/nelle data/e xx/xx/xxx (xx ore formative totali), rispettando tutte le condizioni previste dal regolamento del corso, così come approvate da Fondoprofessioni ed accertate mediante gli strumenti informatici della piattaforma (inserire nome della piattaforma e indicare quali sono gli strumenti previsti dalla piattaforma o dal dispositivo utilizzato per il monitoraggio delle attività). Data, ora del log-in e del log-out e del tempo di collegamento per ciascuna sessione formativa: Data Log in Log out Durata connessione Totale ore formative erogate = xx Totale ore seguite = xx Luogo e data / /.. La Direzione Firma del Legale Rappresentante Firma del partecipante 11

12 5. File Excel di riepilogo: a corredo della documentazione richiesta va inoltrato su un foglio in Excel messo a disposizione dal Fondo il File di riepilogo compilato correttamente con tutte le informazioni richieste. Nel caso in cui fossero intervenute delle variazioni afferenti i dati identificativi del Proponente è necessario inviare tutti gli atti formali a supporto. Il Fondo non corrisponderà il costo del corso se non avrà ricevuto tutta la documentazione sopracitata e se riscontrerà la non effettiva adesione al Fondo ed il versamento regolare del 0.30%. 3.2 Obblighi dell Ente Proponente Il Proponente si impegna a conservare tutta la documentazione in originale e/o in copia conforme, per i 5 anni successivi alla chiusura delle attività, al fine di consentire eventuali operazioni di verifica da parte di soggetti incaricati dal Fondo o del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. 3.3 Verifiche ed Erogazioni saldo Il Fondo, ha 120 giorni dalla data di ricevimento di quanto sopra elencato per verificare la correttezza della documentazione pervenuta e chiudere il rendiconto. L erogazione del saldo avviene successivamente all analisi ed approvazione dei documenti presentati. 12