- ARCA S.p.A - ORGANIZZAZIONE e FUNZIONAMENTO

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1 Prot. n. 7942/2015 del 6 Ottobre ARCA S.p.A - ORGANIZZAZIONE e FUNZIONAMENTO Pagina 1 di 40

2 Cronologia delle revisioni Revisione Data Sintesi delle modifiche 1 04/09/2014 Stesura prima versione documento 2 11/09/2014 Semplificazione dei contenuti di alcuni capitoli 3 12/09/2014 Documento approvato in CdA 4 15/09/2015 Revisione globale in virtù del nuovo schema organizzativo approvato dal CdA in data 29/07/ /10/2015 Eliminazione riferimenti al personale dipendente all interno delle Strutture Limiti di utilizzo del documento Il trattamento delle informazioni contenute all interno del documento deve essere esclusivamente finalizzato al conseguimento dello scopo indicato nel documento stesso. È altresì vietato l'utilizzo di tali informazioni nel quadro di un'attività economica o commerciale se non regolamentata da ARCA S.p.A.. L invio a destinatari esterni all organizzazione di ARCA S.p.A. è consentito solo se formalizzato e vigente un contratto di collaborazione tra le parti. In particolare, i destinatari esterni non possono modificare, duplicare, distribuire, trasmettere, riprodurre, pubblicare, trasferire o vendere informazioni, trattate all interno del documento. Note per la validità del documento Il presente documento, in formato cartaceo, è da considerarsi fuori controllo salvo presenza della firma di chi emette il documento stesso. Il presente documento, in formato digitale, ha validità solo se recante firma digitale apposta ai sensi del testo unico D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n.82 e norme collegate. Pagina 2 di 40

3 SOMMARIO 1. PREMESSA MISSION DI ARCA S.p.A MODELLO ORGANIZZATIVO Organizzazione Funzionale Organizzazione Gerarchica STRUTTURE ORGANIZZATIVE PRESIDENZA Funzione Segreteria Generale e Affari Societari Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione DIREZIONE GENERALE Funzione Program Management e Internal Audit STRUTTURA OPERATIVA AMMINISTRAZIONE Funzione Risorse Umane Funzione Servizi Logistici e Spese di Funzionamento Funzione Contract Control Management STRUTTURA OPERATIVA GIURIDICO LEGALE Funzione Attività di Business Funzione Attività Interne STRUTTURA OPERATIVA COORDINAMENTO TAVOLO TECNICO APPALTI STRUTTURA OPERATIVA GARE Funzione Beni e servizi Funzione Apparecchiature e Dispositivi medici STRUTTURA OPERATIVA SISTEMI INFORMATIVI E DI E-PROCUREMENT Funzione Evoluzione Sistemi di e-procurement e Gestione Sistemi Informativi Funzione Service Management e Gestione Sistemi di e-procurement REGOLE GENERALI Pagina 3 di 40

4 1. PREMESSA La Legge Regionale n.12/2012 del 16/07/2012 (modificata con la L.R n.21) ha stabilito l istituzione dell Agenzia Regionale Centrale Acquisti con l obiettivo di potenziare ulteriormente l attività della Centrale Acquisti, prima incardinata presso Lombardia Informatica SpA. La mission di ARCA è l ottimizzazione della spesa pubblica regionale, fornendo agli Enti del territorio lombardo gli strumenti operativi e gestionali per migliorare l efficienza e l efficacia delle attività di gara e per ridurre costi e tempi connessi alle procedure di selezione dei fornitori. ARCA contribuisce inoltre al raggiungimento degli obiettivi strategici regionali di digitalizzazione e semplificazione dei processi della Pubblica Amministrazione Lombarda, favorendo la massima competizione tra le imprese e la più ampia partecipazione delle PMI agli appalti pubblici in Regione Lombardia. La scelta strategica di scorporare il ramo d azienda da Lombardia Informatica SpA e dare vita all Agenzia ha da subito consentito, in virtù di un complessivo modello organizzativo snello e focalizzato, di ridurre i tempi di sviluppo dei processi legati al core business (es. nell espletamento delle procedure di gara gestite direttamente, oppure nello sviluppo di nuove soluzioni di e- procurement), anche attraverso la gestione diretta dei partner esterni a supporto dell attività; la successiva e recente trasformazione di ARCA da ente pubblico a società per azioni, operata dalla legge della Regione Lombardia 31 luglio 2013, n. 5, concretamente attuata a partire dal 30 aprile 2014, consente: I. il perseguimento degli obiettivi isituzionali attraverso una forma giuridica dinamica e allineata agli scenari normativi nazionali e regionali in continua evoluzione; II. l inserimento di ARCA nella logica delle S.p.A. lombarde degli Enti SIREG, che attualmente presidiano settori quali l informatica, le infrastrutture, la finanza permettendo in tal modo da ultimo anche il presidio del mondo degli appalti. I suddetti obiettivi, derivanti appunto dalla scelta strategica di dare ad ARCA un autonomia societaria, dovranno essere perseguiti il più rapidamente possibile con un adeguata struttura aziendale, cui questo documento è dedicato. Con D.G.R. n. X/3439 del 24 Aprile 2015, Regione Lombardia ha riconosciuto il forte incremento delle attività e fatturato di core business di ARCA S.p.A. pertanto con D.G.R. n. X/3599 del 21 Maggio 2015, ha autorizzato ARCA S.p.A. nel dare esecuzione entro il 31 dicembre 2015 ad un piano di acquisizione di risorse umane suddiviso in differenti livelli professionali. Conseguentemente a quanto sopra esposto in data 29 Luglio 2015, e agli assessment effettuati, il C.d.A. ha ratificato un nuovo Schema funzionale organizzativo nell ottica di incrementare l efficienza operativa della società. Tale schema mantiene le cinque Strutture Operative già presenti, ridisegna l articolazione delle Funzioni in esse contenute e interviene sulla redistribuzione dei carichi di lavoro. Pagina 4 di 40

5 In virtù di quanto sopra espresso, il presente Modello Organizzativo ARCA S.p.A. Organizzazione e Funzionamento aggiorna quello deliberato dal Consiglio di Amministrazione di ARCA S.p.A. in data 12 Settembre 2014 recependo lo Schema funzionale organizzativo del 29 luglio MISSION DI ARCA S.p.A. In ossequio al disposto della legge della Regione Lombardia 31 luglio 2013, n. 5, è stata costituita la società per azioni con denominazione "Azienda Regionale centrale acquisti S.p.A.", brevemente denominata "ARCA S.p.A." (di seguito anche solo "Società"). La Società con socio unico Regione Lombardia ha sede legale nel Comune di Milano all'indirizzo risultante dall'apposita iscrizione eseguita presso il Registro delle Imprese ai sensi dell'articolo 111- ter delle disposizioni di attuazione del codice civile. La Società opera secondo il modello dell'in-house providing ed ha per oggetto sociale il compimento delle seguenti attività ai sensi e per gli effetti di quanto disposto dalla L.R. n.28 dicembre 2007, n. 33, come in ultimo modificata dalla L.R. n.24 del 5 agosto 2014: 1. svolge funzioni di Centrale di Committenza di cui all'art. 33 del D.Lgs. n. 163/2006 a favore della Regione Lombardia, degli Enti del Sistema Regionale di cui alla L.R. n.27 dicembre 2006, n. 30, degli Enti Locali e delle altre Pubbliche Amministrazioni aventi sede nel territorio regionale (comma 3, articolo 1 L.R. n.28 dicembre 2007, n. 33); 2. svolge funzioni di Soggetto Aggregatore di cui all articolo 9, comma 1 del decreto-legge 24 aprile 2014, n. 66, convertito con Legge 23 giugno 2014, n. 89 (comma 3, articolo 1 L.R. n.28 dicembre 2007, n. 33); determina ANAC di riconoscimento di soggetto Aggregatore ed inserimento nell elenco Nazionale dei 35 soggetti ex art. 9 c. 1 e svolge funzioni di Coordinatore del Tavolo Tecnico degli Appalti di cui alla L.R. n.28 dicembre 2007, n. 33 art. 1, comma 3-ter precisate con DGR 3440 del 24 aprile 2014; 4. svolge funzioni di Stazione Unica Appaltante, ai sensi dell'art. 13 della L.136/2010 e del D.P.C.M. del 30 giugno 2011 (comma 3 bis, articolo 1 L.R. n.28 dicembre 2007, n. 33); 5. svolge le funzioni predette per l approvvigionamento di beni, servizi e lavori (quest ultimo ambito inserito dalla L.R. n.24 del 5 agosto 2014); 6. svolge attività di supporto e consulenza per le esigenze di approvvigionamento di beni, servizi e lavori da parte degli Enti Sireg (comma 4, lettera c ter, articolo 1 L.R. n.28 dicembre 2007, n. 33). 7. gestisce e sviluppa la piattaforma telematica regionale per l'e-procurement - SINTEL, l'elenco Fornitori Telematico regionale (EFT) ai sensi della D.G.R. 6 aprile 2011, n.ix/1530 e altri strumenti innovativi di acquisto (comma 6, articolo 1 L.R. n.28 dicembre 2007, n. 33) come il NECA (Negozio Elettronico delle Centrali Acquisti); 8. promuove la diffusione dell'e-procurement verso gli Enti attraverso il supporto, la consulenza e la formazione sull'utilizzo delle piattaforme e degli strumenti innovativi di acquisto (comma 6, articolo 1 L.R. n.28 dicembre 2007, n. 33); Pagina 5 di 40

6 9. sulla base delle funzioni descritte in tema di appalti, sulla base delle L.R. n.33/2007, sulla base della programmazione regionale degli acquisti e con riferimento alle esigenze degli Enti di cui alla L.R. n.30 del 27 dicembre 2006, provvede in particolare a: o stipulare convenzioni di cui all'art. 26 della L.N. 488/1999, in cui le imprese aggiudicatarie si obbligano ad accettare, sino a concorrenza della quantità massima stabilita da ciascuna convenzione, ai prezzi ed alle altre condizioni ivi previsti, ordinativi di fornitura emessi da Enti; o aggiudicare appalti di beni e servizi e lavori destinati ad uno o più Enti; o concludere accordi quadro ai sensi dell'art. 59 del D.Lgs. n. 163/2006 ed istituire sistemi dinamici di acquisto ai sensi dell'art. 60, destinati agli Enti; o aggiudicare contratti relativi a servizi di ricerca e sviluppo, concessioni di servizi, nonché ogni altra procedura, ivi incluse quelle per dialogo tecnico e dialogo competitivo, o strumento contrattuale per gli approvvigionamenti, anche in forma aggregata, degli enti; o assicurare inoltre agli Enti: la consulenza in termini di supporto tecnico-organizzativo per lo svolgimento di procedure di gara o attività e progetti correlati; la formazione sulle tematiche connesse agli acquisti della Pubblica Amministrazione; o contribuire alla promozione ed allo sviluppo degli appalti pre-commerciali, secondo le linee di indirizzo regionali; o promuovere lo sviluppo del green public procurement in Lombardia, in stretto raccordo con le competenti direzioni regionali; o promuove lo sviluppo di appalti sul principio della RSI (Responsabilità Sociale di Impresa); o garantire il monitoraggio dei livelli qualitativi delle forniture e dei servizi relativamente alle procedure di gara aggregata direttamente gestite; 10. sulla base delle funzioni in tema di e-procurement sopra descritte provvede in particolare a: o gestire e sviluppare gli strumenti telematici per la gestione end-to-end del processo di acquisto, ossia dalla fase di individuazione del fabbisogno della programmazione annuale sino alla gestione dei contratti e dei pagamenti; o promuovere la diffusione degli stumenti di e-procurement nella Pubblica Amministrazione, anche proponendo soluzioni di change management all interno delle strutture pubbliche, nell ottica della digitalizzazione e semplificazione dei processi della P.A.; o fornire consulenza e supporto per lo svolgimento delle procedure di gara telematiche attraverso l utilizzo delle piattaforme regionali; o perseguire l obiettivo di rendere gli utenti progressivamente autonomi nell operatività con le piattaforme occupandosi dell organizzazione ed erogazione delle attività di formazione ed assistenza agli utenti; Pagina 6 di 40

7 o promuovere gli strumenti telematici di e-procurement fra gli operatori economici che partecipano alle procedure di gara ad evidenza pubblica indette dagli Enti, anche attraverso: o l'istituzione di forme di accordo (ad esempio, Protocolli di intesa) con Associazioni di categoria ed Ordini Professionali, come strumenti di coordinamento; o erogare la formazione delle associazioni (agli operatori) sull'utilizzo degli strumenti di e-procurement; 11. provvede, inoltre, in un ottica di diffusione delle proprie funzioni e condivisione delle best pratices a organizzare incontri e workshop nonché partecipa ad eventi, congressi, convegni, anche all'estero, ai fini di approfondimento, miglioramento ed aggiornamento sulle tematiche connesse agli acquisti della Pubblica Amministrazione; 12. contribuisce all'attuazione delle strategie regionali in materia di acquisti, promuovendo altresì lo sviluppo di iniziative sinergiche interregionali nell'ambito del "Sistema a rete" delle Centrali di Acquisto regionali e la CONSIP; 13. garantisce stretto coordinamento e relazione con l Autorità Nazionale Anticorruzione, con gli osservatori di spesa nazionali e regionali e con il Commissario Straordinario per la razionalizzazione della spesa per acquisti di beni e servizi; 14. partecipa al Tavolo dei soggetti Aggregatori istituito presso il MEF. Pagina 7 di 40

8 3. MODELLO ORGANIZZATIVO 3.1. Organizzazione Funzionale Il modello organizzativo di ARCA S.p.A. prevede una struttura manageriale composta dai seguenti organi: Presidenza; Consiglio di Amministrazione; Collegio sindacale; Organismo di Vigilanza; Direzione Generale; Strutture Operative. La seguente Figura 1 riporta la struttura del Modello Organizzativo di ARCA S.p.A.. Pagina 8 di 40

9 PRESIDENZA CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE COLLEGIO SINDACALE ORGANISMO di VIGILANZA DIREZIONE GENERALE Amministrazione Gare Sistemi informativi e di e- Procurement Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti Figura 1 - Modello organizzativo - ARCA SpA Il management Pagina 9 di 40

10 Gli organi rappresentati nello schema di Figura 1 devono essere declinati in una visione funzionale che individui gli ambiti logico/funzionali di competenza e che consenta il perseguimento in modo efficace degli obiettivi e delle attività descritte nella mission aziendale. Tale rappresentazione, formalizzata nella seguente Figura 2, identifica: la Governance, costituita da Presidenza e Direzione Generale; una linea di supporto alla Direzione (Giuridico Legale); una linea di funzionamento aziendale (Amministrazione); tre linee di core business (Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti, Gare, Sistemi Informativi e di e-procurement). Inoltre, sono state istituite le seguenti Funzioni: in staff alla Direzione Generale per il supporto e la programmazione annuale, la Funzione Program Management e Internal Audit ; in staff alla Presidenza e alla Direzione Generale, la Funzione Segreteria Generale e Affari Societari e la Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione. Tutte le linee riportano alla Governance e attivano tra loro relazioni interfunzionali per lo svolgimento delle proprie specifiche attività. Pagina 10 di 40

11 Figura 2 Schema funzionale ARCA SpA Pagina 11 di 40

12 3.2. Organizzazione Gerarchica Figura 3 è riportato lo schema gerarchico di ARCA S.p.A. che evidenzia la scomposizione e articolazione degli ambiti logico/funzionali in strutture organizzative dedicate allo svolgimento delle specifiche attività con la descrizione delle Funzioni e la definizione delle rispettive responsabilità. La struttura organizzativa aziendale è organizzata su 3 livelli gerarchici: 1. Direzione Generale; 2. Struttura Operativa; 3. Funzione. Di norma la responsabilità delle strutture citate viene affidata ai sotto riportati livelli di inquadramento contrattuale: 1. Direttore Generale; 2. Dirigente; 3. Quadro. Pagina 12 di 40

13 Presidenza Relazioni Istituzionali e Comunicazione Segreteria Generale e Affari Societari Program Management e Internal Audit Direzione Generale Amministrazione Giuridico Legale Risorse Umane Attività Interne Attività di Business Servizi Logistici e Spese di Funzionamento Contract Control Management Gare Coordinamento Tavolo Tecnico Appalti Sistemi Informativi e di e-procurement Beni e Servizi Apparecchiature e dispositivi medici Evoluzione Sistemi di e- Procurement e Gestione Sistemi Informativi Service Management e Gestione Sistemi di e- Procurement Figura 3 Organigramma ARCA SpA Pagina 13 di 40

14 4. STRUTTURE ORGANIZZATIVE 4.1. PRESIDENZA Rappresenta l organo apicale della Società e del Consiglio di Amministrazione; assume la Rappresentanza Legale della stessa, di fronte ai terzi e in giudizio. La firma sociale spetta al Presidente del Consiglio di Amministrazione e, in caso di sua assenza o impedimento, al componente del Consiglio di Amministrazione più anziano d'età. Al Presidente competono i poteri definiti all interno dello Statuto della società, deliberato dalla Giunta Regionale con D.G.R. n. X/547 del 2 Agosto Riportano al Presidente il: Responsabile della Funzione Segreteria Generale e Affari Societari; Responsabile della Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione Funzione Segreteria Generale e Affari Societari Alla Funzione Segreteria Generale e Affari Societari sono attribuite le seguenti responsabilità: fornisce alla Presidenza, alla Direzione Generale, al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale supporto per la governance societaria; gestisce tutte le questioni di natura giuridico-legale connesse allo svolgimento delle funzioni istituzionali della Società e, a tal fine, mantiene i rapporti con i consulenti legali; assiste il Consiglio di Amministrazione nello svolgimento dei propri lavori partecipando alle relative sedute assumendo il ruolo di Segretario; predispone, ai sensi della normativa nazionale e delle direttive emanate dal Socio Unico Regione Lombardia, tutte le attività connesse alla convocazione, alla predisposizione documentale, alla stesura dell Ordine del Giorno ed alla verbalizzazione dei Consigli di Amministrazione della Società; garantisce, a norma del Codice Civile, le attività relative allo svolgimento delle Assemblee Ordinarie e Straordinarie dei Soci curandone la convocazione in accordo col Socio Unico; cura la tenuta e l aggiornamento dei libri aziendali (Libro delle decisioni dei Soci e Libro dei verbali del Consiglio di Amministrazione) mettendoli a disposizione del Collegio Sindacale secondo le disposizioni legislative; custodisce l archivio documentale societario (Atti notarili, Statuto, Regolamento), del Consiglio di Amministrazione (atti all O.d.G., verbali) e della Assemblee dei Soci (Documenti, atti, verbali); assiste il Presidente e il Direttore Generale nello svolgimento delle proprie funzioni, supporta i predetti organi nella redazione di atti, comunicazioni verso l esterno/interno ed assicura l adempimento di tutte le attività segretariali connesse (Gestione PEC Istituzionale Raccomandate A/R ecc.); Pagina 14 di 40

15 organizza le agende di lavoro del Presidente e del Direttore Generale in relazione agli impegni istituzionali, alle relazioni con il Socio Unico Regione Lombardia e all organizzazione ed al supporto logistico di incontri ed eventi interni ed esterni di Arca S.p.A.; gestisce le funzioni di reception, di presidio telefonico e di gestione della cancelleria con raccolta del relativo fabbisogno; coordina la gestione delle attività e relative spese di postalizzazione (es. Raccomandate A/R, ecc.); assicura la gestione del Protocollo Aziendale e dell Archivio Centrale e, in questo ambito, all interno della Funzione Segreteria Generale e Affari Societari viene identificato il Responsabile della Gestione Documentale che ha il compito di garantire l integrità del patrimonio documentale aziendale (ex Responsabile per la tenuta del protocollo informatico), il quale collabora, in sinergia con il Responsabile della conservazione ed il Responsabile privacy per rendere possibile, nel tempo, la riproducibilità degli atti garantendone, nel contempo, la riservatezza. In particolare, nella fase di gestione del Protocollo Informatico, cura la ricezione e l assegnazione di ogni comunicazione da e verso le strutture esterne e interne alla società. Il Responsabile della Gestione Documentale, corrispondente con il responsabile della Funzione salvo diversa determinazione, vigila sull applicazione del Manuale di gestione, documento di riferimento tecnico per tutti i responsabili e i dipendenti che si occupano di gestione documentale e di procedimenti amministrativi Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione La Funzione assicura l attività di promozione dell immagine aziendale attraverso la progettazione, implemetazione e monitoraggio di iniziative di comunicazione, realizzando tutte le attività a supporto del posizionamento e promozione di ARCA S.p.A. verso l esterno. La Funzione, in staff alla Presidenza di ARCA S.p.A. e alla Direzione Generale, ha l obiettivo di diffondere il valore dell Azienda e di far conoscere le soluzioni proposte dalla Società verso il target interno (la struttura societaria) e verso i target istituzionali e societari (Istituzioni Nazionali, Regionali e Locali, Media tradizionali, Social Media, Opinione Pubblica, Opinion Makers, Azionisti, Banche, Aziende, Operatori Economici) fondamentali per la crescita e per l immagine dell Azienda. Contribuisce al miglioramento della conoscenza organizzata e di qualità all interno dell Azienda e coordina le strutture societarie nel diffondere informazioni utili e aggiornate ai fini della diffusione delle informazioni relative ai prodotti/servizi. La Funzione è centro di competenza aziendale per le tematiche afferenti la comunicazione print, la comunicazione tradizionale e digitale, l organizzazione di eventi, fiere e manifestazioni, la gestione degli spazi pubblicitari; per tali tematiche la Funzione fornisce supporto tecnico alla Funzione Pagina 15 di 40

16 Beni e Servizi della Struttura Operativa Gare per tutte le iniziative di approvvigionamento connesse e rispondenti ai fabbisogni del SIREG. La Funzione svolge le seguenti attività: Comunicazione tradizionale d intesa con la governance societaria progetta, implementa e monitora il Piano di comunicazione annuale e i singoli piani operativi necessari per individuare i messaggi da veicolare al target di riferimento tramite adeguate attività e strumenti; realizza campagne, singole iniziative di comunicazione come ad esempio eventi/fiere/manifestazioni e tutte le attività e strumenti utili a divulgare le informazioni inerenti le attività dell azienda e sui prodotti/servizi, quali materiali promozionali, prodotti editoriali e di comunicazione visiva; su indicazione della Presidenza e/o Direzione Generale garantisce i rapporti con le Istituzioni e con agenzie e fornitori collegati alle attività di comunicazione; mantiene i rapporti con la stampa e cura le pubblicazioni/comunicati; vigila sull utilizzo del marchio aziendale e dell immagine coordinata assicurandone il corretto utilizzo. Comunicazione digitale La Funzione si occupa della progettazione e gestione delle attività di marketing digitale e dei contenuti ad esse connessi, alla continua ricerca di soluzioni che aiutino l organizzazione ad individuare i bisogni degli utenti e facilitare gli scambi in modo innovativo ed interattivo. Nello specifico: progetta, implementa e monitora i Piani di marketing digitale volti a raggiungere gli obiettivi aziendali; è responsabile della gestione dei sistemi di digital marketing (sito web, intranet) occupandosi della definizione delle linee evolutive come da indicazioni della governance, della redazione dei requisiti funzionali e architettura dell informazione e garantendo lo sviluppo dei sistemi; gestisce il sito internet in termini di pubblicazione, manutenzione e aggiornamento costante dei contenuti provenienti dalle altre funzioni aziendali (bandi di gara e contratti, articoli di approfondimento, manuali, news, avvisi di selezione del personale, etc..); gestisce le attività di web marketing quali SEO (search engine optimization), invio Newsletter e DEM (direct marketing), Analytics, presenza su internet; gestisce la presenza sui social network assicurando il controllo dei contenuti e il rispetto delle linee guida per l utilizzo; realizza gli strumenti di comunicazione multimediale da divulgare online in funzione delle opportunità che emergono dal confronto costante con le altre strutture aziendali (banner, slider, infografiche, presentazioni, etc..); Pagina 16 di 40

17 gestisce la intranet aziendale; affianca la Funzione Service Management e Gestione Sistemi di e-procurement nella definizione dell usabilità e del layout delle piattaforme di e-procurement e contribuisce alla realizzazione dei materiali a supporto degli utenti (manuali, video tutorial e materiale per il portale) per la parte relativa al layout dei documenti e alla loro pubblicazione, in stretto raccordo con la Struttura Operativa Sistemi Informativi e di e-procurement che ne cura invece i contenuti; propone alla società nuove soluzioni e strumenti digitali. All interno della Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione viene identificato il Responsabile del Procedimento di Pubblicazione che ha il compito di svolgere l attività di pubblicazione, sul portale istituzionale all interno della sezione Amministrazione Trasparente, dei dati richiesti dagli adempimenti previsti dal D.Lgs. 33/2013. Tutte le attività e gli obiettivi sono concordati e verificati con i referenti della comunicazione di Regione Lombardia e nel rispetto delle policy dettate dall Ente. Pagina 17 di 40

18 4.2. DIREZIONE GENERALE La Direzione Generale riporta alla Presidenza del Consiglio di Amministrazione. Assicura la realizzazione dei piani aziendali e il conseguimento degli obiettivi strategici definiti dal Consiglio di Amministrazione. Coordina l attività delle strutture operative aziendali, in linea con i livelli di servizio stabiliti, al fine di garantire l erogazione di servizi di qualità e conformi alla normativa vigente. Al Direttore Generale competono i poteri di gestione che gli sono conferiti dal Consiglio di Amministrazione sulla base delle deleghe ricevute; egli assume le determinazioni in ordine alla realizzazione dei programmi e progetti adottati. Le attività tipiche sono: 1. dirigere, coordinare e gestire le Strutture Operative e le Funzioni aziendali della Società rispondendo al Consiglio di Amministrazione ; 2. elaborare e sottoporre al Consiglio di Amministrazione i programmi finanziari, i programmi di attività ed organizzativi della Società; 3. dare esecuzione alle deliberazioni del Consiglio di Amministrazione. Dispone il conferimento degli incarichi di responsabilità dirigenziale, in coerenza con l'organizzazione interna e i piani di assunzione deliberati dal Consiglio di Amministrazione. Assume la qualità di Datore di lavoro. Il Direttore Generale è Titolare del trattamento dei dati personali gestiti dalla società. Il Servizio di Prevenzione Aziendale, previsto dal D.Lgs. 81/2008, risponde direttamente al Direttore Generale. Le figure di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e di Medico Competente, stante le dimensioni e la tipologia dell azienda (rischi derivanti dall attività di ufficio in sede e fuori sede), sono attribuite a professionisti esterni all azienda. II Direttore Generale ha il dovere di informazione nei confronti del Consiglio di Amministrazione sul generale andamento della gestione, sulla sua possibile prevedibile evoluzione, sulle operazioni di maggior rilievo per dimensioni e caratteristiche. Il Direttore Generale è nominato Responsabile per la prevenzione della corruzione e Responsabile per la trasparenza e l integrità, rispettivamente ai sensi della Legge 190/2012 e del D.Lgs. 33/2013. Riportano al Direttore Generale il: Dirigente Responsabile della Struttura Operativa Amministrazione; Dirigente Responsabile della Struttura Operativa Giuridico Legale; Pagina 18 di 40

19 Dirigente Responsabile della Struttura Operativa Gare; Dirigente Responsabile della Struttura Operativa Sistemi Informativi e di e-procurement; Dirigente Responsabile della Struttura Operativa del Coordinamento Tavolo Tecnico; Responsabile della Funzione Program Management e Internal Audit; Responsabile della Funzione Segreteria Generale e Affari Societari; Responsabile della Funzione Relazioni Istituzionali e Comunicazione Funzione Program Management e Internal Audit In staff alla Direzione Generale, la Funzione assicura il coordinamento dei processi di pianificazione, programmazione e controllo gestionale dello svolgimento dei piani aziendali annuali e pluriennali, definendone le relative metodologie, i processi e gli strumenti a supporto. Supporta il Direttore Generale nell attuazione della strategia complessiva di evoluzione dell Azienda. Collabora con la Direzione Generale nella stesura del Piano Annuale e nella predisposizone dei piani pluriennali, coordinando l attività delle varie Strutture Operative, e ne monitora l esecuzione, in coerenza con gli indirizzi e la programmazione regionale. Per il perseguimento di tale obiettivo, la Funzione garantisce assistenza alle Strutture Operative in tema di pianificazione, organizzazione e coordinamento delle attività, nonché per le materie di competenza nelle necessarie relazioni con le strutture regionali di riferimento. Sulla base delle direttive fissate dal Direttore Generale, in sinergia con la Funzione Risorse Umane, coordina e gestisce il processo di valutazione del personale, mediante l elaborazione del Piano delle performance (ex art. 10 del D. Lgs. n. 150/2009), garantendo anche supporto tecnico specialistico agli organismi di valutazione per le attività di misurazione della performance. Garantisce l applicazione delle linee di gestione annuali emanate dalla Regione con il rispetto puntuale dei vincoli ivi previsti. Nell ottica del Program Management generale, in accordo con la Funzione che si occupa dei sistemi informativi aziendali, sviluppa e promuove l'adozione dei sistemi di monitoraggio e controllo direzionale, definendo i processi e gli strumenti per il monitoraggio e il controllo di gestione e la business intelligence. Inoltre: 1. analizza e definisce gli indicatori di performance (reporting); 2. produce per la Direzione Generale, anche avvalendosi degli strumenti di business intelligence, report periodici a livello direzionale ed operativo, nell ottica del massimo supporto alle varie strutture della Società nonché dell informazione e condivisione con tutti gli stakeholder di ARCA S.p.A., in primo luogo la Presidenza di Regione Lombardia; 3. produce, per la Direzione Generale, report per rispondere alle esigenze di dati ed analisi provenienti dalle strutture di ARCA S.p.A. oppure da soggetti esterni, fornendo tempestivamente le informazioni ricercate; Pagina 19 di 40

20 4. effettua il monitoraggio periodico (trimestrale) relativo all avanzamento complessivo della pianificazione definita curando l integrazione delle singole programmazioni delle Strutture Operative e le rimodulazioni eventualmente necessarie per il perseguimento degli obiettivi. Garantisce che i processi e le procedure di ARCA S.p.A. siano costantemente adeguati ai sistemi di qualità garantendone la specifica coerenza con le disposizioni regionali previste in materia. Si occupa della progettazione, implementazione, monitoraggio e miglioramento del Sistema di Gestione (della Qualità e della Sicurezza dell Informazione) di ARCA S.p.A., secondo i requisiti di standard e normative di riferimento, al fine di perseguire il miglioramento dell efficacia e dell efficienza delle attività aziendali. È l Organo Interno alla società per lo svolgimento di Audit e verifiche. La Funzione è opportunamente organizzata per svolgere le seguenti attività: 1. Programmazione e controllo: svolge e supporta la predisposizione del programma operativo annuale delle attività e tutte le attività correlate all organizzazione, pianificazione, controllo e coordinamento generale dell attuazione del programma operativo stesso. Verifica periodicamente (trimestralmente) la compatibilità fra risultati ottenuti e gli obiettivi previsti nel Piano Annuale monitorando la congruenza e realizzando relazioni periodiche. Inoltre, si occupa di: effettuare il monitoraggio relativo all avanzamento complessivo della pianificazione definita con il piano operativo, curando anche l integrazione delle singole pianificazioni dei servizi/progetti; effettuare eventuali rimodulazioni necessarie per il perseguimento degli obiettivi, in un ottica di Program Management generale; analizzare e definire gli indicatori operativi e di performance, realizzando cruscotti direzionali nell ambito dei sistemi di business intelligence aziendali; predisporre, in attuazione della programmazione annuale aziendale, le schede di budget contenenti attività ed obiettivi (anche incentivanti) per le Strutture Operative e le Funzioni; monitorare l andamento dello svolgimento delle attività ed il livello di raggiungimento degli obiettivi, presentando relazioni di report tra cui, in particolare, quello finale di rendicontazione del raggiungimento degli obiettivi. 2. Gestione dei processi organizzativi: progetta, implementa, monitora e migliora il sistema di processi organizzativi aziendali, ispirandosi agli standard e normative di riferimento per la gestione dei Sistemi Qualità e Sicurezza delle Informazioni (ISO 9001:2008, ISO 27001:2005), al fine di perseguire il miglioramento dell efficacia e dell efficienza delle attività aziendali incrementando anche la Pagina 20 di 40

21 soddisfazione del cliente. Per il completamento di queste attività, devono essere svolte mansioni di coordinamento e monitoraggio nei seguenti ambiti: definizione dei processi aziendali/regolamenti in collaborazione con le strutture aziendali; supporto alle strutture aziendali nella definizione e predisposizione delle istruzioni di lavoro, moduli e tabelle, ecc.; supporto nella definizione e monitoraggio degli indicatori di efficienza ed efficacia dei processi; formazione e sensibilizzazione del personale sugli ambiti sopra descritti; definizione della metodologia di analisi e gestione dei rischi che incombono sulle informazioni aziendali; analisi e valutazione dei rischi; gestione dei rischi identificati attraverso il supporto alle strutture nell identificazione delle azioni di mitigazione dei rischi e il monitoraggio e controllo dell implementazione delle stesse; predisposizione/aggiornamento delle policy di sicurezza; monitoraggio e controllo periodico sull implementazione delle misure di sicurezza previste dalla legge; 3. Internal Audit: assicura, anche attraverso azioni di verifica, nell ambito delle competenze assegnate, l'applicazione delle norme, delle procedure e delle regole definite dal sistema di processi organizzativi aziendali e regionali e si relaziona e coordina con le altre strutture al fine di garantire il rispetto degli indirizzi aziendali e la gestione delle esigenze di cambiamento. Nello specifico la struttura esegue: la pianificazione delle verifiche ispettive interne, secondo gli obiettivi e le strategie aziendali; le verifiche ispettive interne relazionando i risultati alla Direzione Generale (nel caso in cui le verifiche fossero affidate a società esterne di consulenza, la struttura si occupa della supervisione delle attività); il coordinamento e garantisce il supporto per l esecuzione delle verifiche ispettive di seconda parte ad opera del committente o quelle svolte dall Ente di Certificazione. Pagina 21 di 40

22 4.3. STRUTTURA OPERATIVA AMMINISTRAZIONE In riporto alla Direzione Generale, la struttura è responsabile, in attuazione del Piano di Attività annuale, delle decisioni del Consiglio di Amministrazione e delle direttive della Direzione Generale, del coordinamento dei processi di pianificazione, approvvigionamento, gestione contabile e controllo delle risorse economico-finanziarie ed umane della Società, in coerenza con gli obiettivi definiti nei programmi annuali e pluriennali. La Struttura Operativa, con il supporto delle Funzioni che riportano alla struttura, definisce la Programmazione annuale dei fabbisogni di approvvigionamento di beni e servizi per il funzionamento di ARCA S.p.A., in raccordo con la Funzione Program Management e Internal Audit. La Struttura Operativa è responsabile della gestione contabile e del controllo delle risorse economico e finanziarie dell'azienda, in coerenza con gli obiettivi definiti nei programmi annuali e pluriennali, assicurando la regolarità dei procedimenti contabili e dei processi di gestione delle risorse economiche e patrimoniali rispetto alle norme di legge, delle linee di indirizzo annuali emanate dalla Giunta Regionale e ai regolamenti interni dell'azienda. Garantisce a tal fine il controllo di gestione economico e finanziario ed il rispetto del budget annuo, fornendo l autorizzazione preventiva alle spese aziendali. Redige report (e quelli previsti dalle leggi e dai regolamenti) sull andamento della spesa e sullo stato del bilancio aziendale. Nel rispetto dei regolamenti interni e delle altre norme di legge, delle delibere della Giunta Regionale e disposizioni interne, ha il compito di: programmare e governare le attività legate alla contabilità: o redigere il bilancio annuale (compreso il bilancio semestrale e di chiusura), comprensivo delle note di accompagnamento e delle altre documentazioni richieste dalla normativa vigente in materia; o amministrare la contabilità economico-patrimoniale, ed in particolare: assumere impegni, nei limiti della delega assegnata dal Direttore Generale, sugli stanziamenti previsti nel bilancio; validare le richieste di spesa proposte dalle altre strutture dell'azienda; provvedere alla liquidazione delle fatture passive e alle spese di funzionamento dell'azienda; provvedere alla determinazione delle ritenute (erariali e previdenziali) sui redditi di lavoro dipendente, su quello autonomo e quello di collaborazione coordinata e continuativa; gestire la tesoreria; predisporre la pianificazione dei pagamenti in conformità alle scadenze previste e all'andamento dei flussi finanziari; Pagina 22 di 40

23 garantire gli adempimenti fiscali e tributari assicurando gli adempimenti tributari in materia di imposte dirette ed indirette, compresi la predisposizione e l'inoltro delle dichiarazioni periodiche ed annuali; predisporre ed inoltrare telematicamente i modelli per il versamento delle imposte dirette ed indirette e dei contributi previdenziali ed assistenziali dell'ente (F24); gestire il patrimonio e i successivi investimenti in conto capitale effettuati, compresa la gestione degli ammortamenti; tenuta dei libri contabili obbligatori; o gestire un sistema di contabilità analitica, finalizzato alla riclassificazione e analisi dei costi di gestione anche in una logica di supporto all'attività di controllo di gestione; o redigere il reporting finanziario ed economico per la Direzione Generale ; provvedere alla gestione del ciclo attivo, ed in particolare: o gestire e rendicontare la fatturazione attiva verso Regione Lombardia e gli altri fornitori; o assicurare la gestione del credito, in stretto raccordo con il la Struttura Operativa Giuridico Legale, per le attività di recupero dei crediti; garantire gli adempimenti relativi alla gestione del ciclo passivo, ed in particolare: o gestione delle richieste di acquisto (ad es. RdA, RdI, ecc.) avanzate dalle altre strutture dell'azienda: assegnazione del numero progressivo RdA; imputazione e verifica della disponibilità della spesa sui capitoli di bilancio; o censimento dei contratti passivi stipulati, nonché monitoraggio e reporting periodico ai Responsabili Unici del Procedimento (RUP) con riferimento ai consumi e alle disponibilità economiche residue; o manutenzione e aggiornamento anagrafica fornitori; o gestione dei pagamenti in conformità agli adempimenti di legge ed in relazione alle scadenze previste: censimento delle fatture passive; verifica degli inadempimenti dei fornitori presso l' Agenzia delle Entrate ; richiesta della regolarità contributiva all' INPS o alle Casse di Previdenza ; aggiornamento della tabella dei dati sulla trasparenza (D.Lgs. 150/2009); pagamento dei versamenti relativi agli adempimenti fiscali aziendali attraverso gli F24; gestire il servizio di economato: o gestione della cassa economale, verifica disponibilità e reintegro fondi; o gestione degli anticipi e rimborsi; o rendicontazione periodica; garantire il costante aggiornamento dei sistemi informativi relativi alle funzioni di contabilità; Pagina 23 di 40

24 predisporre i report per il controllo di gestione economico, attraverso l alimentazione e l'integrazione con altre basi dati, sul sistema di business intelligence aziendale; gestire e curare i rapporti esterni all'azienda, principalmente con: o Collegio Sindacale dell'azienda, presidiando anche le riunioni e le verifiche periodiche da questo effettuate; o soggetti istituzionali preposti, in particolare gli Uffici dell'amministrazione finanziaria, per quesiti e richieste di pareri in materia contabile e fiscale; o Corte dei Conti ; o fornitori, per le attività di fatturazione. Attraverso la Funzione Risorse Umane assicura tutte le necessità aziendali, dal reclutamento alla gestione, compreso il percorso di formazione ed aggiornamento professionale. In particolare deve assicurare tutte le attività ed i fabbisogni del singolo dipendente e dell Azienda nel momento d ingresso in società (assunzione) e nel momento di uscita (dimissione), curandone i rapporti con tutte le altre strutture/funzioni aziendali. Attraverso la Funzione Servizi Logistici e Spese di Funzionamento assicura la gestione della logistica, i servizi ad essa correlati, nonché provvede alle spese di funzionamento. Attraverso la Funzione Contract Control Management garantisce il controllo sull adeguata esecuzione dei contratti passivi stipulati dall azienda. Predispone la stipula di accordi con Regione Lombardia e altri enti del SIREG necessari al funzionamento dell Azienda. Il Dirigente responsabile della Struttura Operativa svolge la funzione di RUP delle procedure sopra esposte e relative al funzionamento e a fabbisogni propri di ARCA S.p.A. Alla Struttura riportano: Funzione Risorse Umane Funzione Servizi Logistici e Spesa di Funzionamento Funzione Contract Control Management Funzione Risorse Umane La Funzione è responsabile della pianificazione, reclutamento, inserimento, gestione, sviluppo, formazione ed amministrazione del personale; cura l emissione di direttive e circolari per l applicazione delle disposizioni normative e contrattuali in materia di lavoro. Supporta il Direttore Generale nella gestione delle relazioni sindacali e nell eventuale contenzioso del lavoro. Garantisce l adeguamento degli assetti organizzativi agli indirizzi strategici del Consiglio di Amministrazione attraverso attività di analisi e gestione organizzativa, finalizzate allo sviluppo di strutture, processi e meccanismi di coordinamento interni. Pagina 24 di 40

25 La Funzione provvede ad assicurare la gestione dell organizzazione, attraverso: l analisi, organizzazione, coordinamento e controllo dei processi interni (ad esempio, job description, skill inventory, etc.), per promuovere e attivare interventi di semplificazione e innovazione; la promozione di progetti finalizzati all innovazione e alla razionalizzazione dei metodi di lavoro e dei processi. Garantisce tutti gli adempimenti fiscali e previdenziali dei dipendenti. La Funzione è opportunamente organizzata per svolgere le seguenti attività: 1. Segreteria delle risorse umane: ha il compito di rappresentare il front-office verso i dipendenti della Società che per esigenza hanno necessità di interfacciarsi con la Funzione Risorse Umane ed, in generale, cura tutti gli aspetti segretariali. A titolo esemplificativo, provvede: alla gestione dei buoni pasto; alla gestione del protocollo degli atti inerenti la Funzione stessa; alla verbalizzazione degli incontri con le organizzazioni sindacali; a recepire la documentazione inerente il personale curandone la custodia. 2. Acquisizione e Qualificazione delle risorse: ha il compito di provvedere a garantire la ricerca/selezione e lo sviluppo del personale, svolgendo i compiti di: reclutare personale dirigenziale e non dirigenziale, nonché all acquisizione del personale appartenente alle categorie protette; attivare le strutture/funzioni aziendali preposte alla configurazione dei sistemi informativi necessari allo svolgimento della prestazione lavorativa (es. PdL, posta elettronica, ecc.) in linea con quanto previsto dal regolamento aziendale vigente (Regolamento per l utilizzo delle risorse aziendali); identificare le esigenze di formazione del personale, elaborare i Piani della Formazione, assicurare l attuazione anche attraverso la gestione dei rapporti con gli istituti di formazione regionali e altri soggetti esterni; garantire le comunicazioni obbligatorie al Centro per l Impiego e comunicazioni relative alle assunzioni obbligatorie ai sensi della Legge n. 68/ Gestione delle Risorse: Ha il compito di : Pagina 25 di 40

26 fornire supporto al Direttore Generale nel definire, aggiornare e modificare le dotazioni organiche, controllando l adeguata distribuzione del personale rispetto ai carichi di lavoro; assistere la Direzione Generale nella gestione delle relazioni sindacali e nella corretta applicazione della legislazione del lavoro, dei Contratti Collettivi e degli Accordi Aziendali; curare l elaborazione, lo studio, l analisi e l interpretazione e l applicazione delle leggi in materia di lavoro, nonché delle norme contrattuali e degli accordi collettivi; gestire il rapporto di lavoro del personale sotto l'aspetto giuridico, economico e previdenziale, assicurando la gestione ed il rispetto degli aspetti normativi e contrattuali del rapporto di lavoro del personale dipendente; curare la gestione amministrativa del sistema di rilevazione delle presenze e delle assenze per il personale; garantire la corretta alimentazione ed utilizzo dei sistemi informativi utilizzati; curare la gestione e la liquidazione delle competenze fisse e variabili della retribuzione per tutto il personale, previa acquisizione, verifica e consolidamento dei dati di presenza/assenza dei dipendenti; coordinare le attività di elaborazione mensile stipendi e predisposizione cedolini, per tutto il personale della Società, compresa la predisposizione e spedizione del modello CUD/Unico e adempimenti connessi ai modelli 730; espletare le funzioni del sostituto d'imposta connesse al rapporto di lavoro e fornisce direttamente o indirettamente assistenza fiscale ai dipendenti; curare la quantificazione e ripartizione dei fondi dei trattamenti incentivanti e provvede all applicazione delle disposizioni contrattuali per la parte inerente il trattamento economico e accessorio; monitorare e controllare la spesa del personale, elaborare statistiche, predisporre reportistiche anche finalizzate agli obblighi di informativa e trasparenza; elaborare i dati relativi al personale in funzione delle imputazioni di spesa sui capitoli di bilancio e della legge di bilancio; gestire il trattamento di missione del personale (anticipi sulle missioni, controllo delle note spese e inserimento in stipendio dei rimborsi spese per missioni); garantire gli adempimenti, anche di natura fiscale e previdenziale, per i redditi da lavoro dipendente e assimilati, compresi gli adempimenti connessi al personale comandato, curando i rapporti con i relativi Enti ed Uffici pubblici; provvedere all'elaborazione e invio delle denunce mensili e annuali, fiscali e previdenziali, al pagamento mensile dei contributi e alla gestione delle posizioni contributive; curare i rapporti con gli enti previdenziali e assistenziali e fornire assistenza in materia di previdenza e quiescenza; Pagina 26 di 40

27 curare la gestione giuridico amministrativa del personale dell Azienda, per l aspettativa, il diritto allo studio, il part-time e la concessione dei benefici ex legge 104/92; fornire supporto amministrativo al medico competente; verificare l'andamento degli infortuni, analizzandone le dinamiche e proponendo azioni correttive; gestire l aggiornamento del Libro Infortuni; assicurare la tenuta della documentazione obbligatoria; in conseguenza alla cessazione del rapporto di lavoro, attivare le strutture/funzioni aziendali preposte alla disabilitazione e cancellazione delle utenze del dipendente dai sistemi informativi (es. Badge, PdL, posta elettronica, ecc.) in linea con quanto previsto dal regolamento aziendale vigente (Regolamento per l utilizzo delle risorse aziendali) Funzione Servizi Logistici e Spese di Funzionamento La Funzione, svolge le seguenti attività e compiti specifici: garantire che la manutenzione dei locali e degli impianti sia effettuata secondo quanto previsto da convenzioni/contratti; garantire il rispetto degli obblighi ed adempimenti di legge per le tematiche dei locali, degli impianti, della sicurezza sui luoghi di lavoro e dell igienicità ed utilizzabilità per i fini istituzionali degli stessi; lavorare in stretto raccordo e fornire le informazioni e le documentazioni necessarie con il Responsabile SPP e Medico Competente ai fini del rispetto ed applicazione del D.Lgs. 81/2008 ed in particolare per la stesura e l aggiornamento del Documento di Valutazione dei Rischi DVR. Gestisce operativamente tutte le situazioni di lavoro in cui vi siano dei rischi interferenziali; gestire le postazioni di lavoro e le relative dotazioni tecnologiche, con particolare riguardo alle fase di assunzione e di dimissione; gestire le attività relative al controllo accessi, alla sicurezza degli stabili e all ottimizzazione dell infrastruttura tecnologica e dei servizi connessi relativamente alla telefonia fissa ed alla telefonia mobile; controllo e coordinamento collaudi, gestione inventario permanente dei beni a cespite e loro copertura assicurativa, scorte hardware, attività di dismissione dei beni a patrimonio nel rispetto delle regole aziendali, civilistiche e fiscali, elaborazione ammortamenti; gestione delle richieste di acquisto (ad es. RdA, RdI, ecc.) avanzate dalle altre strutture, per il funzionamento dell'azienda; predisposizione (tutti gli atti) per l acquisizione e la stipula/adesione ai contratti necessari per il funzionamento della logistica e dei servizi aziendali (ad esempio, car sharing, postalizzazione, PdL, etc); Pagina 27 di 40