PROGETTO DI REVISIONE DEL SETTORE MINIBASKET PER LA STAGIONE SPORTIVA 2015/ PROPOSTE ORGANIZZATIVEdi. Niccolò Locati

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1 PROGETTO DI REVISIONE DEL SETTORE MINIBASKET PER LA STAGIONE SPORTIVA 2015/ PROPOSTE ORGANIZZATIVEdi Niccolò Locati

2 Nel presente documento ho cercato le principali problematiche all interno della sezione minibasket e ho provato a formulare soluzioni attraverso proposte che mi sembravano adeguate al problema. REGOLAMENTO INTERNO e CODICE ETICO Il problema principale è la mancanza di un regolamento scritto e rintracciabile. Abbiamo uno statuto societario, che oltre ad essere molto vecchio e che dunque non comprende nuovi aspetti della società moderna (internet, foto, video, ecc ), regola soltanto le dinamiche della società ma non parla dei limiti entro i quali i soci dovrebbero muoversi. PROPOSTA: Stilare un regolamento interno (e/o un codice etico) che preveda i limiti entro i quali, allenatori / istruttori / genitori / dirigenti / giocatori possano agire e le relative sanzioni. Il tutto dovrà essere approvato dal consiglio dei dirigenti. GERARCHIA e GESTIONE Credo che il nostro minibasket dovrebbe essere la locomotiva della società, non solo dal punto di vista economico, ma anche da quello gestionale e organizzativo. Siamo stati la prima società di minibasket in Italia e vista la tradizione, il nostro settore minibasket dovrebbe essere più valorizzato sotto il profilo gestionale. Attualmente mi occupo io di ogni cosa (iscrizioni, calendari, partite, allenamenti), con l aiuto di Giorgio e Raffaello, ma c è poco coinvolgimento da parte dei genitori. Se vogliamo creare un sistema funzionante dobbiamo avere una presa maggiore sui nostri iscritti da subito. PROPOSTA: istituire la figura dei dirigenti anche nel minibasket. Solo per i corsi squadra ovviamente, ma avremmo il vantaggio di avere qualche mente in più alle riunioni e aumenterebbe il coinvolgimento dei genitori, portandosi dietro tutto quello che comporta. (raccolta iscrizioni, tavolo alle partite, gestione maglie da gioco, comunicazione diretta fra genitori e società). RACCOLTA QUOTE ISCRIZIONE Quello delle quote è un problema ostico. Nel minibasket è molto difficile riuscire a recuperare tutte le quote entro dicembre. Almeno la metà degli iscritti salda la quota con abbondante ritardo. Altro problema è la circolazione del contante. Quest anno meno dell anno scorso, ma è comunque capitato che nella gestione delle quote vada smarrito qualche euro o qualche ricevuta. Così mi trovo spesso in gran difficoltà a far quadrare i conti. Non possiamo imputare questi problemi ai nostri istruttori che dovrebbero occuparsi dei bambini e non delle quote. Abbiamo già risolto in parte il problema con l inserimento degli assistenti istruttori che hanno sgravato di tale incombenza gli istruttori, ma non è abbastanza. PROPOSTA: Alcune innovazioni nel sistema di pagamento della quota associativa devono essere fatte per garantire pagamenti sicuri, efficaci e facilmente rintracciabili. La mia proposta è quella di inserire una maggiorazione per i pagamenti rateali. Se uno paga tutto e subito deve essere agevolato. Per quanto riguarda invece i pagamenti in contanti io sarei dell idea di bloccarli a partire da gennaio. In sostanza ogni famiglia può scegliere come e quando pagare: rata unica o due

3 rate (con maggiorazione delle seconda rata per una cifra pari al 10% del totale) ma se il pagamento viene effettuato entro il 31/12 è possibile effettuarlo anche con contante. Dopo quella data, tutti i ritardatari dovranno versare la cifra attraverso bonifico bancario. In questo modo, non avremo più soldi contanti che girano nelle palestre a partire da gennaio e i nostri istruttori sarebbero liberi da ulteriori incombenze per gli ultimi 5 mesi di lezione. Una ulteriore proposta è quella di aprire con orari variabili, almeno 3 volte alla settimana e in orari non lavorativi la segreteria della società presso la sede di Via Tirso, in modo da perfezionare i pagamenti e le iscrizioni dell ultim ora. In questo modo chi intendesse pagare dopo il 31/12 in contanti può farlo, ma presso la sede e non durante la lezione rubando tempo ai nostri istruttori. BUROCRATIZZAZIONE e SEMPLIFICAZIONE NEL PROCESSO D ISCRIZIONE Uno dei miei fiori all occhiello è quello di aver creato il sistema di iscrizione online. Quest anno più del 50% degli iscritti ha usato questo metodo che ci ha permesso di smaltire il lungo procedimento di registrazione digitale dei dati. Il problema reale è la quantità di moduli da compilare. Attualmente una persona per iscriversi deve compilare: - modulo d iscrizione ebro - modulo d iscrizione fip - ricevuta fiscale Deve poi portare una copia del documento d identità e il certificato medico, per un totale di 5 pagine di carta che alla fine finiranno archiviate e risulteranno poco utili, perché nella gestione ormai utilizziamo tutti i dati digitali. A questo punto, sia per ridurre i costi di cancelleria, sia per migliorare il processo burocratico e permettere alle famiglie di iscriversi velocemente faccio la seguente proposta: PROPOSTA: Istituzione di un modulo di Associazione ad Ebro unico per il minibasket. Ogni iscritto dovrà compilare questo modulo in ogni sua parte e consegnarlo al momento della prima affiliazione. Da quel momento in poi, l associato ogni anno provvederà al pagamento della quota e alla compilazione del modulo Fip (obbligatorio di anno in anno), ma non dovrà rifare il modulo d iscrizione alla società che rimarrà lo stesso fino al compimento del 12esimo anno d età, momento in cui il ragazzo entrerà a far parte del settore giovanile e dovrà firmare il regolare tesseramento con la Federazione Italiana Pallacanestro. Questa soluzione permetterebbe di avere un libro soci, fatto dalle domande di associazione degli iscritti e ridurrebbe la quantità di carta stampata ogni anno, oltre a ridurre l iter burocratico alle famiglie. Per quanto concerne invece la ricevuta fiscale, abbiamo visto che distribuirla ad inizio anno è servito fino ad un certo punto. Abbiamo rilasciato ricevute per le prime rate senza problemi, ma con le seconde rate è stato necessario ridistribuire i fogli, farli ri-compilare, farseli ridare, timbrarli, numerarli e firmarli per poi riconsegnarli. una cosa veramente estenuante e con tempi d attesa ovviamente molto lunghi. E stato fatto un paso avanti rispetto al passato dove la gestione delle ricevute era un po alla buona ma credo che qualcosa di più dovrebbe essere fatto. PROPOSTA: Istituzione di uno spazio all interno del nostro sito web per la richiesta della ricevuta fiscale. Ogni associato potrà andare sulla nostra pagina web nell apposita sezione minibasket e cliccare sull opzione richiedi ricevuta fiscale. A quel punto dovrà compilare online un form con i dati del bambino e quelli del dichiarante di reddito, inviando al

4 termine di tale procedura la richiesta. A noi arriverà la richiesta e procederemo con un semplice click alla stampa del file pre-compilato già pronto per la firma, il timbro e la numerazione. L unico passaggio da effettuare è la verifica dell effettivo pagamento, ma se riuscissimo a ridurre il numero di contante (come previsto nel punto precedente) il problema nemmeno si porrebbe. A quel punto potremmo procedere alla riconsegna a mano della ricevuta o al suo invio per mezzo mail. Sarebbe un ulteriore alleggerimento della burocrazia. Coloro che non fossero in grado di effettuare richiesta online, si potranno recare presso la sede nei giorni e negli orari di apertura indicati in precedenza. RISCHIO ASSICURATIVO Attualmente la nostra società si prende un notevole rischio sulla copertura assicurativa in caso di infortuni. E vero che tutti i bambini sono assicurati attraverso la registrazione su fip on line, ma quello non basta. Serve un certificato medico valido, accompagnato con elettro cardiogramma. E molto difficile gestire 300 iscritti, ognuno con le sue difficoltà e i suoi tempi. Tuttavia non è nemmeno corretto che la società si faccia carico di questi rischi, permettendo ai bambini non coperti dal visita medica di frequentare i propri corsi. Esiste tuttavia una soluzione intermedia. PROPOSTA: Creazione di un foglio di scarico di responsabilità obbligatorio all atto dell iscrizione per tutti coloro che non portino assieme alla quota il certificato medico. In tale modulo il genitore / tutore si assume la responsabilità di far giocare il proprio figlio senza certificato, ovviamente per un periodo di tempo limitato, e si assume il compito di consegnarlo quanto prima, togliendo qualsiasi responsabilità all Ebro in caso di infortunio. MERCHANDISING Come a lungo discusso durante questa stagione, far parte di una squadra non è solo giocare e vivere l esperienza ma è fatto anche da simboli. Uno di questi simboli è la divisa d allenamento tutta uguale. Nel nostro minibasket sono molto poche le persone che hanno la divisa double dell ebro, e ancora più difficile è la gestione delle richieste, che hanno tempi d attesa molto lunghi. PROPOSTA: Maggiorazione della quota associativa per comprendere all atto dell iscrizione la consegna del materiale per l allenamento: - kit d allenamento con canotta double e pantaloncino dell ebro basket - sacca porta scarpe con logo della società - maglietta bianca con logo della società - diario dei baskettari Ogni ulteriore richiesta per quel che riguarda zainetti e divise d allenamento extra dovrà essere effettuato tramite specifica richiesta online presso il sito della macron. MARKETING e COMUNICAZIONE Al momento siamo molto indietro in questi campi. E vero che siamo una società a gestione familiare ma questo non vuol dire rinunciare ad aspetti fondamentali nel mercato di oggi. La nostra pubblicità inizia e finisce con il volantinaggio di inizio stagione e si basa fondamentalmente sul passaparola dei nostri iscritti. Il problema è che se succede

5 qualcosa che non soddisfa i nostri utenti che non dipende necessariamente da noi (vedi palestra chiusa per un mese) ci rimettiamo in termini di immagine, senza poter fare nulla. PROPOSTA: E fondamentale investire nel marketing e nella comunicazione, trovando una persona esperta in questo settore che si occupi di gestire tali aspetti della società, sopratutto nel minibasket dove non è possibile creare gruppi compatti, poiché i bambini vengono presi da scuole diverse e non si conoscono. Attiviamoci in campagne pubblicitarie a costo zero sul web, attraverso la creazione di profili su vari social network per rendere più coinvolgente la vita all interno della società. Esempi: - Il nostro sito deve essere un portale dei nostri iscritti, dovrebbe avere una sezione per ogni categoria, con le sue foto di squadra, le classifiche e i risultati (anche per il minibasket). Ci dovrebbe essere una sezione con tutte le info (orari e luoghi d allenamento, sono le info fondamentali per far venire gli estranei a provare e non ci sono) e una sezione con le regole e gli obiettivi della società. - Il sito deve essere alimentato con foto e video delle partite, con cronache scritte dai genitori (il meno faziose possibili) - Dobbiamo incrementare la nostra presenza sui social network. Utilizzare facebook per pubblicizzare gli eventi e per coinvolgere i genitori. Usare twitter per le info dirette come i risultati e/o gli andamenti delle partite (soprattuto della prima squadra). Usare instagram per le foto e un canale youtube dedicato ai recap delle partite e alle interviste settimanali dei nostri giovani giocatori. - Creare un sistema di incentivazione e coinvolgimento dei bambini del minibasket per venire alle partite. Non possiamo aspettarci che siano gli istruttori a convincerli, perché sono i genitori che non li portano. Cambiamo la regola assurda dell abbonamento, che ha ridotto i numeri degli spettatori creando malcontento. Inventiamoci una scuola di tifo dove creare gruppi di bambini che fanno un tifo sano, con biglietti a prezzi scontati per i genitori. (Piuttost che nient l è mei piuttost si dice dalle mie parti). - Rifare il progetto dell album delle figurine che tanto era piaciuto un paio di anni fa. E ovvio che tutte queste iniziative devono essere organizzate e gestite da una persona specifica, che si occupi solo di quello. GRUPPI SCUOLA Attualmente abbiamo 6 corsi scuola gestiti in sei palestre differenti. Il bacino d utenza è molto buono, i numeri degli iscritti anche, ma dobbiamo fare i conti con il sovraffollamento e le limitate possibilità di lavorare bene con 30 bambini in una palestra grande come uno scantinato. E altresì vero che i nostri gruppi scuola sono atti a svolgere compiti di promozione sportiva più che di formazione sportiva, ma è da questi bacini che dobbiamo tirare fuori i nostri futuri giocatori del settore giovanile. Dobbiamo quindi lavorare meglio e garantire una qualità superiore a quella attuale. PROPOSTA: - Sistemare alcune richieste di concessione oraria. Iniziare alle 16,30 è impossibile, e finisce che la lezione dura solo 45 ora che i bambini arrivano. Bisognerà richiedere 15 di slittamento. - Materiale e palloni sono a tratti insufficienti. Ogni anno si perdono molti palloni e molti dei materiali, altri vengono buttati perché troppo usurati. Dovremmo cercare di avere più cura del nostro materiale, ma in molte scuole è difficile visto che non esiste uno spazio sicuro di magazzino. Per questo motivo dovremmo pensare a un recupero totale, a

6 fine anno di tutto il materiale, per poi procedere alla ridistribuzione con l inizio dell anno sportivo successivo. - L alto numero di bambini non permette un regolare svolgimento delle lezioni, poiché il singolo istruttore deve tenere a bada i più problematici e contemporaneamente occuparsi della lezione, facendo così calare il livello della stessa. E dunque necessario avere un aiuto istruttore all interno di ogni scuola, dovutamente retribuito. (quest anno solo Zuara e antonini non ce lo hanno avuto) - Coltivare una passione per l Ebro basket attraverso il coinvolgimento dei ragazzi delle scuole con allenamenti extra una tantum con i ragazzi delle altre scuole. CORSI SQUADRA Attualmente abbiamo 2 corsi squadra: 2004 e 2005 che hanno raggiunti numeri molto elevati, tuttavia uno dei molti problemi della nostra società è che non abbiamo un offerta concreta per quelle famiglie con un figlio più piccolo (dal 2006 in avanti) che volessero fargli frequentare un corso minibasket, pur non frequentando una delle nostre scuole. PROPOSTA: - Creare un nuovo corso squadra per la prossima stagione da tenere in bazzi dedicato agli scoiattoli (dal 2007 in avanti), più ovviamente il normale corso aquilotti 2006 già in programma. - Ridurre la lezione a 60 invece che 75, non vedo cosa cambi con 15 minuti in più ogni volta. - Adeguare la quota a quella delle scuole vista la riduzione oraria, ma al contempo, garantire un trattamento migliore in termini di merchandising (ad esempio quelli del corso squadra dovrebbero avere ognuno la sua divisa, previo pagamento di cauzione) - Inserire un limite massimo di iscritti variabile tra i 20 e i 25 bambini a seconda delle indicazioni dell istruttore. ZONA OVEST E molto frustrante vedere che il 60% dei nostri iscritti è collocato in una zona che non ci appartiene. Il vero problema è che negli ultimi anni non è stato fornita una offerta adeguata agli iscritti di quella zona e le altre società ne hanno approfittato alla grande. La verità è che a anni le famiglie non sono disposte a portare i propri figli nella nostra zona quindi a noi non rimangono molte soluzioni se non vogliamo perderli. PROPOSTA: Creazione di un gruppo esordienti 2004 della zona ovest con Marco Borroni come capo istruttore, da tenersi nella palestra delle medie di via Zuara. ISTRUTTORI Negli ultimi anni i nostri istruttori hanno lavorato molto bene, sia sotto il profilo gestionale sia sotto quello tecnico. Tuttavia la mia intenzione è quella di cambiare gradualmente l idea dell istruttore-manager. Fino a qualche anno fa un istruttore doveva: recuperare i bambini, fare la lezione, recuperare le quote, gestire le iscrizioni, fare marketing e comunicazione, occuparsi dei materiali, ecc.. Tutto questo produceva cose fatte male e conseguente calo delle iscrizioni. Negli ultimi due anni gli istruttori sono stati sgravati di molti di questi compiti e i risultati son stati eccellenti. La strada è ancora lunga ma credo che dovremmo arrivare ad un punto in cui i

7 nostri istruttori devo occuparsi solo della lezione di minibasket e del cementificare il gruppo di bambini, creando empatia fra società e famiglie. Questo è possibile attraverso l inserimento di figure di aiutanti, prodotte all interno della società che diano una mano agli istruttori nello svolgere tutti i compiti accessori e che possano un giorno sostituirsi a loro, seguendo ovviamente un corretto percorso formativo. Un altro ambito è quello dell aspetto estetico, è sempre vero che l abito non fa il monaco, ma è molto difficile riconoscere un frate senza saio. La mia proposta è quella di fornire un set di vestiti per gli istruttori che sono obbligati a mettere durante allenamenti e partite. E ovvio che per fare questo non possiamo fermarci alla semplice polo, ma dovremmo pensare a un numero maggiore di vestiti, cercando di rimanere in un budget contenuto. Un ultimo aspetto che voglio toccare per quanto concerne gli istruttori è il percorso formativo obbligatorio. Ogni istruttore DEVE avere il tesserino minibasket, o deve stare frequentando il corso di formazione della federazione. Non possiamo permetterci di avere dilettanti allo sbaraglio. Detto questo è mia ferma intenzione continuare il percorso formativo non fermandomi al solo corso della Fip, ma effettuando incontri mensili dove confrontarmi con gli istruttori per farli crescere. Quest anno abbiamo iniziato ora dobbiamo andare avanti. CUSTODI Quello dei custodi è un tema ostico poiché si vanno a toccare equilibri ormai da tempo stagnanti. Di fatto i custodi si occupano esclusivamente della pulizia, poiché grazie all introduzione degli assistenti il controllo dei bambini al di fuori della palestra e il loro trasferimento negli spogliatoi è gestito egregiamente dal nostro staff. Mi chiedo dunque perché continuare a pagare, e profumatamente, delle persone che non fanno nulla. PROPOSTA: Dare rimborsi simbolici di 10 al giorno per le pulizie, abbattendo totalmente i costi dei custodi.