Per visualizzare e modificare i dati contenuti in un. database Access offre la possibilità di osservare una

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1 Lezione 7 Maschere 1. Introduzione Per visualizzare e modificare i dati contenuti in un database Access offre la possibilità di osservare una tabella in modalità Visualizzazione foglio dati, che però non rappresenta per l'utente la maniera più immediata e semplice per interagire con il contenuto del database. Uno strumento più evoluto è rappresentato dalla maschera. Una maschera, nel caso più semplice, rappresenta una maniera alternativa alla visualizzazione Foglio dati per visualizzare o modificare il contenuto di una tabella. Essa consente di mostrare una schermata per ciascun record nella quale l'utente può osservare il contenuto dei campi ed eventualmente modificarlo. Alcuni tasti permettono di spostarsi in avanti o indietro nella tabella (mostrando il record successivo o precedente) e di aggiungere un nuovo record. È bene sottolineare il fatto che le maschere non contengono dati, ma sono semplicemente uno strumento alternativo per accedere alle tabelle. In un database Access i dati sono memorizzati esclusivamente nelle tabelle. La creazione, modifica o eliminazione di maschere influisce solo sulla maniera di interagire con i dati presenti nelle tabelle.

2 2. Operare con le maschere La maschera rappresenta una delle possibili interfacce tra l'utente e le tabelle. Consente, infatti, di ottenere una migliore visualizzazione dei dati, cosa che non sempre accade con la tabella con cui, a volte, alcuni record contenenti molti caratteri non vengono visualizzati per intero. La tabella, in ogni caso, non è certamente il metodo migliore da utilizzare qualora i campi siano in numero elevato o di diversa provenienza. Infatti non è possibile visualizzare contemporaneamente nella stessa schermata un gran numero di campi e, contemporaneamente, se i dati provengano da tabelle diverse del database, sarà impossibile riportare a video, nello stesso momento, le informazioni da modificare. Vantaggi delle maschere Il metodo migliore per immettere e per visualizzare dati nelle tabelle è quello di costruire, su di essi, una maschera. In una maschera possono essere presenti campi appartenenti a diverse tabelle fra loro relazionate. In tal modo si potrà: inserire contemporaneamente informazioni destinate a campi presenti in diverse tabelle; visualizzare informazioni esistenti che sono presenti in tabelle diverse.

3 Inoltre, viene evitata la possibilità di confondere informazioni provenienti da record diversi, dato che si possono definire maschere che visualizzano un solo record per volta. 3. Creare una maschera Access permette di creare una nuova maschera in due diverse modalità: utilizzando la Creazione guidata; utilizzando la visualizzazione Struttura. In questa sezione ci si occuperà di come creare una nuova maschera utilizzando la Creazione guidata. La Creazione guidata Creare una maschera utilizzando la creazione guidata è molto semplice. La prima operazione da compiere consiste nell'aprire il database in cui si desidera creare la maschera. Il sistema presenta la finestra di dialogo Database, così strutturata: nella parte sinistra vi è un elenco di pulsanti che consentono di indicare la categoria di oggetti da visualizzare nella parte destra; nella parte destra è presente un elenco di voci relative alla categoria di oggetti indicata. Se si preme il pulsante Maschere l'elenco visualizzato nella parte destra conterrà le voci Crea una

4 maschera in visualizzazione struttura, Crea una maschera mediante una creazione guidata. Oltre queste prime due si troverà una voce per ciascuna maschera eventualmente già creata. Per avviare la creazione di una maschera occorre pertanto: premere il pulsante Maschere; selezionare con un doppio clic del mouse la voce Crea una maschera mediante una creazione guidata; Per creare una maschera utilizzando la tastiera occorre, dopo aver aperto il database: posizionarsi a sinistra nell'elenco degli Oggetti utilizzando il tasto Tab; selezionare il pulsante Maschere utilizzando i tasti Freccia Giù o Su; attivare tale pulsante premendo il tasto Spazio. Dopo aver attivato il pulsante, il cursore si posiziona nella parte destra della finestra di dialogo in cui occorre selezionare la voce Crea una Maschera mediante una creazione guidata utilizzando i tasti Freccia Giù o Su. Per completare la procedura occorre premere il tasto Invio. Dopo aver avviato la procedura il sistema propone la finestra di dialogo Creazione guidata maschera.

5 La struttura della finestra La finestra Creazione guidata Maschera è così strutturata: nella parte superiore della finestra è presente una casella combinata denominata Tabelle/query in cui è riportato l'elenco delle tabelle e delle query contenute nel database; immediatamente al di sotto di tale casella combinata vi è una casella elenco denominata Campi disponibili in cui sono riportati i campi presenti nella tabella specificata all'interno della casella combinata Tabelle/query; alla destra di tale casella vi è un'altra casella elenco denominata Campi selezionati; questa casella è vuota al momento dell'apertura della finestra e vi compariranno i campi che saranno stati inclusi nella maschera (Figura 1).

6 FIGURA 1: LA PRIMA FINESTRA DELLA CREAZIONE GUIDATA. ALL'INTERNO DELLA CASELLA COMBINATA TABELLA/QUERY È SELEZIONATA LA TABELLA LIBRI E ALL'INTERNO DELLA CASELLA CAMPI DISPONIBILI SONO RIPORTATI I CAMPI DI CUI SI COMPONE TALE TABELLA. Fra le due caselle elenco vi sono 4 pulsanti che consentono di spostare da una casella elenco all'altra i campi selezionati: il pulsante > (Maggiore di) consente di includere nella casella Campi selezionati il campo selezionato nella casella Campi disponibili; il pulsante >> (Doppia freccia destra) consente di includere nella casella Campi selezionati tutti i campi presenti nella casella Campi disponibili;

7 il pulsante < (Minore di) consente di eliminare un campo erroneamente inserito all'interno della casella Campi selezionati; il pulsante << (Doppia freccia sinistra) consente di eliminare tutti i campi inclusi nella casella Campi selezionati. Nella parte bassa della finestra sono presenti i pulsanti: Annulla che interrompe la creazione guidata e ritorna alla finestra principale del database; Indietro che permette, qualora si fosse già utilizzato il pulsante Avanti di tornare al passo precedente; Avanti che permette di passare al passo successivo della creazione guidata; Fine che permette di terminare la creazione guidata. Non è possibile raggiungere tali pulsanti se si utilizza la tastiera e un sistema di ausilio vocale. Tuttavia è possibile utilizzare: il tasto Esc per attivare il tasto Annulla; la combinazione di tasti Alt più I per attivare il pulsante Indietro; la combinazione di tasti Alt più A per attivare il pulsante Avanti; la combinazione di tasti Alt più F per attivare il pulsante Fine. In alternativa è possibile utilizzare il cursore di Jaws per effettuare tali operazioni.

8 Selezionare i campi La prima operazione da compiere consiste nello specificare la tabella in cui sono contenuti i campi d'interesse. L'elenco delle tabelle disponibili è riportato nella casella combinata Tabelle/query. Una volta selezionata la tabella d'interesse il sistema visualizza, all'interno della casella elenco Campi disponibili, i campi presenti nella tabella selezionata. Per specificare quali campi si desidera inserire all'interno della maschera occorre: selezionare di volta in volta i campi d'interesse; premere il pulsante > (Maggiore di). Al clic sul pulsante > (Maggiore di), il campo specificato viene inserito all'interno della casella elenco Campi selezionati. Tale operazione va ripetuta per tutti i campi che si desiderano inserire all'interno della maschera. Qualora si utilizzi la tastiera e un sistema di ausilio vocale, per selezionare la tabella dove sono presenti i campi d'interesse occorre: individuare la casella combinata Tabelle/query tramite il tasto Tab; aprire l'elenco in essa contenuto utilizzando la combinazione di tasti Alt più Freccia giù o il tasto F4; individuare la voce d'interesse utilizzando i tasti Freccia Giù o Su; premere il tasto F4 per uscire dall'elenco.

9 Dopo aver individuato la tabella d'interesse, occorre posizionare il cursore all'interno della casella elenco Campi disponibili tramite il tasto Tab. In questa casella è possibile spostarsi utilizzando i tasti Freccia Giù o Su. Dopo aver individuato il campo da inserire all'interno della maschera occorre: individuare il pulsante > (Maggiore di) utilizzando il tasto Tab; attivare il pulsante premendo il tasto Spazio. Tale operazione va ripetuta per tutti i campi da inserire all'interno della maschera. Scegliere il layout della maschera La Creazione guidata offre diversi layout predefiniti per la maschera. Ciascun layout fa sì che i campi selezionati siano disposti secondo un particolare allineamento. Dopo aver specificato tutti campi che si desiderano inserire all'interno della maschera occorre premere il pulsante Avanti; tale pulsante è attivabile da tastiera premendo la combinazione di tasti Alt più A; Il sistema presenta una nuova finestra di dialogo in cui chiede di specificare il layout da utilizzare per la maschera: in questa finestra vi sono sei opzioni associate ad altrettanti pulsanti radio. Le opzioni disponibili sono: a colonne;

10 tabulare; foglio dati; giustificato; tabella pivot; grafico pivot. Nella maggior parte dei casi si preferisce creare una maschera in cui ciascuna schermata mostra i campi di un solo record, questo avviene se si sceglie il layout a colonne o quello giustificato. Al contrario i layout tabulare e foglio dati mostrano più record sulla stessa schermata. I layout tabella pivot e grafico pivot sono utilizzati per creare tabelle a doppia entrata o grafici. L'opzione selezionata al momento dell'apertura è A colonne. Se si desidera modificarla è sufficiente selezionare il pulsante radio corrispondente utilizzando il mouse o i tasti Freccia Giù o Su. Lo stile Dopo aver specificato il layout della maschera occorre premere il pulsante Avanti. Il sistema presenta una finestra di dialogo in cui è possibile specificare lo stile della maschera, cioè l'effetto grafico utilizzato per lo sfondo della stessa, i bordi delle aree riservate ai campi eccetera. Gli stili disponibili sono elencati all'interno di un'apposita casella elenco; la voce selezionata per impostazione predefinita è lo stile Standard. Se si desidera impostare uno stile diverso occorre

11 selezionarlo dall'elenco con il mouse o utilizzando i tasti Freccia Giù o Su. Dopo aver effettuato le scelte d'interesse occorre premere il pulsante Avanti. Salvare la maschera Nell'ultima finestra presentata dal sistema il cursore è posizionato all'interno del campo in cui è possibile digitare il nome che si desidera assegnare alla maschera. Questo è il nome con cui la maschera sarà salvata nel database. Dopo aver digitato il nome, per terminare la procedura, occorre premere il pulsante Fine. Tale pulsante è attivabile da tastiera utilizzando la combinazione di tasti Alt più F. Dopo aver premuto il pulsante Fine il sistema apre automaticamente la maschera appena creata, riportando i valori presenti nei campi dei record della tabella sulla quale la maschera è stata costruita. La maschera consente anche l'inserimento di nuovi record (Figura 2).

12 FIGURA 2: LA MASCHERA CREATA VISUALIZZATA SULLO SCHERMO. ALL'INTERNO DELLA MASCHERA VI SONO 5 CAMPI: TITOLO, AUTORE, ANNO, PREZZO E CASA EDITRICE. La finestra maschera Nel seguito ci si riferisce a una maschera creata con layout a colonne o con layout giustificato. La finestra della maschera è così organizzata: la maschera si compone di più pagine ciascuna delle quali presenta i dati relativi a un record differente; ciascuna pagina si compone di più campi corrispondenti ai campi della tabella inseriti in fase di creazione.

13 Si riporta di seguito un esempio. Si supponga di aver creato una maschera all'interno del database Libreria, contenente l'elenco dei libri di una biblioteca e di aver prelevato dalle diverse tabelle presenti nel database i seguenti campi: Titolo; Autore; Anno; Prezzo; Casa Editrice. Nella prima pagina della maschera sono presenti i dati relativi al primo libro (il suo titolo, l'autore, l'anno di edizione, il prezzo e la casa editrice), nella seconda i dati del secondo libro e cosi via. Se si utilizza la tastiera e un sistema di ausilio vocale per spostarsi fra i campi di una pagina e vocalizzare i valori inseriti occorre utilizzare il tasto Tab o il tasto Shift più Tab. Nella parte bassa della finestra sono presenti 5 pulsanti che permettono di muoversi fra le pagine: il primo da sinistra consente di posizionarsi sul primo record della tabella di riferimento; il secondo consente di spostarsi sul record precedente a quello al momento visualizzato; il terzo pulsante consente di spostarsi sul record successivo a quello al momento visualizzato;

14 il quarto pulsante consente di spostarsi sull'ultimo record presente nella tabella; il quinto pulsante apre un record con i campi vuoti nel quale è possibile immettere i dati di un nuovo record. Fra il secondo ed il terzo pulsante è presente un campo che riporta il numero d'ordine del record attualmente visualizzato. Qualora si utilizzi la tastiera e un sistema di ausilio vocale per spostarsi fra le pagine occorre: utilizzare la combinazione di tasti Control più Home per posizionarsi sul primo record della maschera; utilizzare il tasto Pagina Su per posizionarsi sul record precedente a quello al momento visualizzato; utilizzare il tasto Pagina Giù per posizionarsi sul record successivo a quello al momento visualizzato; utilizzare la combinazione di tasti Control più Fine per posizionarsi sull'ultimo record presente nella maschera. utilizzare la combinazione di tasti Control più Fine e premere di seguito il pulsante Pagina Giù per visualizzare una pagina vuota dove procedere a un nuovo inserimento. 4. Inserire dati nella maschera La compilazione di un record all'interno di una maschera non è molto diversa dalla compilazione in

15 modalità Visualizzazione foglio dati. Si supponga di aver appena creato una maschera all'interno del database Libreria contenente l'elenco dei libri di una biblioteca e di aver prelevato dalle diverse tabelle i seguenti campi: Titolo; Autore; Anno; Prezzo; Casa Editrice. L'inserimento di un record Per inserire un nuovo libro occorre: premere il pulsante posizionato nella parte inferiore delle schermo che consente di effettuare un nuovo inserimento (tale pulsante è attivabile da tastiera utilizzando la combinazione di tasti Control più Fine e premendo di seguito il pulsante Pagina Giù); il sistema apre la pagina della maschera in cui è possibile inserire i dati; con il cursore posizionato sul campo Titolo. Per inserire il nuovo record è sufficiente digitare all'interno dei campi presenti (Titolo, Autore, Anno e Prezzo) i valori d'interesse. Il cursore può essere spostato al campo successivo con il tasto Tab, e al campo precedente con la combinazione di tasti Shift più Tab.

16 Il record viene salvato utilizzando la voce Salva contenuta all'interno del menu File. Se alcuni campi della tabella non sono inclusi nella maschera il loro valore nel nuovo record è impostato su NULL (valore assente) o, se definito nella struttura della tabella, al valore predefinito per quel campo. Attenzione! È opportuno segnalare che l'inserimento di un nuovo record può essere effettuato oltre che tramite l'apposito pulsante anche seguendo il percorso da menu Inserisci/Nuovo record (Figura 3). FIGURA 3: LA MASCHERA TITOLI APERTA E SELEZIONATA LA VOCE NUOVO RECORD DEL MENU INSERISCI. Chiudere una maschera

17 Per chiudere una maschera è sufficiente utilizzare l'apposito pulsante posizionato sulla barra del titolo. In alternativa è possibile utilizzare la combinazione di tasti Control più F4. 5. Aprire una maschera esistente Aprendo una maschera esistente è possibile sia visualizzare i record della tabella in base alla quale la maschera è stata definita, sia modificare o aggiungere record alla tabella. Nella finestra principale presentata dal sistema all'apertura del database, premendo il pulsante Maschere, tra le voci presentate ve ne sarà una con il nome della maschera creata in precedenza. Per richiamare una maschera già esistente è sufficiente un doppio clic del mouse sulla voce corrispondente. Qualora si utilizzi la tastiera e un sistema di ausilio vocale occorre: posizionarsi nell'elenco dei pulsanti utilizzando il tasto Tab; selezionare il pulsante Maschere utilizzando i tasti Freccia Giù o Su; attivare tale pulsante premendo il tasto Spazio; Dopo aver attivato il pulsante, il cursore si posiziona nella parte destra della finestra di dialogo in cui occorre selezionare la voce corrispondente alla maschera desiderata utilizzando i tasti Freccia Giù o Su. Dopo aver individuato la voce d interesse è

18 sufficiente premere il tasto Invio per visualizzare la maschera. 6. Eliminare una maschera Qualora una maschera creata non sia più d'interesse è possibile eliminarla dal database in maniera molto semplice. Occorre ricordare che l'eliminazione di una maschera non altera in nessun modo i record contenuti nelle tabelle, ma semplicemente non consente più di accedere alla tabella usando l'interfaccia definita nella maschera. Il contenuto della tabella potrà comunque essere visualizzato o modificato aprendo la tabella in modalità Visualizzazione foglio dati. Per eliminare una maschera esistente, dopo aver aperto il database, occorre: premere il pulsante Maschere; selezionare la maschera da eliminare; selezionare la voce Elimina all'interno del menu Modifica. Se si utilizza la tastiera e un sistema di ausilio vocale occorre: posizionarsi nell'elenco dei pulsanti utilizzando il tasto Tab; selezionare il pulsante Maschere utilizzando i tasti Freccia Giù o Su; attivare tale pulsante premendo il tasto Spazio.

19 Dopo aver attivato il pulsante il cursore si posiziona nella parte destra della finestra di dialogo in cui occorre selezionare la voce corrispondente alla maschera desiderata utilizzando i tasti Freccia Giù o Su. Per effettuare l'eliminazione occorre: premere il tasto Canc; confermare l'eliminazione premendo il pulsante Ok o in alternativa il tasto Invio.