CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO

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1 CODICE ETICO E DI COMPORTAMENTO 2ª Edizione - Approvato dal Consiglio di Amministrazione di Calzedonia Holding S.p.A - il 17 marzo 2014 ENG

2 INTRODU- ZIONE ALLA SECONDA EDIZIONE DEL CODICE ETICO

3 Un Azienda di successo è caratterizzata dalla passione delle persone che vi lavorano, orientate verso gli stessi obiettivi e per uno scopo comune. Ciò può avvenire a patto che ciascuno contribuisca alla costruzione di un organizzazione efficiente e trasparente, attraverso comportamenti rispettosi ed osservanti delle regole aziendali e sociali, così da preservare un ambiente di lavoro positivo, stimolante e favorevole alla crescita personale e professionale di tutti. Calzedonia è esempio di un successo costruito sulla coesione dei suoi collaboratori, sulla fiducia reciproca, sulla tensione continua verso l innovazione e la creatività. Tutto ciò nasce dal coinvolgimento di tutti, in un contesto di entusiasmo comune e di attenzione per i clienti. Calzedonia rappresenta infatti, in Italia e all Estero, un esempio di eccellenza in tema di responsabilità sociale e di etica d impresa, eccellenza che tutti noi abbiamo contribuito a costruire. La nostra Azienda, tra i suoi valori primari, assicura la tutela dell ambiente in cui opera e la sicurezza dei luoghi di lavoro e di coloro che vi svolgono la propria attività quotidiana ed esige da ciascuno l osservanza delle regole a tutela della propria salute e di quella dei colleghi e collaboratori. L impegno profuso dal Gruppo infatti, attraverso tutte le sue risorse disponibili, è quello di prevenire incidenti e malattie professionali, infortuni e danni all ambiente in un ottica di crescita sostenibile. Il Gruppo promuove e investe costantemente su alti standard tecnologici così da assicurare la sostenibilità delle attività industriali e l integrità dell ambiente circostante. Per concorrere pienamente e consapevolmente alla realizzazione di questo ambizioso progetto, è richiesto a tutti noi di osservare con dedizione comportamenti professionali e conformi alle leggi, così da non compromettere l integrità di Calzedonia come una comunità protesa verso sempre nuovi successi e risultati. In bocca al lupo a tutti e buon lavoro! Dr. Sandro Veronesi 3

4 INDICE Premessa 0.0 Missione 0.0 Le Linee Guida di Confindustria 0.0 Presentazione delle organizzazioni, dei principi e dei valori del Gruppo Calzedonia 1.0 Definizioni 1.1 Modello di organizzazione e controllo 1.2 Destinatari del Modello 1.3 Organismo di Vigilanza 1.4 Valutare e gestire i rischi per la Salute e la Sicurezza dei Lavoratori 1.5 Gestire la prevenzione e programmare il miglioramento 1.6 Impartire adeguate istruzioni ai lavoratori 1.7 Coinvolgere e consultare i lavoratori 1.8 Adeguare il lavoro all uomo e al rispetto dell ambiente 2.0 Sistema di controllo interno 3.0 Comportamenti 3.1 Struttura e organizzazione del sistema di gestione per la salute e sicurezza dei lavoratori.

5 Gestione della informazione, formazione e comunicazione 3.3 Gestione della documentazione 3.4 Monitoraggio del sistema 3.5 Gestione degli incidenti, delle non conformità, delle azioni correttive e preventive 3.6 Riesame e miglioramento del sistema 3.7 Valutazione dei rischi 3.8 Gestione impianti, macchine, attrezzature 3.9 Adozione e gestione dei dispositivi di protezione individuale 3.10 La sicurezza dei lavori in appalto 3.11 Gestione delle emergenze 3.12 Segnaletica di sicurezza 3.13 Gestione materiali e sostanze 3.14 Sorveglianza sanitaria 4.0 Sistema disciplinare 4.1 Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n Legge 3 agosto 2007 n Decreto Legislativo 9 aprile 2008 n Decreto Legislativo 16 luglio 2012 n Decreto Legislativo 3 aprile 2006 n Altri riferimenti

6 PREMESSA Il Codice Etico e di Comportamento è una dichiarazione pubblica in cui sono individuati i principi generali e le regole di comportamento dei dipendenti e collaboratori del mondo Calzedonia e di tutti coloro che direttamente o indirettamente concorrono a determinarne il successo ed a contribuire al benessere economico delle comunità nelle quali Calzedonia si trova ad operare, al fine di consentire alle Organizzazioni di dotarsi di un Modello di organizzazione e controllo sempre aggiornato secondo i più evoluti standard nazionali. Calzedonia Holding e le Società sottoposte alla sua direzione e coordinamento (di seguito Gruppo Calzedonia o Gruppo ) adottano il presente Codice Etico al fine di definire con chiarezza e trasparenza i valori ai quali si ispirano e, al fine di dare concretezza e credibilità a quanto qui viene espresso, sono adottati strumenti organizzativi e principi generali di controllo tra i quali, fra gli altri, la legittimità formale e sostanziale dei comportamenti dei componenti degli organi sociali e dei propri dipendenti a qualunque livello organizzativo, la trasparenza contabile e la diffusione di una cultura orientata al controllo ed al governo delle attività. Il Gruppo Calzedonia informa la propria attività al rispetto dei principi contenuti nel Codice, componente essenziale del Modello organizzativo e del sistema di controllo interno del Gruppo, nel convincimento che l etica del lavoro e degli affari siano la precondizione per la creazione di valore e per il successo di un impresa sana che è espressione del suo territorio, dal quale riceve e al quale redistribuisce risorse. In tale ambito, Calzedonia e le sue aziende operano e promuovono elevati standard di lavoro, di tutela dell ambiente e di contrasto ai fenomeni corruttivi. Il Gruppo, inoltre, con interventi ed iniziative in ambito sociale, promuove politiche di conciliazione tra lavoro e famiglia, vigilando sulla tutela della dignità e dell integrità psicofisica dei lavoratori e sulla corretta gestione delle diversità dei generi meno rappresentati. Sono altresì promosse politiche di promozione e tutela delle diversità culturali e linguistiche, etniche e religiose dei lavoratori in un ottica di integrazione e di inclusione.

7 Il Codice Etico e di Comportamento del Gruppo Calzedonia, parte integrante del Modello, costituisce assunzione di garanzia e responsabilità nei confronti dei consumatori e del mercato, contiene le linee-guida e i principi da seguire nella gestione dell impresa come pure le regole di comportamento vincolanti per gli organi della Società, per i dirigenti, i dipendenti/collaboratori e per tutti coloro che agiscono a qualunque titolo per conto o nell interesse della Società. Il Modello di organizzazione, di gestione e di controllo della Società (di seguito M.O.) rappresenta specifiche procedure e disposizioni prescritte dalla normativa di riferimento, dalle Linee Guida di Confindustria, dai documenti emessi dalle associazioni di categoria a cui le Società appartengono. Specifica attenzione, nel presente Modello, è stata posta ai recenti e consolidati orientamenti giurisprudenziali espressi in materia. Il Modello Organizzativo rappresenta uno strumento indispensabile per adeguare il sistema di controllo interno, in coerenza con i principi espressi nel presente Codice Etico e di Comportamento, a garanzia del corretto svolgimento delle attività e dei processi societari anche in un ottica di corretta direzione e coordinamento delle società del Gruppo da parte della Controllante, prevenendo situazioni e/o comportamenti potenzialmente lesivi dell interesse di ciascuna realtà societaria. Al riguardo, il Gruppo informa ai principi del Codice Etico le linee guida impresse alla direzione e al coordinamento dell organizzazione, in un ottica unitaria di corretta gestione imprenditoriale delle società, così da assicurare non solo trasparenza ed efficienza dei processi aziendali attraverso un corretto scambio di informazioni ma anche il rispetto delle leggi e dei regolamenti, dell affidabilità e conoscibilità degli atti e delle operazioni anche tramite la loro tracciabilità in modo che siano sempre coerenti con le politiche del Gruppo e del Codice Etico. Per processi aziendali si intendono le procedure, l organizzazione, i processi industriali, i sistemi informativi. In attuazione di quanto previsto dal Decreto 231/01, il Consiglio di Amministrazione, nel deliberarne l adozione, ha affidato ad un organo collegiale, denominato Organismo di Vigilanza, l incarico di assumere le funzioni di organo di controllo e monitoraggio interno, con il compito di vigilare sul funzionamento, sull efficacia e sull osservanza del Modello stesso, nonché di curarne l aggiornamento. Attenzione e cura particolari da parte della Società sono profuse verso un informazione e una comunicazione corretta e trasparente verso la comunità ed il territorio in genere assicurando la chiarezza imposta dalle procedure ed i protocolli interni, in linea con le normative di riferimento.

8 QUALITÀ, INNOVAZIONE E CONVENIENZA, ATTRAVERSO STRUTTURE FLESSIBILI, VELOCI E LINEARI Il Codice ha lo scopo di indirizzare eticamente l agire delle organizzazioni del Gruppo Calzedonia e pertanto le disposizioni che vi sono contenute sono vincolanti per i comportamenti di tutti i destinatari, nei limiti delle rispettive competenze, funzioni e responsabilità. Costoro sono i componenti degli organi sociali, i consiglieri, i sindaci, i dipendenti, il management, i prestatori di lavoro di tutte le Società del Gruppo nonché i consulenti e chiunque instauri, a qualsiasi titolo, un rapporto di collaborazione con le Società del Gruppo. A tale proposito, le Società del Gruppo promuovono la conoscenza del Codice Etico nei confronti di tutti i destinatari. Le organizzazioni del Gruppo Calzedonia si impegnano a richiamare l osservanza delle disposizioni del presente Codice in tutti i rapporti economici da essa instaurati. L osservanza dei principi e dei valori del Codice deve dunque considerarsi parte essenziale degli obblighi contrattuali dei dipendenti ai sensi degli articoli 2104 ( Diligenza del prestatore di lavoro ), 2105 ( Obbligo di fedeltà ) e 2106 ( Sanzioni disciplinari ) del Codice Civile. La grave e persistente violazione delle normedel presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con le organizzazioni del Gruppo Calzedonia e può portare ad azioni disciplinari e di risarcimento del danno, nel rispetto di quanto definito, per i lavoratori dipendenti, dalle procedure previste all art. 7 della Legge 300/1970 (Statuto dei Lavoratori), dai contratti collettivi di lavoro e dai codici disciplinari adottati dalle organizzazioni stesse. 8

9 MISSIONE Il Gruppo Calzedonia è produttore con proprie fabbriche e venditore nei propri negozi di calzetteria, abbigliamento intimo e filati naturali. L obiettivo dell azienda è di essere l operatore di riferimento e di confronto nel suo settore, per il mercato italiano ed europeo. Le Società del Gruppo Calzedonia operano assicurando l eccellenza nei prodotti e nel rapporto qualità-prezzo, orientate al soddisfacimento della clientela: le strategie industriali sono concepite ed attuate in questa direzione oltre che alla valorizzazione ed alla crescita delle risorse interne. In un contesto fortemente competitivo e di mercati saturi di proposte e di prodotti, Calzedonia si propone di offrire qualità, innovazione e convenienza, attraverso strutture flessibili, veloci e lineari. Ciò si può realizzare stimolando e facendo crescere la voglia di fare e l entusiasmo per il lavoro, così da esprimere personalità e creatività, nella ricerca continua di fare oggi un po meglio di quello che siamo riusciti a fare ieri. Calzedonia è infatti consapevole che negli oltre 25 anni dalla fondazione è giunta a risultati imprenditoriali tanto rilevanti grazie al contributo della comunità, del territorio e di coloro che hanno creduto nel progetto iniziale e che hanno intuito ciò che già era nell aria: tessuti, colori, tagli e forme nuove a prezzi accessibili per tutti. Oltre che, naturalmente, a cortesia e correttezza negoziale, collaborazione e trasparenza nei rapporti contrattuali per avviare competizioni leali con tutti gli operatori del Mercato e degli stakeholder. 9

10 LE LINEE GUIDA DI CONFINDUSTRIA L art. 6 del D.Lgs. 231/01 dispone espressamente che i Modelli di organizzazione, gestione e controllo possano essere adottati sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti. Le Linee Guida di Confindustria sono state approvate dal Ministero della Giustizia con D.M. 4 dicembre Il successivo aggiornamento, pubblicato da Confindustria in data 24 maggio 2004, è stato approvato dal Ministero della Giustizia in data 28 giugno 2004, che ha giudicato le Linee Guida idonee al raggiungimento delle finalità previste dal Decreto. L ultimo aggiornamento è del 31 marzo Nella definizione di modello di organizzazione, gestione e controllo, le Linee Guida di Confindustria prevedono le seguenti fasi: l identificazione/mappatura dei rischi, cioè l analisi del contesto aziendale per evidenziare in quali aree di attività e secondo quali modalità si possano verificare eventi pregiudizievoli per gli obiettivi indicati dal Decreto; la predisposizione di un sistema di controllo (i cd. protocolli ) idoneo a prevenire i rischi di reato identificati, attraverso la valutazione del sistema di controllo esistente all interno dell ente e il suo adeguamento al fine di poter efficacemente comprimere/minimizzare i rischi identificati. Le componenti più rilevanti del sistema di controllo delineate nelle Linee Guida di Confindustria, per garantire l efficacia del modello di organizzazione, gestione e controllo sono le seguenti: l adozione di principi etici in relazione ai comportamenti che possono integrare le fattispecie di reati previsti dal Decreto, contenuti in un Codice etico; un sistema organizzativo sufficientemente formalizzato e chiaro, lineare e trasparente, con particolare riguardo alle attribuzioni di responsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica e descrizione dei compiti con specifica previsione di principi di controllo interno; procedure manuali e/o informatiche che regolino lo svolgimento delle attività, prevedendo opportuni controlli; poteri autorizzativi di firma attribuiti in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali definite, prevedendo, laddove richiesto l indicazione delle soglie di approvazione delle spese; sistemi di controllo di gestione capaci di fornire tempestiva segnalazione dell esistenza o dell insorgere di situazione di criticità generale e/o particolare; formazione, informazione e comunicazione interna del 10

11 personale dipendente e di tutti i player della cd. azienda aperta, cioè consulenti, fornitori e i terzi in generale. Le Linee Guida di Confindustria indicano inoltre che le componenti del sistema di controllo sopra menzionate debbano conformarsi a una serie di principi di controllo, tra i quali: verificabilità, documentabilità, coerenza e congruità di ogni operazione, transazione e azione; applicazione del principio di separazione delle funzioni e segregazione dei compiti ( nessuno può gestire in autonomia un intero processo ); documentazione e/o registrazione degli avvenuti controlli. L adesione ed il rispetto del Codice comporta da parte dei soggetti aderenti a Confindustria l osservanza delle delibere degli organi associativi adottate in conformità alle norme statutarie, ai principi di concorrenza ed ai principi democratici nonché al rispetto di una competizione leale sul mercato degli imprenditori del comparto tessile-moda in modo tale da non ledere ma anzi promuovere l immagine dell industria italiana e del comparto verso il pubblico. Tale adesione comporta altresì che le aziende aderenti curino la formazione dei loro collaboratori con direttive specifiche interne ed esterne orientate ad etica professionale. Calzedonia aderisce e fa proprie le Linee Guida di Confindustria e riconosce nei principi etici e di comportamento i propri orientamenti e quelli dei suoi dipendenti; riconosce altresì che l efficienza e l efficacia del sistema di controllo interno e di gestione dei rischi sono condizione per lo svolgimento dell attività d impresa in coerenza con le regole e i principi del presente Codice. In tale contesto, il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi si inquadra quale processo costituito dall insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative volto ad assicurare: i) l efficienza della gestione societaria e imprenditoriale ed in particolare l efficienza e l efficacia dei processi aziendali; ii) la loro conoscibilità e verificabilità anche tramite la tracciabilità di atti e operazioni; iii) l affidabilità delle operazioni contabili, finanziarie e gestionali; iv) il rispetto delle leggi e dei regolamenti, dello Statuto societario e delle procedure interne nonché la salvaguardia dell integrità aziendale, anche al fine di prevenire frodi in danno delle Società del Gruppo Calzedonia, in Italia e all Estero; v) l identificazione, la misurazione, la gestione e il monitoraggio dei principali rischi. Tutti i destinatari del Codice sono pertanto chiamati a concorrere ad assicurarne il funzionamento. Nell ambito del sistema di controllo interno particolare rilievo rivestono la corretta definizione di compiti e responsabilità nonché i principi di separazione dei ruoli, di tracciabilità dei dati e delle informazioni, della affidabilità (accountability) dei processi e delle informazioni, con una coerente impostazione del sistema di procure e deleghe operative/organizzative, e l affidabilità e accuratezza (accuracy) dei dati contabili e gestionali. La raccolta, registrazione, elaborazione e presentazione accurata dei dati contabili rappresentano altresì un obiettivo del Gruppo Calzedonia. 11

12 PRESENTAZIONE DELLE ORGANIZZAZIONI, DEI PRINCIPI E DEI VALORI DEL GRUPPO CALZEDONIA Le organizzazioni del Gruppo Calzedonia coinvolte nell adozione del Modello Organizzativo sono: Calzedonia Holding S.p.A. Calzedonia S.p.A. Intimo3 S.p.A. Ti.Bel S.p.A. Trever S.p.A. L alta Direzione delle organizzazioni del Gruppo Calzedonia si impegna a deliberare, ad attuare e a diffondere il presente Codice. Le organizzazioni del Gruppo Calzedonia: quali componenti attive e responsabili delle comunità in cui operano, sono impegnate a rispettare e far rispettare al proprio interno le leggi vigenti negli Stati in cui svolgono la propria attività e i principi etici di comune accettazione, secondo gli standard internazionali, nella conduzione degli affari: trasparenza, correttezza e lealtà. Esse operano assicurando l eccellenza dei prodotti. Esse rifuggono e stigmatizzano il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti (verso la comunità, le pubbliche autorità, i clienti, i lavoratori, gli investitori, i fornitori e i concorrenti) per raggiungere i propri obiettivi economici, che sono perseguiti esclusivamente con l eccellenza della performance in termini di qualità e convenienza dei prodotti e dei servizi, fondata sull esperienza, sull attenzione al cliente e sull innovazione. La centralità del cliente nel rapporto qualità-prezzo è l obiettivo che viene perseguito nelle politiche aziendali. Calzedonia promuove la ricerca e l innovazione per l ottenimento di un prodotto che sia unico e riconoscibile, valorizzando il know-how generato al proprio interno, il patrimonio intellettuale dell Azienda e la sua tutela. Le Società del Gruppo, anche attraverso le linee guida di Calzedonia Holding, adottano strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione di disposizioni di legge e dei principi di trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei propri 12

13 dipendenti e collaboratori e vigilano sulla loro osservanza e concreta implementazione. Promuovono un rapporto collaborativo e trasparente con le Istituzioni nazionali e sovranazionali per agevolare le necessarie interlocuzioni e interazioni. Nello svolgimento di ciascuna attività, Calzedonia opera al fine di evitare di incorrere in situazioni di potenziale conflitto di interessi, reale o anche solo potenziale, favorendo un clima di correttezza e lealtà nel quale tutti, dipendenti e collaboratori, possano perseguire gli obiettivi e gli interessi generali del Gruppo. Ciascuno, pertanto, è tenuto ad informare senza ritardo i propri superiori o referenti, circa situazioni o circostanze nelle quali potrebbe avere interessi in conflitto con quelli del Gruppo ed in ogni caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza od opportunità d affari in potenziale conflitto con le Società, astenendosi da comportamenti e atti - anche a titolo gratuito - comunque incompatibili con gli obblighi connessi al rapporto intrattenuto con il Gruppo Calzedonia. Le Società si impegnano a promuovere una competizione leale, che considerano funzionale al loro stesso interesse così come a quello di tutti gli operatori di mercato, dei clienti e degli stakeholder in genere; tutelano e valorizzano le persone di cui si avvalgono nel convincimento che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale e dall originalità di ciascuno dei suoi componenti, di chi opera all interno del Gruppo nel rispetto della unicità e della diversità di ogni contributo, in un quadro di reciproca lealtà e fedeltà. Le Società del Gruppo vietano espressamente ogni condotta volta all alterazione, alla contraffazione, all utilizzo di marchi o segni distintivi e di disegni e modelli nazionali od esteri. Calzedonia stigmatizza altresì ogni condotta volta ad introdurre, nella comunità in cui opera, prodotti industriali con marchi o altri segni distintivi alterati o contraffatti nonché la commercializzazione di prodotti con marchi o segni distintivi ingannevoli sull origine, sulla provenienza o la qualità del prodotto. Allo stesso modo, non sono tollerate - ma anzi perseguite e sanzionate al proprio interno - attività di fabbricazione, di commercializzazione, di diffusione o di semplice utilizzo di beni realizzando o usurpando o violando titoli di proprietà industriale. Le Società Calzedonia impiegano responsabilmente le risorse, avendo quale traguardo uno sviluppo sostenibile, nel rispetto dell ambiente e dei diritti delle generazioni future; riservano atti di liberalità a favore di soggetti terzi mediante l assunzione di iniziative di carattere umanitario, culturale e sociale, e tali da rappresentare interventi concreti per creare valore aggiunto agli azionisti ed agli stakeholder anche sotto il profilo etico e sociale, così da sostanziarne il ruolo all interno delle comunità di riferimento. Ciò avviene in particolare attraverso un ente, la Fondazione San Zeno con sede a Verona, ed attiva dal Essa eroga contributi a enti e associazioni che intraprendono progetti di sviluppo mirati alla scolarizzazione, alla formazione professionale, alla nascita di iniziative ed attività economiche con l obiettivo di offrire concrete possibilità di sviluppo, sostenendo le 13

14 persone che si trovano a vivere situazioni di grave disagio e difficoltà, aiutandole a costruire una propria autonomia economica e di pensiero. Conoscendo l ambiente in cui si interviene si permette a chi realizza i progetti di agire sui problemi, generando cambiamento. L Azienda e i suoi Destinatari si ispirano a principi generali di riservatezza e privacy, segnatamente in relazione al proprio rapporto di lavoro e di collaborazione con le Società del Gruppo. Tutte le informazioni ottenute o acquisite in tale contesto sono di proprietà di Calzedonia. Per informazioni proprietarie del Gruppo, si intendono: I dati personali dei destinatari e dei terzi. È considerato dato personale qualsiasi informazione relativa a persona fisica o giuridica, ente o associazione, identificati o identificabili anche indirettamente mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero identificativo personale; Le informazioni riservate. È considerata informazione riservata qualunque notizia inerente le società del Gruppo Calzedonia che abbia natura confidenziale e che, se rilasciata in maniera inconsapevole o non autorizzata, possa generare pregiudizio o danno al Gruppo o a taluno dei suoi dipendenti. Quanto premesso, per sottolineare che Calzedonia garantisce, in conformità alla Legge, la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e richiede ai destinatari ed ai terzi lo stesso rigore nel loro utilizzo e comunque per scopi esclusivamente connessi all esercizio delle attività professionali. In tale prospettiva, le Società del Gruppo rispettano e promuovono la parità di accesso e la trasparenza nelle diffusione delle informazioni che le riguardano, nel pieno rispetto e conformità alle Leggi ed ai Regolamenti. Per quanto attiene, invece, alle informazioni che vengono diffuse e comunicate dal Gruppo per finalità divulgative o di comunicazione pubblicitaria, esse sono complete, trasparenti, comprensibili ed accurate. I Destinatari del Modello, pertanto, assicurano che l immagine delle Società del Gruppo appaia consona al prestigio e all importanza del ruolo che Calzedonia ha acquisito nella comunità e nel territorio in cui opera, sia in Italia che all Estero. I rapporti con gli organi di informazione sono riservati alle funzioni aziendali a ciò preposte. Le Società del Gruppo stigmatizzano e rifuggono pratiche corruttive e i Destinatari partecipano attivamente per contrastare tali condotte, nel pieno rispetto dei principi di legalità, correttezza, trasparenza e lealtà. In tale prospettiva, anche per finalità di tutela dell immagine aziendale e di quella dei propri dipendenti e collaboratori, in occasione di ricorrenze e di festività sono consentiti solo omaggi o donazioni di modico valore direttamente ascrivibili alle normali relazioni di cortesia commerciale e comunque tali da non ingenerare o dare adito a dubbi presso terzi esterni circa concessioni di indebiti vantaggi ovvero comportamenti illegali o immorali. In ogni caso, gli omaggi e le donazioni ancorché modiche e conformi agli usi devono essere sempre effettuati in linea con le procedure e i protocolli aziendali. Il Gruppo Calzedonia annette grande valore alla sicurezza interna ed esterna ai propri siti ed ambienti di lavoro: risorse e know-how, infatti, sono messi a disposizione per minimizzare e prevenire gli illeciti e le minacce che possano generare danni alle infrastrutture ed alle persone. Le Società infatti investono in piani e strategie per la sicurezza aziendale, ivi compresa la sensibilizzazione dei dipendenti e dei collaboratori, così da contribuire ciascuno alla tutela dei beni aziendali ed alla propria, in conformità alle Leggi ed ai Regolamenti nonché in proporzione all entità delle possibili minacce ai beni ed alle persone. 14

15 1.0 DEFINIZIONI 1.1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E CONTROLLO È il complesso organico di principi, di regole, di disposizioni, di schemi organizzativi e dei connessi compiti e responsabilità, funzionale alla realizzazione ed alla diligente gestione di un sistema di controllo e monitoraggio delle attività sensibili al fine della prevenzione sulla commissione, anche tentata, dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001 avuto riguardo in particolare a quelli in materia di violazione della normativa antinfortunistica e ambientale. 1.2 DESTINATARI DEL MODELLO Sono destinatari del Modello tutti coloro che operano per il conseguimento dello scopo e degli obiettivi delle organizzazioni del Gruppo Calzedonia. I destinatari del Modello sono: i componenti degli organi sociali, i soggetti coinvolti nelle funzioni dell Organismo di Vigilanza, il datore di lavoro e i suoi delegati, tutti i dipendenti, con diversi ruoli e responsabilità organizzative (dirigenti, preposti, lavoratori), i consulenti esterni, i fornitori, i clienti e, in generale, tutti i terzi con cui il Gruppo intrattiene rapporti inerenti le proprie attività. 1.3 ORGANISMO DI VIGILANZA È una struttura collegiale istituita dalle organizzazioni del Gruppo Calzedonia in ottemperanza all art. 6 c. 1, lett. B) e art. 6, commi 4 e 4bis, D.Lgs. 231/2001, con funzioni di vigilanza e controllo in ordine al funzionamento e all efficacia, all adeguatezza e all osservanza del Modello. L art. 6 del Decreto, infatti, nel ricondurre l esonero da responsabilità dell Ente all adozione ed efficace attuazione di un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire la realizzazione degli illeciti penali elencati dalla normativa, ha previsto l istituzione di un Organismo di Vigilanza ( OdV ) cui è specificamente assegnato il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del MO e di curarne il relativo aggiornamento. In particolare l Organismo effettua le seguenti attività: vigila sull attuazione e sull applicazione del modello, che si sostanzia nella verifica della coerenza tra i comportamenti concreti ed il modello istituito; verifica l adeguatezza del modello, ossia la sua reale (e non meramente formale) capacità di prevenire i comportamenti non voluti; effettua analisi circa il mantenimento nel tempo dei requisiti di solidità e funzionalità del modello; cura il necessario aggiornamento in senso dinamico del modello, nell ipotesi in cui le analisi operate rendano necessario effettuare correzioni ed adeguamenti; presenta proposte di adeguamento del modello verso gli organi/funzioni aziendali in grado di dare loro concreta attuazione nel tessuto aziendale. A seconda della tipologia e della portata degli interventi, le proposte saranno dirette verso le varie funzioni aziendali interessate, e, in taluni casi di particolare rilevanza, verso il Consiglio di Amministrazione; verifica l attuazione e l effettiva funzionalità delle soluzioni proposte, ad esempio vigilare sull applicazione 15

16 delle sanzioni adottate nel Modello di organizzazione, relaziona al vertice aziendale ovvero al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale. I compiti assegnati all OdV richiedono che lo stesso sia dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. Da ciò ne derivano: l insindacabilità delle scelte dell Organismo di Vigilanza da parte delle funzioni e degli organi dell Ente, pena il venir meno del requisito essenziale dell autonomia; la posizione di indipendenza dei membri che compongono tale Organismo di Vigilanza, posizione da riservare a professionisti di assoluta competenza ed autorevolezza, in ragione della professionalità dimostrata e delle capacità personali loro riconosciute. Il Decreto Legislativo 231/2001 enuncia, tra le esigenze che il Modello deve soddisfare, l istituzione di obblighi informativi ( flussi ) nei confronti dell Organismo di Vigilanza. L art. 6, c.2 lett. d) del D.Lgs. 231/01 individua specifici obblighi di informazione nei confronti dell organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli. In particolare, gli organi sociali devono riferire all OdV ogni informazione rilevante per il rispetto ed il funzionamento del Modello. Si rende pertanto opportuna l istituzione di un sistema di reporting, sistematico e strutturato, in merito a vicende e tematiche a rischio, la cui rilevazione ed analisi costituisca elemento di attenzione dal quale originano azioni di riscontro e approfondimento dell OdV su eventuali azioni anomale e/o di reato. I Destinatari devono riferire all Organismo di Vigilanza ogni informazione relativa a comportamenti che possano integrare violazioni delle prescrizioni del Modello o fattispecie di reato. A tali fini è istituito un canale di comunicazione riservato alla consultazione dell OdV, consistente nell invio allo stesso di corrispondenza riservata presso un indirizzo di posta elettronica (cfr. casella di whistleblowing) e un numero di fax da parte di chiunque voglia procedere alla segnalazione; tale modalità di trasmissione delle informazioni è intesa a garantire la riservatezza per i soggetti che segnalino il messaggio, anche al fine di evitare atteggiamenti ritorsivi nei loro confronti. L Organismo di Vigilanza valuterà le segnalazioni pervenutegli, anche in forma anonima. Potrà convocare, quando lo ritenga opportuno, il presunto autore della violazione, dando inoltre luogo a tutti gli approfondimenti che si rendano necessari per accertare la veridicità della segnalazione e i conseguenti interventi ritenuti opportuni. Qualora la segnalazione pervenga in forma scritta anonima, l Organismo valuterà l opportunità di procedere a indagini, sempre che la segnalazione contenga riferimenti sufficientemente specifici. Oltre alle segnalazioni anche anonime sopra indicate, devono essere obbligatoriamente trasmesse all OdV le informazioni concernenti: provvedimenti e/o notizie aventi ad oggetto l esistenza di un procedimento penale, anche nei confronti di ignoti, relativo a fatti di interesse per la Società; provvedimenti e/o notizie aventi ad oggetto l esistenza di procedimenti amministrativi o controversie civili di rilievo relativi a richieste o ad iniziative di autorità amministrative indipendenti, dell amministrazione finanziaria, di amministrazioni locali e della pubblica amministrazione, riguardanti contratti, richieste e/o gestione di finanziamenti pubblici; richieste di assistenza legale inoltrate alla Società dal personale in caso di avvio di procedimenti penali o civili nei loro confronti; rapporti predisposti dai direttori delle unità operative/funzioni aziendali nell ambito della loro attività di controllo, dai quali possano emergere fatti che presentino profili rilevanti ai fini del rispetto del Modello. Le caratteristiche costitutive ed i requisiti dell Organismo di vigilanza sono contenuti nel relativo Statuto, allegato al presente codice. 16

17 POLITICHE INFORTUNISTICHE Nella realizzazione della mission di Calzedonia, i comportamenti di tutti i destinatari del presente Codice devono essere ispirati dall etica della responsabilità. Le persone che lavorano, interne ed esterne alle organizzazioni, per il Gruppo Calzedonia hanno quindi come principio imprescindibile il rispetto delle leggi e dei regolamenti, ed ispirano la propria attività alle disposizioni deontologiche ispirate dal Gruppo. Affermando tali principi, inoltre, le organizzazioni del Gruppo Calzedonia si impegnano a trattare come un valore la persona, e pertanto a tutelarne la salute e la sicurezza, assicurando la responsabilità ed il coinvolgimento della Direzione aziendale. Il Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori, parte integrante della gestione aziendale, è uno degli strumenti che le organizzazioni del Gruppo utilizzano per raggiungere questo obiettivo e che negli anni è cresciuto in competenza ed in numero di risorse, altamente qualificate. L adeguatezza della presente Politica viene verificata nelle riunioni di riesame della Direzione delle organizzazioni, in occasione delle quali sono anche definiti gli obiettivi e i programmi delle misure per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori, e ne è verificato il raggiungimento. 1.4 VALUTARE E GESTIRE I RISCHI PER LA SALUTE E LA SICUREZZA DEI LAVORATORI Le organizzazioni del Gruppo Calzedonia adottano come primo criterio per evitare i rischi, quello di combatterli alla fonte, ad esempio sostituendo ciò che è pericoloso con ciò che non lo è. Quando questo non è possibile, le organizzazioni, in funzione del livello di rischio, forniscono le risorse necessarie per le attività di prevenzione e protezione, dando priorità alle misure di protezione collettiva. 1.5 GESTIRE LA PREVENZIONE E PROGRAMMARE IL MIGLIORAMENTO Le organizzazioni del Gruppo Calzedonia si impegnano alla prevenzione dei rischi per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori e al miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche tenendo conto del grado di evoluzione della tecnica. Per assicurarsi che le misure di prevenzione e protezione adottate dall organizzazione siano efficaci, ciascun destinatario del Codice, in relazione al proprio ruolo e alla propria attività, è tenuto a controllarne l adeguata attuazione e mantenimento. 1.6 IMPARTIRE ADEGUATE ISTRUZIONI AL LAVORATORI Le persone rappresentano un fattore fondamentale per lo sviluppo delle organizzazioni del Gruppo Calzedonia le quali, oltre ad impegnarsi alla diffusione, alla sensibilizzazione e alla formazione del Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori, tutelano e promuovono la formazione e la crescita professionale del proprio personale, allo scopo di accrescere il patrimonio di competenze e professionalità. 1.7 COINVOLGERE E CONSULTARE I LAVORATORI Le organizzazioni del Gruppo Calzedonia ritengono essenziali la comunicazione e l informazione per far partecipare e coinvolgere il personale nella gestione organizzativa per dare attuazione alla politica aziendale e per il raggiungimento degli obiettivi fissati per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori. 1.8 ADEGUARE IL LAVORO ALL UOMO E AL RISPETTO DELL AMBIENTE Ciascun destinatario del Codice deve sempre essere orientato, nei propri comportamenti, a considerare gli aspetti sociali e di interesse della collettività. Le organizzazioni del Gruppo Calzedonia sono consapevoli della incidenza delle proprie attività sullo sviluppo economico e sociale e sulla qualità della vita del territorio di riferimento. Per questa ragione, nello svolgimento delle proprie attività, si impegnano a salvaguardare l ambiente circostante, a contribuire allo sviluppo sostenibile del territorio, a promuovere le attività necessarie al conseguimento di certificazioni al fine di ottemperare alle previsioni normative e regolamentari. 17

18 2.0 SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Nel rispetto della normativa vigente e nell ottica della pianificazione e della gestione delle attività aziendali tese ad assicurare la Salute e Sicurezza dei Lavoratori, le organizzazioni del Gruppo Calzedonia adottano misure organizzative e di gestione idonee a prevenire comportamenti illeciti o comunque contrari alle regole del presente Codice da parte di chiunque operi per tali organizzazioni. Tali misure sono coerenti con modelli di organizzazione, gestione e controllo che prevedono misure idonee a garantire lo svolgimento delle attività e a scoprire ed eliminare tempestivamente le situazioni di rischio. I modelli di organizzazione, al fine di prevenire il rischio di commissione dei reati dai quali possa derivare la responsabilità ai sensi del D.Lgs. 231/2001, prevedono: a) l individuazione delle attività nel cui ambito possono essere commessi reati in relazione alla Salute e alla Sicurezza dei Lavoratori; b) specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni dell impresa in relazione ai reati da prevenire; c) l impossibilità, da parte di un unico soggetto, di presiedere e monitorare tutte le fasi di un processo; d) l individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di reati in materia di Salute e Sicurezza dei Lavoratori; e) obblighi di informazione nei confronti dell Organismo di Vigilanza, deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli organizzativi; f) l introduzione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello. L alta Direzione delle organizzazioni del Gruppo Calzedonia verifica periodicamente l adeguatezza e l effettivo funzionamento del Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori ed esegue gli interventi ritenuti necessari od opportuni per assicurarne il miglior funzionamento. Per la verifica e l applicazione delle norme contenute nel presente documento è inoltre istituito in tutte le organizzazioni del Gruppo Calzedonia un apposito Organismo di Vigilanza, ai sensi del Decreto Lgs. 231/01, che assiste l alta Direzione per l analisi dei rischi aziendali, gli indirizzi del Sistema, la valutazione sulla sua adeguatezza, 18

19 il suo aggiornamento e il suo effettivo funzionamento. Come già anticipato, al fine di garantire la piena autonomia e indipendenza nello svolgimento delle relative funzioni, l Organismo di Vigilanza comunica direttamente al Consiglio di Amministrazione della Società e, ove ne ritenga opportuno il coinvolgimento, anche al Collegio Sindacale con il quale vi è un rapporto di paritarietà. Il coinvolgimento degli organi sociali, in particolare quelli competenti a convocare l assemblea, costituisce anche la migliore garanzia del controllo ultimo sull operato degli amministratori, affidato - per previsioni normative e statutarie - ai soci. Segnatamente, l Organismo di Vigilanza riferisce sia al Consiglio di Amministrazione sia al Collegio Sindacale (quest ultimo ove ritenga opportuno), in ordine alla concreta attuazione del Modello ed in relazione alla adeguatezza della governance societaria nel suo complesso, avuto riguardo alle dimensioni ed alle complessità organizzative, alla visibilità del brand sul mercato, al fatturato ed ai livelli quantitativi dell occupazione assicurati dalla Società, agli esiti dell attività di vigilanza svolta ed agli eventuali interventi ritenuti opportuni per l implementazione del Modello: in modo periodico e continuativo nei confronti del Consiglio di Amministrazione e, almeno due volte all anno, attraverso relazioni scritte denominate relazioni semestrali e annuali; periodicamente nei confronti del Collegio Sindacale su temi contigui inerenti il controllo (controllo contabile ed antifrode), su richiesta di quest ultimo; occasionalmente nei confronti del Collegio Sindacale, nei casi di presunte violazioni poste in essere dai vertici aziendali o dai consiglieri di amministrazione, potendo ricevere dal Collegio Sindacale richieste di informazioni o di chiarimenti e/o formularne a sua volta. L Organismo di Vigilanza potrà essere convocato in qualsiasi momento e, al contempo, potrà a sua volta richiedere al Consiglio di Amministrazione della Società di essere convocato ogni volta che ravveda l opportunità di un esame o di un intervento in materie inerenti il funzionamento e l efficace attuazione del Modello o in relazione a situazioni specifiche. A garanzia di un corretto ed efficace flusso informativo, l Organismo ha inoltre la possibilità, al fine di un pieno e corretto esercizio dei suoi compiti, di richiedere chiarimenti o informazioni direttamente ai soggetti aventi le principali responsabilità operative. 19

20 3.0 COMPORTAMENTI 3.1 STRUTTURA E ORGANIZZAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA SALUTE E SICUREZZA DEI LAVORATORI. La divisione dei compiti e delle responsabilità rappresentano uno dei momenti strategici per la corretta implementazione del Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori. Occorre pertanto che l alta Direzione delle organizzazioni del Gruppo Calzedonia sia impegnata nella ricerca di soluzioni adatte alla realtà dell azienda stessa. Le responsabilità e la relativa autorità in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro devono essere definite in coerenza con lo schema organizzativo e funzionale dell organizzazione. È quindi necessario, per la completa attuazione del Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori, che vengano indicati in un organigramma aziendale i ruoli, i compiti e le responsabilità (artt. 18 e segg. D.Lgs. 81/08). Nella definizione dei compiti organizzativi ed operativi, a partire dall alta Direzione, fino ai dirigenti, ai preposti e a tutti i lavoratori, devono essere esplicitati e resi noti i comportamenti attesi nell ambito delle rispettive competenze, nonché le connesse responsabilità e i compiti di ispezione, di verifica e di sorveglianza in materia di Salute e Sicurezza dei Lavoratori. Devono inoltre essere documentate e rese note a tutti i livelli dell organizzazione le funzioni e i compiti del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e degli eventuali addetti, del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza e gli addetti alla gestione delle emergenze, nonché i compiti e le responsabilità del Medico competente. La premessa perché questi impegni possano essere attuati è che sia scritta una politica ed identificati gli obiettivi di mantenimento e miglioramento del Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori. L organizzazione del Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori è funzionale al raggiungimento degli obiettivi pianificati. L alta Direzione delle organizzazioni del Gruppo Calzedonia si impegna inoltre a designare una figura aziendale, di adeguate capacità, cui affidare il compito e la relativa autorità, indipendentemente da ulteriori responsabilità, di coordinare e verificare che il Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori sia realizzato e mantenuto. 3.2 GESTIONE DELLA INFORMAZIONE, FORMAZIONE E COMUNICAZIONE Le organizzazioni del Gruppo Calzedonia si impegnano a definire modalità e strumenti atti ad assicurare l efficienza e l efficacia del processo di comunicazione, in funzione delle proprie esigenze e caratteristiche. Il processo di comunicazione e di informazione è essenziale per far partecipare il personale e coinvolgerlo nel Sistema di Gestione per la Salute e Sicurezza dei Lavoratori e per il raggiungimento degli obiettivi fissati in attuazione della politica aziendale. L organizzazione si impegna quindi a: diffondere la politica di Salute e Sicurezza dei Lavoratori; definire un flusso informativo adeguato a condividere le informazioni inerenti la Salute e Sicurezza dei Lavoratori, al fine di sviluppare la cooperazione tra tutti i soggetti interessati, interni ed esterni all organizzazione; 20

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