Servizio di stenotipia Servizio di resocontazione mediante stenotipia delle riunioni degli organi istituzionali dell Assemblea legislativa regionale

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1 Servizio di resocontazione mediante stenotipia delle riunioni degli organi istituzionali dell Assemblea legislativa regionale Capitolato speciale d appalto Versione: Definitiva Data: 28 luglio 2011 Numero pagine: 9

2 CAPITOLATO DI GARA INDICE 1 OGGETTO DELL APPALTO DURATA DEL SERVIZIO IMPORTO A BASE D ASTA ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO LOGISTICA GRUPPO DI LAVORO PREZZI DEI SERVIZI AGGIORNAMENTO ISTAT OBBLIGHI DERIVANTI DAL RAPPORTO DI LAVORO OBBLIGHI DI TRACCIABILITA CAUZIONE DEFINITIVA CONTESTAZIONI E PENALI RISOLUZIONE DEL CONTRATTO E RECESSO COSTITUZIONE IN MORA MODALITÀ DI FATTURAZIONE E PAGAMENTI SPESE CONTRATTUALI E DI REGISTRAZIONE DOMICILIO DELL IMPRESA APPALTATRICE FORO COMPETENTE RINVIO ALLA NORMATIVA... 9 pag. 2 di 9

3 1 OGGETTO DELL APPALTO 1.1 L appalto, le cui modalità di esecuzione sono descritte nel presente capitolato, ha per oggetto il servizio di resocontazione mediante stenotipia delle riunioni degli organi istituzionali (Assemblea legislativa, Commissioni consiliari permanenti e speciali e riunioni diverse) del Consiglio regionale del Veneto. 2 DURATA DEL SERVIZIO 2.1 Il servizio di resocontazione mediante stenotipia avrà durata di anni 2 a decorrere dalla data di aggiudicazione dell appalto medesimo. 2.2 Alla scadenza della durata contrattuale l Amministrazione si riserva la facoltà di rinnovare il contratto per ulteriori due anni. 2.3 La comunicazione relativa verrà effettuata con raccomandata A.R. almeno 15 giorni prima della scadenza del contratto. 3 IMPORTO A BASE D ASTA 3.1 L ammontare annuo presunto del servizio oggetto dell appalto è di euro ,00 (IVA esclusa). 3.2 L ammontare per il biennio presunto del servizio oggetto dell appalto è di euro ,00(IVA esclusa). 3.3 L ammontare complessivo presunto del servizio oggetto dell appalto, comprensivo anche dell eventuale rinnovo per ulteriori due anni, è di euro ,00 (IVA esclusa). 3.4 L importo della base d asta ha la funzione di indicare il limite massimo delle prestazioni ed ha carattere presuntivo, mentre il valore del contratto sarà determinato dalle prestazioni effettivamente richieste dal Consiglio regionale del Veneto, sulla base delle esigenze istituzionali e delle compatibilità finanziarie del bilancio del Consiglio, riservandosi quest ultimo la possibilità di sospendere il servizio per uno o più periodi, anche illimitatamente, senza possibilità per l operatore economico aggiudicatario di vantare alcuna pretesa. 3.5 L'importo degli oneri della sicurezza è stato valutato pari a zero, in quanto non sono rilevabili rischi da interferenze per i quali sia necessario adottare relative misure di sicurezza. Pertanto, in relazione a quanto previsto dal Decreto Legislativo 9 aprile 2008 n. 81 e dalla Determinazione n. 3 in data 5 marzo 2008 dell'autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavoro, Servizi e Forniture, non è necessario redigere il D.U.V.R.I. (DOCUMENTO UNICO DI VALUTAZIONE DEI RISCHI PER LE INTERFERENZE). 4 ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO 4.1 L impresa dovrà provvedere, con propria organizzazione, a tutti gli adempimenti necessari per lo svolgimento del servizio, anche in contemporanea per più organi. 4.2 L espletamento del servizio di resocontazione mediante stenotipia comprende tra l altro: pag. 3 di 9

4 a) la fornitura della strumentazione necessaria per la registrazione e per la resocontazione (macchine elettroniche per la stenotipia, personal computers, stampanti, computers per la registrazione e quant altro necessario); b) manutenzione e assistenza tecnica per detta strumentazione; c) assicurazione, in particolare furto e incendio, della strumentazione stessa; d) messa a disposizione del personale occorrente anche per la registrazione audio. 4.3 Sono a carico del Consiglio regionale: a) le varie utenze; b) il materiale di consumo. 5 MODALITÀ DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO 5.1 Il servizio consiste: a) nell attività di resocontazione delle sedute del Consiglio regionale e degli organi consiliari; b) nella consegna del resoconto della riunione, completo di indici degli argomenti e degli interventi per ciascun argomento entro il termine previsto per ciascuna delle tipologie di servizio richiesto, a mezzo file inviato mediante posta elettronica oppure inserito nella rete locale del Consiglio regionale, nei formati e con le modalità stabilite dal competente servizio per il sistema informativo. 5.2 L impresa che si aggiudicherà l appalto dovrà essere in grado di svolgere l attività di resocontazione di cui al 5.1 almeno secondo le seguenti modalità: a) tramite stenotipia con presenza fisica dell operatore sul luogo della riunione; b) tramite sistemi di registrazione digitale (file audio digitali) oppure su supporti non digitali (nastro, cassetta, etc.) con trascrizione differita, senza presenza fisica dell operatore sul luogo della riunione. 5.3 Il servizio, secondo le esigenze degli organi istituzionali, dovrà essere di volta in volta fornito secondo le seguenti tipologie e modalità: a) servizio di stenotipia normale: consegna del resoconto entro il secondo giorno lavorativo (sabato escluso) successivo a quello in cui si è svolta la riunione; b) servizio di stenotipia immediato: consegna, in tempo differito al massimo di due ore rispetto allo svolgimento della seduta, del resoconto e sua immissione, a mano a mano che è prodotto, nel sistema informativo del Consiglio regionale secondo le modalità stabilite dal dirigente competente; c) servizio di trascrizione differita: la seduta è registrata a cura del personale interno del Consiglio regionale su files digitali o altro supporto (nastro, cassetta, etc.) e la registrazione è trasmessa alla ditta che provvede alla trascrizione entro due giorni lavorativi dalla data di consegna se il materiale è registrato su supporto digitale, oppure, entro cinque giorni lavorativi se registrato su supporto non digitale (nastro, cassette, etc.). 5.4 Il Consiglio può chiedere l integrazione o la revisione del testo specificando le modifiche da apportare con assunzione della relativa responsabilità da parte del Consiglio. L impresa aggiudicataria dovrà restituire il testo corretto entro il secondo giorno lavorativo (sabato escluso) successivo alla richiesta di integrazione o revisione, provvedendo, nel contempo, a reinserirlo, in sostituzione del testo originario, nel sistema informativo del Consiglio. 5.5 Il servizio verrà erogato, di regola, sulla base di un calendario delle riunioni settimanalmente determinato e comunicato, nelle forme stabilite dal Consiglio regionale del Veneto, tre giorni prima della data fissata per la riunione e in caso d urgenza, 24 ore prima. pag. 4 di 9

5 5.6 Il Consiglio regionale effettua di norma 4 sedute giornaliere al mese, per una durata media di complessive di circa 32 ore mensili. 5.7 Sia il Consiglio che i suoi organi per dibattiti su tematiche particolari connesse con il territorio possono tenere riunioni fuori sede. 5.8 Le commissioni possono riunirsi simultaneamente nello stesso giorno con la conseguente necessità di separati e distinti servizi di resocontazione. 5.9 Il Consiglio e gli organi consiliari possono riunirsi anche di sabato e nei giorni festivi. Le riunioni, inoltre, possono svolgersi al di fuori del consueto orario di lavoro ( ) e le stesse possono aver luogo anche fuori delle sedi del Consiglio in Venezia. Le riunioni possono essere revocate anche all ultimo momento La durata del servizio di resocontazione con presenza fisica dell operatore, tenuto conto delle riunioni sia del Consiglio regionale che delle Commissioni consiliari, nel biennio è stata complessivamente di 900 ore (450 ore/anno). La durata del servizio senza presenza fisica dell operatore nel biennio è stata complessivamente di 350 ore (175 ore/anno). 6 LOGISTICA 6.1 Sarà onere dell aggiudicatario procurarsi quanto di fabbisogno per l allocazione di uomini e mezzi in quanto la stazione appaltante potrà mettere a disposizione solamente una stanza presso una delle sedi del Consiglio regionale ubicate nel centro storico di Venezia di circa 10 mq. 7 GRUPPO DI LAVORO 7.1 I concorrenti sono chiamati, fin dalla prima presentazione dei curricula ad individuare il gruppo di lavoro che si occuperà dello svolgimento dei servizi cui si concreta l appalto. I concorrenti dovranno individuare ed indicare per ogni ruolo indicato nel capitolato tecnico i titolari ed i supplenti chiamati a realizzare i singoli servizi. I supplenti, compresi nel gruppo di lavoro, saranno chiamati dall appaltatore a sostituire i lavoratori in caso di necessità. 7.2 I soggetti impiegati potranno dunque variare nel tempo, sì che la squadra possa adattarsi anche a possibili emergenze, l offerta dovrà tuttavia mantenere le proprie caratteristiche generali per tutta la durata del servizio ed i curricula presentati per i titolari delle figure chiave del Responsabile del Servizio e dello Stenotipista d Aula, costituiranno standard di profilo professionale minimo per l accettazione delle eventuali sostituzioni. 7.3 In ogni caso, una variazione del gruppo di lavoro (cioè dei titolari più i supplenti) superiore al 50% costituirà modifica soggettiva infungibile e potrà comportare risoluzione automatica del rapporto e incameramento della fidejussione ad insindacabile giudizio della stazione appaltante. 8 PREZZI DEI SERVIZI 8.1 Per i servizi di stenotipia normale e immediato e per il servizio di trascrizione differita, di cui alle lettere a), b), e c) del 5.2 saranno applicati i prezzi orari indicati nell offerta economica in sede di gara. 8.2 Nel caso in cui la riunioni abbiano luogo di sabato o in giornate festive è riconosciuta alla ditta una maggiorazione pari al 2% (due per cento) del costo orario indicato in sede di gara il servizio di stenotipia richiesto. pag. 5 di 9

6 8.3 Nel caso in cui la riunioni abbiano luogo nelle ore comprese tra le e le 8.00, è riconosciuta alla ditta una maggiorazione pari al 2% (due per cento) del costo orario indicato in sede di gara il servizio di stenotipia richiesto. 8.4 Nel caso in cui la riunioni abbiano luogo di sabato o in giornate festive e nelle ore comprese tra le e le 8.00, è riconosciuta alla ditta una maggiorazione complessiva pari al 4% (quattro per cento) del costo orario indicato in sede di gara il servizio di stenotipia richiesto. 8.5 Nel caso in cui la riunioni si svolgano fuori dalle sedi del Consiglio regionale in Venezia, è riconosciuto un rimborso spese calcolato in base a tariffe ACI e riferito alla percorrenza determinata dalla distanza chilometrica tra la sede della riunione e la sede di Venezia del Consiglio regionale. 8.6 Nel caso di riunione revocata all ultimo momento, si riconosce alla ditta un indennità forfettaria pari al prezzo dovuto per 2 (due ore) di servizio di stenotipia normale 8.7 Per il tempo di attesa dell inizio della riunione e nel caso di riunione deserta, è riconosciuto alla ditta un rimborso orario pari al 50 (cinquanta) per cento del prezzo orario previsto per il servizio di stenotipia normale, riferito alle effettive ore di attesa, da parte degli addetti alla stenotipia a disposizione degli organi consiliari. 8.8 Il rimborso orario riconosciuto alla ditta per i periodi di sospensione che si verifichino dopo l inizio della riunione saranno conteggiati con i seguenti criteri: a) per pause che si protraggono fino a 30 minuti sarà riconosciuto alla ditta la tariffa oraria intera (100%); b) per pause che superino i 30 minuti si applica sull intero periodo la tariffa oraria ridotta della metà (50%). 9 AGGIORNAMENTO ISTAT 9.1 Il prezzo offerto in sede di gara, potrà su richiesta scritta dell operatore economico aggiudicatario, e comunque solo dopo il primo anno di vigenza del contratto, essere revisionato sulla base dell indice ISTAT di variazione dei prezzi (c.d. FOI art. 115 del D.Lgs. n. 163/2006). 10 OBBLIGHI DERIVANTI DAL RAPPORTO DI LAVORO 10.1 L impresa aggiudicataria si obbliga ad ottemperare, verso i propri dipendenti, a tutti gli obblighi derivanti da disposizioni legislative e regolamentari vigenti in materia di lavoro, ivi comprese quelle in materia di igiene e sicurezza, previdenza e disposizioni in materia antinfortunistica, assumendo a proprio carico tutti i relativi oneri L impresa aggiudicataria si obbliga altresì ad applicare, nei confronti dei propri dipendenti occupati nell esecuzione del contratto, condizioni normative e retributive non inferiori a quelle risultanti dai contratti collettivi ed integrativi di lavoro applicabili alla categoria, alla data di stipula del contratto d appalto, nonché a quelle risultanti da successive modificazioni ed integrazioni, anche dopo la scadenza dei contratti medesimi e fino al loro rinnovo Gli obblighi relativi ai contratti collettivi nazionali di lavoro di cui sopra, vincolano l impresa aggiudicataria anche nel caso in cui questa non aderisca alle associazioni stipulanti ovvero receda da esse, per tutto il periodo di validità del contratto d appalto. 11 OBBLIGHI DI TRACCIABILITA 11.1 L'Appaltatore si assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge 13 agosto 2010 n. pag. 6 di 9

7 L'Appaltatore si impegna affinché negli eventuali contratti sottoscritti con subappaltatori o subcontraenti sia inserita un'apposita clausola con la quale ciascuno di essi assume gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge 13 agosto 2010 n Ai sensi dell'art. 3, comma 7, della legge 13 agosto 2010 n. 136 l'appaltatore si obbliga ad utilizzare uno o più conti correnti bancari o postali, accesi presso banche o presso la società Poste Italiane S.p.a., dedicati alle commesse pubbliche, anche in via non esclusiva, comunicando al Consiglio regionale del Veneto gli estremi identificativi dei conti correnti nonché le generalità e il codice fiscale delle persone delegate ad operare su di essi. 12 CAUZIONE DEFINITIVA 12.1 A garanzia della corretta esecuzione del futuro contratto, l impresa aggiudicatrice, dovrà costituire, entro dieci giorni dal ricevimento della comunicazione di aggiudicazione, una garanzia fideiussoria di importo pari al 10% (dieci per cento) del valore massimo del contratto, nei modi previsti dall'articolo 113 del d.lgs. n. 163/ La fideiussione bancaria o la polizza fideiussoria deve prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale, la rinuncia all eccezione di cui all art. 1957, comma 2, c.c. nonché l operatività della garanzia medesima entro 15 giorni, a semplice richiesta scritta del Consiglio regionale La cauzione definitiva copre gli oneri per il mancato o inesatto adempimento, rimarrà vincolata fino al termine del rapporto contrattuale, e sarà restituita alla impresa aggiudicataria solo dopo la liquidazione dell ultima fattura e, comunque, non prima che siano state definite tutte le ragioni di debito e credito ed ogni altra eventuale pendenza. 13 CONTESTAZIONI E PENALI 13.1 Nel caso in cui l impresa aggiudicataria, alla quale viene comunicato tre giorni prima, o 24 ore prima in caso d urgenza, la data della riunione, non sia in grado di effettuare il servizio, il Consiglio regionale provvederà agli adempimenti a mezzo di altra impresa, facendosi rimborsare le spese sostenute per il maggior prezzo pagato, rispetto alle condizioni di aggiudicazione, applicando contestualmente una penale pari al 10% (diecipercento) dell onere giornaliero sostenuto, riferito al periodo di mancata prestazione L addebito dell importo sarà effettuato, su richiesta della struttura del Consiglio regionale preposta, in occasione del primo pagamento che dovrà essere fatto all impresa aggiudicataria o sul deposito cauzionale prestato, fatto salvo ogni altro diritto per ulteriori danni eventuali Le ulteriori inadempienze riscontrate dal Consiglio regionale, in ordine ai tempi e alle modalità di svolgimento del servizio, come descritto nel presente capitolato speciale d appalto, verranno contestate per iscritto all'impresa la quale, entro 20 giorni, potrà presentare le proprie controdeduzioni Presa visione delle eventuali controdeduzioni, il Consiglio regionale provvederà eventualmente all'applicazione di una penale giornaliera di euro 50,00.= L'applicazione del presente articolo non esclude la facoltà da parte del Consiglio regionale di risolvere il contratto né il suo diritto al risarcimento di eventuali danni. pag. 7 di 9

8 14 RISOLUZIONE DEL CONTRATTO E RECESSO 14.1 Nel caso in cui l impresa aggiudicataria risulti inadempiente in tutto o in parte rispetto agli obblighi contrattuali, causando disagi e/o disservizi, il Consiglio regionale, dopo aver assegnato mediante lettera raccomandata AR un termine di 10 gg. dalla data di ricevimento della comunicazione per adempiere, si riserva la facoltà di risolvere di diritto il contratto in corso, ai sensi dell articolo 1454 del c.c., fatto salvo il diritto all incameramento della cauzione di cui all art. 7 del presente capitolato speciale d appalto, e salvo il risarcimento del danno ulteriore da parte dell impresa aggiudicataria inadempiente Il Consiglio regionale si riserva inoltre il diritto di procedere alla risoluzione del contratto, ai sensi dell art c.c.. a) qualora il ritardo nella consegna del resoconto entro i termini previsti dall art. 5, si ripeta per più di 20 volte in un anno; b) qualora l impresa aggiudicataria, alla quale venga comunicato tre giorni prima, o 24 ore prima in caso d urgenza, la data della riunione, non sia in grado di effettuare il servizio, per più di tre volte in un anno; c) perdita, durante il rapporto contrattuale, di uno dei requisiti minimi previsti per la partecipazione alla presente gara d appalto; d) mancata reintegrazione della cauzione definitiva, entro 15 giorni dalla richiesta da parte del Consiglio regionale, quando questa sia stata escussa nei casi previsti dal presente capitolato ovvero dalla legge; e) mancato utilizzo del bonifico bancario o postale ovvero degli altri strumenti di idoneità a consentire la piena tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge 13 agosto 2010 n La risoluzione si verificherà di diritto al momento del ricevimento da parte dell impresa aggiudicataria di una lettera raccomandata A/R con la quale il Consiglio regionale dichiari di volersi avvalere della clausola risolutiva. In seguito alla risoluzione, non si farà luogo alla corresponsione di alcuna indennità all impresa aggiudicataria. È fatto salvo per il Consiglio regionale il diritto di chiedere il risarcimento degli ulteriori danni subiti e di intraprendere ogni altra iniziativa ritenuta opportuna E facoltà del Consiglio regionale recedere dal contratto di appalto ex art e art del Codice Civile, anche se è già iniziata la prestazione del servizio. Tale facoltà verrà esercitata per iscritto mediante invio all impresa aggiudicataria di apposita comunicazione a mezzo di raccomandata A.R. anticipata via fax la quale dovrà pervenire almeno un mese prima della data del recesso. Dalla data di efficacia del recesso, l impresa aggiudicataria dovrà cessare tutte le prestazioni contrattuali, assicurando che tale cessazione non comporti alcun danno per il Consiglio regionale. In caso di recesso l impresa aggiudicataria ha diritto al pagamento dei servizi prestati, purché correttamente ed a regola d arte, secondo il corrispettivo e le condizioni contrattuali, rinunciando a qualsiasi ulteriori pretesa. 15 COSTITUZIONE IN MORA 15.11I termini e le comminatorie contenute nel presente capitolato operano di pieno diritto senza obbligo, per il Consiglio regionale, della costituzione in mora dell impresa appaltatrice. pag. 8 di 9

9 16 MODALITÀ DI FATTURAZIONE E PAGAMENTI 16.1 La fatturazione del servizio effettuato sarà fatta al prezzo convenuto alla fine di ogni mese, ed il pagamento sarà eseguito entro sessanta giorni dalla data di ricevimento della fattura riscontrata regolare, con mandato emesso sul tesoriere del Consiglio regionale. 17 SPESE CONTRATTUALI E DI REGISTRAZIONE 17.1Tutti gli oneri fiscali di qualsiasi genere, fatta eccezione per l IVA, riguardanti il servizio in oggetto sono a carico dell impresa aggiudicataria, così pure tutte le spese inerenti al contratto e alla sua registrazione. 18 DOMICILIO DELL IMPRESA APPALTATRICE 18.1 Per tutti gli effetti del presente contratto, l impresa appaltatrice dovrà eleggere il domicilio nel Comune di Venezia. 19 FORO COMPETENTE 19.1 Eventuali controversie derivanti dal presente appalto verranno deferite al foro di Venezia. 20 RINVIO ALLA NORMATIVA 20.1 Per quanto non espressamente previsto nel presente capitolato speciale si intendono richiamate, in quanto compatibili, le norme regionali, nazionali e comunitarie vigenti in materia. pag. 9 di 9

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