Gli strumenti informatici Titulus 97 versione Xml. La Fascicolazione dei documenti

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1 Gli strumenti informatici Titulus 97 versione Xml La Fascicolazione dei documenti Titulus - Pec Docente: Paternò Alberto

2 XDocway Sistema di Protocollo informatico e Gestione flussi XDocway è un'applicativo multipiattaforma sviluppato interamente con tecnologia XML (extended Markup Language) per ambienti internet/intranet; creato per la gestione dei sistemi di Protocollo e per la gestione dei Flussi Procedurali Amministrativi. Sulla base delle specifiche di CNIPA ("Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione") - ex A.I.P.A. - questa applicazione risolve le problematiche dei centri Protocollo, dei Workflow Amministrativi e dell'archiviazione ottica, per le Amministrazioni Pubbliche Centralizzate e Periferiche.

3 Tecnologia XML La tecnologia XML, con cui questo applicativo è stato sviluppato sia dal punto di vista dell'interfaccia grafica e sia per la gestione dei dati sul lato server, incrementa longevità, personalizzazione e accessibilità delle applicazioni sviluppate con questa tecnica; il server extraway gestisce e cataloga i dati direttamente in formato nativo XML mediante mappatura degli oggetti suggeriti dalla analisi delle strutture dei dati; l'uso di extended Markup Language è fortemente consigliato dalle organizzazioni internazionali (World Wide Web Consortium) specificatamente per la gestione di banchedati di grandi dimensioni per le quali prevedere una estesa longevità praticamente esente dalla necessità di conversioni o aggiornamenti. Per le sue grandi capacità di personalizzazione consente di gestire qualsiasi tipologia di documento e di Procedimento Amministrativo;

4 La configurazione predefinita gestisce: Protocollo in Arrivo; Protocollo in Partenza; Protocollo tra Uffici; Documenti non protocollati; Fascicoli e Raccoglitori in forma gerarchizzata; Allegati informatici (Suite Microsoft Office, Adobe Pdf, Suite OpenOffice.org, Testo ASCII e immagini nei formati più diffusi anche acquisite direttamente da scanner); Titolario di classificazione; Meccanismi di riempimento e verifica automatica dei campi di editing; Versioning dei file allegati; Documenti Segreti e/o Confidenziali;

5 Per la sua elevata versatilità, permette di definire : Protocollazione di Repertori; Flussi procedurali amministrativi per ogni tipologia e iter documentale; Aggiunta di nuove caselle di testo anche per le funzionalità predefinte; Personalizzazione dell'aspetto e del comportamento delle singole postazioni; Segnatura Manuale o in Stampa del documento Protocollato; Gestione dell'anagrafica interna ed esterna alla struttura principale; Gestione della firma elettronica; Interoperabilità;

6 Tutti i documenti, e più in generale, tutti gli oggetti gestiti dall'applicazione, sono rivestiti da una forte politica degli accessi, per consentire visibilità, diritti di intervento, fascicolazione e quant'altro per ogni singolo utente, o gruppo di utenti; un corretto utilizzo di queste impostazioni garantisce che i documenti rispettino la gerarchia degli operatori che li devono / possono visionare, creare, modificare.

7 Come gestire i documenti con Titulus 97

8 Argomenti Il Titolario di classificazione Fascicolo Sottofascicolo Inserto Raccoglitore Inserimento dei documenti.

9 IL TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Il titolario di classificazione (più correttamente titolario d archivio o, semplicemente, titolario) è uno strumento di organizzazione dell archivio corrente. Dalla sua adeguata redazione e applicazione dipende in larga misura l efficienza del sistema documentario di un ente produttore. Esso infatti incide nella sfera strategicamente più importante: la fase di produzione e di sedimentazione dell archivio.

10 2. I calzini del principe Carlo La classificazione delle cose (persone, oggetti, eventi, etc.) fa parte della nostra attività cognitiva e quindi della nostra vita. Tutti noi ogni giorno classifichiamo come conosciuta/sconosciuta una persona che incontriamo per strada, per poi classificarla a sua volta nella sfera degli amici/avversari. Si tratta di una nota funzione neurologica, adattata alla amministrazione pubblica durante l Illuminismo e introdotta in Italia con i titolari per referato dai francesi prima e dagli austriaci poi.

11 Ma veniamo alla nostra storia. Tutti noi abbiamo un guardaroba dove sistemare con un certo ordine in cassetti o in ripiani le camicie, magliette e appunto i calzini. L ordine dato, sempre percepito da chi lo attua e sempre soggettivo rispetto agli strumenti di chi lo elabora, serve a trovare con maggiore efficienza possibile i nostri indumenti quando ne abbiamo bisogno. Così, si potrebbe supporre che il principe Carlo abbia paia di calzini. Ciascun calzino ha le giarrettiere abbinate e i fiocchi ornamentali. Ogni mattina il suo maggiordomo Archibald deve trovare quelli intonati con la cravatta e ha pochi minuti per farlo. Se voi foste il maggiordomo, come fareste?

12 Semplice, bisogna classificarli. Allora Archibald mette tutti i calzini in un armadio e inizia il lavoro di classificazione. L armadio ha 3 ante (titoli): I - Calzini estivi II - Calzini invernali III - Calzini per la mezza stagione L anta I, Calzini estivi, ha 4 sottoante (classi): 1 - Seta 2 - Cotone 3 - Fresco di lana 4 Fibra

13 Ogni sottoanta contiene delle ripartizioni non più logiche, ma fisiche, dove trovano posto tutti i calzini raggruppati per colore (procedimento/affare). La sottoanta fresco di lana ha 6 cassetti (fascicoli): 1 - Verdi 2 - Blu 3 - Neri 4 - Scozzesi 5 - Grigi 6 - Marroni

14 Un giorno di luglio il principe Carlo indossa una cravatta scozzese e il maggiordomoarchivista Archibald apre l anta I/3.4. Cioè apre l anta I ( calzini estivi ), la sottoanta 3 ( fresco di lana, visto che in Inghilterra può far fresco anche d estate) e il cassetto 4 ( calzini scozzesi ) dove trova il paio di calzini appropriato con attaccate le giarrettiere e i fiocchi ornamentali. Si noti che Archibald non trova il singolo calzino/documento, ma l intero fascicolo, istruito per item aventi classificazione omogenea: i calzini con i reggicalzini e i fiocchi adatti a quel paio. Archibald inoltre ha scelto di non creare ulteriori ripartizioni logiche, individuando per es. la suddivisione verde chiaro verde scuro, per evitare il rischio di classificazioni non univoche.

15 Dal virtuale al cartaceo Lo scopo principale del corso è quello di mettere ordine ai nostri documenti tramite la fascicolazione ma soprattutto di mettere ordine ai nostri fascicoli e registri cartacei. Le carpette intestate dell Università hanno infatti una particolare caratterizzazione: Tengono conto di: TITOLO CLASSE FASCICOLO SOTTOFASCICOLO ecc.

16 PREMESSE GENERALI Mettere ordine ai documenti come gestire le cartelle in Windows. Mettere ordine ai documenti dei nostri documenti in gestione in Titulus: Documenti in gestione RPA(132 doc.) Minuta(9 doc.) Resi(6 doc.) CC(4 doc.) Archivio Fascicoli aperti Raccoglitori aperti

17 ASPETTO FONDAMENTALE Classificazione corretta dei documenti: TITOLO - CLASSE/VOCE D INDICE Es V/5.2 Voce d indice = Attività che caratterizza l oggetto; - Consultare voci d indice in linea - RPA (Responsabile Procedimento Amministrativo)

18 CONDIZIONE INDISPENSABILE Per fascicolare i documenti deve esserci sempre corrispondenza tra: CLASSIFICAZIONE E RPA

19 COME INSERIRE UN DOCUMENTO IN UN FASCICOLO FASCICOLI SIMILI SI NO Assegna Crea nuovo Fascicolo

20 Inserire un documento in un Sottofascicolo L'inserimento di un documento in un sottofascicolo si identifica nella procedura di assegnazione di un documento ad un fascicolo (vedi Inserire un documento in un fascicolo). Se il fascicolo al quale assegniamo il documento corrente è contenuto all'interno di un fascicolo, il documento corrente risulta inserito in un sottofascicolo.

21 Inserire un Inserto Il contenitore di tipo fascicolo inserito all'interno di un sottofascicolo si chiama Inserto. La procedura per l'inserimento è la medesima utilizzata per inserire un sottofascicolo, solo che il fascicolo 'ospite' deve essere un sottofascicolo, cioè un fascicolo già inserito all'interno di un altro fascicolo.

22 Es.1 Sottofascicolo e Inserto Fascicolo 2003-II/1.2 «Commissioni conferma in ruolo» Sottofascicolo 2003-II/1.2.1 «Commisioni professori associati» Inserto 2003-II/ «Commissioni professori associati di Palermo»

23 Es. 2 Sottofascicolo e Inserto Fascicolo 2007-III/3.1 «Iscrizione dottorato di ricerca» Sottofascicolo 2007-III/3.1.1 «Consegna tesi dottorato di ricerca» Inserto 2007-III/ «Proroga consegna tesi»

24 Inserire un Fascicolo in un Raccoglitore Il Raccoglitore può contenere al suo interno sia documenti singoli (non fascicolati) che Fascicoli completi. Per assegnare un Fascicolo ad un Raccoglitore occorre porsi in visualizzazione dello stesso e premere il pulsante Raccoglitore.

25 E ORA PASSIAMO ALLA PRATICA

26 Cosa cambia/cambierà con la PEC OGGI Versione Titulus FASE DI TRANSIZIONE DOMANI (2011) Versione Titulus 3.10 CONFIGURAZIONE PEC INTEROPERABILITA

27 Per terminare. Ricordarsi di consultare sempre le LINEE GUIDA per evitare inserimenti errati di corrispondenti, quindi: EVITARE: Al, Ai, dott., ing, prof. nell inserimento di un corrispondente; Qualunque struttura universitaria DEVE avere la seguente dicitura: Università degli Studi di Palermo - Dipartimento di ingegneria nucleare - DIN

28 GRAZIE PER LA CORTESE COLLABORAZIONE Alberto Paternò

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