LLP-ERASMUS PLACEMENT VADEMECUM PER I PARTECIPANTI

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1 LLP-ERASMUS PLACEMENT VADEMECUM PER I PARTECIPANTI Indice 1. Introduzione 2. Principali scadenze 3. Paesi di destinazione ed enti ospitanti eleggibili 4. Durata del tirocinio e calcolo delle mensilità 5. Rinunce e riassegnazioni 6. Importo della borsa Erasmus Placement 7. Procedure da seguire 7.1 Dopo la selezione e prima della partenza 7.2 All'arrivo presso l'ente ospitante 7.3 Durante il tirocinio 7.4 Prima del termine del tirocinio 7.5 Dopo il rientro 1 Introduzione Il programma LLP-Erasmus Placement consente agli studenti degli Istituti di istruzione superiore, titolari di EUC estesa, di accedere a tirocini presso imprese, centri di formazione (escluse istituzioni europee o organizzazioni che gestiscono programmi europei) presenti in uno dei Paesi partecipanti al Programma. I beneficiari avranno l'opportunità di acquisire competenze specifiche e una migliore comprensione della cultura socio-economica del Paese ospitante e di approfondire le proprie conoscenze linguistiche. 2 Principali Scadenze I candidati che partecipano alla selezione sono tenuti a rispettare le seguenti scadenze: - dal 01/01/13 al 30/09/13: periodo utile per attuare la mobilità per tirocinio LLP-Erasmus Placement; - 01/07/12: ultimo giorno possibile per iniziare le attività di tirocinio; - 30/09/13: ultimo giorno possibile per terminare le attività di tirocinio. 3 Paesi di destinazione ed enti ospitanti eleggibili I candidati vincitori di borsa possono svolgere il tirocinio in uno dei Paesi che aderiscono al Programma:: - Paesi membri dell Unione Europea: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria; - Paesi dello spazio economico europeo (SEE): Islanda, Liechtenstein, Norvegia e Svizzera; - Paesi candidati: Turchia e Croazia. Le attività di tirocinio possono essere svolte presso uno studio, impresa, azienda o istituzione europea (definiti ente ospitante ). In particolare, per ente ospitante si intende: qualsiasi azienda del settore pubblico o privato che eserciti un attività economica, indipendentemente dalle dimensioni, dallo status giuridico e dal settore economico di attività, 1

2 compresa l economia sociale. Sono quindi enti ammissibili: centri di formazione; centri di ricerca; fondazioni; camere di commercio; associazioni; ONU, UNESCO E UNICEF; Istituti di istruzione superiore (esempio: laboratori, biblioteche, ecc.); uffici relazioni internazionali presso Istituti di istruzione superiore; altre organizzazioni, purché in grado di offrire allo studente un programma di lavoro che comporti effettivamente un valore aggiunto rispetto a uno stage svolto presso un'impresa italiana in Italia. Sono da considerarsi eleggibili come sedi di placement altre rappresentanze o istituzioni pubbliche come gli istituti di cultura, le scuole, etc. a patto che sia garantito il principio di transnazionalità (es.: lo studente acquisisce un know-how diverso da quello che acquisirebbe con un placement nel proprio Paese). Sarà responsabilità della struttura didattica di afferenza dello studente verificare e valutare se i criteri richiesti vengono soddisfatti. Sono eleggibili tutte le imprese private e gli enti pubblici, comprese le Università 1, con eccezione di: - Uffici ed enti che gestiscono programmi comunitari; - Istituzioni comunitarie (http://europa.eu/agencies/index_it.htm); - Rappresentanze diplomatiche italiane (consolati, ambasciate, ecc ). Per la ricerca dell ente ospitante il candidato potrà avvalersi di colloqui di orientamento per supporto alla ricerca dell ente ospitante o individuare autonomamente l ente ospitante. 4 Durata del tirocinio e calcolo delle mensilità Le borse vengono assegnate per attività all'estero ammissibili a contributo nel periodo compreso tra il 1 gennaio 2013 e il 30 settembre 2013 e sono assegnate esclusivamente per lo svolgimento di attività ammissibili all estero la cui durata minima è di 3 mesi e non superiore ai 9 mesi. La durata prevista (e finanziata) per i tirocini è di 3 mesi interi e consecutivi; le date di avvio e di conclusione dovranno essere preventivamente concordate con l ente ospitante e l Ufficio Stage all Estero di Ca Foscari. Attività inferiori a 3 mesi non sono in alcun modo ammissibili. Si specifica che un mese intero si calcola a partire dal giorno di inizio di mobilità e termina il giorno del mese successivo meno 1; ad esempio: dal 10 di giugno 2012 al giorno 9 luglio 2012 = 1 mese; dal 10 di giugno 2012 al giorno 10 luglio 2012 = 1 mese e 1 giorno. ATTENZIONE: Le borse di tirocinio sono assegnate esclusivamente per attività di tirocinio a tempo pieno (minimo 36 ore settimanali). Qualora il percorso di tirocinio preveda un numero di ore inferiore lo studente dovrà chiedere l autorizzazione scritta e motivata per lo svolgimento della mobilità a tali condizioni all Ufficio Stage all Estero, che valuterà il caso e invierà eventuale autorizzazione scritta al partecipante. E possibile richiedere un prolungamento del tirocinio, che dovrà essere approvato dal punto di vista didattico; i mesi di eventuale prolungamento non possono essere coperti con borsa a meno che non vi siano mensilità residuali; anche in questo caso i tirocini dovranno essere comunque conclusi entro il 30 settembre In caso venga concesso il prolungamento e, di conseguenza, il periodo di tirocinio superi i 3 mesi, si applicherà convenzionalmente la seguente regola: se lo studente realizzerà un certo numero di mesi più una frazione di mese inferiore o uguale a 14 giorni, si applicherà l'arrotondamento per difetto (Esempio: dal 02/09/2012 al 15/12/2012 sono 3 mesi e 14 giorni = 3 mensilità); nel caso in cui la frazione sia uguale o superiore a 15 giorni, si applicherà l'arrotondamento per eccesso (esempio: dal 02/09/2012 al 16/12/2012 sono 3 mesi e 15 giorni = 4 mensilità). Il periodo di tirocinio è da intendersi come continuativo e quindi non si prevedono interruzioni. Possono ritenersi ammissibili eventuali sospensioni dell'erasmus Placement in accordo con l ente ospitante e con l ateneo di afferenza. La chiusura per ferie dell impresa ospitante non è da considerarsi interruzione del periodo di mobilità per placement. Il contributo comunitario può essere mantenuto per il periodo di chiusura dell impresa ospitante a meno che l azienda non certifichi il periodo di tirocinio escludendo l intero mese di chiusura. Il periodo di interruzione non deve essere conteggiato ai fini del raggiungimento del periodo minimo di permanenza, ovvero il periodo di 3 mesi non può essere suddiviso come a seguire: 1 mese di lavoro, 1 mese di chiusura, 1 mese di lavoro. Se il mese di chiusura rientra in un periodo di tirocinio maggiore (ad es. 4 mesi), ed è certificato nel periodo totale dall azienda ospitante, può essere conteggiato come una mensilità. 1 Le attività svolte presso le Università devono intendersi propriamente come di formazione professionale e NON di studio. Questo dovrà essere chiaramente indicato nel piano di lavoro (Training Agreement), specificando che non si tratta di un attività già prevista nell ambito di altri programmi comunitari (mobilità per studio), onde evitare conflitti di interesse e/o doppi finanziamenti. 2

3 5 Rinunce e riassegnazioni La mancata rinuncia entro i termini indicati da bando può comportare l esclusione automatica dalla partecipazione ai bandi LLP-Erasmus Placement nello stesso anno accademico o negli anni accademici successivi. La riassegnazione delle borse residue avviene a seguito della decadenza/rinuncia motivata al posto in graduatoria da parte dei candidati vincitori. Sarà cura dell Ateneo scorrere la graduatoria secondo l ordine di punteggio e riassegnare le borse disponibili ai candidati idonei (riserve), i quali saranno contattati tramite telefono ed . In mancanza di idonei in graduatoria le borse possono essere rimesse a bando. 6 Importo e modalità di pagamento della borsa Erasmus Placement L importo della borsa LLP-Erasmus Placement è di 500,00 Euro al mese, tranne che per i Paesi di cui alla tabella seguente il cui contributo non potrà superare i massimali mensili comunitari riportati: Paese di destinazione Importo mensile BG (Bulgaria) 401,00 EE (Estonia) 484,00 LT (Lituania) 464,00 LV (Lettonia) 476,00 PL (Polonia) 493,00 RO (Romania) 445,00 Il pagamento della borsa di tirocinio comunitaria viene effettuato in due tranche: l 80% entro 45 giorni dall'inizio dello stage, mentre il 20% entro 30 giorni dal termine del tirocinio purché tutti i documenti siano stati regolarmente consegnati. Qualsiasi inadempienza o ritardo nella presentazione dei documenti inerenti al programma comporterà la perdita della borsa di tirocinio. Il pagamento potrà avvenire nel conto corrente personale o in quello attivato tramite la carta multiservizi o tramite assegno bancario. Si ricorda che gli studenti sono tenuti a continuare a pagare regolarmente le tasse universitarie presso il proprio ateneo anche durante il periodo di tirocinio all estero. 7 Procedure da seguire 7.1 Dopo la selezione e prima della partenza ATTENZIONE: Per poter svolgere il tirocinio nell ambito del progetto Erasmus Placement è necessario mantenere lo status di studente iscritto per tutta la durata dell anno accademico 12/13, pena la decadenza dal posto in graduatoria e/o la restituzione del contributo. Allo stesso modo, poiché è necessario conseguire crediti NON sovrannumerari grazie al tirocinio, i vincitori che stiano svolgendo o che abbiano svolto un tirocinio durante le procedure di selezione e/o prima della partenza saranno automaticamente esclusi dalla graduatoria e saranno tenuti a restituire l eventuale contributo versato. 1. Se l ente di destinazione è stato scelto autonomamente, il documento principale che si dovrà produrre entro la chiusura del bando è la Convenzione/Agreement (scaricabile dalla pagina web del programma) che dovrà essere compilata e firmata dal rappresentante legale dell ente ospitante. Contestualmente, una comunicazione da parte dell ente ospitante in cui si specificano le attività di stage, il periodo e i contatti del tutor, dovrà giungere (anche via ) all Ufficio Stage all Estero. La convezione può essere anticipata scannerizzata via o fax. Due copie originali del documento dovranno in seguito pervenire (almeno un mese prima dall inizio dello stage) all Ufficio Stage all Estero, assieme ad una copia dell Host partner application form (scaricabile dalla pagina web del programma). 2. Scaricare dalla pagina web del programma e compilare in Word, di comune accordo con l ente ospitante, il Training Agreement (piano di lavoro) in inglese (date, attività, numero crediti ); 3. Spedire via il Training Agreement per una verifica formale da parte dell Ufficio Stage all Estero; 4. Dopo il nullaosta da parte dell Ufficio Stage all Estero stampare tre copie del Training Agreement; 3

4 5. Le tre copie originali del Training Agreement dovranno essere firmate dallo studente e dal professore Referente degli stage del proprio corso di laurea prima della partenza; 6. Portare con sé all estero le tre copie nell ente ospitante. ATTENZIONE: per la predisposizione del TA si richiede normalmente almeno un mese di tempo, quindi è opportuno che lo studente si attivi con il necessario anticipo. Prima della partenza, non appena si ha conferma delle date di inizio e fine stage, è necessario contattare l Ufficio Stage all Estero per la stipula del contratto istituto-studente, che designa lo studente ufficialmente vincitore di una borsa di mobilità per tirocini Erasmus e in cui devono essere indicate chiaramente, tra le altre cose, la destinazione del tirocinio e la durata in mesi. A questo scopo, lo stagista è tenuto a compilare il modulo delle coordinate bancarie (scaricabile dalla pagina web del programma) e trasmetterlo scannerizzato via o via fax all Ufficio Stage all Estero. Assicurazione sanitaria Solitamente una copertura sanitaria di base è fornita dall'assicurazione sanitaria nazionale dello studente anche durante il soggiorno in un altro Paese dell'unione Europea tramite la Tessera Europea di Assicurazione Malattia (TEAM - rvizi). Tuttavia, la copertura della Tessera Europea di Assicurazione Malattia o di un assicurazione privata può non essere sufficiente, soprattutto in caso di rimpatrio e di uno specifico intervento medico. In questo caso, un'assicurazione aggiuntiva privata potrebbe essere utile. I vincitori sono invitati a recarsi presso la propria ASL di appartenenza e a verificare nelle seguenti pagine web le informazioni aggiornate rilevanti per la permanenza all estero: - informazioni particolareggiate - tessera TEAM - spiegazioni TEAM - cos'è il MISSOC - i tuoi diritti Paese per Paese - cosa fare nei Paesi non convenzionati Assicurazione per responsabilità civile verso terzi e infortuni La copertura assicurativa per responsabilità civile verso terzi e infortuni è a carico dell Università di appartenenza. Inoltre i borsisti godono anche dell ordinaria copertura assicurativa INAIL per conto dello Stato (presso gli Stati appartenenti all Unione Europea). I contratti inerenti alla copertura assicurativa per infortunio e responsabilità civile verso terzi riguardano solo i sinistri avvenuti durante le attività formative. Gli estremi delle polizze sono i seguenti: - Polizza infortuni: n. M presso ITAS - Responsabilità civile: n presso FONDIARIA-SAI Si ricorda ai vincitori di portare con sé i seguenti documenti utili durante il periodo di mobilità: > documento d identità valido; > carta sanitaria europea per l assistenza sanitaria o altre formule o modelli assicurativi necessari nei Paesi non comunitari; > certificato d iscrizione presso il proprio Ateneo; > copia del contratto firmato, con cui è stata accettata la borsa di mobilità per tirocini Erasmus e che contiene gli estremi della copertura assicurativa per infortuni e RC terzi; > foto formato tessera per ogni eventuale documento richiesto nel Paese straniero; > documentazione utile per il permesso di soggiorno (chiedere informazioni all ente ospitante); > documentazione utile per ottenere il visto, quando l Organizzazione di destinazione si trova in un Paese non comunitario (chiedere informazioni al proprio Istituto, alle Ambasciate, ai Consolati, al Ministero degli Affari Esteri, il cui indirizzo Internet è: 4

5 7.2 All arrivo presso l ente ospitante Il primo giorno di stage, spedire scannerizzato via o via fax il modulo Conferma Avvio Stage (scaricabile dalla pagina web del programma) all Ufficio Stage all Estero. Fare firmare le tre copie del Training Agreement dal tutor estero e spedire una copia originale via posta all Ufficio Stage all Estero di Ca Foscari. > assicurarsi di avere tutta l assistenza ed i materiali appropriati al corretto svolgimento della propria attività di tirocinio; > attenersi alle norme e regole, alle normali ore di lavoro, ai codici di condotta e alle regole di riservatezza dell Organizzazione ospitante. 7.3 Durante il tirocinio Compilare regolarmente il registro presenze (scaricabile dalla pagina web del programma). A circa metà tirocinio spedire all Ufficio Stage all Estero via i questionari intermedi (stagista e tutor scaricabile dalla pagina web del programma). In caso di prolungamento del tirocinio, trasmettere via fax all Ufficio Stage all Estero l eventuale richiesta (entro 10 giorni dal termine del periodo di formazione definito originariamente). L Ufficio provvederà a inviare allo studente una notifica formale via mail o tramite posta. Qualora il prolungamento venga approvato, il partecipante è tenuto a redigere (in tre copie) un nuovo Training Agreement valido per tutti i mesi di stage, implementando le informazioni indicate nella prima versione con i mesi e le attività ulteriori. Il nuovo Training Agreement dovrà essere anticipato via fax firmato dal tirocinante e dal referente dell ente ospitante all'ufficio Stage all Estero e portato in originale (una copia) dopo il rientro. > contattare Erasmus Student Network, una rete di studenti Erasmus che si propone di aiutare gli studenti Erasmus nella risoluzione dei problemi pratici del loro soggiorno all estero e di favorire la loro integrazione sociale e personale sfruttando l esperienza di ex studenti Erasmus (www.esn.org). 7.4 Prima del termine del tirocinio 1. L ultimo giorno di tirocinio spedire scannerizzato via o via fax il modulo Conferma Termine Stage (scaricabile dalla pagina web del programma). 2. Far compilare al tutor dell ente ospitante due copie del Placement Certificate (scaricabile dalla pagina web del programma) con le date esatte di inizio e fine delle attività (attenzione: il periodo di attività non può essere inferiore a 3 mesi e deve corrispondere con quanto è stato indicato nel contratto e nel Training Agreement ed eventualmente nella notifica di prolungamento). 3. Far compilare al tutor dell ente ospitante due copie del Transcript of Work (scaricabile dalla pagina web del programma) in cui sono indicate le attività svolte e la valutazione del tirocinante da parte dell azienda. Il periodo di attività indicato deve corrispondere alle date riportate nel Placement Certificate. > il periodo minimo per una borsa di mobilità per tirocinio Erasmus è di almeno 3 mesi, quindi è necessario accertarsi della durata indicata dall attestato. Se dal certificato dovesse risultare un periodo inferiore potrebbe essere richiesta la restituzione degli eventuali contributi comunitari. 7.5 Dopo il rientro 1. Entro 10 giorni dal termine del periodo di mobilità, e non oltre il 05/10/2013 per coloro che terminano lo stage il 30/09/2013, consegnare all Ufficio Stage all Estero la seguente documentazione: - Placement Certificate (con firma e timbro dell ente ospitante in originale); - Transcript of Work (con firma e timbro dell ente ospitante in originale); - conferma/termine stage in originale; 5

6 - questionari di metà stage in originale; - relazione finale (in originale); - registro presenze (al ritorno in Italia, prima della consegna all Ufficio Stage all Estero dei documenti citati sopra, lo studente dovrà contattare il tutor universitario che assegnerà i relativi crediti). 2. La procedura per il riconoscimento dei crediti maturati durante il tirocinio sarà effettuata a cura dell Ufficio Stage all Estero una volta che tutta la documentazione, debitamente compilata e firmata in originale, sarà stata consegnata. Contatti Settore Stage all Estero Laura Bobbo tel fax Per prendere appuntamento è necessario collegarsi al seguente sito: orari di ricevimento: martedì e venerdì dalle ore 9.30 > mercoledì dalle ore 9.30 > e dalle ore >

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