VADEMECUM ERASMUS PLACEMENT MOBILITÀ STUDENTI AI FINI DI TIROCINIO IN USCITA a.a. 2013/2014

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1 VADEMECUM ERASMUS PLACEMENT MOBILITÀ STUDENTI AI FINI DI TIROCINIO IN USCITA a.a. 2013/2014 Indice 1. Introduzione 2. Principali scadenze 3. Paesi di destinazione ed enti ospitanti eleggibili 4. Attività ammissibili all estero 5. Durata del tirocinio e calcolo delle mensilità 6. Rinunce e riassegnazioni 7. Importo e modalità di pagamento della borsa 8. Procedure da seguire 8.1 Dopo la selezione e prima della partenza 8.2 All'arrivo presso l'ente ospitante 8.3 Durante il periodo di tirocinio 8.4 Prima del termine del tirocinio 8.5 Al termine del tirocinio 1. Introduzione Il programma LLP Erasmus Placement consente agli studenti degli Istituti di istruzione superiore, titolari di EUC estesa di accedere a tirocini presso imprese, centri di formazione (escluse istituzioni europee o organizzazioni che gestiscono programmi europei) presenti in uno dei Paesi partecipanti al Programma. Il tirocinio Erasmus offre l opportunità di acquisire competenze specifiche e una migliore comprensione della cultura socio-economica del paese ospitante, con il fine ultimo di favorire la mobilità di giovani lavoratori in tutta Europa. Le borse di tirocinio possono essere utilizzate esclusivamente per effettuare un esperienza di formazione-lavoro non retribuita presso un ente partner. Lo stage, attraverso lo svolgimento di attività coerenti con il proprio corso di studio, consente ai beneficiari di acquisire una professionalità in linea con la loro formazione accademica. Si specifica che il tirocinio non costituisce in alcun modo un rapporto di lavoro, è un processo di apprendimento (Learning Process). 2. Principali Scadenze I candidati che risulteranno vincitori sono tenuti a rispettare le seguenti scadenze: - 23/12/13: termini per inviare l accettazione/rinuncia formale della borsa da parte dei vincitori; - dopo il 07/01/14: ripescaggio degli idonei in caso di rinunce; - dal 15/01/14 al 30/09/14: periodo utile per attuare la mobilità per tirocinio LLP Placement; - 31/03/14: termini per presentare la lettera di intenti redatta dall ente ospitante; - 01/07/14: ultimo giorno possibile per iniziare le attività di tirocinio. 1

2 3. Paesi di destinazione ed enti ospitanti eleggibili I candidati vincitori di borsa possono svolgere il tirocinio in uno dei paesi che aderiscono a LLP: - Paesi membri dell Unione Europea: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Lettonia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Ungheria; - Paesi dello spazio economico europeo (SEE): Islanda, Liechtenstein, Norvegia e Svizzera; - Paese candidato: Turchia. Le attività di tirocinio possono essere svolte presso uno studio, impresa, azienda o istituzione europea (definiti ente ospitante ). In particolare, per ente ospitante si intende: qualsiasi azienda del settore pubblico o privato che eserciti un attività economica, indipendentemente dalle dimensioni, dallo status giuridico e dal settore economico di attività, compresa l economia sociale. Sono quindi enti ammissibili: centri di formazione; centri di ricerca; fondazioni; camere di commercio; associazioni; ONU, UNESCO E UNICEF; Istituti di istruzione superiore (esempio: laboratori, biblioteche, ecc.); uffici relazioni internazionali presso Istituti di istruzione superiore; altre organizzazioni, purché in grado di offrire allo studente un programma di lavoro che comporti effettivamente un valore aggiunto rispetto a uno stage svolto presso un'impresa italiana in Italia. Sono da considerarsi eleggibili come sedi di placement altre rappresentanze o istituzioni pubbliche come gli istituti di cultura, le scuole, etc. a patto che sia garantito il principio di transnazionalità (es.: lo studente acquisisce un know-how diverso da quello che acquisirebbe con un placement nel proprio Paese). Sarà responsabilità della struttura didattica di afferenza dello studente verificare e valutare se i criteri richiesti vengono soddisfatti. Sono eleggibili tutte le imprese private e gli enti pubblici, comprese le Università 1, con eccezione di: - Uffici ed enti che gestiscono programmi comunitari; - Istituzioni comunitarie (http://europa.eu/agencies/index_it.htm); - Rappresentanze diplomatiche italiane (consolati, ambasciate, ecc ). Per la ricerca dell ente ospitante il candidato potrà avvalersi di colloqui di orientamento per supporto alla ricerca dell ente ospitante o individuare autonomamente l ente ospitante. 4. Attività ammissibili all estero Le borse sono assegnate esclusivamente per attività di tirocinio a tempo pieno, riconosciute come parte integrante del programma di studi dello studente. Le borse NON possono essere utilizzate per: attività di studio (compresa la ricerca per tesi di laurea o di dottorato); tirocini part-time. Non è ammissibile un attività di Erasmus Placement all interno di un progetto o programma finanziato o co-finanziato in alcun modo dalla Commissione Europea. Il candidato deve quindi verificare scrupolosamente che ciò non avvenga. L Agenzia Nazionale conferma l ammissibilità dell attività di ricerca durante l esperienza di Erasmus Placement, se riconosciuta e certificata per iscritto da parte dell Ufficio Master e Career Service come un esperienza di formazione lavoro non retribuita e a tempo pieno. Nel caso di attività di ricerca il tutor universitario deve rilasciare una dichiarazione con la quale si certifica che il progetto realizzato all estero non è finanziato o co-finanziato in alcun modo dalla Commissione Europea, in modo da evitare possibili conflitti di interesse e/o doppi finanziamenti. Nel caso di attività di ricerca è importante sottolineare che il tirocinio svolto all estero deve consentire allo stagista di acquisire competenze specifiche sviluppando attività che lascino un valore aggiunto all ente ospitante e che, quindi, non si tratti di una mera prosecuzione della ricerca realizzata presso IUAV. Il programma Erasmus Placement stabilisce di realizzare tirocini full-time. Ai sensi del D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66 si intende come normale orario di lavoro a tempo pieno un carico settimanale pari a 40 ore. Tenendo però conto di alcuni contratti collettivi applicati che prevedono un carico di 36 ore settimanali, si è stabilito di definire come tirocinio Erasmus Placement full-time un tirocinio di non meno di 36 ore settimanali. Qualora il percorso di tirocinio preveda un numero di ore inferiore lo studente dovrà chiedere l autorizzazione scritta e motivata per lo svolgimento della mobilità a tali condizioni all Ufficio Master e Career Service, inviando un a che valuterà il caso e invierà eventuale autorizzazione scritta al partecipante. 1 Le attività svolte presso le Università deve intendersi propriamente come di formazione professionale e NON di studio. Questo dovrà essere chiaramente indicato nel piano di lavoro (Training Agreement), specificando che non si tratta di un attività già prevista nell ambito di altri programmi comunitari (mobilità per studio), onde evitare conflitti di interesse e/o doppi finanziamenti. 2

3 5. Durata del tirocinio e calcolo delle mensilità Le borse vengono assegnate per attività all'estero ammissibili a contributo nel periodo compreso tra il 15 gennaio e il 30 settembre 2014 e sono assegnate esclusivamente per lo svolgimento di attività ammissibili all estero la cui durata minima è di 3 mesi e non superiore ai 9 mesi. La durata prevista (e finanziata) per i tirocini è di 3 mesi interi e consecutivi, quindi non si prevedono interruzioni; le date di avvio e di conclusione dovranno essere preventivamente concordate con l ente ospitante e l Ufficio Master e Career Service. Attività inferiori a 3 mesi non sono in alcun modo ammissibili. Il conteggio delle mensilità Erasmus Placement va da un giorno del mese allo stesso giorno del mese successivo meno 1 (es: dal 3 marzo al 2 aprile viene conteggiato il primo mese, dal 3 aprile al 2 maggio il secondo mese). Se il periodo di studi all estero (di durata superiore ai 3 mesi) non corrisponde a un numero intero di mensilità, vale la seguente regola: se lo studente realizza una frazione di mese inferiore o pari a 14 giorni, si applica l arrotondamento per difetto (ad esempio, 3 mesi e 14 giorni sono 3 mensilità); nel caso in cui la frazione sia uguale o superiore a 15 giorni, si applica l arrotondamento per eccesso (ad esempio, 3 mesi e 15 giorni sono 4 mensilità). Esempio a partire dall a.a. 2013/2014: se il tirocinio inizia il 6 febbraio 2014 e termina il 20 luglio 2014, il periodo complessivo della borsa di studio è di 6 mesi. Il calcolo viene effettuato come a seguire: dal 6 febbraio al 5 marzo: 1 mese dal 6 marzo al 5 aprile: 1 mese dal 6 aprile al 5 maggio: 1 mese dal 6 maggio al 5 giugno: 1 mese dal 6 giugno al 5 luglio: 1 mese. Fino a qui per un totale di 5 mesi. Dal 6 luglio (compreso) inizia il calcolo dei giorni: 6, 7, 8, 9, 10, 11,12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20. Il totale è di 15 giorni. Il totale quindi della borsa di studio all estero è di 5 mesi e 15 giorni e quindi di 6 mesi. E possibile richiedere un prolungamento del tirocinio, che dovrà essere approvato dal punto di vista didattico; i mesi di eventuale prolungamento non possono essere coperti con borsa a meno che non vi siano mensilità residuali; anche in questo caso i tirocini dovranno essere comunque conclusi entro il 30 settembre Il periodo di tirocinio è da intendersi come continuativo e quindi non si prevedono interruzioni. Possono ritenersi ammissibili eventuali sospensioni dell'erasmus Placement in accordo con l ente ospitante e con IUAV. La chiusura per ferie dell impresa ospitante non è da considerarsi interruzione del periodo di mobilità per placement. Il contributo comunitario può essere mantenuto per il periodo di chiusura dell impresa ospitante a meno che l azienda non certifichi il periodo di tirocinio escludendo l intero mese di chiusura. Il periodo di interruzione non deve essere conteggiato ai fini del raggiungimento del periodo minimo di permanenza, ovvero il periodo di 3 mesi non può essere suddiviso come a seguire: 1 mese di lavoro, 1 mese di chiusura, 1 mese di lavoro. Se il mese di chiusura rientra in un periodo di tirocinio maggiore (ad es. 4 mesi), ed è certificato nel periodo totale dall azienda ospitante, può essere conteggiato come una mensilità. Non viene ammessa alcuna chiusura aziendale all interno del periodo minimo di permanenza di 3 mesi. Le motivazioni alla base della sopraccitata scelta sono la perdita di continuità nell attività formativa/lavorativa, il possibile calo di prestazione del tirocinante sia nell utilizzo della lingua straniera che nella gestione delle mansioni affidate. 6. Rinunce e riassegnazioni La mancata rinuncia entro i termini indicati può comportare l esclusione automatica dalla partecipazione ai bandi LLP Erasmus Placement e/o Consortia Placement nello stesso anno accademico o negli anni accademici successivi. La riassegnazione delle borse residue avviene a seguito della decadenza/rinuncia al posto in graduatoria da parte dei candidati vincitori. Sarà cura dell Ateneo scorrere la graduatoria secondo l ordine di punteggio e riassegnare le borse disponibili ai candidati idonei, i quali saranno contattati tramite telefono e . In mancanza di idonei in graduatoria le borse possono essere rimesse a bando. 3

4 7. Importo e modalità di pagamento della borsa L importo della borsa Erasmus Placement è di 500,00 Euro al mese, tranne che per i Paesi di cui alla tabella seguente il cui contributo non potrà superare i massimali mensili comunitari riportati: Paese di destinazione Importo mensile BG (Bulgaria) 401,00 EE (Estonia) 484,00 LT (Lituania) 464,00 LV (Lettonia) 476,00 PL (Polonia) 493,00 RO (Romania) 445,00 Il pagamento della borsa di tirocinio comunitaria viene effettuato in unica rata, a seguito della consegna della documentazione iniziale obbligatoria da parte dello studente ed entro 30 giorni dalla stipula del contratto. Qualsiasi inadempienza o ritardo nella presentazione dei documenti inerenti al programma comporterà la perdita della borsa di tirocinio. I candidati vincitori riceveranno via una comunicazione contenenti le istruzioni sulle modalità di accreditamento della borsa. Oltre alle mobilità bandite e coperte con borsa di studio, è possibile assegnare anche posti di mobilità senza borsa, secondo l ordine della graduatoria degli idonei. Si ricorda che studenti sono tenuti a continuare a pagare regolarmente le tasse universitarie presso il proprio ateneo anche durante il periodo di tirocinio all estero. 8. Procedure da seguire 8.1. Dopo la selezione e prima della partenza ATTENZIONE A. Per poter svolgere il tirocinio nell ambito del progetto Erasmus Placement è necessario mantenere lo status di studente regolarmente iscritto per tutta la durata dell anno accademico 2013/2014, pena la decadenza dal posto in graduatoria e/o la restituzione del contributo. B. Inoltre, l attività di tirocinio deve essere riconosciuta come parte integrante del programma di studi dello studente dal proprio Istituto di appartenenza. Ciò significa che: se il piano di studi prevede un tirocinio curriculare, il tirocinio Erasmus Placement andrà a coprire i crediti di tirocinio previsti; Se il piano di studio non prevede un tirocinio obbligatorio, il tirocinio Erasmus Placement deve essere comunque riconosciuto in carriera almeno in parte con crediti previsti per attività di tirocinio, di seminario, a scelta o liberi. I crediti del tirocinio non potranno essere caricati totalmente in sovrannummero. 1. Il primo documento che stabilisce l accordo con l ente ospitante è la letter of intent. E necessario contattare l ente ospitante e far compilare, firmare e timbrare la letter of intent da parte del referente dell ente ospitante prima della partenza e comunque entro e non oltre il 31/03/14. Il documento deve essere inviato dall ente ospitante esclusivamente via fax al numero (recapito dell Ufficio Master e Career Service) 2. Il training agreement (piano di lavoro) deve essere: Compilato di comune accordo con l ente ospitante e con il supporto dell Ufficio Master e Career Service e firmato in originale dallo studente; Fatto firmare dal delegato per l internazionalizzazione di Ateneo; Inviato dall Ufficio via all impresa che lo controfirma e lo rinvia per all Ufficio Master e Career Service prima della partenza dello studente; Consegnato a mano allo studente che ha il compito di farlo firmare in originale all impresa ospitante (con la stessa data in cui è stato firmato nella versione pdf) e conservarlo. IUAV non ha più l obbligo di conservare l originale del documento ma è sufficiente una versione pdf. ATTENZIONE: per la predisposizione del TA si richiede normalmente almeno un mese di tempo, quindi è opportuno che lo studente si attivi con il necessario anticipo. 4

5 Qualora lo studente si trovasse nella situazione di dover modificare le date di inizio e termine del tirocinio presenti sul primo TA, è tenuto a ricompilare un TA con date coerenti a quelle della mobilità. 3. Contattare l Ufficio Master e Career Service per la stipula del contratto istituto-studente, che designa lo studente ufficialmente vincitore di una borsa di mobilità per tirocini Erasmus e in cui devono essere indicate chiaramente, tra le altre cose, la destinazione del tirocinio e la durata in mesi. Al contratto verrà allegato il training agreement in formato pdf firmato da tutte le parti coinvolte. Assicurazione sanitaria Solitamente una copertura sanitaria di base è fornita dall'assicurazione sanitaria nazionale dello studente anche durante il soggiorno in un altro Paese dell'unione Europea tramite la Tessera Europea di Assicurazione Malattia (TEAM - rvizi). Tuttavia, la copertura della Tessera Europea di Assicurazione Malattia o di un assicurazione privata può non essere sufficiente, soprattutto in caso di rimpatrio e di uno specifico intervento medico. In questo caso, un'assicurazione aggiuntiva privata potrebbe essere utile. I vincitori sono invitati a recarsi presso la propria ASL di appartenenza e a verificare nelle seguenti pagine web le informazioni aggiornate rilevanti per la permanenza all estero: - informazioni particolareggiate - tessera TEAM - spiegazioni TEAM - cos'è il MISSOC - i tuoi diritti paese per paese - cosa fare nei paesi non convenzionati Assicurazione per responsabilità civile verso terzi e infortuni La copertura assicurativa per responsabilità civile verso terzi e infortuni è a carico dell Università di appartenenza. Inoltre i borsisti godono anche dell ordinaria copertura assicurativa INAIL per conto dello Stato (presso gli Stati appartenenti all Unione Europea). I contratti inerenti alla copertura assicurativa per infortunio e responsabilità civile verso terzi riguardano solo i sinistri avvenuti durante le attività formative. Gli estremi delle polizze sono i seguenti: - Polizza infortuni: n presso UNIPOL ASSICURAZIONI - Responsabilità civile: n presso UNIPOL ASSICURAZIONI Consigli utili Si ricorda ai vincitori di portare con sé i seguenti documenti utili durante il periodo di mobilità: > documento d identità valido; > carta sanitaria europea per l assistenza sanitaria o altre formule o modelli assicurativi necessari nei Paesi non comunitari; > certificato d iscrizione presso IUAV; > copia del contratto firmato, con cui è stata accettata la borsa di mobilità per tirocini Erasmus e che contiene gli estremi della copertura assicurativa per infortuni e RC terzi; > foto formato tessera per ogni eventuale documento richiesto nel Paese straniero; > documentazione utile per il permesso di soggiorno (chiedere informazioni all ente ospitante); > documentazione utile per ottenere il visto, quando l Organizzazione di destinazione si trova in un Paese non comunitario (chiedere informazioni al proprio Istituto, alle Ambasciate, ai Consolati, al Ministero degli Affari Esteri, il cui indirizzo Internet è: All arrivo presso il paese ospitante Comunicare all Ufficio Master e Career Service il proprio arrivo e il numero di cellulare di contatto durante la permanenza all estero. 5

6 Consigli utili > assicurarsi di avere tutta l assistenza ed i materiali appropriati al corretto svolgimento della propria attività di tirocinio. > attenersi alle norme e regole, alle normali ore di lavoro, ai codici di condotta e alle regole di riservatezza dell Organizzazione ospitante Durante il periodo di tirocinio Trasmettere via fax all Ufficio Master e Career Service l eventuale richiesta di prolungamento del periodo di tirocinio (entro 10 giorni dal termine del periodo di formazione definito originariamente). Consigli utili > contattare Erasmus Student Network, una rete di studenti Erasmus che si propone di aiutare gli studenti Erasmus nella risoluzione dei problemi pratici del loro soggiorno all estero e di favorire la loro integrazione sociale e personale sfruttando l esperienza di ex studenti Erasmus (www.esn.org) Prima del termine del tirocinio 1. Far compilare al tutor dell ente ospitante il placement certificate con le date esatte di inizio e fine delle attività (attenzione: il periodo di attività non può essere inferiore a 3 mesi e deve corrispondere con quanto è stato indicato nel contratto e nel training agreement ed eventualmente nella notifica di prolungamento). 2. Far compilare al tutor dell ente ospitante il transcript of work in cui sono indicate le attività svolte e la valutazione del tirocinante da parte dell azienda. Il periodo di attività indicato deve corrispondere alle date riportate nel placement certificate. 3. Far compilare al tutor la lettera di referenze relativa al periodo di tirocinio, che permette di certificare l esperienza professionale/culturale/linguistica acquisita durante il periodo di formazione all estero. La lettera di referenze è un documento che lo studente può allegare al proprio curriculum vitae a testimonianza dell esperienza fatta e delle competenze acquisite. Il tirocinante al suo rientro la porterà a far firmare all Ufficio Master e Career Service. Consigli utili > il periodo minimo per una borsa di mobilità per tirocinio Erasmus è di almeno 3 mesi, quindi è necessario accertarsi della durata indicata dall attestato. Se dal certificato dovesse risultare un periodo inferiore potrebbe essere richiesta la restituzione degli eventuali contributi comunitari Al termine del tirocinio 1. Entro 10 giorni dal termine del periodo di mobilità, e non oltre il 05/10/2014 per coloro che terminano lo stage il 30/09/2014, consegnare all Ufficio Master e Career Service la seguente documentazione: - placement certificate (con firma e timbro dell ente ospitante in originale); - transcript of work (con firma e timbro dell ente ospitante in originale); - lettera di referenze (con firma e timbro dell ente ospitante in originale); - relazione finale (quest ultima è l unico documento che può essere inviato anche tramite a 2. La procedura per il riconoscimento dei crediti maturati durante il tirocinio sarà effettuata a cura dell Ufficio Master e Career Service una volta che tutta la documentazione, debitamente compilata e firmata in originale, sarà stata consegnata. Contatti Ufficio Master e Career Service IUAV Laura Bobbo tel fax

7 Per richiedere un colloquio individuale è necessario prendere appuntamento collegandosi al seguente sito: registrandosi e selezionando il link prenotazione dal menu a sinistra e poi la voce tirocini all estero nel menu a tendina. orari ricevimento: lunedì e mercoledì dalle ore > giovedì dalle ore > Santa Croce, 601 Campo della Lana Venezia 7

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