SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE: GUIDA PRATICA AI REQUISITI DELLA NORMA ISO ED E DEL REGOLAMENTO EMAS II

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1 Attenzione: la Guida che state stampando è aggiornata al 25/07/2007. I file allegati con estensione.doc,.xls,.pdf,.rtf, etc. non verranno stampati automaticamente; per averne copia cartacea è necessario aprire il singolo allegato e stamparlo. File PDF creato in data 18/02/2010 Per maggiori informazioni rivolgersi: Servizio Tecnico Piazza Castello, Vicenza tel fax SISTEMI DI GESTIONE AMBIENTALE: GUIDA PRATICA AI REQUISITI DELLA NORMA ISO ED E DEL REGOLAMENTO EMAS II Introduzione Capitolo n. 1. La politica ambientale Capitolo n. 2. L analisi ambientale Capitolo n. 3. Il programma ambientale e la pianificazione delle attività Capitolo n. 4. L Implementazione di un Sistema di Gestione Ambientale Capitolo n. 5. La Dichiarazione Ambientale Introduzione Sistemi di gestione ambientale: guida pratica ai requisiti della norma ISO ed e del Regolamento EMAS II Il sistema di gestione ambientale (SGA) è la parte del sistema complessivo di gestione di un organizzazione, esso comprende la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le pratiche, le procedure, i processi, le risorse per sviluppare, mettere in atto, realizzare, riesaminare e mantenere la politica ambientale. Ovvero gli obiettivi ed i principi generali di azione di un organizzazione rispetto all ambiente, ivi compresa la conformità di tutte le pertinenti disposizioni regolamentari sull ambiente e l impegno ad un miglioramento continuo delle prestazioni ambientali; tale politica ambientale costituisce il quadro per fissare e riesaminare gli obiettivi e i target ambientali. Si tratta quindi di un di vero e proprio strumento di gestione. Il tentativo è quello di superare la condizione attuale del comando e controllo (il legislatore ordina e, successivamente, controlla che quanto specificato sia stato messo in atto) per passare ad una politica ambientale di prevenzione ed autocontrollo. Infatti negli ultimi decenni, a seguito dell accentuarsi della problematica ambientale e dell aumento della sensibilità della comunità che, con il progressivo degrado ambientale, si sente defraudata di un bene comune, si è avuto a livello europeo e nazionale un notevole proliferare di normative finalizzate al controllo degli impatti ambientali delle attività industriali, artigianali e di servizio. Tuttavia a causa della complessità delle leggi emanate, del fatto che in molti casi i loro campi di applicazione si sovrappongono e per la diffusa mancanza di una vigilanza sistematica sulla loro applicazione, lo strumento legislativo si è reso nella maggior parte delle situazioni inefficace. Sono attivi già dalla fine degli anni 90 una serie di normative e regolamenti a livello comunitario ed internazionale relativi all implementazione, a carattere esclusivamente volontario, dei Sistemi di Gestione Ambientale. Tra queste sono di particolare importanza la norma UNI EN ISO 14001, emessa per la prima volta nel 1996 e aggiornata nella nuova edizione nel 2004, ed il Regolamento Comunitario n. 761 dl 19 marzo 2001 (EMAS II).

2 I requisiti dei sistemi di gestione ambientale, secondo quanto richiesto dalla norma ISO 14001: 2004 e dal Regolamento EMAS, possono essere applicati alle organizzazioni di tutte le dimensioni e tipologie. A tal riguardo l Unione Europea è orientata a sostenere attivamente le aziende che vogliono intraprendere il cammino di certificazione ambientale e in particolar modo le piccole e medie imprese. Infatti Comunità Europea, nell ambito del V Programma d azione per l ambiente ( ), ha adottato una nuova strategia che prevede l emissione di strumenti volontari per le attività produttive e di un sistema di incentivi per invogliare queste ultime ad adottarli. Tra questi strumenti si evidenziano EMAS (Environmental Management and Audit Scheme) ed ECOLABEL (il marchio di qualità ambientale dei prodotti). Il Regolamento EMAS è stato concepito con l obiettivo di offrire all attività produttiva uno schema strutturato di adempimenti il cui soddisfacimento garantisca all azienda il sistematico controllo degli aspetti ambientali causati dall esercizio della sua attività. Parallelamente nel 1996 in ambito ISO (International Organization for Standardization) è stato adottato uno standard di certificazione dei sistemi di gestione ambientale nella norma ISO recepita da CEN e dall UNI nello stesso anno (è stata pubblicata la revisione della norma ISO il ). Nel 2001, il regolato EMAS ha subito una revisione che ha portato all emissione del Reg 761/2001, in cui tra l altro si è migliorata l armonizzazione con lo schema della norma ISO In tale edizione il Regolamento viene completamente ed ufficialmente adottato come insieme di requisiti per la costruzione del sistema di gestione ambientale. Questa modifica ha permesso di rimuovere le incertezze e la confusione con cui talvolta le aziende si trovavano ad affrontare la scelta tra l adozione di uno dei due schemi e che in molti casi finiva con lo scoraggiare l iniziativa. La norma ISO e il Regolamento EMAS pur essendosi uniformati negli aspetti di struttura del sistema mantengono proprie caratteristiche specifiche legate innanzitutto alla natura del soggetto che le emana, un ente privato nel caso della norma ISO e la Comunità Europea nel caso del Regolamento EMAS. EMAS è un Regolamento europeo, ovvero uno strumento normativo che per essere attivo non prevede la fase di recepimento da parte degli stati membri della Comunità Europea. Esso inoltre prevede una adesione volontaria, infatti l art. 1 del Regolamento recita: è istituito un regolamento comunitario di ecogestione e audit,, al quale possono aderire volontariamente le organizzazioni per valutare e migliorare le prestazioni ambientali delle organizzazioni e fornire al pubblico e ad altri soggetti interessati informazioni pertinenti. Il Regolamento EMAS 761/2001, a differenza della versione precedente, può essere adottato da tutte le organizzazioni e non solo dalle aziende del settore industriale: pertanto risulta necessario definire l esatto campo di applicazione che non è più riferibile al sito, ma ad entità dotate di strutture organizzative che controllano attività che non si esercitano necessariamente in aree circoscritte. Il riconoscimento pubblico dell adesione ad EMAS da parte di un organizzazione passa attraverso una fase di verifica dell effettivo soddisfacimento dei requisiti e la successiva registrazione su un registro pubblico europeo e nazionale. Pertanto, pur non contemplando l emanazione di decreti di recepimento, il Regolamento EMAS prevede che ogni stato europeo si doti di una struttura che consente la sua attuazione a livello nazionale. In Italia tale struttura coincide con il comitato interministeriale Comitato per l Ecolabel e l Ecoaudit, istituito per la prima volta con decreto 413 del 5/8/1995, con funzione di organismo competente per la registrazione delle organizzazioni e di organismo di accreditamento dei verificatori ambientali EMAS. Il Comitato è affiancato nella sua attività dall APAT (Agenzia Protezione Ambiente e Servizi Tecnici), con ruolo di supporto tecnico, di promozione e diffusione delle metodologie di ecogestione ed audit. La norma ISO 14001, nella sua nuova edizione 2004, rispetto alla precedente versione del 1996, introduce delle migliorie: pone maggiore attenzione nell indicazione da parte dell organizzazione del campo di applicazione del sistema ambientale; sottolinea l importanza dell individuazione e valutazione degli aspetti ambientali, intesi sia come aspetti diretti (quelli che l organizzazione può tenere direttamente sotto controllo), che come aspetti indiretti ( quelli su cui l azienda può solo esercitare un influenza); estende il concetto di personale a tutti soggetti che lavorano per l organizzazione o per conto di essa, e non solo più al personale inteso come personale dipendente; enfatizza l importanza del rispetto della legislazione cogente applicabile, introducendo come requisito l obbligo da parte dell organizzazione di determinare come tali prescrizioni di legge siano applicabili (ovvero tradure il requisito di legge in forma di adempimento applicabile all organizzazione, in modo chiaro e comprensibile) e l obbligo di una periodica verifica di tale conformità legislativa, conservando i risultati del controllo; si avvicina alla norma ISO 9001 (sistemi di gestione per la qualità) nell approccio alla gestione della documentazione: devono essere documented solo le procedure operative di sistema, le altre procedure possono avere qualunque forma o tipo di supporto, purchè sia possibile dimostrarne

3 l applicazione. Si sposta quindi l attenzione dalla struttura documentale come evidenza dell implementazione del sistema ambientale, alla ricerca dei dati ed al controllo dei risultati, evidenze oggettive dell effettiva realizzazione ed applicazione di un sistema di gestione. I vantaggi e benefici per una organizzazione che adotta un sistema di gestione ambientale L adozione di un SGA permette all azienda di riorganizzare in modo più efficiente tutta l attività, definendo in modo più chiaro le competenze dei dipendenti, organizzando l attività di monitoraggio e controllo e preparandosi a reagire in modo efficace alle eventuali situazioni di emergenza. Tra i vantaggi a breve termine si riconosce: migliore efficienza aziendale con probabile riduzione dei costi; riduzione dei rischi (esposizioni finanziarie da incidenti); incremento del valore dell azienda; maggiore competitività sui mercati; miglioramento della relazione con il pubblico; miglioramento dell immagine aziendale. Tra i vantaggi a lungo termine: riduzione dei premi assicurativi; facilitazione linee di credito gestione sistematica dei problemi ambientali; facilitazione approvvigionamenti appalti. Inoltre le autorità nazionali forniscono incentivi di tipo economico e amministrativo alle imprese che intendono implementare SGA. È possibile avere informazioni dettagliate ed aggiornate in merito agli incentivi consultando siti web specializzati (ad esempio sito dell Associazione Industriali della Provincia di Vicenza.) Come implementare a livello pratico un sistema di gestione ambientale? La filosofia di base di un sistema di questo tipo è realizzare quello che viene definito un ciclo virtuoso di miglioramento continuo. Si tratta, a tutti gli effetti, di un ciclo chiuso sul quale basare il proprio sistema organizzativo e su cui ricominciare ad ogni giro migliorando così la situazione ambientale complessiva. Il richiamo alla metodologia applicata al sistema di gestione per la qualità evidenzia, si da subito, dell elevato grado di integrazione di tali sistemi di gestione aziendale. L organizzazione deve innanzitutto definire una politica ambientale, ovvero la direzione dell organizzazione deve redigere un documento in cui sono contenuti gli impegni presi e le prospettive future rispetto alle azioni da mettere in atto e all atteggiamento da tenere nei confronti delle problematiche ambientali. Anche se si tratta di impegni abbastanza generali, è possibile che l azienda, consapevole dell esistenza di specifiche criticità ambientali, inserisca l intenzione di dedicare alla soluzione di queste un particolare impegno. Il passo successivo è effettuare una approfondita analisi ambientale per evidenziare le proprie criticità ambientali sia dal punto di vista della conformità normativa, sia dal punto di vista delle criticità strutturali e dei processi aziendali. Ciò significa valutare aspetto per aspetto se la normativa nazionale, regionale ed europea applicabile risulta sistematicamente rispettata, effettuando una verifica puntuale della documentazione presente in azienda. L individuazione di situazioni di non conformità può essere un ostacolo all ottenimento della certificazione o della registrazione del sistema nei tempi inizialmente previsti: in tal caso infatti è necessario che l azienda risolva la non conformità riscontrata in modo da arrivare al momento della visita ispettiva in una situazione di piena esecuzione degli adempimenti previsti. La possibilità che l azienda crei e mantenga attivo un sistema per cui autocontrolla la sua situazione di conformità, crea spazi di collaborazione costruttiva con gli enti di regolazione e controllo, dove prima vi erano tensioni e spesso malumori. Il passaggio successivo comporta una dettagliata analisi delle attività svolte dall azienda, al fine di individuare quali aspetti ambientali sono coinvolti e il livello quantitativo di coinvolgimento: l attività complessiva dovrà essere schematizzata in modo esauriente comprendendo non solo le fasi del ciclo produttivo, ma anche le attività considerate trasversali, come la gestione amministrativa, la gestione degli impianti di trattamento delle acque, le gestione dei depositi di materie prime, prodotti e rifiuti, ecc. Nel contempo dovranno essere raccolti i dati relativi ai flussi di materia ed energia la cui elaborazione permetterà all azienda di verificare il suo livello di controllo del sistema: l elaborazione dei bilanci idrici e di massa e lo studio dei flussi di energia porterà alla costruzione di indicatori, ovvero parametri che seguiti nel tempo permetteranno all azienda di monitorare il sistema. Individuati gli aspetti ambientali, dovrà essere valutato il loro peso relativo al fine di stilare una graduatoria di priorità di intervento che permetta di selezionare gli aspetti non significativi da quelli significativi e tra questi ultimi, quelli sui quali è necessario definire precisi obiettivi di miglioramento e quelli che possono

4 essere controllati mediante un opportuno iter procedurale. Il programma ambientale viene redatto al fine di organizzare le azioni da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi ambientali: il programma dovrà essere preciso nelle azioni successive, con chiari riferimenti a responsabilità, competenze e risorse (umane ed economiche) dedicate e dovrà essere seguito nel tempo per verificare il raggiungimento delle successive tappe. Il programma non è un documento rigido, deve essere gestito in modo dinamico, ovvero se cambiamenti imprevisti lo rendono per qualunque motivo superato, oppure se si riscontrano delle difficoltà a rispettare i tempi inizialmente posti, il programma potrà essere modificato per adattarsi alla nuova situazione. La costruzione del sistema di gestione ambientale consiste nella realizzazione ed implementazione di un manuale ambientale e di un pacchetto di procedure opportunamente dimensionate rispetto alla realtà aziendale che permetta all organizzazione di soddisfare i requisiti del sistema e che nel regolamento EMAS sono esattamente quelli richiamati dalla norma ISO La fase di audit interno del SGA e delle prestazioni dell organizzazione verificata, ha lo scopo di permettere una puntuale valutazione del sistema di cui tener conto in sede di riesame della direzione. A questo punto l organizzazione può decidere di richiedere la certificazione ISO oppure di procedere per ottenere la registrazione EMAS. Nella prima ipotesi l azienda dovrà contattare un organismo, meglio se accreditato dal SINCERT (nel sito del Sincert Sistema Nazionale per l Accreditamento degli Organismi di Certificazione ed Ispezione si possono consultare gli elenchi degli organismi accreditati per la certificazione e delle aziende che l hanno ottenuta), che effettuerà una visita ispettiva e, in caso di esito positivo della stessa, rilascerà il certificato di conformità alla norma ISO 14001:2004. L azienda certificata sarà inserita anche nel data base delle aziende certificate, consultabile presso il sito internet Nella seconda ipotesi si dovrà redigere il documento di Dichiarazione ambientale in cui l azienda descrive le proprie prestazioni ambientali secondo i criteri riportati nell allegato III al Regolamento EMAS stesso. Il documento deve essere mantenuto aggiornato e annualmente revisionato inserendo i dati relativi alle prestazioni ottenute nell ultimo periodo: per dimostrare le proprie prestazioni ambientali saranno utilizzati almeno in parte gli indicatori calcolati dalla registrazione dei flussi di massa, idrici e di energia. Quando l azienda ritiene di aver effettuato tutto quanto richiesto dal regolamento e di aver sufficientemente avviato il sistema, richiede l effettuazione di una visita ispettiva da parte di un verificatore accreditato (l elenco aggiornato dei verificatori ambientali è consultabile al sito internet o ): tale soggetto accerterà la conformità del SGA al regolamento e l idoneità della dichiarazione ambientale a quanto previsto dall allegato III al Regolamento stesso. Quindi l azienda, una volta ottenuta la convalida della Dichiarazione, invia al Comitato Ecolabel Ecoaudit la richiesta di registrazione accompagnata da una serie di documenti, tra i quali la Dichiarazione Ambientale: il documento infatti viene visionato dal Comitato il quale può presentare all azienda delle richieste di chiarimento o modifica. Al termine dell iter l azienda viene iscritta nel registro con un numero di identificazione in relazione alla propria attività produttiva contraddistinta da un codice europeo (il codice NACE). Deve quindi rendere disponibile al pubblico la dichiarazione ambientale secondo diverse modalità studiate rispetto sia alle possibilità dell azienda sia rispetto ai soggetti che si ritengono più interessati: la via più semplice è quella della distribuzione del documento stampato (molte aziende ormai rendono il documento disponibile nel proprio sito WEB). Nello schema seguente è riportato l iter per la registrazione EMAS e la certificazione ISO (la distinzione tra i due termini è riferita al fatto che quando una organizzazione raggiunge con esito positivo il termine dell istruttoria per EMAS, il Comitato Ecolabel Ecoaudit la iscrive in un registro pubblico nazionale ed europeo assegnando un numero di registrazione, mentre quando raggiunge la fine dell iter previsto dall ISO l azienda riceve dall ente certificatore un documento che attesta la sua certificazione ) suddiviso rispetto ai diversi ruoli dei soggetti partecipanti, azienda, verificatori e comitato.

5 Poiché la norma ISO detta le regole per la costruzione di un sistema di gestione ambientale sia per ottenere la certificazione in base alla norma stessa, sia per ottenere la registrazione EMAS. L illustrazione precedente evidenzia come un organizzazione che sceglie di raggiungere lo standard EMAS durante il percorso raggiunge anche lo standard ISO 14001, che può farsi certificare (o meno) da un ente di certificazione accreditato. I rapporti tra EMAS e ISO Nel 1997 la Commissione EMAS ha riconosciuto in un documento ufficiale la validità dei contenuti della norma EN ISO 14001, come norma di riferimento per i sistemi di gestione ambientale. In tale documento tuttavia veniva riconosciuto ad EMAS un ruolo specifico di eccellenza nella gestione dell ambiente, sia per i contenuti specifici, sia per l aspetto comunicativo della dichiarazione ambientale. Come già accennato nell introduzione al capitolo, nella versione 2001 del Regolamento EMAS sono state inserite alcune modifiche al fine di raggiungere piena compatibilità con la norma ISO 14001; viene cioè riconosciuta la norma UNI EN ISO 14001, come riferimento per i sistemi di gestione ambientale richiamandola espressamente nell allegato I punto A ed evidenziando al punto B dello stesso allegato le principali differenze.

6 Per quanto riguarda la costruzione del sistema di gestione ambientale, lo schema dello standard ISO (il testo della norma ISO 14001:2004 può essere acquistato in Italia presso l Ente Italiano di Unificazione (UNI) o presso i suoi centri operativi nel territorio italiano ( per le province di Vicenza, Verona e Padova è attivo il Punto UNI CEI presso l Associazione Industriali della Provincia di Vicenza (tel ).Il Regolamento Emas si può scaricare gratuitamente dal sito internet del Ministero dell Ambiente e della Tutela del Territorio coincide sostanzialmente con i requisiti previsti da EMAS. La più evidente differenza tra le due norme è la produzione e successiva diffusione della Dichiarazione Ambientale, prevista come requisito solo dal regolamento EMAS. Schema riassuntivo: UNI EN ISO EMAS Norma Privata Pubblica Volontarietà Sì Validità Internazionale Europea Requisiti SGA Coincidenti Comunicazione al pubblico Opzionale Obbligatoria Di seguito vengono fornite alcune linee guida base finalizzate a identificare la possibilità e la capacità interna alle organizzazioni ed aziende di inserire un sistema di gestione ambientale. Indicazioni precise per l inserimento di un sistema di questo tipo è un fattore che dipende spesso dalla singola tipologia aziendale e che rimandiamo ad eventuali monografie specifiche.

7 Capitolo n. 1 La politica ambientale La definizione e assunzione di una politica ambientale è senz altro il requisito iniziale in un sistema di gestione ambientale. La direzione, o chi ha la responsabilità esecutiva dell azienda, dell organizzazione redige tale documento in cui sono contenuti gli impegni presi e le prospettive future rispetto alle azioni da mettere in atto e all atteggiamento da tenere nei confronti delle problematiche ambientali. Questo documento deve riportare gli obiettivi e principi generali di azione di una organizzazione rispetto all ambiente, ivi compresa la conformità a tutte le pertinenti disposizioni legislative sull ambiente e l impegno ad un miglioramento continuo delle prestazioni ambientali; tale politica ambientale costituisce il quadro per fissare e riesaminare gli obiettivi e i target ambientali. Si tratta di valori che, una volta verificata la situazione attuale, si tradurranno in una fase successiva in decisioni strategiche ed operative. La politica ambientale non è quindi altro che un insieme di obiettivi e principi d azione dell impresa in campo ambientale, basati essenzialmente su tre principi: il rispetto delle prescrizioni legali ambientali come presupposto fondamentale, il perseguimento del miglioramento continuo delle prestazioni ambientali, la prevenzione dell inquinamento La politica deve essere formulata in modo semplice, per renderla comprensibile a chiunque, specifica per i problemi ambientali dell organizzazione, ovvero appropriata alla natura, alla dimensione e agli impatti ambientale delle attività, dei prodotti e dei servizi aziendali. Deve essere documentata e diffusa a tutto il personale, oltre essere disponibile al pubblico ( ad es. pubblicandone i contenuti nel sito internet aziendale o inserendola nella brochure informativa divulgata ai clienti). Alcune prassi di buona gestione, come del resto richiamate anche dal Regolamento EMAS, possono essere: o promuovere tra i dipendenti di ogni livello un senso di responsabilità verso l ambiente, o valutare in anticipo gli effetti derivanti da nuove attività, nuovi prodotti e/o processi, o valutare e controllare gli effetti delle attività sull ambiente locale ed esaminare le incidenze rilevanti, o adottare le disposizioni necessarie per prevenire, eliminare o ridurre al minimo possibile l inquinamento e le emissioni inquinanti o adottare le misure necessarie per evitare le emissioni accidentali, o introdurre procedure di sorveglianza per controllare la conformità nell applicazione della politica ambientale e identificazione di misure correttive, o assicurare la cooperazione con le autorità pubbliche per stabilire ed aggiornare procedure di emergenza, o comunicare al pubblico le informazioni necessarie per comprendere gli effetti sull ambiente derivanti dall attività, o indicare al cliente le indicazioni da osservare per la manipolazione, uso e stoccaggio dei prodotti al fine di preservare l ambiente, o predisporre misure per garantire che appaltatori e fornitori applichino misure ambientali equivalenti a quelle interne. A questo si devono aggiungere informazioni via via più specifiche relative a: o garantire la sicurezza delle attività trasversale e di supporto, come i trasporti, la manutenzione, ecc, o garantire la depurazione dei reflui in uscita oltre il livello richiesto dalla normativa, o migliorare la gestione dei rifiuti e garantire una loro riduzione con particolare riferimento ai pericolosi, o aumentare la raccolta differenziata, o garantire la formazione ed informazione del personale, o garantire la sicurezza del prodotto, o promuovere uno sviluppo ecosostenibile, o migliorare la comunicazione esterna, o garantire l ottemperanza a norme e standard,

8 o promuovere il miglioramento continuo. E riportato di seguito un esempio non esaustivo di politica ambientale: La Nostra Azienda è consapevole dell estrema importanza che rivestono la salvaguardia e la protezione dell ambiente e si impegna pertanto a mettere a disposizione adeguate risorse per perseguire il miglioramento continuo delle proprie prestazioni ambientali e la prevenzione dell inquinamento. A tale scopo Nostra Azienda ha deciso di implementare un Sistema di Gestione Ambientale. Sarà cura della Nostra Azienda assicurarsi di essere in ogni momento conforme alla normativa ambientale vigente. Particolare attenzione sarà posta al miglioramento dei problemi che affliggono i vicinanti e l ambiente circostante ovvero, la produzione di rumore, l emissione di polveri in atmosfera e la presenza di intenso traffico pesante. In ogni caso sarà predisposta apposita procedura per rilevare, monitorare e valutare gli aspetti ambientali collegati alle proprie attività; questo permetterà di pianificare in modo puntuale e mirato i propri obiettivi ed un programma ambientale in modo da ottimizzare le scelte e la distribuzione delle risorse disponibili. La direzione si impegna a rivedere e definire gli obiettivi ed il programma ambientale annualmente. Saranno messe in atto opportune misure per controllare il raggiungimento degli obiettivi. La direzione si impegna a coinvolgere attivamente tutto il personale e a diffondere la propria politica ambientale sia all interno che all esterno dell azienda.

9 Capitolo n. 2 L analisi ambientale Una volta adottata la politica ambientale (o revisionata in caso di un sistema già attivo), è senz altro necessario stabilire la situazione ambientale dell azienda. Ovvero, individuare gli aspetti ambientali e determinare quelli che hanno, o possono avere, impatti significativi sull ambiente. In questa sezione sia il Regolamento comunitario che la norma ISO 14001:2004 prescrivono un analisi ambientale iniziale. In entrambi i casi è utile condurre una valutazione complessiva dell intero processo produttivo al fine di identificare la posizione dell azienda nei confronti dell ambiente, valutazione che diventa aggiornamento per un sistema già avviato. L analisi ambientale iniziale consiste nella identificazione degli aspetti ambientali legati alle attività svolte dall azienda. Attraverso l Analisi Ambientale Iniziale l azienda evidenzia gli aspetti ambientali e i conseguenti impatti, in modo da poter successivamente valutare il modello organizzativo interno che gestisce le politiche ed i programmi per prevenire, ridurre od eliminare gli impatti ambientali delle attività svolte. Nel caso specifico in cui un azienda abbia già impostato un proprio sistema di gestione ambientale dotato di procedure attive, l analisi ambientale iniziale avrà la funzione di evidenziare gli eventuali punti deboli del sistema e di mettere in evidenza aspetti non ancora considerati. L analisi ambientale comprende le seguenti quattro aree principali: identificazione degli aspetti ambientali e valutazione di quelli significativi impostazione di un bilancio ambientale d azienda esame delle procedure e delle prassi esistenti in campo ambientale (valutazione sistema di gestione ambientale) valutazione dell esperienza derivante dall analisi di incidenti già capitati (storia ambientale) L analisi ambientale prende in considerazione gli impatti ambientali derivanti o potenzialmente derivanti da: condizioni operative normali condizioni operative anormali (fermate, avviamenti, punte di produzione sia stagionali che settimanali) potenziali situazioni di emergenza (incidenti, eventi calamitosi) attività pregresse, attuali e future Nell Appendice A della norma ISO 14001:2004 (Guida all uso della presente norma internazionale), alla sezione A.3.1. Aspetti Ambientali, si richiamano quelli che possono essere gli aspetti ambientali da identificare considerando: a. emissioni in atmosfera; b. scarichi nei corpi idrici; c. rilasci nel suolo; d. utilizzo delle materie prime e delle risorse naturali; e. utilizzo dell energia; f. energia emessa, per esempio calore, radiazioni, vibrazioni; g. rifiuti e sottoprodotti; h. caratteristiche fisiche, per esempio dimensioni, forma, colore, aspetto. Inoltre devono essere presi in considerazione quegli aspetti su cui l organizzazione può esercitare un influenza, per esempio quelli relativi ai beni e servizi utilizzati dall organizzazione e quelli relativi ai prodotti e servizi che essa fornisce. In ogni caso, è l organizzazione che determina il grado di controllo di tali aspetti. L organizzazione dovrebbe tenere quindi sotto controllo quegli aspetti relativi ad attività, prodotti e servizi, quali: progettazione e sviluppo;

10 processi produttivi; imballaggio e trasporto; prestazione ambientale e prassi in uso presso appaltatori e fornitori; gestione dei rifiuti; estrazione e distribuzione di materie prime e risorse naturali; distribuzione, uso e fine vita dei prodotti; fauna e biodiversità. E utile iniziare l analisi ambientale è identificando ed aggiornando i requisiti normativi cogenti applicabili all organizzazione, in materia ambientale, a cui ottemperare. Questo, infatti, permette di valutare il livello di base nei rapporti ambientali dell azienda, cioè l ottemperanza alle prescrizioni legislative. L obiettivo dell analisi di conformità normativa è quello di delineare la situazione attuale dell azienda evidenziando le non conformità ed i punti critici sui quali concentrarsi per ottenere un miglioramento. La funzione di tale analisi è quella di fotografare la situazione di partenza dell azienda sia per individuare e risolvere le criticità, sia per valutare il fattore di conformità normativa nel corso della valutazione degli aspetti ambientali, cui si arriverà al termine dell elaborazione dei dati ottenuti dall analisi ambientale iniziale. La valutazione degli aspetti ambientali sarà condizionata da quanto riportato nell analisi di conformità legislativa: le priorità d intervento di specifici aspetti ambientali peseranno infatti in maniera sostanziale per quegli aspetti non rispondenti alla normativa vigente. La normativa considerata è solo quella di interesse prettamente ambientale oppure che regolamenti aspetti dell attività con ricadute di tipo ambientale. Al fine di individuare la normativa applicabile è necessario fissare alcuni dati generali dell azienda e del ciclo produttivo distinto in fasi sequenziali; questa descrizione del ciclo è la stessa che sarà utilizzata per la successiva fase di analisi ambientale iniziale. La norma ISO 14001:2004 chiede esplicitamente che l organizzazione stabilisca, attui e mantenga attive una o più procedure per identificare e avere accesso alle prescrizioni legali applicabili e determinare come tali prescrizioni si applicano ai propri aspetti ambientali. Nella fase di analisi della conformità normativa viene analizzata la posizione aziendale rispetto alla normativa ambientale applicabile all attività svolta nel sito in questione. I riferimenti normativi sono quelli previsti dalla legislazione nazionale e regionale in materia di: 1) adempimenti specifici dell attività aziendale 2) industrie insalubri 3) gestione dei rifiuti e degli imballaggi 4) gestione di sostanze pericolose (amianto, ozono e PCB/PCT) 5) contaminazione potenziale suolo e gestione dei serbatoi interrati 6) adempimenti relativi al rumore verso l esterno 7) inquinamento idrico 8) gestione energetica 9) emissioni in atmosfera (si ricorda di porre attenzione anche agli adempimenti relativi alla sicurezza sul lavoro sebbene non espressamente richiesti dalla norma ISO Si riporta un elenco della documentazione sulla sicurezza che è preferibile considerare in fase di analisi della conformità legislativa: documentazione relativa al Dlgs 277/91, Dlgs 626/94 e Dlgs 624/96; documento di valutazione dei rischi; piani di emergenza; denunce infortuni e malattie professionali; elenchi ed eventuali prescrizioni su apparecchiature in pressione; denunce all uso e detenzione prodotti chimici tossici (gas).) Per ciascun aspetto (aria, acqua, ecc.), deve essere individuata la normativa vigente applicabile, con gli specifici adempimenti (autorizzazioni, iscrizioni, prescrizioni, ecc.), e deve essere valutata la situazione aziendale rispetto a questi adempimenti; di seguito si riporta un esempio, non esaustivo, di verifiche da eseguire per valutare la situazione dell azienda rispetto alle emissioni in atmosfera, agli scarichi idrici e alla presenza di materiali contenenti amianto. La sequenza esatta delle verifiche si snoda attraverso diversi percorsi, in funzione della particolare situazione aziendale. A titolo esemplificativo si riporta di seguito un possibile metodo da seguire: Aspetto Normativa Adempimenti Verifiche Aria DPR 203/88 Aut. emissioni Esistono emissioni? Sono convogliate? E necessaria l autorizzazione? E stata richiesta? In che data? E stata rilasciata? In che data? La situazione esistente qualitativa e quantitativa delle emissioni e del processo coincide con quella autorizzata? Esistono impianti di abbattimento delle emissioni? Sono prescritti i registri per tali impianti? Se si sono tenuti aggiornati?

11 Acque DLgs 152/99 Testo unico acque Ci sono scarichi idrici? Si è in possesso di autorizzazione allo scarico? Quando scade l autorizzazione allo scarico? La situazione esistente qualitativa e quantitativa degli effluenti e del processo coincide con quella autorizzata? Si è prevista la richiesta di rinnovo un anno prima della scadenza? Amianto L.257/92 Gestione materiali In azienda sono presenti materiali contenenti amianto? In che anno sono stati installati? E mai stato fino ad ora rimosso materiale contente amianto? Di che tipologia? Sono mai stati sottoposti a controllo da parte di ditta specializzata? Le verifiche citate si effettuano in parte visionando la documentazione in possesso dell azienda (domande di autorizzazione, autorizzazioni vigenti e superate, report di verifiche analitiche periodiche, dichiarazioni di conformità di impianti, ecc), in parte verificando la situazione delle strutture sottoposte agli adempimenti (n e tipologia emissioni, n e tipologia scarichi/emungimenti idrici, situazione dei depositi di sostanze pericolose e di rifiuti, verifica presenza materiali contenenti amianto, ecc ), con particolare riferimento ad eventuali prescrizioni dei documenti di autorizzazione (presenza di depuratori/impianti di abbattimento e loro gestione/manutenzione, presenza analizzatori e registratori, strutture di contenimento nei depositi, presenza dei pozzetti di controllo degli scarichi e loro accessibilità, ecc.). Da questa analisi risulta la posizione aziendale rispetto agli adempimenti legislativi. Le eventuali non conformità possono essere di diversa gravità e comportare quindi interventi di diverso impegno: dalla parziale attuazione di alcune prescrizioni, che può essere risolta accelerando la realizzazione degli interventi previsti, alla mancata denuncia di modifiche sostanziali degli impianti o del processo, fino a non conformità più gravi come l esecuzione della propria attività senza le necessarie autorizzazioni. In questi casi l intervento comporta tempi maggiori in quanto richiede di effettuare i seguenti passi: effettuare una verifica puntuale della situazione impiantistica (ad esempio, quali sono effettivamente le attività che generano scarichi, oppure emissioni) contattare l ente preposto al rilascio dell autorizzazione per valutare come affrontare l autodenuncia di non conformità predisporre la documentazione prevista o prescritta ad hoc presentare la documentazione attendere il riscontro e le prime indicazioni Durante la fase di analisi ambientale la procedura generalmente seguita è la seguente: A. Raccolta dei dati generali relativi all azienda almeno per l ultimo triennio. codice ISTAT dell attività anno inizio attività n di addetti, suddivisi tra assunti e avventizi, operativi e amministrativi, dirigenti; fatturato superficie, suddivisa in coperta e scoperta caratteristiche organizzative dell azienda: tipo di società, legami con altre aziende, presenza di soci, consorzi, ecc. B. Caratteristiche fisiche dell area vasta e dell area locale. Caratteristiche del territorio intese come caratteristiche di suolo, sottosuolo e acque superficiali, presenza di zone protette o di pregio naturalistico. Con i termini area locale si intende definire le caratteristiche del sito in un intorno di 5 km, l ambito territoriale dell area vasta è in prima approssimazione il comune o la provincia. Questi dati servono ad individuare il contesto ambientale e territoriale in cui è localizzata l azienda al fine di verificare la presenza di particolari fragilità dell ambiente circostante. Ad esempio in un area in cui il suolo risulti particolarmente permeabile e sia presente la linea di ricarica delle falde acquifere, sarà necessario che l azienda prenda tutte le possibili precauzioni per evitare potenziali inquinamenti del suolo, o ancora se l area risulta di particolare pregio paesaggistico e naturalistico, sarà compito dell azienda individuare interventi che riducano l impatto visivo della struttura. Possibili fonti per la raccolta dati necessari all inquadramento ambientale-territoriale: dati Aria Qualità delle acque Consumi idrici Acque reflue Rumore Rifiuti Contaminazione suolo Fonti ARPA, Provincia, Comune ARPA, Provincia (PTCP, Piano Territoriale Coordinamento Provinciale) Comune, consorzio di gestione ciclo acque Consorzio di gestione ciclo acque Comune (zonizzazione acustica) MUD, ARPA ARPA, Provincia (PTCP), Università

12 Caratteristiche paesaggistiche Caratteristiche ambientali Caratteristiche geografiche Caratteristiche climatiche Attività economiche Comune, Provincia, Regione, siti internet Comune (PRG), Provincia (PTCP) Comune, Provincia Arpa, Provincia (PTCP) Camera di commercio, Università C. Scomposizione dell organizzazione in attivit à/fasi. Individuazione della sequenza di fasi e operazioni che rappresentano completamente l attività dell azienda, suddivise in attività del ciclo e attività trasversali, ovvero di sostegno per l esecuzione dell attività principale. Tale suddivisione è utile ad ordinare la descrizione, verificando di aver compreso tutte le attività. D. Individuazione dei flussi di massa, idrici ed energetici delle varie attivit à dell organizzazione/fasi del ciclo produttivo. Questa parte dell analisi considera in prima approssimazione l azienda come una scatola chiusa attraversata da flussi di materia e di energia: la materia prima e ausiliaria entra e viene trasformata per mezzo dell utilizzo di diverse forme di energia in prodotto, rifiuto, scarichi idrici, emissioni in atmosfera ed eventualmente sottoprodotti. E. Individuazione degli aspetti ambientali legati all attività/fase e dei relativi impatti. Per ognuna delle fasi individuate si identificano, qualitativamente e quantitativamente, gli aspetti ambientali che comporta. Quindi gli aspetti individuati vengono aggregati ovvero si individua se un certo aspetto viene generato in più fasi: ad esempio il consumo di gasolio per autotrazione deriva dalle fasi di ricezione delle materie prime come da quelle di spedizione del prodotto finito. Ovviamente all interno di una macrocategoria di aspetti potranno essere distinti dei casi specifici: consumo di acqua per bagnare le strade distinto da consumo per lavaggio automezzi, rifiuti da manutenzione distinti da rifiuti da imballaggio, ecc.. Alla fine del processo di aggregazione, si definirà un elenco di aspetti, ciascuno proveniente da una o più fasi che nel loro insieme sono la causa dell impatto complessivo dell attività. Fasi immediatamente successive all AAI sono la valutazione degli aspetti ambientali e l individuazione di alcuni obiettivi di miglioramento ambientale. I. Valutazione della significativit à degli aspetti ambientali. Gli aspetti individuati non hanno tutti la stessa importanza. In generale per l attività estrattiva ci sono degli aspetti ambientali caratteristici, ad esempio l emissione di polveri, ma vi possono essere delle situazioni specifiche che elevano l importanza di altri aspetti. La valutazione della significatività degli aspetti individuati è un momento fondamentale che conclude il processo di analisi; infatti da tale valutazione emergono le criticità sulle quali l organizzazione deve lavorare per avviare il proprio miglioramento: il sistema di valutazione degli aspetti è costruito su base analitica e porterà a classificare gli aspetti su una scala di valori di importanza decrescente. Gli aspetti a maggior priorità sono quelli sui quali potranno essere posti gli obiettivi di miglioramento, quindi un programma di azioni da intraprendere per raggiungere in tempi definiti tali obiettivi. Gli aspetti a priorità intermedia potranno essere tenuti sotto controllo mediante l applicazione di apposite procedure

13 che, regolando lo svolgimento dell attività, permetteranno di ridurre l impatto dovuto a quel particolare aspetto. Alcuni aspetti potranno avere una priorità così bassa da risultare non significativi. II. Individuazione di alcuni obiettivi ambientali da sottoporre all analisi della Direzione. Sugli obiettivi a maggiore priorità, compatibilmente con le opportunità tecnico economiche stabilite dalla singola organizzazione, sarà costruito un programma di miglioramento. In questo programma per ogni obiettivo dovrà essere definita la sequenza di azioni da mettere in atto e per ogni azione, i responsabili della sua attuazione, i tempi dell intervento, le risorse economiche e umane rese disponibili ed un responsabile del controllo. Maggiore è il numero di fasi per raggiungere l obiettivo, maggiore è la possibilità di controllo del programma. Gli obiettivi e il programma sono il punto di partenza per avviare il processo di miglioramento, comportano investimenti di risorse umane e finanziarie e possono comportare anche modifiche significative delle modalità operative con cui viene svolto il lavoro; devono quindi essere attentamente considerati, compresi e approvati dalla direzione aziendale, che dovrà rendere disponibili le risorse necessarie.

14 Capitolo n. 3 Il programma ambientale e la pianificazione delle attività Una volta completata l analisi degli aspetti ambientali, l organizzazione ha tutti gli elementi necessari per la definizione degli obiettivi in campo ambientale. La formulazione di obiettivi specifici inseriti in un programma ambientale comporta la pianificazione accurata delle attività necessarie per perseguire tali obiettivi, indicando specificatamente risorse, strumenti, tempi, poteri e responsabilità. Il programma ambientale deve contenere obiettivi misurabili e quantificabili, questo al fine di verificare, in un momento successivo, il raggiungimento o meno dell obiettivo prefissato stesso. Per esempio è possibile prevedere una riduzione del quantitativo di acqua prelevato del 10% in funzione di un ottimizzazione dei sistemi di dosaggio in un determinato processo. Devono essere indicate le responsabilità, ovvero il personale incaricato perseguire il raggiungimento dell obiettivo. Devono essere individuate appropriate tempistiche di realizzazione, legate alla situazione riscontrata e alle priorità di interventi. Tale fattore deriva dalla valutazione qualitativa e quantitativa elaborata nell analisi degli aspetti ambientali. In tutto questo è opportuno considerare che: tutte le non conformità rispetto ad obblighi legislativi devono essere ripristinate immediatamente (la priorità in questo caso è massima), le non conformità legate a danni elevati all ambiente che prevedono un budget di spesa accessibile possono essere realizzate in tempi medio brevi (priorità medio alta di realizzazione), le non conformità legate a danni nei confronti dell ambiente che prevedono costi fortemente elevati e dipendono dalle disponibilità finanziarie possono essere previste e realizzate in tempi lunghi, in modo da permettere all azienda stessa lo stanziamento dei fondi anche in più anni (priorità lieve di realizzazione).

15 Capitolo n. 4 L Implementazione di un Sistema di Gestione Ambientale Struttura, responsabilit à e documenti La figura che segue rappresenta il collegamento tra le fasi di un sistema di gestione ambientale per il miglioramento continuo delle prestazioni: alla pianificazione, che comprende l analisi iniziale, la valutazione degli aspetti, l individuazione degli obiettivi e la redazione del programma, segue l attuazione del sistema, che comprende l applicazione delle procedure ed il controllo dell esecuzione del programma; la fase di controllo permette di verificare la funzionalità del sistema e l eventuale intervento per mezzo di azioni correttive. Periodicamente la direzione prende atto dello stato del sistema effettuando il riesame: dal riesame possono risultare nuovi elementi che comportano modifiche nel programma, riavviando così il ciclo. pianificazione Riesame della direzione Attuazione e funzionamento Controlli e azioni correttive L organizzazione che adotta un sistema di gestione deve individuare i compiti e le relative responsabilità per quelle funzioni che durante lo svolgimento delle attività possono provocare un impatto ambientale. In particolare l alta direzione nominerà un rappresentante, che a prescindere dagli altri incarichi aziendali, assicuri una corretta gestione del sistema e risponda alla direzione relativamente allo stato di avanzamento dei programmi. Generalmente nelle piccole aziende tale soggetto, il Responsabile Ambientale (RA) è unico, controlla il SGA, ha una certa facoltà di decisione relativamente a iniziative che prevedano piccoli investimenti economici e delega alcuni sottoposti per l esecuzione delle attività di controllo (lettura contatori, registrazioni di dati, ecc..). Nelle aziende più strutturate si individuano generalmente due figure, una vicina alla direzione (Responsabile Direzione Ambiente, RDA) con un definito potere di autonomia nelle decisioni, con funzione di coordinamento e prima valutazione degli interventi e dotato di autorità sui responsabili di funzione, e una seconda figura (Responsabile Ambientale, RA) con competenze relative al sistema di gestione più operative e legate alla sua attuazione: RDA riceve da RA le notizie relative all andamento del sistema e le presenta nelle forme e nei modi previsti alla direzione, nel caso in cui sia necessario effettuare interventi che prevedono un costo, RDA può decidere l opportunità dell operazione senza coinvolgere l alta direzione. Le aziende che si occupano di attività estrattive appartengono di solito alla prima categoria e la figura di RA risulta il perno di tutto il SGA e lavora in stretta collaborazione con la direzione e con il personale operativo. La documentazione del sistema si intende organizzata in livelli, come rappresentato nei diagrammi seguenti:

16 DOCUMENTI GENERALI (politica) I LIVELLI PROCEDURE GESTIONALI II ISTRUZIONI OPERATIVE III DOCUMENTI TECNICI IV COSA SI FA LIVELLO I POLITICA AMBIENTALE LIVELLO II PROCEDURE GESTIONALI CHI FA COSA LIVELLO III ISTRUZIONI OPERATIVE COME SI FA Tipicamente i documenti del SGA sono l Analisi Ambientale Iniziale, la Politica Ambientale, il manuale di gestione ambientale (non obbligatorio), le procedure e le istruzioni operative, i registri, piani, ed altri documenti legati specificamente alle procedure (check list, elenchi, note informative, ecc.). La complessità della struttura documentale del sistema dipende dalla dimensione aziendale e dalle caratteristiche del processo. Politica ambientale La politica ambientale è un documento richiesto sia dal regolamento EMAS che dalla La direzione aziendale deve stabilire una propria politica ambientale impegnandosi in primo luogo al rispetto della normativa vigente ed in secondo luogo ad un costante miglioramento delle proprie prestazioni ambientali. I contenuti della politica ambientale sono individuati nell Allegato I del regolamento EMAS, nel quale si legge che "l alta direzione deve definire la politica ambientale dell organizzazione e assicurarsi che: sia appropriata alla natura, alla dimensione e agli impatti ambientali delle sue attività, prodotti o servizi; includa un impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione dall inquinamento; includa un impegno ad essere conforme alla relativa legislazione e regolamentazione ambientale applicabile e agli altri requisiti sottoscritti dall organizzazione; fornisca il quadro di riferimento per stabilire e riesaminare gli obiettivi e traguardi ambientali; sia documentata, resa operante, mantenuta attiva e diffusa a tutto il personale; sia disponibile al pubblico." L aspetto più impegnativo non è tanto la redazione e l approvazione del documento, quanto la sua diffusione e la dimostrazione che è reso operante. Non è sufficiente che l azienda distribuisca copia della politica ambientale (ai dipendenti, a clienti o fornitori, appendendola negli uffici), ma deve dimostrare con azioni concrete di sostenerla e di averla interiorizzata. Pianificazione Per concretizzare la politica si passa attraverso una fase di pianificazione che porta alla stesura di uno specifico piano d azione nell ambito del SGA, prevedendo in dettaglio adeguate risorse, tempi, competenze e responsabilità. La fase di pianificazione può essere scomposta in sottofasi: Aspetti ambientali Gli aspetti ambientali significativi individuati nel corso dell Analisi Ambientale Iniziale, dovrebbero essere riesaminati almeno annualmente, in modo che si possa monitorare nel tempo l evoluzione dell impatto aziendale sull ambiente. A seguito di modifiche significative delle attività (installazione di nuove opere, ampliamenti o riduzioni, emissioni di nuovi provvedimenti legislativi, aumento della sensibilità per alcuni

17 aspetti ), l azienda deve effettuare la valutazione degli aspetti derivanti da tali modifiche. Si dovranno individuare eventuali nuovi aspetti ed eliminare quelli non più presenti. L individuazione e la revisione periodica degli aspetti ambientali è fondamentale per l attuazione del SGA poiché vincola la scelta degli obiettivi di miglioramento e quindi la pianificazione dell intero sistema. Si ricorda che il regolamento EMAS fornisce specifiche indicazioni per l individuazione degli aspetti ambientali significativi (Allegato VI). Inoltre la Raccomandazione della Commissione del 7 settembre 2001 (2001/680/CE), riporta nell Allegato III orientamenti per l individuazione degli aspetti ambientali e la valutazione della loro significatività. Requisiti legislativi EMAS e ISO richiedono il rispetto di tutta la normativa vigente applicabile all azienda (vedi punto B1 dell Allegato I al regolamento EMAS). Per questo motivo è necessario che l azienda si doti di un documento in cui registrare la normativa pertinente. Tramite apposita procedura tale documento dovrà essere costantemente aggiornato per quanto riguarda la normativa nazionale e regionale. E buona pratica dedicare una sezione alla normativa in cantiere così che l azienda possa valutare eventuali trasformazioni in funzione delle prescrizioni di legge che saranno emanate. In questo senso il requisito legislativo diventa anche un elemento di pianificazione aziendale. L aggiornamento legislativo può essere effettuato con l ausilio di associazioni di categoria, consultando riviste o siti web specializzati (si possono consultare, ad esempio: Obiettivi e programma La direzione dell azienda, sulla base della Politica Ambientale, dell Analisi Ambientale Iniziale e della successiva valutazione degli aspetti ambientali, decide gli obiettivi di miglioramento da raggiungere per migliorare gli impatti ambientali del processo produttivo. È importante che almeno i principali aspetti ambientali significativi siano presi in considerazione per la definizione degli obiettivi. Ogni obiettivo dovrà essere accompagnato da un programma ambientale nel quale si definiscono le azioni, i tempi e le risorse stanziate per il raggiungimento dell obiettivo stesso. Poiché è possibile definire obiettivi a lungo termine, si definiscono anche traguardi ambientali intermedi che consentono di capire se l azienda sta procedendo nella giusta direzione. Obiettivi e traguardi dovrebbero essere sempre quantificati e misurabili. Per organizzare in modo chiaro ed immediato obiettivi/traguardi aziendali traducendoli in programmi ambientali finalizzati al loro raggiungimento, si può, ad esempio, utilizzare lo schema seguente: Enunciato politica ambientale Obiettivo ambientale n Traguardo ambientale L organizzazione si impegna a Azioni di attuazione Tempi Responsabile Risorse umane Risorse finanziarie Controllo Attuazione e funzionamento del SGA Struttura e responsabilità L organizzazione dovrà rendere efficace l esercizio della gestione ambientale definendo ruoli e responsabilità. All azienda è lasciata la scelta degli strumenti ritenuti più opportuni per documentare quanto deciso in termini organizzativi; tuttavia l organigramma accompagnato da mansionari o matrici delle responsabilità è un modo semplice ed efficace per rappresentare la struttura. Dovranno essere nominate una o più figure di riferimento in campo ambientale e dovranno essere identificate in modo chiaro all interno dell organigramma tutte le funzioni chiave in campo ambientale. I soggetti nominati saranno responsabili dell attuazione e funzionamento del SGA e dovranno mantenere aggiornata la direzione aziendale che, da parte sua, assicurerà adeguate risorse per il raggiungimento degli obiettivi decisi. Formazione, sensibilizzazione e competenze L organizzazione dovrà impegnarsi a garantire una corretta formazione ambientale a tutto il personale il cui lavoro può provocare impatti significativi; inoltre tutti i collaboratori devono essere coinvolti nel processo di miglioramento continuo attraverso la possibilità di suggerire e discutere azioni migliorative (la direzione dovrà adottare adeguati sistemi per recepire tali suggerimenti). La formazione deve essere programmata, ad esempio annualmente, e deve garantire un continuo aggiornamento del personale sulle tematiche ambientali riguardanti l organizzazione. Particolare attenzione dovrà essere rivolta ai neo-assunti, prevedendo eventualmente una fase di tutoraggio e affiancamento. La procedura di formazione deve definire le responsabilità e le modalità di approvazione del piano formativo, per gestire la formazione, per registrare le attività formative svolte e valutarne l efficacia. È opportuno avere un registro in cui annotare le attività svolte e i partecipanti. Comunicazione Il SGA deve gestire la comunicazione sia interna che esterna.

18 Generalmente i soggetti responsabili per la comunicazione esterna sono la direzione ed il responsabile del SGA che devono prendere in considerazione procedimenti di comunicazione esterna e riguardanti gli aspetti ambientali significativi e registrare ogni decisione in merito. EMAS richiede inoltre che l organizzazione dimostri di avere un dialogo aperto con tutte le parti interessate in riferimento all impatto ambientale delle proprie attività in aggiunta alla dichiarazione ambientale. È buona norma identificare i soggetti destinatari e confezionare una comunicazione mirata in modo che la stessa risulti più efficace. L aspetto della comunicazione verso l esterno rappresenta un punto delicato e qualificante per le aziende estrattive che operano nel territorio e vengono spesso etichettate come mere sfruttatrici del territorio stesso. Particolare attenzione andrà riservata alla comunicazione esterna rappresentata dalla Dichiarazione Ambientale, qualora si aderisca ad EMAS. L azienda deve anche garantire, sempre con l ausilio di apposita procedura, la comunicazione interna tra i vari livelli dell organizzazione. Un efficiente comunicazione interna aiuta ad attuare il coinvolgimento dei dipendenti. Il requisito relativo alla comunicazione interna deve essere dimostrato anche nel caso di piccole aziende in cui la comunicazione è prevalentemente di tipo verbale. Documentazione del SGA e controllo della documentazione La documentazione adottata non deve essere fine a sé stessa ma volta a dimostrare l efficacia del proprio SGA. Ciascuna organizzazione può scegliere il tipo di struttura documentale più adatta alle proprie esigenze, tenendo conto sia delle dimensioni che della complessità dell organizzazione stessa. Di conseguenza anche il numero delle procedure dovrà essere adeguato alle esigenze della singola azienda, così come il numero delle registrazioni che consentono all azienda di valutare il proprio sistema. È previsto dal regolamento e dalla norma che siano adottate e mantenute attive procedure per tenere sotto controllo tutti i documenti del SGA allo scopo di assicurare che: possano essere localizzati; siano periodicamente riesaminati, revisionati qualora necessario, e approvati ai fini della loro adeguatezza da personale autorizzato; le edizioni appropriate dei relativi documenti siano disponibili in tutti i luoghi dove sono effettuate operazioni essenziali all effettivo (efficace) funzionamento del sistema di gestione ambientale; i documenti obsoleti siano tempestivamente ritirati da tutti i centri di emissione e di uso, oppure in altro modo protetti contro un uso involontario; tutti i documenti obsoleti, archiviati per ragioni legali e/o per documentazione, siano adeguatamente identificati. La documentazione prodotta deve essere chiara e leggibile, deve riportare la data di emissione e delle eventuali revisioni, deve essere chiaramente identificabile, reperibile e conservata. Procedure e documenti in genere devono anche riportare i riferimenti ai soggetti responsabili dell emissione e dell approvazione degli stessi. Si riporta di seguito un esempio di cartigli che si possono utilizzare per l identificazione dei documenti. Logo aziendale Codice - titolo: tipo/titolo di documento REV n Percorso file: Nome file archiviazione Pagina x di y COMPILATO DA APPROVATO DA EMESSO DA N REVISIONE DATA EMISSIONE gg/mm/aa Controllo operativo L organizzazione deve pianificare opportune modalità operative per controllare tutte le attività collegate, direttamente o indirettamente, ad aspetti ed impatti significativi. Si sottolinea che EMAS non si limita al solo esame dell efficienza del sistema adottato per il controllo operativo, ma esige anche la certezza ed attendibilità dei dati ambientali (controllati e convalidati da un verificatore ambientale accreditato) contenuti nella dichiarazione ambientale. Il controllo operativo dovrà quindi interessare tutte le attività generatrici di impatti. Si riporta di seguito un esempio di istruzioni operative che rivestono carattere rilevante per il controllo di alcune attività tipiche delle attività estrattive, collegate ad aspetti ambientali significativi: istruzioni operative o procedure per il deposito rifiuti o sostanze pericolose; istruzioni operative o procedure per il controllo delle emissioni di polveri; istruzioni operative o procedure per il risparmio idrico ed il controllo della qualità delle acque di scarico; istruzioni operative o procedure per la gestione dell impianto di depurazione; istruzioni operative o procedure per la sorveglianza delle attività delle ditte terze; istruzioni operative o procedure per la manutenzione delle aree verdi e controllo recinzioni. Il controllo deve essere svolto anche nei confronti di fornitori/appaltatori, ai quali può essere richiesto il rispetto di specifiche istruzioni o procedure al fine di mitigare i possibili impatti ambientali derivanti dalle loro attività.

19 Preparazione alle emergenze e risposta L organizzazione deve attivare procedure atte ad individuare e a rispondere ad eventuali incidenti o emergenze possibili fonti di danno ambientale. L azienda deve quindi identificare le possibili situazioni di emergenza e regolamentare i comportamenti da assumere. Le procedure devono definire le responsabilità in ogni fase e per ogni figura aziendale, le attrezzature da utilizzare e quant altro sia utile per limitare il danno ambientale. Nelle attività estrattive le potenziali fonti di emergenze ambientali sono ribaltamento mezzi, sprofondamento draga, incendio, esplosioni, inquinamento della falda. Tutto il personale deve essere preparato all emergenza, è infatti opportuno simulare le situazioni di crisi per mettere in pratica le procedure. Controlli e azioni correttive Sorveglianza e misurazioni L organizzazione deve stabilire procedure che consentano di sorvegliare regolarmente le attività e le possibili fonti di danno ambientale. Si dovranno sottoporre a misurazione tutte le informazioni che consentono di monitorare gli aspetti ambientali e gli obiettivi e traguardi. Nel caso di attività estrattive, ad esempio, possono essere sottoposti a sorveglianza i consumi di flocculanti, i consumi idrici ed elettrici, livello della falda acquifera, qualità dell acqua del laghetto di cava ecc. Si ricorda che la strumentazione utilizzata per il monitoraggio ambientale (pesa, contatore acqua, strumenti per analisi scarichi ecc.) deve essere sottoposta a taratura e manutenzione. Non conformità, azioni correttive e preventive la struttura di un SGA prevede che l organizzazione predisponga procedure capaci di definire le responsabilità e le autorità per individuare, trattare ed analizzare le non conformità, per attenuarne gli effetti con interventi immediati e per avviare le necessarie azioni correttive. Una non conformità è definita come il mancato rispetto di un requisito stabilito. I requisiti comprendono le prescrizioni del SGA, le procedure che l azienda ha adottato, le leggi ambientali e qualsiasi altro requisito applicabile all azienda. Una non conformità sussiste quando si verifica, concretamente o potenzialmente, una situazione anomala che porta, o potrebbe portare, a conseguenze in termini di impatto ambientale. L organizzazione dovrà anche dotarsi di procedure per gestire le azioni preventive. L azione preventiva è un provvedimento tecnico/gestionale per eliminare un inosservanza potenziale, una azione correttiva, invece, si riferisce ad un azione volta ad eliminare le cause di una non conformità. Ogni intervento va adeguato alla rilevanza dell impatto ambientale fronteggiato. Le fasi fondamentali nella gestione delle non conformità sono: individuazione della situazione non conforme e del requisito non rispettato; intervento immediato per attenuare le conseguenze negative verificatesi o potenziali; analisi delle cause che hanno generato la non conformità; scelta e pianificazione dell azione correttiva: cosa fare, chi lo deve fare e con che tempi; verificare l efficacia dell azione correttiva; chiusura della non conformità. Si precisa che i rilievi che danno origine alle azioni correttive e preventive, possono essere sia di natura interna che esterna. I rilievi di natura internai possono emergere nelle fasi di sorveglianza e gestione dell attività: gli operatori segnalano al responsabile del SGA eventuali situazioni in cui non sono rispettati i requisiti, il responsabile provvede ad analizzarle ed eventualmente apre una non conformità. I rilievi di natura esterna possono essere, ad esempio, lamentele dei cittadini o confinanti, reclami, segnalazioni delle autorità o di aziende esterne addette alla manutenzione ed alle verifiche ispettive esterne. È utile predisporre un modulo per la registrazione delle non conformità nel quale vengano registrate, oltre alla presunta causa, anche le date di segnalazione, di verifica e di effettiva conclusione. Registrazioni È previsto che l azienda attivi procedure per identificare, conservare e archiviare le registrazioni ambientali. Tali registrazioni sono l evidenza oggettiva di quanto viene svolto in azienda e sono necessarie all azienda per monitorare le proprie attività ed al verificatore per esaminare l efficacia del SGA. Esempi di registrazioni sono: l attività di formazione del personale, i risultati degli audit, le misure ambientali. Le registrazioni devono essere leggibili, identificabili, riconducibili all attività di cava, archiviate, facilmente rintracciabili e preservate da eventuali perdite o deterioramenti. Deve essere chiaramente individuata la persona responsabile della gestione delle registrazioni. Le registrazioni possono essere sostanzialmente di due tipi: quelle riguardanti il SGA, cioè azioni correttive e preventive, esiti degli audit ecc, e quelle relative ai controlli operativi cioè misure ambientali, esiti di manutenzioni e controlli ecc. Audit del SGA È l ultima fase attuativa del SGA e consiste nel valutare l efficacia del sistema stesso attraverso una verifica (interna) indipendente. L audit consiste in una verifica pianificata e documentata su tutto il sistema con azioni mirate. Devono essere valutati in modo indipendente, sistematico e documentato:

20 la conformità al regolamento EMAS o alla norma ISO 14001; la conformità ai requisiti definiti in sede di pianificazione del SGA (procedure); il raggiungimento degli obiettivi fissati; l efficacia del SGA; il rispetto dei requisiti legislativi. EMAS prevede che il ciclo di audit abbia frequenza almeno triennale, mentre la norma ISO non prevede frequenze specifiche, tuttavia è consigliabile una frequenza annuale. Alcune attività o funzioni aziendali potranno essere sottoposte ad audit anche più frequentemente, in relazione delle attività o in funzione dei risultati degli audit precedenti. L audit si può ritenere completo quando l organizzazione ha sottoposto a verifica tutte le aree, le attività e le funzioni; può essere effettuato in una sola volta o in più volte successive in funzione delle esigenze aziendali. Dovrà essere eseguito da un auditor (o gruppo di auditor) e comunque da personale competente ed indipendente. L organizzazione può scegliere di utilizzare personale interno o esterno, in ogni caso deve definire i criteri di qualifica degli auditor che dimostrino le competenze e l esperienza dei candidati. I riferimenti per la conduzione delle varie fasi dell audit sono riportati nell Allegato II del regolamento EMAS e nella norma ISO per chi segue ISO L attività di audit deve essere documentata poiché costituisce l evidenza oggettiva della capacità di autovalutazione dell azienda; EMAS richiede che l audit interno venga indirizzato anche alla verifica delle prestazioni ambientali (punto B2 Allegato I al regolamento), mentre secondo ISO l oggetto dell audit è il solo SGA. Riesame della direzione Riesame della direzione L azienda, con frequenza definita dalla stessa, dovrà valutare l intero SGA. A tale scopo la direzione aziendale, sulla base di quanto emerso dagli audit, delle registrazioni e di tutte le informazioni utili allo scopo, valuta se la politica ambientale è rispettata e se obiettivi e traguardi sono stati raggiunti, se ci sono stati miglioramenti nelle prestazioni ambientali e sono necessarie modifiche al SGA. Prima del riesame è utile definire quali documenti ed informazioni saranno necessari ed è opportuno aggiornare tutti gli indicatori di prestazione definiti ed utilizzati. Anche il riesame deve riguardare l intero sistema e deve essere documentato; ad esempio potrebbe essere sufficiente un verbale che indichi gli argomenti trattati, le informazioni esaminate e le decisioni adottate. Si propone come esempio un possibile indice per il rapporto di riesame: PUNTI DI DISCUSSIONE DELLA RIUNIONE: o Aggiornamento individuazione e valutazione degli aspetti ed impatti ambientali o I rapporti di audit ambientali effettuati o I rapporti di verifica legislativa ed eventuali modifiche normative e legislative o Andamento delle non conformità azioni correttive/preventive o Emergenze ambientali verificatesi in sito o Le comunicazioni interne ed esterne o I nuovi impianti, processi, materie prime, prodotti in fase di valutazione o Rapporti sullo stato di avanzamento di obiettivi e traguardi o Risultati delle misurazioni ambientali o Andamento degli indicatori ambientali o Resoconto sulla formazione e informazione del personale o Eventuali rapporti di valutazione economica degli effetti derivanti dall implementazione di programmi ambientali (documenti elaborati da RDA su richiesta della Direzione) o Notizia di cronaca relative a incidenti/emergenze in situazioni analoghe o Altro Allegati oggetto di discussione CONCLUSIONI DEL RIESAME E DECISIONI PRESE PROPOSTE DI MIGLIORAMENTO E AGGIORNAMENTO SGA DOCUMENTI APPROVATI PROGRAMMAZIONE PROSSIMO RIESAME DELLA DIREZIONE

GLI STRUMENTI VOLONTARI DI GESTIONE AMBIENTALE La norma ISO 14001:2004 E IL REGOLAMENTO EMAS (Reg. n. 761/2001 CE)

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