TONKE STUDIO MANAGER. E semplice e funziona.

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1 E semplice e funziona.

2 Le caratteristiche principali! Gestione clienti e fornitori Gestione Fatture attive, passive, costi diretti e costi indiretti Canoni ricorrenti (domini, hosting, etc) Gestione commesse a progetto e consuntivo Consuntivazione ore dipendenti/consulenti Report andamento generale, per centri di costo e di ricavo e per tipologia di business Primanota e gestione del cash-flow Interattività con clienti e fornitori Utenti multipli con privilegi diversi assegnabili Accessi dedicati per commercialista e consulente del lavoro

3 Indice! 1. PERSONALIZZA LA PIATTAFORMA piccoli accorgimenti per uniformare la gestione alla tua attività 2. ANAGRAFICHE gestisci ogni informazione di clienti/fornitori nel modo più completo 3. COMMESSE tieni traccia dei lavori in corso per ottimizzare il tempo e non perderti nulla 4. CANONI RICORRENTI gestisci fatture ricorrenti per domini, canoni, hosting, etc 5. FATTURE a. Archiviazione b. Fatture attive c. Scaduti & Solleciti d. Fatture passive e. Note di credito 6. COSTI INDIRETTI - gestisci costi diversi per la tua attività 7. PRIMA NOTA gestisci incassi e pagamenti 8. REMINDER - non dimenticare nessuna scadenza 9. REPORT controlla l andamento per mese e per settore di business 10. CONSUNTIVAZIONE tenere traccia del tempo per commesse e/o dipendenti 11. UTENTI diverse tipologie di utenti con diverse abilitazioni a. Amministratore b. Commercialista c. Dipendente senior d. Dipendente junior e. Collaboratore f. Cliente / fornitore 12. SICUREZZA - sicurezza dei dati 13. FAQ le domande frequenti

4 1. PERSONALIZZA LA PIATTAFORMA! Tonke richiede l impostazione di una serie di dati aziendali per poter utilizzare il sistema in tutte le sue funzionalità. Tramite uno dei link in alto a destra si può facilmente accedere all area per la personalizzazione delle informazioni della azienda. Da questa sezione è possibile impostare in pochi minuti i dati aziendali, i conti bancari e le aree operative.! Come prima cosa, sulla destra, potete inserire le informazioni relative all azienda e che serviranno per personalizzare sia le fatture generate che le vostre di spedizione.

5 1. PERSONALIZZA LA PIATTAFORMA E LE TUE FATTURE! CONTI BANCARI! E possibile impostare vari conti bancari e metodi di pagamento per ognuno di conti. I conti bancari serviranno principalmente per le fatture da emettere ma anche per segnare in primanota entrate e uscite. I metodi di pagamento saranno utili se si desidera segnare le uscite in modo più preciso. AREE OPERATIVE! Nella parte sinistra è possibile impostare delle aree di business per tracciare entrate e spese divise per gruppi che voi potete definire. Questa suddivisione verrà utilizzata nei report che vi daranno una indicazione chiara dell andamento di ogni area. TIPOLOGIE COSTI GENERALI! E possibile impostare i costi generali usati più di frequente nel segnare le spese passive. Questi sono i costi che vengono registrati nei report e nella contabilità e ma senza fatture passive corrispondenti.

6 2. CERCA / INSERISCI ANAGRAFICHE DI CLIENTI E FORNITORI! La prima voce della navigazione vi porterà a questa sezione dove potrete facilmente cercare e gestire le schede di clienti e fornitori presenti nel vostro archivio. Come esito della ricerca apparirà un elenco di nominativi e per ogni cliente potrete subito : - modificare i dati - gestirne i contatti - vedere subito i servizi associati - cancellare la scheda

7 2. CERCA / INSERISCI ANAGRAFICHE DI CLIENTI E FORNITORI! Dalla navigazione si può passare direttamente al inserimento di una anagrafica. Verranno richiesti tutti i dati fiscali standard utili per memorizzare un cliente o fornitore. Inoltre sono inseribili anche informazioni aggiuntive come contatti diversi, aree di business preferite, conti bancari preferiti (se ne avete più di uno), etc E possibile in questa sezione impostare una amministrativa del cliente/fornitore a cui spedire in automatico fatture e comunicazioni, questo indirizzo sarà anche abilitato ad accedere ad un area riservata dove scaricare trovare commesse, canoni, fatture, etc

8 3. GESTIONE COMMESSE! Il gestionale Tonke prevede la gestione semplificata di canoni ricorrenti, questa è una funzione pensata per tutti i clienti come web designer, web agency o provider che devono fatturare regolarmente su base mensile, trimestrale, semestrale o annuale i canoni di domini, hosting, etc! Dalla sezione archivio commesse è possibile avere subito una panoramica di tutte le commesse, l elenco è filtrabile/ordinabile per stato, importo, cliente e descrizione. Questa è una sezione visibile solo dagli amministratori che possono vedere gli importi e creare le commesse.

9 3. GESTISCI COMMESSE! CREAZIONE La creazione di una commessa prevede vari parametri quali : - Cliente che deve essere presente in anagrafica - Business Area, una informazione che faciliterà nei report - Se il progetto deve essere considerato a progetto (prezzo forfait) o a consuntivo (con tariffa oraria) - Descrizione breve e dettagliata - Data apertura commessa - Data chiusura, nel momento in cui si supera la commessa verrà evidenziata in elenco - Stato, per monitorare il punto in cui si trova. Le commesse chiuse appariranno automaticamente nella composizione delle fatture verso il cliente.

10 4. GESTISCI CANONI RICORRENTI! Il gestionale Tonke prevede la gestione semplificata di canoni ricorrenti, questa è una funzione pensata per tutti i clienti come web designer, web agency o provider che devono fatturare regolarmente su base mensile, trimestrale, semestrale o annuale i canoni di domini, hosting, etc! Nella sezione di archivio si possono vedere, ed eventualmente cercare, tutti i canoni che sono stati caricati nel sistema. Ogni canone può essere modificato immediatamente ed in rosso verranno evidenziati quelli scaduti. Con l opzione di fatturazione immediata si possono selezionare più canoni contemporaneamente di uno o più clienti e, premendo un pulsante al fondo dell elenco, verrà creata automaticamente una fattura per ogni cliente. E presente nella navigazione anche uno scadenziario in uci si vedranno solo i canoni scaduti per velocizzare ulteriormente le attività di fatturazione automatica.

11 4. GESTISCI CANONI RICORRENTI! ARCHIVIO Ogni nuovo canone è definito da una serie di informazioni : - Un cliente presente in anagrafica - Una breve descrizione - L area di business che aiuterà a dettagliare meglio la fatturazione e la reportistica - La data della prossima scadenza in cui si dovrà emettere una nuova fattura - La durata del canone (1,2,3,6 o 12 mesi) - Lo stato del canone (se non è attivo non verrà più segnalato quando scaduto e nello scadenziario delle fatturazioni) - Importo da fatturare ad ogni scadenza - Flag per eventuale invio di una mail al contatto amministrativo del cliente un mese prima che scada il canone.

12 5. FATTURE / ARCHIVIAZIONE La fatturazione è il punto di arrivo a cui tutte le attività del gestionale Tonke tendono e la loro archiviazione è una parte fondamentale del sistema. Le fatture attive sono facilitate quanto più possibile nella composizione ed anche nell invio verso il cliente. Le fatture passive sono caricabili ed organizzate nel modo migliore e più ordinato possibile. Tutti i report per l analisi dell andamento delle attività, che sono illustrati in seguito, attingono molto da questi dati se sono correttamente caricati. Inoltre anche il tempo dedicato al rapporto con il commercialista può essere ridotto al minimo con la corretta gestione di queste attività.

13 5. FATTURE / ATTIVE L elenco visualizza ogni fattura nell intervallo di tempo indicato in alto nella pagina. In rosso vengono evidenziate le fatture scadute e non pagate. Le opzioni disponibili per ogni voce dell elenco sono : - Cancellazione (solo per l ultima in modo da non creare problemi con la numerazione legale) - Invio via mail, se l icona è verde vuol dire che la fattura è già stata spedita almeno una volta. Cliccando sull icona si può vedere quante volte è stata spedita, a chi, ed eventualmente rispedirla nuovamente. - Segnare il pagamento o, nel caso in cui sia stata già pagata, vedere le informazioni relative. - Modifica delle voci presenti in fattura - Esportazione della fattura in PDF L elenco delle fatture presenta anche i totali al fondo di quanto visualizzato nella pagina. L intero elenco può essere esportato in Excel

14 5. FATTURE / ATTIVE La creazione di una fattura è facilitata quanto più possibile attingendo alle informazioni memorizzate nel sistema, attingendo ad esempio alla banca preferita per questo cliente, alla sua area di business abituale, etc. In automatico, quando si emette una fattura per un cliente, vengono elencati anche i canoni e le commesse aperte per quel cliente. Compare poi la voce attività aperte che permette la composizione di voci a piacere da inserire nella fattura, senza quindi la necessità che vi sia una commessa o un canone in particolare. Le fatture possono emesse con ritenuta,se la vostra attività lo prevede. Le note vengono precompilate in automatico ma possono essere poi gestite e personalizzate per ogni singola fattura.

15 5. FATTURE / ATTIVE Le fatture possono quindi essere spedite via mail all indirizzo amministrativo del cliente e voi ne riceverete una copia per conoscenza a conferma di ogni invio. Il PDF verrà allegato e in ogni mail ogni cliente vedrà anche le istruzioni per accedere alla sua area dedicata all interno della piattaforma Tonke.

16 5. FATTURE / SCADUTI E SOLLECITI E presente in Tonke una sezione dedicata alle fatture attive scadute e non incassate. In questa sezione è possibile selezionare le fatture che si vogliono sollecitare e poi inviare automaticamente una mail ad ognuno dei selezionati con le fatture allegate.

17 5. FATTURE / PASSIVE L elenco visualizza ogni fattura nell intervallo di tempo indicato in alto nella pagina. In rosso vengono evidenziate le fatture scadute e non pagate. Le opzioni disponibili per ogni voce dell elenco sono : - Pagamento o, nel caso in cui sia stata già pagata, visione delle informazioni relative - Visione degli allegati, se caricate le fatture in digitale per il commercialista potete caricare pdf, jpg, etc - Modifica delle voci presenti in fattura - Cancellazione L intero elenco può essere esportato in Excel!

18 5. FATTURE / NOTE DI CREDITO Per emettere una nota di credito è sufficiente emettere una fattura di importo negativo e il sistema la gestirà automaticamente. Se volete mettere una descrizione potete usare il campo libero che appare creando nuove attività.! Nell elenco fatture potrete scaricare/inviare il PDF riporterà automaticamente la dicitura giusta. IN PRIMA NOTA Una fattura che avete annullato con una nota di credito potrebbe risultare ancora da pagare, vi consigliamo quindi di selezionarla dell alenco fatture e, nel dettaglio di modifica, troverete una tendina in cui potrete modificare lo stato in pagata. Questo non comporterà nessun movimento in primanota ma la fattura non sarà più considerata insoluta.

19 6. GESTISCI I COSTI INDIRETTI Nella gestione più corretta dell amministrazione è necessario conteggiare anche i costi indiretti, per semplicità possiamo pensarli come quelli a cui non corrisponde una fattura passiva abbinabile a una business area o centro di costo, come ad esempio gli f24, f23, i rimborsi spese, gli stipendi, etc. Queste voci sono impostabili da voi nelle preferenze, questo è fatto per fare in modo che Tonke si adatti alle vostre esigenze. Questi costi sono importanti sia per la completezza della vostra contabilità che per rendere i report quanto più veritieri possibili nel monitorare il vostro andamento.

20 6. GESTISCI I COSTI INDIRETTI / ARCHIVIO! I costi sono archiviati in modo simile alle fatture, per ogni voce memorizzata le azioni possibili sono : - Pagamento o, nel caso in cui sia stata già pagata, visione delle informazioni relative - Allegati, per ogni voce si può abbinare uno o più documenti che si possono vedere, scaricare, aggiungere in vari formati quali pdf, jpg, etc - Modifica delle voci relative ad ogni costo - Cancellazione

21 6. GESTISCI I COSTI INDIRETTI / CARICAMENTO! I costi sono caricati con facilità e identificati da pochi campi : - Una breve descrizione! - L area di business che aiuterà a dettagliare meglio la fatturazione e la reportistica - La tipologia di costo, le voci sono quelle impostabili nelle preferenze - La data a cui il costo è relativa (non la data di pagamento che è indicata in seguito) - Eventuali allegati caricabili in formati come pdf, jpg, etc - Importo relativo al costo, spesso l iva non è compresa per i costi indiretti e quindi la si può mettere a zero. - Flag per indicare se questo costo deve essere conteggiato nei report che valutano l andamento delle attività.

22 7. PRIMA NOTA! La prima nota è fondamentale per tenere traccia di tutti gli incassi e le uscite della vostra attività. Questi movimenti aiuteranno voi nel capire quali fatture siano state incassate o da incassare interamente o parzialmente, inoltre saprete subito anche quali fatture e quali costi sono pagati o da pagare. Queste informazioni aiuteranno anche il vostro commercialista nell esaminare la vostra contabilità.

23 7. PRIMA NOTA! Nei diversi archivi vedrete che c è sempre una icona per la primanota abbinata ad ogni fattura attiva, passiva o costo. Cliccandola, se quella voce è stata pagata interalmente o parzialmente, vi compariranno le informazioni su quel movimento economico. Nel caso sia stato fatto solo un pagamento parziale o nessun pagamento, vi comparirà un form come quello a fianco che potrete facilmente compilare.

24 7. PRIMA NOTA! Nei diversi archivi vedrete che c è sempre una icona per la primanota abbinata ad ogni fattura attiva, passiva o costo. Cliccandola, se quella voce è stata pagata interalmente o parzialmente, vi compariranno le informazioni su quel movimento economico. Nel caso sia stato fatto solo un pagamento parziale o nessun pagamento, vi comparirà un form come quello a fianco che potrete facilmente compilare. PAGAMENTI PARZIALI, ACCONTI Il sistema prevede la possibilità di segnare pagamenti o incassi parziali nel caso in cui una fattura venga saldata con più pagamenti, è sufficiente modificare l importo nel form per indicare un pagamento/incasso parziale. Anche eventuali fatture con ritenute d acconto possono essere pagate in due tranche, una per l importo e una per la ritenuta tramite f24

25 8. REMINDER! I reminder di Tonke vogliono essere un aiuto nel ricordarsi le scadenze legate ad ogni attività amministrativa. Potete andare voi ad aggiungere una scadenza di pagamento in modo autonomo. Alcune scadenze vengono inserite in modo automatico come, ad esempio, le ritenute d acconto da pagare il 16 del mese successivo al caricamento. Per ogni reminder viene inviata una a inizio della giornata lavorativa.

26 9. REPORT! All interno di Tonke sono presenti dei report, che attingono alle informazioni che voi avete caricato e vi aiutano a monitorare l andamento per mese e per area di business. E uno strumento fondamentale per capire dove sono i vostri guadagni e dove sono le vostre perdite. I report disponibili sono 3 e permettono di analizzare diversi aspetti del vostro business. I dati vendono presentati in tabelle e sono tutti esportabili in Excel per analisi più approfondite o per eventuali presentazioni.

27 9. REPORT! REPORT GENERICO Illustrerà semplicemente RICAVI, COSTI DIRETTI e COSTI INDIRETTI mese per mese. Potrete vedere margini per mese e totali del periodo selezionato. REPORT AREE OPERATIVE REPORT GENERICO Se la vostra strubura lavora in sebori diversi (ad esempio grafica, media, web, etc) potrete vedere cosh e ricavi spaccah per ognuno di quesh sebori, in questo modo vedrete guadagni/perdite, mese per mese. REPORT CASH FLOW Mentre gli altri report alngendo alle date di faburazione e di addebito, questo report fa riferimento ai movimenh della primanota. Vi illustra quindi quanh soldi sono entrah e sono uscih, mese per mese, sebore per sebore.

28 9. CONSUNTIVAZIONE! Tenere traccia del tempo non è una funzione primaria nella gestione amministrativa di una attività, ma può essere utile per capire dove vengono dedicate le energie. All interno di Tonke lo strumento per la consuntivazione può essere usata in due modi diversi : - Per tenere traccia di commesse/progetti che verranno poi fatturate con costo orario. - Per tenere traccia delle ore di collaboratori e dipendenti, è infatti possibile per ogni utente salvare le ore di permesso, ferie, mutua utili per il consulente del lavoro nel momento in cui dovrà preparare i cedolini per le buste paga.

29 9. CONSUNTIVAZIONE! Accedendo all area di consuntivazione, ogni utente può inserire le sue ore, giorno per giorno, mese per mese, attività per attività. Per assegnare le ore alla singola voce basta cliccare sulle icone che compongono la tabella e si andrà ad inserire le ore ed eventuale descrizione, opzionale. Ogni utente può autonomamente aggiungere commesse ai propri report aperte per poter dettagliare meglio il suo tempo.

30 9. UTENTI! Per ogni azienda che utilizza Tonke possono essere creati diversi utenti ed ognuno è identificato da uno username e password. Il numero di utenti è illimitato per ogni azienda.! Il sistema Tonke prevede 6 profili di accesso, ogni utente che ha accesso a Tonke è identificato tramite il profilo che gli viene assegnato e da questo derivano i suoi limiti e i suoi privilegi. I 6 profili sono a. Amministratore b. Commercialista consulente del lavoro c. Dipendente senior d. Dipendente junior e. Collaboratore f. Cliente / fornitore

31 9. UTENTI AMMINISTRATORE L amministratore è l utente che è abilitato ad ogni funzione disponibile, può accedere ad ogni funzione, vedere ogni importo, modificare ogni configurazione perché è uno dei responsabili della amministrazione in azienda. Consigliamo di limitare gli utenti amministratori in ogni azienda e di non usarli con facilità. COMMERCIALISTA/CONSULENTE LAVORO E un utente che molto limitato ma il suo accesso permetterà a voi di risparmiare molto tempo dato che lui potrà attingere solo a tutte le vostre informazioni amministrative evitandovi inutili incontri e passaggi di informazioni. Le funzioni per cui è abilitato sono - Visione e stampa di fatture attive emesse - Visione e stampa di fatture passive caricate - Visione costi indiretti - Visione movimenti di prima nota e stato pagamento fatture - Visione report andamento e consuntivazioni Questo tipo di profilo può essere anche assegnato a un consulente del lavoro che si può scaricare i report delle consuntivazioni con le ore dei singoli dipendenti per cui preparare le buste paga.

32 9. UTENTI! DIPENDENTE SENIOR Questo è un accesso pensato per dipendenti che godono di autonomia e fiducia, per i project manager e coloro che si occupando di gestire le attività legate ai progetti e ai canoni. Le funzioni per cui è abilitato sono - Ricerca e inserimento di anagrafiche - Ricerca e inserimento canoni - Ricerca e inserimento commesse - Inserimento ore in consuntivazione Vede quindi tutte le attività operative ma non accede a fatturato, fatturazioni e informazioni di carattere amministrativo. DIPENDENTE JUNIOR Questo utente è abilitato solo a consuntivare le ore sulle commesse o altre attività limitate.

33 9. UTENTI! COLLABORATORE ESTERNO Questo utente è abilitato solo a consuntivare le ore sulle commesse E un profilo creato per collaboratori esterni che lavorano a costo orario o su commesse che sono poi da fatturare sulla base delle ore lavorate. CLIENTE/FORNITORE Ogni cliente o fornitore presente in anagrafica può accedere ad un area riservata in cui vedrà le informazioni e i documenti che lo riguardano. Può visionare:! - Fatture ricevute - Canoni attivi - Stato commesse Dalla sezione per la gestione delle anagrafiche è possibile inviare una mail con percorso e dati di accesso al singolo cliente/fornitore. Troverà queste informazioni di accesso anche in coda ad ogni fattura, sollecito e messaggio di mail che il gestionale gli invierà.

34 9. UTENTI / TABELLA DI RIEPILOGO!

35 10. SICUREZZA! La sicurezza della connessione e dei dati è garantita dal protocollo SSL che permette di accedere a Tonke con un percorso sicuro del tipo https:// e non un normale Questo tipo di certificazione è una delle massime garanzie contro accessi fraudolenti e manomissione dei dati. Nel massimo rispetto della vostra riservatezza e della legge italiana sulla privacy, all interno della piattaforma, i dati sono gestiti in modo assolutamente sicuro e riservato. Nel momento in cui ricevete una istanza Tonke riceverete un utente e una password con credenziali di amministratore, da quel momento potrete modificare la vostra password e crearne di nuove nella massima riservatezza. Neanche i nostri tecnici potranno accedere ai vostri dati senza una vostra autorizzazione scritta.

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