LA SOLUZIONE SAS PER LA GESTIONE DEL RISCHIO NELLE AZIENDE SANITARIE

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1 LA SOLUZIONE SAS PER LA GESTIONE DEL RISCHIO NELLE AZIENDE SANITARIE

2 Indice Premessa...1 Obiettivi della soluzione SAS per la gestione del Rischio... Valutazione dei Rischi La Gestione degli Eventi.... L auto Valutazione e la Matrice di Priorità... Trattamento dei Rischi...7 Analisi...8 ii

3 Premessa I cittadini hanno acquisito una maggiore consapevolezza nei confronti del bene salute e manifestano aspettative ed esigenze crescenti circa la qualità delle prestazioni erogate. Le istituzioni sanitarie e ospedaliere sono da tempo e costantemente alla ricerca di strumenti per ottimizzare la qualità del servizio e per tenere sotto controllo i possibili fattori di rischio. Che sono tanti, data la complessità strutturale delle moderne aziende ospedaliere: basti pensare all ampiezza delle prestazioni erogate (sul versante clinico e terapeutico), all impiego di strumenti diagnostici sempre più sofisticati, ai peculiari modelli organizzativi (turnazioni, coordinamento tra personale medico e paramedico, scambi tra laboratori e reparti). In questo quadro SAS dispone di una soluzione dedicata al supporto del processo di gestione e riduzione dei rischi e degli errori per le aziende del settore sanitario. La soluzione SAS per la Gestione del Rischio offre al Risk Manager un concreto supporto per indirizzare le diverse fasi di una strategia finalizzata alla garanzia della sicurezza del paziente: Identificazione e mappatura delle aree di rischio in relazione ai processi erogati e alle strutture coinvolte. Raccolta e tracciamento degli eventi avversi, errori e quasi errori, tramite inserimento manuale o connessione a flussi dati esistenti. Gestione del sinistro per la identificazione delle perdite economiche e dei recuperi assicurativi. Valutazione e definizione delle priorità sulla base dell analisi degli eventi noti e dell auto valutazione preventiva del rischio potenziale percepito dagli operatori. Analisi attraverso lo studio delle serie storiche degli eventi, l incrocio con i dati clinici e di attività, il monitoraggio di Key Risk Indicator, l elaborazione di stime sul valore economico del rischio futuro. Trattamento del rischio attraverso la definizione di controlli sui processi e di piani di attività migliorative in carico alle strutture. Monitoraggio puntuale e continuo dei risultati ottenuti nel processo di gestione e riduzione dei rischi. 1

4 Obiettivi della soluzione SAS per la gestione del Rischio La soluzione SAS ha un approccio modulare per supportare il raggiungimento dei seguenti obiettivi: permettere l identificazione / mappatura dei punti di rischio rispetto alla dimensione organizzativa, ai principali processi, ai percorsi di cura, alle differenti tipologie di rischio; snellire il processo di raccolta e consolidamento in una base dati strutturata e storica delle segnalazioni riguardanti gli eventi avversi, incidenti e quasi incidenti, permettendo l inserimento dei dati direttamente dagli operatori nella intranet aziendale, e acquisendo e integrando informazioni significative disponibili nei flussi dati aziendali, quali reclami dei pazienti e infortuni al personale; agevolare il trattamento delle pratiche di richiesta di risarcimento, permettendo una gestione condivisa delle informazioni con aree aziendali che curano gli aspetti amministrativi e legali, evitando ove possibile la duplicazione delle attività di inserimento manuale dei dati, permettendo una gestione univoca e integrata delle informazioni riguardanti sia gli aspetti economici e assicurativi, sia quelli clinici; identificare le priorità di intervento secondo logiche FMEA, attraverso la somministrazione di questionari di auto-valutazione; produrre in automatico i flussi verso gli organi di controllo, regione e ministero; permettere l analisi attuale e storica della base dati dei rischi, nonché l incrocio con dati provenienti dai flussi aziendali quali SDO, Cartella Clinica, CEDAP; consentire il monitoraggio di Key Risk Indicator; definire una efficace risposta al rischio, consentendo l attivazione di controlli sui processi e di azioni di riduzione, monitorandone lo stato di avanzamento e l efficacia; supportare la definizione di una efficace strategia di copertura assicurativa, attraverso l utilizzo di scenari e tecniche di simulazione, quali il metodo Monte Carlo.

5 Nello schema è riportata la logica con cui il sistema opera e di seguito se ne descrivono gli aspetti salienti. Monitoraggio e Revisione Identificazione dei rischi Valutazione dei rischi Analisi Trattamento dei rischi Mappatura Organizzazione (es. Strutture, presidi, U.O.) Processi Matrice dei rischi IPR = Probabilità, Gravità, Controllo / Rilevabilità Gestione Eventi Rischi vs Controlli K.R.I. K.P.I. (Qualità, Appropriatezza) Risposta al rischio Evitare Ridurre Trasferire Accettare Questionari Valore del Rischio Scenari assicurativi Piani d azione Definizione Workflow Valutazione dei Rischi Ex Post Gestione degli Eventi Ex Ante Auto valutazione Tracciare gli eventi di errore e/o quasi errore Gestire le perdite e i recuperi (contenzioso) Identificare e dare priorità ai processi ad alto rischio (IPR) Identificare i potenziali errori e relativi effetti La soluzione permette di sovrapporre la visione ex ante e quella ex post per disporre di un quadro completo. La chiave di lettura è il punto di rischio e la possibilità offerta dal modello dati del sistema SAS di archiviare e analizzare sia i dati relativi agli eventi verificatesi, sia le valutazioni raccolte tramite questionari, che misurano le percezioni degli operatori.

6 1. La Gestione degli Eventi Il tracciamento degli eventi avversi attraverso le segnalazioni spontanee degli operatori è un obiettivo non privo di complessità. L Incident Reporting ha limiti riconosciuti legati alla difficoltà di ottenere una informazione spontanea e completa. I dati sui sinistri riguardano il sotto insieme degli eventi che danno luogo ad una richiesta di risarcimento. I reclami non sono sempre riconducibili ad uno specifico evento significativo. Esistono diversi flussi di segnalazioni di eventi, spesso non integrati a motivo della diversa natura dell errore (es. ADR, punture accidentali, eventi sentinella, infortuni sul lavoro).

7 L obiettivo della soluzione SAS è quello di costruire una base dati integrata relativa agli eventi significativi al fine della riduzione dei rischi. I dati necessari possono essere raccolti tramite i formati di inserimento web proposti dall applicazione e/o acquisiti dalle basi dati già esistenti in azienda. La corretta classificazione supportata dal sistema permette una più agevole analisi, confronto e incrocio delle informazioni raccolte. L evento può essere correlato di allegati di varia natura. È possibile tracciare il percorso di un evento che dà luogo ad una richiesta di risarcimento, a un contenzioso, a una perdita, a un recupero assicurativo. L interfaccia web semplice, di cui un esempio è riportato alla pagina precedente, permette la raccolta dei dati relativi agli eventi direttamente dal campo. I diversi utenti / uffici coinvolti nel processo di gestione di un evento possono lavorare tramite un'unica interfaccia, condividendo le informazioni e organizzando con un work flow le attività. Accantonato Anche gli aspetti economici e assicurativi legati ai sinistri e alle richieste di risarcimento sono gestibili nel sistema. Nella videata si riporta un esempio di gestione di perdite e recuperi. L apertura di una pratica per sinistro dà luogo alla creazione di una scheda per tracciare il relativo evento avverso, oppure è possibile il collegamento con una scheda evento già presente in archivio. In questo modo si evitano inutili duplicazioni nel processo di inserimento dei dati. 5

8 . L auto Valutazione e la Matrice di Priorità La distribuzione di questionari di auto valutazione tra gli operatori, al fine di assegnare un indice di priorità ai diversi rischi, è un approccio che presenta dei vantaggi e viene considerato nell ambito dell applicazione della metodologia FMEA. In particolare non presenta le difficoltà di rilevazione legate alla segnalazione spontanea di errori. D'altronde deve essere utilizzato in modo attento per ridurre eventuali distorsioni della percezione di gravità e frequenza degli eventi, ed in genere viene applicato gradualmente a partire dai processi più importanti. Il sistema SAS gestisce attraverso l intranet aziendale il processo di definizione, somministrazione, raccolta, convalida e consolidamento dei risultati di questionari di valutazione. Nell esempio riportato in figura, oltre alla frequenza con cui si possono verificare determinati eventi e alla gravità dei loro effetti dannosi, viene richiesto di valutare l effetto di riduzione del rischio introdotto dall applicazione di controlli nel processo in analisi. Le domande possono essere poste in modo diretto o indiretto. Le risposte sono raccolte tramite moduli web che l operatore può rapidamente compilare a fronte di una segnalazione ricevuta via . I questionari, come altre attività all interno del sistema, entrano in un processo di convalida e consolidamento corrispondente alle strategie aziendali. La creazione di un questionario, la scelta delle domande, l assegnazione delle scale di risposta, il disegno del formato, sono attività facilmente gestibili dal Risk Manager.

9 La matrice delle priorità è uno dei risultati che il sistema produce in automatico. Selezionando uno degli incroci vengono elencati i rischi corrispondenti, valutati per lo specifico processo / percorso di cura / punto di rischio. E questo in genere il punto di partenza per la definizione della risposta che l organizzazione intende dare al rischio. Se necessario viene attivato un Audit Clinico o una Rout Cause Analysis per individuare le cause dei possibili errori. Trattamento dei Rischi La soluzione SAS offre al Risk Manager la possibilità di concordare e monitorare azioni e controlli finalizzati alla mitigazione o comunque alla gestione dei rischi. Da questo punto di vista il sistema si propone come strumento di organizzazione. L ambiente distribuito fornisce un immediato ritorno informativo ai ruoli aziendali coinvolti nel processo di miglioramento. La possibilità di inserire in un work flow le attività pianificate, dà al Risk Manager la possibilità di mantenere il polso della situazione e fornisce un comodo scadenziario dotato anche di segnalazioni automatiche delle attività in scadenza. Di seguito riportiamo alcune videate della soluzione SAS riguardanti i passi per definire la risposta ad un rischio infettivo in una Unità Operativa Cardiologica, in particolare l assegnazione di controlli e di una azione di miglioramento. 7

10 Analisi I dati raccolti nella base dati dei rischi sono analizzabili nell ambiente di reportistica offerto dalla soluzione SAS. E possibile incrociare questi dati con i flussi aziendali per costruire indicatori di sintesi e viste di dettaglio. Lo schema di seguito riportato segnala le aree informative che contengono dati rilevanti, se correttamente correlati, nell ambito del processo di analisi dell errore e della inappropriatezza. 8

11 Per verificare rapidamente l effetto ottenuto dalle iniziative di miglioramento attivate, il sistema consente di analizzare le variazioni nel tempo degli indicatori di rischio, e di confrontare i risultati di successive somministrazioni dei questionari di auto valutazione. La soluzione offre, come mostrato in figura a titolo d esempio, un ambiente grafico particolarmente semplice per la distribuzione delle informazioni attraverso la intranet aziendale.

12 Corporate Finan ce Trading & Sales Retail Banking Comm ercial Ban king Paym ent & Settlements Ag en cy Services Asset Management Retail Brokerag e Insuran ce Total Numb er Stand ard Deviatio n Inter nal Frau d 5,5 5, 50 5,18 8,51 5 7,87 0 7,87 1,08,18 7 8,77,,5 7,7 0 1,87, ,5 80 5, 7, 710 5,5 7,1 Ext e rnal Frau d 1 5,0 8, ,0 8 1, 70, 7 1,1 1, 8 10, 05 5,,81 8, 08 11,7 77 1, 77 10,5 7, , 5 11, ,0 1 11,5 55 Emplo ym ent Practic es & Workpl ace 5 Saf et y,5,85 5 5,18 5,78, 5,11 8,1,7,77,05 1,55 5,05 8,081,51,88 5 0,08,0 8,50,50 Client s, Produ cts & Busin ess Practi ces 5,8 7, , 5 11, ,80 10,5 1,1 1,58 7,0 8,8 7,5 1 10,5 0 7,18, , ,5 1 10,0 8 7, 5 10,15 8 Dam ag e to Ph y sical Ass ets 5,7,5 85,1 01 5,18 7,5 1, 7 8,,1,0,77 0 7,,5 5 7,0 0, , ,, ,0,5 0 Executi on, Delivery & Pro cess Manage 150 ment 1, , , , , , , , ,58 1 1,58 1,0 15 Busin ess Disru ptio n and System Failures 8,78,5 1,517 5,15 11,05 1,78 108,5 8,05 8,0 5,7 117,75 0,8 105,08 7,80 17, ,81 0, ,5 0,11 Tot al 7, 1, 1 7 5, 8 10, 5, 0, , 7 8, 1 7 8, 7, 8 58, 01, , 1 8, 7 7 8, , 0 8,8 7, 5, 8 8, 81 Pér dida Esperada (costo) Distribución Total de Pérdidas Pér dida No Esperada (VaR) Il sistema permette anche di sviluppare simulazioni finalizzate alla stima del valore e della probabilità di perdite economiche future. A tale fine mette a disposizione funzionalità di tipo statistico attuariali, attraverso interfacce particolarmente semplici. Tale stime possono essere utilizzate per definire la strategia di trasferimento di parte dei rischi. Dati di perdita Matrice del rischio Distribuzione Calcolo del VaR Distribuzione della perdita totale 7,71,5 7,0,70 7,57,75 7,5,57 7,,57 17,5 1,5 1,5 11,,58 Frequenza degli eventi 0 1 Severità delle perdite Simulazione Monte Carlo Probabilidad Media Percentil 10

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