CAPITOLATO TECNICO CAPITOLATO TECNICO

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1 Pag. 1 di OGGETTO 1.1. Premessa Con delibera n. 52 del 25 e 26 settembre 2015, l Assemblea Capitolina ha deliberato l Affidamento del servizio di gestione dei rifiuti urbani e di igiene urbana ad AMA S.p.A. per un periodo di 15 anni ( ). Con la stessa delibera l Assemblea ha approvato anche il Piano Economico Finanziario (PEF) , redatto da Roma Capitale sulla base della vigente normativa in materia di affidamento in-house dei servizi pubblici locali. Gli uffici di AMA, sulla base del Piano Economico Finanziario (PEF) , hanno adeguato il documento di pianificazione societario, Piano Industriale Pluriennale (PIP) , al fine di rendere la pianificazione aziendale del periodo in esame coerente con le indicazioni di medio termine indicate dalla pianificazione economicofinanziaria di Roma Capitale. I contenuti che seguono sono elaborati sulla base del Piano Industriale Pluriennale aziendale (PIP ) e in coerenza con le indicazioni del Piano Economico Finanziario ( ) di Roma Capitale Direttrici strategiche I documenti di pianificazione, sopra indicati, evidenziano 4 fondamentali direttrici strategiche lungo le quali si dovranno sviluppare i programmi di attuazione: 1. Sviluppo industriale: chiusura del ciclo dei rifiuti, consolidamento dei risultati, raggiungimento dei nuovi obiettivi di raccolta differenziata, realizzazione nuova impiantistica secondo i fabbisogni, valorizzazione dei materiali, sviluppo di forme di partenariato. 2. Miglioramento della qualità dei servizi erogati: centralità del cittadino-utente, monitoraggio della qualità e informatizzazione dei processi. 3. Efficientamento economico-finanziario: riduzione dei costi operativi, sistema di controllo economico-finanziario al fine di consolidare il modello di controllo analogo, reporting interno evoluto. 4. Revisione dell assetto societario e organizzativo: dismissione/valorizzazione delle partecipate, sviluppo e condivisione di un contratto integrativo di secondo livello, valutazione e valorizzazione societaria. 1

2 Pag. 2 di Servizi necessari al perseguimento degli obiettivi strategici Per ciascuna di queste direttrici, il management ha intenzione di definire uno specifico programma di azione che preveda la realizzazione di iniziative e progetti abilitanti funzionali al percorso di miglioramento. A tale scopo, AMA ritiene necessario dotarsi di un supporto e di strumenti specialistici che possano coadiuvare l operato delle diverse aree organizzative aziendali coinvolte nell attuazione del Piano Industriale, allo scopo di assicurare la massima valorizzazione e crescita delle professionalità interne e che possano diventare a regime parte integrante del know-how aziendale. In particolare, i principali strumenti di cui l azienda intende dotarsi con specifico riferimento a ciascuna delle quattro direttrici di intervento sono: modelli di simulazione e analisi delle alternative strategiche; modelli di pianificazione; modelli di controllo delle fasi di avanzamento progettuale e di allineamento delle performance aziendali agli obiettivi indicati dai documenti di pianificazione di AMA e di Roma Capitale; metodologie di analisi competitiva e di benchmarking; verifica di conformità/adeguamento dei sistemi informativi esistenti alle necessità di pianificazione, analisi, simulazione e controllo (in particolare sistemi di monitoraggio perfomance e sistemi di verifica aggiornamento banche dati) di AMA; modelli di analisi finalizzati alla valutazione e alla valorizzazione societaria. I servizi di implementazione oggetto di appalto sono indirizzati alla realizzazione di iniziative e progetti abilitanti e funzionali al precorso di miglioramento come descritti nel presente paragrafo 3. Essi presuppongono attività di progettazione, realizzazione e contestuale formazione indirizzata agli uffici aziendali competenti investiti delle attività di innovazione. Come meglio precisato nel Disciplinare di gara, la durata del contratto che verrà stipulato con l aggiudicatario è di 12 (dodici) mesi decorrenti dalla stipula del contratto medesimo. 2

3 Pag. 3 di 15 Nel seguito si rappresentano i servizi richiesti per il raggiungimento dei 4 obiettivi strategici Sviluppo industriale Completamento del piano di raccolta differenziata, finalizzato al raggiungimento degli obiettivi di riciclo e recupero definiti dalle determinazioni di Roma Capitale (delibera A.C. 129/2014 Zero Waste, delibera G.C. 194/2014 Piano triennale per la riduzione del disavanzo ), definendo la migliore combinazione di raccolta (tra Porta a Porta e Stradale ) nel rispetto del principio di economicità, efficienza ed efficacia Analisi dell attuale assetto impiantistico AMA, individuazione delle criticità esistenti sotto il profilo industriale, organizzativo ed economico-finanziario e pianificazione degli interventi necessari per assicurare l incremento dei volumi gestiti ed il miglioramento delle performance operative e di costo Sviluppo di una programmazione industriale ed economico-finanziaria innovativa: la pianificazione dovrà sviluppare le nuove iniziative impiantistiche ( Progetto Ecodistretti ) ritenute necessarie alla gestione a regime del ciclo dei rifiuti, attraverso la valorizzazione di tutte le componenti del rifiuto anche nella fase di successiva commercializzazione delle stesse e valutando per queste attività possibili soluzioni di partenariato Sviluppo di un sistema di acquisizione dati e controllo dei flussi ordinari (Piano Regolatore dei Rifiuti), definizione dei piani di contingency per le emergenze, sistema certificato e trasparente di tracciamento dei flussi in entrata e in uscita dai diversi impianti, sia di proprietà AMA sia di proprietà di terzi (Anagrafe dei Rifiuti), a supporto del ciclo, anche mediante l implementazione di supporti informativi di tracciabilità e rendicontazione Analisi e sviluppo delle diverse modalità gestionali ed impiantistiche che possono contribuire a determinare un incremento dei ricavi da mercato per effetto dei processi connessi alla valorizzazione delle frazioni di rifiuto intercettate in maniera differenziata Valorizzazione delle informazioni già presenti nella banca dati aziendale BDO (Banca Dati Operazioni) al fine di non disperdere il patrimonio informativo finora raccolto ed elaborato e proiettarne il potenziale sul nuovo sistema in corso di implementazione (sistema SAP WASTE RECYCLING) Miglioramento della qualità dei servizi erogati Messa a regime del nuovo modello operativo dei servizi territoriali, in coerenza con i progetti e le iniziative in corso (es. consolidamento del progetto di sviluppo della raccolta differenziata, decentramento delle unità organizzative dedicate 3

4 Pag. 4 di 15 alla gestione operativa) e in accordo con le linee guida del nuovo Contratto di Servizio Realizzazione di metodologie di miglioramento organizzativo per l aumento della regolarità, puntualità e qualità dei servizi resi da AMA sul territorio (efficacia produttiva) e per il miglior utilizzo delle risorse ad essi collegati (efficienza produttiva). Conseguente sviluppo di un sistema di tracciabilità e misurabilità delle perfomances rese Consolidamento di un sistema di reporting sui servizi di pulizia e raccolta calibrato sui Municipi, capace di monitorare la qualità erogata e percepita al fine di riconsegnare centralità al giudizio del cittadino-utente. Conseguente sviluppo di un sistema integrato di Customer Relationship Management (processi di frontend e back-office secondo best practice) Introduzione di strumenti di comunicazione finalizzati a garantire la trasparenza e l impegno della società nella gestione dei servizi operativi (es. Carta dei Servizi con gli standard di qualità attesi) Introduzione di sistemi sperimentali di tariffazione puntuale per verificare come gli stessi siano in grado di incentivare la raccolta differenziata sul territorio cittadino Miglioramento delle performance economico-finanziarie Sviluppo di strumenti di gestione e misurazione delle performance societarie che consentano il costante monitoraggio della coerenza delle attività aziendali agli obiettivi fissati dal PEF Sviluppo di modelli per l implementazione di soluzioni innovative, sia organizzative che gestionali, finalizzate al contenimento dei costi sia operativi che comuni, e per il generale miglioramento delle perfomance aziendali Sviluppo di un modello di pianificazione e controllo degli investimenti che, in coerenza con gli indirizzi del Piano Industriale Pluriennale aziendale e del PEF, permetta la definizione delle migliori strategie di approvvigionamento finanziario nonché il controllo delle fasi di progettazione e realizzazione degli investimenti deliberati Sviluppo di un modello di monitoraggio delle attività svolte dalle due Società di Gestione del Risparmio incaricate di gestire la valorizzazione degli immobili di AMA. 1.7 Revisione dell assetto societario e organizzativo: 4

5 Pag. 5 di Analisi criticità e individuazione delle specifiche per la messa a regime dell assetto organizzativo e dei processi, in coerenza con la nuova macrostruttura, sia con riferimento alle attività operative di missione (esercizio, impianti, infrastrutture e logistica), sia con riferimento alle attività di supporto al business (corporate). Sviluppo di un nuovo contratto integrativo di secondo livello finalizzato a perseguire un generale miglioramento della produttività Analisi e modelli per la valutazione di nuove opportunità di business per AMA, sia in termini di nuove attività e servizi, sia relativamente a due diligence (ipo like) per potenziali operazioni di finanza straordinaria finalizzate alla valorizzazione aziendale Definizione del modello societario del gruppo AMA capace di valorizzare, attorno al core business della società, tutti gli asset in grado di incrementare il valore complessivo del gruppo stesso. 5

6 Pag. 6 di Dimensionamento AMA ha stimato l impegno globale in 1134 giorni/persona. Il dimensionamento finale dei singoli interventi è determinato nella fase esecutiva. Per le singole tipologie di attività, in relazione alle diverse figure professionali, il fornitore dovrà indicare nell offerta un mix di figure professionali in modo da rispettare gli intervalli presentati nella tabella seguente e in modo che, rapportandosi ad una singola giornata lavorativa, rappresenti il 100% del gruppo di lavoro. Figura Professionale Range Capo Progetto 10% Manager 10-15% Consulente Senior 40-55% Consulente Junior 30-40% 2.1. Figure professionali Le attività dovranno essere svolte da figure professionali che soddisfino i seguenti requisiti minimi: Capo progetto Laureato; anzianità lavorativa di almeno 10 anni successiva alla data di conseguimento del diploma di laurea, di cui almeno 4 di provata esperienza nella specifica funzione su progetti complessi. Nei curricula allegati va specificata la data di conseguimento del diploma di laurea. è necessaria la conoscenza del settore pubblico, preferibilmente nella pubblica amministrazione italiana. Possiede un eccellente conoscenza del settore dei rifiuti e delle utilities ambientali. è necessaria una provata esperienza di consulenza su temi strategici, organizzativi, di processo e di gestione del cambiamento. Conosce ed utilizza tecniche avanzate di Program/Project management e risk management, nonché di assicurazione e controllo qualità su progetti. Deve avere conoscenze 6

7 Pag. 7 di 15 approfondite su metodologie di analisi, metodologie di documentazione, metodologie di pianificazione. Ha coordinato gruppi di progetto curando aspetti di pianificazione, stato avanzamento e consuntivazione delle attività, anche con riferimento reengineering e pianificazione organizzativa, operativa ed economica di servizi di raccolta rifiuti e spazzamento e degli impianti di trattamento e smaltimento dei rifiuti. Manager Laureato; anzianità lavorativa di almeno 6 anni successiva alla data di conseguimento del diploma di laurea, di cui almeno 3 di provata esperienza nella specifica funzione su progetti complessi. Nei curricula allegati va specificata la data di conseguimento del diploma di laurea. è necessaria la conoscenza del settore pubblico, preferibilmente nella pubblica amministrazione italiana. Possiede una buona conoscenza del settore dei rifiuti e delle utilities ambientali. Possiede una buona esperienza di consulenza su temi strategici, organizzativi, di processo e di gestione del cambiamento. Conosce ed utilizza tecniche di Program/Project management e risk management, nonché di assicurazione e controllo qualità su progetti. Ha buone conoscenze su metodologie di analisi, metodologie di documentazione, metodologie di pianificazione. Nell ambito di gruppi di progetto ha curato aspetti di pianificazione, stato avanzamento e consuntivazione delle attività, pianificazione organizzativa, operativa ed economica di servizi di raccolta rifiuti e spazzamento e degli impianti di trattamento e smaltimento dei rifiuti. Consulente Senior Laureato; anzianità lavorativa di almeno 4 anni successiva alla data di conseguimento del diploma di laurea, di cui almeno 1 di provata esperienza nella specifica funzione su progetti complessi. Nei curricula allegati va specificata la data di conseguimento del diploma di laurea. Conosce ed utilizza tecniche di Program/Project management e risk management, nonché di assicurazione e controllo qualità su progetti. Conosce le metodologie di analisi, di documentazione e di pianificazione. Possiede adeguata conoscenza del settore dei rifiuti e delle utilities ambientali. 7

8 Pag. 8 di 15 Consulente Junior Laureato, anzianità lavorativa di almeno 6 mesi successiva alla data di conseguimento del diploma di laurea. Nei curricula allegati va specificata la data di conseguimento del diploma di laurea. Conosce le tecniche e l'uso di strumenti software. Possiede una sufficiente conoscenza delle metodologie di analisi dati e di processo. 8

9 Pag. 9 di MODALITÀ DI ESECUZIONE 3.1. Principi generali È richiesta la massima riservatezza da parte dell aggiudicatario su tutte le attività svolte. È inoltre fatto divieto all aggiudicatario di utilizzare il presente servizio quale referenza per altri incarichi, salvo esplicita autorizzazione da parte di AMA. Durante il presente affidamento l aggiudicatario non potrà assumere incarichi, comunque connessi allo svolgimento del progetto, da altre Pubbliche Amministrazioni, senza darne preventiva comunicazione ad AMA. AMA si riserva di modificare le modalità di esecuzione descritte e di introdurre nuove modalità, anche in corso d opera, dandone congruo preavviso all aggiudicatario. In aggiunta, tali modalità di esecuzione potranno essere congiuntamente riviste, e potranno essere concordate opportune variazioni in funzione delle specificità dei singoli interventi. L aggiudicatario presenterà con scadenza mensile il programma di formazione ed affiancamento del personale AMA appositamente identificato per il rilascio degli strumenti realizzati ed il trasferimento dei risultati dei processi sviluppati. All inizio delle attività, AMA illustrerà in dettaglio le attività che saranno affidate all aggiudicatario. AMA si riserva di segnalare ogni variazione delle attività che ritenga opportuna e necessaria ai fini del raggiungimento degli obiettivi aziendali. L aggiudicatario si rapporterà con le strutture aziendali che AMA indicherà all inizio delle attività ovvero durante lo svolgimento delle stesse Modalità di esecuzione dei servizi L aggiudicatario dovrà nominare un Responsabile del Servizio a coordinamento di tutte le attività di supporto specialistico, il quale dovrà assumere la piena responsabilità dei rapporti con AMA. Le attività operative di relazione con AMA potranno essere assolte da uno dei manager individuati per il servizio. È necessaria la presenza dello stesso personale per tutta la durata del servizio. Potranno peraltro essere richieste da AMA sostituzioni/integrazioni di risorse con specifiche competenze. 9

10 Pag. 10 di 15 Le eventuali sostituzioni di personale durante l esecuzione del servizio dovranno essere concordate preventivamente con AMA, dietro presentazione ed approvazione dei curricula, ferma restando la necessità di un adeguato periodo di affiancamento per la risorsa entrante. Il costo del periodo di affiancamento sarà interamente a carico dell aggiudicatario, il tutto come meglio precisato nel Contratto. Tutte le attività dovranno essere svolte in collaborazione con i responsabili di AMA. I servizi richiesti dovranno essere erogati da professionisti con capacità di relazione e facilità di comunicazione. È richiesto all aggiudicatario un elevato grado di flessibilità nell allocazione delle risorse, la disponibilità ad affrontare frequenti variazioni di indirizzo, nonché la capacità di far fronte ad improvvisi picchi di lavoro. I servizi verranno erogati sia in modalità continuativa sia in modalità progettuale. La modalità di erogazione verrà definita da AMA al momento dell attivazione dei singoli interventi, con contestuale stima dell impegno in giornate/persona Modalità continuativa La modalità continuativa presuppone che l'erogazione del servizio sia senza soluzione di continuità per tutta la durata del servizio, a decorrere dall attivazione dello stesso. Tale modalità comprende sia le attività pianificabili già all inizio del servizio sia tutte le altre che lo saranno solo in funzione delle esigenze che si manifesteranno di volta in volta. In particolare, ferma restando la regolamentazione contrattuale a tempo e spesa, le attività di progetto dovranno essere stimate a preventivo sia in termini di impegno che di date di completamento. Resta salva la facoltà di AMA di chiedere modifiche ed eventuali variazioni. L aggiudicatario potrà proporre modifiche ai programmi approvati attraverso comunicazione ad AMA adeguatamente motivata. Tutti i prodotti previsti quali risultanti delle attività svolte dovranno essere rappresentati nelle conclusioni delle stesse. In caso di erogazione del supporto con modalità continuativa, AMA si riserva altresì la facoltà di agevolare la rendicontazione mensile dell aggiudicatario - di cui oltre - mediante la richiesta all aggiudicatario medesimo di un timesheet giornaliero sottoscritto da ciascuna risorsa coinvolta Modalità progettuale La modalità progettuale prevede che gli interventi siano eseguiti secondo un programma coerente con la tipologia dell intervento medesimo. Ogni programma dovrà comprendere una fase di pianificazione dell intervento, che l aggiudicatario effettuerà entro il termine indicato da AMA. 10

11 Pag. 11 di 15 A seguito della approvazione da parte di AMA, l attività verrà attivata attraverso una comunicazione all aggiudicatario con le informazioni necessarie alla definizione dell intervento stesso. Il Piano di lavoro del singolo intervento sarà quindi inserito nel Piano di lavoro Generale. La regolamentazione progettuale (pianificazione e rendicontazione) e contrattuale è in giorni/persona, con modalità esecutiva a corpo, vale a dire che il calcolo del corrispettivo per ogni intervento avverrà sulla base delle stime, in giorni/persona, dell impegno progettuale (dimensionamento). La valutazione delle dimensioni dei singoli interventi dovrà avvenire al termine della fase di definizione dell'intervento e sarà documentata nel Piano di lavoro di intervento. Tale valore è da considerarsi fisso ed invariabile, salvo eventi eccezionali. Successivamente, nel caso in cui AMA richieda modifiche alle funzionalità previste, si potrà procedere ad una variazione della stima dell impegno progettuale, che dovrà comunque essere approvata da AMA. 11

12 Pag. 12 di Piano di lavoro Sarà redatto ed aggiornato un Piano di Lavoro Generale, contenente l insieme dei Piani di lavoro di ciascun intervento. Per ogni servizio previsto dovrà essere predisposto e mantenuto costantemente aggiornato un Piano di Lavoro con la seguente articolazione: per i servizi a carattere progettuale, un piano di progetto per ogni obiettivo; per i servizi a carattere continuativo, un piano per ogni area/servizio. 4.1 Piano di progetto Il Piano di progetto per attività progettuali contiene il dettaglio delle attività di ogni singola fase, la relativa tempificazione e le stime di impegno. A fronte di ripianificazioni autorizzate da AMA, dovrà essere predisposta una nuova versione del Piano di progetto. L aggiornamento dello stato di avanzamento delle attività, su richiesta di AMA, non determina una nuova versione del documento. Il Piano di progetto obiettivo riporterà: codice, nome e descrizione dell obiettivo e, se significativo, relativo stato (sospeso, cancellato, ecc.); Direzioni di AMA coinvolte; nominativo del consulente referente per l attività; elenco delle fasi e delle singole attività con relative date di inizio e fine, previste ed effettive; output delle singole fasi e prodotti intermedi delle singole attività, anche semilavorati, con relative date di consegna, previste ed effettive; impegno, stimato ed effettivo, secondo la metrica applicabile (giorni/persona), dell effort progettuale, ove applicabile suddiviso per fase/attività e per figura professionale; un gantt delle attività. Per la parte di stato di avanzamento le informazioni da riportare riguardano: data a cui si riferisce lo stato di avanzamento; date effettive delle singole attività; 12

13 Pag. 13 di 15 date effettive di consegna dei singoli output; percentuale di avanzamento delle singole attività; razionali di ripianificazione, scostamento eventuale delle date, dell impegno e del volume; vincoli/criticità e relative azioni da intraprendere e/o intraprese. Si precisa che: o o o le date di consegna dei singoli output di fase potranno variare per ciascun obiettivo, anche con date intermedie nell ambito della fase; le date finali delle varie fasi, devono essere comprensive, ad esempio, anche dell eventuale tempo di approvazione degli output; dovrà essere esplicitata, quale attività separata all interno della relativa fase, l attività di test (o verifica, validazione, review); nel caso di obiettivi che prevedano la suddivisione in sotto-obiettivi, inoltre, il piano dovrà dettagliare, anche in termini di stime, ogni singolo sottoobiettivo; nel caso di obiettivi che prevedano un approccio per processo ciclico il piano dovrà esplicitare le date previste per gli incontri di verifica. Il Piano dovrà essere redatto nei formati concordati con AMA. 4.2 Piano di lavoro per attività continuative Il piano di lavoro per attività continuative contiene il dettaglio delle attività, la relativa tempistica e le stime di impegno. In particolare, coerentemente con le caratteristiche del servizio, il Piano di lavoro riporterà: codice, nome e descrizione del servizio; Direzioni di AMA coinvolte; elenco delle attività e relative date di inizio e fine, previste ed effettive; eventuali prodotti delle singole attività e relative date di consegna, previste ed effettive; 13

14 Pag. 14 di 15 impegno in giorni/persona, stimato ed effettivo, ove applicabile suddiviso per mese e figura professionale; un gantt delle attività. Per la parte di stato di avanzamento le informazioni da riportare riguardano: data a cui si riferisce lo stato di avanzamento; date effettive delle singole attività; date effettive di consegna dei singoli prodotti; percentuale di avanzamento delle singole attività; razionali di ripianificazione, scostamento eventuale delle date, dell impegno e del volume; vincoli/criticità e relative azioni da intraprendere e/o intraprese. Il Piano dovrà essere redatto nei formati concordati con AMA. In particolare dovrà essere sempre presente il rendiconto risorse, come meglio oltre specificato. 4.3 Rendiconto risorse Il Rendiconto delle risorse è un riepilogo mensile, a corredo del piano di lavoro dei servizi continuativi, che dovrà contenere: elenco nominativo del personale impiegato dall Aggiudicatario con l indicazione del profilo; dettaglio dei giorni o frazioni di giorno impiegati da ciascuna risorsa per ogni attività svolta. Per i servizi progettuali, il rendiconto sarà presentato con la medesima cadenza ed in base alle percentuali di avanzamento definite nel rispettivo Piano di progetto. Elenco allegati al Capitolato Tecnico: 1. Statuto AMA S.p.A. 2. Piano triennale per il riequilibrio strutturale del bilancio di Roma Capitale (Del. G.C. n /06/2014); 3. Indirizzi programmatici e linee guida per il nuovo Contratto di Servizio (Del. G.C. n /09/2015) 14

15 Pag. 15 di Delibera di Affidamento + Piano Economico Finanziario PEF (Del. G.C. n /09/2015) 5. Piano Industriale Pluriennale (PIP) anni Micro e macro-struttura aziendale (OO.d.SS. 6, 7, 43, 115, 122/2015 e successivi) 7. Profilo societario 15