Breve Guida per l organizzazione di eventi da parte di Associazioni e Gruppi studenteschi riconosciuti in Bocconi Febbraio 2012

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1 Breve Guida per l organizzazione di eventi da parte di Associazioni e Gruppi studenteschi riconosciuti in Bocconi Contenuti: 1. Premessa 2. Approvazione evento 3. Note metodologiche 4. Promozione evento Febbraio 2012 Per maggiori informazioni: Ufficio Campus Life piazza Sraffa 11 Ricevimento: tramite Sportello Unico lunedì venerdì dalle 9.00 alle tel

2 PREMESSA L organizzazione di un evento comporta le seguenti fasi: 1. ideazione dell evento da parte del gruppo / associazione 2. contatto con i possibili relatori e definizione del programma dell incontro 3. definizione del giorno e dell orario per l incontro 4. richiesta all Università di approvazione dell evento 5. in caso di approvazione e dopo l ottenimento degli spazi per l incontro, promozione al mondo Bocconi. Questa Breve Guida si concentra sulle fasi 4 e 5, proponendosi di fornire un supporto operativo alle associazioni e ai gruppi studenteschi riconosciuti in Bocconi, affinché possano sfruttare appieno tutte le opportunità messe a disposizione dall Università. APPROVAZIONE EVENTO I tempi e le modalità di richiesta di approvazione per un evento e di assegnazione degli spazi relativi differiscono a seconda del tipo di evento che si intende organizzare. A) EVENTO INTERNO Per evento interno si intende un incontro o riunione riservata ai soli membri dell associazione. Le riunioni interne sono generalmente sempre approvate. La richiesta viene fatta inviando contemporaneamente agli indirizzi e una mail con i seguenti elementi: oggetto: "RICHIESTA RIUNIONE INTERNA" nome, cognome e cellulare del richiedente gruppo / associazione richiedente giorno e orario (da.. a..) della riunione aula richiesta numero dei partecipanti eventuali ulteriori informazioni utili. La richiesta va inviata almeno due giorni lavorativi prima della data della riunione. L assegnazione verrà comunicata via mail. B) INCONTRI DI LIMITATO IMPATTO Per incontri di limitato impatto si intendono: incontri esclusivamente con relatori interni all Università incontri di presentazione dell associazione / gruppo o di specifiche iniziative dell associazione / gruppo. La richiesta di approvazione ed assegnazione spazi è disponibile: online, alla pagina > Associazioni studentesche presso l ufficio Campus Life. Il modulo compilato va consegnato all ufficio Campus Life (personalmente o via mail all indirizzo almeno due settimane prima della data dell evento. 1

3 La richiesta verrà inserita in un sistema informatico chiamato Event Bureau, che permette a tutti gli uffici coinvolti di dare la propria approvazione o di segnalare eventuali notifiche per la propria area di competenza. Verranno quindi inviate delle automatiche all indirizzo del responsabile che richiede l approvazione dell evento da tutti gli uffici competenti: Rettore o suo delegato (per l approvazione nel merito dell iniziativa); ufficio manifestazioni; ufficio didattica (corrisponde all assegnazione dell aula) e infine servizi tecnici (per gli allestimenti). C) ALTRI TIPI DI EVENTI Tutti gli incontri che non ricadono nelle precedenti categorie devono essere approvati dal Comitato per il Coordinamento delle Attività Studentesche ed Associative, che si riunisce secondo un calendario pubblicato on line ( > Scadenze). Le richieste di approvazione evento ed assegnazione spazi devono quindi essere presentate in tempo per una delle riunioni del Comitato programmate, tenendo conto che l incontro deve tenersi almeno 2 settimane dopo la riunione del Comitato. La richiesta di approvazione ed assegnazione spazi è disponibile: online, alla pagina > Associazioni studentesche presso l ufficio Campus Life. Il modulo compilato va consegnato all ufficio Campus Life (personalmente o via mail all indirizzo almeno una settimana prima della riunione del Comitato. Una volta ricevuta l eventuale approvazione da parte del Comitato, la richiesta verrà inserita in Event Bureau e verranno quindi inviate delle automatiche all indirizzo del responsabile che richiede l approvazione dell evento da tutti gli uffici competenti (vedi sopra). C) RICHIESTA DI FINANZIAMENTO Le richieste di finanziamento per attività organizzate da associazioni / gruppi devono essere approvate dal Comitato per il Coordinamento delle Attività Studentesche ed Associative, che si riunisce secondo un calendario pubblicato on line ( > Scadenze). Per la presentazione al Comitato delle richieste di finanziamento occorre compilare il form on line pubblicato all indirizzo stamparlo, firmarlo e consegnarlo all ufficio Campus Life entro una settimana dalla riunione del Comitato. Per maggiori dettagli sulle richieste di finanziamento si raccomanda di leggere il regolamento pubblicato all indirizzo NB: Fino a che non sarà attivato l accesso diretto ad Event Bureau (previsto per la primavera 2012) che consentirà un unica compilazione per richiedere sia il finanziamento sia l approvazione dell evento e l assegnazione degli spazi, occorre anche compilare il modulo di richiesta per l approvazione dell evento e l assegnazione degli spazi. 2

4 NOTE METODOLOGICHE PER APPROVAZIONE EVENTO Nel compilare il modulo di approvazione evento ed assegnazione spazi è importante che l indirizzo del responsabile che viene segnalato sia chiaro e leggibile e che sia verificato costantemente: ricordiamo infatti che a quella verranno inviate tutte le notifiche da parte dei vari uffici con approvazioni / segnalazioni riguardo all evento. RELATORI Ogni relatore invitato deve essere identificato almeno dalla carica ricoperta. In caso uno dei relatori invitati non sia ancora stato confermato entro il tempo limite per la presentazione della domanda di approvazione e assegnazione spazi consigliamo di presentare comunque la domanda, segnalando da confermare di fianco al nome del relatore in questione. Occorrerà poi comunicare TEMPESTIVAMENTE agli indirizzi e eventuali conferme o sostituzioni. In periodo di campagna elettorale (elezioni politiche e amministrative, locali, nazionali ed europee) non sarà possibile includere fra i relatori soggetti candidati: è responsabilità degli organizzatori verificare questo aspetto. DOCENTE BOCCONI Per tutti gli eventi è sempre necessario prevedere il coinvolgimento di almeno un docente Bocconi, da segnalare nel modulo di approvazione evento ed assegnazione aula. ALLESTIMENTI E ATTREZZATURE Una volta ricevuta l assegnazione dell aula è bene mandare una mail all ufficio tecnico con la segnalazione di tutte le attrezzature / allestimenti necessari. A titolo informativo, segnaliamo che tutte le aule Bocconi sono solitamente attrezzate con un pc, videobeam e microfono. È tuttavia possibile richiedere ulteriori attrezzature che verranno fornite ove possibile: microfoni aggiuntivi tegolini per i relatori (NB i tegolini verranno forniti vuoti, occorrerà portare la stampa del nome dei singoli relatori) l assistenza da parte di uno degli addetti alle aule nei 10/15 minuti precedenti l incontro, per verificare che tutto funzioni per incontri con più di 3 relatori suggeriamo di valutare di richiedere un tavolo ulteriore, da affiancare alla cattedra già presente in aula per incontri con relatori di particolare rilievo è possibile chiedere la tovaglia blu con il logo Bocconi per coprire il tavolo dei relatori EVENTI FUORI ORARIO Gli edifici Bocconi sono aperti fino al seguente orario: Velodromo: dal lunedì al venerdì fino alle sabato dalle alle Sarfatti 25: dal lunedì al venerdì fino alle ore sabato dalle alle

5 Eventuali richieste di spazi che comportino l apertura degli edifici oltre il normale orario potrebbero comportare dei costi aggiuntivi, che saranno a carico dell associazione richiedente. E quindi necessario, in fase di budget, pianificare anche tali costi per sottoporli alla eventuale valutazione del Comitato CASA. Nel caso in cui il Comitato deliberi di contribuire alla loro copertura, verrà applicata comunque una franchigia di 50 euro che resterà a carico degli organizzatori. MODIFICHE ALL EVENTO È molto importante che tutte le variazioni nel panel di relatori coinvolti nell incontro, negli orari e in altri aspetti rilevanti dell incontro, così come eventuali cancellazioni di incontri approvati e già inseriti in Event Bureau, siano tempestivamente segnalati via a e per permettere agli uffici di organizzarsi di conseguenza. PROMOZIONE EVENTO Una volta ottenuta l approvazione dell evento e l assegnazione dell aula, le associazioni / gruppi possono utilizzare i seguenti strumenti di comunicazione: POSTMASTER L associazione / gruppo può richiedere l invio di un postmaster. La richiesta di invio del postmaster deve essere inoltrata all Ufficio Servizi agli Studenti Campus Life almeno 3 giorni lavorativi prima di quanto si vuole che il messaggio raggiunga i destinatari. La richiesta deve essere completa di: oggetto del messaggio testo, che deve sempre essere redatto sia in italiano, sia in inglese destinatari (studenti / docenti / dipendenti) indicazione della data desiderata per l invio. È inoltre possibile allegare un file al postmaster; tale file deve tuttavia essere inferiore ai 120 KB. Il postmaster avrà come sender l Bocconi dell associazione in caso tale non sia stata attivata il postmaster sarà inviato dall indirizzo INSERIMENTO NELLA SEZIONE EVENTI DEL SITO BOCCONI sezione INIZIATIVE DEGLI STUDENTI È possibile richiedere l inserimento del proprio evento nella sezione dedicata alle iniziative degli studenti del sito Bocconi (raggiungibile dalla homepage). Per fare ciò occorre inviare una a specificando: associazione / gruppo che organizza l evento giorno, orario e aula titolo dell evento programma dell evento. È anche possibile allegare la locandina dell evento. 4

6 PUBBLICAZIONE SULLA NEWSLETTER MENSILE DI CAMPUS LIFE È inoltre possibile richiedere l inserimento dell evento organizzato nella newsletter mensile Campus Life, nell apposita sezione Le iniziative organizzate degli studenti. Il testo da pubblicare va inviato all indirizzo entro il 20 del mese precedente a quello in cui si terrà l iniziativa da promuovere. AGENDA DELLO STUDENTE Ogni associazione che ha attivato il proprio box nell agenda dello studente può pubblicare, nella propria sezione eventi, le informazioni relative all evento in programmazione. Il testo pubblicato non richiederà alcuna autorizzazione preventiva se non in caso di promozione di eventi esterni all università, come previsto dal regolamento per la pubblicazione sulla AFFISSIONE MANIFESTI Qualora I associazione / gruppo realizzi manifesti per promuovere le proprie iniziative, gli stessi possono essere affissi UNICAMENTE : - nelle bacheche a libero utilizzo, - nel bar al 1 di via Sarfatti 25 - al pian terreno del Velodromo. I poster affissi fuori da questi spazi saranno rimossi dal personale dell Università. I poster devono riportare una segnalazione di finanziamento da parte dell Università qualora l iniziativa sia supportata economicamente. VOLANTINAGGIO Per distribuire il materiale cartaceo realizzato per la promozione di eventi ed iniziative già approvate non è necessaria nessuna ulteriore approvazione. La distribuzione può avvenire unicamente all esterno degli edifici Bocconi 5

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