Manuale d uso. Indice

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1 Manuale d uso Indice 1. INTRODUZIONE ED ACCESSO AL SISTEMA LOG IN E CAMBIO PASSWORD START E MENU INSERIMENTO ORDINE INVIO ORDINE INSERIMENTO ORDINE VELOCE INSERIMENTO ORDINE CON IMPORT FILE ERRORI CREAZIONE MODELLI RICERCA PRODOTTI RICERCA INFORMAZIONI ORDINI E FATTURE AMMINISTRAZIONE IL MIO PROFILO...23 Appendice A...Formato file Import

2 1. Introduzione ed Accesso al Sistema Per accedere a Dormer On Line digitate il nostro sito ufficiale : dal Vostro browser di Internet. Cliccate poi su Dormer On Line nella barra menu in alto, poi ENTRA IN DoL Quindi inserite il Vostro ID e la Vostra password e cliccate su Log in. Se ancora non conoscete il Vostro ID, potete richiederlo ai seguenti indirizzi : HELPDESK Italia Tel sig. D. Viola - cell oppure via mail : 2

3 2. Log in e Cambio Password Nella prima pagina di Dormer On Line dovete inserire il Vostro ID e la Password per accedere nel sistema e cliccare su Log in. Ma al primo ingresso bisogna precedentemente : CAMBIARE PASSWORD. Questo per la vostra sicurezza. Sarete così gli UNICI a conoscenza della medesima. Seguite i seguenti passi : cliccare su Cambiare password inserire l ID nella prima linea nella seconda linea inserite la password a Voi riservata nella terza e quarta linea inserite la Vostra NUOVA Password cliccare su Cambia password/login Il sistema ritornerà nella prima pagina ed apparirà la scritta : La Vostra password è stata cambiata. Effettuare il Log in Costruzione Password : 1. minimo 7 caratteri 2. deve contenere lettere ed ALMENO un numero 3. non si possono usare le ultime 10 inserite La Password ha validità 180 giorni. Il sistema vi avvertirà quando sarà scaduta. 3

4 3. Start e Menu Al momento dell ingresso il Sistema si posizionerà sempre alla pagina Inserimento ordine #. Ma vi sono in totale 4 sistemi per inserire un ordine, li trovate nella barra del menu a sinistra : Inserimento ordine veloce : è un sistema per inserire più linee successive, se non si ha necessità di visualizzare immediatamente prezzo o disponibilità dei materiali. ( vedere sezione 6 per i dettagli ) Import File : accetta l importazione di un semplice file con più linee ordine, fino a 300, costruito direttamente nel sistema gestionale del cliente, preparato come semplice TXT ( creato con Notepad, Word ). Quando il file è importato in DoL il sistema crea direttamente le linee ordine senza ulteriore digitazione. A quel punto può essere spedito o modificato ulteriormente ( vedere sezione 7 per i dettagli ) Modelli : qualunque ordine inserito in DoL può essere salvato e riutilizzato in futuro. ( vedere sezione 9 per i dettagli ) Ricerca Prodotti : questa è una funzione per una veloce ricerca dei codici Dormer. Vi sono molti criteri di ricerca : codice, barcode, codice parziale o parte del testo di descrizione. ( vedere sezione 10 per i dettagli ) # Al primo Log in DoL mostrerà i Termini e le Condizioni ai quali aderire per l uso del sistema. Leggete attentamente e solo dopo premete il bottone Accetta. NON potrete accedere se non ACCETTATE i termini. Potrete comunque ritrovare l incartamento sotto la voce del menu Amministrazione Termini & condizioni. 4

5 Richiesta informazioni Ordini e Fatture : un semplice motore di ricerca per Ordini e Fatture da utilizzare per data, per numero ordini/fatture o codici prodotti etc. ( vedere sezione 11 per i dettagli ). Amministrazione : tutti i Vostri dati ( Rag.Sociale, P.I., etc ) ed anche i Termini e Condizioni accettate al momento del primo ingresso in DoL. ( vedere sezione 12 per i dettagli ). Log out : il metodo corretto per uscire dal programma chiudendo il collegamento con DoL. 5

6 4. Inserimento Ordine La pagina che apparirà sempre dopo il Log in. Vi sono almeno DUE campi obbligatori, per creare una linea ordine : Codice prodotto : ( presente sul Catalogo, Listino, DDT e Fatture Dormer ) e Quantità : i pezzi a Voi necessari. A discrezione si possono aggiungere altre informazioni : Vostro codice prodotto : sul DDT si potrà leggere il Vostro codice articolo legato al codice Dormer. Data di spedizione : SOLO se si vuol POSTICIPARE la consegna dell ordine, si compila il campo data con il formato americano aaaa-mm-gg. N.B. : per ottenere l evasione corretta si devono inserire date successive al primo LUNEDI del mese interessato. Codice abbinamento : se si vogliono legare due o più righe ordine tra loro e ricevere il materiale SOLO se tutte le linee potranno essere evase contemporaneamente. Ogni famiglia di linee interessate dovrà avere lo stesso numero. Nota : campo di testo con 24 caretteri, si avrà un commento della riga anche sul DDT. Completati i campi voluti, cliccare su Aggiungi al carrello. Una volta controllato che NON vi siano errori d inserimento DoL creerà la linea ordine con tutti i dati relativi all articolo e sarà possibile creare una nuova linea ordine, fino ad un massimo di 300 righe. 6

7 Al termine dell inserimento di tutti i codici/righe si può scegliere come procedere : Spedire l ordine alla Dormer cliccando sul bottone Crea ordine ( vedere sezione 5 per i dettagli ) Uscire dal programma ( Log out ) ma tutti i dati saranno automaticamente salvati e visibili al prossimo ingresso. Ricontrollare prezzi e disponibilità cliccando sul bottone Prezzo e disponibilità ( ad ogni nuovo Log in DoL deve rinfrescare i dati con il sistema centrale ) Cancellare tutto l ordine cliccando il bottone Elimina tutto, oppure solo una linea in particolare cliccando sulla scritta Elimina corrispondente alla riga interessata. Creare un modello cliccando sul bottone Salva come Modello ( vedere sezione 9 per i dettagli ) Cambiare i campi di una singola linea ordine cliccando sul bottone Modifica corrispondente alla riga interessata. 7

8 Si possono vedere i dettagli di un articolo cliccando direttamente sul CODICE o su vedi i dettagli, qual ora appaia questa scritta anzichè Disponibile. Prezzo, quantità minima ordinabile, descrizione articolo e per ultimo EDC ovvero la disponibilità reale del magazzino Dormer Olanda. Cliccare su Indietro per tornare all ordine inserito. 8

9 5. Invio Ordine Quando si è concluso l inserimento di tutti gli articoli si può decidere di spedire l ordine cliccando sul bottone Invia ordine, apparirà l ultima pagina dove, al momento, vi è un SOLO campo OBBLIGATORIO da riempire : Riferimento ordine Se non si inseriscono volontariamente lettere e/o numeri nel campo DoL non permetterà l invio dell ordine per una ulteriore sicurezza dell utente stesso. Ad oggi non è ancora disponibile la funzione Cambia corriere ; l ordine verrà evaso usando il corriere registrato nel sistema centrale come PRIORITARIO. Per ultimo si legge il valore totale netto dell ordine in Euro, per un ulteriore controllo finale prima dell invio definitivo con il bottone Invia ordine. 9

10 Indirizzo Alternativo Al momento dell invio dell ordine si potrà decidere di spedire il pacco ad un indirizzo alternativo, esempio direttamente al cliente utilizzatore. Compilando i campi colorati come mostra l esempio, sul documento di spedizione ( DDT ) verrà stampato il luogo di consegna. ATTENZIONE: Inviare ad un cliente finale SOLO MATERIALI DISPONIBILI e NON LASCIARE IN NOTA RIGHE CHE PORTINO LA SCRITTA : Vedi i dettagli Vi sono anche alcune funzioni utilizzabili : Aggiungi a rubrica : la possibilità di archiviare l indirizzo inserito per una successiva occasione di utilizzo. Cerca indirizzo : usare un motore di ricerca nella rubrica degli indirizzi già esistenti. Ripristina : cancellare tutti i campi inseriti. ( vedere sezione 12 per ulteriori dettagli ). 10

11 Al momento dell invio sul video appariranno i dettagli della conferma ordine ed il tasto Stampa conferma ordine. La conferma appare SOLO se l ordine è giunto a destinazione correttamente, ad ulteriore garanzia si potrà leggere il numero d ordine di riferimento che DoL avrà assegnato. Quando la stampa sarà completata si potrà chiudere la finestra apparsa. Ora si potrà scegliere grazie al menu principale come procedere : per inserire un nuovo ordine od usare i motori di ricerca che DoL propone, oppure semplicemente uscire cliccando su Log out. 11

12 6. Inserimento Ordine Veloce Con questo sistema si possono inserire TUTTE le linee ordine di seguito, non dovendo aggiungere al carrello ogni singolo codice. Con il tasto TAB ed INVIO si sposta il cursore dove necessita compilare il campo. Al termine dell inserimento si cliccherà sul bottone Aggiungi al carrello ; DoL controllerà che tutti i codici e le quantità siano corrette ritornando sulla pagina Inserimento ordine. Nell eventualità di un riscontro errori comparirà una pagina Lista Errori che darà modo d intervenire per apportare le modifiche ( vedere sezione 8 per i dettagli ), oppure per rimuovere la riga ordine definitivamente e poter procedere a ricerche eventuali, oppure alla rilettura dell ordine così compilato. Conoscendo il numero di linee ordine da inserire si può controllare che tutte siano state digitate grazie al contatore visibile in alto nela pagina Numero di righe inserite. NB. Se si lascia l inserimento ordine veloce SENZA cliccare il bottone Aggiungi al carrello TUTTI i dati verranno perduti. Le righe ordine inserite con il sistema veloce potranno essere modificate o cancellate nella pagina Inserimento Ordine Singolo. 12

13 7. Inserimento Ordine con IMPORT FILE La funzione Import File permette di utilizzare un ordine inserito in un sistema gestionale esterno e trasferirlo direttamente in DoL senza dover ri-digitare l ordine stesso. Il file deve contenere gli stessi campi utilizzati da DoL, così che possa tradurre in righe ordine gli articoli inseriti ed essere costruito con vari programmi ( es. Notepad, Word, Excel) e salvato sul Vostro computer. Una volta creato il file ( vedere Appendice A per il formato del medesimo ), ed entrati in DoL si procede come segue : Dal menu principale cliccare su Import File, selezionare il corretto delimitatore ( generalmente il file sarà già creato SEMICOLON per semplificarne l uso ) cliccare quindi sul bottone Browse.. per localizzare e selezionare il file import salvato sul Vostro PC, cliccare su Apri ed ora con il bottone Invia file si lascia a DoL il tempo di trasferire le linee ordine ( il tempo varia in base alla linea Internet ed alla lunghezza dell ordine ); per il massimo consentito di 300 linee il tempo di attesa è di circa 60 secondi. Se non vi saranno errori nel file, DoL ritornerà alla pagina iniziale Inserimento Ordine con tutte le righe ordine visibili. Nuovamente si potranno apportare modifiche, inserimenti di linee singole, cancellazioni, procedere ad una nuova importazione, salvare come modello oppure inviare l ordine alla Dormer. Se vi fossero errori nel file, potranno accadere le seguenti situazioni : 1. Se il file contenesse errori di formato il messaggio che apparirà : ERRORE di inserimento impossibile trovare delimitatore indicato nel file TXT 2. Se il file è formattato correttamente ma vi sono al suo interno errori di codici inesatti il messaggio evidenzierà quale linea ha un problema e di che natura è il medesimo. ( vedere sezione 8 per i dettagli ). Per la costruzione del file import vedere sezione : APPENDICE A...FORMATO FILE IMPORT ( PAG 24 ) 13

14 8. Errori Di seguito una lista di errori che DoL può evidenziare al momento dell inserimento di una riga ordine cliccando il bottone Aggiungi al carrello, normalmente usando l Inserimento ordine singolo, l inserimento ordine veloce o l Import file : Data di spedizione antecedente al giorno d inserimento il messaggio di errore è immediato con l apparizione di una finestra Allarme. Codice articolo errato nella lista errori compare l informazione Prodotto non trovato Quantità non autorizzata nella lista errori compare l informazione La quantità deve essere maggiore o uguale a quella minima ( confezione minima ) A questo punto si può correggere l errore oppure Escludere la linea dall ordine. Per confermare le modifiche cliccare sul bottone Inoltra, mentre il bottone Annulla cancella tutte le linee presenti nella lista errori tornando alla pagina Inserimento ordine. 14

15 9. Creazione Modelli Un ordine già inserito e visibile in Inserimento Ordine può essere salvato come Modello per essere spedito solo in un secondo tempo o per essere più volte utilizzato come base per nuovi ordini. Cliccando il bottone Salva come Modello apparirà la seguente videata : Digitare un nome per il Modello da salvare ed eventualmente una descrizione ( facoltativa ) poi cliccare il bottone Salva Per caricare un Modello già precedentemente salvato selezionare Modelli : cliccando sul bottone Cerca si otterrà la lista di tutti i modelli precedentemente salvati : Dalla lista si può selezionare il modello interessato con più opzioni disponibili : 15

16 Aggiungi al carrello Aggiungi al carrello veloce Elimina Crea tutto l ordine del modello selezionato Crea le linee attraverso l Ordine veloce in modo da poter apportare eventuali modifiche Cancella il modello salvato Nome modello Entrare nei dettagli del modello scelto : Aggiungi al carrello Aggiungi al carrello veloce Modifica Elimina Indietro Elimina ( in rosso ) Crea tutto l ordine del modello selezionato Crea le linee attraverso l Ordine veloce in modo da poter apportare eventuali modifiche Varia le quantità delle righe ordine Cancella il modello salvato Ritorna una pagina indietro Cancella solo la riga scelta. 16

17 10. Ricerca Prodotti Il motore di ricerca codici può essere utilizzato quando non si conosce esattamente la codifica di un articolo. Lasciare il Tipo codice ordinazione =Codice iso e digitare almeno una parte dell articolo da ricercare, cliccare sul bottone Cerca, Dol presenterà a cascata tutti quei codici che iniziano come il criterio di ricerca inserito : La pagina mostra i primi 11 prodotti con Successivo>> si visualizzano le altre pagine e con <<Precedente si ritorna indietro. Cliccando sull articolo si arriva in Dettagli articolo ( vedere sezione 4 per i dettagli ) Cliccando su Prezzo e disponibilità si ottengono le informazioni sul prezzo e la disponibilità della quantità in base alla confezione minima impostata per ogni articolo. Ogni volta che si entra in DoL, se vi sono presenti linee ordine, cliccando sul bottone Prezzo e disponibilità si ottiene il refresh dei dati di disponibilità con il magazzino Olandese Dormer. Per creare una riga ordine cliccare su Aggiungi al carrello in corrispondenza dell articolo scelto e DoL vi riporterà in Inserimento ordine singolo dove sarà possibile digitare la quantità voluta e creare la riga ordine. 17

18 11. Ricerca Informazioni Ordini e Fatture Il motore di ricerca Informazioni permette di visualizzare lo storico di TUTTI gli Ordini e di TUTTE le Fatture inviate dalla Dormer. Vi sono diversi criteri di ricerca : Data - per ordini inseriti tra due date Numero Ordine - per il numero ordine interno Dormer Codice prodotto - per il codice articolo Dormer Nr.ordine acquisto - per numero da Voi inserito nella casella Riferimento ordine al momento dell invio dell ordine stesso Nr. Fattura - per il numero di Fattura ( dove già stampata ) Se ad esempio si vuole usare il numero ordine, dando come estremo 123* DoL mostrerà tutti gli ordini che iniziano come digitazione eseguita. Con il filtro a disposizione in corrispondenza di Nr. ordine si possono avere differenti ricerche : Ordini inevasi Tutti gli ordini Ordini completati Ordini registrati - solo gli ordini ancora da evadere Se non si danno limiti e si clicca direttamente sul bottone Cerca si otterranno TUTTI gli ordini ancora da evadere. 18

19 Il risultato della ricerca sarà visibile come da figura : Lo stato può avere tre valori : ACT - l ordine è attivo una o più linee devono ancora essere processate CMP - tutte le linee ordine sono state evase TMP - l ordine è in in attesa dell evasione nel sistema Dormer. Cliccando sul Nr. ordine si potranno vedere i dettagli della spedizione : 19

20 Quando appare una data, anzichè la C di CONSEGNATO, s intende l eventuale data di consegna prevista da Dormer, oppure ancora, potrà apparire P di consegna PARZIALE. Cliccando sul numero di linea si potranno vedere i dettagli di spedizione della riga singola : Con la funzione Aggiungi al carrello si può REPLICARE l ordine o la fattura direttamente nel Vostro carrello, così da costruire un ordine nuovo. Con il motore di ricerca Linee d ordine si ottiene l elenco delle SOLE LINEE INEVASE in un'unica pagina : Ricerca informazioni FATTURE usa lo stesso motore. 20

21 12. Amministrazione i) Indirizzi Si possono pre-caricare gli indirizzi alternativi di utilizzatori finali ai quali potrete spedire direttamente l ordine inserito ed inviato alla Dormer : Dopo aver compilato i campi utili all identificazione del cliente cliccare sul bottone Aggiungi indirizzo, con il bottone Cerca indirizzo si ottiene la lista dei clienti già archiviati : Modifica Elimina - per variare I dati inseriti - per cancellare dall archivio un nominativo 21

22 ii) Utenti Il ruolo di Ammin.Clienti ( il primo ID in vostro possesso ) permette di creare nuovi utenti abilitati ad inserire ed inviare ordini via DoL. Cliccando su Utenti si avrà l elenco completo : L ID originale NON PUO ESSERE CANCELLATO per gli altri basta cliccare su Elimina nella linea corrispondente al Nome utente. La funzione Aggiungi nuovo utente : 22

23 13. Il Mio Profilo Questa funzione permette di visualizzare TUTTI I dettagli inerenti al vostro profilo caricare nel sistema gestionale Dormer : L unica variazione a Voi consentita è il Nome utente che identifica uno specifico ID. 23

24 Appendice A Formato FILE IMPORT USARE SOLO LETTERE MAIUSOLE PER IDENTIFICARE I CODICI DORMER Il file dovrà essere costruito con il numero di campi previsto in Inserimento ordine : Cod. prodotto -> Il codice Dormer che si trova anche sul listino. Scaricabile dal sito : Servizio clienti. Codice cliente -> Eventuale codice del PRODOTTO x il cliente abbinabile al cod. Dormer. Q.tà -> La quantità che si vuole ordinare ( con allineamento a DX senza zeri ). Data Evasione -> La data di evasione richiesta. Con la particolarità della sequenza : AAAA-MM-GG Note cliente -> Un eventuale NOTA aggiuntiva da parte Vostra ( max 24 caratteri ) Insiemi -> La possibilità di evasione di più articoli in contemporanea ( se manca un codice dell insieme NON si evade nulla, fino al momento del tutto pronto ) Tutti i campi devono essere separati da virgola, punto e virgola o TAB ed il file salvato come gli esempi di seguito riportati : Virgola A1006.0,A10,200, ,mia nota,1 File-import.CSV Punto e virgola A1006.0;A10;10; ;mia nota;1 File-import.TXT Tab A A mia nota 1 File-import.TXT Di questi campi, due DEVONO OBBLIGATORIAMENTE CONTENERE DEI VALORI ex : Cod. prodotto e Quantità A1006.0;;10;;; File-import.TXT Ogni tipo di delimitatore deve essere specificato al momento del caricamento in DoL del file da importare : 24

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