IL DIRETTORE DEL SERVIZIO ACQUISTI E LOGISTICA

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1 Dipartimento Amministrativo Servizio Acquisti e Logistica DECISIONE n. 116 Modena, 26 marzo 2014 OGGETTO: Proroga fino al 30/09/2014 del contratto stipulato, tramite procedura di gara ad evidenza pubblica, con la ditta Doxee S.p.A. di Modena per l esecuzione del servizio di distribuzione multicanale di documenti verso privati e ditte e di conservazione sostitutiva di documenti: - importo presunto per la proroga del servizio ,00 IVA esclusa pari ad ,00 IVA al 22% compresa: CIG F6 - importo presunto relativo al recupero dell anticipazione della spesa dei francobolli effettuata dalla ditta Doxee S.p.A., collegati al servizio svolto da Poste Italiane ,00 IVA esente: CIG IL DIRETTORE DEL SERVIZIO ACQUISTI E LOGISTICA Vista la deliberazione n. 46 del 25 marzo 2003 con la quale, tra l'altro, sono stati individuati gli atti delegati per il Servizio Acquisti e Logistica, al cui Direttore spetta, ex art.4 c.2, del D.Lgs n. 165/2000 l'adozione degli atti e provvedimenti amministrativi, compresi tutti quelli che impegnano l'amministrazione verso l'esterno, nonché la gestione finanziaria, tecnica e amministrativa mediante autonomi poteri di spesa e di organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo; Vista altresì la deliberazione n. 308 del 30 dicembre 2008, con Ia quale viene conferito l'incarico di Direttore della struttura complessa Servizio Acquisti e Logistica; Richiamate le proprie decisioni: - n. 294 del 9 settembre 2009, rettificata con la decisione n. 24 del 20 gennaio 2010, con la quale, ad esito di procedura di gara ad evidenza pubblica, è stato assegnato alla ditta E-Billing di Modena il servizio in oggetto, per il periodo 1 ottobre settembre 2012, verso un corrispettivo economico complessivo di ,00 IVA al 20% compresa; - n. 366 del 13 ottobre 2010 con la quale si è proceduto ad integrare il contratto in oggetto per un importo complessivo di 6.600,00 IVA al 20% compresa; - n. 340 del 16 settembre 2011 con la quale si è proceduto ad estendere il contratto in parola per un importo economico integrativo di ,50 IVA al 21% compresa; - n. 388 del 3 novembre 2011 con la quale si provveduto ad estendere il medesimo contratto per un importo economico pari ad 4.840,00 IVA al 21% compresa - n. 396 del 31 ottobre 2012 con la quale si è provveduto a rinnovare il contratto sino al 30/09/2013 per un importo economico presunto pari ad ,00 IVA al 21% compresa e con un importo per il recupero dell anticipazione della spesa dei francobolli effettuata dalla ditta E-Billing, collegati al servizio svolto da Poste Italiane ,00 non soggetti ad IVA. - n. 428 del 06 novembre 2013 con la quale si prorogava fino al 31/03/2014 il contratto in parola con la ditta Doxee S.p.A., nuova ragione sociale della ditta E.Billing a far data dal 1 ottobre 2012, per un importo presunto di ,00 IVA esclusa relativamente al costo del servizio ed ,00 IVA esenti per il recupero dell anticipazione, a carico di Doxee, della spesa dei francobolli sostenuti da Poste Italiane;

2 Rilevato: - che in attuazione alle Direttive Regionali di cui alla deliberazione della Giunta Regionale n. 927 in data 27 giugno 2011, le Aziende dell Area Vasta Emilia Nord hanno provveduto ad adottare uno specifico Accordo quadro per la disciplina delle Relazioni fra le Aziende sanitarie dell Area Vasta Emilia Nord che, fra le altre, prevede vengano sviluppate iniziative finalizzate all unificazione delle attività di natura amministrativa e dei servizi a supporto delle attività sanitarie, ed in specifico la ricerca di soluzioni innovative per la programmazione e la gestione integrata a livello interaziendale delle attività connesse al processo di acquisizione dei beni e servizi, nell'ottica di conseguire economie di scala, di procedura, di qualità e di riduzione della variabilità, mediante la definizione di una programmazione integrata degli acquisti delle Aziende associate, coordinata con le previsioni programmatiche dall Agenzia Regionale Intercent-ER, e l attivazione e la gestione delle relative procedure di gara ; - che, a seguito di quanto appena esposto, il servizio oggetto del presente contratto confluirà in una nuova procedura di gara inserita nella programmazione AVEN (Area Vasta Emilia Nord), che vede come capofila l Azienda USL di Reggio Emilia, i cui atti sono in fase di completamento; - che la legge regionale 21 dicembre 2007 n. 28 all art. 15 prevede la facoltà in capo all azienda committente di prorogare il contratto, senza limite temporale, nelle more dello svolgimento della procedura di scelta del contraente; - che all approssimarsi del termine di scadenza del contratto aziendale si rende opportuno e necessario, al fine di assicurare la continuità della fornitura/servizio per non pregiudicare il regolare svolgimento delle attività sanitarie con una eventuale interruzione di pubblico servizio, prorogare il contratto in essere alle medesime condizioni di quello originario e senza oneri economici aggiuntivi fino al 30/09/2014 e fatta comunque salva la facoltà di recesso anticipato nell ipotesi di aggiudicazione della gara AVEN sopra citata prima del termine di cui sopra; Vista la nota del Funzionario del SIA dell Azienda USL di Modena ricevuta in data 24/03/2014 con la quale viene richiesto di procedere alla proroga del contratto scaduto come sopra descritto; Vista quindi la nota prot /PG del 25/03/2014 con la quale si chiede la disponibilità a prorogare per un semestre sino al 30/09/2014 e la risposta della ditta Doxee S.p.A. di Modena di accettazione, acquisita agli atti con prot /PG del 25/03/2014, alle medesime condizioni normative ed economiche, con i ribassi in precedenza concordati, che di seguito si riportano: Canone annuo manutenzione ricomprendente le funzionalità richieste: 6.000,00 IVA esclusa; Prezzi delle attività contrattuali come da tabella sotto riportata: Descrizione attività contrattuali Unità di misura Importi Canone mensile asp Bcportal mese 930,0000 Produzione documenti in formato AFP per ~ Printing Provider COMUNICAZIONI AMM.VE Stampa in Plico base COMUNICAZIONI AMM.VE busta 0,0810 Stampa pagine successive COMUNICAZIONI AMM. VE Fogli aggiuntivi 0,0360 Produzione documentl in formato AFP per il Printing Provider AVVISI fogli totali 0,0144 Stampa b/n Plico base AVVlSI busta 0,0810 Stampa pagine successive AVVISI Fogli aggiuntivi 0,0360 CUP

3 Stampa b/n Plico base CUP busta 0,0810 Stampa pagine successive CUP Fogli aggiuntivi 0,0360 TICKET MULTICANALITA' Stampa a b/n Plico base TICKET MULTICANALITA' busta 0,0810 Stampa pagine successive TICKET MULTICANALITA' Fogli aggiuntivi 0,0360 MAMMOGRAFIE fogli totali 0,0144 Stampa b/n Plico base MAMMOGRAFIE busta 0,0810 Stampa pagine successive MAMMOGRAFIE Fogli aggiuntivi 0,0360 Produzione documenti in formato AFP per ij Printig Provider FATTURE Stampa bln Plico base FATTURE busta 0,0810 Stampa pagine successive FATTURE Fogli aggiuntivi 0,0360 Descrizione attività contrattuali Unità di misura Importi Stampa b/n Plico base PEDIATRIA busta 0,0810 Stampa pagine successive PEDIATRIA Fogli aggiuntivi 0,0360 CITO fogli totali 0,0144 Stampa b/n Plico base CITO busta 0,0810 Stampa pagine successive CITO Fogli aggiuntivi 0,0360 Produzione documenti in formato AFP per Printing Provider COLON Stampa b/n Plico base COLON busta 0,0810 Stampa pagine successive COLON fogli aggiuntivi 0,0360 Stampa pagine eco posta target COLON l INVITO busta Piega a 4 di 3 fo gli per invito COLON l IN VITO foglio (= nr buste x 0,2730 Imbustamento manuale COLON l IN VlTO busta Spese trasporto al CMP dì Modena nr spedizioni 225,0000

4 Produzione documenti digitali per invio a mezzo MAIL + invio documento 0,0301 Stampa full color Plico base MAILING SPOT busta 0,1890 CEDOLINI pagina 0,0144 Stampa b/n Plico base CEDOLINI busta 0,0810 Stampa pagine successive CEDOLINI pagina 0,0360 Produzione documenti digitali per COS - solo fatture attive documento Processo COS - fatture attive e referti documento 0,0181 Comunicazione Impronta Agenzia delle Entrate anno 2010 nr 280,0000 Conservazione documenti dopo 1 anno documento 0,0033 Ritenuto pertanto di poter procedere alla proroga, sino al 30/09/2014, del contratto in vigore con la ditta Doxee S.p.A di Modena in attesa dell espletamento della gara di Area Vasta (Capofila Azienda USL di Reggio Emilia), salvo in ogni caso il mantenimento in capo alla scrivente Azienda, della facoltà di recesso anticipato in caso di aggiudicazione della suddetta gara prima del termine ultimo indicato; Verificato che l importo di spesa semestrale, rilevato sulla base dei precedenti esercizi contrattuali, diviene quantificato in presunti ,00 circa IVA esclusa per l esecuzione del servizio di distribuzione multicanale di documenti verso privati e ditte e di conservazione sostitutiva di documenti + l importo presunto di ,00, per il recupero da parte della ditta Doxee dell anticipazione delle spese dei francobolli utilizzati da Poste Italiane all interno del medesimo contratto, da imputare sul bilancio aziendale dell esercizio 2014; Viste, in riferimento alla nomina del Direttore dell esecuzione, le Linee Guida per l applicazione del Regolamento di esecuzione ed attuazione codice dei contratti pubblici, D.P.R. 5 ottobre 2010, n.207, redatte dall Area Vasta Emilia Nord e trasmesse a tutti i responsabili aziendali dal Direttore Amministrativo con nota Prot. n. 34/P003 del 28/11/2011; Osservato che il presente acquisto è conforme alle disposizioni della legge n. 191/2004, come novellata dalla legge n. 111/2011, nonché a quelle della legge regionale n. 11/2004 in materia di acquisti tramite Centrale di Committenza nazionale e regionale; DECIDE per la serie delle motivazioni esposte in premessa e che si intendono integralmente qui riportate: a) di prorogare, nelle more dell espletamento della gara di Area Vasta (Capofila Azienda USL di Reggio Emilia), fino al 30/09/2014, il contratto riguardante il servizio di distribuzione multicanale di documenti verso privati e ditte e di conservazione sostitutiva di documenti, ricomprendendovi le nuove funzionalità, alle medesime condizioni economiche e normative attualmente in vigore e riportate in premessa, salvo in ogni caso il mantenimento in capo alla scrivente Azienda, della facoltà di recesso anticipato in caso di aggiudicazione della suddetta gara prima del termine ultimo stipulato con la ditta: Doxee S.p.A Via Virgilio n. 48/B Modena b) di registrare l'onere economico previsto per la copertura semestrale del servizio in oggetto che risulta quantificato in ,00 IVA esclusa pari ad ,00 IVA al 22% compresa ed ,00 non soggetti ad IVA necessari per il recupero delle spese dei francobolli sul conto di costo Poste ed altri servizi postali del bilancio aziendale dell esercizio 2014;

5 c) di nominare su proposta del RUP, ai sensi dell art. 300 del D.P.R. 207/2010, Direttore dell esecuzione del contratto esposto in premessa l Ing. P. Ghedini, direttore del Servizio informativo aziendale dell Azienda Usl di Modena; d) di dare atto che il presente acquisto è sottoposto alle norme sulla tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge n. 136 del 13 agosto 2010 e s.m.i.; e) di trasmettere il presente atto al Collegio sindacale e al Servizio Informativo Aziendale per gli adempimenti di rispettiva competenza; f) di indicare, ai sensi e per gli effetti della legge n. 241/1990, quale Responsabile del procedimento la dott.a Marialuisa Spinelli. IL DIRETTORE DEL SERVIZIO (Dott. A. Ferroci)

6 Copia della presente decisione è stata pubblicata sul sito INTERNET, dove rimarrà pubblicata per 15 giorni consecutivi dal ai sensi dell art 32 della L. 69/09; IL DIRETTORE DEL SERVIZIO La presente decisione è divenuta esecutiva in data , a seguito della pubblicazione sul sito INTERNET aziendale. IL DIRETTORE DEL SERVIZIO

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