Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi

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1 Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi (artt. 3 e 5 dpcm 31/10/2000) Approvato con Delibera di Giunta n. Versione definitiva Del //

2 Sommario SOMMARIO Introduzione Azioni preliminari Area Organizzativa Omogenea (AOO) Descrizione del servizio archivistico: istituzione e funzioni Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Individuazione degli uffici di registrazione di protocollo Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocollo interni...13 SEZIONE II LE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE Definizioni Il documento informatico (file) Il documento analogico Registro Fascicolo Serie Firma digitale Firma elettronica Regime giuridico dei documenti della Camera di Commercio Le tipologie di documenti Documenti sottoposti a registrazione di protocollo Documenti in arrivo Documenti in partenza...20 del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 2

3 Redazione dei documenti in partenza: originale e minuta Spedizione del documento in partenza Documenti interni Modalità per la trasmissione dei documenti Telefax Fax in arrivo Fax in partenza Uso della posta elettronica Posta elettronica in arrivo Individuazione di tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di registrazione particolare...25 Esistono tipologie di documenti che, per disposizioni normative o regolamentari od organizzative, sono soggetti a forme di trattamento e registrazione particolare. Tali documenti possono essere sottoposti a registrazione particolare (cfr. art. 53, comma 5 del DPR 445/2000) Delibere e determinazioni Serie delle Delibere e delle Determinazioni e rispettivo repertorio generale Gestione e archiviazione delle delibere e delle determinazioni Registro delle Denunce al Registro delle Imprese Registro dei Protesti Cambiari Registro delle Richieste di Verifica Metrica Registro delle Domande di Brevetti e Marchi Registro dei Verbali di Sanzione Registro dei Modelli Unici di Dichiarazione Ambientale (M.U.D.A.) Registro delle Denunce ad Albi, Ruoli, Elenchi e Licenze Registro delle Fatture Registro dei Verbali di Seduta Registro di protocollo riservato Registro degli Ordini di Servizio Individuazione dei supporti utilizzati Tipologie di documenti da archiviare otticamente...31 del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 3

4 SEZIONE III LA DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Procedure per la ricezione dei documenti in arrivo (acquisizione, smistamento, assegnazione) Documenti in arrivo da non aprire Lettere anonime Registrazione di un documento in arrivo Smistamento e assegnazione di competenza Documenti afferenti a più affari o procedimenti amministrativi Protocollo differito Rilascio di ricevute Flusso del documento in arrivo Procedure per la formazione e spedizione di documenti in partenza Spedizione plurima di documenti in partenza Software per la gestione degli iter informatizzati Albo pretorio informatico...37 SEZIONE IV LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI NELL APPLICAZIONE PRODIGI Elementi del protocollo Gli elementi obbligatori del protocollo Registrazione cosiddetta a fronte Gli elementi gestionali del protocollo Annullamento di una registrazione di protocollo Inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori Segnatura di protocollo Registro giornaliero Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza...43 del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 4

5 SEZIONE V ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL ARCHIVIO CORRENTE (CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE) Tenuta del sistema di classificazione:procedure di mantenimento e aggiornamento Titolario di classificazione Aggiornamento del titolario Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente Tipologie del fascicolo Fascicoli relativi a procedimenti amministrativi Fascicoli del personale Fascicoli Generali Fascicoli per tipologie documentarie Classificazione dei documenti...48 SEZIONE VI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO Versamento dei fascicoli Definizione delle responsabilità delle unità organizzative Selezione della documentazione...50 SEZIONE VII CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Modalità per la conservazione dei documenti informatici e dei sistemi di gestione informatica dei documenti Modalità di svolgimento del servizio di conservazione dei documenti informatici Modalità generali tecniche e infrastrutture del servizio...54 SEZIONE VIII REQUISITI DI SICUREZZA DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO...56 del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 5

6 8.1 Architettura dell applicazione Prodigi Funzioni di base Accesso al sistema Diritti di accesso e profili Sicurezza logica Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Mirroring Backup Procedure di salvataggio e recovery Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza...63 SEZIONE IX ACCESSO E PROTEZIONE DEI DATI Organizzazione Visibilità dei protocolli Riservatezza dei protocolli Modifica dei protocolli...66 SEZIONE X SERVIZIO DI CONSULTAZIONE DELL ARCHIVIO STORICO Norme relative al servizio di consultazione...67 TUTTI I DOCUMENTI DELL'ARCHIVIO STORICO SONO LIBERAMENTE CONSULTABILI, AD ECCEZIONE DI QUELLI DICARATTERE RISERVATO AI SENSI DEGLI ARTICOLI 21 E 22 DEL DPR 30 SETTEMBRE 1963, N LA CONSULTABILITÀ DI TALI DOCUMENTI È REGOLATA DALLE NORME CONTENUTE NEL DPR , N. 854 E DALLA PROCEDURA PRESCRITTA DAL DM , N. 284, DI COMPETENZA DELL'ISPETTORATO CENTRALE PER I SERVIZI ARCHIVISTICI DEL MINISTERO DELL'INTERNO PER IL TRAMITE DELLA SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA REGIONALE...67 del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 6

7 GLI STUDIOSI PER ESSERE AMMESSI NELLA SALA DI STUDIO SONO TENUTI ANNUALMENTE E COMUNQUE OGNI VOLTA CHE INTENDONO MUTARE LO SCOPO DELLE PROPRIE RICERCHE, A COMPILARE L'APPOSITA DOMANDA, ESIBENDO UN DOCUMENTO D'IDENTITÀ...67 LE RICHIESTE DI DOCUMENTI, EFFETTUATE MEDIANTE APPOSITE SCHEDE, NON DEVONO ESSERE SUPERIORI A N 5 PEZZI ARCHIVISTICI PER SEDUTA, SALVO PARTICOLARI DEROGHE CONCESSE DALLA DIREZIONE. LA DISTRIBUZIONE CESSA, DI NORMA, MEZZ'ORA PRIMA DELLA CHIUSURA...67 E' VIETATO INTRODURRE NELLA SALA DI STUDIO BORSE, CARTELLE ED ALTRI CONTENITORI. CON L'INGRESSO IN SALA DI STUDIO, GLI STUDIOSI SONO TENUTI A CONSERVARE SUL TAVOLO DI CONSULTAZIONE SOLTANTO GLI STRUMENTI STRETTAMENTE INERENTI AL PROPRIO LAVORO. SONO POSSIBILI CONTROLLI IN ENTRATA E IN USCITA, E L'USO DI IMPIANTI DI TELESORVEGLIANZA. E' PROIBITO AGLI STUDIOSI DURANTE LA CONSULTAZIONE: SCRIVERE O PRENDERE APPUNTI APPOGGIANDO FOGLI O QUADERNI SOPRA I DOCUMENTI; FARE CALCHI O LUCIDI O TRARRE FOTOCOPIE, FOTOGRAFIE, MINUTE, SENZA IL PERMESSO DELLA DIREZIONE; SCOMPORRE I DOCUMENTI DALL'ORDINE IN CUI SI TROVANO O ESTRARRE DOCUMENTI PER QUALSIASI MOTIVO;...67 IN CASO DI NECESSITÀ DOVRÀ ESSERE RICHIESTA L'ASSISTENZA DELL'ARCHIVISTA; DISTURBARE IL SILENZIO E ACCEDERE AI LOCALI DI DEPOSITO...67 I PEZZI ARCHIVISTICI RICEVUTI IN CONSULTAZIONE DOVRANNO ESSERE RESTITUITI OGNI VOLTA ALL'ARCHIVISTA, RICOMPOSTI NELLO STATO IN CUI SONO STATI CONSEGNATI E COMPLETAMENTE RICONDIZIONATI. COLORO CHE TRAGGONO RIPRODUZIONI DI DOCUMENTI SONO TENUTI A FARE DOMANDA SULL'APPOSITO MODULO, ELENCANDO ANALITICAMENTE IL MATERIALE DA RIPRODURRE. IL PERMESSO DI RIPRODUZIONE NON ATTRIBUISCE NESSUN DIRITTO DI PROPRIETÀ ARTISTICA O LETTERARIA DI FRONTE A TERZI...67 del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 7

8 E CONSENTITA L'ESECUZIONE DI FOTOGRAFIE DI MATERIALE ARCHIVISTICO CON MEZZI PROPRI...67 NON SONO CONSENTITE FOTOCOPIE DEL MATERIALE RILEGATO, NÉ DI QUELLO CARTACEO E PERGAMENACEO IN CATTIVE CONDIZIONI DI CONSERVAZIONE...68 IL COSTO DELLE FOTOCOPIE È A CARICO DEGLI STUDIOSI; L AMMINISTRAZIONE COMUNALE SI RISERVA DI RENDERE NOTA, DI ANNO IN ANNO, LA SPESA UNITARIA PER I SERVIZI DI FOTORIPRODUZIONE DEI DOCUMENTI. LA PUBBLICAZIONE DELLE RIPRODUZIONI DA PARTE DEGLI STUDIOSI È SOGGETTA A SPECIFICA AUTORIZZAZIONE RILASCIATA DALLA DIREZIONE...68 GLI STUDIOSI SONO INVITATI A FAR PERVENIRE ALL'ARCHIVIO COPIA DEL PROPRIO ELABORATO RELATIVO ALLE FONTI ARCHIVISTICHE UTILIZZATE. IN CASO DI PUBBLICAZIONE DI DOCUMENTI TRATTI DALL'ARCHIVIO È OBBLIGATORIO CONSEGNARE UNA COPIA DELLA STAMPA...68 IL MATERIALE ARCHIVISTICO È, DI NORMA, ESCLUSO DAL PRESTITO. LA DOCUMENTAZIONE PUÒ TUTTAVIA ESSERE CONCESSA IN PRESTITO AD ISTITUZIONI CULTURALI PUBBLICHE E PRIVATE CHE NE FACCIANO RICHIESTA PER MOSTRE TEMPORANEE, PREVIA ACQUISIZIONE DEL NULLA OSTA DEL MINISTERO DEI BENI CULTURALI, TRAMITE LA...68 SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA REGIONALE. IL MATERIALE RICHIESTO DEVE ESSERE MICROFILMATO PRIMA DELL EFFETTUAZIONE DEL PRESTITO E LA COPIA COSÌ OTTENUTA DEVE ESSERE CONSERVATA DALL ARCHIVIO STORICO; IL MATERIALE ORIGINALE NON PUÒ RIMANERE ESPOSTO, PER MOSTRE SIA IN ITALIA SIA ALL ESTERO, PER PIÙ DI NOVANTA GIORNI. QUALORA LA DOCUMENTAZIONE RICHIESTA SIA IN CATTIVE CONDIZIONE DI CONSERVAZIONE SI DEVE PROVVEDERE AL RESTAURO PRIMA DELLA CONCESSIONE DEL PRESTITO...68 POSSONO ESSERE ESCLUSE DALLA PRESENTE NORMA LE RICHIESTE AVANZATE DAGLI IMPIEGATI DI CODESTA CAMERA PER MOTIVATE RAGIONI D'UFFICIO, LIMITATAMENTE AGLI ATTI CHE COSTITUISCONO L'ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO DELL ENTE del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 8

9 A CHIUNQUE TRASGREDISCA LE NORME SUDDETTE, POTRÀ ESSERE INTERDETTA TEMPORANEAMENTE O DEFINITIVAMENTE LA CONSULTAZIONE DEGLI ATTI CONSERVATI NELL'ARCHIVIO STORICO, CON COMUNICAZIONE IMMEDIATA ALLA SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA REGIONALE, FATTE SALVE LE ULTERIORI AZIONI IN DIFESA DEGLI INTERESSI DELL'ENTE Disposizioni relative al personale...68 L AMMINISTRAZIONE COMUNALE SI IMPEGNA, IN CONFORMITÀ A QUANTO DISPOSTO DALL ART. 31 DEL D.P.R. 30 SETTEMBRE 1963, N.1409 AD AFFIDARE A PERSONALE QUALIFICATO LA RESPONSABILITÀ E LA GESTIONE DELL ARCHIVIO STORICO...68 AL RESPONSABILE DELL ARCHIVIO STORICO SPETTA: PROVVEDERE CHE SIANO ASSICURATI LA CONSERVAZIONE E L ORDINAMENTO DEGLI ATTI D ARCHIVIO, NONCHÉ L AGGIORNAMENTO DELL INVENTARIO, ANCHE MEDIANTE L UTILIZZO DELLE NUOVE TECNOLOGIE INFORMATICHE; CURARE LE PROCEDURE DI SCARTO, CONFORMEMENTE A QUANTO DISPOSTO DALL ART. 35 DEL D.P.R. 30 SETTEMBRE 1963, N. 1409; CONSENTIRE AGLI STUDIOSI LA CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI CONSERVATI NELL ARCHIVIO STORICO SUPPORTANDOLI NELL ATTIVITÀ DI RICERCA; EFFETTUARE, OVE RICHIESTO DALL AMMINISTRAZIONE, RICERCHE STORICHE CON FINALITÀ PRATICHE O CULTURALI...69 SEZIONE XI DISPOSIZIONI FINALI E TRANSITORIE Approvazione Revisione Pubblicazione e divulgazione Ulteriori riferimenti...70 del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 9

10 SEZIONE I Ambito di applicazione 1.1. Introduzione Le pubbliche amministrazioni, ormai dal 31 dicembre 2003, hanno l obbligo di dotarsi di un protocollo informatico, secondo quanto stabilito dal pacchetto normativo della riforma Bassanini, in particolare dal DPR 20 ottobre 1998, n. 428, confluito per lo più nel DPR 28 dicembre 2000, n. 445, contenente il Testo unico delle norme sulla documentazione amministrativa. L art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, contenente le Regole tecniche sul protocollo informatico, prevede che le pubbliche amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, cioè il documento che qui si presenta. Si tratta di uno strumento operativo che, per il grado di analisi che ogni amministrazione deve effettuare, può rappresentare da un lato il riconoscimento strategico del protocollo come sistema documentale integrato, dall altro un primo e significativo passo verso la certificazione di qualità del servizio medesimo. Il dettato del DPCM prevede che il Manuale affronti alcuni aspetti cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei documenti informatici, l introduzione del titolario di classificazione e del massimario di selezione dei documenti, oltre che la parte legata al record-keeping system ed al work-flow management. Questo manuale descrive le fasi operative del sistema per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, dal protocollo all archivio storico. Divulgato attraverso la pubblicazione sul sito internet potrà servire per il cittadino-cliente come primo livello di Carta dei Servizi. Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato (Allegato n. 1). Il presente manuale è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del dpcm 31/10/2000 per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell Amministrazione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 10

11 1.2 Azioni preliminari Area Organizzativa Omogenea (AOO) La Camera di Commercio di Teramo è un Area Organizzativa Omogenea (AOO) in quanto insieme definito di Unità Organizzative Responsabili (UOR) che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. Il codice identificativo dell area è cciaa_te Per qualsiasi informazione statistica relativa alla Camera di Commercio si rimanda alle pagine del sito: Descrizione del servizio archivistico: istituzione e funzioni L Archivio della Camera di Commercio di Teramo è costituito dal complesso dei documenti prodotti e acquisiti dall ente nello svolgimento della propria attività e nell esercizio delle proprie funzioni. Esso comprende anche i fondi archivistici di enti ed istituti cessati, le cui funzioni e/o proprietà sono state trasferite alla Camera di Commercio, quali il registro società del tribunale di Teramo. L Archivio è unico; le suddivisioni in archivio corrente, archivio di deposito e sezione separata di archivio (archivio storico) sono solo gestionali. Indipendentemente dalla collocazione fisica del materiale che costituisce l archivio corrente e dalla unità organizzativa che lo conserva, le modalità tecniche e operative per la gestione dei documenti dell archivio corrente sono dettate dal responsabile del Servizio Protocollo, Informazioni e Flussi documentali (d ora in poi Servizio archivistico). Le modalità tecniche e operative per la tenuta, selezione e conservazione dei documenti appartenenti all Archivio di deposito e storico sono anch esse dettate dal responsabile del servizio di cui sopra. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 11

12 1.2.3 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Attualmente l attività di protocollazione è una funzione svolta dall Servizio archivistico, posto all interno dell Area Affari generali e del personale ; vi è preposto un funzionario individuato con determinazione del Segretario Generale. Tale funzionario è in possesso degli idonei requisiti professionali o professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di percorsi formativi specifici, ai sensi dell art. 61, comma 2, del DPR 28 dicembre 2000 n Nell ambito dell area organizzativa omogenea, ai sensi dell articolo 61, comma 1, del dpr 445/2000, è istituito il Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Il Servizio archivistico, ai sensi dell articolo 61, comma 3, del dpr 445/2000 ha competenza sulla gestione dell intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, dell Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Il responsabile del Servizio, ai sensi dell articolo 4 del dpcm 31/10/2000, svolge le funzioni attribuitegli dai citati dpcm 31/10/2000 e dpr 445/ Individuazione degli uffici di registrazione di protocollo L ufficio responsabile unico del protocollo è individuato presso la sede di Teramo via Savini, n. 48. Ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti, l ufficio stesso assicurerà, tramite il Titolario di classificazione, criteri uniformi di classificazione. Il responsabile dell attività di protocollazione e gestione flussi documentali è stato altresì preposto alla protocollazione di documenti riservati (cfr ), alla quale possono provvedere anche gli addetti alla Segreteria Generale. Presso le sedi distaccate si effettua il servizio di ricevimento della posta a mano. L agente tecnico incaricato provvede settimanalmente alla consegna della posta presso la sede centrale per la protocollazione. Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo parzialmente decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utenti abilitati a svolgere soltanto le operazioni di loro competenza; le abilitazioni sono rilasciate dal responsabile del Servizio archivistico. In particolare il Servizio archivistico gestisce i dati in entrata, quelli in uscita sono gestiti dai singoli uffici camerali. Dall organigramma dell ente camerale di Teramo (Allegato n. 14) vengono individuati gli utenti abilitati all utilizzo del programma che gestisce il protocollo generale dell ente; di questi sono definiti consultatori e protocollatori, a seconda del profilo gestionale loro attribuito. La visibilità dei consultatori è gerarchica, quella dei protocollatori è totale. Le modifiche sono proposte ai vertici dell amministrazione dal Responsabile per la tenuta del Protocollo informatico (RSP) d intesa con il responsabile del sistema informativo e con il responsabile della tutela dei dati personali. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 12

13 Tale decentramento da un punto di vista operativo segue le indicazioni stabilite nel presente Manuale e sarà sottoposto al controllo del responsabile del protocollo informatico. Nelle UOR sarà utilizzato il medesimo sistema di numerazione di protocollo e l operatore incaricato dell attività di protocollazione dovrà essere abilitato dal RSP che ha anche il compito di vigilare sulla corretta esecuzione delle attività Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocollo interni Con l entrata in vigore del protocollo unico cessano di fatto e di diritto la gestione separata del cosiddetto protocollo riservato, dei protocolli interni e, in generale, di tutti i sistemi di protocollazione diversi dal sistema di protocollo informatico. Rimangono tuttavia in vigore i registri particolari (si veda il par. 2.5 e Allegato n. 3 per l elenco completo), a norma dell articolo 53, comma 5 del DPR 445/2000 Il responsabile del Servizio archivistico esegue periodicamente dei controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena documentale e sull utilizzo di un unico registro di protocollo verificando, attraverso controlli ed ispezioni mirate nelle varie Unità Organizzative Responsabili, la validità ed uniformità dei criteri di classificazione e fascicolazione utilizzati. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 13

14 Sezione II Le tipologie documentarie 2.1 Definizioni Per documento amministrativo viene intesa ogni rappresentazione grafica, fotografica, informatica o comunque formata, del contenuto di atti o fatti giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti ed acquisiti o, in ogni caso, utilizzati ai fini dell attività amministrativa, così come prevede l art. 22 comma 2 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e l art. 1 del DPR 28 dicembre 2000, n In riferimento al tipo di supporto i documenti amministrativi possono essere distinti in informatici o analogici Il documento informatico (file) Per documento informatico viene inteso qualsivoglia supporto informatico contenente dati o informazioni aventi efficacia giuridico - probatoria, cioè la rappresentazione informatica, comunque formata, del contenuto di atti (anche interni), fatti o dati giuridicamente rilevanti, così come prevede l art. 3 della legge 23 dicembre 1997, n. 547 e dall art. 1, c. 1, lett. b del DPR 445/2000. La produzione, trasmissione, gestione e conservazione di documenti informatici presentano caratteristiche e problematiche proprie rispetto ai documenti analogici, in particolare per gli aspetti relativi all autenticità, affidabilità, stabilità.(cfr ). L art. 4 della deliberazione AIPA 51/2000 prescrive che i formati dei documenti della pubblica amministrazione "devono possedere almeno i seguenti requisiti: [...] b) la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione; [...] d) l'immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura. A tale fine i documenti informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto". È possibile distinguere tre casi: del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 14

15 - documento informatico dotato di firma digitale (cfr ): se il certificato del firmatario è valido il documento si deve ritenere equivalente ad un documento cartaceo dotato di firma autografa, dal momento che fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni di chi l ha sottoscritto ; - documento informatico dotato di firma elettronica (cfr ): soddisfa il requisito della forma scritta e ad esso non può essere negata rilevanza giuridica né ammissibilità come mezzo di prova per il fatto di essere sottoscritto con firma elettronica. Tuttavia tale documento è liberamente valutabile, per cui spetta al responsabile del procedimento amministrativo valutare di volta in volta se accettare il documento con firma elettronica o richiedere altra documentazione. - documento informatico non firmato: il suo valore e la sua attendibilità sono valutati a discrezione del responsabile del procedimento amministrativo. (idem nel caso di firma dotata di certificato scaduto o revocato). Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; l art.20 del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n.82, recante Codice dell amministrazione digitale prevede che: 1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice ed alle regole tecniche di cui all'articolo Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 che garantiscano l'identificabilità dell'autore e l'integrità del documento. 3. Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici sono stabilite ai sensi dell'articolo 71; la data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale. 4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico Versione analogica di un documento informatico Per versione analogica di un documento informatico si intende una copia, di norma cartacea, di un documento amministrativo prodotto in origine su supporto informatico. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 15

16 2.1.2 Il documento analogico Per documento analogico viene inteso un documento amministrativo prodotto su supporto non informatico. Di norma il documento analogico è un documento cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. lettera scritta a mano o a macchina) o con strumenti informatici (es. lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura e stampata: come originale si considera quello cartaceo dotato di firma autografa ed eventualmente stampato su carta intestata): l originale è analogico Versione informatica di un documento analogico Per versione informatica di un documento analogico si intende una copia del documento amministrativo prodotta su supporto informatico (es. il file risultante dalla scansione del documento cartaceo) Registro Per registro si intende un documento amministrativo costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici), in un unica unità documentaria di una pluralità di atti giuridici. In ambiente digitale i registri possono assumere la forma di database: sono propriamente detti Sistemi informatici e sono documenti informatici costituiti dall insieme di una procedura informatica e di una base di dati gestite tramite dispositivi di elaborazione elettronica digitale (es. protocollo informatico) Fascicolo Per fascicolo si intende l insieme dei documenti che afferiscono al medesimo procedimento amministrativo o che riguardano uno stesso affare o che appartengono a una stessa tipologia. Il fascicolo costituisce l unità di base di un archivio, fondamentale per la gestione e la conservazione della documentazione. I documenti contenuti nel fascicolo sono ordinati cronologicamente in modo che l atto più recente compaia per primo. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 16

17 Vedi più oltre, sezione V Serie Per serie si intende un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali, di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti (serie delle determinazioni, dei contratti, dei registri di protocollo, ), o in relazione all oggetto e alla materia (serie dei fascicoli personali, delle pratiche di finanziamento, ). Più fascicoli relativi a procedimenti periodici analoghi (es. procedimenti di formazione di bilanci preventivi) formano una serie Firma digitale Per firma digitale (cosiddetta firma digitale forte o firma elettronica avanzata ) si intende, a norma dell art. 1, c. 1, lett. n) del DPR 445/2000, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. La firma digitale garantisce anche la non ripudiabilità del documento firmato. Le chiavi devono essere certificate con la procedura prevista dal Codice dell Amministrazione digitale. In particolare la certificazione di una chiave pubblica da parte di una autorità di certificazione garantisce la corrispondenza della chiave con il soggetto che la espone. In particolare, ai sensi dell articolo 24 del Codice dell Amministrazione digitale, La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata. L'apposizione di firma digitale integra e sostituisce l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso. Attraverso il certificato qualificato si devono rilevare, secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71, la validità del certificato stesso, nonché gli elementi identificativi del titolare e del certificatore e gli eventuali limiti d'uso. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 17

18 2.1.7 Firma elettronica Per firma elettronica (cosiddetta firma digitale debole ) si intende, ai sensi del Codice dell Amministrazione digitale, l insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica. Essa assicura solo la provenienza del documento, non l integrità del contenuto. 2.2 Regime giuridico dei documenti della Camera di Commercio A norma del D.lgs 42/2004 (Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio) del D.P.R del 1963, tutti i documenti della Camera di Commercio di Teramo (analogici ed informatici, ricevuti, spediti o interni) dal momento del loro inserimento nell archivio camerale, mediante l iscrizione nel registro di protocollo o nei registri particolari, sono inalienabili (fanno parte del patrimonio indisponibile dello Stato, artt. 828 e 830 del cod. civ.). In quanto beni culturali fin dall origine, i singoli documenti e l archivio nel suo complesso sono sottoposti a particolari tutele e garanzie: ai sensi dell art. 21 e 22 del D.Lgs. 490/99 (ex artt. 20, 30 e 35 del D.P.R del 1963) è necessario chiedere l autorizzazione della Soprintendenza archivistica per lo spostamento di fondi dell archivio di deposito e dell archivio storico, e per lo scarto di documentazione archivistica; inoltre, qualora abusivamente sottratti alla Camera di Commercio, i documenti del suo archivio sono rivendicabili senza limiti di tempo, purché si disponga di elementi che ne provino l appartenenza (carta intestata, numeri di protocollo, indici di classificazione, descrizioni di inventari, etc.). La Soprintendenza archivistica ha poteri di vigilanza sull archivio della Camera di Commercio in quanto ente pubblico. 2.3 Le tipologie di documenti Considerando i documenti in relazione al modo in cui diventano parte integrante del sistema documentario, si può distinguere tra documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 18

19 2.3.1 Documenti sottoposti a registrazione di protocollo Tutti i documenti ricevuti e spediti dalla Camera di Commercio di Teramo sono sottoposti a registrazione di protocollo, con esclusione dei documenti già sottoposti a registrazione particolare (cfr. 2.5 e Allegato n. 3) e dei documenti per i quali non è obbligatoria la registrazione di protocollo (cfr. art del DPR 445/2000). In particolare, i documenti per i quali la Camera di Commercio di Teramo non prevede la registrazione di protocollo sono: bollettini ufficiali; notiziari della pubblica amministrazione; note di ricezione delle circolari e di altre disposizioni; materiali statistici, fatta eccezione per la documentazione inerente indagini statistiche istituzionali; atti preparatori interni; inviti a manifestazioni che non danno adito all attivazione di un procedimento amministrativo; certificati e affini (es. visure) rilasciati allo sportello; documenti di occasione aventi carattere effimero (ringraziamenti, richieste di appuntamenti con i dirigenti, congratulazioni varie, condoglianze, ); qualunque altro tipo di comunicazione informale avente mera natura informativa e non amministrativa, eccetto casi particolari valutati dal responsabile; proposte di corsi di formazione o offerte di partecipazione a manifestazioni di natura promozionale. In questo caso la documentazione viene trasmessa, in forma cartacea, al responsabile dell area il quale, effettuate le dovute valutazioni, fa protocollare solo i documenti che danno origine ad un procedimento amministrativo. Non sono altrettanto soggetti a protocollazione: gazzette ufficiali; giornali; riviste; libri; opuscoli; pubblicazioni varie; depliant; del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 19

20 materiali pubblicitari; Documenti in arrivo Per documenti in arrivo si intendono tutti i documenti pervenuti alla Camera di Commercio. Dopo la registrazione e la classificazione, la versione informatica del documento, per il tramite del sistema di gestione del protocollo informatico, va, di norma, inviato al Dirigente o al titolare di posizione organizzativa competente per materia. Il documento nella stessa versione e con le stesse modalità può essere inviato per conoscenza a soggetti diversi dal titolare di posizione organizzativa. La registrazione di protocollo di un documento informatico, è eseguita dopo che l operatore addetto ne ha verificato l autenticità, la provenienza e l integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli su supporto cartaceo, con l aggiunta, tra i dati obbligatori, dell impronta del documento informatico, generata con la funzione di hash SHA-256 e registrata in forma non modificabile. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati. Il calcolo dell impronta previsto nell operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto Documenti in partenza Per documenti in partenza si intendono i documenti prodotti nell esercizio delle proprie funzioni dal personale in servizio presso la Camera di Commercio e diretti all esterno (destinatari esterni all ente). I documenti indirizzati all esterno della Camera di Commercio devono riportare, opportunamente evidenziate e se disponibili, le seguenti informazioni: a) logo della Camera di Commercio e dicitura Camera di Commercio di Teramo ; b) indirizzo completo della Camera di Commercio (via, numero, c.a.p., città, provincia); c) numero di telefono della Camera di Commercio; del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 20

21 d) numero di telefax della Camera di Commercio; e) indirizzo di posta elettronica della Camera di Commercio (cfr ); f) unità organizzativa responsabile con l eventuale indicazione dell area e del servizio di appartenenza; g) sigla del titolare di posizione organizzativa, del dirigente o del responsabile del procedimento ; h) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso (es.,../../.); i) numero e data di registrazione di protocollo; j) codice di classificazione; k) oggetto del documento; l) numero degli allegati al documento; m) eventuale nome informatico del documento (nome del file). Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni e ad altri corrispondenti dotati di casella di Post elettronica certificata, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) e comprendono anche: a) oggetto del documento; b) mittente/destinatario; Inoltre possono essere aggiunti: c) persona o ufficio destinatari; d) identificazione degli allegati; e) informazioni sul procedimento e sul trattamento Redazione dei documenti in partenza: originale e minuta Di norma i documenti in partenza sono informatici. Nel caso in cui il corrispondente non sia dotato di casella di Posta elettronica certificata, ne viene stampata una copia cartacea sulla quale viene apposta la dicitura: Copia di documento informatico conforme all originale ai sensi del decreto 23 n. 82/2005, e firmata in modo autografo dal responsabile del procedimento. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 21

22 Spedizione del documento in partenza Nel caso di spedizione postale tradizionale cartacea, deve essere spedita la copia del documento informatico come sopra descritto. Qualora i destinatari siano più di dieci, è autorizzata la spedizione di più copie cartacee dell originale informatico. In tal caso, la registrazione di protocollo riporterà nello spazio del corrispondente una dicitura generica della categoria dei destinatari, se omogenea, oppure la dicitura DIVERSI Documenti interni Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra settori e servizi della Camera di Commercio, o tra gli uffici (Unità organizzative responsabili) appartenenti ad un medesimo settore o servizio, afferenti alla medesima Area Organizzativa Omogenea. Essi si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo; b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. I documenti interni di preminente carattere informativo sono di norma memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici che, come tali, non devono essere protocollati. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti l attività svolta, come tali devono essere protocollati secondo le disposizioni previste nella sez. 3 e Modalità per la trasmissione dei documenti Il responsabile del procedimento amministrativo provvede alla trasmissione del documento in partenza, cioè alla sua spedizione, di norma entro il medesimo giorno lavorativo per ogni documento pervenuto al Servizio archivistico entro e non oltre le ore 12,00 di tutti i giorni lavorativi. Lo scambio di documenti, analogici ed informatici, può avvenire in cinque diverse modalità: 1. attraverso consegna a mano alla segreteria generale; 2. attraverso spedizione postale tradizionale; del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 22

23 3. attraverso fax come più specificamente descritto nei paragrafi seguenti; 4. attraverso la posta elettronica, come più specificamente descritto nei paragrafi seguenti; 5. attraverso sistemi di trasmissione telematica Telefax L uso del telefax soddisfa il requisito della forma scritta e quindi, non è necessario che sia seguito dalla trasmissione del documento originale (art e 43.6 del DPR 445/2000). Esso assicura una sufficiente certezza circa la provenienza del messaggio quindi, laddove la legge non preveda una forma particolare per la notificazione degli atti amministrativi, è ritenuto idoneo a far decorrere termini perentori (Cons. Stato n del 24/4/2002) Fax in arrivo L acquisizione dei fax in arrivo avviene tramite un sistema di Fax server integrato con il software di protocollo informatico e l operatore provvede al completamento della registrazione. Qualora il documento venga successivamente ricevuto anche per via ordinaria, dovrà essere rispettata la seguente procedura: a) Qualora si rilevi che il documento è già pervenuto per via fax ed è assolutamente identico al documento originale pervenuto per via ordinaria, l operatore di protocollo riporterà sullo stesso i dati di registrazione del documento precedentemente pervenuto via fax; b) Nel caso in cui l operatore di protocollo si accorga di qualche correzione, anche minima, nel documento pervenuto per via ordinaria rispetto al documento precedentemente pervenuto via fax, dovrà effettuare una nuova registrazione di protocollo: è il caso, ad esempio, dei documenti pervenuti via telefax senza né firma, né data, né numero di protocollo; c) In entrambi i casi a) e b), il documento viene inviato al titolare di posizione organizzativa, il quale inserirà il documento pervenuto per via ordinaria nel fascicolo relativo e vi allegherà il documento precedentemente pervenuto via fax; d) Il responsabile del Servizio archivistico (o l operatore protocollista) inserisce nel campo NOTE della registrazione di protocollo la dicitura originale pervenuto via posta ordinaria il../../.. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 23

24 Fax in partenza Il documento viene contestualmente registrato e inviato tramite il sistema di fax. Di norma, al documento inviato tramite fax non segue l originale Uso della posta elettronica Ai sensi del Codice dell Amministrazione digitale, un documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato. A tal fine la Camera di Commercio di Teramo ha definito la casella di posta elettronica cciaa.teramo@te.legalmail.camcom.it, adibita a finalità di protocollazione, e, ai sensi degli art del DPCM 31 ottobre 2000, risulta già iscritta presso l indice delle amministrazioni pubbliche (I.P.A.) Posta elettronica in arrivo Nel caso in cui il messaggio di posta elettronica pervenga alla casella di posta elettronica sopra indicata, esso dovrà essere immediatamente protocollato, utilizzando le funzionalità messe a disposizione dal sistema di protocollo informatico. Nel caso in cui il messaggio di posta elettronica pervenga ad una casella di posta elettronica diversa da quella sopra indicata, esso deve essere reinoltrato dal mittente all indirizzo di posta elettronica certificata dell Ente per la registrazione. Non verranno protocollate che pervengano ad un indirizzo diverso da quello adibito a finalità di protocollazione. Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio sia uno o più file ad esso allegati, purché corredati di firma digitale, secondo le indicazioni della normativa vigente. E sufficiente ricorrere a un semplice messaggio di posta elettronica per convocare riunioni (interne all ente), inviare comunicazioni d servizio o notizie dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione, diffondere circolari e ordini di servizio (gli originali si conservano nel fascicolo specifico), copie di documenti cartacei (copia immagine, l originale debitamente sottoscritto si conserva nel fascicolo specifico). A chi ne fa richiesta deve sempre essere data la risposta dell avvenuto ricevimento. La posta elettronica individuale non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di documenti a firma digitale per i quali è prevista una apposita casella ufficiale. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 24

25 Non è possibile inviare messaggi dalla casella di posta elettronica personale quando il contenuto di questi impegni l amministrazione verso terzi. Nel formato del messaggio è inserito automaticamente il seguente testo: Questo messaggio non impegna in alcun caso la Camera di Commercio e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale, esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le comunichiamo che, ai sensi dell articolo 616 Codice penale e del Dlgs 196/03, sono severamente proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché ogni azione correlata al contenuto dello stesso. Per la conservazione dei messaggi e dei documenti ricevuti via si rimanda alla Sez. VII relativa alla conservazione dei documenti informatici. Nel caso in cui il documento venga successivamente ricevuto anche per via ordinaria, dovrà essere rispettata la seguente procedura come descritta per il telefax al par Individuazione di tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di registrazione particolare Esistono tipologie di documenti che, per disposizioni normative o regolamentari od organizzative, sono soggetti a forme di trattamento e registrazione particolare. Tali documenti possono essere sottoposti a registrazione particolare (cfr. art. 53, comma 5 del DPR 445/2000) Delibere e determinazioni Le delibere e le determinazioni, in quanto documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell Amministrazione, di norma non sono registrati nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 25

26 Serie delle Delibere e delle Determinazioni e rispettivo repertorio generale Ciascun complesso delle delibere e delle determinazioni costituisce una serie. Ciascuna serie delle delibere e delle determinazioni deve essere corredata da un proprio repertorio generale. Nel repertorio generale va riportato un numero progressivo, denominato numero di repertorio, che identifica il documento all interno della serie. Il repertorio generale ha cadenza annuale, cioè inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Sono istituiti i seguenti repertori: a) Deliberazioni della Giunta Camerale; b) Deliberazioni del Consiglio Camerale; c) Provvedimenti d Urgenza del Presidente; d) Determinazioni dirigenziali; Dal 1 giugno 2010 per le Determinazioni e dal 1 gennaio 2011 per le Deliberazioni, in conseguenza della digitalizzazione dei relativi processi di lavoro, i repertori sono formati in modalità elettronica e vengono conservati in appositi fascicoli all interno del sistema del protocollo informatico. Rispettivamente dalle medesime date, gli originali delle Determinazioni e delle Deliberazioni sono formati sin dall origine in modalità elettronica, firmati digitalmente e conservati nel sistema del protocollo informatico Prodigi. (vedi Sezione VII del presente manuale) Gestione e archiviazione delle delibere e delle determinazioni Per ogni deliberazione e determinazione è prodotto un unico esemplare in formato digitale ferme restando le altre copie dichiarate conformi e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d ufficio. L originale viene conservato nel sistema del protocollo informatico Prodigi (vedi Sezione VII del presente manuale) all interno dei rispettivi fascicoli (serie delle delibere e serie delle determinazioni), ordinati secondo il numero di repertorio e accessibili dal sistema informatico di gestione documentale. (Vedi paragrafo 3.3 Software per la gestione degli iter informatizzati) del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 26

27 2.5.2 Registro delle Denunce al Registro delle Imprese Le seguenti tipologie di documento: a) le denunce di iscrizione, modifica o cancellazione al Registro delle Imprese, sia telematiche che cartacee, presentate allo sportello o inviate per posta; b) le domande di vidimazione dei libri contabili inviate per posta, sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Registro Imprese, ma le stesse vengono registrate anche nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio. Tutte le altre tipologie di documento gestite dall Ufficio Registro Imprese, quali, ad es.: a) le richieste di accertamento inviate a coloro che hanno presentato le domande; b) l invio dei suddetti accertamenti da parte dei diretti interessati; c) le richieste di visure/certificati/elenchi inviate per posta; d) l invio di visure/certificati/elenchi; e) le notifiche di fallimento (non il Modello CF); f) le dichiarazioni di conformità degli impiantisti, non sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Registro Imprese e vengono registrate nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio Registro dei Protesti Cambiari Le seguenti tipologie di documento: a) l elenco Protesti consegnato dall Ufficiale Levatore, preventivamente registrato; b) le istanze di cancellazione consegnate dal protestato; c) le istanze di annotazione consegnate dall Ufficiale Levatore d) provvedimenti del dirigente dell Ufficio protesti sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Protesti e pertanto non vengono registrati nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio I provvedimenti di cui al punto d) hanno un proprio repertorio specifico e non vengono pertanto ricompresi nel repertorio delle determinazioni generali. Tutte le altre tipologie di documento trattate dall Ufficio Protesti, quali, ad es.: del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 27

28 a) le comunicazioni di avvenuta cancellazione b) le comunicazioni di avvenuta annotazione non sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Protesti, e vengono pertanto registrati nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio Registro delle Richieste di Verifica Metrica Tutte le tipologie documentarie, comprese le richieste di verifica degli strumenti di misura, non sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Metrico e vengono pertanto registrate nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio Registro delle Domande di Brevetti e Marchi Le seguenti tipologie di documento: a) domande relative a marchi (ora anche internazionali); b) domande relative a brevetti (invenzioni, modelli di utilità, disegni e modelli); c) seguiti (annotazioni varie, trascrizioni) e istanze; d) tasse, sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Brevetti e pertanto non vengono registrate nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio. Tutte le altre tipologie di documento trattate dall Ufficio Brevetti, quali, ad es., l invio delle domande di brevetto al Ministero per lo sviluppo economico, non sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Brevetti, e vengono pertanto registrate nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio Registro dei Verbali di Sanzione Tutte le tipologie di documento trattate dall Ufficio Sanzioni, quali, ad es.: del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 28

29 a) le ordinanze di ingiunzione o proscioglimento; b) le ordinanze di confisca o dissequestro; c) l invio di memorie difensive o contro-deduzioni; d) l invio di notifiche e prescrizioni, sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Sanzioni, ma vengono comunque registrate nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio Registro dei Modelli Unici di Dichiarazione Ambientale (M.U.D.A.) I Modelli Unici di Dichiarazione ambientale (M.U.D.A.) sono soggetti a registrazione particolare da parte dell Ufficio MUDA e quindi non sono registrati nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio Registro delle Denunce ad Albi, Ruoli, Elenchi e Licenze Le seguenti tipologie di documento: a) le domande di iscrizione, modifica o cancellazione dagli albi, ruoli ed elenchi; b) le richieste di licenza; c) le richieste di accertamento dei titoli e dei requisiti morali inviate alle Questure, Prefetture e ai Tribunali; d) le comunicazioni in uscita, non sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Albi e Ruoli e pertanto vengono registrate nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio Registro delle Fatture Le seguenti tipologie di documento: a) le fatture attive sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Contabilità Generale, del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 29

30 b) le ricevute dei bollettini sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Provveditorato. Le fatture passive ricevute dall Ente non sono soggette a registrazione particolare da parte dell Ufficio Ragioneria e vengono registrate nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio Registro dei Verbali di Seduta Le seguenti tipologie di documento: a) verbali della Giunta Camerale; b) verbali del Consiglio Camerale, sono soggette a registrazione particolare annuale progressiva da parte della Segreteria Generale Registro di protocollo riservato A far data dal 01/01/2008 il Registro Riservato è abrogato. Qualsiasi tipo di comunicazione riservata (es. comunicazioni tra Segretario generale, Presidente, membri di Giunta o di Consiglio camerale ed altri, aventi una particolare rilevanza politica o dalla cui contestuale pubblicità possono sorgere pregiudizi) è gestita tramite il sistema di protocollo informatico, utilizzando l attributo di RISERVATO per la registrazione di protocollo. La protocollazione è affidata agli addetti al Servizio archivistico, agli addetti alla Segreteria generale e dell Ufficio personale. La documentazione concernente dati sensibili, come quella attinente la gestione del personale, è gestita come gli altri documenti non riservati poiché il programma informatico permette una visibilità gerarchica e quindi gestisce i dati sensibili ai sensi della L. 196/ Registro degli Ordini di Servizio Gli ordini di servizio e le comunicazioni al personale emessi dal Segretario Generale sono soggetti a registrazione particolare da parte dell Ufficio del Personale e pertanto non vengono registrati nel sistema di protocollo informatico della Camera di Commercio. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 30

31 Ciascun complesso degli ordini e delle comunicazioni di servizio costituisce una serie ed è corredata da un proprio repertorio generale. In tale repertorio, che ha cadenza annuale, va riportato il numero progressivo che identifica il documento all interno della serie. 2.6 Individuazione dei supporti utilizzati Presso il Servizio archivio e protocollo è attivata la riproduzione ottica dei documenti in arrivo con finalità sostitutive dell originale. I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti nel formato standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura Tipologie di documenti da archiviare otticamente Sono acquisite otticamente, con lo scanner, tutte le immagini dei documenti protocollati in arrivo e in partenza, eccetto i documenti informatici. Si scansiscono anche tutti gli allegati che non sono già stati acquisiti nel sistema documentario sia attraverso lo stesso registro di protocollo informatico (es. copie di lettere e documenti precedentemente protocollati e scannerizzati) sia attraverso altri applicativi di gestione documentale presenti in Camera di Commercio (es. determinazioni e delibere, visure, etc.). Qualora l allegato non debba essere scannerizzato è necessaria l autorizzazione del responsabile del Servizio. Presso il Registro delle Imprese si effettua l archiviazione ottica sostitutiva ai sensi di L. 581/95 e della delibera CNIPA 11/2004 efficace ai fini dell esibizione del documento. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 31

32 Sezione III La descrizione dei flussi documentali 3.1 Procedure per la ricezione dei documenti in arrivo (acquisizione, smistamento, assegnazione) L ha competenza esclusiva di apertura della corrispondenza e apposizione del timbro di arrivo. Lo stesso ufficio ha, inoltre, competenza esclusiva riguardo le operazioni di registrazione e di scansione dei documenti in arrivo salvo quanto visto nel par La corrispondenza in arrivo va aperta, a cura del responsabile del Protocollo informatico, nel medesimo giorno lavorativo di ricezione e protocollata, di norma, entro lo stesso giorno. Gli addetti del Servizio archivistico provvedono, inoltre, dopo la registrazione e l inserimento nel sistema di protocollo informatico del documento sottoposto a scansione in formato elettronico, alla trasmissione telematica agli uffici competenti. Il documento originale in formato cartaceo, salvo eccezioni disposte dal Segretario generale, viene direttamente inserito nell archivio corrente dagli addetti del Servizio archivistico per categoria e classe e in ordine cronologico di protocollazione Documenti in arrivo da non aprire La corrispondenza non viene aperta nei seguenti casi: a) corrispondenza riportante l indicazione offerta, gara d appalto, concorso o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara; b) corrispondenza indirizzata nominativamente (senza indicazione dell ente) oppure riportante l indicazione riservata, personale, confidenziale o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata. La corrispondenza descritta al punto a) e b) va inoltrata, nel caso di una gara,concorso o simili, direttamente al dirigente o al titolare di posizione organizzativa competente oppure, nel caso di corrispondenza privata, direttamente al destinatario. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 32

33 La corrispondenza riportante l indicazione offerta, gara d appalto, concorso o simili o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene protocollata chiusa in arrivo con l apposizione del numero di protocollo, della data di registrazione e della segnatura di classificazione direttamente sulla busta (plico o simili). Aperta la busta (plico o simili), il responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato e deve far pervenire l originale cartaceo al Servizio archivistico per la scansione del documento stesso Lettere anonime Dal momento che una delle funzioni più importanti del registro di protocollo è essenzialmente quella di attestare che un determinato documento è pervenuto presso l ente o è partito da un suo settore/ufficio, le lettere anonime vengono protocollate per testimoniarne l arrivo, indicando Anonimo nel campo del mittente e contrassegnando l oggetto come Riservato. Nel caso di lettere con firma illeggibile vanno anch esse protocollate con mitt. Anonimo e in nota Firma illeggibile Registrazione di un documento in arrivo La registrazione del documento in arrivo avviene attraverso l assegnazione dei seguenti elementi: a) data di registrazione b) numero di protocollo c) mittente d) oggetto e) numero e descrizione degli eventuali allegati f) data e numero del protocollo del documento in arrivo (se disponibili) g) classificazione h) impronta del documento (quando viene protocollato un documento informatico) del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 33

34 3.1.4 Smistamento e assegnazione di competenza Ogni documento deve essere smistato per competenza, di norma in modo telematico attraverso il sistema, al Dirigente o al Titolare di Posizione Organizzativa competente. Così come il documento cartaceo, anche la registrazione di protocollo sulla procedura informatica risulta in carico ad un determinato ufficio: ad altri settori od uffici, può essere inviata una copia del documento per conoscenza. Al fine di evitare disguidi e ritardi nella ricezione della corrispondenza, ciascun settore/ufficio deve provvedere a segnalare tempestivamente eventuali variazioni nelle proprie competenze o nella modulistica adottata Documenti afferenti a più affari o procedimenti amministrativi Qualora un documento partecipi a più procedimenti è possibile trasmetterlo attraverso il sistema a più destinatari Protocollo differito Qualora dalla mancata registrazione a protocollo del documento nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (concorsi, gare, appalti), con motivato provvedimento del responsabile del protocollo informatico si differiscono i termini di registrazione a protocollo. Per differimento dei termini di registrazione si intende il provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata Rilascio di ricevute Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, il Servizio archivistico è autorizzato a rilasciare apposita ricevuta predisposta dal sistema con il timbro e firma dell operatore. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 34

35 3.1.8 Flusso del documento in arrivo I documenti in arrivo di regola sono trasmessi in formato elettronico attraverso il sistema e per competenza ad una sola unità organizzativa responsabile, salvo eccezioni derivanti da esigenze operative dei responsabili dei procedimenti amministrativi relative soprattutto a protocolli interni. L unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo provvede ad assegnare il documento in arrivo a sé o ad altri (servizio, ufficio ecc.) Chiunque si accorga di aver ricevuto per errore tra la propria corrispondenza un documento inerente a procedimenti relativi ad altra unità organizzativa responsabile, deve tempestivamente comunicarlo a colui lo aveva assegnato e parimenti inoltrare informaticamente il documento. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica), la registrazione va annullata. 3.2 Procedure per la formazione e spedizione di documenti in partenza Il Servizio archivistico o i singoli responsabili del procedimento hanno competenza riguardo le operazioni di registrazione del documento in partenza ad eccezione di quanto descritto nel par Il responsabile del procedimento amministrativo produce un documento in partenza di norma informatico, lo registra e lo invia al Servizio archivistico per la spedizione, di norma entro il medesimo giorno lavorativo. Tutti gli uffici devono utilizzare tale modalità. La trasmissione dei documenti all esterno dell ente può avvenire per mezzo del servizio postale (lettera semplice, raccomandata, posta prioritaria, posta celere, etc.), per mezzo di corrieri, via fax o tramite la posta elettronica certificata. La scelta del mezzo di trasmissione più opportuno, quando non espressamente indicata dalla normativa vigente, spetta al responsabile del procedimento amministrativo. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 35

36 3.2.1 Spedizione plurima di documenti in partenza Nel caso di molteplici destinatari è consentito attribuire un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza acquisendo con mezzi informatici la lista dei destinatari, redatta da parte dell ufficio competente, che dovrà quindi comparire tra gli allegati del documento. 3.3 Software per la gestione degli iter informatizzati Dal 1 gennaio 2009, la Camera di Commercio ha adottato una piattaforma software denominata E GO, costruita dalla Camera di Commercio di Grosseto in Collaborazione con UnionCamere, per la gestione dei principali iter informatizzati. In particolare mediante E GO, la Camera di Commercio gestisce dal 1 gennaio 2009, l iter dei Provvedimenti di spesa e dal 1 giugno 2009 l iter delle Determinazioni e fatture passive e dal primo gennaio 2011, la gestione dell iter delle Deliberazioni di Giunta e di Consiglio. I documenti in oggetto vengono quindi fascicolati all interno del software di protocollo (Prodigi) che consente di richiamare a video l intero contenuto del fascicolo. Tramite il software in oggetto, l Ente gestisce anche le fatture passive, che arrivano in formato cartaceo, vengono scansite e inserite nel sistema che automaticamente ne consente la classificazione e la protocollazione interfacciandosi con il software di protocollo. L applicativo E GO consente la modellizzazione di iter documentali, agganciandosi a Prodigi per la componente di protocollo informatico e al software Oracle per la componente relativa ai dati di contabilità e con altri software per le componenti relative ad altri dati. E importante rilevare che E GO non effettua una replicazione dei dati residenti negli altri applicativi, ma si interfaccia con essi lavorando direttamente sulle loro banche dati. Nello svolgimento della fase istruttoria dei processi di lavoro, i dati risiedono temporaneamente nel database di E GO, per poi essere riversati negli applicativi in fase di conferma delle operazioni svolte dagli utenti. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 36

37 3.4 Albo pretorio informatico Come prescritto dalla normativa, (69/09 art. 32 c.5) la Camera di Commercio ha predisposto sul proprio sito web istituzionale, una sezione dedicata alla visualizzazione di Deliberazioni di Giunta e di Consiglio e delle Determinazioni Dirigenziali con firma digitale essendo native informatiche. Per quanto non specificato nel presente articolo, si rimanda al Regolamento per la corretta tenuta dell Albo Pretorio. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 37

38 Sezione IV La registrazione dei documenti nell applicazione Prodigi Il sistema di Protocollo Informatico è un sistema modulare che si compone di un nucleo base che assolve a funzionalità minime in quanto permette, come previsto dalla normativa in vigore, le operazioni di registratura, le operazioni di segnatura nonché le operazioni di classificazione che costituiscono funzioni necessarie e sufficienti per la sua tenuta. Il sistema è inoltre predisposto per essere integrato con funzionalità aggiuntive necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti ed all accessibilità alle informazioni. 4.1 Elementi del protocollo Il protocollo è composto da elementi obbligatori e da elementi gestionali. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico-probatorio mentre la registrazione degli elementi gestionali del protocollo è rilevante sul piano organizzativo-gestionale Gli elementi obbligatori del protocollo Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè quelli rilevanti sul piano giuridico-probatorio, sono: a) il numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile, è costituito da 23 cifre di cui le prime dodici identificano l amministrazione e l area organizzativa, quattro identificano l anno in corso e le restanti sette il numero progressivo del documento di riferimento; b) la data di registrazione assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile, è espressa nel formato anno/mese/giorno con l anno composto di quattro cifre; c) il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per i documenti spediti; del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 38

39 d) l oggetto; la modificabilità degli elementi c) e d) è regolamentata dall art. 54 del DPR 445/2000 che la rende possibile solo su apposita abilitazione del responsabile del protocollo informatico ed utilizzando una specifica procedura informatica di memorizzazione dei valori precedentemente assunti nonché dell ora e dell autore della stessa modifica. e) data e numero di protocollo del documento ricevuto qualora siano disponibili; f) l impronta del documento informatico, generata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile, qualora il documento sia stato inviato per via telematica; g) numero degli allegati; h) descrizione degli allegati Registrazione cosiddetta a fronte Ogni numero di protocollo individua un unico documento, attribuendogli data e provenienza certa. Ciascun documento, pertanto, recherà un solo numero di protocollo. Non può quindi essere utilizzato lo stesso numero di protocollo per registrare un documento in risposta ad un documento in arrivo utilizzando la cosiddetta registrazione a fronte, neppure se questa viene effettuata nel medesimo giorno o nella medesima sessione di registrazione del documento in arrivo. 4.2 Gli elementi gestionali del protocollo Nel protocollo informatico possono venire registrati elementi gestionali il cui scopo è di rendere quanto più efficace ed efficiente l azione amministrativa; questi elementi assumono rilevanza solo sul piano organizzativo e gestionale. Sono suddivisi sulla base delle funzionalità cui afferiscono che sono: a) dati di registrazione: 1. data di arrivo (nel formato anno/mese/giorno con l anno composto di quattro cifre); del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 39

40 2. data di spedizione (nel formato anno/mese/giorno con l anno composto di quattro cifre); 3. estremi del provvedimento di differimento dei termini di registratura, nel campo Note; 4. tipo di spedizione (posta ordinaria, corriere espresso, raccomandata con ricevuta di ritorno, telefax, ecc.); 5. collegamenti a documenti precedenti e susseguenti, nel campo Note; 6. immagine informatica del documento amministrativo; c) dati per la gestione dell archivio: 1. classificazione del documento attraverso il titolario (categoria, classe e fascicolo); 2. data di istruzione del fascicolo; 3. numero del fascicolo; 4. data di chiusura del fascicolo; 5. numero di repertorio della serie (delibere, decreti, verbali, circolari e contratti), nel campo Note; d) informazioni per la gestione delle banche dati: 1. indirizzo completo del mittente/destinatario (via, numero civico, c.a.p., città, provincia, stato); 2. indirizzo di posta elettronica. Rispetto alle possibilità consentite dallo strumento informatico, l Ente camerale di Teramo valorizza i seguenti campi: 1. gestione protocolli in uscita/interni: classificazione del documento; 2. gestione protocolli in entrata: data di arrivo, classificazione del documento. Ai fini della corretta tenuta del sistema informatico del protocollo e del pronto reperimento delle informazioni necessarie, è indispensabile che gli uffici scrivano il medesimo oggetto sempre nello stesso modo; è indispensabile, altresì, che gli operatori del Servizio archivistico scrivano in modo completo e corretto gli indirizzi dei mittenti e destinatari della corrispondenza in arrivo e in partenza. 4.3 Annullamento di una registrazione di protocollo del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 40

41 È consentito l annullamento di una registrazione a protocollo con una specifica funzione riservata al responsabile del Protocollo Informatico (come risulta dall Ordine di Servizio del Segretario Generale n. 436 del 20 gennaio 2003). L operazione avviene attraverso l apposizione della dicitura «annullato». Per indicare l annullamento la procedura riporta una dicitura ed un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire in tutti i casi la lettura di tutte le informazioni precedentemente registrate. 4.4 Inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori Nell ipotesi in cui si dovesse ricorrere alla modifica anche di una sola delle informazioni generate o assegnate in maniera automatica dal sistema, bisogna annullare l intera registrazione come descritto nel paragrafo precedente. Nel caso di eventuale annullamento anche di una sola delle altre informazioni registrate in forma non modificabile, il sistema, contestualmente all aggiornamento del dato con i valori corretti, memorizza nella banca dati il contenuto precedente assieme alle informazioni relative alla data, l ora ed all autore della modifica. È consentita la modifica di una informazione registrata in forma non modificabile con una specifica funzione riservata al responsabile del Protocollo Informatico e ad altri funzionari individuati con Ordine di Servizio del Segretario Generale n. 436 del 20 gennaio Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a- il numero di protocollo, costituito da sette cifre numeriche; tale numerazione si rinnova ad ogni inizio di anno solare; b- la data di protocollo; c- l identificazione in forma sintetica della Camera di Commercio in quanto AOO. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 41

42 L operazione di segnatura di protocollo va effettuata contestualmente all operazione di registrazione di protocollo e può includere il codice identificativo dell unità organizzativa responsabile (UOR) cui il documento è assegnato o il codice della UOR che ha prodotto il documento, l indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria qualora tali informazioni siano disponibili già dal momento della registrazione di protocollo. L operazione di segnatura per i documenti in arrivo viene eseguita attraverso l apposizione di apposita etichetta elaborata dal sistema. L operazione di segnatura dei documenti analogici in partenza avviene mediante l apposizione sul documento di numero e data di protocollo. Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible markup Lamguage (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) e comprendono anche: 1. oggetto del documento; 2. mittente/destinatario; 3. Inoltre possono essere aggiunti: 4. persona o ufficio destinatari; 5. identificazione degli allegati; 6. informazioni sul procedimento e sul trattamento. 4.6 Registro giornaliero Il Registro giornaliero di protocollo è costituito da tutte le informazioni inserite nell arco dello stesso giorno con le funzioni di registrazione. Tale operazione può essere effettuata, tramite una specifica funzione informatica, da uno qualsiasi degli operatori della unità organizzativa Protocollo e Archivio, opportunamente autorizzato e abilitato da parte del Responsabile del Servizio archivistico. Copia informatica del registro di protocollo viene conservata presso InfoCert, delegata e designata dalla Camera di Commercio ai fini della conservazione dei documenti digitali. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 42

43 4.7 Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico per effettuare le registrazioni di protocollo, ogni evento deve essere registrato su uno o più supporti alternativi (Registri di Emergenza). Su questi registri devono essere riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. Nell ipotesi in cui l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si dovesse protrarre per un periodo superiore alle ventiquattro ore, deve essere rilasciata, da parte del responsabile di protocollo, specifica autorizzazione per l uso del Registro di Emergenza. Il periodo massimo di autorizzazione all utilizzo del registro di emergenza è pari ad una settimana ed in ogni caso devono essere riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione nel registro stesso. Per ogni giornata in cui viene usato il registro di emergenza, è riportato sul registro stesso il numero totale di operazioni registrate. La numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle funzionalità del sistema informatico, dal numero successivo all ultimo registrato prima dell interruzione. Le informazioni relative ai documenti protocollati con il registro di emergenza sono inserite nel protocollo informatico, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Nel protocollo informatico saranno riportati tutti i dati trascritti nel registro di emergenza: ad ogni protocollo del registro sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, secondo la numerazione del protocollo informatico, ed a questo sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 43

44 Sezione V Organizzazione e gestione dell archivio corrente (classificazione e fascicolazione) 5.1 Tenuta del sistema di classificazione:procedure di mantenimento e aggiornamento Titolario di classificazione Per titolario di classificazione si intende un quadro alfanumerico di riferimento per l archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti. Il titolario di classificazione si suddivide in categorie, le quali si suddividono in classi e sottoclassi. Ogni classe o sottoclasse ha un numero variabile di fascicoli, in relazione agli affari e ai procedimenti amministrativi trattati. Essi vengono numerati progressivamente all interno della classe o sottoclasse di appartenenza e annotati nel repertorio dei fascicoli Aggiornamento del titolario Il titolario di classificazione delle Camere di Commercio è stato elaborato da un apposito gruppo di lavoro costituito all interno del Comitato Tecnico Scientifico degli Archivi delle Camere di Commercio che suggerisce alle camere gli aggiornamenti periodici. La Camera di Commercio ha adottato il titolario con delibera di Giunta Camerale n. 29 del 30/01/2001. Il titolario di classificazione adottato è contenuto in allegato al presente manuale. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 44

45 5.2 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta Il fascicolo è individuato da tre elementi: a) l anno di apertura (o di istruzione); b) il numero di repertorio, cioè un numero sequenziale all interno dell ultimo grado divisionale (ad es. classe o sottoclasse), da 1 a n con cadenza annuale; c) l oggetto, cioè una stringa di testo per descrivere compiutamente un affare o un procedimento amministrativo o più di questi insieme. A questi tre elementi vanno aggiunti i gradi divisionali, cioè la categoria, la classe e la sottoclasse nonché l unità organizzativa responsabile. L anno va separato dalla categoria da un trattino ( - ); la categoria va separata dagli altri gradi divisionali da una barretta ( / ); gli altri gradi divisionali, invece, vanno separati dal numero del fascicolo da un punto (. ); l oggetto del fascicolo va scritto tra virgolette caporali () (es /2.1). Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche camicia ), conforme al modello descritto in allegato al presente manuale (vedi allegato) Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo, sottofascicolo, inserto di competenza. L operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo. I documenti sono archiviati all interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l ordine cronologico di registrazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla propria data. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal responsabile del procedimento amministrativo, il quale è tenuto pertanto all aggiornamento del repertorio dei fascicoli e a decidere quali documenti inserire o mantenere nel fascicolo prima della sua archiviazione in archivio di deposito. Qualora un documento dia luogo all avvio di un nuovo procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento, assegnatario del documento stesso, provvederà all apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo, registrando sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico le seguenti informazioni: 1. categoria e classe del titolario di classificazione; 2. numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale indipendente per ogni classe); 3. oggetto del fascicolo; del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 45

46 4. data di apertura; 5. responsabile del procedimento; 6. eventuale livello di riservatezza; 7. tempo di conservazione. Nell ambito del repertorio dei fascicoli ricorrenti, la formazione di un nuovo fascicolo avverrà a cura del Responsabile del procedimento. L apertura di fascicoli non ricompresi nel repertorio dei fascicoli ricorrenti dovrà essere autorizzata dal Servizio archivistico e dovrà avvenire attraverso l'operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli del sistema informatico. Entro il mese di novembre il responsabile del Servizio archivistico provvede a formulare, sulla base del titolario, di concerto con le unità organizzative dell Amministrazione, il piano della fascicolazione per l anno successivo. Il Servizio archivistico verificherà con cadenza giornaliera l effettiva fascicolazione dei documenti protocollati e assegnati. I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell'archivio di deposito, nel caso di documenti cartacei, presso gli uffici di competenza. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all esaurimento dell attività. La data di chiusura si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto o acquisito. Spetta ai Responsabili di procedimento chiudere i fascicoli sia cartacei che informatici che si riferiscono a procedimenti o attività conclusi. Quindi, all inizio di ogni anno, gli uffici individueranno i fascicoli da versare all archivio di deposito dandone comunicazione al responsabile del Servizio archivistico, il quale provvederà al loro trasferimento e compilerà o aggiornerà il repertorio dei fascicoli. Delle operazioni di trasferimento dovrà essere lasciata traccia documentale o attivata l apposita funzione all interno del sistema informatico di gestione dei documenti tramite la specifica funzione del software di protocollo. Nel caso di fascicoli informatici, il responsabile del Servizio archivistico, provvederà a quel punto, sentiti i responsabili delle unità organizzative, a rimuovere o trasferire i fascicoli informatici e a versarli nelle unità informatiche di conservazione. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio corrente (art. 67 c. 2 DPR 445/2000) Tipologie del fascicolo I fascicoli possono essere di varie tipologie: a) fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi; del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 46

47 b) fascicoli del personale; c) fascicoli generali d) fascicoli per tipologie documentarie Fascicoli relativi a procedimenti amministrativi Il fascicolo procedimentale conserva una pluralità di documenti che rappresentano azioni amministrative omogenee e destinate a concludersi con un provvedimento finale. Una tipologia particolare di fascicoli relativi a procedimenti amministrativi sono i fascicoli anagrafici relativi alle posizioni iscritte nei diversi Albi e Registri tenuti dalla Camera di Commercio. Essi vengono aperti al momento della presentazione della domanda di iscrizione al relativo Registro o Albo e chiuso al momento in cui viene registrata la cessazione dell attività (d ufficio o su domanda dell interessato). I fascicoli anagrafici costituiscono una serie archivistica a parte e devono essere conservati in ordine di numero di iscrizione al relativo Albo o Registro. Caso particolarmente importante di questa tipologia di fascicoli è quella dei fascicoli del Registro delle Imprese. Essi vengono conservati in ordine di numero REA (Repertorio Economico Amministrativo) Fascicoli del personale Il fascicolo viene aperto al momento dell assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro. Il fascicolo viene chiuso al momento in cui cessa il rapporto di lavoro. I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica, da conservare in ordine di matricola o, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome. In ciascun fascicolo personale deve essere conservato almeno tutto ciò che attiene il trattamento giuridico economico ed eventuali procedimenti disciplinari; la documentazione come certificati medici, fogli di missione, autorizzazioni varie etc. può essere scartata in conformità a quanto stabilito dal massimario di selezione e scarto. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 47

48 5.2.5 Fascicoli Generali I fascicoli cosiddetti generali, sono una tipologia di fascicoli che si riferisce a tutte quelle attività amministrative che non danno avvio a procedimenti amministrativi (es. Comunicazioni semplici da e con i clienti) Fascicoli per tipologie documentarie Per fascicoli relativi a tipologie documentarie, si intende un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali, di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti (determinazioni, contratti, ) Classificazione dei documenti Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario. I documenti in arrivo sono classificati dal Servizio archivistico. I documenti prodotti dall Ente sono classificati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già classificati. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 48

49 Sezione VI Organizzazione e gestione dell archivio di deposito e storico 6.1 Versamento dei fascicoli Periodicamente - di norma una volta all anno tutti i fascicoli chiusi, raggruppati per classe, sono inseriti in corrispondenti liste di deposito, che il Responsabile del Servizio archivistico invia al Responsabile del procedimento di conservazione. I fascicoli personali vanno versati dall archivio d ufficio all archivio di deposito decorso l anno successivo alla data di cessazione dal servizio del dipendente; gli stessi, ai fini della tutela della privacy, analogamente a fascicoli contenenti dati sensibili, individuati di volta in volta dal responsabile del servizio, vengono conservati in armadi muniti di serratura la cui chiave è tenuta dal medesimo responsabile. ARCHIVIO DI DEPOSITO Ogni anno la documentazione cartacea ancora conservata viene trasferita all archivio di deposito e viene ordinata secondo quanto previsto dal piano di classificazione, aggiornando nel contempo l inventario topografico. Sui faldoni contenenti i documenti devono essere indicati i dati relativi alla classificazione e quelli relativi alla collocazione topografica; i primi dati sono immutabili, i secondi possono essere modificati se dovesse intervenire un mutamento dell organizzazione fisica dei locali d archivio. I documenti restano nell archivio di deposito per il tempo definito nel piano di conservazione (o massimario di scarto). La Camera di Teramo, decorso tale termine ed effettuate le operazioni di scarto, conserva permanentemente la documentazione nell archivio storico da tenersi secondo regole di sicurezza sui luoghi di lavoro e di ordinata tenuta e organizzata gestione dei documenti contenute nella legislazione amministrativa e in quella sui beni culturali e secondo gli eventuali suggerimenti della competente Soprintendenza Archivistica Regionale.. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 49

50 6.2 Definizione delle responsabilità delle unità organizzative Il responsabile del procedimento amministrativo è tenuto a conferire al responsabile del Servizio archivistico i fascicoli elettronici relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente, secondo la periodicità indicata nella sezione Selezione della documentazione Il Servizio archivistico predispone un elenco di documenti di cui proporre lo scarto. Tale elenco deve essere approvato dalla Giunta Camerale, e successivamente deve essere inviato alla Soprintendenza archivistica per l autorizzazione. In accompagnamento a tale elenco sarà trasmesso anche l atto decisionale assunto dall Amministrazione che fa propria la proposta di scarto, dando al contempo assicurazione che, relativamente ai documenti da scartare, non ci siano contenziosi in atto né accertamenti dell autorità giudiziaria e, ove del caso, siano stati effettuati tutti dovuti riscontri contabili. Una volta ricevuta l autorizzazione, in caso di documenti informatici conservati digitalmente, si provvede alla loro cancellazione dall archivio digitale secondo le procedure concordate con il Responsabile della conservazione, in caso di documenti cartacei, si procede alla loro distruzione fisica mediante la consegna di detta documentazione alla società di raccolta dei rifiuti che dovrà rilasciare apposita ricevuta di avvenuta distruzione dei documenti. La distruzione dei documenti cartacei è garantita dalla verbalizzazione di un apposita commissione di codesta Camera che presiede all operazione al fine di evitare usi impropri degli atti e a tutela della privacy. La selezione deve comunque essere effettuata prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata dell archivio storico. La selezione è l operazione con la quale vengono individuate le unità archivistiche da destinare alla conservazione permanente o da avviare allo scarto. Per effettuare la selezione si utilizza il massimario di conservazione o scarto. (Allegato 10) Il massimario è stato elaborato da un apposito gruppo di lavoro costituito all interno del Comitato Tecnico Scientifico degli Archivi delle Camere di Commercio. La Camera di Commercio lo ha adottato con delibera di Giunta Camerale n.337 del 30/12/1997. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 50

51 Sezione VII Conservazione dei documenti informatici 7.1 Modalità per la conservazione dei documenti informatici e dei sistemi di gestione informatica dei documenti 7.1 Modalità di svolgimento del servizio di conservazione dei documenti informatici La Camera di Commercio si è dotata del servizio LegalDoc di Infocert per la Conservazione sostitutiva a norma di legge e ha nominato Infocert, Responsabile della conservazione, a norma della delibera CNIPA n.11/2004. (Allegato n. 6) La Camera di commercio delega a InfoCert la responsabilità del procedimento di conservazione sostitutiva, che comporta anche l apposizione della marca temporale, della firma di controllo del procedimento effettuata tramite tecnologie di firma digitale e marcatura temporale dal Responsabile della Conservazione. Il Responsabile della conservazione per adempiere correttamente ai propri compiti, dovrà: - implementare e mantenere un idoneo sistema hardware e software, curandone i necessari aggiornamenti ed adeguamenti tecnologici; - definire il sistema di conservazione, ovvero le procedure informatiche ed organizzative in grado di gestire, in piena conformità con la normativa fiscale e tecnica in vigore, il processo di conservazione sostitutiva; - verificare costantemente il corretto funzionamento tecnico dei processi di conservazione; - definire requisiti del sistema e procedure interne (con particolare attenzione ai profili di sicurezza e tracciabilità) attraverso la redazione di un apposito manuale operativo; - verificare nel tempo disponibilità ed accessibilità dei programmi di conservazione e dei supporti di memorizzazione, nonché la leggibilità dei documenti conservati; - definire ed implementare le procedure organizzative ed informatiche atte ad esibire la documentazione conservata. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 51

52 Il servizio LegalDoc è un sistema di conservazione sostitutiva dei documenti a norma in modalità ASP (Application Service Providing) per le pubbliche amministrazioni, le imprese e i professionisti e consente alla Camera di Commercio di accedere ai servizi di conservazione a norma su sistemi remoti gestiti completamente da InfoCert. LegalDoc è un'applicazione Java in architettura distribuita, costituita da molte componenti. Presenta un'interfaccia SOAP Web Service e implementa la logica di business in un motore interno composto da vari processi che interagiscono per raggiungere gli scopi preposti. E' dotata di un'interfaccia WEB di amministrazione e attivazione dei Clienti, nonché di applicazione a supporto del Responsabile della Conservazione nell adempimento dei suoi obblighi. del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 52

53 Le funzioni principali disponibili in LegalDoc sono: - la conservazione del documento: il documento, ricevuto nel Data Center di InfoCert in formato digitale, viene conservato a norma di legge per tutta la durata prevista per la conservazione; del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi 53