WORKSHOP REGIONALE LIONS SULLE DONNE. Guida alla pianificazione

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1 WORKSHOP REGIONALE LIONS SULLE DONNE Guida alla pianificazione

2 WORKSHOP REGIONALE LIONS SULLE DONNE Guida alla pianificazione Indice Introduzione...3 Scopo...4 Informazioni generali sui workshop...4 Logistica...5 Chi dovrebbe partecipare? Dove dovrebbe aver luogo? Quando dovrebbe essere programmato? Qual è il budget? Di che materiale c è bisogno? Tempistica della pianificazione e Lista di controllo...6 Richiedere il contributo...7 Modello Lettera di invito...8 Modello Biglietto di invito...9 Pianificare il programma...10 Il ruolo del facilitatore Prima del workshop Il workshop: Modello del programma Dopo il workshop Argomenti suggeriti Risorse Modulo Richiesta contributo...15 Piano d azione post evento...17 Modulo Relazione/Rimborso spese...20 Regolamento di Contabilità...23 Modulo Nota spese...24 Workshop Regionale Lions sulle donne 1

3 Introduzione Le donne costituiscono la crescita demografica più veloce all interno di Lions Clubs International. Ora le donne rappresentano il 25% dei membri dei Lions club nel mondo, dato nettamente in crescita rispetto al 13,7% registrato nel Anche se si tratta di un dato rilevante, c è ancora molto da fare. Considerando che le donne rappresentano il 51% della popolazione mondiale, perché non dovrebbero costituire una percentuale simile dell affiliazione mondiale Lions? Lavorare per raggiungere questo obiettivo è una parte fondamentale per creare diversità, aggiungere nuove prospettive alle attività di club, espandere l affiliazione complessiva dei Lions e abbracciare le sfide crescenti nel volontariato in un mondo che, ora più che mai, ha bisogno dell aiuto dei Lions. Workshop Regionale Lions sulle donne 3

4 Scopo Una speciale enfasi al reclutamento femminile ha avuto inizio con l Iniziativa dedicata all Affiliazione Femminile Lions del 2003, sostituita dal Workshop Mondiale sulle Donne. Donne provenienti da tutte le parti del mondo si sono riunite per discutere su come i Lions possono essere più efficienti nel reclutare le donne nei club di tutto il mondo e farle restare dopo che si sono affiliate. In risposta ai suggerimenti raccolti durante il workshop, LCI ha adottato un linguaggio neutro quanto al sesso in tutte le pubblicazioni, ha sviluppato il Programma Simposio per la Famiglia e le Donne e ha istituito la posizione del responsabile dello sviluppo associativo e della partecipazione femminile (noto sotto il nome di specialista per l affiliazione familiare e femminile parte del Team per la crescita associativa del GMT). Nel periodo compreso fra il 2010 e 2011, grazie al successo del Workshop Mondiale sulle Donne, Lions Clubs International ha svolto diversi workshop sulle donne in tutto il mondo per raccogliere delle idee a livello regionale al fine di aumentare l affiliazione femminile e familiare Lions. Fra i suggerimenti risonanti scaturiti da ogni workshop, citiamo quello di sviluppare un Programma di Contributi per Workshop Regionali sulle Donne per aiutare i Lions a ripetere a livello locale questo tipo di workshop. Informazioni generali sui workshop Fra i partecipanti si devono contare dalle otto alle quattordici donne provenienti da tutti i livelli di leadership e affiliazione Lions. I workshop devono avere la durata di uno o due giorni e svolgersi presso una sede comoda della circoscrizione. Nel corso di ogni anno sociale Lions Clubs International fornirà un contributo massimo di US$ per workshop e di US$ per area costituzionale. Si prega di contattare il dipartimento Membership and New Club Programs presso LCI per verificare la disponibilità dei fondi nella vostra area (ved. Richiedere il contributo, pag. 7.) Idealmente, i workshop dovrebbero essere eventi a sé stanti; tuttavia, possono svolgersi prima o dopo un forum di area o un congresso distrettuale e multidistrettuale. Come i workshop sponsorizzati da LCI, il Workshop Regionale sulle Donne riunisce un piccolo gruppo di donne Lions da diversi livelli dell associazione per: Analizzare i fattori circostanziali al reclutamento e mantenimento delle donne nella propria specifica parte del mondo. Ideare strategie atte ad aumentare il numero delle donne nei Lions club. Creare piani d azione da far realizzare ai club, distretti e multidistretti nella propria circoscrizione. 4

5 Logistica Chi dovrebbe partecipare? Senza voler creare un evento aperto a tutti, in linea di massima, i partecipanti dovrebbero rappresentare la diversità culturale dei Lions della circoscrizione. Un consiglio su chi invitare può essere dato dai past direttori internazionali e da quelli attualmente in carica, dai team dei governatori distrettuali, dai leader GMT/GLT e dagli altri Lions qualificati della zona. Potrebbe essere utile chiedere un suggerimento alle donne Lions particolarmente rinomate nella circoscrizione, anche se il workshop non deve essere visto come una riunione di leadership o un evento di prestigio. Sono validi anche i punti di vista e le idee di Lions nuovi e giovani e fra gli invitati potrebbero esserci dei Lions che conoscete personalmente. Dove dovrebbe aver luogo? Il workshop dovrebbe svolgersi in un hotel o in un centro congressi in posizione centrale rispetto alla circoscrizione o presso una destinazione di viaggio particolarmente comoda. Chiedete agli altri Lions che hanno organizzato delle riunioni di più giorni nella circoscrizione per avere dei nominativi di sedi affidabili ed economiche. Potrebbe essere necessario prenotare un gruppo di camere di hotel per i partecipanti e gli organizzatori. Fate in modo che durante il workshop sia previsto almeno un rinfresco con caffé e the al mattino, e un servizio di catering per il pranzo. A seconda del vostro budget, potete coordinare tutti i pasti in modo da promuovere uno spirito di cameratismo e collaborazione. Quando dovrebbe essere programmato? Nello scegliere la data, tenete conto che saranno necessari tre o quattro mesi per la programmazione e preparazione (ved. Tempistica della pianificazione e Lista di controllo, pag. 6). Assicuratevi di valutare festività nazionali o religiose e conflitti con i principali eventi di Lions Clubs International che potrebbero causare la mancata partecipazione degli invitati. Qual è il budget? Lions Clubs International mette a disposizione fino a US$ per workshop (ved. Richiedere il contributo, pag. 7.) Potrebbero essere necessari altri contributi. Di che materiale c è bisogno? Non trascurate i piccoli dettagli nel giorno dell evento. Possono causare un grande ostacolo al successo del workshop. Valutate la disponibilità di: Cartellini nominativi per i partecipanti e/o cartellini per il tavolo della riunione Blocchi per appunti, penne e matite Un cavalletto e una lavagna a fogli mobili o una lavagna bianca Acqua e relativi bicchieri per il tavolo della riunione Nastro adesivo, forbici, pennarelli (indelebili e per la lavagna bianca) in diversi colori Altri articoli d ufficio su richiesta Se durante il workshop ci sono delle presentazioni audio-visive, valutate se la struttura è sufficiente per le vostre necessità e se le strumentazioni devono essere noleggiate o se vi possono essere portate. Prima dell evento, controllate che tutte le disposizioni siano state confermate per iscritto. Workshop Regionale Lions sulle donne 5

6 Tempistica della pianificazione e Lista di controllo Utilizzate questa lista di controllo per pianificare e svolgere il vostro evento. Potete aggiungere o eliminare le voci in base al vostro evento. Almeno tre mesi prima Formare un comitato organizzativo per contribuire a pianificare il workshop. Fissare una data. Prenotare una sede e confermare per iscritto. Determinare il formato del workshop e chi dovrebbe essere invitato. Richiedere un contributo per il workshop (ved. Richiedere il contributo, pag. 7.) Richiedere qualsiasi altro contributo necessario agli enti locali. Due mesi prima Assicurarsi che un Lion di tutto rispetto firmi la lettera d invito. Creare gli inviti e stamparli. Preparare una lista di persone cui inviare gli inviti. Cercare/prenotare un servizio di ristorazione, se non fornito dalla struttura. Cercare/prenotare la strumentazione audio visiva, se non presente nella struttura. Sei settimane prima Spedire gli inviti. Cominciare a creare il programma. Ordinare i depliant necessari e le altre risorse a LCI. Un mese prima Contattare personalmente le organizzazioni e i soggetti chiave. Acquistare materiale vario blocchi con fogli ribaltabili per scrivere le idee durante il brainstorming, pennarelli, penne, blocchi per appunti, targhette nominative, etc. 6

7 Richiedere il contributo Dopo aver definito la logistica principale, potete richiedere il contributo a Lions Clubs International. Durante ogni anno sociale c è un tetto massimo disponibile di US$ per ogni workshop e fino a un totale di US$ per area costituzionale. Un area può ricevere i contributi solamente una volta ogni due anni. I fondi sono disponibili in base all ordine di ricevimento. Si prega di contattare Lions Clubs International prima di presentare la propria domanda per determinare se i fondi sono disponibili per la propria area. Qualora non lo fossero, potete presentare la domanda dopo l 1 marzo nel caso ci fossero ancora dei fondi inutilizzati in altre aree. Per richiedere il contributo, dovete compilare e presentare il modulo richiesta contributo (pag. 15), fornire un budget dettagliato (pag. 16), un programma preliminare e la firma del governatore distrettuale o di un suo pari. La domanda di contributo sarà presa in esame ed entro 30 giorni lavorativi dal suo ricevimento sarà inviata una risposta. I contributi approvati saranno rimborsati dopo lo svolgimento dell evento e solo se sarà inviato al dipartimento Membership and New Club Programs un rapporto dell evento unitamente alla documentazione richiesta dal Regolamento di Contabilità (pag. 23). Utilizzare il Modulo Relazione/Rimborso e il Modulo Standard Nota spese inclusi in questa guida per richiedere il contributo (pp. 21 e 24). Le domande dovranno pervenire almeno tre mesi prima del vostro evento. Saranno rimborsati solamente i workshop preventivamente approvati su ricevimento della documentazione richiesta. Dopo lo svolgimento dell evento, non sarà presa in esame nessuna nota spese non approvata. Workshop Regionale Lions sulle donne 7

8 Modello Lettera di invito Lo spedire gli inviti firmati da un Lion molto conosciuto e ben rispettato nella vostra circoscrizione contribuirà a massimizzare la risposta e la partecipazione. Gentile Lion, a nome del Presidente Internazionale (nome), ho il piacere di invitarla a partecipare a un programma speciale che contribuirà a formare il futuro dei Lions club in (paesi o aree rappresentate nel workshop). Aumentare il numero delle donne nei nostri club ed espandere le loro opportunità di fare service è fondamentale per l associazione e la nostra circoscrizione, come pure per le persone che serviamo. Quale sostegno nell affrontare questa sfida, si terrà un Workshop Regionale sulle Donne di due giorni a (sede) il (date). Il workshop riunirà dagli 8 ai 14 Lions dai (distretti e multidistretti) per esaminare i fattori circostanziali al reclutamento e al service delle donne, ideare strategie per aumentare la partecipazione delle donne e creare un piano d azione che i distretti e i multidistretti possono realizzare. Come partecipante, avrà l occasione di discutere su domande specifiche relative al service Lions femminile nella nostra circoscrizione e formulare domande di suo interesse. Conferenze e workshop simili hanno contribuito a molti cambiamenti positivi in Lions Clubs International. Nel 2003 un gruppo di 14 donne Lion guida si sono riunite per una conferenza a Chicago. Questo è stato il punto iniziale dell Iniziativa dedicata all Affiliazione Familiare e Femminile che ha contributo ad aumentare il numero delle donne nei Lions club dal 13% nel 2003 al 25% odierno. Nel 2010 e 2011, i workshop regionali di tutto il mondo hanno permesso la stesura di piani d azione per aumentare la partecipazione femminile in queste aree costituzionali. Siccome le culture e le condizioni sono diverse nelle varie parti del mondo, e anche nelle stesse aree costituzionali, l associazione ritiene che sia giunto il momento di concentrarsi sull iniziativa a livello di circoscrizione. Ecco come potrà dare il suo contributo. Sia che la sua carriera di Lion sia di lunga data e distinta o che sia solo all inizio, la sua opinione è preziosa e alla sua voce sarà dato ascolto. I workshop regionali sulle donne hanno il pieno appoggio del Consiglio di Amministrazione di Lions Clubs International e hanno il sostegno dei più alti livelli dell associazione. Spero che prenderà parte a questa occasione unica. Si prega di rispondere (nome e dati di contatto) entro il (data) a conferma della propria partecipazione al workshop. Cordiali saluti. (Un Lion illustre) 8

9 Modello Biglietto di invito Aggiungendo la nota data da ricordare, ci si assicura che il biglietto contenga tutte le informazioni necessarie in una forma chiara e che ci siano maggiori probabilità di risposta e presenza. Che cosa: Quando: Dove: Si prega di rispondere: Workshop Regionale Lions sulle donne (Data) e (data) I giorno, dalle (ora) alle (ora) II giorno, dalle (ora) alle (ora) (Nome del luogo) (Luogo) Entro (data) (Nome) (Dati di contatto) I dettagli relativi al viaggio, alloggio e altro saranno forniti dopo il ricevimento della vostra conferma di partecipazione. Workshop Regionale Lions sulle donne 9

10 Pianificare il programma Il ruolo del facilitatore I workshop regionali sulle donne saranno condotti da un facilitatore. Gli organizzatori del workshop possono anche fungere da facilitatori oppure possono richiedere l aiuto di un Lion più esperto (N.B.: i Lions che sono membri del GMT, GLT o che hanno concluso con successo un Corso di Formazione Docenti hanno spesso le capacità e l esperienza per la facilitazione di un gruppo). Il ruolo del facilitatore è simile a quello di un responsabile di riunione, ma se ne differenzia per due importanti fattori. I facilitatori non dovrebbero controllare o guidare la discussione; essi dovrebbero invece semplificare l apertura della discussione e aiutare il gruppo ad arrivare a delle conclusioni su questioni appena discusse. I facilitatori devono essere imparziali e non devono far trasparire il loro punto di vista durante la discussione. Per la buona riuscita di un workshop, il facilitatore dovrebbe fare quanto segue: Cominciare e finire le sessioni del workshop con puntualità. Assicurarsi che tutti possano essere ascoltati. Riportare le idee su una lavagna a fogli mobili, su una lavagna bianca o sul computer. Controllare che la strumentazione audio-visiva sia funzionante e pronta all uso. Aiutare il gruppo a dare priorità ai temi inerenti la discussione. Dare degli esercizi e attività che stimolino la discussione. Mantenere le discussioni sull argomento. Le caratteristiche di un bravo facilitatore di un workshop includono l essere: organizzato e preparato; un buon ascoltatore; capace di sintetizzare e riassumere le idee discusse; un buon presentatore; entusiasta sul service delle donne come Lions; flessibile nel gestire i problemi e le emergenze; capace di leggere i membri del gruppo e capire quando è necessario fare una pausa non programmata o quando è preferibile non seguire il programma e continuare una discussione; bene informato su Lions Clubs International. Prima del workshop Valutare l assegnazione di un compito per casa prima del workshop ai partecipanti che potranno avere un idea su che cosa li aspetta e una preparazione sugli argomenti che saranno discussi. I compiti possono essere di base come il rispondere a semplici domande personali o riguardare la raccolta di informazioni ed esempi relativi agli argomenti del workshop.

11 Il workshop: Modello del programma Il seguente modello del programma può essere usato nel programmare il vostro simposio. Può essere adattato alle esigenze specifiche della vostra circoscrizione. I Giorno 1. Benvenuto 15 minuti Ringraziare della partecipazione Logistica e gestione dell ufficio ubicazione toilette, orari delle pause e del pranzo Stabilire delle regole di base per il rispetto e la buona educazione Panoramica sull ordine del giorno 2. Panoramica su Le donne nel Lions Clubs International 15 minuti Assicurarsi che tutti i partecipanti siano sulla stessa lunghezza d onda in merito ai dati di base sulle donne nei Lions. Utilizzare l opuscolo sulla Storia delle donne nei Lions e relativo PowerPoint per fornire una formazione e dei dati attuali. Le statistiche locali sull affiliazione sono disponibili nel Rapporto Cumulativo e Sommario Soci. 3. Rompighiaccio 15 minuti Rompighiaccio sono attività leggere e divertenti che preparano la strada a una discussione produttiva permettendo ai partecipanti di conoscersi e sentirsi a proprio agio con gli altri (N.B.: Rompighiaccio, le attività di team building ed energizzanti sono disponibili sul sito internet LCI digitando rompighiaccio nella casella di ricerca. Le attività sono state sviluppate per la formazione della leadership Lions ma possono essere facilmente adattate ai workshop regionali sulle donne). 4. Controllo dei compiti per casa, se assegnati 15 minuti 5. Selezionare e dare priorità agli argomenti di discussione tratti da una lista già pronta (ved. Argomenti Suggeriti, pag. 14) 30 minuti 6. Pausa 15 minuti 7. Primo argomento di discussione, gruppo completo 15 minuti 8. Piccoli gruppi (ciascuno composto da due a quattro persone) per approfondire l argomento e suggerire le fasi d azione 30 minuti 9. Piccoli gruppi relazionano sulla discussione e presentano le fasi d azione 30 minuti Raccogliere e riportare le idee scaturite. 10. Pranzo 1 ora 11. Secondo argomento di discussione, gruppo completo 15 minuti 12. Piccoli gruppi (ciascuno composto da due a quattro persone) per approfondire l argomento e suggerire le fasi d azione 30 minuti 13. Piccoli gruppi relazionano sulla discussione e presentano le fasi d azione 30 minuti Le idee scaturite vengono raccolte e registrate. 14. Pausa 15 minuti 15. Terzo argomento di discussione, gruppo completo 15 minuti 16. Piccoli gruppi (ciascuno composto da due a quattro persone) per approfondire l argomento e suggerire le fasi d azione 30 minuti 17. Piccoli gruppi relazionano sulla discussione e presentano le fasi d azione 30 minuti Raccogliere e riportare le idee scaturite. 18. Chiusura 15 minuti Riepilogare l attività del I Giorno Controllare il programma del II Giorno Workshop Regionale Lions sulle donne 11

12 Il workshop: Modello del programma Il modello del programma seguente può essere usato nel programmare il vostro simposio. Può essere adattato alle esigenze specifiche della vostra circoscrizione. II Giorno 1. Benvenuto 15 minuti Ricordare la logistica e la gestione dell ufficio Ripassare i risultati del I Giorno Panoramica del programma del II Giorno 2. Introduzione e discussione dell esercizio Segnale Stradale 15 minuti Basandosi sulla luce rossa, gialla e verde di un semaforo, a piccoli gruppi si creano delle liste per tre categorie: Verde cose che i Lions dovrebbero COMINCIARE a fare per attirare e mantenere soci femminili. Giallo cose che i Lions dovrebbero CONTINUARE a fare. Rosso cose che i Lions dovrebbero SMETTERE di fare. 3. I piccoli gruppi presentano le liste Verdi, Gialle e Rosse 30 minuti Le liste vengono raccolte e registrate dando speciale enfasi alle voci in comune a più gruppi. 4. Pausa 15 minuti 5. Discussione del gruppo al completo per riassumere i risultati 1 ora Creare piani d azione specifici (utilizzare il Piano d azione post evento del Workshop Regionale Lions sulle donne di pag. 17). Includere commenti aggiuntivi, idee e sollevare delle domande per nuove discussioni. 6. Chiusura 15 minuti Ringraziare tutti i partecipanti e gli organizzatori. 7. Pranzo e partenze 12

13 Dopo il workshop Inviare una nota a tutti i partecipanti ringraziandoli per il loro tempo, le loro idee ed esprimere il ringraziamento a nome di tutti i Lions della circoscrizione. Abbozzare una relazione sulle idee scaturite durante il workshop e inviarla a tutti i partecipanti per eventuali correzioni e commenti. Condividere il rapporto finale, unitamente al piano d azione suggerito, con il/i vostro/i governatore/i distrettuale/i, i membri del GMT distrettuale e multidistrettuale e altri leader Lion come appropriato. Includere il Modulo di Relazione/Rimborso. Workshop Regionale Lions sulle donne 13

14 Esempi di argomenti Di seguito elenchiamo alcune domande che potranno esservi utili nel creare una lista di argomenti per una possibile discussione durante il vostro workshop. La lista non è definitiva e nessuna domanda è obbligatoria. Controllate che gli argomenti specifici della vostra parte del mondo siano stati inclusi. Che tipo di donne vorreste avere al vostro fianco nel service di un Lions club? Quali qualità possiedono? Dove sono? Come si può arrivare a loro? Acquisire nuove capacità come parlare in pubblico o leadership è un motivo importante per cui le donne hanno scelto il service Lions? Discutere. In quale modo i membri dei Lioness club possono essere motivati a diventare dei soci a tutti gli effetti dei Lions club? Che tipo di progetti di service sono più interessanti per le donne? Quanto importanti sono i programmi familiari come il Programma di Affiliazione Familiare e il Programma Cuccioli nell attirare le donne nei Lions club? Lions Clubs International fornisce risorse sufficienti come brochure, PowerPoint e presentazioni audio-visive per sviluppare l affiliazione femminile? Quanto efficienti sono quelli attualmente disponibili? Se le donne costituiscono il 51% della popolazione mondiale, l affiliazione femminile nei Lions non dovrebbe riflettere questa percentuale? Questo è un obiettivo realistico? È importante per l associazione raggiungere o avvicinarsi a questo dato? I club prevalentemente maschili come possono essere motivati a cercare in modo attivo dei soci femminili? Quali azioni dovrebbero intraprendere i club per mantenere i nuovi soci femminili? Sono diverse da quelle necessarie per mantenere i nuovi soci maschili Lions? I costi di affiliazione e le quote sono un fattore per cui le donne scelgono i Lions club? Le quote internazionali sono troppo alte? Le quote locali sono troppo alte? Come si possono gestire queste quote? Quale ruolo dovrebbero rivestire le donne Lions attive nel portare più donne nei loro club? Che tipo di riconoscimento dovrebbero ricevere i club e i singoli Lions per aver riscosso un grande successo nello sviluppare l affiliazione femminile? Che tipo di pubblicità garantisce maggiori risultati per raggiungere le donne che sono potenziali membri dei Lions club? In che modo si può migliorare la posizione della famiglia e dello specialista femminile all interno del GMT? La struttura della leadership nei Lions club rende l affiliazione più, meno o per niente interessante per le donne? Come si potrebbe cambiare la struttura della leadership per renderla più interessante? Le riunioni dei Lions club e il modo con cui sono condotte rendono l affiliazione più, meno o per niente interessante per le donne? Come si potrebbero cambiare le riunioni per renderle più interessanti? In che modo si potrebbe motivare il coniuge di un Lion a diventare membro di un Lions club? In che modo si potrebbero rendere i Lions club più interessanti per le giovani donne? In quali luoghi impensati si potrebbero trovare delle donne che sono potenziali Lions? Avere un padre, un nonno o un altro membro familiare che sia stato un Lion, sembra essere un fattore importante nell influenzare le donne ad affiliarsi in un Lions club. Che cosa può fare l associazione e che cosa possono fare i singoli club per trarre vantaggio da questo? 14

15 Workshop Regionale Lions sulle donne Richiesta di Finanziamento (In stampatello) Lion organizzatore Nome: Titolo: Nome del club: Distretto: Paese: Indirizzo: Città: Provincia: C.A.P.: Dettagli del workshop Titolo del workshop: Data del workshop: Distretto/MD: Sede: Nome del facilitatore: Ammontare dei fondi richiesti: Numero previsto dei partecipanti: Si prega di descrivere ciò che serve per dedicarsi all affiliazione femminile nella vostra area. Si prega di descrivere gli eventi del workshop proposti, includendo la tipologia, i relatori, la componente del reclutamento soci, ulteriori attività, etc. Spiegare dettagliatamente gli obiettivi del workshop. In che modo gli eventi del workshop saranno diretti a ottenere questi obiettivi? Il workshop si svolgerà in concomitanza con un altro evento? Se sì, descrivere. Allegare un programma che elenchi le attività e gli oratori. Considerato lo spazio limitato e le risposte potenzialmente lunghe, valutare di suggerire l utilizzo di fogli aggiuntivi prima di fare le domande. Workshop Regionale Lions sulle donne 15

16 Budget proposto Affitto del locale: Strumentazioni audio/visive: Stampe (inviti, eserciziari, etc.): Spese postali: Articoli d ufficio: Cibo/bevande: Spese del facilitatore: Altro (si prega di specificare): Totale: Firma del Governatore Distrettuale/Presidente del Consiglio Data Si prega di inviare il presente modulo debitamente compilato a: Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL USA memberprog@lionsclubs.org Fax:

17 Workshop Regionale Lions sulle donne Piano d azione post evento (In stampatello) Distretto/MD: Titolo/data del workshop: Risultati chiave degli argomenti discussi: Idee del programma: Piano d azione 1 Obiettivo: Priorità: Arco temporale: Azione Chi è responsabile Data di esecuzione Workshop Regionale Lions sulle donne 17

18 Piano d azione 2 Obiettivo: Priorità: Arco temporale: Azione Chi è responsabile Data di esecuzione Piano d azione 3 Obiettivo: Priorità: Arco temporale: Azione Chi è responsabile Data di esecuzione 18

19 Piano d azione 4 Obiettivo: Priorità: Arco temporale: Azione Chi è responsabile Data di esecuzione Piano d azione 5 Obiettivo: Priorità: Arco temporale: Azione Chi è responsabile Data di esecuzione Workshop Regionale Lions sulle donne 19

20 Workshop Regionale Lions sulle donne Modulo Relazione/Rimborso spese (In stampatello) Lion organizzatore Nome: Titolo: Nome del club: Distretto: Paese: Indirizzo: Città: Provincia: C.A.P.: Dettagli del workshop Titolo del workshop: Data del workshop: Distretto/MD: Sede: Nome del facilitatore: Lista dei partecipanti (nome e titolo del Lion) Breve descrizione dell evento: Successi e idee per migliorare: Argomento/i trattato/i: 20

21 Workshop Regionale Lions sulle donne Voci chiave da cui partire, continuare e su cui fermarsi: Inizio Continuazione Fine Altri risultati chiave: Piani d azione delineati: Firma dell organizzatore Data Firma del Governatore Distrettuale/Presidente del Consiglio Data Si prega di spedire il modulo debitamente compilato, insieme alle ricevute e al Modulo Nota spese a: Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL , USA memberprog@lionsclubs.org Fax: I moduli devono pervenire entro 30 giorni dal termine dell evento. Solamente i workshop che sono stati preventivamente approvati avranno diritto al rimborso. Workshop Regionale Lions sulle donne 21

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23 Regolamento di contabilità 1. Budget I workshop regionali sulle donne saranno rimborsati per l importo approvato dal dipartimento Membership & New Club Programs. Le spese rimborsabili possono essere sostenute solamente dopo l avvenuta approvazione della Domanda di Contributo per il Workshop Lions Regionale sulle donne. 2. Invio delle note spese a. Moduli ufficiali Le note spese devono essere presentate utilizzando il Modulo Nota spese per il Workshop Lions Regionale sulle donne insieme al Modulo Relazione/Rimborso spese per il Workshop Lions Regionale sulle donne. Le voci devono essere debitamente dettagliate, le colonne devono riportare il totale e, dove richiesto, devono essere allegate le ricevute dettagliate in originale. Si accettano copie via fax o in formato elettronico, salvo diversa indicazione. b. Firme La nota spese e il modulo relazione/rimborso devono riportare la firma del Lion organizzatore e del governatore distrettuale o del presidente di Consiglio. c. Scadenza Al termine del workshop, la nota spese e il modulo relazione/rimborso devono essere inviati mezzo posta entro 30 giorni al dipartimento Membership and New Club Programs presso LCI. Per le note spese pervenute dopo 120 giorni dal termine del workshop, il rimborso non sarà preso in esame. 3. Spese rimborsabili Le spese rimborsabili riguardano l affitto del locale, il noleggio della strumentazione audio-visiva, stampe, spese postali, articoli d ufficio, cibo e bevande durante il workshop, spese del facilitatore e materiale vario. Le spese del facilitatore si intendono rimborsabili come segue: Costi del facilitatore LCI provvederà a rimborsare il costo dei servizi resi dal facilitatore. Si richiede una fattura e una copia del pagamento. Trasporto del facilitatore Le spese di trasporto via terra da e per il workshop saranno a carico di LCI, incluso il chilometraggio (US$ 0,25/Km) o il costo effettivo di treno, bus, taxi, etc. LCI non rimborserà biglietti aerei. Alloggio del facilitatore LCI rimborserà fino a due notti su una camera singola standard di hotel. Pasti del facilitatore LCI rimborserà il costo dei pasti (se presenti) all arrivo presso il simposio, durante e prima della partenza dal workshop. Mance per il facilitatore LCI rimborserà le mance fino a US$ 1 per valigia e fino al 10% del costo del taxi. Le spese non rimborsabili includono bevande alcoliche, assicurazione medica, spese extra del relatore, telefono, lavanderia, film, assicurazione di viaggio, altre spese personali, spese non propriamente documentate e spese che eccedono il budget consentito. 4. Rimborso Il rimborso sarà effettuato al distretto o al multidistretto del richiedente. Nei paesi in cui LCI ha dei conti correnti, il rimborso sarà eseguito nella valuta locale del richiedente; altrimenti, saranno utilizzati i dollari USA in base ai Tassi di Cambio Lions del mese dell evento del workshop. 5. Notifica sulla copertura dell assicurazione medica Lions Clubs International non offre alcuna copertura medica assicurativa ai propri soci, sia che questi stiano svolgendo attività lionistiche o meno. Di conseguenza, in occasione di viaggi personali o di carattere lionistico, è consigliabile avere una sufficiente copertura medica assicurativa propria. Molte polizze assicurative non coprono gli assicurati al di fuori del proprio paese e, a volte, neppure al di fuori della propria città o provincia. Questo trova particolare applicazione nell assicurazione Medicare statunitense, che è valida solamente negli USA, ma anche in altre polizze sanitarie di tipo statale o privato. Trattandosi di una questione personale che varia da persona a persona, si prega di esaminare attentamente la propria situazione e quella dei vostri familiari e amici. Onorario/regalo del facilitatore Al posto dei servizi resi, LCI provvederà a rimborsare un regalo per un valore massimo di US$ 100. Workshop Regionale Lions sulle donne 23

24 Workshop Regionale Lions sulle donne Modulo Nota Spese 24 Tutte le spese relative a un workshop regionale sulle donne devono essere accompagnate da un modulo di relazione/rimborso. Si prega di consultare la Guida alla pianificazione di un Workshop Lions Regionale sulle donne per le spese rimborsabili. Spese del programma Spese del facilitatore Pasti del partecipante/facilitatore (Lista dei partecipanti obbligatoria) Automobile* Stampe Spese postali, Articoli d ufficio Spese varie Totali Affitto struttura Strumentazione Linea aerea, Taxi Parcheggio, Pedaggio autostradale Alloggio Altro US$ 0,31/Km Numero dei chilometri Data Colazione Pranzo Cena Totale Dettagliare e allegare tutte le ricevute. Si prega di utilizzare un modulo per ciascuna valuta e annotare la valuta pagata. Si prega di non effettuare il cambio valuta. *Per il rimborso chilometrico, si deve allegare la copia di una piantina online che documenti la distanza percorsa. Dichiaro che, per quanto di mia conoscenza, tutte le spese ivi elencate sono state effettivamente sostenute nel rispetto e in conformità con il Regolamento di Contabilità dell associazione dei Workshop Regionali sulle donne. Sono consapevole che, in virtù della sottoscrizione, questa nota spese diventerà parte degli archivi ufficiali dell associazione e potrà essere soggetta a verifica dei responsabili normalmente addetti a tali controlli. PER USO INTERNO. Currency Total Rate Total USD Lion organizzatore Data Firma del Governatore Distrettuale o del Presidente di Consiglio Se questa nota spese è presentata da più di un distretto, si prega di indicare l importo del rimborso dovuto a ciascun distretto.

25 Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook IL USA memberprog@lionsclubs.org Phone: Fax MP-102 IT 6/13