Progetto i-mn. Piano di comunicazione integrata per la valorizzazione del territorio Mantovano. Capitolato d oneri

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1 Progetto i-mn Piano di comunicazione integrata per la valorizzazione del territorio Mantovano Capitolato d oneri Sintesi delle specifiche della prestazione del Fornitore

2 Indice 1. Specifiche per la prestazione del fornitore Il progetto i-mn,nel Segno Mantovano Obiettivi del progetto i-mn Obiettivi del piano di comunicazione Target di riferimento Specifiche Tecniche del Piano di Comunicazione Integrata La definizione di una strategia di comunicazione La progettazione di un programma di attività di comunicazione integrata La realizzazione e la promozione delle iniziative Il monitoraggio delle iniziative Piano speciale dedicato all Oltrepò Mantovano Ulteriori attività di supporto Team dedicato Durata e tempi di realizzazione Servizio di formazione delle risorse Cauzione definitiva Pagamenti Penali Risoluzione anticipata del contratto Spese contrattuali Norme generali Foro competente - controversie

3 1. Specifiche per la prestazione del fornitore Il presente documento ha l obiettivo di guidare il fornitore di servizi nella formulazione di una offerta per l ideazione e la realizzazione di una Campagna di comunicazione integrata, finalizzata alla promozione del sistema turistico ed al rafforzamento dell immagine del territorio Mantovano. Il servizio deve essere completo di tutti gli aspetti relativi a: - pianificazione strategica - pianificazione esecutiva - realizzazione - misurazione dei risultati - coordinamento con la Stazione appaltante - coordinamento con altri soggetti coinvolti nelle attività di promozione turistica - coordinamento con la società incaricata di realizzare le due applicazioni mobile per la promozione del turismo nel territorio della provincia di Mantova e nel territorio dell Oltrepò Mantovano, oltre ad un sito web di promozione del progetto i-mn, come meglio specificato più oltre - formazione agli operatori - assistenza Il servizio, inoltre, deve essere realizzato tenendo conto: - del Piano della Comunicazione Integrata, realizzato per conto della Provincia di Mantova nel 2011; - dei dati presenti all interno della Provincia di Mantova, e relativi all Osservatorio del turismo e ad altre forme di analisi del turismo presso il territorio provinciale; - delle condizioni fissate per la realizzazione del Sito Web del progetto i-mn e applicazioni mobile per la valorizzazione del territorio Mantovano ; 3

4 - del progetto emblematico finanziato dalla Fondazione Cariplo e denominato Nel segno del mantovano. Progetto di governance per lo sviluppo delle identità territoriali. I suddetti documenti sono disponibili per il download sul sito: La società affidataria deve prevedere uno stretto coordinamento con la società aggiudicataria del servizio di realizzazione di applicazioni mobile. In particolare la collaborazione si estenderà dagli elementi grafici (layout, look &feel) previsti per il sito e le due applicazioni mobile, fino all integrazione con il piano di marketing e di comunicazione, oggetto del presente capitolato, di cui in particolar modo le applicazioni mobile devono rappresentare uno degli strumenti principali per la veicolazione di iniziative e di contenuti e per la raccolta di dati e di informazioni sull esperienza di visita e sul profilo del turista. La collaborazione verrà attuata anche attraverso incontri di pianificazione e coordinamento al termine dei quali dovranno obbligatoriamente essere prodotti da parte delle due società in dei meeting-report che devono riportare gli obiettivi discussi, i task assegnati e il piano di attività. Con la realizzazione del progetto da parte dell impresa aggiudicataria, la Stazione appaltante acquista la proprietà piena ed esclusiva di tutte le opere realizzate, quali, a mero titolo esemplificativo, testi, lavori artistici o fotografici, claim, immagini, displays, schemi di campagne o di azioni e di quant altro oggetto della presente campagna, di tutti i diritti che ne derivano, nessuno escluso od eccettuato, nonché la piena ed esclusiva proprietà dei supporti necessari alla riproduzione e al riutilizzo delle opere previste nella presente affidamento, indipendentemente dalla proteggibilità di tale opere in base alla legge sul diritto di autore. L impresa affidataria riconosce alla Stazione appaltante, in qualità di editore delle opere, il diritto alla tutela, utilizzazione, traduzione e sfruttamento economico di tutto il materiale prodotto per le campagne di comunicazione. Il medesimo diritto si intende esteso al materiale rielaborato dalla Stazione appaltante. 4

5 La Stazione appaltante sarà quindi libero di utilizzare e disporre, direttamente o indirettamente, di tali opere, ideazioni o elaborazioni sia durante sia dopo l esecuzione del presente rapporto contrattuale, in Italia ed all estero, di farle utilizzare da altri e di apportare ad esse ogni e qualsiasi adattamento, modifica, variazione o aggiunta, senza che l Aggiudicatario possa vantare alcuna pretesa o diritto. L impresa aggiudicataria assume la responsabilità piena ed esclusiva nei confronti dei terzi che dovessero rivendicare su parti e/o elementi del progetto diritti d autore e/o brevetti. L impresa stessa non potrà utilizzare per sé, né fornire a terzi, documenti, prodotti, dati e informazioni relativi alle attività oggetto di contratto o utilizzare gli stessi, in misura anche parziale, senza il preventivo assenso scritto della Stazione appaltante. L affidatario ha l obbligo di tenere indenne la Stazione appaltante da ogni pretesa da chiunque azionata, nonché da tutti i costi, le spese o responsabilità relativi, ivi comprese le spese legali eventualmente conseguenti, per la violazione di diritti d autore, di marchio o brevetto, comunque connesse alle prestazioni contrattuali. 5

6 2. Il progetto i-mn,nel Segno Mantovano 2.1 Obiettivi del progetto i-mn La strategia di comunicazione, e il relativo piano, si inquadrano all interno di un progetto più ampio denominato i-mn. i-mn è un progetto di promozione digitale che si compone di un sistema di destination management finalizzato a valorizzare la provincia di Mantova a livello nazionale e internazionale. Lo scopo principale è quello di attrarre maggiore massa turistica, con particolare attenzione al mercato estero. Tale scopo è ottenuto anche grazie alle sinergie dei territori della provincia i quali già oggi forniscono, tramite il sistema turistico, un set di informazioni molto ricco e a forte connotazione culturale per la fruizione del grande patrimonio disponibile in provincia. Questo set di informazioni viene oggi reso aperto e disponibile anche alle terze parti che vorranno accedervi tramite apposite interfacce software. L attività operativa di i-mn verrà supportata anche da un piano di diffusione on line che permetterà di far conoscere l iniziativa e di raggiungere fattivamente i destinatari del progetto: i turisti. 2.2 Obiettivi del piano di comunicazione Compito dell affidatario è quello di realizzare una strategia di comunicazione, ed un relativo piano di attività, che siano in grado di: promuovere il brand Mantova: sviluppare e consolidare un brand Mantova conferendo valore aggiunto all immagine dell offerta turistica e fornendo al target identificato nuovi stimoli e motivazioni per scegliere Mantova quale prossima destinazione di viaggio; 6

7 potenziare l immagine della destinazione mantovana nei mercati stranieri di riferimento con conseguente miglioramento del posizionamento del territorio e della sua offerta turistica nell immaginario dei consumatori della vacanza (target) rafforzandone il valore evocativo e simbolico e rendendola più riconoscibile, così da essere percepita sempre come destinazione turistica di pregio. incrementare il numero di turisti: promuovere e rafforzare la conoscenza delle offerte turistiche del territorio mantovano; favorire l incremento dei flussi turistici provenienti dai mercati nazionale ed estero al fine di favorire la destagionalizzazione dei flussi turistici ed il conseguente sviluppo della relativa offerta di prodotti e servizi; valorizzare le potenzialità turistiche delle risorse storico artistiche, naturali, paesaggistiche, tradizionali ed enogastronomiche per il riequilibrio complessivo dell offerta turistica mantovana; In parallelo, il piano di comunicazione deve supportare la provincia di Mantova nella costruzione di una cultura collettiva dell accoglienza turistica, rinforzando con azioni e strategie di marketing interno il tessuto non solo imprenditoriale di settore ma anche la popolazione locale nel suo insieme cercando di trovare gli stimoli adatti a creare la cultura dell accoglienza e della ospitalità. 2.3 Target di riferimento Il mercato obiettivo per il piano di comunicazione è prevalentemente composto da viaggiatori italiani e viaggiatori stranieri che conoscono già l Italia e la apprezzano quale destinazione turistica. All interno di questo mercato si trova il target di riferimento della campagna, costituito da viaggiatori che usano le nuove tecnologie anche in mobilità e sono curiosi di scoprire territori sconosciuti e itinerari poco usuali per rendere il proprio viaggio un esperienza unica, piacevole e indimenticabile. Dal punto di vista degli interessi, il target può essere classificato in tre gruppi: 7

8 Amanti dell arte e della cultura Amanti del turismo all aria aperta, della natura e del cicloturismo Appassionati di enogastronomia Per quanto riguarda i mercati esteri di provenienza, si fa riferimento, in via prioritaria, alle seguenti nazioni: UK Germania Austria Svizzera Olanda Francia Eventuali altri mercati possono essere selezionati dall aggiudicatario in base all esperienza e alla strategia di comunicazione ideata, tenendo però conto dei dati presenti nell osservatorio sul turismo della Provincia Mantova. In generale, comunque, si punterà ad attrarre sul territorio mantovano quei segmenti di turisti in grado di fruire contenuti in lingua Italiana Inglese 8

9 3. Specifiche Tecniche del Piano di Comunicazione Integrata Alla società affidataria si richiede la realizzazione di una Campagna di comunicazione integrata basata su: una strategia di comunicazione un programma di attività di comunicazione integrata la realizzazione delle suddette attività il monitoraggio delle iniziative Al fine di ottimizzare le risorse disponibili e implementare nuove sinergie, lo studio di ciascuna delle fasi sopraccitate dovrà integrarsi con il piano di attività già in essere all interno della Provincia di Mantova e relativo al turismo. L affidatario dovrà presentare una strategia di comunicazione e la relativa campagna di comunicazione, basata sullo studio dettagliato dei vari pubblici-target di riferimento, presentando per ogni singolo target le azioni i mezzi e gli strumenti di comunicazione il relativo Piano media. Ogni intervento promozionale prodotto in italiano dovrà essere tradotto almeno in lingua inglese. Sarà considerato un elemento di premialità la traduzione delle iniziative di comunicazione nelle lingue di origine dei mercati fonte di cui al paragrafo La definizione di una strategia di comunicazione Si richiede l ideazione: di una strategia creativa e di comunicazione efficace, innovativa ma coerente con la brand equity; 9

10 di un nuovo brand di destinazione e del relativo logo, che rappresenti le risorse che il territorio offre in ambito turistico e culturale; di un nuovoconceptdi comunicazione - ovvero di un messaggio originale, adeguato ed efficace, da affiancare al marchio; di un insieme di messaggi in grado di comunicare che un soggiorno a Mantova può offrire e far vivere un esperienza turistica ricca di emozioni e suggestioni forti, trattandosi di una destinazione unica con proposte e prodotti turistici diversi e multiformi, tra i quali spiccano il turismo attivo cicloturismo in particolare - e il turismo culturale; di una declinazione di messaggi in grado di promuovere Mantova come una destinazione unica con proposte e prodotti turistici diversi e multiformi di un approccio in grado di integrare: le peculiarità e i fattori di vantaggio competitivo del territorio mantovano (offerta) lo scenario dei mercati stranieri in questione - Germania, Austria, Inghilterra, Svizzera, Olanda e Francia (domanda) lo scenario di possibili destinazioni turistiche similari (concorrenza). Si richiede quindi alla società partecipante di descrivere con il maggiore dettaglio possibile una strategia di comunicazione, che includa gli aspetti di: ideazione; progettazione e sviluppo creativo di nuovi progetti grafici; realizzazione dei relativi layout (comprensivi di testo e grafica)contenenti originali, efficaci e adeguati messaggi promozionali (slogan). La strategia di comunicazione, inoltre, dovrà essere: finalizzata alla promozione dei 3 prodotti turistici (arte e cultura, natura, enogastronomia) in ciascuno dei 6 mercati turistici primari di riferimento (Germania, Austria, Inghilterra, Svizzera, Olanda e Francia), attraverso la successiva implementazione di specifiche campagne di comunicazione integrate per i diversi target, sui diversi territori e attraverso i diversi canali basata su un approccio multipicture che comprenda più prodotti/soggetti (afferenti il medesimo prodotto), selezionati all interno dell offerta turistica mantovana, curando 10

11 particolarmente l integrazione in modo da comunicare un approccio unico, congiunto e completo, per evidenziare la completezza di un viaggio a Mantova supportata da un adeguata copy strategy, il più possibile dettagliata, pertinente e convincente. Il percorso per la definizione della strategia dovrà essere così articolato: Target, valueproposition e canali Identificazione dei target di riferimento Ascolto del web: analisi del contesto competitivo, web monitoring, analisi del sentiment per mete e tipologia di turismo preferito dal target di riferimento SWOT analysis Definizione, per ciascun target, della valueproposition che il territorio è in grado di offrire Definizione per ciascun target, dei canali a disposizione per veicolare la valueproposition Definizione del modello di comunicazione: inteso come il taglio del linguaggio: che deve caratterizzare la comunicazione non solo attraverso i testi, ma anche attraverso le immagini e i video utilizzati per comunicare i concetti chiave da utilizzare per ciascun target, espressi anche sotto forma di claim e payoff Definizione del modello di interazione: inteso come le linee guida da seguire nei canali di interazione tra turista e territorio interazione online: attraverso i canali digitali web e mobile (layout, funzionalità, navigazione, grafica) interazione offline: attraverso i vari punti di contatto coordinati dalla committenza (uffici informazione e accoglienza turistica, contact center, etc.) 3.2 La progettazione di un programma di attività di comunicazione integrata 11

12 Partendo dagli elementi definiti a livello strategico, l affidatario dovrà realizzare un piano di comunicazione integrata, che includa tra le altre, le seguenti attività progetto grafico immagine coordinata e linea grafica identificativa della strategia di comunicazione, comprensiva di un nuovo brand di destinazione e del relativo logo per la progettazione del logo, a puro titolo esemplificativo si invita a tenere in considerazione anche la proposta i-m, nelle sue varie declinazioni (i-m Mantova, i-m Oltrepò, etc.). graphic design/content layout/navigationpaths per le due applicazioni mobile graphic design/content layout/navigationpaths per il sito graphic design per le etichette da apporre presso le risorse dotate di QR Code ideazione di format creativi - online per l ideazione di iniziative in grado di coinvolgere i turisti e le principali piattaforme di social networking per costruire visibilità ed interesse verso la destinazione, a puro titolo esemplificativo si invita a visionare i progetti: share your wow! Japan Photo Contest ( fan in a van VisitEngland ( in generare i photo-contest su pinterest e instagram ( ideazione di format creativi offline per le iniziative in grado di coinvolgere i top influencer in ambito turistico, travel blogger in particolare, creando i presupposti per una loro visita presso il territorio mantovano e incentivando la redazione di articoli e racconti di viaggio da pubblicare a beneficio della loro audience, a puro titolo esemplificativo si invita a visionare i seguenti progetti: Blogville Emilia Romagna ( Cesenatico Blog Tour ( #catalunyaexperience from blogtrip to instagramtrip 12

13 ideazione di meccaniche promozionali integrate all interno delle nuove applicazioni mobile ideazione di iniziative in grado di usare gli strumenti digitali (web e mobile) a disposizione della Provincia di Mantova, come ad esempio le iniziative veicolate attraverso le nuove applicazioni mobile: caccia al tesoro, passaporto del mantovano, meccaniche in grado di guidare il turista attraverso il territorio ed incentivarlo alla visita. La ditta affidataria dovrà tenere conto dei traveltools che verranno attivati nell ambito della realizzazione delle applicazioni mobile ideazione di contenuti promozionali Contenuti da produrre per promuovere le principali tipologie di prodotto Template grafici Messaggi promozionali, claim e pay off Spot Video in alta definizione (15, 30, 60 e 120 secondi) per il canale dedicato su You Tube progettazione di un piano di visibilità sui media definizione della strategia social per gli account già attivi della destinazione (facebook, twitter, youtube, g+, pinterest) e per altri nuovi che si riterrà opportuno attivare (vimeo, instagram, tripadvisor, etc.) Azioni di SEO e SEM; Direct marketing su liste ; Piano visibilità sulle principali piattaforme online italiane ed estere (display advertising): googleadwords, google display, facebook ADS, youtubekeywords, con specifica quantificazione del budget dedicato al singolo canale. Blog e social network Attività di ufficio stampa; Digital PR definizione un sistema di misurazione KPI e metriche per ciascuna azione di visibilità pianificata 13

14 Utilizzo dei dati provenienti dalle principali piattaforme di online advertising (googleanalytics, facebookanalytics) e dei dati raccolti attraverso le applicazioni mobile Individuazione di strumenti per misurare la web reputation cronoprogramma cronoprogramma per ciascuna iniziativa programmata, con la pianificazione di tutte le attività, l individuazione dei tempi e delle modalità di realizzazione di ciascuna attività prevista, come indicate in sede di offerta tecnica. 3.3 La realizzazione e la promozione delle iniziative Costruito il programma delle attività, l affidatario sarà tenuto a realizzare le varie iniziative e il coordinamento esecutivo per ciascuna delle attività sopra descritta. In particolare l affidatario dovrà investire in attività di visibilità online e acquisto spazi su media digitali (googleadwords, google display, facebook ADS, youtubekeywords, banner, etc.) così come investire per la realizzazione delle azioni previste (campagne, concorsi a premi, iniziative che coinvolgano i travelbloggers, etc.) e a supporto delle attività di ufficio stampa e digital PR. Si precisa che nella realizzazione e promozione delle iniziative l affidatario dovrà garantire: Interazione e collaborazione con società che svilupperà le applicazioni mobile coordinare lo sviluppo grafico, del layout dei contenuti, della navigazione e in generale del design e look&feel delle 2 applicazioni mobile in linea con le specifiche definite dalla strategia di comunicazione pianificare e realizzare dei format creativi online, attraverso l utilizzo delle applicazioni mobile e integrando all interno dei traveltools elementi di supporto alla realizzazione della singola iniziativa Produzione dei contenuti definiti in fase di pianificazione gli interventi di tipo grafico dovranno consistere come minimo in: 14

15 immagine coordinata e linea grafica identificativa della strategia di comunicazione, graphic design/content layout/navigationpaths per le due applicazioni mobile; immagine coordinata e linea grafica identificativa della strategia di comunicazione, graphic design/content layout/navigationpaths per il restyling del sito graphic design per le etichette da apporre presso le risorse dotate di QR Code, coerenti con l immagine coordinata definita per il progetto e con una minima personalizzazione per tipologia di risorsa (monumenti, opere d arte, biblioteche, risorse naturalistiche, luoghi di culto, etc.) ; stampa di almeno 2500 etichette con il QR Code, da apporre presso le risorse indicate dalla Committenza; i contenuti promozionali dovranno consistere come minimo in contenuti da produrre per promuovere le principali tipologie di prodotto, template grafici, messaggi promozionali, claim e pay off, spot video per il canale dedicato su You Tube Realizzazione delle azioni definite in fase di pianificazione gli interventi di tipo grafico dovranno consistere come minimo in: iniziative, concorsi, azioni on e offline azioni pianificate per la visibilità online Attività di ufficio stampa Dovrà essere messo a disposizione uno staff di comunicazione dedicato, a supporto della comunicazione integrata, che garantisce l attività di ufficio stampa in corrispondenza di ciascun periodo di programmazione, finalizzato ad ottenere la massima attenzione da parte dei media per le attività e i temi della campagna di comunicazione; realizzazione, di concerto con l Amministrazione provinciale, di una conferenza stampa di presentazione della campagna di comunicazione complessiva e la realizzazione di 15

16 una periodica rassegna stampa, in formato multimediale in occasione del lancio di ciascuna delle iniziative previste dalla campagna; realizzazione di comunicati stampa per la promozione dei temi delle campagne di comunicazione attraverso tutti i canali mediatici: radio, stampa (quotidiani e periodici generalisti e specifici nel settore turistico), web e televisione; pianificazione di strumenti/azioni quali la produzione di comunicati, attività di recall e verifica/feedback dei media, la pianificazione di interviste con la stampa e le emittenti radiofoniche e televisive, attraverso i quali ottenere un adeguata comunicazione della campagna e dei suoi obiettivi. Per quanto riguarda le azioni, con riferimento a quanto descritto ai precedenti paragrafi 3.2 e 3.3, è richiesta l ideazione, la promozione e la realizzazione di: almeno una iniziativa che coinvolga i turisti almeno una iniziativa che coinvolga i top influencer con il ricorso ad un adeguato mix di azioni on e off line. Si precisa inoltre che l affidatario è tenuto a quantificare gli importi in valore assoluto del budget assegnato per le attività di visibilità online e acquisto spazi su media digitali (googleadwords, google display, facebook ADS, youtubekeywords, banner, etc.), così come per la realizzazione delle azioni previste (campagne, concorsi a premi, iniziative che coinvolgano i travelbloggers, etc.) e a supporto delle attività di ufficio stampa e digital PR. Si precisa infine che sarà considerato un elemento di premialità la traduzione delle iniziative di comunicazione nelle lingue di origine dei mercati fonte di cui al paragrafo Il monitoraggio delle iniziative Per ciascuna delle attività realizzate e promosse, l affidatario in attuazione di quanto indicato in sede di offerta tecnica dovrà svolgere il monitoraggio attraverso un analisi quantitativa realizzata con gli strumenti di valutazione utilizzati a livello nazionale e internazionale. Più nel dettaglio, e in coerenza con la tempistica indicata in sede di offerta: 16

17 utilizzo dei KPI e metriche definite in fase di pianificazione e inserite in periodiche relazioni analitiche confronto e verifica del rispetto delle tempistiche definite nel cronoprogramma presentazione di una relazione tecnica di analisi dei risultati complessivi di ciascuna campagna, da realizzare entro il termine di 45 giorni dalla data di fine campagna presentazione di una relazione tecnica di fine progetto, entro 45 giorni dalla data di conclusione delle attività, con una sintesi delle iniziative programmate e realizzate e i dati relativi alla misurazione dei risultati Resta inteso sin d ora che l impresa aggiudicataria dovrà provvedere a produrre i contenuti richiesti per il web e il mobile in tutti formati necessari per realizzare le iniziative ideate e/o richieste dalla Stazione appaltante e a realizzare tutte le modifiche e gli adattamenti ai formati. 3.5 Piano speciale dedicato all Oltrepò Mantovano Le attività di pianificazione e di realizzazione descritte ai punti precedenti, devono essere realizzate anche in una versione dedicata al territorio dell Oltrepò Mantovano. Il piano speciale deve prevedere, in particolare, iniziative specifiche integrate con il piano generale, orientate a valorizzare gli elementi che caratterizzano questo territorio, per dare risalto ai seguenti percorsi tematici: Sulle vie di Matilde. Chiese e luoghi di culto Musei diffusi dell Oltrepò Le vie dei parchi dell Oltrepò Ciclovie nel territorio dell Oltrepò Il territorio dell Oltrepò, inoltre, avrà una sua applicazione mobile dedicata, che deve essere tenuta in considerazione nella realizzazione delle iniziative, così come richiesto per il piano generale dell intero territorio della provincia di Mantova e la relativa applicazione mobile. 3.6 Ulteriori attività di supporto 17

18 In aggiunta, quindi, alle attività descritte in precedenza, viene richiesto all affidatario un supporto operativo in termini di assistenza tecnica e specialistica e affiancamento della Stazione appaltante nella successiva eventuale predisposizione di uno o più proposte di Piano media sui canali tradizionali (radio, tv, stampa, etc.) e/o su partecipazione a fiere e iniziative di settore per campagne di comunicazione integrate, sia online che offline, che la Stazione appaltante pianificherà durante i rimanenti mesi dell anno 2013 e durante tutto l anno 2014 nei mercati turistici stranieri di riferimento. 3.7 Team dedicato L Aggiudicatario dovrà, in considerazione della natura delle attività oggetto del presente capitolato d oneri, mettere a disposizione della Stazione appaltante un gruppo di lavoro composto almeno4 persone, con un adeguato livello di esperienza e di consistenza, che dovrà prevedere la presenza delle seguenti professionalità: account manager art director copywriter capo ufficio stampa graphic designer esperto in comunicazione e marketing; esperto in tecnologie multimediali; esperto in pianificazione media; L Aggiudicatario dovrà, inoltre, individuare un Referentedi gradimento della stazione appaltante, che dovrà partecipare a tutte le riunioni previste per l espletamento delle attività richieste nel presente capitolato d Oneri. Detta figura dovrà coordinare il gruppo di lavoro e le attività da questo svolte. 18

19 La Stazione appaltante si riserva di richiedere la presenza alle riunioni di lavoro di una o più delle figure professionali individuate qualora lo ritenesse necessario, senza che ciò comporti alcun aggravio in termini di costi. Le riunioni di lavoro potranno essere convocate su richiesta sia della Stazione Appaltante, che della aggiudicataria, per l esame e l approfondimento delle problematiche inerenti la realizzazione dei servizi nonché in tutti i casi in cui se ne ravvisi la necessità, con un preavviso di almeno 2 giorni, anche a mezzo mail. La Stazione appaltante individuerà al proprio interno, ai sensi di quanto previsto dagli artt. 299 e segg. del D.P.R. 207/2010, un direttore dell esecuzione del contratto che curerà tutti i rapporti con l aggiudicatario. 4. Durata e tempi di realizzazione Il servizio dovrà concludersi entro il 31/12/2014. Relativamente al piano di comunicazione dovranno essere rispettate le seguenti tempistiche: - approvazione della strategia di comunicazione: entro 60 gg dall affidamento del servizio - consegna dei layout grafici e dell immagine coordinata: entro 60 giorni dall affidamento del servizio - approvazione del piano di comunicazione e delle relative azioni da parte della stazione appaltante: entro 90 gg dall affidamento del servizio, considerando una fase di negoziazione nei 30 giorni successivi alla consegna dei deliverables di cui ai punti precedenti - avvio delle azioni previste dal piano: successivamente all approvazione, secondo la calendarizzazione proposta nel cronoprogramma - attività di investimento sui mezzi identificati, di ufficio stampa e di monitoraggio: fino al

20 Relativamente alle attività di cui al paragrafo 3.3 Realizzazione e promozione delle iniziative, i termini previsti per la conclusione delle singole attività, saranno quelli indicati dal cronoprogramma presentato in sede di offerta tecnica.durante tutta l esecuzione dell appalto l Aggiudicatario dovrà consentire l effettuazione di verifiche e controlli sul regolare svolgimento del servizio, sul rispetto dei termini e delle condizioni stabilite contrattualmente. 20

21 5. Servizio di formazione delle risorse Al fornitore è richiesto un servizio di formazione continua per i dipendenti che la Provincia di Mantova individuerà per la realizzazione del presente progetto e che devono essere coinvolte sin dalle fasi iniziali del piano di comunicazione. Tali risorse umane devono essere messe in grado di comprendere le basi su cui verrà costruita la strategia di comunicazione e le linee guida da seguire in tutte le attività pianificate e da pianificare; condividere con la società aggiudicataria gli strumenti e le logiche per effettuare le attività di monitoraggio e di valutazione delle singole iniziative realizzate. L attività deve prevedere momenti teorici basati sulla condivisione delle attività di progetto e delle tematiche generali sulla comunicazione che tali attività vanno ad applicare - e momenti pratici di operatività all interno delle attività di progetto che includono l organizzazione di iniziative, la pianificazione e la realizzazione, la diffusione tramite ufficio stampa e digital advertising e il monitoraggio. E richiesta una stretta sinergia tra il Servizio Turismo e promozione dei Territori della Provincia di Mantova e la società aggiudicataria; l attività di formazione, infatti, viene considerata strategica per garantire la sostenibilità progettuale e la continuità delle attività di comunicazione e di promozione del territorio anche dopo la conclusione della fornitura del servizio. 21