Cloud Fattura. Manuale Creazione Fattura Elettronica Versione Titolo: CloudFattura. Versione

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1 Cloud Fattura Manuale Creazione Fattura Elettronica OPEN Dot Com Spa Sede amministrativa: Corso Francia, 121d Cuneo Tel Fax /20

2 1 PREMESSA ATTIVAZIONE PORTALE INVIO CONFIGURAZIONE MODALITÀ DI PAGAMENTO CONFIGURAZIONE ANAGRAFICA CLIENTE SCHEDA CONTATTI SCHEDA ALTRE INFORMAZIONI INSERIMENTO VOCI ALL INTERNO DELLA FATTURA INSERIMENTO MANUALE DELLE VOCI RICHIAMO DELLE VOCI DALLA SEZIONE ARTICOLI Configurazione ARTICOLI Richiamo dell articolo nel documento CREAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA INVIO FATTURA CONSULTAZIONE FATTURA STAMPA FATTURA FATTURE RICEVUTE CREA INCASSO /20

3 1 Premessa Il presente manuale ha lo scopo di descrivere le operazioni obbligatorie da effettuare al fine di poter emettere la fattura in formato elettronico. 2 Attivazione Portale Invio Innanzitutto è necessario attivare il portale per inviare e ricevere le fatture elettroniche selezionando il profilo dello studio creato in CLOUD FATTURA, sezione Fattura Elettronica Cliccando poi sul link Accedi al portale e accettando i contratti visibili in tale sezione: sarà necessario aprire il file e spuntare le condizioni necessarie. 3/20

4 3 Configurazione modalità di pagamento AI fine della corretta configurazione del programma è necessario inserire in corrispondenza del profilo (in alto a destra) nella sezione: CONTI CORRENTE, il conto corrente della banca. RUBRICA PAGAMENTI, in corrispondenza di ogni modalità di pagamento strettamente legata alla banca (es. bonifico, assegno, ecc) valorizzare il campo C/C COLLEGATO, quindi salvare 4/20

5 4 Configurazione anagrafica cliente Per prima cosa, accedere alla voce di menu CONTATTI Se l anagrafica cliente non è ancora presente in elenco, premere l icona 4.1 Scheda Contatti Valorizzare i dati proposti nella scheda Contatti. N.B: i dati obbligatori sono quelli contraddistinti dall icona. 5/20

6 4.2 Scheda Altre informazioni Nella scheda Altre informazioni, ai fini della creazione della fattura in formato è indispensabile valorizzare la sezione Dati fatturazione elettronica Per quanto riguarda il campo Cod. Destinatario se il cliente: è un privato: valorizzare il campo Cod. destinatario con sette zeri ( ) è un soggetto obbligato alla fattura elettronica e ha, come canale di ricezione delle fatture il codice destinatario: indicare il codice destinatario comunicato dal cliente (codice di sette cifre) è un soggetto obbligato alla fattura elettronica e ha, come canale di ricezione delle fatture l indirizzo PEC: inserire nel campo Cod. Destinatario sette zeri, quindi, nella sezione Dati contatto valorizzare il campo PEC 6/20

7 5 Inserimento voci all interno della Fattura Ci sono due modalità di inserimento delle voci all interno del documento: 1. Inserimento manuale delle voci 2. Richiamo degli articoli/competenze configurate nella sezione Articoli In tutte e due le modalità è necessario specificare la TIPOLOGIA che può essere: a. PRODOTTO: per l inserimento di articoli b. SERVIZIO: per inserire prestazioni lavorative c. RIGA DESCRITTIVA: si tratta di una tipologia di voce che consente unicamente di inserire del testo. Non richiede né un importo né un aliquota IVA 5.1 Inserimento manuale delle voci In questo caso aperta una nuova fattura/parcella è sufficiente valorizzare il campo: a. DESCRIZIONE : inserire la descrizione che si vuole proporre sul documento b. PREZZO NETTO : indicare l importo 7/20

8 5.2 Richiamo delle voci dalla sezione Articoli Nella sezione Articoli è possibile configurare le attività che vengono inserite in fattura/parcella, in modo tale che, nel momento in cui occorre richiamarle è sufficiente richiamare tale attività e in automatico viene già proposta la descrizione e l importo (con la possibilità di modificarli) Configurazione ARTICOLI Accedere alla sezione Articoli quindi premere l icona 8/20

9 Valorizzare: la tipologia: selezionare se si tratta di un prodotto, un servizio o una riga descrittiva Codice: inserire un codice della voce che si sta inserendo. Può essere un codice numerico, alfanumerico o una serie di lettere/parole Descrizione a video: inserire la descrizione della competenza che si sta creando Descrizione in stampa: è la descrizione che verrà riportata nel documento. Se non viene valorizzato questo campo verrà riportata la stessa descrizione presente nel campo Descrizione a video Prezzo netto: indicare il prezzo che deve essere proposto (può anche essere inserito 0) Richiamo dell articolo nel documento In questo caso è sufficiente posizionarsi in corrispondenza della colonna Codice quindi selezionare l articolo desiderato. 9/20

10 Selezionato il codice desiderato il programma valorizza in automatico la DESCRIZIONE e PREZZO riportando quanto indicato nella sezione ARTICOLI È possibile modificare i dati proposti aggiungendo o modificando descrizione e importi. 6 Creazione della fattura elettronica La fattura può essere creata in formato elettronico solo ed esclusivamente SE è stato configurato il cliente come cliente soggetto a fatturazione elettronica (vedi capitolo 1) In tal caso, nel piè della fattura è presente il pulsante PROSEGUI. 10/20

11 Tramite questo pulsante è possibile: - Scaricare l XML - Visualizzare l XML - Spedire l XML - Inviare PDF al cliente 11/20

12 N.B: nel caso in cui, invece del pulsante PROSEGUI viene visualizzato il campo Invia al cliente significa che il cliente selezionato non è stato configurato come cliente soggetto a fatturazione elettronica. In tal caso è necessario configurare il cliente seguendo le istruzioni presenti nel capitolo 1 quindi richiamare nuovamente il cliente tramite l icona In tal modo la parcella si aggiorna e verrà proposto il pulsante PROSEGUI. 7 Invio fattura Per procedere con l invio della fattura è sufficiente selezionare il pulsante PROSEGUI SPEDISCI XML 12/20

13 Il programma richiederà l inserimento del codice controllo di sicurezza Dopo averlo inserito e aver premuto su Continua comparirà a video il seguente messaggio La fattura è stata quindi inviata al portale di conservazione e di invio ed è in attesa di essere inviata. 8 Consultazione fattura Lo stato d invio della fattura può essere visualizzato in due diversi modi: 1. dalla sezione Parcelle passando con il cursore del mouse sopra il numero viene indicato lo stato e differenziato anche dai colori: BLU fattura in coda, fattura in elaborazione VERDE ricevuta consegna fattura al destinatario ROSSO notifica di mancata consegna 13/20

14 2. dal portale della conservazione accessibile o tramite link diretto del portale ( e inserendo le credenziali ricevute via mail o selezionando il profilo dello studio creato in CLOUD FATTURA, sezione Fattura Elettronica 14/20

15 Cliccando poi sul link Accedi al portale 15/20

16 Cliccare in corrispondenza di utilizzare). PANNELLO FATTURE ELETTRONICHE ATTIVE (unica sezione da In questa sezione è possibile visualizzare lo stato di invio delle fatture Periodicamente, il sistema, effettuerà l invio delle fatture allo SDI. È sufficiente quindi, accedere a questa sezione ESCLUSIVAMENTE per monitorare lo stato dell invio e relativo esito. 9 Stampa fattura È possibile effettuare la stampa della fattura in due modi: 1. Selezionando l icona 16/20

17 2. Premendo il tasto PROSEGUI quindi VISUALIZZA XML In questo modo si effettua la stampa della parcella e del relativo file XML oggetto di trasmissione allo SDI. 10 Fatture Ricevute È possibile visionare le fatture ricevute da apposito menù. Si ricorda che per ricevere le fatture sulla piattaforma è necessario comunicare ai fornitori, o eventualmente registrare all'agenzia delle Entrate (NB. La comunicazione non viene effettuata da OPEN Dot Com), il codice destinatario per la ricezione delle fatture passive che è TA0WO4S (T A ZERO W O - QUATTRO - S). 17/20

18 11 Crea Incasso È possibile gestire l incasso, quindi impostare la fattura come saldata, in due diversi modi: 1. INCASSO DALLA PARCELLA: accedendo nel dettaglio della parcella, sezione IMPOSTAZIONE E GESTIONE PAGAMENTI. In questa sezione deve selezionare il campo Incasso immediato quindi premere Salva In questo modo viene registrato in automatico l incasso. 18/20

19 2. CREAZIONE DELL INCASSO DA MOVIMENTI DI CASSA : accedere alla voce di menu Movimenti di cassa. Selezionare + quindi associare un documento esistente 19/20

20 Selezionare la fattura desiderata cliccando sul numero fattura e premere SALVA. 20/20