La gestione delle Anagrafiche e la segmentazione del Data Base

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1 La gestione delle Anagrafiche e la segmentazione del Data Base Marco Cecchini ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 1

2 Il Data Base per il non profit è un Sistema Informativo Integrato, con processi che governano una gestione organizzata dei dati degli stakeholders dell Organizzazione, con un particolare focus sul Donatore ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 2

3 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 3

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5 Che cosa serve per ottenere queste due semplici slides? Un contenitore strutturato d informazioni omogenee: un Data Base dei Donatori ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 5

6 L univocità del dato, prerogativa per una efficiente gestione del Donatore Data Base unico per tutta l Organizzazione. Interconnesso con tutte le aree gestionali. Completezza, sia gestionale che amministrativa, del dato. Interconnessione con i dati raccolti sul web. ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 6

7 Schema funzionale del Sistema Informativo di una Organizzazione non profit ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 7

8 Le aree funzionali interconnesse al data base Fundraising & MRM WEB improvement Data Base Organizzazione non profit Finance & Controlling Data analysis ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 8

9 Le aree funzionali interconnesse al data base Fundraising & MRM WEB improvement Data Base Organizzazione non profit Sistema Informativo Integrato => Data Base Finance & Controlling Data analysis ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 9

10 L anagrafica e le sue categorizzazioni: 1. Funzionali 2. Geografiche 3. Biologiche 4. Statistiche ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 10

11 L anagrafica e le sue categorizzazioni: 1. Funzionali - Persona Fisica o Organizzazione - Rapporto con l organizzazione - Categorie di appartenenza ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 11

12 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Categorizzazioni Funzionali di una Anagrafica - Org ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 12

13 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Categorizzazioni Funzionali di una Anagrafica - Stakeholder ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 13

14 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Categorizzazioni Funzionali di una Anagrafica: Categorie ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 14

15 L anagrafica e le sue categorizzazioni 2. Geografiche - Cap / Provincia / Regione - Zona geografica di appartenenza ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 15

16 Categorizzazione Geografica di una anagrafica ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 16

17 L anagrafica e le sue categorizzazioni: 3. Biologiche - Età - Sesso ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 17

18 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Categorizzazione Bio di una anagrafica ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 18

19 L anagrafica e le sue categorizzazioni 4. Statistiche Valutazione: caldo, freddo, continuativo RFM (recency, frequency, moniterary) ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 19

20 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Categorizzazione Statistica di una anagrafica ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 20

21 Anagrafica relazioni e ruoli E fondamentale tracciare all interno del data base tutte le relazioni tra le anagrafiche, i ruoli che rivestono nelle Organizzazioni a cui appartengono, i rapporti che intercorrono tra queste. ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 21

22 Relazioni, ruoli, rapporti Relazioni All interno di una Org tra Anagrafiche si hanno Relazioni Componenti Marito o Moglie Fratelli Genitori/Figli Dipendenti Amici Rapporti All esterno di una Org tra anagrafiche si hanno Rapporti All interno di una Org ogni anagrafica ha un Ruolo ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 22

23 Relazioni, ruoli, rapporti Relazioni tra ORG: Holding/Subsidiary ASL/Dipartimenti Organizzazione/Sedi territoriali Sig. Mario Rossi Presidente ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 23

24 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Relazioni e Ruoli tra Anagrafiche Persona ed Org ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 24

25 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Relazioni e Ruoli anche tra Anagrafiche Org ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 25

26 Componenti e Ruoli in una Org ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 26

27 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Rapporti tra Anagrafiche e Persone Fisiche / ORG Tipo rapporto ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 27

28 Anagrafica e contatti Ogni attività intercorsa tra l organizzazione ed il donatore/prospect trova una corrispondenza come contatto nel data base ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 28

29 Storicizzazione dei contatti L importanza che ogni attività di comunicazione avvenga dall interno del Data Base con: Creazione automatica e storicizzazione dei contatti I contatti possono essere utilizzati come criterio di estrazione di un target. ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 29

30 I contatti 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 30

31 1 Fonte interna 2 Fonte esterna (form web, iniziative varie ) 3 Altra persona 4 - Evento 5 Donazione Bollettini postali Rid CdC Contante Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Fondamentale tracciare le fonti di provenienza dell anagrafica ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 31

32 Le attività interne di raccolta fondi Campagna l idea, l obiettivo per cui raccolgo fondi Azioni le attività che metto in atto per raggiungere l obiettivo Lotti i target estratti dal mio Data Base ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 32

33 Fonti interne: Attività suddivisa per campagna, azione, lotto Campagna Natale 2012 Azioni Mailing Concerto Lotti ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 33

34 Le attività interne di raccolta fondi Attenzione La provenienza da Campagna Azione Lotto è attribuibile sia ad un anagrafica sia ad una donazione, e possono essere differenti, qui esaminiamo solo il primo caso ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 34

35 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Fonti interne: la provenienza per campagna, azione, lotto ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 35

36 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Fonti interne: la provenienza per campagna, azione, lotto ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 36

37 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Fonti interne: la provenienza per campagna, azione, lotto ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 37

38 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Fonti interne: la provenienza per campagna, azione, lotto ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 38

39 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Fonti interne: la provenienza per campagna, azione, lotto ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 39

40 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Fonti interne: la provenienza dell Anagrafica Acquisita da 1 Anagrafica 1 ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 40

41 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 Fonti interne: la provenienza dell Anagrafica Evento 2 2 Anagrafica 2 ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 41

42 Fonti esterne: La codeline nei bollettini postali 674 Codice Lotto (Identifica Campagna Azione) Utente (Adozioni, Progetti, Partner) ID Anagrafica (Donatore/Partner) CC (Caratteri di controllo) ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 42

43 Fonti esterne: La codeline nei bollettini postali 674 Codice Lotto (Identifica Campagna Azione) Utente (Adozioni, Progetti, Partner) ID Anagrafica (Donatore/Partner) CC (Caratteri di controllo) ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 43

44 Fondamentale tracciare puntualmente le informazioni che ogni donazione porta con se: - chi ha donato - quando - quanto - perché e arrivata - dove sarà impiegata ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 44

45 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 La donazione: chi, quanto, quando, perché, dove Acquisizione delle donazioni ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 45

46 1 Meeting Clienti mydonor - Firenze 5 ottobre 2012 La donazione: chi, quanto, quando, perché, dove Acquisizione delle donazioni ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 46

47 Farlo significa essere in grado di: - Ringraziare chi ha donato. - Tracciare il ROI delle iniziative fatte. - Rendicontare al donatore su dove sono destinati i fondi da lui inviati. - Segmentare il Data Base per future azioni, mirate in base alla capacità contributiva ed alla fidelizzazione del Donatore alla mission. ott-12 mydonor Italia documento riservato ad uso interno 47