PRENOTAZIONI APPELLI ON LINE tramite SOL-SegreteriaOnLine

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1 PRENOTAZIONI APPELLI ON LINE tramite SOL-SegreteriaOnLine Guida all uso per i DOCENTI Pag. 1 di 16

2 AVVISI IMPORTANTI La procedura di formazione del calendario didattico nelle facoltà e nei corsi di laurea non è variata: si invitano i docenti a rapportarsi ai rispettivi presidi e presidenti del consiglio di corso di laurea per la definizione delle date d'esame. E' cura del docente che immette gli appelli verificare la corrispondenza tra gli appelli del calendario ufficiale d'esame e il SOL. Appelli straordinari e/o spostamenti di appelli ufficiali sono comunque permessi ai docenti. Pag. 2 di 16

3 SOMMARIO SOMMARIO...3 AUTENTICAZIONE AL SOL...4 DEFINIZIONE APPELLO...4 RICERCA, CONSULTAZIONE E LISTA PRENOTAZIONI APPELLO...6 MODIFICA, CANCELLAZIONE, COPIA APPELLO...8 RAGGRUPPAMENTO STUDENTI PRENOTATI Modalità RAGGRUPPAMENTO STUDENTI PRENOTATI Modalità CONTROLLI DI AMMISSIBILITA e WARNING...15 Pag. 3 di 16

4 L applicativo SOL-SegreteriaOnLine permette all utente-docente di gestire in propria autonomia gli appelli. In particolare consente di: Definire un appello Modificare un appello Copiare un appello Estrarre la lista dei prenotati Raggruppare gli studenti prenotati per sedute AUTENTICAZIONE AL SOL Il sistema SOL è di tipo web-oriented e quindi utilizzabile via web attraverso il link Le credenziali (username e password) sono fornite dal servizio IDM NOTE: le credenziali dell utente Docente coincidono con quelle del sistema Area Riservata DEFINIZIONE APPELLO Pag. 4 di 16

5 Dal menu Esami -> Definire Appelli Esami del SOL, si accede alla seguente pagina che permette all utente-docente la definizione di un appello su ciascun insegnamento per cui è titolare: NOTE: L appello d esame deve essere definito per ciascun codice di insegnamento attivo tenendo presente a quali studenti si rivolge e quindi l a.a. di riferimento, il corso e indirizzo nonché la cattedra e il relativo titolare. Pag. 5 di 16

6 RICERCA, CONSULTAZIONE E LISTA PRENOTAZIONI APPELLO Dal menu Esami -> Appelli e Prenotati (Docente) del SOL, si accede alla pagina che permette all utente-docente di consultare l elenco dei propri appelli già definiti, suddivisi per insegnamento-corso-indirizzo, così come mostrato nella seguente schermata: Facendo click su: Esporta Tutti i Prenotati il sistema permette di esportare in un unico file, in formato.xsql 1, l elenco completo degli studenti prenotati, sull insegnamento in questione, in tutti gli appelli che il docente ha definito con la stessa data e ora di svolgimento (a prescindere quindi dal corso e indirizzo); Es: il docente Mario Rossi ha i seguenti due appelli: o appello del ore 9 per l insegnamento DIRITTO DEL LAVORO ( ) per corso di Laurea in Giurisprudenza con 5 prenotati o appello del ore 9 per l insegnamento DIRITTO DEL LAVORO ( ) per corso di Laurea in Funzionario Giudiziario e Amministrativo con 3 prenotati La funzione Esporta Tutti i Prenotati permette di esportare in un unico file tutti gli 8 prenotati. Elenco Prenotati (X) dove X indica il numero degli studenti prenotati, il sistema mostra la seguente nuova pagina contenente l elenco dettagliato degli studenti prenotati all insegnamento e appello in questione. Pag. 6 di 16

7 All interno della presente pagina, il docente può gestire l elenco con le funzioni di: o ordinamento dell elenco per data prenotazione, matricola, cognome e nome; o esportazione dell elenco su file in formato.pdf (bottone stampa elenco ); o esportazione dell elenco su file in formato.xsql 1 (bottone esporta elenco ); In ogni tipologia di elenco prodotto il sistema mostra, per ciascun studente, eventuali informazioni relative all esito dei controlli di ammissibilità all appello (si veda il paragrafo CONTROLLI DI AMMISSIBILITA e WARNING ). 1 leggibile dai programmi rientranti nella categoria Fogli Elettronici, come ad esempio MS Excel Pag. 7 di 16

8 MODIFICA, CANCELLAZIONE, COPIA APPELLO Dal menu Esami -> Modifica Appelli del SOL, si accede alla pagina che permette all utente-docente sia di consultare l elenco dei propri appelli già definiti sia di operare modifiche su ciascun appello, così come mostrato nella seguente schermata: In particolare dalla pagina in questione è possibile: 1. CANCELLARE uno specifico appello attraverso l operazione Cancella Appello ; 2. MODIFICARE i parametri che caratterizzano uno specifico appello: data e ora appello, periodo di prenotazione, note, Pag. 8 di 16

9 NOTE: Qualora la modifica interessa almeno uno dei seguenti parametri: data e ora dell'appello; l'aula; note il sistema spedisce una allo studente prenotato, sull account di posta d ateneo informandolo che l appello ha subito una modifica. La spedizione dell non è immediata ma è schedulata quotidianamente intorno alle 18:25. [per una gestione web va rivista???] Il sistema ovviamente spedisce l solo agli studenti che hanno il proprio account di posta d ateneo attivo. 3. COPIARE un appello ovvero definire più appelli uguali sui propri insegnamenti. Nel sistema universitario è comune che un docente sia titolare di più cattedre/insegnamenti e che il docente desideri fissare, per comodità organizzativa, i relativi appelli tutti per uno stesso giorno e per una stessa ora, aula,etc..ovvero appelli caratterizzati dagli stessi parametri. Il SOL cerca di agevolare la definizione di appelli per i casi suddetti, attraverso la specifica operazione denominata Copia Appello. Una volta definito un appello per un determinato insegnamento associato ad uno specifico docente/titolare, tale operazione permette di definire appelli uguali (in termini di data, ora, aula, note,.) per tutti gli altri insegnamenti che hanno lo stesso titolare. Pag. 9 di 16

10 In particolare se si fa click su Copia Appello, il sistema dettaglia l elenco degli insegnamenti afferenti al docente, su cui è possibile definire un appello con gli stessi parametri, così come mostrato nella seguente schermata:: Pag. 10 di 16

11 RAGGRUPPAMENTO STUDENTI PRENOTATI Modalità 1 Dal menu Esami -> Suddivisione Prenotati del SOL, si accede alla pagina che permette all utente-docente di raggruppare tutti gli studenti prenotati ad un determinato appello di uno specifico insegnamento-corso-indirizzo, in base al numero di sedute d esame o in base al numero massimo di studenti esaminabili per seduta. La pagina di ingresso si presenta all utente, così come di seguito mostrata: Pag. 11 di 16

12 Da questa pagina facendo click su Suddividi Prenotati di uno specifico appello si passa alla seguente pagina: La pagina Suddivisione Prenotati riporta il totale dei prenotati dll appello in questione. Inoltre, propone i campi massimo numero di sedute, numero di esaminandi per seduta e scelta criterio ripartizione. Editando il massimo numero di sedute oppure, in alternativa, il numero di esaminandi per seduta e selezionando il criterio di ripartizione scelto tra data prenotazione, matricola e cognome-nome -data di nascita e facendo clic sul tasto elabora, si apre la maschera che propone tutte le date delle sedute d esame col numero di esaminandi per seduta, così come di seguito riportato. Pag. 12 di 16

13 Se l operazione di suddivisione va a buon fine, l applicativo invia una agli studenti prenotati agli appelli raggruppati invitandolo a prendere visione della nuova data di convocazione. RAGGRUPPAMENTO STUDENTI PRENOTATI Modalità 2 Dal menu Esami -> Elenco Prenotati Raggruppati del SOL, si accede alla pagina che permette all utente-docente di raggruppare tutti gli studenti prenotati ad un determinato raggruppamento di appelli di uno specifico insegnamento (a prescindere dal corso e indirizzo), in base al numero di sedute d esame o in base al numero massimo di studenti esaminabili per seduta. La pagina di ingresso si presenta all utente, così come di seguito mostrata: Se la ricerca produce risultati, nella pagina viene mostrata una lista che riporta per ogni studente prenotato, la matricola, il nome e il cognome, il corso e l indirizzo di studi d iscrizione, le date di prenotazione e convocazione e gli eventuali warning. La lista si presenta all utente web così come nella seguente figura: Pag. 13 di 16

14 Da questa pagina è possibile fare click: sul pulsante e trasferire i dati in un file excel sul link Suddividi Prenotati Raggruppati ed accedere alla funzione che consente di fissare più sedute d esame secondo dei criteri esposti di seguito. Tale funzione è disattivata fino a quando è aperto il periodo di prenotazione. La pagina Suddividi Prenotati Raggruppati riporta il totale dei prenotati calcolato sugli appelli raggruppati e lista gli appelli definiti per corso ed indirizzo. Pag. 14 di 16

15 Inoltre, propone i campi massimo numero di sedute, numero di esaminandi per seduta e scelta criterio ripartizione. Editando il massimo numero di sedute oppure, in alternativa, il numero di esaminandi per seduta e selezionando il criterio di ripartizione scelto tra data prenotazione, matricola e cognome-nome -data di nascita e facendo clic sul tasto elabora, si apre la maschera che propone tutte le date delle sedute d esame col numero di esaminandi per seduta, così come di seguito riportato. Se l operazione di suddivisione va a buon fine, l applicativo invia una agli studenti prenotati agli appelli raggruppati invitandolo a prendere visione della nuova data di convocazione. CONTROLLI DI AMMISSIBILITA e WARNING Ogni qualvolta lo studente intende prenotarsi ad un determinato appello, il sistema SOL, effettua dei controlli di ammissibilità dello studente all appello, ovvero controlla se lo studente può sostenere l esame. I controlli non sono bloccanti e quindi, in caso di non soddisfacimento di uno o più controlli, il sistema consente ugualmente allo studente la prenotazione all esame informandolo immediatamente delle irregolarità emerse. Anche il docente al momento della stampa della lista degli studenti prenotati può vedere gli esiti dei controlli. Pag. 15 di 16

16 I controlli sono di carattere amministrativo e didattico. I possibili messaggi informativi (warning) che il sistema fornisce in caso di non soddisfacimento, di una o più condizioni di ammissibilità, sono i seguenti: Carriera non attiva Regole di propedeuticità a livello di piano studente non rispettate Regole di propedeuticità a livello di piano corso non rispettate Regole di propedeuticità a livello di insegnamenti non rispettate Lo studente ha già sostenuto due esami nella sessione straordinaria Lo studente è stato già bocciato due volte nell anno Manca il piano di studi L insegnamento scelto non è presente nel piano di studi Frequenze non rispettate Lo studente non può sostenere l esame nell anno considerato Manca iscrizione all anno dell appello Lo studente ha già superato l esame Lo studente è stato già bocciato una volta nella stessa sessione Esame previsto in piano di studi ad un anno diverso da quello di iscrizione Manca iscrizione Tasse non in regola NOTE: Al fine di evitare allo studente errori di prenotazione (es: prenotarsi ad un codice di insegnamento non presente in piano o di a.a. non consentito) e quindi la comparsa di messaggi di warning, si consiglia di sensibilizzare gli studenti all uso della sola funzione cerca appello nel piano. E però fondamentale che l attività di definizione appelli sia avvenuta in modo corretto. se l attività di definizione degli appelli viene svolta in maniera parziale e quindi non coinvolge tutti i codici di insegnamento attivi, lo studente può non trovare un appello definito per l insegnamento che ha in piano attraverso la funzione cerca appello nel piano, offerta dal SOL-SegreteriaOnLine. Di conseguenza lo studente è indotto a cercare di prenotarsi usando le altre funzionalità cerca appello nel corso/facoltà/ateneo su un insegnamento con stessa nomenclatura/descrizione ma ovviamente con codice insegnamento diverso. In tal caso il sistema genererà sicuramente un messaggio di warning sulla non prenotabilità dello studente all esame in quanto non presente nel piano di studi. Pag. 16 di 16

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