Allegato 5. Capitolato tecnico per la progettazione ed implementazione del sistema ERP per il gruppo SEL basato su SAP ERP. Indice

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1 Allegato 5 Capitolato tecnico per la progettazione ed implementazione del sistema ERP per il gruppo SEL basato su SAP ERP Indice 1 Premessa 5 2 Descrizione del Gruppo SEL 5 3 Definizioni 5 4 Contesto normativo 5 5 Descrizione degli attuali sistemi ERP Servizi offerti dai sistemi attuali Net@SIA e Net@SIL SAP ERP SE-Hydropower Utenti Interfacce con sistemi esterni Dimensioni tecniche del Sistema Sistema gestionale Net@SIAL Sistema gestionale SAP ERP: Manutenzione impianti 11 6 Descrizione del nuovo sistema Contabilità Gestione del piano dei conti Gestione anagrafica clienti e fornitori Gestione contabilità ordinaria Operazioni di chiusura contabile/gestione ratei e risconti Bilancio d esercizio Bilancio consolidato 14

2 6.2 Controllo di gestione Contabilità analitica Budgeting e Monitoring Controlling, Reporting e Forecasting Regolamentazione e Compliance Timesheet Ciclo Passivo Individuazione dei fabbisogni Selezione fornitore/albo fornitore Gestione ordini Controllo e registrazione evasione ordini Modifica ordini e atti integrativi Controllo e registrazione fattura Autorizzazione e pagamento fattura d acquisto Ciclo Attivo Gestione degli ordini e dei contratti di vendita Controllo e registrazione evasione ordini Emissione fattura di vendita Registrazione fattura di vendita Incasso Gestione saldi di morosità/sollecito Gestione cespiti Gestione anagrafica cespiti Gestione incrementi, decrementi e trasferimenti Gestione ammortamenti Inventario Gestione del magazzino Gestione anagrafiche articoli Gestione ubicazione Inventario fisico Gestione giacenza Valorizzazione Gestione manutenzione Gestione intercompany Moduli da attivare Interfacce con sistemi esterni 24 2/45

3 6.11 Bilinguismo tedesco - italiano 25 7 Oggetto della fornitura Preparazione progetto Fase di Business Blueprint Realizzazione della soluzione Supporto per la predisposizione e la gestione degli ambienti operativi Ambienti operativi Procedure di System Management Migrazione dati Fase di Final Preparation Go Live Manutenzione correttiva 30 8 Durata della fornitura 32 9 Piano delle attività Organizzazione e modalità per l erogazione dei servizi Metodologia, standard e modelli Metodologia ASAP Project preparation Business Blueprint Realization Final Preparation Go Live & Support Metodologia per la Migrazione dati Strategia di migrazione Approccio di Migrazione Qualità Piano della Qualità Piano di lavoro Monitoraggio delle attività Affiancamento finale Sede e strumenti di lavoro Collaudo Sostituzione del personale del impresa Modifiche in corso d opera Risorse ICT Project Manager 42 3/45

4 15.2 SAP System Administrator Consulente Funzionale Senior Consulente Funzionale Programmatore ABAP Senior Programmatore ABAP 45 4/45

5 1 Premessa SEL SPA intende adottare un nuovo sistema gestionale basato su SAP ERP che possa supportare le esigenze di tutte le aziende del gruppo attraverso una integrazione ed una omogeneizzazione dei processi gestionali (contabilità, ciclo di fatturazione attiva, ciclo di fatturazione passiva, gestione acquisti, gestione cespiti, gestione del magazzino, controllo di gestione, gestione manutenzione). Per gestire questi processi attualmente sono in uso due sistemi: & servizio SEL SPA SAP ERP servizio ENEL, Edison 2 Descrizione del Gruppo SEL Il Gruppo SEL è attivo nel settore energetico a 360 gradi. Con impegno e senso di responsabilità ci adoperiamo per garantire un approvvigionamento energetico sicuro e sostenibile in Alto Adige, in particolare attraverso l'utilizzo di risorse locali e rinnovabili. Tramite le nostre società affiliate siamo attivi nella produzione, distribuzione e vendita di energia, oltre ad offrire servizi energetici. Ulteriori informazioni sul gruppo sono disponibili sul sito 3 Definizioni - ADT Acquisizione documenti di trasporto Softeco - ASAP Accelerated SAP - ECC Enterprise Central Component - EDI Electronic Data Interchange - EE Energia Elettrica - ERP Enterprise Resource Planning - D3 Document Management System d.develop - Net@SIA Sistema Informativo Amministrativo Engineering Ingegneria Informatica S.p.A. - Net@SIL Sistema Informativo Logistico Engineering Ingegneria Informatica S.p.A. - PDF Portable Document Format - SEPA Single Euro Payments Area - SLA Service Level Agreement - TLQ Remote Banking Unicredit 4 Contesto normativo Il nuovo Sistema Gestionale basato su SAP ERP deve garantire la massima aderenza a tutte le vigenti normative di legge e regolamentari specificatamente applicabili. In particolare va ricordato che il Gruppo SEL agli effetti della delibera dell Autorità per l Energia Elettrica ed il Gas dd. 24 gennaio 2007, n. 11/07, ( Testo integrato delle disposizioni dell Autorità per l energia elettrica e il gas in merito agli obblighi di separazione amministrativa e contabile 5/45

6 (unbundling) per le imprese operanti nei settori dell energia elettrica e il gas e relativi obblighi di pubblicazione e comunicazione ) costituisce una impresa verticalmente integrata ed è quindi soggetto alla disciplina della separazione funzionale e contabile, che tra l altro all art prevede la separazione fisica delle banche dati. 5 Descrizione degli attuali sistemi ERP Gli attuali sistemi informativi amministrativi si basano sui seguenti principali applicativi gestionali: Net@SIA Net@SIL SAP ERP La seguente tabella riporta le società del gruppo e i principali applicativi gestionali in uso: n. Ciclo Ciclo Gestione Gestione Gestione Azienda Contabilità Controlling passivo attivo cespiti magazzino impianti 1 SEL SPA NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 2 SEL Srl NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 3 SELTRADE SPA NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 4 SELGAS Srl NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 5 SE Hydropower Srl SAP ERP SAP ERP SAP ERP SAP ERP SAP ERP n.a. SAP ERP 6 HYDROS Srl SAP ERP SAP ERP NetaSIA SAP ERP SAP ERP NetaSIA n.a. 7 RIENZA ENERGIA SRL NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 8 Centrale idroelettrica NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. Winnebach Scarl 9 Centrale Prati Scarl NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 10 Energia Senales Srl NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 11 CENTRALE NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. ELETTRICA DUN 12 E-Werk Breien Scarl NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 13 E-Werk Eggental NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. Scarl 14 SF Energy Srl NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 15 Gaderwerk Scarl NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 16 Selsolar Monte San NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. Giusto srl 17 Selsolar Rimini srl NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 18 Teleriscaldamento Sesto Srl NetaSIA NetaSIA NetaSIA NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 19 Teleriscaldamento di Chiusa Srl NetaSIA NetaSIA NetaSIA NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 20 Ecotherm Srl NetaSIA NetaSIA NetaSIA NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. 21 Teleriscaldamento NetaSIA NetaSIA NetaSIA NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. Silandro Srl 22 SELGAS NET SPA NetaSIA NetaSIA NetaSIA* NetaSIA NetaSIA n.a. n.a. * Gestione delle fatture passive 6/45

7 5.1 Servizi offerti dai sistemi attuali e I servizi riguardano: Fatturazione attiva Fatturazione passiva Gestione della contabilità analitica del Gruppo SEL (gestione del budget, gestione dei costi e ricavi e relativa reportistica, ecc.) (SAP BI) Gestione della contabilità finanziaria del Gruppo SEL Ritenuta d acconto Inventario e Ordini Aggregazione dei dati contabili (bilancio consolidato) Unbundling contabile Gestione dell anagrafica dei clienti e dei fornitori coinvolti nei processi di fatturazione Gestione dei crediti e dei pagamenti SAP ERP SE-Hydropower Versione in uso ECC 6.0. Moduli integrati: FI Contabilità Generale, Ciclo Attivo, Ciclo Passivo, flussi bancari, Piano dei Conti e Bilancio, Cespiti. CO Contabilità Industriale, centri di costo, centri di profitto, pianificazione e riprevisione Budget annuale e pluriennale, Reporting. PM Gestione degli oggetti tecnici (anagrafiche e strutture impianti), diari di macchina, attività manutentive (accidentali, predittive, cicli di manutenzione), scadenziari con procedure customizzate, registrazione ore del personale interno sulle attività (bolle di lavoro). PS Gestione progetti (Work Breakdown structure), project management, milestones, collegamento con sistema documentale di progetto. MM richieste di acquisto, gare, contratti, registrazione ricezione materiale e prestazioni, gestione materiali a magazzino. SD Vendite materiali. 5.2 Utenti La seguente tabella riporta il numero e la azienda degli utenti: N. Azienda P.IVA Utenti SAP ERP Utenti NetaSI A Utenti NetaSIL Settore 1 SEL SPA Holding 2 SEL Srl * 0 Servizi 3 SELTRADE SPA * 0 Vendita EE 4 SELGAS Srl * 0 Vendita Gas 5 SE Hydropower Srl Produzione EE 7/45

8 6 HYDROS Srl Produzione EE 7 RIENZA ENERGIA SRL * 0 Produzione EE 8 Centrale idroelettrica Winnebach Scarl * 0 Produzione EE 9 Centrale Prati Scarl * 0 Produzione EE 10 Energia Senales Srl * 0 Produzione EE 11 CENTRALE ELETTRICA DUN * 0 Produzione EE 12 E-Werk Breien Scarl * 0 Produzione EE 13 E-Werk Eggental Scarl * 0 Produzione EE 14 SF Energy Srl * 0 Produzione EE 15 Gaderwerk Scarl * 0 Produzione EE 16 Selsolar Monte San Giusto srl * 0 Produzione EE 17 Selsolar Rimini srl * 0 Produzione EE 18 Teleriscaldamento Sesto Srl * * Teleriscaldamento 19 Teleriscaldamento di Chiusa Srl * * Teleriscaldamento 20 Ecotherm Srl * * Teleriscaldamento 21 Teleriscaldamento Silandro Srl * * Teleriscaldamento 22 SELGAS NET SPA /* 0 Distribuzione Gas * Contratti di servizio con SEL SPA La seguente tabella riporta il numero e la tipologia degli accessi a NetaSIAL: N. Tipologia 1 Contabilità e fatturazione 15 2 Controlling & Budgeting 5 3 Acquisti e magazzini 56 Utenti NetaSIAL La seguente tabella riporta il numero e la tipologia degli accessi a SAP ERP: N. Modulo Accessi 1 Modulo CO 4 2 Modulo FI 5 3 Modulo MM 60 4 Modulo PM 60 5 Modulo PS 15 6 Modulo SD Interfacce con sistemi esterni Vengono scambiati flussi di dati da e verso sistemi esterni (Banca, Sistemi di billing, ecc.). Tali flussi sono sia Standard che proprietari La seguente tabella riporta i flussi di dati da e verso NetaSIAL 8/45

9 N. Descrizione Applicativo (In/out/bidirezionale) Tipo 1 Billing Vendita SIU32 in Proprietario 2 Billing Distribuzione SIU32 in Proprietario 3 Fatture Distribuzione ADT in Proprietario 4 Document Management D3 out Proprietario/View 5 Flussi bancari TLQ out SEPA 6 Business Intelligence SAP BI out Universi 7 Flusso dati contabile Pragma out Proprietario La seguente tabella riporta i flussi di dati da e verso SAP ERP N. Descrizione Applicativo (In/out/bidirezionale) Tipo 1 Gestione dati esercizio ESIM bidirezionale Proprietario 2 Controlli con Palmare P-WAY bidirezionale Proprietario 3 Data Warehouse BW 7.0 out Proprietario 4 Sistema Documentale NewSIPAD bidirezionale Proprietario 5 Sistema gare ACM / SRM bidirezionale Proprietario 6 Sistema acquisti a catalogo Ariba Buyer bidirezionale Proprietario 7 Flussi Bancari Circuiti Intesa in Proprietario 8 Flussi Payroll del Personale Payroll in Proprietario 9 Gestione presenze e rimborsi personale WAS in Proprietario 10 Gestione Integrata Abilitazioni Applicazioni IAM bidirezionale Proprietario 11 Gestione Canoni Concessioni Idroelettriche Canoni in Proprietario 12 Gestione pagamenti IMU/ICI ICI in Proprietario 5.4 Dimensioni tecniche del Sistema Le dimensioni gestite sono: Sistema gestionale Net@SIAL La seguente tabella riporta il numero di righe scritture contabili, il numero delle fatture attive, il numero delle fatture passive e il numero di cespiti. Nr. Società N. riga scritture contabili n. fatture attive n. fatture passive n. cespiti 1 SEL SPA SEL Srl SELTRADE SPA SELGAS Srl RIENZA ENERGIA SRL /45

10 6 Centrale idroelettrica Winnebach Scarl Centrale Prati Scarl Energia Senales Srl CENTRALE ELETTRICA DUN E-Werk Breien Scarl E-Werk Eggental Scarl SF Energy Srl Gaderwerk Scarl Selsolar Monte San Giusto srl Selsolar Rimini srl Teleriscaldamento Sesto Srl Teleriscaldamento di Chiusa Srl Ecotherm Srl Teleriscaldamento Silandro Srl SELGAS NET SPA La seguente tabella riporta il numero di richieste di acquisto per anno e gli ordini di acquisto per anno. Nr. Società Richieste di Acquisto/anno Ordini di Acquisto/anno 1 SEL SPA SEL Srl SELTRADE SPA SELGAS Srl Hydros RIENZA ENERGIA SRL 7 Centrale idroelettrica Winnebach Scarl 8 Centrale Prati Scarl Energia Senales Srl 10 CENTRALE ELETTRICA DUN 11 E-Werk Breien Scarl 12 E-Werk Eggental Scarl 13 SF Energy Srl 14 Gaderwerk Scarl 15 Selsolar Monte San Giusto srl 16 Selsolar Rimini srl 17 Teleriscaldamento Sesto Srl /45

11 18 Teleriscaldamento di Chiusa Srl Ecotherm Srl Teleriscaldamento Silandro Srl SELGAS NET SPA Sistema gestionale SAP ERP: N. Descrizione Dimensione 1 Piano dei Conti Fornitori Clienti 60 4 Fatture attive/anno Fatture passive/anno Cespiti Max Nuovi cespiti/anno Numero documenti a Bilancio/anno Numero partite singole a Bilancio/anno Voci di costo Centri di costo Centri di profitto (Profit Centers) Centri di Lavoro Impianti Sedi Tecniche (singole strutture impianti) Equipment (oggetti finali negli impianti) Materiali (codificati) Avvisi di Manutenzione/anno Ordini di Manutenzione/anno Ordini Interni Progetti/anno Networks/anno Richieste di Acquisto/anno Gare/anno Ordini di Acquisto/anno Manutenzione impianti Ripartizione impianti / azienda n. numero impianti da gestire nel sistema per ogni azienda SEL SPA 1 non applicabile SEL Srl 2 non applicabile SELTRADE SPA 3 non applicabile SELGAS Srl 4 non applicabile SE Hydropower Srl /45

12 HYDROS Srl 6 non applicabile RIENZA ENERGIA SRL 7 non applicabile Centrale idroelettrica Winnebach Scarl 8 non applicabile Centrale Prati Scarl 9 non applicabile Energia Senales Srl 10 non applicabile CENTRALE ELETTRICA DUN 11 non applicabile E-Werk Breien Scarl 12 non applicabile E-Werk Eggental Scarl 13 non applicabile SF Energy Srl 14 non applicabile Gaderwerk Scarl 15 non applicabile Selsolar Monte San Giusto srl 16 non applicabile Selsolar Rimini srl 17 non applicabile Teleriscaldamento Sesto Srl 18 1 Teleriscaldamento di Chiusa Srl 19 2 Ecotherm Srl 20 1 Teleriscaldamento Silandro Srl 21 1 SELGAS NET SPA 22 non applicabile 6 Descrizione del nuovo sistema Per la realizzazione del Nuovo Sistema Gestionale Contabile è stata scelta la soluzione SAP ERP Release ECC 6.0, al più recente livello di service pack. Saranno oggetto di implementazione nel nuovo sistema ERP i seguenti macro-processi: 1. Contabilità 2. Controllo di gestione 3. Ciclo passivo 4. Ciclo attivo 5. Gestione cespiti 6. Gestione del magazzino 7. Gestione manutenzione 8. Gestione intercompany 6.1 Contabilità I processi principali che saranno implementati nell ambito della contabilità sono i seguenti: Gestione del piano dei conti Elaborazione ed integrazione dello stesso piano dei conti valido per ogni singola società del Gruppo SEL Procedimento omogeno nella creazione dei nuovi conti contabili ed unificazione nella denominazione (validità per tutte le società del Gruppo SEL) Elaborazione e programmazione dei profili di accesso in base al ruolo 12/45

13 6.1.2 Gestione anagrafica clienti e fornitori Consulenza, assistenza tecnica e migrazione dei dati dall attuale sistema Procedura omogena nella creazione delle nuove anagrafiche (validità per tutte le società del Gruppo SEL) Incorporazione del bilinguismo (tedesco/italiano) riguardante le anagrafiche clienti e fornitori (vale anche per i conti contabili delle banche) Implementazione dei meccanismi di controllo per evitare l iscrizione multipla a livello del Gruppo SEL Elaborazione e programmazione dei profili di accesso in base al ruolo Gestione contabilità ordinaria Consulenza, assistenza tecnica e migrazione dei dati dall attuale sistema Adempimento sia della normativa civilistica (ITALIAN-GAAP) sia delle leggi fiscali territoriali Alcuni punti specifici che sono irrinunciabili: Gestione del libro giornale considerando la numerazione progressiva sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word Gestione dei libri IVA (acquisto, vendita, corrispettivo, liquidazione) considerando la numerazione progressiva sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word Elaborazione ed integrazione di una codifica univoca delle aliquote IVA e codici di esenzione a livello Gruppo SEL Fatture d acquisto INTRA: iscrizione automatica dell operazione sia nel relativo registro acquisti sia nel relativo registro vendite con possibilità di utilizzare aliquote IVA distinte Reverse charge: gestione corretta nei registri IVA applicabile sulle anagrafiche fornitori di tipo italiano ed estero Report dei mastrini sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word Report delle scritture e movimenti contabili sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word Supporto da parte del sistema senza interventi manuali nella gestione delle ritenute d acconto con gestione di almeno due tipi di ritenuta contemporaneamente Report delle certificazioni dei compensi e delle provvigioni assoggettati a ritenuta alla fonte (Art. 4 D.P.R. 22/07/1998, n. 322) sia stampabile su carta intestata di ogni singola società del Gruppo SEL sia estrapolabile in formato pdf, excel e word sempre su carta intestata di ogni singola società considerando la necessità del bilinguismo (tedesco/italiano). Il suddetto report dev essere estrapolabile a) per ogni singolo professionista in modo aggregato b) per ogni singolo professionista in modo dettagliato con indicazione dei dati della fattura d acquisto c) in modo aggregato a livello di ogni società del Gruppo SEL Report dei dati riguardante la comunicazione dei modelli 770 semplificati ed ordinari nel formato idoneo per la trasmissione dei modelli all Agenzia delle Entrate e report leggibile per l effettuazione dei controlli 13/45

14 Report dei dati riguardante la comunicazione INTRASTAT Report dei dati riguardante tutte le operazioni (acquisti e vendite) con Stati e territori diversi da quelli di cui all art. 168 bis (Stati black-list) Report dei dati riguardante la comunicazione SPESOMETRO nel formato idoneo per la trasmissione all Agenzia delle Entrate e report leggibile per l effettuazione dei controlli Report dei dati riguardante la comunicazione IVA nel formato idoneo per la trasmissione all Agenzia delle Entrate e report leggibile per l effettuazione dei controlli Possibilità dell emissione e registrazione di eventuali autofatture Adempimento delle direttive previste dall AEEG (Autorità per l'energia elettrica ed il gas) Interfaccia col sistema D3 (Document Management) allegando ad ogni scrittura contabile il relativo documento scannerizzato ed apribile tramite un apposito pulsante nelle varie schede contabili. Implementazione dei meccanismi di controllo per evitare la scannerizzazione multipla dei documenti in entrata e per evitare la mancanza dell allegato nella scrittura contabile Cash Management: implementazione di una sorveglianza dei flussi bancari considerando l interfaccia con un nuovo software di tesoreria (PITECO o GOLD) di Gruppo SEL che in valutazione d introduzione Interfaccia per la gestione di un flusso elettronico messo a disposizione del consulente del lavoro riguardante i flussi payroll del personale con lo scopo della generazione automatica della scrittura contabile senza interventi manuali Possibilità di intervenire sulle scritture contabili limitata a certi utenti (es. sovrascrivere conti contabili) Predisposizione delle impostazioni che garantiscono un passaggio adeguato ai principi contabili IAS (doppio binario) Operazioni di chiusura contabile/gestione ratei e risconti Implementazione dei meccanismi automatici per la gestione dei ratei e risconti anche di carattere pluriennali ovvero fatture/note credito da ricevere e fatture/nota credito da emettere infraannuale ed alla chiusura dell esercizio Report di controllo sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word Bilancio d esercizio Consulenza, assistenza tecnica e migrazione dei dati dall attuale sistema Possibilità di estrapolare un bilancio classificato secondo la IV Direttiva come previsto degli ITALIAN-GAAP (art e seguenti C.C.) senza e con dettaglio dei conti contabili periodicamente ed annuale in formato pdf, excel e word Calcolo degli indici di bilancio previsti per la relazione della gestione Interfaccia con il programma Pragma Bilancio consolidato Consulenza, assistenza tecnica e migrazione dei dati dall attuale sistema Gestione delle riaperture saldi contabili e scritture con un relativo report di controllo sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word 14/45

15 Programmazione delle regole automatiche per la generazione delle scritture di elisione dei rapporti intercompany, di eliminazione delle partecipazioni infragruppo e della ripartizione quota Gruppo/Terzi Programmazione delle regole automatiche per la gestione automatica delle scritture delle differenze di consolidamento Gestione dei prospetti richiesti dalla normativa D.Lgs 127/1991 Possibilità di estrapolare un bilancio aggregato con separata indicazione di ogni società partecipante all area di consolidamento classificato secondo la IV Direttiva come previsto degli ITALIAN-GAAP (art e seguenti C.C.) senza e con dettaglio dei conti contabili periodicamente ed annuale in formato pdf, excel e word Possibilità di estrapolare un bilancio consolidato con separata indicazione di ogni società partecipante all area di consolidamento classificato secondo la IV Direttiva come previsto degli ITALIAN-GAAP (art e seguenti C.C.) senza e con dettaglio dei conti contabili periodicamente ed annuale in formato pdf, excel e word Possibilità di importazione dei saldi contabili di una società gestita contabilmente fuori dal sistema del Gruppo SEL Interfaccia con il programma Pragma 6.2 Controllo di gestione Contabilità analitica Elaborazione e manutenzione del sistema di contabilità analitica (tipo di costo, centro di costo, unità di costo) Contabilità per centri di costo: creazione dei centri di costo, pianificazione ed allocazione dei costi nei centri di costo, registrazioni periodiche, riallocazioni e ribaltamenti, realizzati secondo le funzionalità standard Budgeting e Monitoring Implementazione, gestione e documentazione del processo di budgeting Monitoraggio del rispetto del budget approvato da parte dei responsabili di progetto e centro di costo nell ambito dell attività di gestione e previsione Pianificazione e programmazione finanziaria e di liquidità Elaborazione e comunicazione budget mensile alla direzione di gruppo Controlling, Reporting e Forecasting Raccolta e integrazione dati controlling di imprese controllate e partecipate Confronto preventivo - consuntivo Aggiornamento mensile delle previsioni per fine esercizio Elaborazione mensile rapporti controlling dell intero gruppo SEL come base dati per il Dashboard Elaborazione dei rapporti controlling mensili per direzione, consiglio d amministrazione e collegio dei sindaci di holding e imprese controllate Regolamentazione e Compliance 15/45

16 Implementazione e accertamento continuo di compliance e linee guida per l unbundling contabile Elaborazione annuale dei conti annuali separati (unbundling) e comunicazione all AEEG Timesheet Gestione delle registrazioni delle ore svolte su progetto e commessa Elaborazione di reports di controllo timesheet per centro di costo e collaboratore Fatturazione per progetto e commessa 6.3 Ciclo Passivo I processi principali che saranno implementati nell ambito del ciclo passivo sono i seguenti: Individuazione dei fabbisogni Elaborazione e implementazione Richiesta di Approvvigionamento (RdA) per beni, lavori e servizi Work flow dei vari utenti per il processo autorizzativo Gestione magazzini con implementazione scorte strategiche (riordini automatici) e relativo Work flow Implementazioni dei meccanismi di controllo tra Richiesta di Approvvigionamento e budget approvato Selezione fornitore/albo fornitore Gestione Albo Fornitori - Vendor List Implementazione delle funzioni necessarie alla creazione delle richieste d offerte Sostengo alla verifica e al confronto dei prezzi Gestione ordini Elaborazione dei profili di accesso in base al ruolo Implementazione delle funzioni necessarie alla creazione delle richieste d acquisto Acquisti a catalogo con inserimento FORNITORE-CATALOGO-PREZZI Gestione codice CIG/CUP e conto delicato come previsto dalla normativa vigente Gestione Contratti Quadro Gestione dei listini prezzi Gestione dei premi contrattuali e degli sconti dal fornitore Gestione dei costi accessori (es. costi di trasporto) Controllo e registrazione evasione ordini Possibilità della verifica e ricostruibilità dello stato di avanzamento della richiesta d acquisto in ogni momento Implementazione di una procedura di sollecito nel caso di un evasione mancante 16/45

17 Supporto alle attività eseguite dalle funzioni logistiche per ricevere i materiali/servizi e per registrare l entrata merce/lo svolgimento servizio Elaborazione ed implementazione dei meccanismi di verifica, validazione e approvazione delle richieste di acquisto Modifica ordini e atti integrativi Gestione modifica/integrazione ordini Gestione penali e addebiti Controllo e registrazione fattura Programmazione dei meccanismi di controllo (contenuto, quantità, importi) tra fattura di acquisto ed evasione ordine ed opzione di blocco del pagamento per difformità Elaborazione ed implementazione procedura per registrazione delle fatture d acquisto con e senza ordine Gestione automatizzata dell informazione relativa ai codici CIG/CUP e conto delicato Programmazione dei meccanismi di controllo sugli elementi nome del fornitore, numero documento, data documento e importo fattura a livello del Gruppo SEL col scopo dell eliminazione del rischio di una doppia registrazione delle fatture d acquisto Implementazione e programmazione di una gestione degli acconti da clienti abbinati ai progetti Elaborazione dei report rispettando le regole di cut-off (competenza): Dettaglio nominativo delle fatture/nota credito da ricevere Autorizzazione e pagamento fattura d acquisto Elaborazione dei profili di accesso al pagamento in base al ruolo Elaborazione ed implementazione procedura d autorizzazione considerando le impostazioni già utilizzando nel programma D3 (Document Management) Gestione automatizzata dell informazione relativa ai codici CIG/CUP e conto delicato Interfaccia ad un sistema remote banking (flussi bancari) evitando interventi manuali: Generazione dell ordine di pagamento e trasmissione automatica alla banca considerando sia fornitori di tipo italiano sia fornitori del tipo estero; interfaccia col software di tesoreria Gestione della registrazione dell avvenuto pagamento senza interventi manuali chiudendo il saldo contabile del fornitore al momento dell invio del flusso verso la banca oppure al momento della ricezione del flusso relativo alle movimentazioni bancarie Implementazioni di un sistema di controllo per evitare doppi pagamenti Consulenza, assistenza tecnica e migrazione dei dati dall attuale sistema relativamente alle partite aperte dei fornitori specificando il dettaglio delle singole fatture Report delle partite aperte dei fornitori personalmente individuabile la data di riferimento anche possibilità d inserimento una data in passato sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word. Il suddetto report dev essere estrapolabile per: a) ogni singolo fornitore in modo aggregato b) ogni singolo fornitore in modo dettagliato con indicazione dei dati delle fatture d acquisto 17/45

18 Report degli scadenziari dei fornitori personalmente individuabile la data di riferimento anche possibilità d inserimento una data in passato sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word 6.4 Ciclo Attivo I processi principali che saranno implementati nell ambito del ciclo attivo sono i seguenti: Gestione degli ordini e dei contratti di vendita Elaborazione dei profili di accesso in base al ruolo Implementazione delle funzioni necessarie alla creazione degli ordini ed opzione dei blocco sui clienti che non hanno l affidabilità creditizia Formalizzazione del rapporto con il cliente, ove necessario, sia dal punto di vista legale, acquisizione del contratto, che dal punto di vista tecnico, modalità di esecuzione della prestazione Controllo e registrazione evasione ordini Elaborazione e implementazione dei meccanismi di verifica, validazione e approvazione delle richieste di acquisto Emissione fattura di vendita Implementazione delle funzioni necessarie all emissione delle fatture di vendita considerando la necessità del bilinguismo (tedesco/italiano) Implementazione delle funzioni necessarie all emissione delle fatture di vendita considerando i relativi adempimenti della normativa in relazione alla fatturazione elettronica Programmazione dei meccanismi di controllo (contenuto, quantità, importi) tra fattura da emettere ed evasione ordine Elaborazione procedura per emissione delle fatture di vendita senza ordine Elaborazione dei report rispettando le regole di cut-off (competenza) Gestione casi con note crediti Gestione degli acconti da fornitori Registrazione fattura di vendita Programmazione di un meccanismo automatico tra le fasi di emissione e registrazione fattura di vendita con e senza ordine Interfaccia col sistema SIU 32 (Billing + Incassi Distribuzione): Importazione dei dati della fatturazione nella contabilità senza interventi manuali Interfaccia col sistema NETA SIU (Billing + Incassi Vendita): Importazione dei dati della fatturazione nella contabilità senza interventi manuali Incasso 18/45

19 Assicurazione di una completa ed adeguata registrazione rispettando il periodo di competenza Elaborazione ed integrazione delle procedure che garantiscono che i pagamenti non abbinati vengano attribuite alle corrette fatture in modo tempestivo Elaborazione e programmazione di una procedura riguardante il modo di pagamento RIBA e RID ed implementazione dei reports idonei destinati alla riconciliazione dei saldi clienti sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word Interfaccia col sistema SIU 32 (Billing + Incassi Distribuzione): Importazione dei dati della fatturazione nella contabilità senza interventi manuali Interfaccia col sistema NETA SIU (Billing + Incassi Vendita): Importazione dei dati della fatturazione nella contabilità senza interventi manuali Interfaccia col software di tesoreria Gestione saldi di morosità/sollecito Report di analisi delle posizioni creditorie dei clienti in modo tempestivo Valutazione e gestione dei crediti di dubbia esigibilità Supporto al monitoraggio Consulenza, assistenza tecnica e migrazione dei dati dall attuale sistema relativamente alle partite aperte dei clienti specificando il dettaglio delle singole fatture Report delle partite aperte (con separata indicazione delle posizioni RIBA/RID) dei clienti personalmente individuabile la data di riferimento anche possibilità d inserimento una data in passato sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word. Il suddetto report dev essere estrapolabile per: a) ogni singolo cliente in modo aggregato b) ogni singolo cliente in modo dettagliato con indicazione dei dati delle fatture d acquisto Report degli scadenziari dei clienti personalmente individuabile la data di riferimento anche possibilità d inserimento una data in passato sia stampabile su carta sia estrapolabile in formato pdf, excel e word 6.5 Gestione cespiti I processi principali che saranno implementati nell ambito dei cespiti sono i seguenti: Gestione anagrafica cespiti Consulenza, assistenza tecnica e migrazione dei dati dall attuale sistema trasmettendo l intero sviluppo del passato per ogni cespite Elaborazione ed integrazione delle schede anagrafiche omogene dei cespiti valide per ogni singola società del Gruppo SEL Procedura omogenea nella creazione delle nuove anagrafiche (validità per tutte le società del Gruppo SEL) Informazioni richieste nei dati anagrafici di un cespite: attribuzione organizzative per le classi cespiti e progetti, parametri di ammortamento e singoli materiali attributi al cespite. Possibilità di ricavare i dati dalla classe cespiti nel modo manualmente o già nella fase della registrazione di prima acquisizione. 19/45

20 Elaborazione ed implementazione delle strutture e categorie cespiti a più livelli considerando anche la normativa dall AEEG Implementazione nei dati anagrafici tutti i dati di base necessari per l adempimento delle esigenze richieste dal settore energia elettrico e gas Gestione dei contributi d investimento Gestione incrementi, decrementi e trasferimenti Gestione della transazione incremento distinguendo tra acquisizione e produzione interna/capitalizzazione costi con collegamento alla fattura d acquisto oppure documento contabile Possibilità di gestione dell incremento come nuovo cespite o come un aumento su un cespite già esistente Gestione dal sistema a livello di singolo materiale dei cespiti di valore esiguo Integrazione della possibilità di una capitalizzazione retroattiva (= capitalizzare un importo prescritto in un esercizio già chiuso) Gestione della transazione decremento abilitando sia vendite/rottamazioni complete sia vendite/rottamazioni parziali di un singolo cespite Gestione della transazione trasferimento (=riattribuire un singolo cespite da una categoria ad un altra) abilitando sia trasferimenti completi sia trasferimenti parziali Gestione delle registrazioni di rettifica permettendo di intervenire manualmente sui valori contabili Gestione delle rivalutazioni di beni Report leggibile e utilizzabile per le varie transazioni possibili sia stampabile su carta sia estrapolabile su pdf, excel e word Gestione ammortamenti Supporto da parte del sistema senza interventi manuali nella gestione dei calcoli di ammortamento considerando la gestione di diversi metodi di ammortamento (aliquote constanti, progressive, calcolo ammortamento pro rata temporis, la metà dell aliquota nel primo anno d acquisizione, ecc.) e di almeno 4 aliquote d ammortamento diverse (civilistica, fiscale, IAS) contemporaneamente Implementazione delle possibilità del cambio sia del metodo d ammortamento sia l aliquota d ammortamento su ogni singolo cespite Gestione della particolarità IAS 17 riguardante il bilancio di consolidamento Gestione delle svalutazioni Simulazione e registrazione contabile fittizia degli ammortamenti per le chiusure infraanuale Calcolo e registrazione contabile degli ammortamenti per la chiusura dell esercizio Report di controllo leggibile e utilizzabile riguardante il calcolo degli ammortamenti sia stampabile su carta sia estrapolabile su pdf, excel e word Report del libro cespiti in un formato leggibile e usabile con una numerazione progressiva sia stampabile su carta sia estrapolabile su pdf, excel e word comprendo le seguenti informazioni per ogni singolo materiale di cespite: Descrizione cespite, descrizione classa cespite, anno di capitalizzazione, data inizio ammortamento, valore di acquisto/produzione dell esercizio precedente, incremento dell esercizio, decremento dell esercizio, trasferimenti dell esercizio, rivalutazione dell esercizio, svalutazione dell esercizio, valore di acquisto/produzione alla chiusura, fondo d ammortamento dell esercizio precedente, aliquota di ammortamento dell esercizio, importo 20/45