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1 Sergio Margarita - ECDL e Open Source E-book di Informatica di base, ECDL, Open Source e

2 Sergio Margarita - ECDL e Open Source Sergio Margarita E-book realizzato esclusivamente per Studente E-book di Informatica di base, ECDL, Open Source e

3 Sergio Margarita - ECDL e Open Source i E-book? Avete detto e-book? Cosa serve per utilizzarlo? Gli electronic book (e-book), libri in formato digitale senza carta e senza inchiostro, si stanno sempre più diffondendo, affiancando i libri tradizionali ed iniziando piano piano a sostituirli, in particolare nel campo della formazione. Chi meglio di un libro sull'informatica si presta ad uscire sotto forma di e-book? I vantaggi rispetto ad un libro tradizionale sono numerosi: Questo e-book è stato realizzato in formato Adobe Portable Data Format (familiarmente detto PDF) e può essere letto su un computer di qualunque marca e modello purché dotato di un programma di lettura dei documento PDF (cosiddetto PDF Reader) disponibile gratuitamente. E' sufficiente aprire questo e-book con un PDF Reader e acquisire familiarità con il programma per sfruttarne le funzioni di navigazione nelle pagine, zoom, ricerca nel testo, accesso dinamico agli argomenti e ai punti del Syllabus tramite l'indice. All'e-book sono allegati archivi per svolgere gli esercizi che vanno copiati sul disco del computer, come specificato di volta in volta. Il libro è... Questo e-book è... uguale per tutti personale per il singolo utilizzatore. Ognuno riceve una copia PERSONALIZZATA spesso in bianco e nero, per "esigenze economiche" a colori, per una lettura più gradevole e una maggior fedeltà delle illustrazioni fisso, a volte con immagini poco leggibili zoomabile, per ingrandire il testo e le illustrazioni, vedendole nei massimi dettagli, per una migliore accessibilità difficile da ricercare, se non tramite un indice statico facilissimo da ricercare, per parola all'interno del testo e navigabile tramite link per accedere dall'indice agli argomenti e ai singoli riferimenti del Syllabus, e dai riferimenti alle figure statico e difficilmente aggiornabile dinamico e modulare, un nuovo programma o una nuova versione? Si aggiorna un singolo e-book vorace di risorse rispettoso dell'ambiente, non usa carta né inchiostro, consuma poco, non ha bisogno di mezzi di trasporto poche pagine, per "esigenze economiche" tante pagine, non per studiare di più ma per poter spiegare con più calma, per poter inserire illustrazioni verticale, si usa così orizzontale come lo schermo, più facile da leggere a video, si può fare a meno di stamparlo su carta costoso economico, volevamo che il prezzo fosse circa metà di quello di un libro tradizionale facile da duplicare illegalmente, chi non ha mai fotocopiato un libro? facilissimo da duplicare illegalmente, ma NON FATELO! Il prezzo è stato dimezzato proprio per renderlo accessibile a tutti E-book o IBUQ? IBUQ è il nome che abbiamo dato a questa collana di e-book (la pronuncia è la stessa!), uno per ogni modulo dell'ecdl, con l'intenzione di proporne in futuro altri sugli stessi temi (altri sistemi operativi nel Modulo 2, per esempio o diverse versioni dei programmi) oppure su temi diversi.

4 Sergio Margarita - ECDL e Open Source ii ECDL I sette moduli L'ECDL (European Computer Driving Licence), o Patente Europea del Computer, è un certificato riconosciuto a livello internazionale comprovante la conoscenza dei concetti fondamentali dell'informatica e la capacità di usare un personal computer, nelle applicazioni più comuni, ad un livello di base. Le certificazioni ECDL costituiscono uno standard di riferimento e si caratterizzano per: uniformità: i test sono identici in tutti i paesi neutralità: i test si svolgono sia su programmi proprietari sia su software libero e Open Source imparzialità, i test si svolgono con un software che assicura oggettività di valutazione e si integra in un sistema di controllo qualità diffusione internazionale: dall'ecdl nato a livello europeo, si è giunti all'icdl (International Computer Driving Licence) riconosciuto nella maggior parte dei paesi nel mondo. Il programma dell'ecdl si articola in sette moduli: 1. Concetti di base dell'ict 2. Uso del computer e gestione dei file 3. Elaborazione testi 4. Fogli elettronici 5. Uso delle basi di dati 6. Strumenti di presentazioni 7. Navigazione web e comunicazione. Referente nazionale delle certificazioni ECDL è l'associazione Italiana per l'informatica e il Calcolo Automatico (AICA) che provvede fra l'altro all'accreditamento dei Test Center, strutture private e pubbliche presso le quali si possono sostenere gli esami (circa in Italia). Per ottenere il diploma il candidato deve farsi rilasciare il libretto d'esame (Skills Card) e superare i sette esami che costituiscono il programma. Giunto alla versione 5.0, il Syllabus è il documento ufficiale che, per ogni modulo, descrive in dettaglio quello che il candidato deve sapere e saper fare. Il testo è disponibile sul sito dell'aica. Perché conseguire l'ecdl? Il Syllabus Le certificazioni ECDL sono riconosciute nel mondo delle imprese e delle professioni dove hanno un ampia Altri livelli diffusione. Costituiscono un titolo valutato in sede di concorso dalle Istituzioni centrali e regionali e dalla Oltre all'ecdl, detto ECDL Core, si Pubblica Amministrazione. Rientra nelle strategie dell'unione Europea e di diverse organizzazioni possono conseguire certificazioni e internazionali nel quadro di iniziative di alfabetizzazione informatica.. diplomi di livello superiore: ECDL Advanced, attesta la conoscenza Alcuni siti di riferimento approfondita di uno o più moduli per l'utente evoluto AICA, ECDL Specialised, su temi quali la ECDL Foundation, progettazione (CAD), la sanità (Health), i sistemi informativi territoriali (GIS). Errori? Imprecisioni? Per favore segnalateceli all'indirizzo

5 Sergio Margarita - ECDL e Open Source iii Software libero o software Open Source? I vantaggi del FLOSS Il software libero e Open Source, sviluppato in modo collaborativo e distribuito gratuitamente via Internet, sta raccogliendo sempre più consensi, non solo negli ambienti accademici ma anche nelle imprese, nelle professioni e nella Pubblica Amministrazione, in Italia come all'estero. I due termini differiscono, per storia e per significato, ma tendono per certi versi a convergere. Il software libero (free software) - indissolubilmente legato a Richard Stallman e alla Free Software Foundation da lui creata nel è il software rilasciato con una licenza che contempla e disciplina diverse libertà fondamentali offerte all'utilizzatore: libertà di esecuzione, di duplicazione, di distribuzione, di studio, di modifica e di miglioramento. Negli anni '90, ad opera di Bruce Perens, Eric S. Raymond ed altri, nasce il termine Open Source che identifica una licenza più orientata al mondo degli affari ed anche un modello di sviluppo cooperativo del software tramite Internet, basato sulla disponibilità del codice sorgente e formalizzato dalla OpenSource Initiative. Emblema del modello Open Source e del suo successo è Linux, sistema operativo compatibile con Unix ideato nel 1991 e sviluppato su un personal computer da Linus Torvalds, allora giovane studente finlandese. Il termine Free/Libre/Open Source Software (FLOSS), coniato nel 2002 da Rishab Aiyer Ghosh in un Rapporto della Commissione Europea, è ampiamente diffuso a livello internazionale ed accorpa in modo neutrale software libero e software Open Source. La crescente diffusione dei programmi FLOSS, spesso a scapito dei programmi proprietari, è riscontrabile in numerose aree applicative fra i quali: sistemi operativi (Linux), automazione d'ufficio (OpenOffice.org), browser (Mozilla Firefox), posta elettronica (Mozilla Thunderbird), oltre a programmi per applicazioni grafiche, statistiche, ecc... L'adozione del FLOSS presenta numerosi vantaggi, sia per gli addetti ai lavori, sia per l'utente finali. Fra i principali ricordiamo: Qualità professionale e affidabilità: grazie al modello di sviluppo collettivo è spesso superiore ai corrispondenti programmi proprietari Sicurezza: la disponibilità del codice sorgente permette di verificarne le funzionalità, accertarsi che non sia presente codice dannoso e correggere rapidamente gli errori Formati di archiviazione aperti e documentati: facilitano la conservazione e il riutilizzo nel tempo dei propri dati e agevola l'interscambio di informazioni Nessun costo di licenza: porta risparmi immediati e favorisce l'uso legale del software, essendo liberamente duplicabile e distribuibile. Alcuni siti di riferimento Free Software Foundation, Open Source Initiative, Free/Libre and Open Source Software: Survey and Study, Linux, OpenOffice.org - Versione italiana, it.openoffice.org Mozilla, ECDL e Open Source I software FLOSS adoperati nei test ECDL sono Linux (con KDE o Gnome), OpenOffice.org (Writer, Calc, Base, Impress) e Mozilla (Firefox, Thunderbird).

6 Sergio Margarita - ECDL e Open Source iv Come è composto l'ibuq? Le parti che compongono l'ibuq sono: l'introduzione (quello che state leggendo in questo momento), uguale per tutti gli IBUQ, ne presenta le caratteristiche principali e l'impostazione la presentazione del modulo, eventualmente anche del programma utilizzato e delle sue funzionalità più importanti il testo collegato ai compiti da svolgere nel quadro dell'incarico ricevuto e agli argomenti del Syllabus, dove ogni argomento può essere composto da: il testo vero e proprio: illustra in modo descrittivo i concetti teorici e le azioni da compiere per svolgere una determinata operazione i riquadri : si riferiscono allo svolgimento dell'incarico ricevuto e passo a passo richiedono di compiere operazioni appena illustrate nel testo i riquadri Ricreazione: contengono esercizi che non hanno a che fare con lo svolgimento dell'incarico. Ma sono utili lo stesso! i riquadri Quiz, riferiti ai concetti teorici oppure all'approfondimento oppure a curiosità non strettamente legate all'ecdl. Ai quiz facilissimi, non numerati, non viene fornita la soluzione. La soluzione dei quiz numerati è riportata alla fine dell'ibuq i riquadri Attenzione, lo dice la parola stessa mettono l'accento su punti critici, specificità dei programmi o cautele particolari da adottare l'appendice: solo in alcuni IBUQ, contiene il modello di quanto deve essere realizzato per lo svolgimento dell'incarico (relazione, tabella, grafici,...) oltre ad eventuali dati che dovranno essere inseriti la soluzione dei quiz, solo in alcuni IBUQ. Piuttosto di presentare gli argomenti in modo astratto seguendo l'ordine del Syllabus, si è scelto un approccio di tipo problem solving, ossia organizzandoli intorno alla soluzione di uno specifico problema reale - quello dell'incarico di consulenza. Di conseguenza, l'ordine degli argomenti in molti casi è stato stravolto ma è sempre stato riportato il riferimento al numero e al titolo corrispondenti nel Syllabus Ogni IBUQ è indipendente e utilizzabile autonomamente rispetto agli altri. Questo vuol dire che possono essere letti in qualunque ordine (anche se si consiglia soprattutto per i primi l'ordine naturale del Syllabus) e che inevitabilmente si riscontreranno delle ripetizioni fra un modulo e l'altro. Come utilizzare l'ibuq? Alcune indicazioni per adoperare al meglio l'ibuq: aprite l'ibuq con un lettore di documenti PDF. Il programma può essere diverso a seconda del sistema operativo che utilizzate (Microsoft Windows, Linux, Mac OS X) e disporre di funzionalità differenti attivate la funzionalità Segnalibri (se disponibile) che visualizza un indice con accesso diretto agli argomenti del testo e ai punti di riferimento al Syllabus ECDL dell'ibuq, l'unica parte che può essere utile stampare, possibilmente a colori, è l'appendice in modo da avere sempre a portata di mano il modello di documento da realizzare eseguite sempre molto attentamente e fedelmente gli esercizi, ognuno dei quali si basa su quelli precedenti. In caso di difficoltà o problema, rivedete quelli precedenti e le spiegazioni teoriche. Fate solo (tutto) quanto viene richiesto quando viene richiesto svolgete anche le Ricreazioni e i Quiz. Non sono sempre indispensabili per superare l'esame ECDL ma sono divertenti.

7 Sergio Margarita - ECDL e Open Source v Oggetto: Conferimento incarico Gentile Studente con la presente vi conferiamo l'incarico di valutare per la nostra impresa la possibilità di sostituire il software proprietario attualmente utilizzato con software libero e Open Source. Vi viene chiesto inoltre di analizzare le opportunità di business offerte da Internet nei principali paesi europei. Per questo dovete fare alcune indagini e raccogliere dati e informazioni che dovete riassumere in documenti, tabelle e grafici e spedire alla Direzione Generale. Dovete inoltre strutturare una base di dati per raccogliere sistematicamente tali dati e, al termine della vostra attività, illustrare in modo convincente i risultati ottenuti in occasione di un incontro di presentazione ai membri del Consiglio di Amministrazione. Per lo svolgimento di queste attività, vi è stato messo a disposizione un personal computer nuovo di zecca. Con i migliori auguri Il Direttore Generale Congratulazioni!! Anche se siete uno dei massimi esperti di software libero e di Internet, la vostra padronanza del personal computer e dei suoi programmi è piuttosto deboluccia. Avete quindi deciso di comprare questi IBUQ che vi guideranno passo a passo nei compiti che dovete svolgere nell'ambito del vostro incarico. In particolare: Il personal computer, corredato di stampante, che vi è stato messo a disposizione è stato appena Modulo 1 consegnato dal fornitore che lo ha lasciato nel vostro ufficio ancora negli scatoloni. Il vostro primo compito è Concetti di base dell'ict naturalmente di disimballarlo e montarlo, predisponendo correttamente il posto di lavoro, nonché collegarlo in rete in modo da accedere a Internet. Approfittate dell'occasione per prendere confidenza con diversi concetti dell'informatica quali hardware, software, reti e saperne di più sulle Tecnologie dell'informazione e della Comunicazione e sulle tematiche relative. Al termine, sarete diventati padroni del mezzo, sapendo cosa c'è sotto e potrete accendere il personal computer (!) con cognizione e giudizio.

8 Sergio Margarita - ECDL e Open Source vi L'incarico che avete ricevuto richiede di scrivere documenti, realizzare tabelle, costruire presentazioni e Modulo 2 strutturare basi di dati, utilizzando la rete Internet per acquisire informazioni e per comunicare con i vostri Uso del computer e gestione dei file interlocutori. Di conseguenza dovete fare conoscenza con il sistema operativo del vostro computer e con l'ambiente grafico, gestendo cartelle, sottocartelle, file e programmi di vario genere. Questo vi permetterà di predisporre sul vostro personal computer la struttura che ospita le cartelle e i file utili per ognuno dei compiti che vi sono stati assegnati. Al termine, sarete diventati abili nel creare, posizionare, duplicare, spostare, comprimere e ricercare file e cartelle, debellare virus e organizzare i dati sul vostro personal computer in modo sicuro. Si parte! Il primo compito consiste nello scrivere una convincente relazione di presentazione dell'open Modulo 3 Source e dei suoi vantaggi, accompagnata da una lettera personalizzata con i dati di ognuno dei destinatari, Elaborazione testi i membri del Consiglio di Amministrazione. La relazione deve rispettare un modello in quanto a struttura e OpenOffice.org Writer aspetto. Pertanto acquisite tutte le conoscenze e nozioni tipiche delle attività di trattamento testi (word processing). Al termine, sarete in grado per scrivere e impaginare documenti di testo, inserirvi tabelle, immagini e oggetti grafici di vario genere, formattarli con colori, caratteri ed elenchi, controllarne la correttezza ed infine stamparli secondo diverse modalità, personalizzandone inoltre in modo automatico il contenuto. Dopo le lettere i numeri! Per illustrare le potenzialità della rete, decidete di realizzare una tabella e relativi Modulo 4 grafici che confronti l'utilizzo di Internet nei principali paesi europei, calcolando diversi indicatori e Fogli elettronici rappresentando i dati salienti sotto forma di grafici. Rinfrescate quindi le vostre nozioni di aritmetica e OpenOffice.org Calc imparate a destreggiarvi con concetti e operazioni tipiche dell'uso del foglio elettronico (electronic spreadsheet). Al termine, non avranno più segreti per voi la creazione e modifica delle tabelle, la definizione del loro aspetto, l'inserimento e la gestione delle formule di calcolo, la realizzazione di svariati tipi di grafici automaticamente aggiornati e piacevolmente colorati, nonché il controllo e la stampa finali. Ancora numeri! Per meglio valutare le opportunità di business di Internet, è opportuno tenere sotto controllo Modulo 5 l'andamento della sua diffusione nei vari paesi. Per questo strutturate e realizzate una base di dati destinata Uso delle basi di dati a raccogliere in tabelle, ogni anno e per ogni paese, i dati rilevanti. Dopo aver acquisito i concetti teorici OpenOffice.org Base elementari delle basi di dati, realizzate la vostra base di dati secondo una struttura prestabilita, avvicinandovi alle operazioni tipiche dell'uso delle basi di dati (database) quali inserimento, visualizzazione, modifica e cancellazione dei dati. Al termine, sarete in grado di gestire la base di dati in questione nonché creare oggetti per utilizzarla quali ricerche, maschere e rapporti per estrarre i dati dalle tabelle e ordinarli, visualizzarli e stamparli. Dopo i numeri le immagini! La fase finale del vostro incarico prevede una presentazione dei risultati della Modulo 6 vostra ricerca al Consiglio di Amministrazione. Sulla base dei dati sui temi Open Source e Internet che avete Strumenti di presentazione

9 Sergio Margarita - ECDL e Open Source vii raccolto ed elaborato, create una presentazione che ne illustri i più importanti. La presentazione segue un OpenOffice.org Impress modello in quanto a struttura e aspetto ed è composta da diapositive che contengono testo, elenchi, tabelle, immagini, grafici, diagrammi e disegni, formattati in vari modi. Imparate quindi le tecniche utili per adoperare al meglio gli strumenti di presentazione (presentation). Al termine, diventerete maestri nel creare presentazioni accattivanti e potrete scatenare la vostra creatività per stupire con effetti speciali i destinatari delle vostre presentazioni. Chi dice informazioni dice Internet! Non solo le informazioni raccolte per la vostra ricerca provengono da Modulo 7 Internet, ma è via Internet che inviate i documenti che avete realizzato a chi vi ha assegnato l'incarico. Dopo Navigazione in rete e comunicazione un attento esame delle problematiche di (in)sicurezza della rete, dovete impratichirvi delle attività di Mozilla Firefox e Thunderbird navigazione e di ricerca delle informazioni sul web (web browsing) e delle funzionalità della posta elettronica (electronic mail) quali spedizione e ricezione di messaggi o gestione di una rubrica di indirizzi. Non solo ma, convinti dell'esito brillante del vostro incarico e sicuri del suo rinnovo, vi portate avanti col lavoro organizzando una raccolta di link sull'open Source che potrà sempre servire. Al termine, non solo avrete imparato qualcosa di più su Internet, il personal computer e i suoi programmi ma avrete conseguito l'ecdl.

10 Sergio Margarita - ECDL e Open Source viii Presentazione Introduzione I temi del Syllabus Il programma di foglio elettronico (spreadsheet) consente di gestire l'insieme delle attività di stesura e di gestione dei prospetti e delle tabelle sia per il contenuto, organizzato sotto forma di righe e colonne, sia per l'aspetto. Tali programmi sono ampiamente utilizzati proprio per le innumerevoli applicazioni che li caratterizzano, da quelle più modeste (la contabilità di casa) alle elaborazioni professionali dei dati (bilanci, preventivi, consuntivi e budget, elaborazioni di dati dal database aziendale). Dispongono di numerose funzionalità che facilitano enormemente l'inserimento dei calcoli e l'ottenimento dei risultati. La potenza e la versatilità di questi strumenti, rispetto ai loro antenati quali la calcolatrice, derivano da alcune loro caratteristiche: la separazione fra digitazione e stampa del prospetto. Il prospetto viene costruito, inserito e memorizzato sul personal computer e quindi può essere rivisto, completato e controllato prima di essere stampato la possibilità di completa revisione del prospetto dopo averlo inserito. In qualunque modo sia stato inserito il prospetto, può essere successivamente modificato, re-impaginato e trasformato senza nessun vincolo la gestione di contenuti e calcoli dinamici. Nel prospetto possono essere inserite formule di calcolo che operano su valori presenti nel prospetto stesso, il cui risultato si adegua automaticamente al variare di tali valori. Questo è l'aspetto più significativo e interessante del foglio elettronico la disponibilità di funzioni di calcolo complesse. I calcoli consentiti dalle formule non sono limitati alle operazioni aritmetiche abituali ma si estendono facilmente, grazie alle funzioni predefinite, ai calcoli matematici, statistici, finanziari,... ecc. la costruzione di grafici dinamici, disponibili in numerose tipologie, si basano su dati presenti nel prospetto e si adeguano automaticamente al variare di tali dati la possibilità di definire l'aspetto del prospetto. I programmi di foglio elettronico forniscono tutti gli strumenti per definire al massimo livello di dettaglio l'aspetto del prospetto (la cosiddetta formattazione) in termini di forma, stile e dimensione dei caratteri, allineamento e posizionamento dei contenuti, colori e sfondi colorati. 4.1 Utilizzo dell applicazione Lavorare con il foglio elettronico Migliorare la produttività 4.2 Celle Inserire, selezionare Modificare, ordinare Copiare, spostare, cancellare 4.3 Gestione di fogli di lavoro Righe e colonne Fogli di lavoro 4.4 Formule e funzioni Formule aritmetiche Funzioni 4.5 Formattazione Numeri e date Contenuto Allineamento, bordi ed effetti 4.6 Grafici Creazione Modifica 4.7 Preparazione della stampa Impostazione Verifica e stampa Vanno infine menzionate funzionalità quali il riordino dei dati, il controllo, la stampa, la ricerca nei contenuti o le espressioni condizionate che definiscono un calcolo sulla base del verificarsi o meno di una condizione.

11 Sergio Margarita - ECDL e Open Source ix Come è fatto un foglio elettronico (come un documento di testo) I prospetti e le tabelle realizzati con i fogli elettronici sono tipicamente concepiti per essere stampati o almeno organizzati in forma stampabile anche se non sono trasferiti fisicamente su carta ma rimangono in forma digitale. Il prospetto è suddiviso in una o più pagine ad ognuna delle quali corrisponde un foglio di carta. Per capire la struttura della pagina così come la gestisce il programma di foglio elettronico, conviene proprio partire dal foglio di carta (Figura 1). In Italia e in diversi paesi europei, il formato standard del foglio di carta è il cosiddetto A4 le cui dimensioni sono 21 cm (larghezza) per 29,7 cm (altezza). Negli Stati Uniti e paesi anglosassoni è invece frequente l'uso del formato Letter (21,59 cm x 27,94 cm). Il testo non viene stampato sull'intero foglio ma vengono lasciati sui bordi quattro margini (sinistra, destra, alto e basso) senza stampa. Nella zona centrale del foglio prendono posto, dall'alto verso il basso: l'intestazione. Se presente, è la zona in cui inserire testo o immagini da ripetere in tutte le pagine la distanza fra l'intestazione e il testo la zona di testo vero e proprio in cui viene impaginato il documento la distanza fra l'intestazione e il testo il piè di pagina. Se presente, è la zona in cui inserire testo o immagini da ripetere in tutte le pagine Il foglio elettronico è suddiviso in righe, colonne e quindi celle ognuna dei quali può essere impaginata separatamente con caratteristiche diverse in quanto a allineamento, rientro,... Il contenuto delle celle a sua volta è composto da caratteri che presentano innumerevoli caratteristiche ma le cui principali, da conoscere, sono: il nome, detto anche font: i più usuali sono Arial, Times New Roman, Courier New. Questo IBUQ è scritto prevalentemente in Arial la dimensione: espressa in punti (pt), definisce la grandezza del carattere nel testo. Le misure usuali vanno da 8 pt a 15 pt. I caratteri di questa frase hanno una dimensione di 11 pt. Questa invece di 8 pt. Questa di 14 pt la spaziatura: a seconda del font, è proporzionale (ogni carattere occupa in larghezza uno spazio diverso a seconda della sua forma) o fissa (tutti i caratteri hanno la stessa larghezza). Arial è a spaziatura proporzionale (la i occupa molto meno spazio della m) mentre Courier New è a spaziatura fissa come si può vedere da questa porzione di testo lo stile: altera l'aspetto del carattere. I più usati sono Grassetto, Corsivo e Sottolineato il colore: l'abitudine è di scrivere in nero su sfondo bianco (anche perché molte stampanti non sono a colori) ma nulla vieta (se non il buon gusto) di usare liberamente i colori per mettere in evidenza un testo. Figura 1: Come è fatta una pagina

12 Sergio Margarita - ECDL e Open Source x Piccolo decalogo del "sapere minimo" per l'utente di fogli elettronici OpenOffice.org Calc Esistono interi trattati sulle regole tipografiche da rispettare e su come bisogna e non bisogna impaginare un La suite di programmi OpenOffice.org per testo. Queste regole si possono anche applicare ai prospetti e quindi le richiamiamo, sempre volutamente l'ufficio (www.openoffice.org) è oggi semplificate, prendendole dall'ibuq ECDL Modulo 3 - Elaborazione testi. l'alternativa Open Source più significativa ai programmi proprietari. E' composta da 1. Lasciare sempre uno spazio dopo ogni segno di punteggiatura sei applicazioni, fra le quali le prime 2. Non lasciare mai uno spazio prima di un segno di punteggiatura quattro fanno parte del programma 3. Usare sempre una maiuscola dopo il punto, il punto esclamativo, il punto interrogativo dell'ecdl: 4. Usare sempre una minuscola dopo la virgola, il punto e virgola, i due punti Writer, per l'elaborazione dei testi 5. Usare con parsimonia il grassetto e il corsivo, con significati ben precisi Calc, per i fogli elettronici 6. Non usare mai la sottolineatura (questa l'abbiamo inventata noi perché la resa è orribile, sia in stampa, sia Base, per la gestione delle basi di dati su video) Impress, per le presentazioni 7. Usare con discrezione il colore e sempre con lo stesso significato in uno stesso documento Draw, per il disegno 8. Usare il carattere di spazio solo per separare le parole e mai per (tentare di) allineare dei dati o del testo, Math, per la scrittura delle formule ossia non inserite mai due spazi di fila matematiche. 9. Non usate troppi tipi né dimensioni di caratteri diversi nello stesso testo 10. Verificate sempre la resa in stampa (solo nero) del testo se usate caratteri e sfondi colorati o immagini. Più avanti vedremo invece alcune regole specifiche per i fogli elettronici. Ma che Open Source e Open Source! Ma come sarebbe a dire Open Source! Le immagini delle videate sono chiaramente di Windows XP che è un programma proprietario. Vero! Ma è nostra opinione che la diffusione dell'open Source non passi attraverso una rivoluzione ma attraverso un'evoluzione e che le evoluzioni vadano aiutate, semplificandole il più possibile. A costo di scandalizzare i puristi (che fanno bene a scandalizzarsi) riteniamo che un primo passo proficuo verso il software libero e Open Source sia proprio usarlo sul solito sistema operativo proprietario che ci è tanto familiare e sul quale sono disponibili OpenOffice.org, Mozilla Firefox e Thunderbird. Dopo, il secondo passo sarà di migrare ad un sistema operativo diverso sul quale continuare ad usare gli stessi programmi, nel frattempo diventati familiari, che presentano minime differenza fra un ambiente ed un altro. E' utilizzabile su tutti i principali sistema operativi, proprietari e Open Source, e di conseguenza diffuso su varie famiglie di personal computer e sistemi di elaborazione in generale ed è disponibile in numerosissime lingue e dialetti. La versione italiana (it.openoffice.org) è curata dal PLIO - Progetto Linguistico Italiano OpenOffice.org (www.plio.it).

13 Sergio Margarita - ECDL e Open Source xi La finestra principale di OOo Calc Figura 2: La finestra principale di OOo Calc

14 Sergio Margarita - ECDL e Open Source xii Le operazioni preliminari Le fasi del lavoro Per poter svolgere gli esercizi, dovete effettuare alcune operazioni preliminari di preparazione delle cartelle e dei file utili per questo modulo. Se avete letto l'ibuq ECDL Modulo 2 - Uso del computer e gestione dei file e svolto gli esercizi, l'intera struttura - se non l'avete cancellata - è già predisposta. L'installazione degli IBUQ e la predisposizione dei file e delle cartelle richiede qualche operazione che ovviamente verrà spiegata più avanti, negli IBUQ stessi, ma che potreste non conoscere. Se siete proprio a digiuno nell'uso del personal computer, dovete farvi aiutare da qualcuno un po' più pratico, in attesa di diventare un esperto o un'esperta. Questo IBUQ è organizzato sulla base delle attività da svolgere, suddivise nelle seguenti fasi: 1. Operazioni di base 2. Impostazione iniziale del programma 3. Impostazione iniziale del foglio elettronico 4. Creazione del prospetto 5. Realizzazione dei grafici 6. Controllo e stampa del foglio elettronico 7. Operazioni finali Installazione degli IBUQ copiare sul Desktop tutti i file degli IBUQ (i PDF) e il file IBUQFiles.zip allegato decomprimere quest'ultimo estraendo il contenuto sul disco del vostro computer viene creata una cartella IBUQFiles contenente i file estratti. Preparazione dell'ibuq del modulo 4 Sul vostro disco: creare una cartella avente per nome Studente spostate dal Desktop tutti i vostri IBUQ in questa cartella che d'ora in poi costituisce la vostra cartella di lavoro all'interno della cartella, creare una cartella denominata FLOSS all'interno della cartella FLOSS, creare una cartelle denominata Modulo4 in quest'ultima cartella copiare o spostare i file dalla cartella IBUQFiles\Mod4 che avete creato al passo precedente Installazione degli IBUQ al termine, nella cartella FLOSS\Modulo4 devono esserci i seguenti file: ECDL.ods EU27.ods stampare, se possibile a colori, tutti i documenti riportati in appendice 1 e 2. Il documento indicato come modello corrisponde al risultato finale al quale dovete arrivare. In appendice, sono disponibili: 1. I primi dati da inserire 2. La versione finale del prospetto, tabella e grafici (modello). 3. La soluzione dei quiz. In questi IBUQ, si farà riferimento ai vari programmi della suite adoperando un nome abbreviato ma non troppo: OOo Writer, OOo Calc, OOo Base e OOo Impress. Tutti i marchi e logo sono di proprietà dei rispettivi titolari.

15 1 1. Operazioni di base Iniziamo il nostro percorso vedendo le operazioni basilari per l'uso iniziale di OOo Calc ed in particolare come: aprire il programma OOo Calc aprire uno o più fogli elettronici chiudere un foglio elettronico chiudere OOo Calc. OOo Calc Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. Aprire, chiudere dei fogli elettronici. Per aprire OOo Calc si può procedere in diversi modi, a seconda di come è stato installato il programma: selezionare il menu Start / Tutti i programmi / OpenOffice.org 3.0 / OpenOffice.org Calc oppure fare doppio click sull'icona OpenOffice.org Calc presente sul desktop oppure fare doppio click sull'icona OpenOffice.org presente sul desktop compare la pagina di benvenuto di OpenOffice.org (Figura 3) che permette di scegliere fra i diversi programmi della suite cliccare sul pulsante Foglio elettronico. OpenOffice.org I vari modi sono equivalenti ed in tutti i casi compare la finestra principale di OOo Calc (Figura 2). E' utile distinguere i vari elementi che compongono la finestra del programma e conoscere il loro nome. Per questo si consiglia di far riferimento alla finestra principale del programma. In particolare, è importante individuare la cosiddetta Barra degli strumenti Standard, che verrà illustrata più avanti ma che contiene icone che verranno già utilizzate in questa parte. Figura 3: Benvenuti in OpenOffice.org! Per aprire un foglio elettronico esistente, occorre: selezionare il menu File / Apri (oppure cliccare sull'icona Apri nella Barra degli strumenti Standard, oppure

16 2 usare la combinazione di tasti Ctrl + O) compare la finestra di dialogo Apri (Figura 4) tramite la quale cercare il foglio elettronico, eventualmente spostandosi fra le cartelle selezionare il foglio elettronico con un click del mouse confermare cliccando sul pulsante Apri (oppure su Annulla per rinunciare all'operazione). In alternativa, se il foglio elettronico è stato utilizzato di recente: selezionare il menu File / Documenti recenti dalla lista che compare, cliccare sul foglio elettronico per aprirlo. Apri I fogli elettronici creati con OOo Calc sono identificati dall'icona del programma e dall'estensione.ods (Open Document Spreadsheet), assegnata automaticamente al momento della creazione. Per aprire più fogli elettronici, si ripete l'operazione. Se i fogli da aprire sono nella stessa cartella, possono essere selezionati insieme, dalla finestra di dialogo Apri. Per questo, si clicca sul primo e successivamente sugli altri mentre si tiene premuto il tasto Ctrl. Il meccanismo è quello della selezione multipla dei file del sistema operativo. Per chiudere il foglio elettronico sul quale si sta lavorando, occorre: selezionare il comando File / Chiudi se il foglio elettronico contiene delle modifiche non salvate, compare una richiesta di conferma con tre opzioni: Salva, per salvare il foglio elettronico e poi chiuderlo (si veda il successivo punto ) Esci, per uscire senza salvare il foglio elettronico Annulla, per rinunciare all'operazione di chiusura. Figura 4: La finestra di dialogo Apri Una volta terminato, per uscire dal programma, occorre: selezionare il menu File / Esci (oppure cliccare sul pulsante Chiudi di chiusura della finestra, oppure usare la combinazione di tasti Ctrl + Q) Se vi sono dei fogli elettronici non salvati, viene chiesto se li si vuole salvare o rinunciare alle modifiche, così come quando si chiude un singolo foglio. Chiudi finestra

17 3 Attenzione Se, chiudendo il programma o il foglio elettronico, si rinuncia a effettuare il salvataggio, tutte le modifiche apportate dopo l'ultimo salvataggio vengono irrimediabilmente perse. Aprire il programma OOo Calc. Aprire il foglio elettronico ECDL presente nella cartella FLOSS\Modulo4. Leggere il testo. Chiudere il foglio elettronico. Chiudere il programma Creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito. Per creare un nuovo foglio elettronico, occorre: selezionare il menu File / Nuovo / Foglio elettronico (oppure cliccare sull'icona Nuovo nella Barra degli strumenti Standard, oppure usare la combinazione di tasti Ctrl + N) viene visualizzata una tabella vuota nella quale iniziare ad inserire i dati (Figura 2). Da notare come si vede nella barra del titolo, il nuovo foglio elettronico è chiamato Senza nome 1, ad indicare che è stato creato non è ancora mai stato salvato né gli è stato assegnato un nome il nuovo foglio ha delle impostazioni predefinite, quelle del modello di foglio elettronico cosiddetto Standard. Ma che cosa è un modello di foglio elettronico? Un modello di foglio elettronico è un foglio elettronico particolare (la sua estensione è.ots) che contiene Nuovo

18 4 specifiche impostazioni di formato o di impaginazione, oltre ad eventuali contenuti. I modelli di foglio elettronico sono adoperati come base per la creazione di altri fogli elettronici che quindi ne acquisiscono impostazioni e contenuto. Se non specificato diversamente, tutti i nuovi fogli elettronici sono creati basandosi sul modello predefinito detto modello Standard. Così avviene usando il comando di menu File / Nuovo / Foglio elettronico. Anche se il modello Standard è quello maggiormente adoperato, può essere utile utilizzare modelli diversi. Non verrà però approfondito l'argomento che esula dallo scopo di questo IBUQ. Il principio è lo stesso della creazione di documenti di testo basato su uno specifico modello, così come descritto nell'ibuq ECDL Modulo 3 - Elaborazione testi al quale si rinvia. Per svolgere l'esercizio, si ricorda che Creare non vuol dire Salvare. Creare un foglio elettronico sulla base del modello Standard, mantenendo il nome assegnato Senza nome Salvare un foglio elettronico all interno di un unità disco. Salvare un foglio elettronico con un altro nome all interno di un unità disco. Se si dovesse spegnere il computer durante la scrittura di un foglio elettronico, è probabile che tutto o parte del lavoro fatto andrebbe perso. Infatti, il contenuto del foglio elettronico è temporaneamente registrato nella memoria RAM del computer e solo quando lo si richiede esplicitamente ne viene fatta una copia su supporto di memoria permanente: disco magnetico, chiavetta USB o altro. Attenzione Non sapete cosa è la memoria RAM, il disco magnetico e la chiavetta USB? Non potete non conoscere questi concetti di base del personal computer - e diversi altri come ICT - che sono oggetto dell'ibuq ECDL Modulo 1 - Concetti di base dell'ict, che urge studiare!

19 5 Durante l'uso del programma di foglio elettronico, si raccomanda di salvare molto frequentemente il foglio elettronico su un supporto di memoria permanente, in particolare se è lungo. Per salvare la prima volta un foglio elettronico su un unità disco, è sufficiente: selezionare il menu File / Salva con nome (oppure usare la combinazione di tasti Ctrl + Maiusc + S) compare la finestra di dialogo Salva con nome (Figura 5) usando le icone del riquadri di sinistra e la casella Salva in, selezionare l'unità di memorizzazione e la cartella dove si vuole registrare il documento alla voce Nome file, inserire il nome che si vuol dare al foglio elettronico (alla voce Salva come, compare l'impostazione standard del formato dei fogli elettronici di OOo Calc Foglio elettronico ODF (.ods) confermare cliccando sul pulsante Salva (oppure su Annulla per rinunciare all'operazione). Da questo momento: una copia del foglio elettronico è registrato su supporto permanente nella Barra del titolo della finestra di OOo Calc compare il nome del foglio elettronico. Figura 5: La finestra Salva con nome Per salvare successivamente un foglio elettronico su un unità disco, è sufficiente: selezionare il menu File / Salva (oppure usare la combinazione di tasti Ctrl + S, oppure cliccare sull'icona Salva nella Barra degli strumenti Standard) viene salvata la versione aggiornata del foglio elettronico al posto di quella precedente, mantenendo lo stesso nome e la stessa posizione (unità e cartella) del file. Durante il lavoro, si può salvare quanto fatto con un semplice click del mouse sull'icona Salva e si ribadisce di farlo frequentemente. Spesso è utile salvare un foglio elettronico con un altro nome all interno di un unità disco, per esempio per disporre di versioni diverse del foglio elettronico a diversi stati di avanzamento. Per salvare un foglio elettronico con un altro nome su un unità disco, si adopera la stessa procedura vista per salvarlo la prima volta: selezionare il menu File / Salva con nome (oppure usare la combinazione di tasti Ctrl + Maiusc + S) nella finestra di dialogo Salva con nome selezionare l'unità di memorizzazione e la cartella nella quale si vuole registrare il foglio elettronico Salva

20 6 alla voce Nome file, inserire il nuovo nome che si vuol dare al foglio elettronico confermare cliccando sul pulsante Salva. Attenzione Un problema frequente che deve affrontare il principiante del computer è quello di non trovare più un file, pur giurando e spergiurando di averlo salvato. Nella maggior parte dei casi, il file è stato salvato ma in un'unità o in una cartella diversa da quella che ci si aspetta. E' importante, quando si salva il foglio elettronico, prestare attenzione alla scelta dell'unità e della cartella nella quale salvarlo. Iniziamo a svolgere il compito che ci è stato assegnato e predisponiamo il nostro foglio elettronico, seppur vuoto. Anche se contiene dei dati relativi ad Internet e non al software FLOSS, per analogia con i documenti creati negli altri IBUQ, lo chiamiamo FoglioFloss. Salvare, nella cartella FLOSS\Modulo4 precedentemente creata, il foglio elettronico Senza nome 1, assegnandogli il nome FoglioFloss, senza chiuderlo Impostare le opzioni di base del programma: nome dell utente, cartelle predefinite per aprire o salvare fogli elettronici. La suite OpenOffice.org prevede numerose impostazioni generali nonché specifiche dei singoli programmi che la compongono, che ne influenzano l'operatività e ne modificano diversi aspetti. Queste impostazioni assumono valori predefiniti che possono però essere personalizzati dall'utente per un migliore utilizzo del programma. Per accedere alle impostazioni, è sufficiente: selezionare il menu Strumenti / Opzioni Figura 6: Strumenti / Opzioni

21 7 la finestra di dialogo che compare propone nel riquadro di sinistra: alcune sezioni generali quali per esempio OpenOffice.org e Internet una sezione specifica di OOo Calc intitolata OpenOffice.org Calc. (Figura 6) Un'opzione generale di OpenOffice.org è il nome dell'utente, per impostare il quale è sufficiente: selezionare il menu Strumenti / Opzioni fare doppio click sulla scheda OpenOffice.org per aprirla (oppure cliccare sul segno + a sinistra del nome) dall'elenco che compare selezionare la voce Dati utente inserire i propri dati (Figura 7) e confermare con il pulsante OK. Un'altra opzione di base è la cartella predefinita per aprire o salvare i documenti, ossia la cartella che viene proposta alla prima apertura della finestra di dialogo Apri o Salva. Figura 7: I Dati utente Per impostare la cartella predefinita per aprire o salvare i documenti, è sufficiente selezionare il menu Strumenti / Opzioni fare doppio click sulla scheda OpenOffice.org per aprirla (oppure cliccare sul segno + a sinistra del nome) dall'elenco che compare selezionare la voce Percorsi nella sezione Percorsi utilizzati da OpenOffice.org (Figura 8) fare doppio click sulla voce Documenti personali (o cliccare sulla voce Documenti personali e cliccare sul pulsante Modifica) selezionare il percorso desiderato e confermare con OK chiudere la finestra di dialogo con il pulsante OK. Impostare la cartella FLOSS\Modulo4 precedentemente creata come percorso per i fogli elettronici personali ed inserire le proprie informazione nei Dati utente. In questa prima parte, sono state esaminate le principali operazioni che vengono svolte nell'uso corrente di OOo Calc ed in particolare abbiamo visto come: aprire e chiudere un programma di foglio elettronico Figura 8: Percorsi

22 8 aprire e chiudere uno o più fogli elettronici creare un nuovo foglio elettronico basato sul modello predefinito salvare un foglio elettronico all interno di un unità disco, anche con un altro nome impostare alcune opzioni di base del programma quali il nome dell utente e la cartella predefinita per aprire o salvare fogli elettronici. Negli esercizi, applicando le nozioni di base, si è predisposto l'ambiente di lavoro per lo svolgimento del problema proposto, salvando il foglio elettronico, seppur ancora vuoto, nella cartella di lavoro precedentemente creata.

23 9 2. Impostazione iniziale del programma Prima di iniziare la scrittura vera e propria dei fogli elettronici, conviene familiarizzarsi con alcuni aspetti ed impostazioni di OOo Calc per riuscire ad adattare l'interfaccia e le caratteristiche del programma alle proprie preferenze, per un uso più confortevole. Solo in questo modo si riuscirà a migliorare la produttività, sfruttando al meglio l'ergonomia del programma. Le impostazioni si riferiscono alla visualizzazione delle pagine del foglio elettronico e alla personalizzazione degli strumenti che consentono di interagire con il programma. In particolare, vediamo come: usare lo zoom per la visualizzazione gestire le barre degli strumenti. Per utilizzare al meglio il programma, è importante distinguere l'aspetto del foglio elettronico come lo si vede sul video e quello che avrà in stampa. In generale i fogli elettronici sono destinati ad avere certe impostazioni grafiche e ad essere stampati su fogli di certe dimensioni. Di conseguenza l'aspetto rilevante sarà quello in stampa. Tant'è che le misure si riferiscono tutte al foglio di carta e alla stampa (dimensioni, margini, dimensione dei caratteri,...) mentre su video la visualizzazione può essere impostata in modo indipendente. Per esempio, stabilita la dimensione che dovranno avere i caratteri del testo in stampa, la loro visualizzazione su video potrà essere completamente diversa (in generale più grande per una maggior visibilità) e potrà essere modificata senza conseguenze sulle dimensioni in stampa: un carattere molto piccolo in stampa potrà essere ingrandito su video per renderlo più leggibile durante la digitazione. A livello generale, la quantità di testo visualizzato e la sua dimensione dipendono da diversi fattori quali: la dimensione dello schermo video la dimensione della finestra del programma OOo Calc la modalità di visualizzazione della pagina l'ingrandimento (o zoom) della pagina la dimensione dei caratteri usati. Mentre i primi due sono fattori generali, che dipendono rispettivamente dall'hardware utilizzato e dall'impostazione che si da in generale alle finestre dei programmi, le altre sono specifiche di OOo Calc. Va inoltre considerato che i prospetti realizzati con il programma di foglio elettronico raggiungono spesso delle

24 10 dimensioni che li rendono difficilmente stampabili. Mentre un documento di testo, anche se molto lungo, è naturalmente suddiviso in pagine consecutive e come tale facilmente stampabile, un prospetto composto da molte righe e molte colonne è un blocco unico la cui suddivisione in pagine in sede di stampa può risultare difficile senza comprometterne la leggibilità. Andrà quindi considerato anche questo aspetto nella strutturazione del prospetto Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom. Zoom Gli strumenti di ingrandimento/zoom permettono di scegliere il fattore di ingrandimento con il quale viene visualizzata la pagina. OOo Calc offre diversi metodi alternativi per accedere allo zoom: selezionare il menu Visualizza / Zoom cliccare sull'icona Zoom nella Barra degli strumenti Standard fare doppio click sulla percentuale presente nella parte bassa della finestra, in centro (Figura 9). Compare la finestra Zoom & visualizza layout (Figura 10) nella quale impostare l'ingrandimento desiderato: Ottimale: adatta la visualizzazione alla larghezza del testo del foglio elettronico Adatta larghezza e altezza: mostra l'intera pagina sullo schermo Adatta larghezza: adatta la visualizzazione alla larghezza della pagina 100 %: visualizza il foglio elettronico con la dimensione effettiva Variabile: permette di specificare il fattore di zoom (in percentuale) con cui visualizzare il foglio elettronico. Si può inoltre effettuare una modifica rapida del fattore di ingrandimento/zoom, in un altro modo: facendo click destro sulla percentuale presente nella parte bassa della finestra (Figura 9) e scegliendo fra le opzioni che compaiono (Figura 11). Adoperando il foglio elettronico FoglioFloss: usare lo zoom per vedere gli effetti dei vari ingrandimenti e impostare la modalità di visualizzazione preferita. Si ricorda che lo zoom influisce solo sulla visualizzazione e non sulla dimensione del testo in stampa. Figura 9: La percentuale di zoom Figura 10: La finestra Zoom & visualizza layout

25 Mostrare, nascondere le barre degli strumenti. Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione. Per facilitare l'interazione con il programma, si può intervenire sulle numerose Barre degli strumenti offerte da OOo Calc. Cosa sono le Barre degli strumenti? Sono insieme di pulsanti, disposti in sequenza orizzontale o verticale, che permettono di accedere velocemente ai comandi di OpenOffice.org. Ognuno dei pulsanti è rappresentato da un icona ed è abbinato ad un comando. Fra la ventina di Barre degli strumenti disponibile, tre barre sono di uso più frequente e vengono visualizzate, come impostazione predefinita, nella parte alta della finestra (Figura 2). Sono: la Barra degli strumenti Standard: disponibile in tutti i programmi di OpenOffice.org, contiene le funzioni principali di gestione dei file e di accesso alle principali funzionalità dei programmi la Barra degli strumenti Formattazione: raggruppa le funzioni di uso più frequente per la formattazione del contenuto delle celle, il suo allineamento e le diverse caratteristiche di visualizzazione la Barra di calcolo: facilita l'inserimento e la modifica delle formule e delle funzioni di calcolo. Per velocizzare l'accesso ai comandi maggiormente utilizzati, conviene visualizzare le barre di uso più frequente. Figura 11: Opzioni di zoom

26 12 Per visualizzare (o nascondere) una barra degli strumenti, occorre: selezionare il menu Visualizza / Barre degli strumenti nel sotto-menu (Figura 12) cliccare sul nome della barra per inserire (o eliminare) il segno di spunta. Attenzione Le singole barre possono essere ancorate ad un bordo della finestra del programma oppure sganciate e di conseguenza trascinate e spostate sopra il foglio elettronico. Oltre ai pulsanti già adoperati (Apri, Salva,...) verranno man mano spiegati altri pulsanti, sia della Barra degli strumenti Standard e della Barra degli strumenti Formattazione, sia di altre barre specifiche. Nel foglio elettronico FoglioFloss: visualizzare la Barra degli strumenti Disegno nascondere la Barra di calcolo. Dopo aver osservato i cambiamenti, riportarsi alla situazione di prima: nascondere la Barra degli strumenti Disegno mostrare la Barra di calcolo. Chiudere il foglio elettronico FoglioFloss. In questa seconda parte, sono state esaminate diverse impostazioni del programma OOo Calc utili per migliorarne l'utilizzo ed in particolare: l'uso dello zoom per l'ingrandimento della visualizzazione la gestione delle varie Barre degli strumenti, per velocizzare l'esecuzione di alcune funzioni. Negli esercizi, si è impostata la visualizzazione della pagina secondo le proprie preferenze in quanto ad ingrandimento e si è lavorato con le Barre degli strumenti. Figura 12: Visualizza / Barre degli strumenti

27 13 3. Impostazione iniziale del foglio elettronico Così come sono stati impostati i parametri iniziali del programma di foglio elettronico, nello stesso modo prima di comporre il prospetto vero e proprio, è il caso di definirne le impostazioni in termini di: le dimensioni del foglio sul quale verrà stampato il prospetto il suo orientamento i margini. Con l'occasione, prenderemo in esame la funzione di Guida in linea del programma (familiarmente chiamata Help) che ci viene in aiuto nel momento del bisogno per ottenere informazioni su particolari operazioni da svolgere, comandi da eseguire o parametri da impostare. La struttura generale di una pagina di stampa è illustrata nella Figura 1. E' importante conoscere le caratteristiche principali del foglio (ossia della pagina) in stampa, in termini di: Dimensioni: in Italia e in diversi paesi europei il formato standard del foglio per la stampa è il cosiddetto A4, ossia 21 cm x 29,7 cm, rispettivamente per larghezza e altezza Orientamento: nella maggior parte dei casi il foglio A4 è orientato verticalmente ma nel caso di fogli elettronici, è frequente che lo si orienti orizzontalmente. In questo caso le dimensioni, sempre per larghezza e altezza, diventano 29,7 cm x 21 cm. Margini: non si stampa fino al bordo del foglio ma si lascia sempre una zona vuota, non stampata, chiamata margine, su ognuno dei quattro lati del foglio. Ci saranno quindi quattro margini che, rispetto al foglio sono i margini sinistro, destro, alto e basso. La zona stampabile della pagina - quella cioè che conterrà il foglio elettronico - sarà quella che rimane del foglio escludendo i margini. Questa zona, oltre al contenuto della pagina, potrà eventualmente contenere l'intestazione e il piè di pagina, due zone nelle quali si inserisce il testo da ripetere rispettivamente in alto e in basso di ogni pagina. Va notato, sempre con riferimento allo schema di Figura 1, che per la zona centrale del prospetto: la sua larghezza è data dalla larghezza del foglio di carta meno il margine destro e il margine sinistro la sua altezza è data dall'altezza del foglio di carta tolti il margine alto, l'altezza dell'intestazione, la distanza fra l'intestazione e il testo, la distanza fra piè di pagina e testo, l'altezza del piè di pagina, il margine basso.

28 14 L'altezza della zona centrale di testo è quindi ottenuta per differenza, dopo aver impostato tutti gli altri parametri. Attenzione Durante l'uso normale di un programma di elaborazione testi, quale OOo Writer, sono visualizzati il corpo della pagina, l'intestazione e il piè di pagina. Va notato invece che nell'uso di OOo Calc per la stesura di un foglio elettronico, non sono visualizzati né intestazione né piè di pagina ma soltanto il prospetto con le sue righe, colonne e celle, indipendentemente da come verrà stampato. Solo l'anteprima di stampa, come si vedrà più avanti, permette di visualizzare su video come verrà stampato il prospetto. Figura 13: Formato / Pagina Per il nostro foglio elettronico imposteremo quindi dimensioni del foglio, orientamento e margini Modificare l orientamento del foglio di lavoro: orizzontale o verticale. Cambiare le dimensioni della carta. Come dimensioni e orientamento predefiniti, OOo Calc prevede il formato A4 verticale. Mentre le dimensioni dipendono dalla caratteristiche della stampante sulla quale si effettuerà la stampa del foglio elettronico, l'orientamento potrà essere scelto liberamente, in funzione delle preferenze dell'autore, dell'uso previsto e soprattutto delle dimensioni del prospetto (numero di righe e colonne). Per modificare dimensioni e orientamento delle pagine del foglio elettronico, occorre: selezionare il menu Formato / Pagina nella finestra di dialogo che compare scegliere la scheda Pagina (Figura 13) nella sezione Formato foglio, impostare il valore di: Formato: sono proposti i principali formati standard, fra i quali il formato europeo A4 e il formato americano Letter. In alternativa, si possono impostare singolarmente Larghezza ed Altezza Allineamento: scegliendo fra Verticale ed Orizzontale. confermare con OK (Figura 14). Figura 14: La sezione Formato foglio

29 15 Ricreazione Aprire il foglio elettronico ECDL presente nella cartella FLOSS\Modulo4. Impostare al foglio elettronico ECDL il formato A4 e l'orientamento orizzontale. Salvare il foglio elettronico ECDL e chiuderlo. Passiamo adesso ad impostare i margini del foglio di lavoro. Cosa fare se, pur avendo studiato a lungo su questo testo, avendo sostenuto e brillantemente superato l'esame ECDL relativo all'uso del foglio elettronico, un improvviso vuoto di memoria ci impedisce un giorno di ricordare il comando da adoperare, per esempio proprio per impostare i margini? Help! Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma. Tutte le volte in cui non si ricorda un particolare comando o si desidera ottenere delle informazioni aggiuntive sull'uso del programma, oltre a sfogliare questo IBUQ, si può ricorrere alla Guida in linea di OOo Calc. Per accedere alla Guida in linea (o Help) del programma, è sufficiente: selezionare il menu? e la voce Guida di OpenOffice.org (o cliccare sull'icona Guida di OpenOffice.org della Barra degli strumenti Standard o premere il tasto funzione F1) compare la finestra di guida con il modulo OOo Calc selezionato (Figura 15) nella colonna di sinistra, si sceglie la modalità di consultazione della guida: Contenuti: visualizza un indice degli argomenti principali di tutti i moduli Indice: visualizza un indice delle parole chiave per il modulo OpenOffice.org selezionato Cerca: permette di eseguire una ricerca sull'intero testo della guida per il modulo selezionato. Mentre la modalità Contenuti permette una lettura della guida di tipo sequenziale e ipertestuale, nelle modalità Indice e Cerca, si digita la parola cercata per ottenere tutte le voci o le pagine che contengono la parola cercata. Non ricordandoci come si imposta il margine di una pagina, possiamo cercare con la modalità Indice la parola margine. Nella lista ottenuta, selezioniamo con un doppio click la voce pagine. Compare la pagina di aiuto della Guida che ci ricorda che occorre selezionare il menu Formato / Pagina e poi la scheda Pagina Figura 15: La finestra della Guida

30 16 (Figura 13) Si ottiene lo stesso risultato adoperando la modalità Cerca. In questo caso, nella lista ottenuta dopo aver digitato la parola margine e cliccato sul pulsante Cerca, si seleziona con un doppio click la voce Pagina e si giunge alla stessa pagina di prima. Cercare informazioni nella Guida in linea sulla Barra degli strumenti standard ed in particolare la pagina di aiuto che illustra il significato delle diverse icone Modificare i margini del foglio di lavoro: superiore, inferiore, sinistro, destro. Per modificare i margini delle pagine del foglio elettronico, occorre: selezionare il menu Formato / Pagina nella finestra di dialogo che compare scegliere la scheda Pagina (Figura 16) nella sezione Margini, impostare il valore dei quattro margini A sinistra, A destra, In alto, In basso con le misure desiderate confermare con OK. In OOo Calc, durante la stesura del prospetto, sono visualizzate (o visualizzabili, scorrendo orizzontalmente e verticalmente) tutte le righe e tutte le colonne gestite dal foglio elettronico. I margini non sono direttamente visibili e la suddivisione del prospetto fra le pagine stampate è indicata esclusivamente da righe verticali e orizzontali più marcate riportate su video. La modifica dei margini ha quindi effetti visibili soltanto sulla posizione di queste righe di suddivisione. Soltanto nella visualizzazione dell'anteprima di stampa si osserveranno i margini reali. Figura 16: La sezione Margini

31 17 Aprire dalla cartella FLOSS\Modulo4 il foglio elettronico FoglioFloss. Nel foglio elettronico FoglioFloss: impostare i quattro margini del foglio di lavoro Foglio1 a 2,5 cm. Salvare il foglio elettronico, lasciandolo aperto. Figura 17: I fogli di lavoro Spostarsi tra diversi fogli di lavoro. Come accennato nell'introduzione, un foglio elettronico è composto da uno o più fogli di lavoro, ai quali OOo Calc assegna un nome predefinito basato su una numerazione progressiva. L'elenco dei fogli di lavoro presenti in un foglio elettronico è visualizzato nella parte bassa della finestra sulla destra, sotto forma di linguette. Lo si vede facilmente quando si apre OOo Calc. Il foglio elettronico vuoto predefinito che si presenta è composto da tre fogli di lavoro, intitolati Foglio1, Foglio2 e Foglio3, ognuno accessibile tramite una linguetta che ne riporta il nome. (Figura 17) Per spostarsi tra diversi fogli di lavoro in un foglio elettronico, è sufficiente: se il nome non è visibile nell'elenco, cliccare sui pulsanti di scorrimento (Figura 18) per spostarsi (all'inizio, indietro, avanti o alla fine) fino a far comparire il nome del foglio di lavoro desiderato cliccare sul nome del foglio di lavoro che si vuole attivare: il foglio di lavoro viene visualizzato il suo nome viene evidenziato in grassetto. In alternativa, si può: selezionare il menu Modifica / Foglio / Seleziona dalla finestra di dialogo che compare (Figura 19) nell'elenco dei fogli, scegliere il foglio nel quale spostarsi confermare con il pulsante OK. Il foglio di lavoro visualizzato diventa il cosiddetto foglio corrente. Figura 18: I pulsanti di scorrimento Figura 19: Modifica / Foglio / Seleziona

32 18 Nel foglio elettronico FoglioFloss: esercitarsi a passare da un foglio di lavoro ad un altro (Foglio1, Foglio2 e Foglio3) nei due modi illustrati osservare come cambia l'aspetto delle linguette della lista dei fogli di lavoro Inserire un nuovo foglio di lavoro, eliminare un foglio di lavoro. Per inserire un nuovo foglio di lavoro, è sufficiente: selezionare il foglio di lavoro vicino al quale si vuole inserire quello nuovo, cliccando sul suo nome fare click destro sull'elenco dei fogli di lavoro dal menu rapido che compare scegliere la voce Inserisci foglio nella finestra di dialogo che compare, scegliere le opzioni per la creazione del nuovo foglio di lavoro: nella sezione Posizione, scegliere se il nuovo foglio di lavoro deve essere inserito prima o dopo quello corrente nella sezione Foglio, scegliere quanti fogli si vogliono inserire e che nome assegnargli al termine, confermare cliccando sul pulsante OK il foglio inserito diventa il foglio corrente. In alternativa, per far comparire la finestra di dialogo, è possibile: cliccare sulla zona vuota a destra dei nomi dei fogli di lavoro oppure selezionare il menu Inserisci / Foglio. Per eliminare un foglio di lavoro, occorre: fare click destra sul nome del foglio dal menu rapido che compare (Figura 20), scegliere la voce Elimina foglio alla richiesta di conferma, cliccare sul pulsante Sì per effettuare la cancellazione. In alternativa, si può: Figura 20: Il menu rapido dei fogli di lavoro

33 19 cliccare sul nome del foglio di lavoro da eliminare per selezionarlo selezionare il menu Modifica / Foglio / Elimina alla richiesta di conferma, cliccare sul pulsante Sì per effettuare la cancellazione. Il foglio elettronico che dobbiamo creare sarà composto da due fogli di lavoro: il primo, denominato Tab, conterrà la tabella dei dati e il secondo, denominato Graf, conterrà i grafici costruiti sulla base di tali dati. Nel foglio elettronico FoglioFloss: inserire un nuovo foglio di lavoro denominato Graf posizionato prima di Foglio1 inserire un nuovo foglio di lavoro denominato Tab posizionato tra Foglio2 e Foglio3. In generale, per accedere in modo rapido alle diverse funzioni di gestione dei fogli di lavoro, è sufficiente un click destro sull'elenco dei fogli di lavoro presente nella parte bassa della finestra. Viene visualizzato il menu (Figura 20) nel quale si ritrovano, fra le altre, le funzioni di: Inserimento Eliminazione Rinomina Spostamento e copia Individuare buoni esempi nell attribuzione di nomi ai fogli di lavoro: usare nomi significativi invece di accettare il nome predefinito. Oltre ai tre fogli di lavoro creati da OOo Calc, se ne possono creare altri a seconda delle esigenze (con un massimo di 256 fogli di lavoro per ogni foglio elettronico). E' importante, soprattutto se il foglio elettronico è composto da diversi fogli di lavoro, assegnare ad ognuno un nome significativo che ne ricordi il contenuto e non accontentarsi della numerazione progressiva. In questo modo, si facilita la ricerca dei fogli di lavoro e si conferisce al foglio elettronico una struttura più ordinata. Si ottiene inoltre un ulteriore beneficio: come si vedrà più avanti, l'intestazione della pagina

34 20 stampata contiene come impostazione predefinita il nome del foglio di lavoro. Stampare Foglio1, Foglio2,... non è molto significativo per chi legge né fornisce una buona impressione su chi ha redatto il prospetto. I nomi varieranno ovviamente a seconda dei dati inseriti nei fogli e del significato del prospetto stesso, ma è facile rendersi conto che sono molto più significativi e mnemonici nomi quali, per esempio: Ricavi, Costi, Utile per una situazione economica Anno 2007, Anno 2008, Anno 2009,... per prospetti che vengono fatti con cadenza annuale Conto economico, Stato patrimoniale per un bilancio. Questo vale sia per i fogli di lavoro predefiniti, sia per quelli creati successivamente per i quali Calc prosegue con la numerazione: Foglio4, Foglio5,... Seguendo queste indicazioni, per rendere più significativi i nomi dei fogli di lavoro, decidiamo di cambiare i nomi scelti in precedenza da Tab e Graf rispettivamente in Tabella e Grafici Copiare, spostare, rinominare un foglio di lavoro all interno di un foglio elettronico. Per modificare il nome predefinito assegnato da OOo Calc ad un foglio di lavoro, oppure un nome che abbiamo scelto in precedenza, si può rinominare il foglio di lavoro. Per rinominare un foglio di lavoro, è sufficiente: fare click destro sul nome del foglio di lavoro dal menu rapido che compare scegliere la voce Rinomina foglio nella finestra di dialogo che compare: inserire il nome desiderato confermare cliccando sul pulsante OK. Copiare un foglio di lavoro in un foglio elettronico permette di ottenere un duplicato del foglio di lavoro sul quale apportare delle modifiche salvaguardando l'originale. Per esempio per creare un prospetto periodico simile a quello del periodo precedente oppure per analizzare due scenari diversi basati sulla stessa struttura di calcolo ma su dati differenti. Per copiare un foglio di lavoro, è sufficiente: fare click destro sul nome del foglio di lavoro da copiare dal menu rapido che compare scegliere la voce Sposta/Copia foglio

35 21 nella finestra di dialogo che compare: nella sezione Prima del foglio, scegliere la posizione in cui creare il duplicato mettere un segno di spunta sulla voce Copia confermare cliccando sul pulsante OK. viene creato un nuovo foglio di lavoro, con lo stesso nome di quello originale seguito da un numero progressivo che indica che si tratta di una copia (Figura 21) Spostare un foglio di lavoro ha lo scopo di ordinare i fogli di lavoro in modo più logico, per una maggior facilità di utilizzo del foglio elettronico. Se viene creato un foglio di lavoro per ogni anno (o mese o settimana), è probabile che i vari fogli debbano rispettare un ordine cronologico, diretto o inverso, e non vengano messi in ordine sparso. Per spostare un foglio di lavoro, è sufficiente procedere come appena visto per la copia ma... dimenticandosi di mettere il segno di spunta sulla voce Copia. In alternativa, dall'elenco dei fogli di lavoro, si può trascinare il foglio dalla sua posizione alla nuova posizione che deve assumere. In alternativa, per far comparire la finestra di dialogo, è possibile: cliccare sulla zona vuota a destra dei nomi dei fogli di lavoro oppure selezionare il menu Modifica / Foglio / Sposta/copia. Nel foglio elettronico FoglioFloss: rinominare il foglio di lavoro denominato Graf in Grafici rinominare il foglio di lavoro denominato Tab in Tabella eliminare i fogli di lavoro Foglio1, Foglio2 e Foglio3 spostare i due fogli di lavoro Tabella e Grafici in modo che il primo sia Tabella. Salvare il foglio elettronico FoglioFloss, senza chiuderlo. Mentre quando si scrivono testi, si crea un file per ogni documento, quando si lavora con il programma di foglio elettronico, si tende ad inserire più prospetti nello stesso file, sotto forma di fogli di lavoro distinti. Questo non va fatto in modo indiscriminato: vengono raggruppati nello stesso foglio elettronico più prospetti Figura 21: Copiare un foglio di lavoro

36 22 omogenei fra di loro e attinenti alla stessa attività, lo stesso argomento o lo stesso contesto. Rimarranno in fogli elettronici e quindi in file separati prospetti di natura diversa. Potrà pertanto capitare di dover lavorare simultaneamente su diversi fogli elettronici, aperti contemporaneamente Spostarsi tra fogli elettronici aperti. Per spostarsi tra fogli elettronici aperti, si può utilizzare in alternativa il programma di foglio elettronico oppure il sistema operativo. Per passare da un foglio elettronico ad un altro tramite OOo Calc, occorre: selezionare il menu Finestra dall'elenco che compare (Figura 22) selezionare il foglio elettronico aperto al quale si vuole accedere (quello attualmente in uso è identificato da un puntino) Per passare da un foglio elettronico all'altro tramite il sistema operativo, occorre far riferimento alla Barra delle applicazioni che contiene, per ogni programma, cartella o documento aperto, una linguetta che visualizza l'icona e il nome dell'elemento (Figura 23). Per passare ad uno specifico foglio elettronico; occorre: fare click sulla linguetta del foglio elettronico al quale si vuole accedere (quello attualmente in uso è evidenziato rispetto agli altri) se sono aperti molti elementi, vengono raggruppati per tipo. Se sono aperti molti fogli elettronici, viene creato un unica linguetta OpenOffice.org, cliccando sulla quale compare la lista dei fogli elettronici aperti. E' sufficiente cliccare sul foglio elettronico desiderato. Aprire dalla cartella FLOSS\Modulo4 il foglio elettronico ECDL. Esercitarsi a passare dal foglio elettronico ECDL a FoglioFloss e viceversa, nei due modi illustrati, osservando come cambia la Barra delle applicazioni e la Barra di titolo della finestra di OOo Calc. Chiudere tutti i fogli elettronici aperti e il programma. In questa terza parte, sono state esaminate le impostazioni iniziali del foglio elettronico ed in particolare: Figura 22: Il menu Finestra Figura 23: Applicazioni aperte

37 23 la scelta delle dimensioni della pagina e del suo orientamento l'impostazione dei margini (sinistro, destro, alto e basso) delle pagine in cui verrà stampato il foglio elettronico la gestione dei fogli di lavoro, all'interno del foglio elettronico, con le operazioni di assegnazione e modifica del nome, inserimento e cancellazione, copia e spostamento l'uso della Guida in linea per ricercare informazioni sull'utilizzo del programma. Negli esercizi, è stato predisposto il foglio elettronico FoglioFloss, nel quale sono stati creati i due fogli di lavoro che ospiteranno i dati e i grafici. Effettuate le operazioni preliminari, si può procedere con la creazione vera e propria del prospetto.

38 24 4. Creazione del prospetto Questa parte è senz'altro quella più articolata, che entra nel vivo della definizione del prospetto in termini di struttura e di contenuto. Si vedrà in particolare come: realizzare un prospetto, inserendo e modificandone il contenuto inserire i diversi tipi di contenuto: testo, numeri e formule gestire le formule che rappresentano la parte più potente e interessante del foglio elettronico formattare le celle del foglio elettronico per dargli l'aspetto desiderato in stampa. Durante la stesura del prospetto, terremo un unico foglio elettronico aperto, FoglioFloss appena creato, composto dai due fogli di lavoro Tabella e Grafici. Aprire dalla cartella FLOSS\Modulo4 il foglio elettronico FoglioFloss. Un'ultima precisazione prima di iniziare. Per meglio spiegare i diversi comandi e operazioni da svolgere, scomporremo la stesura del foglio elettronico in alcuni passi: 1. inserimento del contenuto e specificatamente: il testo, che definisce e descrive la struttura del prospetto i numeri, sui quali vengono fatti i calcoli le formule, che effettuano i calcoli e visualizzano il risultato 2. formattazione e posizionamento, ossia definizione degli aspetti grafici degli elementi del prospetto Nelle parti successive di questo IBUQ verranno esaminate altri due aspetti: 3. realizzazione dei grafici 4. controllo e stampa del foglio elettronico. Per esaminare l'inserimento e la formattazione di un foglio elettronico, verrà creato "da zero" un piccolo

39 25 prospetto per presentare le funzioni di base. Successivamente si lavorerà su un prospetto già realizzato, di maggiori dimensioni, per approfondire più in dettaglio le nozioni presentate. Dato un prospetto da realizzare tramite un programma di foglio elettronico, è facile in generale individuare i tre tipi di dati (di contenuto delle celle) che lo compongono: il testo è utilizzato prevalentemente per le intestazioni delle colonne e delle righe, oltre che di singole celle. Determina quindi in qualche modo la struttura del prospetto e descrive il significato dei dati inseriti o calcolati i numeri sono i dati "di input" di cui disponiamo, che visualizziamo nel prospetto e che saranno elaborati dalle formule le formule forniscono i dati "di output" come risultato di calcoli applicati sui numeri. Iniziamo ad analizzare come deve essere strutturato il nostro prospetto, adoperando il modello riportato in appendice. Adoperando le tabelle riportate in appendice, individuare gli elementi che sono testo, numeri e formule. Per queste ultime, sulla base dell'intestazione di colonne, provare ad intuire la natura del calcolo effettuato. Per semplicità - ma questo costituisce anche una buona prassi nella realtà - conviene seguire questo ordine (testo, numeri e formule), nell'inserimento dei dati nel prospetto. Il testo Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato (ad esempio, il nome dovrebbe essere in una cella, mentre il cognome dovrebbe essere nella cella adiacente). Prima di inserire del testo in un foglio elettronico, conviene definire COME inserirlo e soprattutto cosa suddividere in più celle e cosa raggruppare in una cella sola. Pur nel rispetto dell'impostazione basata su righe e colonne, una regola di validità generale è che

40 26 "una cella dovrebbe contenere un solo dato". Una giustificazione elementare di questo principio sta nel fatto che con un programma di foglio elettronico, è facile aggregare dati tenuti in forma disaggregata ma può risultare molto difficile separare dati aggregati. Due esempi possono chiarire quanto detto: nel prospetto dei paesi che dovremo realizzare, la sigla e il nome del paese sono due dati omogenei che potremmo inserire in due celle distinte oppure in una sola cella, separati da uno spazio. Scegliamo di tenerli separati, in due celle affiancate ma distinte, in modo da poter elaborare (selezionare, riordinare,...) i dati secondo i due criteri quando si deve gestire i dati anagrafici di persone fisiche, la tentazione di mettere per semplicità cognome e nome nella stessa cella è forte. Questo errore va evitato in quanto limita fortemente le elaborazioni possibili: essendo corretto identificare una persona specificando prima il nome e poi il cognome (Sergio Margarita e non Margarita Sergio) dovremmo inserire i dati in quest'ordine, separandoli con uno spazio. Ma se facciamo così, perdiamo la possibilità di effettuare un riordino alfabetico dei nominativi che verrà fatto sulla base del nome anziché sulla base del cognome se privilegiamo la possibilità di riordino inserendo prima il cognome e poi il nome, riusciamo facilmente a riordinare i nominativi ma diventa molto difficile stamparli con prima il nome e poi il cognome in sintesi, se inseriamo il nome in una cella e il cognome in una cella distinta, si possono accorpare successivamente i due dati in un ordine e nell'altro con una semplice formula mentre se li inseriamo (in qualunque ordine essi siano) in una cella sola, risulta pressoché impossibile separarli successivamente per cambiarne l'ordine di visualizzazione. Anche se a volte risulta più intuitivo e rapido aggregare più dati nella stessa cella, è preferibile seguire l'approccio opposto, avendo la possibilità di aggregarli in caso di necessità Individuare buoni esempi nella creazione di elenchi: evitare righe e colonne vuote nel corpo principale dell elenco, inserire una riga vuota prima della riga dei totali, assicurarsi che i bordi delle celle dell elenco siano assenti. Anche se l'aspetto da dare ai prospetti dipende dagli usi aziendali o dai gusti personali, si possono enunciare alcune regole da ricordare per rendere i prospetti più leggibili: anche se su video compaiono in grigio i bordi di tutte le celle per facilitare l'inserimento dei dati, è

41 27 preferibile evitare di farli comparire in stampa. Oltre ad occupare spazio e quindi a rendere il prospetto più "ingombrante" e difficile da stampare, ne compromettono la leggibilità soprattutto nel caso di prospetti di grandi dimensioni a volte si tende a lasciare righe ma soprattutto colonne vuote durante la redazione dei prospetti, in previsione di futuri inserimenti, pensando "non si sa mai, può sempre servire" o per distanziare i dati fra di loro. Va invece evitato di lasciare righe o colonne vuote ricordando che: si possono in qualunque momento inserire nuove righe e colonne fra quelle esistenti con un semplice comando la spaziatura dei dati non va gestita con colonne o righe vuote ma eventualmente ampliando la larghezza delle colonne o l'altezza delle righe. Un prospetto compatto e ordinato è più leggibile di un prospetto in cui righe o colonne vuote creano disturbo nella lettura negli elenchi non tutti i dati hanno lo stesso "peso" o lo stesso significato. In elenchi contenenti numeri è frequente incontrare totali parziali o generali. E' buona norma, per evitare di confondere i totali con i dati di dettaglio far precedere la riga di totali da una riga vuota, proprio per separarli dalle righe di dettaglio. Nulla vieta inoltre di evidenziare diversamente totale e dettaglio. Nella tabella dell'appendice 2, osservare come: è stata evidenziata la riga di totali rispetto alle righe di dettaglio non vi sono righe e colonne vuote nel corpo dell'elenco non compaiono i bordi delle celle Inserire un numero, una data o del testo in una cella. E' importante ricordare che qualunque sia l'operazione da effettuare su una cella, occorre prima selezionarla. Per selezionare una cella, è necessario spostare il cursore, identificato da un riquadro nero con bordo spesso (Figura 24) sulla cella desiderata. Per questo si può usare: il mouse, cliccando sulla cella desiderata, dopo aver eventualmente adoperato le Barre di scorrimento orizzontale e verticale per rendere visibile la cella la tastiera, adoperando i tasti o le combinazioni di tasti di spostamento i cui principali sono riportati nel seguente prospetto: Figura 24: Il cursore

42 Per spostarsi Usare il tasto... Una cella sulla destra Freccia destra Una cella sulla sinistra Freccia sinistra Una cella in su Freccia su Una cella in giù Freccia giù Una videata in su Pagina su Una videata in giù Pagina giù A inizio riga corrente Home A fine riga corrente Fine Sulla prima cella del foglio (A1) Ctrl + Home Sull'ultima cella contenente dati Ctrl + Fine del foglio Si consiglia inoltre al lettore di provare il comportamento delle combinazioni di tasti Ctrl + Freccia destra, Ctrl + Freccia sinistra, Ctrl + Freccia su, Ctrl + Freccia giù. Quando si seleziona una cella, ossia si posiziona il cursore sulla cella stessa (Figura 24): vengono evidenziate le intestazioni della riga e della colonna di appartenenza nella Barra di calcolo viene riportato il riferimento alla cella sotto forma di coordinate colonna-riga viene visualizzato l'eventuale contenuto della cella nella Riga di digitazione nella Barra di calcolo. Una volta selezionata una cella, per inserire un contenuto, è sufficiente: digitare il contenuto, numero, testo o data quanto digitato compare man mano nella cella dove si trova il cursore e nella Barra di calcolo, nella Riga di digitazione usare il tasto Invio (o un tasto di spostamento del cursore) per confermare oppure il tasto Esc per rinunciare all'inserimento.

43 29 Un'alternativa consiste, sempre dopo aver selezionato la cella, nel: digitare il contenuto nella Riga di digitazione della Barra di calcolo cliccare sul pulsante Accetta per confermare o sul pulsante Annulla per rinunciare all'inserimento. Inseriamo i primi contenuti della tabella, iniziando dai testi. Continuiamo ad adoperare come riferimento la tabella in Appendice Primi dati da inserire. Accetta Nel foglio di lavoro Tabella del foglio elettronico FoglioFloss, sulla base della tabella Primi dati da inserire stampata in precedenza: inserire le intestazioni di colonna nelle celle da A1 a D1 (NON inserite quella in E1), osservando man mano come vengono visualizzati i testi più lunghi della larghezza della colonna inserire le intestazioni di riga, ossia nelle celle da A2 a A6, la sigla del paese e nelle celle da B2 a B6 il nome dei paesi. Osservate come tutti i testi sono automaticamente allineati a sinistra nelle celle. Annulla Modificare il contenuto di una cella, sostituire i dati esistenti. Il procedimento è simile per cambiare i dati esistenti in una cella, ossia modificarne il contenuto. Una volta selezionata la cella, per modificare il contenuto, è sufficiente: fare doppio click sulla cella per attivare la modalità di modifica (o premere il tasto F2) usando i tasti Freccia destra, Freccia sinistra, Canc e Backspace modificare il contenuto precedente quanto risulta dalla modifica compare man mano nella cella e nella Barra di calcolo usare il tasto Invio (o un tasto di spostamento del cursore) per confermare oppure il tasto Esc per rinunciare alla modifica. Un'alternativa consiste, sempre dopo aver selezionato la cella, nel: cliccare sulla Riga di digitazione della Barra di calcolo usando i tasti Freccia destra, Freccia sinistra, Canc e Backspace modificare il contenuto precedente della Riga di digitazione

44 30 cliccare sul pulsante Accetta per confermare o sul pulsante Annulla per rinunciare alla modifica. Controllate di aver inserito correttamente i testi, rispettando maiuscole e minuscole e correggendo eventuali errori di battitura. Modificate il nome dei paesi inserendo il loro nome in italiano al posto di quello presente. Salvare il foglio elettronico, non si sa mai. Se, oltre a preparare l'esame ECDL, state anche preparando un esame di inglese, quale il PET, non avrete nessun problema, se no fatevi aiutare per la traduzione Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. Come appena visto, per inserire o modificare dati in una cella è necessario selezionare prima la cella. In molte altre occasioni, per esempio per cambiare il formato, viene richiesto di selezionare più celle, adiacenti o no, del foglio di lavoro. Per selezionare più celle adiacenti, ossia un gruppo rettangolare di celle contigue, occorre: cliccare in un vertice del rettangolo e tenere premuto il tasto del mouse trascinare il mouse fino al vertice opposto del rettangolo l'area selezionata viene man mano evidenziata (Figura 25) rilasciare il tasto del mouse quando si è raggiunto il vertice opposto. In alternativa, adoperando la tastiera, è sufficiente: selezionare la cella posta in un vertice del rettangolo tener premuto il tasto Maiusc spostarsi con i tasti delle frecce fino a raggiungere il vertice opposto rilasciare il tasto Maiusc. Figura 25: Seleziona celle adiacenti

45 31 Per selezionare un insieme di celle non adiacenti, occorre invece: selezionare la prima cella tenendo premuto il tasto Ctrl, selezionare le altre celle (singolarmente o come blocchi di celle adiacenti) le celle selezionate vengono man mano evidenziate per togliere celle dalla selezione, selezionarle nuovamente, sempre tenendo premuto il tasto Ctrl al termine, rilasciare il tasto Ctrl. (Figura 26). Infine, per selezionare l'intero foglio di lavoro, è sufficiente: usare la combinazione di tasti Ctrl + A oppure cliccare sul rettangolo grigio posto nell'angolo superiore sinistro del foglio elettronico (Figura 27). Figura 26: Seleziona celle non adiacenti Copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti Spostare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. OOo Calc offre la possibilità di copiare oppure spostare una cella o un insieme di celle all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Queste due funzionalità sono spesso chiamate copia-incolla e taglia-incolla. E' importante capire bene la differenza: copiare delle celle (copia-incolla) vuol dire duplicare il contenuto delle celle nel foglio di lavoro stesso o in un altro foglio di lavoro o addirittura in un altro foglio elettronico. Al termine dell'operazione esistono due esemplari del contenuto copiato. Questa funzione si utilizza quando due contenuti sono simili e, avendo già scritto il primo, si vuole evitare di riscriverlo una seconda volta. spostare delle celle (taglia-incolla) vuol dire rimuovere il contenuto delle celle dal foglio di lavoro e trasferirlo in altro posto nel foglio elettronico stesso o in un altro foglio elettronico. Al termine dell'operazione, esiste un solo esemplare del contenuto, quello di origine essendo stato eliminato. Questa funzione si utilizza quando un contenuto non è nella giusta posizione ma va invece posto in altro luogo. Le due operazioni sfruttano gli Appunti, memoria temporanea del programma in grado di ospitare contenuti. Copiare il contenuto di una o più celle significa: 1. Selezionare le celle 2. Copiarne il contenuto negli Appunti (Copia) 3. Posizionare il cursore dove va posto il contenuto duplicato Figura 27: Seleziona l'intero foglio

46 32 4. Copiare il contenuto dagli Appunti nel foglio di lavoro (Incolla). Spostare il contenuto di una o più celle significa: 1. Selezionare le celle 2. Copiarne il contenuto negli Appunti e cancellarlo dal foglio di lavoro (Taglia) 3. Posizionare il cursore dove va posto il contenuto duplicato 4. Copiare il contenuto dagli Appunti nel foglio di lavoro (Incolla). Mentre la selezione e il posizionamento del cursore sono operazioni già esaminate, vediamo come effettuare le operazioni Copia, Taglia e Incolla. Trattandosi di operazioni di uso frequente, sono disponibili molti modi alternativi per eseguirle. Per Copia e Taglia, occorre preventivamente selezionare le celle sulle quali operare. Per Incolla, occorre posizionare il cursore nel punto in cui si vuole inserire il contenuto. Copia Taglia Incolla Preliminare Selezionare le celle sulle quali operare Selezionare le celle sulle quali operare Posizionare il cursore nel punto di inserimento Barra degli strumenti Cliccare sull'icona Copia della Barra degli strumenti Standard Cliccare sull'icona Taglia della Barra degli strumenti Standard Cliccare sull'icona Incolla della Barra degli strumenti Standard Menu Menu Modifica / Copia Menu Modifica / Taglia Menu Modifica / Incolla Tastiera Premere Ctrl + C Premere Ctrl + X Premere Ctrl + V Menu contestuale Click destro sulle celle selezionate e voce di menu Copia Click destro sulle celle selezionate e voce di menu Taglia Click destro sul punto di inserimento e voce di menu Incolla Effetto Il contenuto viene copiato negli Appunti Il contenuto è trasferito negli Appunti e rimosso dalla sua posizione originaria Il contenuto rimane negli Appunti e viene copiato nella nuova posizione Copia Taglia Incolla

47 33 Una volta selezionate le celle, potete copiarle o spostarle dimostrando la vostra abilità manuale, con il solo uso del mouse: per spostare le celle selezionate: cliccare sulla selezione e tener premuto trascinare nella posizione desiderata rilasciare il tasto del mouse per copiare le celle selezionate: cliccare sulla selezione e tener premuto successivamente, premere il tasto Ctrl trascinare nella posizione desiderata rilasciare il tasto del mouse successivamente, rilasciare il tasto Ctrl. Attenzione Queste due operazioni si possono effettuare per una singola cella o per un insieme di celle adiacenti ma non per insieme di celle non adiacenti definito con la selezione multipla. Copiare il contenuto della cella D1 nella cella E1. Nella cella E1, senza ridigitare l'intero testo, modificare l'anno in modo che 2000 diventi Selezionare l'insieme di celle dalla A1 alla E6. Spostare l'intero blocco di una riga in giù e una colonna sulla destra (la parola

48 34 "Sigla" si sposterà in B2 e così via le altre celle). Adoperando un metodo diverso, riportare l'intero blocco alla situazione originaria Cancellare il contenuto di una cella. Per cancellare il contenuto di una cella, o di un gruppo di celle, occorre: selezionare le celle (anche non adiacenti) delle quali si vuole cancellare il contenuto premere il tasto Backspace viene eliminato il contenuto delle celle selezionate. Figura 28: Cancellare il contenuto di una cella Esiste un modo alternativo per cancellare il contenuto delle celle in modo selettivo. Per questo occorre: selezionare le celle (anche non adiacenti) delle quali si vuole cancellare il contenuto premere il tasto Canc nella finestra di dialogo che compare (Figura 28) scegliere quale tipo di contenuto si vuole cancellare (si può anche scegliere di cancellare il formato anziché il contenuto) confermare cliccando sul pulsante OK viene eliminato il contenuto scelto dalle celle selezionate. Selezionare le celle (non adiacenti) A3, B2 e C1. Cancellarne il contenuto adoperando il tasto Canc. Selezionare le celle (non adiacenti) A6 e B5. Cancellarne il contenuto adoperando il tasto Backspace. Osservare la differenza di comportamento del programma. Ma come! Dopo la fatica fatta per inserire il testo nella tabella, ne abbiamo cancellato una buona parte? Ebbene sì. Ci siamo sbagliato. Cancellare per errore il contenuto di qualche cella può capitare. Esempio tipico: voglio cancellare il contenuto di una cella, seleziono per sbaglio un intero blocco di celle, premo il tasto Backspace e scompare l'intero contenuto. Niente paura, OOo Calc ci consente di tornare indietro e annullare gli effetti dell'ultima azione svolta.

49 Usare i comandi Annulla e Ripristina. Per annullare l'ultima azione effettuata, è sufficiente: cliccare sull'icona Annulla nella Barra degli strumenti Standard oppure selezionare il menu Modifica / Annulla oppure usare la combinazione di tasti Ctrl + Z. Annulla Ripetendo il comando, si annulla la penultima azione, poi quella precedente e quella precedente ancora. L'impostazione predefinita di OpenOffice.org prevede di memorizzare le ultime 100 operazioni. Può capitare di annullare troppe operazioni. In questo caso, si può ripristinare la situazione precedente, in un certo senso "annullando l'annullamento" dell'azione. Per annullare l'ultimo annullamento effettuato, è sufficiente: cliccare sull'icona Ripristina nella Barra degli strumenti Standard oppure selezionare il menu Modifica / Ripristina oppure usare la combinazione di tasti Ctrl + Y. Annullare l'ultima operazione di cancellazione. Annullare la penultima operazione di cancellazione. Ripristinare la situazione immediatamente precedente. Sperimentare i comandi Annulla e Ripristina e far tornare la tabella nella sua situazione originaria, con tutti i testi inseriti. Ripristina

50 36 Numeri e formule Inserire un numero, una data o del testo in una cella. Quando si inserisce un contenuto in una cella, OOo Calc cerca di identificarne il tipo e lo formatta di conseguenza. In particolare, alcuni tipi di uso più frequente vengono riconosciuti, quali: Numero. Allineato a destra Testo. Allineato a sinistra Data. Formattato con il formato predefinito della data (gg/mm/aa ossia giorno, mese e anno) Orario. Formattato con il formato predefinito dell'ora (oo.mm.ss ossia ore, minuti e secondi). Mentre generalmente il riconoscimento di numero e testo non crea difficoltà, non è detto che quello di data e orario corrisponda effettivamente a quanto si aveva in mente. In caso di errata interpretazione, si può successivamente assegnare uno specifico formato alla cella per cambiarne la rappresentazione. Ricreazione Inserire nelle celle da B11 a B13 rispettivamente i seguenti valori: Inserire nelle celle da C11 a C13 rispettivamente i seguenti valori: 1/2 1/2/3 1/2/3/4 Osservare le diverse rappresentazioni date da OOo Calc, basate sulla diversa interpretazione del tipo di dato inserito. Al termine, cancellare il contenuto delle celle da B11 a C13. Sempre nel foglio di lavoro Tabella del foglio elettronico FoglioFloss, sulla base della tabella stampata in precedenza: inserire i numeri nelle celle da C2 a E6 (NON devono essere digitati i punti

51 37 separatori delle migliaia, messi solo per facilitare la lettura). Osservare come i numeri sono automaticamente allineati a destra nelle celle. In realtà, la potenza del programma di foglio elettronico risiede nelle formule e non semplicemente nei numeri e nel testo. Che cos'è una formula? In un programma di foglio elettronico, possiamo definire una formula come un'espressione dinamica, inserita in una cella, che effettua dei calcoli basati sul contenuto di altre celle e ne visualizza il risultato nella cella in cui è stata inserita. I punti importanti di questa definizione sono: la formula visualizza il risultato del calcolo nella cella in cui è stata inserita. In altri termini, occorre inserire la formula nella cella in cui si vuole che venga visualizzato il risultato la formula fa riferimento al contenuto di altre celle, dello stesso foglio di lavoro, di altri fogli di lavoro e addirittura di altri fogli elettronici la formula è dinamica nel senso che al variare del contenuto delle celle utilizzate nell'espressione, il calcolo e la visualizzazione del risultato vengono aggiornati automaticamente ed immediatamente Individuare buoni esempi di creazione di formule: fare riferimento alle celle invece di inserire dei numeri nelle formule. Oltre a basarsi sul contenuto di altre celle, le espressioni che costituiscono le formule possono adoperare numeri non contenuti in una cella ma nell'espressione stessa: per ottenere l'importo di uno sconto del 30%, moltiplico il prezzo per 0,30; per calcolare l'iva, la cui aliquota è spesso al 20%, moltiplico per 0,20,... ecc. E' buona norma invece non inserire mai direttamente numeri all'interno dell'espressione ma inserire il numero in una cella e usare il nome della cella nella formula. In questo modo si ottengono diversi vantaggi: si possono sperimentare facilmente valori diversi senza necessità di intervenire su numerose formule ma semplicemente cambiando il contenuto di una cella si riduce la possibilità di commettere errori per esempio dimenticando di correggere il valore in qualcuna

52 38 delle formule o modificando in modo errato la formula aumenta la leggibilità del prospetto, in particolare se si inserisce un testo descrittivo in una cella vicina a questo valore e si raggruppano tali valori in una zona specifica del foglio elettronico. Per far riferimento alla cella si adopera il nome assegnato dal programma alla cella stessa, ossia le sue coordinate in termini di colonna e riga. La cella B3 è quindi la cella posta nella colonna B (la seconda del foglio di lavoro) e la riga 3. Nella tabella che stiamo costruendo, vogliamo inserire i totali delle tre colonne contenenti numeri e la scritta relativa. Nella cella B8, inserire il testo Totale paesi Creare formule usando i riferimenti di cella e gli operatori aritmetici (addizione, sottrazione, moltiplicazione, divisione). Il modo più semplice per effettuare dei calcoli in una formula consiste nell'utilizzare gli operatori aritmetici corrispondenti alle quattro operazioni. Per questo, si usano i corrispondenti simboli riportati in Tabella 1. A questi, si può aggiungere il simbolo ^ che indica l'elevamento a potenza. Come si crea una formula usando i riferimenti di cella e gli operatori aritmetici? Un primo modo consiste nell'utilizzare la tastiera per digitare l'intera formula (nomi di celle e operatori), preceduta dal segno di uguale (=): ci si posiziona sulla cella si digita l'espressione che costituisce la formula ed inizia con il segno di uguale si conferma con il tasto Invio. Illustriamo quanto descritto tramite un esempio basato sulla nostra tabella. Se si vuole, per esempio, far comparire nella cella C8 il totale della colonna, ossia la somma del contenuto Operatore Operazione + Addizione - Sottrazione * Moltiplicazione / Divisione Tabella 1: Gli operatori aritmetici

53 39 delle celle C2, C3, C4, C5 e C6 è sufficiente: posizionarsi sulle cella C8 digitare =C2+C3+C4+C5+C6 premere il tasto Invio al termine: nella Riga di digitazione della Barra di calcolo, compare =C2+C3+C4+C5+C6 nella cella C8, compare il risultato del calcolo, allineato a destra in quanto numero. Va infatti osservato che quando il cursore è posizionato su una cella che contiene una formula: nella Riga di digitazione della Barra di calcolo, compare l'espressione digitata ossia la formula nella cella, compare il risultato della formula (o un messaggio di errore se non può essere eseguito il calcolo). Si ricorda che modificando il contenuto di una cella coinvolta nel calcolo (C2, C3, C4, C5 o C6), viene automaticamente ed immediatamente ricalcolato il risultato visualizzato in C8. Non cambia invece la formula visualizzata nella Riga di digitazione della Barra di calcolo. Un secondo modo, molto più comodo e basato sull'uso del mouse, consiste nell'indicare al programma le celle da utilizzare in modo che ne identifichi automaticamente il nome. Esaminiamo passo a passo questo secondo metodo, con lo stesso esempio visto sopra. Per questo occorre: cliccare sulla cella C8 la cella C8 viene selezionata cliccare sull'icona Funzione nella Barra di calcolo il segno di uguale compare nella cella e nella Riga di digitazione cliccare sulla cella C2 per indicare il suo nome il nome C2 compare nella cella e nella Riga di digitazione premere il tasto +, che viene aggiunto alla formula cliccare sulla cella C3 per indicare il suo nome il nome C3 compare nella cella e nella Riga di digitazione premere il tasto + cliccare sulla cella C4 per indicare il suo nome il nome C4 compare nella cella e nella Riga di digitazione premere il tasto + cliccare sulla cella C5 per indicare il suo nome Funzione

54 40 il nome C5 compare nella cella e nella Riga di digitazione premere il tasto + cliccare sulla cella C6 per indicare il suo nome il nome C6 compare nella cella e nella Riga di digitazione cliccare sull'icona Accetta nella Barra di calcolo al termine: nella Riga di digitazione della Barra di calcolo, compare =C2+C3+C4+C5+C6 nella cella, compare il risultato del calcolo. Gli operatori aritmetici sono piuttosto limitati nei calcoli e decisamente scomodi se si devono applicare a molti dati. Si pensi alla lunghezza dell'espressione che sarebbe necessario inserire se si volesse calcolare la somma dei primi 1000 valori della colonna C: =C2+C C1001! In teoria, avremmo potuto inserire nella cella C8 la formula = ottenendo lo stesso risultato. Sarebbe stata una pessima idea! Come appena visto, dobbiamo infatti evitare di inserire direttamente i numeri nelle formula ma soprattutto dobbiamo far riferimento alle celle. Il foglio elettronico è qualcosa di più di una calcolatrice. Seguire l'esempio appena illustrato per inserire nella cella C8 il totale della colonna C, adoperando l'operatore aritmetico +. Copiare, adoperando una delle modalità viste in precedenza, il contenuto della cella C8 nelle celle D8 e E8. Osservare come sono state magicamente adeguate le formule durante l'operazione di copia. Sulla magia dell'adeguamento automatico delle formule, torneremo più avanti. Accetta

55 Usare le funzioni di somma, media, minimo, massimo, conteggio, conteggio delle celle non vuote di un intervallo, arrotondamento. Oltre alle operazioni aritmetiche, OOo Calc propone numerose funzioni, ossia espressioni predefinite, ognuna delle quali effettua una specifica elaborazione ed è identificata da un nome. Le funzioni, a seconda del loro ambito di applicazione, sono suddivise in diverse categorie (Figura 29), fra le quali: Matematica. Oltre alle funzioni matematiche avanzate, sono presenti quelle di uso comune che permettono di contare o sommare valori Finanza. Queste funzioni eseguono le principali operazioni, di base e avanzate, tipiche della matematica finanziaria Statistica. Oltre alle funzioni statistiche avanzate, sono presenti quelle di uso comune che permettono di calcolare, la media o i valori minimo e massimo Data&Orario. Permettono di effettuare elaborazioni o ricavare informazioni su date e ore Logica. Questa categoria contiene diverse funzioni che permettono di effettuare calcoli subordinatamente al verificarsi di determinate condizioni Testo. Anche se la maggior parte delle elaborazioni vengono fatte sui numeri, sono disponibili anche funzioni che trattano le celle contenenti testo. Le funzioni sono identificate da un nome seguito, tra parentesi tonde, dell'argomento o degli argomenti ai quali si applica il calcolo. Se sono più di uno, gli argomenti sono separati fra di loro da un segno di punto e virgola (;). Riprendendo l'esempio visto sopra, al posto di =C2+C3+C4+C5+C6 si può utilizzare la funzione SOMMA e scrivere, sempre nella cella C8 =SOMMA(C2;C3;C4;C5;C6) il cui significato è "esegui la funzione SOMMA applicandola agli argomenti C2, C3, C4, C5 e C6". In questo caso, gli argomenti sono cinque, ognuno costituito da una sola cella. Questa scrittura non risolve però il problema della semplificazione dell'espressione se i dati da sommare sono molti: per sommare i primi 1000 numeri della colonna C, dobbiamo scrivere 1000 nomi di celle in un'espressione del tipo =SOMMA(C2;C3;... ;C1001). Figura 29: Le categorie di funzioni

56 42 Nella realtà, per specificare un insieme di celle adiacenti si adopera una scrittura diversa, più sintetica, indipendente dal numero di celle da considerare. L'insieme di celle, di forma rettangolare, viene identificato dai nomi della cella posta su un vertice e di quella posta sul vertice opposto, separati dal simbolo di due punti (:). Per esempio, la formula =SOMMA(C2:C6) ha per significato "esegui la funzione SOMMA applicandola all'argomento C2:C6". In questo caso, l'argomento è uno solo ed è composto dall'insieme delle celle che vanno da C2 a C6. La somma delle prime 1000 celle della colonna C sarebbe molto semplicemente (e sinteticamente) data dall'espressione =SOMMA(C2:C1001). Fra gli argomenti, si possono includere, ammesso che abbia senso, celle singole e insiemi di celle adiacenti. Nulla vieta di scrivere un'espressione come =SOMMA(A1:C10;E12;D14). Occorre naturalmente prestare la massima attenzione ai simboli che si usano: =SOMMA(A1:C10;E12;D14) è profondamente diverso da =SOMMA(A1;C10:E12;D14). Anche in casi come questo si può usare un metodo più rapido basato sul mouse, ricordando che un gruppo di celle adiacenti può essere selezionato trascinando il mouse da un vertice all'altro del rettangolo. I passi da seguire sono pertanto: cliccare sulla cella C8 la cella C8 viene selezionata cliccare sull'icona Funzione nella Barra di calcolo il segno di uguale compare nella cella e nella Riga di digitazione digitare SOMMA( cliccare sulla cella C2 il nome C2 compare nella cella e nella Riga di digitazione trascinare fino alla cella C6 il nome C2:C6 compare nella cella e nella Riga di digitazione premere il tasto ) cliccare sull'icona Accetta nella Barra di calcolo al termine: nella Riga di digitazione della Barra di calcolo, compare =SOMMA(C2:C6) nella cella, compare il risultato del calcolo. Somma

57 43 La funzione SOMMA è probabilmente quella di uso più frequente nel foglio elettronico. Per questo è prevista una scorciatoia, in particolare se PRIMA si inseriscono i numeri da sommare e DOPO si crea la formula. Un esempio chiarirà il concetto. Dobbiamo: cancellare il contenuto delle celle da C8 a E8 cliccare sulla cella C8 cliccare sull'icona Somma nella Barra di calcolo compare =SOMMA(C2:C7) cliccare sull'icona Accetta nella Barra di calcolo. Funzione L'automatismo di OOo Calc è basato sul fatto che in generale i totali di colonna sono posti in fondo alla colonna e i totali di riga sono posti all'estremità destra della riga. Di conseguenza, OOo Calc ipotizza che i valori da sommare siano quelli posti sopra la cella di totale (come nel nostro caso, compresa la riga 7 che lasciamo deliberatamente vuota) oppure a sinistra della cella di totale. Pertanto propone l'insieme di celle adiacenti corrispondente, adattabile con il mouse se non corrisponde a quanto desiderato. Oltre alla funzione SOMMA, OOo Calc dispone di centinaia di altre funzioni. Si riportano quelle di uso frequente nel prospetto sottostante: Accetta Nome SOMMA MEDIA MIN MAX CONTA.NUMERI CONTA.VALORI ARROTONDA Funzione Calcola la somma di un insieme di valori Calcola la media aritmetica di un insieme di valori Calcola il minimo di un insieme di valori Calcola il massimo di un insieme di valori Conteggia i valori numerici, incluse le date, esclusi i testi e le celle vuote Conteggia tutti i valori di qualunque tipo, escluse le celle vuote Arrotonda un valore numerico ad un numero di cifre specificato Categoria Matematica Statistica Statistica Statistica Statistica Statistica Somma Matematica

58 44 I metodi visti fino ad ora richiedono di conoscere il nome delle funzioni utilizzate e di digitarlo. Menzioniamo soltanto, lasciandone la sperimentazione al lettore, la procedura di Creazione guidata funzione che aiuta nell'inserimento delle funzioni nelle formule in quanto: propone le diverse categorie di funzioni per ognuna propone le diverse funzioni previste per ogni funzione propone un testo di descrizione del calcolo svolto visualizza l'elenco degli argomenti e il significato di ognuno aiuta nella scelta del valore degli argomenti. Questa funzionalità si attiva cliccando sull'icona Creazione guidata funzione della Barra di calcolo. Proseguiamo nella stesura del nostra prospetto, applicando proprio la funzione SOMMA. Cancellare il contenuto delle celle da C8 a E8. Seguire l'esempio appena illustrato per inserire nella cella C8 il totale della colonna C, adoperando la funzione SOMMA. Copiare, adoperando una delle modalità viste in precedenza, il contenuto della cella C8 nelle celle D8 e E8. Osservare come sono state adeguate le formule durante l'operazione di copia. La magia è di nuovo avvenuta! Maggiori dettagli sull'adeguamento delle formule durante la copia verranno forniti nel successivo punto Quiz 1 Quanti valori sono sommati da ognuna delle seguenti formule? =SOMMA(C3:G21) Creazione guidata funzione

59 45 =SOMMA(C3:C3) =SOMMA(C3;C3) =SOMMA(G21:G42). Riassumiamo le diverse funzionalità offerte dalla Barra di calcolo, utilizzabile per la digitazione delle formule. Nome Icona Funzionalità Casella del nome Mostra il riferimento della cella attiva. Digitando il riferimento di una cella ci si sposta sulla cella; digitando il riferimento ad un blocco di celle, lo si seleziona. Creazione guidata funzione Apre la procedura di Creazione guidata funzione, per creare formule in modo interattivo. Funzione Somma Somma automaticamente i numeri contenuti nell'area di celle specificata. Funzione Aggiunge una formula alla celle attiva. Annulla Cancella il contenuto della riga di digitazione o annulla le modifiche apportate a una formula esistente. Accetta Accetta il contenuto della riga di digitazione e lo inserisce nella cella attiva. Riga di digitazione Permette di inserite una formula nella cella attiva.

60 46 Adoperando le opportune funzioni: inserire nella cella C9 il valore minimo della colonna, copiare la formula in D9 e E9, digitare nella cella B9, il testo Minimo inserire nella cella C10 il valore massimo della colonna, copiare la formula in D10 e E10, digitare nella cella B10, il testo Massimo inserire nella cella C11 il valore medio della colonna, copiare la formula in D11 e E11, digitare nella cella B11, il testo Media. Controllare che le formule siano state adeguate come previsto durante le operazioni di copia. Anche se nella creazione delle formule sono state utilizzate espressioni molto semplici, contenenti solo una formula o pochi operatori, va precisato che: in una stessa formula, si possono utilizzare più funzioni e operatori in una stessa formula, una funzione può avere per argomento una funzione che può avere per argomento una funzione che può... si usano sempre le parentesi tonde per specificare gli argomenti di una funzione i calcoli possono essere molto complessi in quanto le formule possono far riferimento a celle che a loro volta possono contenere formule che fanno riferimento a celle che a loro volta... Bisogna infine ricordare che: in una formula, il numero di parentesi chiuse deve essere uguale al numero di parentesi aperte occorre prestare, come già detto, la massima attenzione ai simboli che si adoperano in quanto la virgola, il punto e virgola, il punto, i due punti e le parentesi hanno significati distinti. Ricreazione Tramite la procedura di Creazione guidata funzione, sperimentare la funzione ARROTONDA (con una o due cifre decimali) applicandola ai seguenti valori: 3,5 10,61 4,1 8,557 11,999-2,2-4,5-6,8567

61 Riconoscere e capire i valori di errore più comuni associati all uso delle formule: #NOME?, #DIV/0!, #RIF!. Malgrado tutte le precauzioni, possono presentarsi delle situazioni in cui compaiono messaggi di errore legati alle formule, durante l'inserimento della formula o durante l'esecuzione del calcolo. Durante l'inserimento della formula i messaggi più frequenti derivano da un errore nella scrittura della formula. OOo Calc cerca di correggere la formula (Figura 30), eliminando nell'esempio il simbolo + finale. Cliccando sul pulsante Sì, si conferma la modifica mentre cliccando sul pulsante No, si inserisce la formula tale quale e, non potendo effettuare il calcolo, compare nella cella un codice di errore. Anche se si inserisce la formula corretta, possono ancora capitare un errore durante l'esecuzione del calcolo. A seconda dei valori il calcolo potrebbe non essere effettuato e al posto del risultato comparire un messaggio di errore. I più frequenti sono riportati nel prospetto seguente: Messaggio Errore #NOME? Nome non valido #DIV/0! #RIF #VALORE Spiegazione Identificatore, riferimento a cella, riga o colonna non valido Esempio =AAAA1+A2 Non esiste la cella AAAA1 Divisione per Non è possibile effettuare la divisione se =B6/B7 se la cella B7 zero il denominatore è uguale a 0 contiene un valore nullo Riferimento non In una formula è incluso il riferimento a =Foglio4.B1 se il foglio valido una cella di cui non è stato possibile di lavoro Foglio4 non trovare la relativa colonna, riga o foglio. esiste Nessun risultato La formula ha prodotto un valore che non =FATTORIALE(A1) se corrisponde alla definizione oppure una A1 contiene un valore cella a cui fa riferimento la formula troppo elevato, per contiene testo al posto di un numero. esempio 999 (Il fattoriale è l'operazione che consiste nel moltiplicare fra di loro tutti i numeri interi da 1 fino al numero stesso) #NUM! Operazioni a virgola mobile non valide Un calcolo ha prodotto un risultato eccedente l'intervallo di valori definito. =222^999 dove ^ è il simbolo di elevamento a potenza Figura 30: Un errore nella formula

62 48 Per un dettaglio dei messaggi di errore, si rinvia alla voce Codici di errore della Guida in linea di OOo Calc Comprendere e usare nelle formule i riferimenti relativi e assoluti. Le funzioni rappresentano senza dubbi una comodità in quanto permettono di scrivere in forma molto sintetica espressioni che elaborano molti dati, e questo senza la necessità di specificare una ad una tutte le caselle coinvolte. Presentano una caratteristica ancora più importante: come abbiamo visto in un precedente esempio, così come i numeri e i testi, possono essere copiate in altre celle del foglio di lavoro in modo da evitare di reinserirle manualmente. Si pensi per esempio ad una tabella che contiene 1000 righe corrispondenti ai prodotti venduti e 12 colonne corrispondenti all'importo in euro delle vendite effettuate nei mesi da gennaio a dicembre. Ipotizzando che la prima riga contenga i nomi dei mesi e la prima colonna i nomi dei prodotti, l'importo totale annuo delle vendite del primo prodotto sarà per esempio =SOMMA(B2:M2). Ad ogni riga corrisponde però una formula diversa: il totale del secondo prodotto sarà dato da =SOMMA(B3:M3), quello del terzo da =SOMMA(B4:M4) e così via. Come possiamo allora copiare la formula se è diversa da una riga all'altra? Come visto in precedenza, OOo Calc adegua magicamente i riferimenti alle celle presenti nella formula che si copia, in funzione della posizione relativa della cella di destinazione rispetto a quella di origine. Nell'esempio di prima, se la formula originaria =SOMMA(B2:M2) è copiata nella stessa colonna della riga successiva, viene automaticamente adeguato il numero di riga che aumenta di 1, diventando =SOMMA(B3:M3). Se la si copia invece due righe dopo, l'adeguamento riflette il "salto" di due righe e la formula copiata e adeguata diventa =SOMMA(B4:M4). Una volta inserita la formula originaria nella prima cella, la copia "con adeguamento automatico" della formula, per esempio nell'intera colonna, può essere effettuata in due modi alternativi: cliccare sulla cella contenente la formula da copiare copiare la formula in uno dei vari modi visti per testo e numeri (per esempio con i tasti Ctrl + C) selezionare con il mouse l'insieme delle celle della colonna in cui copiare la formula incollare la formula in uno dei vari modi visti per testo e numeri (per esempio con i tasti Ctrl + V) oppure cliccare sulla cella contenente la formula da copiare

63 49 il cursore che identifica la cella attiva, oltre al bordo nero presenta anche un quadratino nell'angolo inferiore destro (Figura 31) trascinare con il mouse il quadratino verso il basso fino a selezionare tutte le celle della colonna nelle quali copiare la formula (Figura 32) rilasciare il mouse quando giunti sull'ultima cella della selezione. In ambedue i casi, è buona norma verificare che le formule così copiate siano state adeguate correttamente. Non perché il programma commetta degli errori ma per essere sicuri che il criterio scelto dal programma per adeguare i riferimenti alle celle sia quello che si aveva in mente e che il risultato finale sia quello desiderato. Esistono (numerosi) casi in cui, pur volendo sfruttare la possibilità di copiare le formule, non si vuole che venga adeguato il riferimento alle celle ma che rimanga invece fisso. Figura 31: Il quadratino del cursore Nel foglio elettronico aperto, creare un nuovo foglio di lavoro, assegnandogli come nome Esempio. Eseguire l'esempio sotto riportato costruendo passo a passo la tabella. Al termine, cancellare il foglio di lavoro (a meno di tenerlo come ricordo). Figura 32: Selezionare le celle Consideriamo il seguente piccolo esempio in cui la riga 5 riporta i totali dei singoli mesi, la colonna E riporta i totali trimestrali dei vari prodotti e la colonna F deve contenere le percentuali di ogni prodotto sul totale trimestrale (il cui totale riportato in F5 sarà quindi pari a 100). A 1 B C D E F Gennaio Febbraio Marzo Totale trimestre % 2 Prodotto 1 =SOMMA(B2:D2) 3 Prodotto 2 =SOMMA(B3:D3) 4 Prodotto 3 =SOMMA(B4:D4) 5 Totale =SOMMA(B2:B4) =SOMMA(C2:C4) =SOMMA(D2:D4) 6 =SOMMA(B5:D5) =E2/E5*100

64 50 Per i totali trimestrali, una volta inserita la formula in E2, la si è copiata nelle celle da E3 a E5 e l'adeguamento è avvenuto correttamente. Inseriamo il calcolo della prima percentuale in F2. Possiamo copiare la formula nelle celle successive della colonna? Possiamo ma i risultati in seguito all'adeguamento automatico sarebbero disastrosi. La colonna F diventerebbe infatti come in Tabella 2. Mentre il primo riferimento di ogni formula (E3, E4) è corretto, il secondo riferimento (E6, E7) è errato nelle celle in cui è stato adeguato. Addirittura: se le celle E6 e E7 sono vuote, si ottiene un messaggio di errore di Divisione per zero (#DIV/0!) se le celle E6 e E7 contengono numeri, non compare nessun messaggio di errore ma dei valori completamente errati (che forse è peggio). F 1 % 2 =E2/E5*100 3 =E3/E6*100 4 =E4/E7* Tabella 2: Copia della formula Il riferimento E5 originario avrebbe dovuto rimanere fisso durante l'operazione di copia in quanto si riferisce al valore che deve essere usato come divisore in tutte e tre le operazioni di calcolo della percentuale. Per fare in modo che il riferimento ad una cella non venga adeguato durante l'operazione di copia, occorre specificarlo adoperando il cosiddetto riferimento assoluto. Distinguiamo quindi, per il riferimento ad una cella: il riferimento relativo, usato fino ad adesso, composto dalla lettera che identifica la colonna seguita dal numero della riga, per esempio C7. Durante l'operazione di copia, i riferimenti relativi vengono adeguati per riflettere lo spostamento della formula il riferimento assoluto, nel quale la lettera che identifica la colonna e il numero che identifica la riga sono ognuno preceduto dal segno $, per esempio $C$7. Durante l'operazione di copia, i riferimenti assoluti NON vengono adeguati e rimangono invariati. Va precisato che l'uso di un riferimento o di un altro non influenza il valore del risultato della formula nel quale è inserito. Scrivere =$B$1+$B$2+$B$3 porta allo stesso risultato di =B1+B2+B3. La differenza di comportamento si manifesta solo in fase di eventuale copia. Tornando al nostro esempio, inserendo la formula corretta in F2 ossia =E2/$E$5*100 nonché in F5 la formula per totalizzare le percentuali, otteniamo la colonna F corretta, come riportata intabella 3. F 1 % 2 =E2/$E$5*100 3 =E3/$E$5*100 4 =E4/$E$5*100 5 =SOMMA(F2:F4) 6 Tabella 3: Copia con riferimenti assoluti

65 51 Attenzione Come appena visto, il riferimento assoluto andava specificato solo per il secondo riferimento della formula ($E$5), non per il primo (E2) che invece deve essere scritto come riferimento relativo per essere adeguato durante la copia Usare la funzione logica SE (che restituisce uno dei due valori specificati) con l operatore di confronto: =, >, <. Tutte le formule che abbiamo esaminato effettuano un calcolo e forniscono un risultato incondizionato: può cambiare il valore del risultato a seconda del valore degli argomenti ma il calcolo fatto è sempre quello specificato. Una possibilità diversa è offerta dalla funzione logica SE che permette, a seconda del verificarsi o meno di una certa condizione di effettuare un calcolo oppure un altro e di conseguenza di visualizzare un risultato oppure un altro. Come tutte le altre, la funzione va specificata nella cella in cui si vuole che compaia il risultato. Assume la seguente forma: =SE(condizione; espressione se vera; espressione se falsa) E' composta dai tre argomenti, separati da punto e virgola: condizione. E' un'espressione che effettua un test logico, di confronto, che può avere esito VERO (se la condizione è soddisfatta) oppure FALSO (in caso contrario) espressione se vera. E' l'espressione da eseguire se la condizione è verificata espressione se falsa. E' l'espressione da eseguire se la condizione non è verificata. Per esempio =SE(C12>0;"Guadagno";"Perdo") va letto "se il contenuto della cella C12 è un numero maggiore di zero, la formula visualizza come risultato il testo Guadagno, in caso contrario (se C12 contiene un valore minore o uguale a zero) la formula visualizza come risultato il testo Perdo".

66 52 Va notato che: se si vuole specificare un testo, come nell'esempio, esso va racchiuso fra doppi apici per evitare confusione con altri elementi quali i riferimenti a celle la condizione può contenere espressioni logiche complesse, anche contenenti funzioni gli altri due argomenti possono essere espressioni di qualunque complessità e quindi contenere funzioni, riferimenti,... I principali operatori di confronto usati nelle condizioni sono riportati in Tabella 4. Operatore Quiz 2 Qual è l'operatore di confronto che significa diverso da? Nella colonna F della tabella, in corrispondenza di ogni paese, far comparire la scritta Grande oppure la scritta Piccolo che indica se il paese ha una popolazione maggiore o minore della media dei cinque paesi (far riferimento alla media calcolata in un precedente esercizio). Per questo: adoperare la funzione SE inserire una formula nella cella F2 con gli opportuni riferimenti per poterla copiare copiarla nelle celle sottostanti, da F3 a F6. Verificare il corretto funzionamento delle formule. Analizzare cosa capiterebbe se un paese avesse una popolazione uguale alla media. Se questo caso non fosse gestito, modificare opportunamente la formula in F2 e copiarla di nuovo. Significato = Uguale > Maggiore < Minore >= Maggiore o uguale <= Minore o uguale Tabella 4: Gli operatori di confronto

67 Copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Come già visto, anche le formule contenute in una cella possono essere copiate all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. In tutti i casi è fondamentale verificare che l'adeguamento delle formule durante la copia sia avvenuto correttamente. In caso contrario, le formule risultanti dalla copia vanno modificate manualmente oppure le formule originarie vanno modificate e copiate di nuovo. Si consiglia di sperimentare come il programma effettua l'adeguamento dei riferimenti nell'operazione di spostamento delle formule (anziché di copia) da una cella ad un'altra. Salvare il foglio elettronico FoglioFloss e chiuderlo. L'illustrazione delle nozioni di base del foglio elettronico è avvenuta costruendo una micro-tabella, anche se i fogli di lavoro che si realizzano nella realtà con i fogli elettronici hanno dimensioni maggiori e sono decisamente più complessi. Per consentirvi di manipolare prospetti un po' più significativi e di lavorare su dati reali, ma non volendo diventare impopolari facendovi digitare dati per ore, è stato allegato a questo IBUQ un foglio elettronico che contiene già i dati dei 27 paesi dell'unione Europea, estendendo così l'esempio fatto finora. D'ora in poi, non si utilizzerà più FoglioFloss ma si lavorerà su questo foglio elettronico, che contiene tutti i dati di input necessari per ottenere il prospetto Versione finale del prospetto, tabella e grafici (modello) che dobbiamo realizzare, riportato in Appendice. Aprire dalla cartella FLOSS\Modulo4 il file EU27. Rinominare il foglio di lavoro EU27Base in Tabella.

68 54 Impostare il formato A4 e l'orientamento orizzontale. Salvare il foglio elettronico nella cartella FLOSS\Modulo4 con nome TabellaFloss. Ci aspetta un duro lavoro per creare il prospetto richiesto. Occorre infatti: compiere diverse operazioni quali: Interventi sulla struttura e sul contenuto Inserire due righe per il titolo e digitare il titolo Inserire due colonne per le classifiche (che riportano, per ogni colonna, la posizione del paese) Creare la colonna Var. Utenti inserendo l'intestazione Inserire la formula e copiarla (variazione percentuale del numero di utenti Internet dal 2000 al 2008) Creare la colonna Diffusione inserendo l'intestazione Inserire la formula e copiarla (percentuale del numero di utenti Internet 2008 sulla popolazione 2008) Creare la colonna Utenti % inserendo l'intestazione Inserire la formula e copiarla (percentuale degli utenti Internet 2008 del singolo paese sul totale dei 27 paesi) Creare la riga di totali inserendo l'intestazione Inserire la formula e copiarla Inserire la formula per il calcolo delle classifiche (adoperando opportuna funzione di OOo Calc) Copiarla nelle colonne delle 4 classifiche successive. Formattazioni Titoli: centrato sulla larghezza della tabella Titolo: Arial 14 Rank: Arial 8 Intestazioni di colonna: grassetto Totali: grassetto corsivo Popolazione, Utenti 2000, Utenti 2008: punti separatori delle migliaia Percentuali: tre colonne delle percentuali, le prime due con 1 decimale, l'ultima con 2 decimali Altezza riga titolo: 1 cm Larghezza colonne rank: 0,75 cm Colonna Diffusione: sfondo giallo chiaro Titolo: sfondo arancione chiaro, bordo rosso.

69 55 Ritrovare nel documento Versione finale del prospetto (modello) riportato in Appendice le caratteristiche appena descritte in quanto a struttura e formattazione. Per quanto riguarda il contenuto, confrontare il contenuto del foglio elettronico EU27 con il modello Bloccare, sbloccare titoli di righe e/o colonne. In generale, si inseriscono le intestazioni delle colonne nelle prime righe del prospetto e le intestazioni delle righe nelle prime colonne, quindi rispettivamente in alto e a sinistra del foglio di lavoro. Se il prospetto è costituto da numerose righe e/o colonne, lo scorrimento verticale e/o orizzontale permette di accedere a tutte le righe e colonne del prospetto ma toglie dall'area visibile le intestazioni. E' possibile bloccare i titoli di righe e/o colonne in modo da mantenere sempre visibili le intestazioni quando scorrono le righe e/o le colonne del foglio di lavoro. Per questo è sufficiente: posizionare il cursore nella cella che sta sotto le righe e a destra delle colonne da bloccare. selezionare il menu Finestra / Fissa compare una riga più spessa sotto le righe bloccate e una a destra delle colonne bloccate (Figura 33) scorrendo orizzontalmente, rimangono fisse le intestazioni di riga, scorrendo verticalmente, rimangono fisse le intestazioni di colonna. Se si seleziona la cella B3 prima di dare il comando, verranno bloccate le righe da 1 a 2 e la colonna A. Si può decidere di bloccare solo i titoli di righe, selezionando una cella della prima colonna oppure solo i titoli di colonne, selezionando una cella della prima riga, prima di dare il comando. Per sbloccare i titoli di righe e/o colonne precedentemente bloccati, è sufficiente: selezionare nuovamente il menu Finestra / Fissa togliendo il segno di spunta che compare scompaiono le righe che evidenziavano il blocco e lo scorrimento avviene nel modo tradizionale. Figura 33: Finestra / Fissa

70 56 Anche se il nostro prospetto TabellaFloss è di dimensioni modeste, su uno schermo di dimensioni normali non sono visibili tutte le 28 righe ed è necessario scorrere verticalmente. Ampliando successivamente il numero di colonne, potrebbe diventare necessario anche scorrere orizzontalmente per vedere le diverse colonne. Nel foglio di lavoro Tabella del foglio elettronico TabellaFloss: bloccare i titoli della prima riga e delle prime due colonne scorrere verticalmente e orizzontalmente per osservare l'effetto ottenuto. salvare il foglio, ma forse ormai non è più necessario precisarlo. Figura 34: Inserisci righe Inserire, eliminare righe e colonne. Anche se è preferibile definire bene la struttura del prospetto prima di iniziare a costruirlo, si possono fare modifiche di qualunque tipo dopo averlo creato. Non solo modificare i dati inseriti nelle celle ma anche cambiarne la struttura inserendo o eliminando righe e colonne. Per inserire una riga in un foglio di lavoro, vi sono diversi modi alternativi: posizionare il cursore nella riga SOPRA la quale si vuole inserire una nuova riga (se si vuole inserire una riga fra la riga 4 e la riga 5, posizionarsi sulla riga 5) selezionare il menu Inserisci / Righe oppure fare click destro nella riga SOPRA la quale si vuole inserire una nuova riga dal menu rapido che compare (Figura 34), scegliere la voce Inserisci / Inserisci righe intere oppure fare click destro sul numero della riga SOPRA la quale si vuole inserire una nuova riga dal menu rapido che compare (Figura 35), scegliere la voce Inserisci righe. Se nelle operazioni descritte, si selezionano preliminarmente più celle verticali o più righe, vengono inserite più righe. Figura 35: Inserisci righe

71 57 Per eliminare una riga in un foglio di lavoro, vi sono diversi modi alternativi: fare click destro nella riga da eliminare dal menu rapido che compare, scegliere la voce Elimina / Elimina righe oppure fare click destro sul numero della riga da eliminare dal menu rapido che compare, scegliere la voce Elimina righe. Se nelle operazioni descritte, si selezionano preliminarmente più righe, vengono eliminate le righe selezionate. Si procede nello stesso modo per operare sulle colonne. Per inserire una colonna in un foglio di lavoro, vi sono diversi modi alternativi: posizionare il cursore nella colonna A DESTRA della quale si vuole inserire una nuova colonna (se si vuole inserire una colonna fra la colonna D e la colonna E, posizionarsi sulla colonna E) selezionare il menu Inserisci / Colonne oppure fare click destro nella colonna A DESTRA della quale si vuole inserire una nuova colonna dal menu rapido che compare, scegliere la voce Inserisci / Inserisci colonne intere oppure fare click destro sulla lettera della colonna A DESTRA della quale si vuole inserire una nuova colonna dal menu rapido che compare, scegliere la voce Inserisci colonne. Se nelle operazioni descritte, si selezionano preliminarmente più colonne, vengono inserite più colonne. Per eliminare una colonna in un foglio di lavoro, vi sono diversi modi alternativi: fare click destro nella colonna da eliminare dal menu rapido che compare, scegliere la voce Elimina / Elimina colonne oppure fare click destro sulla lettera della colonna da eliminare dal menu rapido che compare, scegliere la voce Elimina colonne. Se nelle operazioni descritte, si selezionano preliminarmente più colonne, vengono eliminate tutte le colonne selezionate.

72 58 Creiamo il titolo della tabella e inseriamo due colonne per le prime due classifiche. Nel foglio di lavoro Tabella del foglio elettronico TabellaFloss: inserire due righe per il titolo in testa al foglio di lavoro nella cella A1, digitare il titolo Utilizzo di Internet nell'unione Europea (EU27) inserire una colonna per la prima classifica, fra la colonna Popolazione (Stima 2008) e la colonna Utenti Internet (2000) (colonna D della tabella) inserire una colonna per la seconda classifica, fra la colonna Utenti Internet (2000) e la colonna Utenti Internet (2008) (colonna F della tabella) Inserire un numero, una data o del testo in una cella Creare formule usando i riferimenti di cella e gli operatori aritmetici (addizione, sottrazione, moltiplicazione, divisione) Copiare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Aggiungiamo le colonne che conterranno le formule per calcolare i diversi dati. Quiz 3 Dati il numero di utenti Internet nel 2000 e nel 2008, come si calcola la loro variazione percentuale dal 2000 al 2008? Alcune percentuali... Quiz 4 Dati la popolazione nel 2008 e il numero di utenti Internet nel 2008, come si

73 59 calcola la percentuale del numero di utenti Internet 2008 sulla popolazione 2008? Quiz 5 Dato il numero di utenti Internet nel 2008 per paese, come si calcola l'incidenza percentuale degli utenti di ogni paese? Creare la colonna I. Per questo: nella cella I3, inserire l'intestazione Var. Utenti ( ) nella cella I4, inserire la formula che calcola la variazione percentuale del numero di utenti Internet dal 2000 al 2008 (la formula deve poter essere copiata nelle celle sottostanti) copiare la formula inserita in I4 nelle celle sottostanti da I5 a I30. Creare la colonna K. Per questo: nella cella K3, inserire l'intestazione Diffusione (% Popol.) nella cella K4, inserire la formula che calcola la percentuale del numero di utenti Internet 2008 sulla popolazione 2008 (la formula deve poter essere copiata nelle celle sottostanti) copiare la formula inserita in K4 nelle celle sottostanti da K5 a K30. Creare la colonna M. Per questo: nella cella M3, inserire l'intestazione Utenti % (2008) nella cella M4, inserire la formula che calcola la percentuale degli utenti Internet 2008 del singolo paese sul totale dei 27 paesi (la formula deve poter essere copiata nelle celle sottostanti) copiare la formula inserita in M4 nelle celle sottostanti da M5 a M30. Se avete svolto fedelmente gli esercizi suggeriti, la colonna M dovrebbe essere riempita di messaggi di

74 60 errore! Nessuna paura, se la formula inserita e copiata è corretta, scompariranno a breve Usare le funzioni di somma, media, minimo, massimo, conteggio, conteggio delle celle non vuote di un intervallo, arrotondamento. Creare la riga 32. Per questo: nella cella B32, inserire l'intestazione Unione Europea nella cella C32, inserire la formula che calcola lil totale della colonna (la formula deve poter essere copiata nelle celle presenti a destra) copiare la formula inserita in C32 nelle celle E32, G32e M32 copiandole da opportune celle, inserire le formule nelle celle I32 e K32. Anche se non rientra fra quelle standard che bisogna conoscere per superare l'esame ECDL, risulta interessante la funzione che permette di stilare la classifica di un insieme di numeri, ossia numerarli progressivamente. Come sempre si tratta di una funzione dinamica il cui risultato cambia al variare dei numeri stessi. La funzione si chiama RANGO e richiede tre parametri che invitiamo il lettore a scoprire nella Guida in linea o nella procedura di Creazione guidata funzione per proseguire con il prossimo esercizio. Creare la colonna D. Per questo: non c'è nessuna intestazione da mettere nella cella D4, inserire la formula (con la funzione RANGO) che calcola la posizione del valore della cella C4 nell'insieme dei valori della colonna C per tutti i paesi.

75 61 Pausa di riflessione Ovviamente la formula dovrà poter essere copiata dalla cella D4 alle celle da D5 a D30. Per questo va analizzato bene quali riferimenti devono essere relativi (adeguati nella copia) e quali assoluti (invariati nella copia). Ma vogliamo di più: una volta compilata la colonna D, deve poter essere copiata interamente nelle altre colonne contenenti le classifiche (F, H, J e L) e adeguata correttamente durante la copia. Come scrivere la formula originaria da mettere in D4? Piccolo suggerimento: un riferimento può essere metà relativo e metà assoluto, per esempio $A1 oppure A$1. Nel primo caso, la colonna A rimane fissa in un'operazione di copia e viene adeguata la riga 1 e viceversa nel secondo caso. Per completare l'esercizio, occorre: copiare la formula inserita in D4 nelle celle sottostanti da D5 a D30 copiare l'insieme delle celle D4:D30 nelle corrispondenti celle delle colonne F, H, J e L. Dal punto di vista dei contenuti, tranne errori o omissioni, intoppi o difficoltà, il foglio di lavoro è completo. Ci rimane da applicare le formattazioni per migliorarne l'aspetto Unire più celle e collocare un titolo al centro delle celle unite. Abbiamo detto che i fogli di lavoro sono degli insiemi di dati strutturati sotto forma di tabelle costituite da righe e colonne e relative celle, ognuna delle quali è identificata dalla sua posizione e contiene un dato. Questo schema ammette delle eccezioni: celle adiacenti possono essere unite e diventare una sola cella, specialmente se si vogliono ottenere effetti speciali nella formattazione. Si usa di frequente questa possibilità per centrare in orizzontale un titolo su tutta la larghezza del prospetto.

76 62 Per unire più celle e collocare un titolo al centro delle celle unite, occorre: selezionare tutte le celle corrispondenti alle colonne del prospetto nella riga del titolo cliccare sull'icona Unisci celle della Barra degli strumenti Formattazione (o selezionare il menu Formato / Unisci celle) le celle selezionate diventano una cella sola, che conserva il nome della prima cella selezionata cliccare sull'icona Allinea al centro in orizzontale della Barra degli strumenti Formattazione il titolo viene centrato nella cella unita. Unisci celle Centrare il titolo inserito nella cella A1 su tutta la larghezza del prospetto Modificare l aspetto del contenuto di una cella: tipo e dimensioni dei caratteri. Nel modello di foglio elettronico standard, che stabilisce le caratteristiche dei nuovi fogli elettronici, tipo e dimensione dei caratteri sono predefiniti in questo modo: Tipo carattere: Arial Dimensione: 10 pt. Per cambiare il tipo dei caratteri, dopo aver selezionato la o le celle, si può in alternativa: attivare il menu a discesa Nome del carattere presente nella Barra degli strumenti Formattazione (Figura 36) scegliere il font da applicare oppure selezionare il menu Formato / Celle nella scheda Carattere, nella sezione Tipo carattere, scegliere il font da applicare confermare con OK oppure fare click destro sulle celle selezionate scegliere la voce Formatta celle nella scheda Carattere, nella sezione Tipo carattere, scegliere il font da applicare (Figura 37) confermare con OK. Allinea al centro in orizzontale Figura 36: Nome del carattere

77 63 Per cambiare la dimensione dei caratteri, il procedimento è simile. Dopo aver selezionato la o le celle, si può in alternativa: attivare il menu a discesa Dimensione presente nella Barra degli strumenti Formattazione (Figura 38) scegliere la dimensione da applicare. Se la dimensione desiderata non compare nell'elenco, la si può digitare nella casella e confermare premendo il tasto Invio oppure selezionare il menu Formato / Celle nella scheda Carattere, nella sezione Dimensione, scegliere la dimensione da applicare. Se la dimensione desiderata non compare nell'elenco, la si può digitare nella casella confermare con OK oppure fare click destro sulle celle selezionate nel menu contestuale visualizzato, scegliere la voce Formatta celle nella scheda Carattere, nella sezione Dimensione, scegliere la dimensione da applicare. Se la dimensione desiderata non compare nell'elenco, la si può digitare nella casella confermare con OK. Figura 37: Formatta celle Applicare al titolo il carattere Arial con dimensione 14 pt. Applicare soltanto alla prima classifica (celle da D4 a D30) il carattere Arial con dimensione 8 pt Allineare il contenuto di una cella: in orizzontale, in verticale. Impostare l orientamento del contenuto di una cella. Il contenuto delle celle ha delle impostazioni predefinite di allineamento: testo a sinistra, numeri a destra, formule a seconda del tipo del risultato. Anche se questo è l'allineamento maggiormente utilizzato, l'allineamento del contenuto di una cella può essere cambiato. Si può intervenire su: allineamento orizzontale, che definisce come il contenuto viene posizionato rispetto ai bordi destro e sinistro della cella. I quattro allineamenti possibili sono: Figura 38: Dimensione

78 64 Sinistro: il contenuto è allineato sul bordo sinistro della cella ma non su quello destro Centrato: il contenuto è centrato nella cella, con lo stesso spazio prima e dopo Destro: il contenuto è allineato sul bordo destro della cella ma non su quello sinistro Giustificato: il contenuto è allineato sia sul bordo sinistro sia su quello destro allineamento verticale, che definisce come il contenuto viene posizionato rispetto ai bordi alto e basso della cella. I tre allineamenti possibili sono: In alto: il testo è allineato sul bordo in alto della cella Al centro: il contenuto è centrato rispetto all'altezza della cella, con lo stesso spazio sopra e sotto In basso: il testo è allineato sul bordo in basso della cella orientamento, che definisce come il contenuto viene ruotato rispetto alla posizione standard orizzontale. Pulsanti di allineamento Per allineare orizzontalmente il contenuto in modo rapido, dopo aver selezionato la o le celle, è sufficiente: cliccare su uno dei quattro pulsanti di allineamento (Allinea a sinistra, Allinea al centro in orizzontale, Allinea a destra, Giustificato) presenti sulla Barra degli strumenti Formattazione. In alternativa, si possono impostare allineamento e orientamento con un unico comando. Per allineare o orientare il contenuto, dopo aver selezionato la o le celle, si può: selezionare il menu Formato / Celle nella scheda Allineamento (Figura 39), impostare le opzioni nelle sezioni Allineamento testo, per allineamento orizzontale e verticale, scegliendo la voce desiderata nei menu a discesa Orientamento del testo, per definire l'orientamento, impostando i gradi o trascinando l'indicatore intorno al cerchio fino a raggiungere l'orientamento desiderato confermare con OK oppure fare click destro sulle celle selezionate nel menu contestuale visualizzato, scegliere la voce Formatta celle nella scheda Allineamento, impostare le opzioni come appena visto. Sperimentare i vari tipi di allineamento orizzontale per il titolo. Figura 39: Formato / Celle

79 65 Selezionando le celle contenenti i nomi dei paesi, sperimentare i vari tipi di allineamento orizzontale. Selezionando le celle contenenti i nomi dei paesi, sperimentare diversi orientamenti. Dopo aver osservato gli effetti ottenuti, riportare tutto nella situazione iniziale. Attenzione Figura 40: Selezionare una riga Evitate di lasciarvi prendere dalla sindrome "vogliamo stupirvi con effetti speciali". Anche se il programma di foglio elettronico offre innumerevoli possibilità ed effetti particolari, occorre sempre tenere presente l'effetto prioritario della leggibilità del prospetto Selezionare una riga, un insieme di righe adiacenti, un insieme di righe non adiacenti. La selezione si può applicare, oltre che a singole celle o insiemi di celle, anche a una o più righe. Così come per le celle, si possono selezionare una riga, un insieme di righe adiacenti oppure un insieme di righe non adiacenti. Figura 41: Selezionare righe adiacenti Per selezionare una riga (Figura 40), è sufficiente: cliccare sul numero della riga, posto alla sua estremità sinistra la riga viene evidenziata. Per selezionare un insieme di righe adiacenti (Figura 41), occorre: cliccare sul numero della prima riga tenendo premuto il tasto Maiusc, cliccare sul numero dell'ultima riga da selezionare (oppure trascinare con il mouse dal primo all'ultimo numero di riga da selezionare) l'insieme di righe viene evidenziato. Per selezionare un insieme di righe non adiacenti (Figura 42), occorre: cliccare sul numero della prima riga Figura 42: Selezionare righe non adiacenti

80 66 tenendo premuto il tasto Ctrl, cliccare sul numero di ognuna delle righe da selezionare (si può togliere una riga dalla selezione cliccando nuovamente sulla riga selezionata) le righe selezionate vengono evidenziate. di riscaldamento Alcuni piccoli esercizi di selezione righe. Selezionare: la sola riga dei totali la riga delle intestazioni di colonne e la riga dei totali (insieme) le 27 righe corrispondenti ai dati dei 27 paesi (insieme) le sole righe dispari fra le 27 righe dei paesi (insieme) Modificare la larghezza delle colonne, l altezza delle righe portandole ad un valore specificato, alla larghezza e all altezza ottimali. Nel foglio di lavoro, le righe assumono un'altezza predefinita (0,45 cm) e, tranne se si uniscono celle, tutte le celle di una singola riga hanno la stessa altezza. Normalmente, l'altezza delle righe si adatta alla dimensione del contenuto in modo da consentirne la visualizzazione: aumentando la dimensione dei caratteri di una cella, automaticamente viene adeguata l'altezza della riga. Può darsi che in certe circostanze sia necessario intervenire sull'altezza delle righe, o per ridurla o per ampliarla. Così come per le colonne, si può modificare l'altezza di una riga manualmente o automaticamente. Nella modifica manuale, si decide e imposta l'altezza della riga mentre in quella automatica l'altezza viene impostata sulla base della dimensione del contenuto delle celle. Per modificare manualmente l'altezza di una riga, si può procedere in diversi modi: posizionare il cursore del mouse sulla righetta verticale che separa il numero della riga da modificare da quella successiva il cursore del mouse si trasforma in una doppia freccia verticale trascinare verticalmente con il mouse fino a raggiungere l'altezza desiderata mentre si trascina compare un'indicazione dell'altezza in centimetri della riga al termine rilasciare il tasto del mouse

81 67 oppure fare click destro sul numero della riga nel menu rapido che compare, scegliere la voce Altezza riga nella finestra di dialogo impostare l'altezza voluta confermare con il pulsante OK. Per modificare automaticamente l'altezza di una riga, si può procedere in diversi modi: fare doppio click sulla righetta orizzontale che separa il numero della riga da modificare da quella successiva l'altezza della riga si adatta in modo da fare stare il contenuto di tutte le celle della riga stessa oppure fare click destro sul numero della riga nel menu rapido che compare (Figura 43), scegliere la voce Altezza ottimale voce nella finestra di dialogo impostare un eventuale spazio aggiuntivo confermare con il pulsante OK. Figura 43: Altezza ottimale riga Impostare l'altezza della riga contenente il titolo della tabella a 1 cm. Sperimentare i tre tipi di allineamento verticale del titolo. Osservare gli effetti e al termine, rimettere l'allineamento verticale al centro Applicare la formattazione al contenuto delle celle, quale: grassetto, corsivo, sottolineatura, doppia sottolineatura. In modo simile a quanto visto per le altre impostazioni, si può applicare la formattazione ai caratteri del contenuto, fra i quali grassetto, corsivo, sottolineatura o doppia sottolineatura. Per applicare grassetto, corsivo o sottolineatura al contenuto in modo rapido, dopo aver selezionato la o le celle, è sufficiente: cliccare su uno dei tre pulsanti di formato (Grassetto, Corsivo, Sottolineato) presenti sulla Barra degli strumenti Formattazione. Pulsanti di formato

82 68 Per cambiare in generale la formattazione dei caratteri, dopo aver selezionato la o le celle, occorre: selezionare il menu Formato / Celle impostare le opzioni desiderate nelle schede (Figura 37): Carattere, per il grassetto e il corsivo (Figura 44) Effetto carattere, per la sottolineatura scegliendo dal menu a discesa se singola o doppia (Figura 45) confermare con OK oppure fare click destro sulle celle selezionate scegliere la voce Formatta celle nelle schede, impostare le opzioni come appena visto. Selezionandole simultaneamente, applicare il grassetto alla riga delle intestazioni di colonna e a quella dei totali, Applicare il corsivo alla sola riga dei totali. Figura 44: Formato / Celle: la scheda Carattere Formattare le celle in modo da visualizzare i numeri con una quantità specificata di decimali, visualizzare i numeri con o senza il punto che indica le migliaia. La formattazione dei numeri merita un approfondimento a parte, visto che costituiscono il contenuto principale dei fogli elettronici. Mentre il testo ha sempre e solo una funzione descrittiva, i numeri possono rappresentare fenomeni diversi ed essere espressi in unità di misura diverse. I primi due aspetti sui quali si può intervenire sono: il numero di decimali, ossia quante cifre decimali specificare il separatore delle migliaia, tipicamente inserito per maggior leggibilità negli importi monetari. Si ricorda che, contrariamente ad altre lingue in cui sono invertiti, nella versione italiana vengono utilizzati: la virgola, per separare i decimali dalla parte intera il punto, come separatore delle migliaia. Per impostare il numero di decimali e il separatore delle migliaia, dopo aver selezionato la o le celle, si può Figura 45: Formato / Celle: la scheda Effetto carattere

83 69 in alternativa: selezionare il menu Formato / Celle nella scheda Numeri (Figura 46), impostare le opzioni nelle sezioni: Categoria, scegliendo la voce Numeri Formato, scegliendo l'esempio corrispondente alla formattazione desiderata oppure impostare nella sezione Opzioni: Posizioni decimali, scegliendo il numero di cifre da specificare dopo la virgola (Figura 47) Separatore migliaia, inserendo il segno di spunta per attivarlo. confermare con OK In alternativa, si può: fare click destro sulle celle selezionate scegliere la voce Formatta celle nelle schede, impostare le opzioni come appena visto. Per impostare in modo rapido il numero di cifre decimali, si possono utilizzare i pulsanti presenti sulla Barra degli strumenti Formattazione: Formato numero: aggiungi cifra decimale. Ogni volta che si clicca si aggiunge una cifra dopo la virgola ai numeri delle celle selezionate Formato numero: togli cifra decimale. Ogni volta che si clicca si elimina una cifra dopo la virgola ai numeri delle celle selezionate. Figura 46: Formato / Celle: la scheda Numeri Figura 47: Posizioni decimali Formattare le tre colonne contenenti valori assoluti (popolazione e utenti Internet) con il separatore delle migliaia e senza decimali sperimentando i due modi esaminati Formattare le celle per visualizzare i numeri come percentuali. Le percentuali costituiscono, dopo l'addizione, l'elaborazione elementare che si incontra più di frequente nei Formato numero: aggiungi cifra decimale

84 70 prospetti fatti con il foglio elettronico. Tornando al piccolo esempio visto al precedente punto a proposito dei riferimenti relativi ed assoluti, nella formula di calcolo della percentuale =E2/$E$5*100, il valore ottenuto dalla divisione è stato successivamente moltiplicato per 100 per esprimerlo in forma percentuale (non scriviamo per esempio 0,12 ma 12) e per fare in modo che il totale di tutte le percentuali fosse proprio 100. Vista la loro diffusione, OOo Calc offre una scorciatoia per calcolare e visualizzare le percentuali che, rispetto a quanto abbiamo fatto, consiste in: scrivere la formula di calcolo della percentuale senza moltiplicare il risultato per 100 (nel nostro esempio basta =E2/$E$5) formattare la cella con l'apposito formato Percentuale così facendo: il valore calcolato viene automaticamente visualizzato moltiplicato per 100 vengono inseriti due decimali, come spesso si fa per le percentuali il risultato viene visualizzato seguito dal simbolo di percentuale %. Un metodo rapido per ottenere questo risultato consiste nel: selezionare la o le celle contenenti i valori da formattare come percentuali cliccare sull'icona Formato numero: percentuale presente sulla Barra degli strumenti Formattazione i valori numerici vengono automaticamente visualizzati nel formato Percentuale appena descritto. Se si vogliono apportare modifiche al formato, per esempio visualizzare una sola cifra decimale, dopo aver selezionato la o le celle, si può in alternativa: selezionare il menu Formato / Celle nella scheda Numeri (Figura 46), impostare le opzioni nelle sezioni: Categoria, scegliendo la voce Percentuale Formato, scegliendo l'esempio corrispondente alla formattazione desiderata oppure impostare nella sezione Opzioni (Figura 48): Posizioni decimali, scegliendo il numero di cifre da specificare dopo la virgola confermare con OK In alternativa, si può: fare click destro sulle celle selezionate Formato numero: togli cifra decimale Formato numero: percentuale Figura 48: La sezione Opzioni

85 71 scegliere la voce Formatta celle nelle schede, impostare le opzioni come appena visto. Formattare le tre colonne contenenti valori percentuali (variazione, diffusione e utenti) per visualizzare i numeri come percentuali, con: le prime due colonne con una cifra decimale la terza colonna con 2 cifre decimali. A volte si preferisce non fare comparire il simbolo % in ogni cella, bensì specificarlo una volta sola nell'intestazione della colonna. Quiz 6 Come è possibile non far comparire il simbolo % in una cella contenente un valore percentuale? Formattare le celle in modo da visualizzare un formato specifico di data, visualizzare un simbolo di valuta. Sempre nella formattazione dei numeri, in particolare quando si ha a che fare con importi monetari, può essere richiesto di visualizzare il simbolo della valuta nella quale sono espressi gli importi. Anche in questo caso, OOo Calc offre una facilitazione per visualizzare gli importi monetari, che consiste nel formattare la cella con l'apposito formato Valuta. Così facendo: viene visualizzato il simbolo di euro davanti all'importo viene aggiunto il separatore delle migliaia vengono inseriti due decimali, trattandosi di un importo in euro. Un metodo rapido per ottenere questo risultato consiste nel: selezionare la o le celle contenenti i valori da formattare come importi monetari cliccare sull'icona Formato numero: valuta presente sulla Barra degli strumenti Formattazione Formato numero: valuta

86 72 i valori numerici vengono automaticamente visualizzati nel formato Valuta appena descritto. Se si vogliono apportare modifiche al formato, dopo aver selezionato la o le celle, si può in alternativa: selezionare il menu Formato / Celle nella scheda Numeri (Figura 46), impostare le opzioni nelle sezioni: Categoria, scegliendo la voce Valuta Formato, scegliendo la valuta e successivamente l'esempio corrispondente alla formattazione desiderata (ogni paese segue convenzioni diverse per rappresentare gli importi monetari) confermare con OK (Figura 49). In alternativa, si può: fare click destro sulle celle selezionate scegliere la voce Formatta celle nelle schede, impostare le opzioni come appena visto. Ricreazione In un foglio di lavoro a parte, sperimentare le diverse formattazioni per: visualizzare le date in vari formati visualizzare un simbolo di valuta diverso dall'euro. A volte si preferisce non fare comparire il simbolo in ogni cella, bensì specificarlo una volta sola nell'intestazione della colonna. Quiz 7 Come è possibile non far comparire il simbolo in una cella contenente un valore monetario? Figura 49: Categoria e Formato della scheda Numeri

87 Selezionare una colonna, un insieme di colonne adiacenti, un insieme di colonne non adiacenti. Così come abbiamo visto per le righe, si possono selezionare le colonne di un foglio di lavoro ed in particolare una colonna, un insieme di colonne adiacenti oppure un insieme di colonne non adiacenti. Per selezionare una colonna (Figura 50), è sufficiente: cliccare sulla lettera che identifica la colonna, posta in cima alla colonna la colonna viene evidenziata. Figura 50: Selezionare una colonna Per selezionare un insieme di colonne adiacenti (Figura 51), occorre: cliccare sulla lettera della prima colonna tenendo premuto il tasto Maiusc, cliccare sulla lettera dell'ultima colonna da selezionare (oppure trascinare con il mouse dalla prima all'ultima lettera di colonna da selezionare) l'insieme di colonne viene evidenziato. Per selezionare un insieme di colonne non adiacenti (Figura 52), occorre: cliccare sulla lettera della prima colonna tenendo premuto il tasto Ctrl, cliccare sulla lettera di ognuna delle colonne da selezionare (si può togliere una colonna dalla selezione cliccando nuovamente sulla lettera della colonna selezionata) le colonne selezionate vengono evidenziate. Figura 51: Selezionare colonne adiacenti di riscaldamento Alcuni piccoli esercizi di selezione colonne. Selezionare: la sola colonna della sigla dei paesi la colonna della sigla e la colonna del nome del paese (insieme) le 5 colonne delle classifiche (insieme) le sole colonne contenenti percentuali (insieme). Figura 52: Selezionare colonne non adiacenti

88 Modificare la larghezza delle colonne, l altezza delle righe portandole ad un valore specificato, alla larghezza e all altezza ottimali. Nel foglio di lavoro, le colonne assumono una larghezza predefinita (2,28 cm) e, tranne se si uniscono celle, tutte le celle di una singola colonna hanno la stessa larghezza. Cosa capita se la larghezza di una cella non è sufficiente per visualizzare l'intero contenuto? Dipende dal tipo di contenuto. Se il contenuto è: testo, viene visualizzato quanto sta nell'ampiezza della cella e il resto viene troncato (Figura 53), a meno che le celle sulla destra siano vuote in qual caso il testo viene visualizzato nello spazio delle celle vuote sulla destra numero o data, viene visualizzata una sequenza di simboli ### ad indicare che la larghezza della cella non è sufficiente per visualizzare il valore. Trattandosi di numeri è decisamente preferibile che non vengano troncati in visualizzazione, per evitare pericolosi errori! Figura 53: Visualizzazione del testo Per consentire la visualizzazione dei risultati o anche solo rendere il prospetto più leggibile, si può modificare la larghezza di ogni colonna, manualmente o automaticamente. Nella modifica manuale, si decide e imposta la larghezza della colonna mentre in quella automatica la larghezza viene impostata sulla base del contenuto delle celle. Per modificare manualmente la larghezza di una colonna, si può procedere in diversi modi: posizionare il cursore del mouse sulla righetta verticale che separa la lettera della colonna da modificare da quella successiva il cursore del mouse si trasforma in una doppia freccia orizzontale trascinare orizzontalmente con il mouse fino a raggiungere la larghezza desiderata mentre si trascina compare un'indicazione della larghezza in centimetri della colonna al termine rilasciare il tasto del mouse oppure fare click destro sulla lettera della colonna nel menu rapido che compare (Figura 54), scegliere la voce Larghezza colonna nella finestra di dialogo impostare la larghezza desiderata confermare con il pulsante OK. Figura 54: Cambiare la larghezza della colonna

89 75 Per modificare automaticamente la larghezza di una colonna, si può procedere in diversi modi: fare doppio click sulla righetta verticale che separa la lettera della colonna da modificare da quella successiva la larghezza della colonna si adatta in modo da fare stare il contenuto di tutte le celle della colonna stessa oppure fare click destro sulla lettera della colonna nel menu rapido che compare, scegliere la voce Larghezza ottimale colonna nella finestra di dialogo impostare un eventuale spazio aggiuntivo confermare con il pulsante OK. Con un'unica selezione delle colonne delle classifiche: impostare la loro larghezza a 0,75 cm sperimentare i vari tipi di allineamento orizzontale dei numeri osservare gli effetti e al termine impostare l'allineamento al centro. Avendo seguito fedelmente le indicazioni per lo svolgimento degli esercizi, solo la prima colonna delle classifiche è formattata con una dimensione di carattere a 8 pt. In realtà tutte dovranno avere la stessa formattazione Copiare la formattazione da una cella ad un altra, da un insieme di celle ad un altro. In un foglio elettronico è frequente che più celle abbiano la stessa formattazione. In questo caso, si può copiare le caratteristiche di formattazione da una cella ed applicarle ad altre, con una sorta di operazione di copia-incolla del formato. Per copiare le caratteristiche di formattazione da una cella ad un altra, occorre: posizionare il cursore nella cella dalla quale copiare la formattazione fare click sull'icona Strumento per copia formato presente nella Barra degli strumenti Standard (copia). Il cursore del mouse si trasforma in un barattolo di vernice cliccare nella cella in cui si vuole copiare la formattazione (incolla). Se si selezionano più celle di Strumento per copia formato

90 76 destinazione, il formato viene applicato a tutte le celle selezionate. Si può anche copiare le caratteristiche di formattazione da un insieme di celle adiacenti ad un altro insieme. Per questo, occorre: selezionare l'insieme di celle da cui copiare la formattazione fare click sull'icona Strumento per copia formato presente nella Barra degli strumenti Standard (copia). Il cursore del mouse si trasforma in un barattolo di vernice cliccare nella cella dell'angolo in alto a sinistra della zona in cui si vuole copiare la formattazione (incolla). Se si selezionano più celle di destinazione, il formato dell'insieme di origine viene applicato ripetutamente a tutte le celle selezionate. Se anziché un solo click, si fa un doppio click sull'icona Strumento per copia formato, il formato da copiare rimane selezionato (il cursore rimane un barattolo di vernice anche dopo aver copiato il formato). In questo modo si può ripetere più volte l'operazione di incolla, senza dover ogni volta effettuare l'operazione di copia. Copiare la formattazione della cella D4 e applicarla a tutte le celle delle classifiche. Al termine tutte le celle delle classifiche devono avere una dimensione di carattere di 8 pt Applicare la proprietà di andare a capo al contenuto di una cella, di un insieme di celle. In alcuni casi, il troncamento del testo che supera la larghezza della colonna non è soddisfacente. Sarebbe invece preferibile che, mantenendo l'ampiezza della colonna il testo andasse a capo nella cella e fosse interamente visibile, anche al prezzo di una maggior altezza della riga. Per far sì che il contenuto di una cella o di un insieme di celle vada a capo, qualora non stesse tutto nella larghezza della colonna, occorre: selezionare la o le celle alle quali applicare questa proprietà selezionare il menu Formato / Celle

91 77 nella scheda Allineamento (Figura 55), nella sezione Proprietà selezionare l'opzione Scorrimento testo automatico (Figura 56) il testo va a capo quando raggiunge il bordo della cella confermare con OK oppure fare click destro sulle celle selezionate nel menu contestuale visualizzato, scegliere la voce Formatta celle nella scheda Allineamento, impostare le opzioni come appena visto. Attenzione Se si attiva questa opzione e la cella contiene un numero o una data, l'allineamento a destra del valore fa sì che questo sia visualizzato troncato. Si raccomanda quindi di prestare attenzione a quanto viene visualizzato in questo caso. Figura 55: Formato / Celle: la scheda Allineamento Nel nostro prospetto, alcune intestazioni di colonne sono troncate, essendo troppo lunghe per la larghezza della colonna. Allargare le colonne per far stare le intestazioni non solo rovinerebbe l'estetica del nostro prospetto ma lo renderebbe difficilmente stampabile. Sfruttiamo la possibilità di scrivere l'intestazione su più righe, andando a capo nelle celle. Applicare la proprietà di andare a capo (scorrimento testo automatico) a tutte le celle contenenti le intestazioni delle colonne. Analizzare le differenze fra applicare la proprietà alle solo celle A3:M3 oppure all'intera riga Ordinare un insieme di celle applicando un solo criterio in ordine numerico crescente o decrescente, e in ordine alfabetico crescente o decrescente. Figura 56: L'opzione Scorrimento testo automatico

92 78 Si può facilmente riordinare tutto o parte del contenuto del foglio di lavoro in ordine crescente o decrescente, secondo un criterio numerico (per i numeri e le date) o alfabetico (per i testi). In generale, si riordina un insieme di celle composto da diverse righe e colonne sulla base del contenuto di una colonna. La prima riga dell'insieme può contenere le intestazioni di colonna e come tale non essere da ordinare o invece costituire la prima riga dell'insieme da ordinare. Per ordinare un insieme di celle sulla base di un solo criterio (una sola colonna), occorre: selezionare l'intero insieme di celle da riordinare selezionare il menu Dati / Riordina compare la finestra di dialogo Ordina nella scheda Opzioni (Figura 57) impostare Area contenente intestazioni di colonna, solo se la prima riga della selezione contiene le intestazioni di colonna (Figura 58) nella scheda Criteri (Figura 59) impostare le caratteristiche del riordino: Ordina per, in cui scegliere l'intestazione oppure la lettera identificativa della colonna sulla base della quale effettuare il riordino Crescente o Decrescente, ossia dal valore più basso a quello più alto o viceversa. A seconda del tipo di dato, il criterio adottato è: per il testo, alfabetico diretto o inverso per i numeri, progressivo o inverso per le date, cronologico o inverso al termine confermare cliccando sul pulsante OK l'intera area selezionata viene ordinata sulla base dei criteri definiti sulla colonna di riordino scelta. Attenzione Prima di eseguire il riordino, ricordarsi di selezionare TUTTE le celle da riordinare e SOLO le celle da riordinare. Nel nostro prospetto, la tabella presenta i paesi in ordine alfabetico. Ordiniamola in modo diverso. Figura 57: Dati / Riordina: la scheda Opzioni Figura 58: Intestazioni di colonna

93 79 Ordinare i dati in tabella per percentuale di diffusione decrescente. Inoltre, per mettere in evidenza la colonna sulla base della quale è stato fatto il riordino, più avanti ne coloreremo lo sfondo Applicare colori diversi al contenuto, allo sfondo delle celle. Un modo efficace per metter in evidenza una cella o un insieme di celle è di scriverne il contenuto in un colore diverso, oppure di assegnare un colore allo sfondo. Come già raccomandato nella scrittura dei testi (si veda l'ibuq ECDL Modulo 3 - Elaborazione dei testi), si consiglia di non esagerare per non far sembrare il foglio elettronico un quadro astratto, Per applicare un colore al contenuto di una o più celle, si può in alternativa: selezionare la cella o l'insieme di celle alle quali applicare il colore cliccare sulla piccola freccia verso il basso dell'icona Colore carattere presente nella Barra degli strumenti Formattazione nella finestra dei colori che compare (Figura 60) cliccare sul colore da applicare. Spostando il cursore dei mouse sui diversi colori, ne compare il nome nella parte bassa della finestra oppure selezionare il menu Formato / Celle nella scheda Effetto carattere, nella sezione Colore carattere, scegliere il colore da applicare (Figura 61) confermare con OK oppure fare click destro sulle celle selezionate nel menu rapido che compare, scegliere la voce Formatta celle nella scheda Effetto carattere, procedere come appena descritto. Per applicare uno sfondo ad una o più celle, si può in alternativa: selezionare la cella o l'insieme di celle alle quali applicare lo sfondo cliccare sulla piccola freccia verso il basso dell'icona Colore di sfondo presente nella Barra degli strumenti Figura 59: Dati / Riordina: la scheda Criteri Colore carattere Colore di sfondo

94 80 Formattazione nella finestra dei colori che compare cliccare sul colore da applicare. Spostando il cursore dei mouse sui diversi colori, ne compare il nome nella parte bassa della finestra oppure selezionare il menu Formato / Celle nella scheda Sfondo, nella palette dei colori cliccare sul colore da applicare (Figura 62) confermare con OK oppure fare click destro sulle celle selezionate nel menu rapido che compare, scegliere la voce Formatta celle nella scheda Sfondo, procedere come appena descritto. Attenzione Mentre ormai tutti i video sono a colori, non altrettanto si può dire per le stampanti. Di conseguenza, adattate il ricorso al colore alla modalità di uso - su video o su carta - dei vostri fogli elettronici. Bei colori su video possono tradursi in una tabella illeggibile una volta stampata. Figura 60: La finestra dei colori Nelle due colonne della Diffusione percentuale e della relativa classifica, colorare con un bel giallo chiaro lo sfondo delle celle che vanno dall'intestazione ai totali Aggiungere degli effetti di bordi ad una cella, ad un insieme di celle: linee, colori. Un ulteriore modo per abbellire il prospetto o evidenziare una cella consiste nell'aggiungere un contorno (o bordo), giocando su diversi effetti quali le linee o i colori. Per aggiungere degli effetti di bordo ad una o più celle, dopo averle selezionate, si può in alternativa: cliccare sulla piccola freccia verso il basso dell'icona Bordo presente nella Barra degli strumenti Figura 61: La sezione Colore carattere

95 81 Formattazione fra i diversi tipi di bordi che compaiono (Figura 63) cliccare su quello da applicare oppure selezionare il menu Formato / Celle scegliere la scheda Bordo (Figura 64). Nelle diverse sezioni si possono definire la caratteristiche del bordo, ed in particolare: Cornice: scegliendo su quali lati applicare il bordo Linea: scegliendo lo spessore della linea e il suo colore Distanza dal contenuto: per impostare i quattro margini fra il bordo e il testo confermare con OK oppure fare click destro sulle celle selezionate nel menu rapido che compare, scegliere la voce Formatta celle nella scheda Bordo, procedere come appena descritto. Figura 62: Formato / Celle: la scheda Sfondo Colorare lo sfondo del titolo con un elegante arancione chiaro. Tocco di classe finale: applicare un bordo rosso sottile al titolo. Bordo Usare lo strumento di riempimento automatico per copiare o incrementare dati. Lo strumento di riempimento automatico (o compilazione automatica) di OOo Calc svolge due funzioni: copia il contenuto di una cella in un insieme di celle inserisce in un gruppo di celle un insieme di dati (chiamata serie da OOo Calc) incrementati secondo una certa regola di progressione. La copia o l'inserimento dei dati può avvenire, a seconda delle celle selezionate, in basso, in alto, a destra o a sinistra. Nella spiegazione di questa funzionalità, considereremo solo il caso più frequente che consiste nel copiare o riempire una colonna in basso. La sperimentazione degli altri casi è lasciata al lettore. Per copiare il contenuto di una cella con lo strumento di riempimento automatico, occorre: Figura 63: I bordi

96 82 inserire il valore da copiare in una cella selezionare la cella e le celle sottostanti nelle quali effettuare la copia selezionare il menu Modifica / Compila dal menu contestuale che compare, scegliere la voce In basso il contenuto della prima cella in alto della zona selezionata viene copiato in tutte le altre celle selezionate. Scegliendo invece dal menu la voce In alto, è l'ultima cella in basso della zona selezionata che viene copiata in tutte le altre celle selezionate, verso l'alto. Per compilare un insieme di celle con una serie di dati, occorre: selezionare l'insieme di dati da riempire selezionare il menu Modifica / Compila / Serie nella finestra di dialogo che compare (Figura 65), scegliere le varie opzioni nelle diverse sezioni: Direzione, nel nostro caso In basso Tipo, scegliendo Aritmetico se si vuole una progressione aritmetica ossia che ogni numero sia incrementato rispetto al precedente di un valore fissato (Figura 66) Valore iniziale, il primo valore della serie Valore finale, l'ultimo valore della serie Incremento, l'incremento prefissato da aggiungere ad ogni numero della serie per ottenere quello successivo. Se negativo, ogni numero è decrementato rispetto a quello precedente. Figura 64: Formato / Celle: la scheda Bordo Figura 65: Modifica / Compila / Serie Questo strumento può risultare comodo per costruire anziché una serie di numeri, una serie di date separate da un intervallo fisso. Per questo si sceglie il tipo Data e si imposta il criterio di progressione nella sezione Unità di ora (che forse avrebbe dovuto chiamarsi Unità di tempo?). Arricchire il prospetto inserendo, con lo strumento di riempimento dati in serie, una numerazione progressiva dei 27 paesi nella colonna N. Salvare e chiudere il foglio elettronico TabellaFloss. Figura 66: Direzione e tipo

97 83 In questa quarta parte, abbiamo analizzato in dettaglio le funzionalità offerte dal programma di foglio elettronico per: realizzare un prospetto, inserendo e modificandone il contenuto inserire nelle celle i diversi tipi di contenuto statico: testo, numeri inserire nelle celle contenuto dinamico: formule, ottenendo risultati calcolati sulla base del contenuto di altre celle ed aggiornati automaticamente ed immediatamente al variare dei valori inserire nelle formule espressioni basate sugli operatori aritmetici e su particolari funzioni sfruttare i riferimenti relativi ed assoluti per facilitare la copia delle formule formattare le celle del foglio elettronico per dargli l'aspetto desiderato in visualizzazione e stampa.

98 84 5. Realizzazione dei grafici Mentre le tabelle forniscono dati dettagliati ma richiedono una lettura approfondita per estrarne informazioni precise, i grafici mettono in evidenza in modo più immediato l'evoluzione dei fenomeni e le tendenze in atto. Oltre a gestire tabelle dinamiche, i cui valori calcolati dalla formule si aggiornano automaticamente al variare dei dati inseriti, OOo Calc permette la creazione di grafici dinamici, ossia grafici che si basano su dati presenti nei foglio di lavoro e che si modificano al variare dei dati sui quali sono costruiti. In questa parte vedremo quindi come: creare e modificare diversi tipi di grafici basati su dati presenti nel foglio di lavoro modificarne il contenuto statico ed in particolare i testi descrittivi (titolo,...) modificarne la formattazione in termini di caratteri, colori, sfondo,... OOo Calc propone numerosi tipi di grafici, ognuno con diverse varianti, illustrati nel prospetto sottostante. Non entreremo nei dettagli dei criteri di scelta del tipo di grafico, argomento che ha più a che fare con la statistica che con l'informatica, ma ci limiteremo a esaminare come costruire un grafico a partire da dati di un foglio elettronico e come modificarlo successivamente. Nome Colonna Barra Torta Esempio Descrizione Grafico a barre con barre verticali. L'altezza di ciascuna barra è proporzionale al dato. L'asse X mostra le categorie. L'asse Y mostra il valore di ciascuna categoria. Grafico a barre con barre orizzontali. L'ampiezza di ciascuna barra è proporzionale al dato. L'asse X mostra il valore di ciascuna categoria. L'asse Y mostra le categorie. Grafico che mostra i valori come settori circolari dell'intero cerchio. L'area di ciascun settore è proporzionale al dato.

99 Nome Area Linea XY (dispersione) Rete Quotazioni Colonna e linea Esempio 85 Descrizione Grafico che mostra i valori come aree sovrapposte per enfatizzare i cambiamenti fra le categorie. L'asse X mostra le categorie. L'asse Y mostra il valore di ciascuna categoria. Grafico che mostra i valori come punti sull'asse Y, eventualmente collegati da una linea. L'asse X mostra le categorie. L'asse Y mostra il valore di ciascuna categoria. Grafico che mostra coppie di valori (X, Y) come un punto in un sistema di coordinate. E' basato su una serie di dati che consiste in un nome, una lista di valori di X e una lista di valori di Y. Grafico che mostra i valori dei dati come punti collegati da alcune linee, in una griglia simile alla visualizzazione di un radar. Per ciascun tipo, viene mostrato un radiale sul quale sono tracciati i dati. Grafico che illustra la tendenza del mercato data dal prezzo di apertura, dal minimo, dal massimo e dal prezzo di chiusura. Può essere mostrato anche il volume delle transazioni. Grafico ottenuto come combinazione di un Grafico a colonna e di un Grafico a linea. Aprire il foglio elettronico TabellaFloss. Dopo il foglio di lavoro Tabella, creare un foglio di lavoro di nome Grafici.

100 Creare differenti tipi di grafici a partire dai dati di un foglio elettronico: grafici a colonne, a barre, a linee e a torta. I grafici possono essere posizionati in un qualunque punto dei foglio elettronico: nello stesso foglio di lavoro dal quale attinge i dati oppure in un foglio di lavoro separato, dedicato ai grafici. La scelta si baserà su preferenze personali che terranno conto della facilità di stampa del foglio elettronico risultante. A seconda del tipo di grafico, potrà variare il numero di serie di dati e potrà essere richiesta una serie di descrizione delle categorie. Prima di creare il grafico, andrà selezionato l'insieme di celle contenente i dati (testo e numeri) utilizzati nel grafico. Grafico Per creare un grafico di uno dei tipi descritti, OOo Calc dispone di una procedura guidata che si svolge passo per passo: selezionare nel foglio di lavoro l'area contenente i dati da rappresentare nel grafico selezionare il menu Inserisci / Grafico (oppure cliccare sull'icona Grafico nella Barra degli strumenti Standard) viene creato un grafico con tipo, impostazioni e formato predefiniti compare la finestra di dialogo Creazione guidata grafico, che propone i quattro passi della procedura (Figura 67): 1. Tipo di grafico Scegliere il tipo di grafico e la variante desiderata fra quelle che compaiono (Figura 68) Al termine, cliccare sul pulsante Avanti per andare al passo successivo. Figura 67: Creazione guidata grafico 2. Area dati Compare l'area dati precedentemente selezionata, eventualmente modificabile (Figura 69) Specificare se le serie di dati sono disposti in righe o in colonne Specificare se la prima riga (o colonna) contiene la didascalia Al termine, cliccare sul pulsante Avanti per andare al passo successivo. 3. Serie di dati Vengono elencate la o le serie di dati che fanno parte del grafico, oltre alla zona del foglio che contiene le categorie. Si possono rimuovere alcune delle serie e spostarne l'ordine (Figura 70) Al termine, cliccare sul pulsante Avanti per andare al passo successivo. Figura 68: Tipo di grafico

101 87 4. Elementi del grafico Scegliere le impostazioni descrittive del grafico ed in particolare (Figura 71): Titolo. Testo che compare come titolo principale del grafico Sottotitolo. Testo che compare come sottotitolo del grafico Asse X. Testo che compare come descrizione dell'asse X (orizzontale) Asse Y. Testo che compare come descrizione dell'asse Y (verticale) Mostra legenda. Specificare se si desidera la legenda e se sì, la sua posizione rispetto al grafico Al termine, cliccare sul pulsante Fine per concludere la procedura. il grafico viene creato ed inserito nel foglio di lavoro che contiene i dati rappresentati. Figura 69: Area dati Attenzione Anche se si prevede di non farli comparire nel grafico, si consiglia di digitare sempre un testo per tutti i titoli indicati al passo 4. In questo modo, per ogni tipo di grafico, se ne imparano facilmente la natura, la posizione e il formato e volendo si possono rimuovere successivamente. Creare un grafico a colonna (variante Normale) con le seguenti caratteristiche: riporta i dati dei 27 paesi le categorie, sull'asse X sono i nomi dei paesi i valori sull'asse Y sono quelli della colonna Diffusione (percentuale), per tutti i 27 paesi i titoli sono: Titolo: Diffusione di Internet - EU 27 Sottotitolo: In percentuale della popolazione (Stima 2008) Titolo asse X: Paesi Titolo asse Y: % lasciare il grafico nella posizione in cui viene creato. Suggerimenti: Figura 70: Serie di dati Figura 71: Elementi del grafico

102 88 selezionare opportunamente le celle prima di creare il grafico tranne dove diversamente indicato, mantenere le opzioni predefinite. Creare un grafico a barra (variante Normale) con le seguenti caratteristiche: riporta solo i dati dei primi 5 paesi le categorie, sull'asse Y sono i nomi dei paesi i valori sull'asse X sono quelli della colonna utenti Internet (2008), limitatamente ai primi 5 paesi i titoli sono: Titolo: Numero di utenti Internet Sottotitolo: Primi 5 paesi per diffusione (Stima 2008) Titolo asse X: nessuno Titolo asse Y: nessuno lasciare il grafico nella posizione in cui viene creato. Suggerimenti: selezionare opportunamente le celle prima di creare il grafico tranne dove diversamente indicato, mantenere le opzioni predefinite. Figura 72: Oggetto selezionato Selezionare un grafico. Anche se il grafico inserito nel foglio di lavoro sembra una qualunque immagine, in realtà è un oggetto molto complesso sul quale si può intervenire a diversi livelli. Prima di eseguire azioni sul grafico, quali spostamenti, modifiche,... occorre selezionarlo. Esistono però diversi livelli di selezione, a seconda dell'azione da compiere sul grafico. Per selezionare l'oggetto contenente il grafico presente nel foglio di lavoro, è sufficiente: cliccare sul grafico appaiono sui vertici e sui lati otto maniglie (Figura 72) che permettono di eseguire sul grafico le azioni Figura 73: Grafico selezionato

103 89 tipiche delle immagini (taglio, copia, sposta, ridimensiona). La selezione vera è propria del grafico, per poter intervenire sulle parti che lo compongono, avviene però in modo diverso. In qualche modo equivale ad "uscire dal foglio di lavoro" ed "entrare nel grafico". Per selezionare il grafico vero e proprio, occorre: fare doppio click sul grafico appaiono un bordo spesso e otto maniglie (Figura 73) che permettono di ridimensionare il grafico. Una volta selezionato il grafico (doppio click), spostando il puntatore all'interno dell'area delimitata dal bordo grigio, compaiono dei pop-up che identificano le parti del grafico, fra le quali: Area del grafico Grafico Legenda Titolo principale Sottotitolo Titolo asse X Titolo asse Y Asse X Asse Y. Figura 74: Serie selezionata Su ogni parte del grafico si può: cliccare. Seleziona la parte scelta per potervi applicare successivamente comandi da menu fare click destro. Attiva un menu contestuale che permette di eseguire le funzioni tipiche della parte sulla quale si è cliccato fare doppio click. Attiva la finestra di dialogo Proprietà della corrispondente parte del grafico. Un'altra parte molto importante del grafico è costituita dalle serie dei dati. Cliccando su uno dei punti di una serie (barra, colonna, fetta di torta,...) si seleziona la serie completa. Compare una maniglia su ogni punto della serie (Figura 74) e si può intervenire sull'intera serie. Una volta selezionata la serie, cliccando nuovamente su uno dei punti, si seleziona esclusivamente il punto dei dati. Compaiono le maniglie di selezione sul solo punto selezionato (Figura 75) sul quale si può intervenire. Figura 75: Singolo punto selezionato

104 90 Su uno dei grafici appena creato, sperimentare la selezione delle diverse parti del grafico appena viste. Taglia Spostare, ridimensionare, cancellare un grafico. Una volta creato il grafico ed inserito nel foglio di lavoro, lo si può spostare, ridimensionare e cancellare come un qualsiasi oggetto sovrapposto al foglio. Si può spostare il grafico con il mouse o con la tastiera, nello stesso foglio di lavoro o in un altro foglio di lavoro. Per spostare il grafico con il mouse, è sufficiente: fare click sul grafico per selezionare l'oggetto che lo contiene posizionare il puntatore del mouse nel rettangolo che delimita il grafico il puntatore si trasforma in una croce con frecce (se lo si vuole spostare in un foglio di lavoro diverso, trascinare il grafico sulla linguetta del foglio di destinazione per aprirlo) trascinare il grafico nella posizione desiderata del foglio attivo. Per spostare il grafico con la tastiera, si procede per taglia-incolla. Per questo è sufficiente: fare click sul grafico per selezionare l'oggetto che lo contiene cliccare sull'icona Taglia della Barra degli strumenti Standard (oppure selezionare il menu Modifica / Taglia o usare i tasti Ctrl + X o fare click destro e scegliere la voce Taglia) spostarsi nel foglio di lavoro di destinazione cliccare sulla cella in cui si vuole posizionare il vertice superiore sinistro del grafico cliccare sull'icona Incolla della Barra degli strumenti Standard (oppure selezionare il menu Modifica / Incolla o usare i tasti Ctrl + V o fare click destro sulla cella e scegliere la voce Incolla). Un grafico inserito in un foglio di lavoro può essere ridimensionato. Se ne possono cioè cambiare le Incolla

105 91 dimensioni, riducendole o aumentandole, mantenendo invariate la proporzione fra altezza e larghezza oppure deformandolo. Per questo, si utilizzano le maniglie che costituiscono otto punti di aggancio distribuiti sul contorno rettangolare dell'oggetto. Ponendo il puntatore del mouse su una di queste maniglie, compare una freccia che indica in che direzione si ottiene il ridimensionamento dell'oggetto se si trascina la freccia stessa. Si può: modificare l'altezza: allungando o accorciando l'oggetto, trascinando una delle due maniglie poste sui lati orizzontali modificare la larghezza: allargando o restringendo l'oggetto, trascinando una delle due maniglie poste sui lati verticali modificare simultaneamente altezza e larghezza: trascinando una delle quattro maniglie poste sui vertici del rettangolo. Per mantenere la proporzione originaria e quindi ridimensionare l'oggetto senza deformarlo, occorre tener premuto il tasto Maiusc mentre si trascina una qualunque delle maniglie. Infine, per cancellare un grafico, è sufficiente: fare click sul grafico per selezionare l'oggetto che lo contiene premere il tasto Canc (o selezionare il menu Modifica / Elimina contenuti). Copiare (ossia duplicare) i due grafici nel foglio di lavoro Grafici. Nel foglio di lavoro Grafici, ridimensionarli e spostarli in modo che stiano approssimativamente: il primo (Diffusione di Internet) sulle celle A2:J25 il secondo (Numero di utenti Internet) sulle celle A35:H60. Cancellare i due grafici dal foglio di lavoro Tabella Modificare il tipo di grafico. La prima scelta da fare quando si usa la procedura guidata di creazione del grafico è il tipo di grafico. Una

106 92 volta costruito il grafico, lo si può modificare in tutti i suoi aspetti. Mentre la modifica di aspetti estetici avviene senza difficoltà, la modifica del tipo di grafico può portare a risultati inattesi in particolare se i due tipi di grafico si aspettano dati strutturati in modo diverso. Si consiglia quindi di prestare attenzione al tipo di grafico scelto per evitare, se possibile, di doverlo modificare successivamente. Per modificare il tipo di grafico, è necessario: selezionare il grafico selezionare il menu Formato / Tipo di grafico (oppure fare click destro sull'area del grafico e scegliere la voce Tipo di grafico) compare una finestra di dialogo simile a quella del passo 1 della procedura di Creazione guidata grafico nella quale scegliere tipo di grafico e variante (Figura 68) per confermare cliccare su OK. Trasformare il grafico del Numero di utenti Internet da grafico a barra a grafico a torta Inserire, eliminare, modificare il titolo di un grafico. Il titolo del grafico è costituto dal titolo principale e dal sottotitolo, ai quali si aggiungono i titoli degli assi, e possono essere specificati al passo 4 della procedura di Creazione guidata grafico (Figura 71). Si può intervenire in qualunque momento sul titolo del grafico, inserendolo se non lo era stato in fase di creazione oppure modificandolo o eliminandolo. Per inserire il titolo del grafico, occorre: selezionare il grafico selezionare il menu Inserisci / Titolo compare una finestra di dialogo simile a quella del passo 4 della procedura di Creazione guidata grafico nella quale inserire i vari titoli (Figura 76) per confermare cliccare su OK. Figura 76: Inserisci / Titolo

107 93 Per modificare il testo del titolo, si può: fare doppio click sul titolo modificare il testo, usando le frecce orizzontali e i tasti di cancellazione cliccare fuori dal titolo per confermare. oppure si può procedere come per inserire il titolo, modificando il testo alla voce corrispondente. Per eliminare il titolo del grafico, è sufficiente: selezionare il grafico cliccare sul titolo da eliminare per selezionarlo compaiono le maniglie di selezione premere il tasto Canc. In alternativa, si può procedere come per inserire il titolo, cancellando il testo alla voce corrispondente. Nel grafico del Numero di utenti Internet: modificare il testo del titolo aggiungendo in coda il testo - EU 27 come nel primo grafico eliminare il sottotitolo senza adoperare l'azione di Annulla, inserirlo nuovamente con il testo Primi 5 paesi per diffusione (Stima 2008) Inserire etichette ai dati di un grafico: valori/numeri, percentuali. Un grafico può rappresentare più serie di dati ed ogni serie è composta da più punti corrispondenti ai dati da rappresentare. Per ogni serie si può intervenire nella formattazione a due livelli: intera serie, impostando le caratteristiche comuni a tutti i punti della serie, per esempio il colore, la dimensione e la spaziatura delle barre singolo dato, impostando le caratteristiche di un singolo punto della serie, per esempio il colore di una singola barra da mettere in evidenza.

108 94 Intervenendo a livello di intera serie, si possono inserire etichette vicino ai punti del grafico, per indicare il valore dei singoli dati rappresentati sul grafico. Tali valori possono essere espressi come valori assoluti o, a seconda del tipo di grafico, come percentuali. Per assegnare delle etichette ai dati di un grafico, occorre: selezionare il grafico selezionare la serie desiderata cliccando su uno dei punti (barra, colonna, fetta di torta,...) compare un quadratino verde su ogni punto della serie selezionare il menu Formato / Proprietà oggetto scegliere la scheda Didascalia dati ed impostare le caratteristiche (Figura 77): Mostra il valore come numero. Viene riportato il valore numerico rappresentato sul grafico Mostra il valore come percentuale. Viene riportata la percentuale calcolata sulla base del valore numerico (per esempio per i grafici a torta) Mostra categoria. Viene riportato il nome della categoria. Disposizione. Permette di scegliere dove far comparire le scritte rispetto al punto del grafico. Attenzione Figura 77: Didascalia dati Non tutte le opzioni hanno senso con tutti i tipi di grafico. La sperimentazione delle varie opzioni permetterà di individuare, per un dato tipo, quali sono quelle da attivare per rendere il grafico leggibile e significativo. Nel grafico del Numero di utenti Internet: inserire per ogni fetta della torta un'etichetta con la percentuale degli utenti Internet del singolo paese osservare l'effetto ottenuto inserire per ogni fetta della torta un'etichetta con il valore corrispondente al numero di utenti Internet, togliendo la percentuale precedentemente inserita.

109 Modificare il colore dello sfondo dell area di un grafico, il colore di riempimento della legenda. In OOo Calc, ogni parte del grafico (titolo, legenda,...) dispone di uno sfondo al quale può essere assegnato un colore specifico. Per quanto riguarda il grafico vero e proprio, anche se la terminologia usata dal programma è a volte confusa, vanno distinti: Area del grafico. E' l'area dell'intero rettangolo che delimita l'oggetto contenente il grafico Pareti del grafico (detto anche Grafico). E' l'area del grafico vero e proprio, delimitata dagli assi, esclusi quindi il titolo, la legenda, gli assi. Per modificare il colore di sfondo dell'area del grafico, occorre: selezionare il grafico selezionare il menu Formato / Area del grafico dalla finestra di dialogo, si può intervenire sullo sfondo tramite la relativa scheda: Area del grafico. Definendone il tipo e il colore dello sfondo dell'area del grafico si può inoltre intervenire su altri aspetti, tramite le altre schede quali: Bordo. Per applicare un bordo definendo lo stile e il colore della linea Trasparenza. Per impostare un effetto di trasparenza al termine, confermare con OK (Figura 78). Per modificare il colore di sfondo del solo grafico (pareti del grafico), occorre: selezionare il grafico selezionare il menu Formato / Pareti del grafico dalla finestra di dialogo, si può intervenire sullo sfondo tramite la relativa scheda: Area del grafico. Definendone il tipo e il colore dello sfondo dell'area del grafico si può inoltre intervenire su altri aspetti, tramite le altre schede quali: Bordo. Per applicare un bordo definendo lo stile e il colore della linea Trasparenza. Per impostare un effetto di trasparenza al termine, confermare con OK. Figura 78: Formato / Area del grafico

110 96 Nel grafico della Diffusione di Internet: inserire uno sfondo grigio blu alla legenda inserire uno sfondo giallo chiaro al grafico (come da modello) inserire uno sfondo verde chiaro all'area del grafico, ossia l'area che circonda il grafico (non fatto nel modello dove tale sfondo è bianco) osservare l'effetto ottenuto togliere lo sfondo verde in modo che il grafico assomigli al modello Modificare il colore delle colonne, delle barre, delle linee, delle fette di torta di un grafico. Come accennato prima, per ogni serie si può intervenire nella formattazione a livello di intera serie o di singolo dato. Il colore dei punti, per esempio, può essere impostato a livello di: intera serie, modificando il colore di tutti i punti della serie singolo dato, cambiando il colore di un singolo punto della serie, per metterlo in evidenza rispetto agli altri. Intervenendo a livello di intera serie, per modificare il colore di tutti i punti, occorre: selezionare il grafico selezionare la serie desiderata cliccando su uno dei punti (barra, colonna,...) compare un quadratino verde su ogni punto della serie (Figura 74) selezionare il menu Formato / Proprietà oggetto nella scheda Area del grafico scegliere il colore da assegnare (Figura 78) confermare cliccando sul pulsante OK. Intervenendo a livello di singolo dato, per modificare il colore di un singolo punto, occorre: selezionare il grafico selezionare la serie desiderata cliccando su uno dei punti (barra, colonna,...) compare un quadratino verde su ogni punto della serie cliccare sul punto da modificare della serie selezionata viene selezionato il solo punto scelto (Figura 75)

111 97 selezionare il menu Formato / Proprietà oggetto nella scheda Area del grafico scegliere il colore da assegnare confermare cliccando sul pulsante OK (Figura 79). Nel grafico della Diffusione di Internet: assegnare un colore blu simile al modello a tutte le barre assegnare un colore arancione alla sola barra dell'italia. di creatività Nel grafico del Numero di utenti di Internet: scegliendo con la massima libertà i colori, cambiate tutti quelli delle fette della torta osservate come cambia la legenda. Figura 79: Modificare il colore di un punto Modificare le dimensioni e il colore dei caratteri del titolo di un grafico, degli assi di un grafico, del testo della legenda di un grafico. Si possono modificare le caratteristiche di tutti i testi che compaiono nel grafico: titolo, legenda e assi. Per modificare la formattazione del titolo di un grafico, occorre: selezionare il grafico selezionare il menu Formato / Titolo nel sottomenu che compare scegliere l'elemento del titolo che si vuole modificare (Figura 80) dalla finestra di dialogo, si può intervenire sui diversi aspetti del titolo tramite le relative schede: Bordo, per applicare un bordo definendo lo stile e il colore della linea Area del grafico, per applicare uno sfondo definendone il tipo e il colore Trasparenza, per impostare un effetto di trasparenza Figura 80: I titoli

112 98 Caratteri, per scegliere il tipo, lo stile e la dimensione dei caratteri del titolo Effetto carattere, per impostare effetti ai caratteri quali la sottolineatura e il colore Allineamento, per definire l'orientamento del titolo al termine, confermare con OK. Nel grafico della Diffusione di Internet: ampliare di un punto (1 pt) la dimensione dei caratteri di tutte le scritte (titolo, sottotitolo,...) Modificare il colore dello sfondo dell area di un grafico, il colore di riempimento della legenda. Per modificare la formattazione della legenda di un grafico, occorre: selezionare il grafico selezionare il menu Formato / Legenda dalla finestra di dialogo che compare, si può intervenire sui diversi aspetti della legenda tramite le relative schede: Bordo, per applicare un bordo definendo lo stile e il colore della linea Area del grafico, per applicare uno sfondo definendone il tipo e il colore Trasparenza, per impostare un effetto di trasparenza Caratteri, per scegliere il tipo, lo stile e la dimensione dei caratteri del titolo Effetto carattere, per impostare effetti ai caratteri quali la sottolineatura e il colore Posizione, per fissare la posizione della legenda rispetto al grafico (a sinistra, a destra, in alto, in basso) al termine, confermare con OK. Per modificare la formattazione dell'asse di un grafico, occorre: selezionare il grafico selezionare il menu Formato / Asse nel sottomenu che compare scegliere l'asse che si vuole modificare dalla finestra di dialogo, si può intervenire sui diversi aspetti dell'asse tramite le relative schede:

113 99 Linea, per definire lo stile e il colore della linea dell'asse Caratteri, per scegliere il tipo, lo stile e la dimensione dei caratteri della scala dei valori o delle categorie Effetto carattere, per impostare effetti ai caratteri quali la sottolineatura e il colore Didascalia, per impostare la disposizione e l'orientamento della scala dei valori o delle categorie Scala, per definire le caratteristiche numeriche e gli intervalli della scala dei valori al termine, confermare con OK. Attenzione a non confondere, in particolare nell'applicare la formattazione: Titolo asse: è il testo descrittivo del singolo asse, X o Y Asse: è l'insieme degli elementi che compongono l'asse X o Y: linea, scala dei valori o delle categorie. Nel grafico della Diffusione di Internet: modificare l'orientamento del nome dei paesi in modo che siano tutti visibili, come da modello. Vero che salvate regolarmente il foglio elettronico? In questa parte, abbiamo esaminato come creare e formattare grafici dinamici, che si adattano al variare dei dati del foglio elettronico sui quali sono costruiti. Specificatamente, si è visto come: scegliere il tipo fra i numerosi tipi di grafico e varianti proposte da OOo Calc posizionarlo e ridimensionarlo a seconda delle necessità modificarne i titoli modificarne la formattazione per quanto riguarda i caratteri, i colori, lo sfondo delle diverse parti che lo compongono. Data la grande varietà dei grafici disponibili, si è solo potuto condurre un esame superficiale dell'argomento generale dei grafici con OOo Calc. Si raccomanda al lettore di sperimentare il più possibile su dati reali le diverse tipologie di rappresentazioni grafiche.

114 Controllo e stampa del foglio elettronico Abbiamo quasi terminato la stesura del foglio elettronico che ci era stato richiesto. Passiamo alla fase di verifica e controllo, prima della stampa vera e propria. Questa fase è molto importante in quanto permette di conferire al foglio elettronico un aspetto professionale e di evitare all'autore di fare brutta figura, dimostrando una scarsa padronanza dello strumento informatico. Il controllo che effettueremo si riferisce al contenuto ma anche alla forma del foglio elettronico. Per quanto riguarda il contenuto, occorre naturalmente verificare che il foglio elettronico sia completo di tutte le sue parti, tabella e grafici, che il testo e i numeri siano stati inseriti correttamente ma soprattutto che i calcoli siano esatti. Per quanto riguarda la forma del foglio elettronico, vanno definite le opzioni di stampa utili per rendere leggibile il risultato. Un primo controllo visivo va fatto scorrendo semplicemente il foglio elettronico, rileggendo ed osservando quanto scritto "in caccia di errori". In sintesi, ricordiamo che al pari di un qualunque documento di testo, il contenuto di un foglio di lavoro è soggetto ad errori e va controllato attentamente prima di diffonderlo ed utilizzarlo. In questa sesta parte, vedremo come visualizzare l'aspetto del foglio elettronico senza stamparlo quali sono i rischi di errore che occorre considerare come effettuare i controlli sui calcoli contenuti nei fogli elettronici come impostare le opzioni di stampa dei fogli di lavoro come effettuare la stampa vera e propria secondo diverse modalità Visualizzare l anteprima di un foglio di lavoro. Scorrendo il foglio elettronico, ci si rende conto di quanto si è digitato ma non di come il foglio elettronico verrà reso in fase di stampa. Per questo, ancora prima di effettuare la stampa vera e propria, conviene utilizzare l'anteprima di stampa. L'anteprima di stampa consente di vedere su video in formato ridotto le pagine così come verranno

115 101 stampate. In questo modo si riesce a capire come il foglio elettronico verrà ripartito sulle diverse pagine quando verrà inviato alla stampante e ci si può accorgere di eventuali difetti di impaginazione ed eliminarli. Per visualizzare l'anteprima di stampa di un foglio elettronico, è sufficiente: cliccare sull'icona Anteprima di stampa della Barra degli strumenti Standard oppure selezionare il menu File / Anteprima di stampa. Viene visualizzata in miniatura una pagina del foglio elettronico e sono proposte diverse funzioni tramite le icone della Barra degli strumenti Anteprima di stampa: Pagina precedente, Pagina successiva, Prima pagina e Ultima pagina, che consentono di sfogliare l'anteprima del foglio elettronico Zoom avanti e Zoom indietro, rispettivamente per aumentare o ridurre il fattore di ingrandimento della pagina visualizzata Schermo intero, per una visualizzazione dell'anteprima di stampa a schermo intero Formatta pagina, equivalente al richiamo del menu Formato / Pagina per impostare i parametri di stampa Margini, per modificare i margini e l'ampiezza delle colonne vedendo gli effetti sulla pagina stampata Chiudi anteprima, per ritornare alla visualizzazione normale del foglio elettronico. Verifichiamo l'aspetto del lavoro fatto. Per il foglio elettronico TabellaFloss: visualizzare l'anteprima di stampa per verificare se l'impaginazione è corretta scorrere avanti e indietro per visualizzare tutto il contenuto del foglio elettronico individuare il testo inserito in testa ad ogni pagina (intestazione) e al fondo di ogni pagina (piè di pagina). Anteprima di stampa

116 102 L'aspetto in stampa non è ancora perfetto. Gli aspetti da perfezionare consistono nel: aggiustare l'ampiezza delle colonne come da modello impostare l'intestazione e il piè di pagina per la tabella, ripetere righe e colonne di intestazione su ogni pagina far stare i contenuti del foglio elettronico su meno pagine esaminare le varie opzioni di stampa Controllare e correggere i calcoli e i testi contenuti nei fogli elettronici. Mentre il contenuto di un documento di testo è inserito in modo statico dall'autore, e quindi un controllo ortografico e un'attenta rilettura permettono di individuare la maggior parte degli errori, il contenuto di un foglio elettronico è prevalentemente dinamico. Questo porta a diverse conseguenze in termini di possibili errori: per essere sicuri dell'esattezza del calcolo, non basta esaminare i risultati visualizzati ma occorre controllare le formule al variare dei dati, possono presentarsi errori nuovi che non erano comparsi prima gli errori peggiori e più difficili da individuare sono quelli di calcolo, non segnalati dal programma una volta creato un foglio elettronico, man mano che lo si utilizza, aumenta la possibilità di introdurre nuovi errori. Nessun allarmismo, ma l'esperienza ci induce a ritenere che: "Più della metà dei fogli elettronici realizzati nel mondo contiene un errore di calcolo". Anche se quest'affermazione è difficilmente verificabile, va segnalato un pericolo reale che incombe sull'utilizzatore di fogli elettronici: dare per scontato che sia corretto il calcolo fatto da una formula per il solo fatto che un risultato venga visualizzato nella cella. Questa diffusissima tendenza, di considerare esatto il numero perché non compare un messaggio di errore, e di non esaminare regolarmente in modo critico i dati prodotti e le formule inserite, può ovviamente portare delle conseguenze gravi. In sintesi, si raccomanda di:

117 103 esaminare sempre in modo critico i risultati delle formule acquisire una sensibilità ai numeri e agli ordini di grandezza che permetta di insospettirsi in caso di risultati "fuori norma" con l'uso regolare di un foglio di lavoro, stare attenti a non digitare un numero in una cella che contiene una formula che, da questo momento, rimarrebbe fisso e non verrebbe più aggiornato dinamicamente fra i vari modi per scrivere una formula, scegliete sempre quello che aiuta nel controllo. Per esempio, se avete una colonna di percentuali che totalizza a 100%, non inserite a mano 100, non inserite una formula che divida il totale per se stesso ma inserite una formula con la funzione SOMMA che faccia effettivamente il totale. Dovesse mai comparire un numero diverso da 100 (cosa che non capiterebbe mai negli altri dei casi), avrete un motivo per insospettirvi! Verificare ancora una volta che le formule siano corrette, quelle inserite manualmente e quelle copiate. Per riprova, controllare che i risultati del calcolo siano uguali a quanto riportato nel modello. Sistemare l'ampiezza delle colonne in modo da ricalcare il modello Mostrare o nascondere la griglia e le intestazioni di riga e colonna durante la stampa. Durante l'uso normale del foglio elettronico, i riferimenti delle colonne e delle righe compaiono soltanto a video e non in stampa. Nella fase di controllo del foglio di lavoro, in particolare quando si sta verificando l'esattezza delle formule (operazione che torniamo a raccomandare!) può essere utile mostrare le intestazioni di riga e colonna nella stampa e la griglia di separazione delle righe e delle colonne, ossia i bordi delle celle. Informazioni che verranno poi tolte dalla stampa definitiva. Per mostrare la griglia e le intestazioni di riga e colonna durante la stampa, occorre: selezionare il menu Formato / Pagina (a questo stesso punto si arriva tramite il pulsante Formatta pagine dell'anteprima di stampa) scegliere la scheda Foglio nella sezione Stampa, si impostano le opzioni desiderate fra le quali:

118 104 Intestazioni colonna/riga, per far comparire le lettere dei riferimenti di colonna e i numeri dei riferimenti di riga Griglia, per far comparire la griglia di separazione delle celle al termine, confermare con OK. Per nascondere griglia e intestazioni di riga e colonna, si richiama la stessa voce di menu e si tolgono i segni di spunta dalle voci corrispondenti. Cerca e sostituisci Usare il comando di ricerca per trovare dati specifici in un foglio di lavoro. Spesso i fogli elettronici raggiungono delle dimensioni tali come numero di righe, di colonne e di fogli di lavoro da impedire una ricerca manuale dei contenuti. Individuato in fase di controllo un testo sbagliato, può essere utile verificare se è presente in altre parti del foglio di lavoro o dell'intero foglio elettronico per poterlo correggere. OOo Calc dispone di una funzionalità di ricerca piuttosto articolata. Per trovare un testo specifico in un foglio di lavoro, è sufficiente: selezionare il menu Modifica / Cerca e sostituisci (o cliccare sull'icona Cerca e sostituisci nella Barra degli strumenti Standard o usare la combinazione di tasti Ctrl + F) dalla finestra di dialogo che compare (Figura 81), digitare nella casella Cerca la parola da cercare cliccare sul pulsante Cerca, per trovare la prima occorrenza della parola nel foglio. Viene selezionata la prima cella trovata rispetto a dove è posizionato il cursore. Cliccando nuovamente sul pulsante, si trova quella successiva Cerca tutto, per cercare tutte le occorrenze della parola. Vengono selezionate tutte le celle contenenti il testo cercato cliccare sul pulsante Chiudi per uscire dalla ricerca. Figura 81: Cerca e sostituisci Nella finestra di dialogo, si possono modificare i criteri di ricerca tramite due opzioni: Ricerca esatta: distingue fra lettere maiuscole e minuscole, cercando proprio la parola come è stata digitata Solo parole intere: quanto digitato viene cercato come parola intera e non come sequenza i caratteri presenti in parole.

119 105 La ricerca avviene all'interno del foglio di lavoro corrente. Si può estendere la ricerca all'intero foglio elettronico tramite la finestra di dialogo: cliccando sul pulsante Altre opzioni selezionando l'opzione Cerca in tutti i fogli. In questo caso, non è disponibile il pulsante Cerca tutto ma soltanto il pulsante Cerca Usare il comando di sostituzione per trovare dati specifici in un foglio di lavoro. La stessa funzionalità di ricerca permette anche di sostituire la parola trovata con un'altra - più in generale una qualunque sequenza di caratteri con un'altra. Per questo, nella stessa finestra di dialogo, è sufficiente: digitare nella casella Sostituisci con la parola con la quale sostituire quella trovata cliccare sul pulsante Cerca (o Sostituisci), per trovare la prima occorrenza della parola nel foglio di lavoro. Viene selezionata la prima trovata rispetto a dove è posizionato il cursore. cliccare sul pulsante Sostituisci, per sostituire l'occorrenza selezionata. Cliccando nuovamente sul pulsante, si sostituisce quella successiva Sostituisci tutto, per sostituire tutte le occorrenze della parola. Vengono sostituite tutte quelle trovate nel foglio di lavoro cliccare sul pulsante Chiudi per uscire dalla ricerca. Così come per la ricerca, la sostituzione avviene all'interno del solo foglio di lavoro corrente. Si può estendere la sostituzione all'intero foglio elettronico tramite la finestra di dialogo: cliccando sul pulsante Altre opzioni selezionando l'opzione Cerca in tutti i fogli Inserire, modificare, eliminare del testo nelle intestazioni e piè di pagina di un foglio di lavoro. Oltre alle tabelle composte dalle celle, che costituisce il contenuto vero e proprio del foglio elettronico, si usa frequentemente inserire un testo o un'immagine ripetuti nella parte alta e/o nella parte bassa di tutte le pagine del foglio elettronico. Per esempio un logo, generalmente in alto a sinistra, oppure i riferimenti dell'autore del foglio elettronico o ancora il titolo del foglio elettronico. Le aree situate ai margini superiore e inferiore della pagina in cui inserire queste informazioni prendono il nome rispettivamente di Intestazione e di Figura 82: Formato / Pagina: intestazione

120 106 Piè di pagina. Si veda l'illustrazione in Figura 1. Chi è pratico di OOo Writer troverà delle differenze nel modo in cui OOo Calc gestisce l'intestazione e il piè di pagina dei fogli elettronici. A chi non è pratico di OOo Writer consigliamo la lettura dell'ibuq ECDL Modulo 3 - Elaborazione dei testi. Mentre l'attivazione è simile ed avviene tramite menu, sono diversi: le impostazioni predefinite. Nel caso del foglio elettronico sono automaticamente attivati l'intestazione, che contiene il nome del foglio di lavoro e il piè di pagina, che contiene la numerazione delle pagine il modo di inserire e modificare il testo. Intestazione e piè di pagina non compaiono nella visualizzazione normale del foglio di lavoro e pertanto il testo va inserito tramite menu. Intestazione e piè di pagina sono indipendenti uno dall'altro, ma essendo simile la loro gestione, verranno illustrati insieme. Per intervenire sull'intestazione o il piè di pagina di un foglio di lavoro, è necessario: selezionare il menu Formato / Pagina compare la finestra di dialogo delle impostazioni di pagina per l'intestazione scegliere la scheda Riga d'intestazione (Figura 82) nella sezione Intestazione, la voce Attiva riga d'intestazione, selezionata in modo predefinito, può essere deselezionata per disattivare l'intestazione per il piè di pagina scegliere la scheda Piè di pagina (Figura 83) nella sezione Piè di pagina, la voce Attiva piè di pagina, selezionata in modo predefinito, può essere deselezionata per disattivare il piè di pagina. Per inserire, modificare, eliminare del testo nell'intestazione (o il piè di pagina), occorre: scegliendo la scheda Intestazione o Piè di pagina, cliccare sul pulsante Modifica compare la finestra di dialogo nella quale sono evidenziate le tre aree (area sinistra, centrale e destra) in cui sono suddivisi intestazione e piè di pagina (Figura 84) per inserire, modificare o eliminare del testo è sufficiente: Figura 83: Formato / Pagina: piè di pagina Figura 84: Intestazione o piè di pagina personalizzato

121 107 cliccare sull'area desiderata per selezionarla digitare il testo, su una o più righe utilizzare i tasti delle frecce o di cancellazione per formattare il testo inserito, è sufficiente: selezionare il testo da formattare nella sezione Intestazione personalizzata (o Piè di pagina personalizzato), cliccare sull'icona Attributi di testo (Figura 85) nella finestra di dialogo che compare, scegliere nelle varie schede le caratteristiche desiderate. Il procedimento è lo stesso di quello visto in precedenza per formattare il contenuto delle celle confermare con il pulsante OK al termine, chiudere la finestra di dialogo cliccando sul pulsante OK. Nel foglio elettronico TabellaFloss: inserire nell'intestazione di pagina: nell'area sinistra, su due righe distinte: Diffusione di Internet 2008 seguite da un a capo per lasciare una riga vuota. inserire nel piè di pagina: nell'area di sinistra, su una sola riga: Tabella e grafici realizzati da Studente. Salvare il foglio elettronico Inserire ed eliminare campi nelle intestazioni e nei piè di pagina: informazioni sui numeri di pagina, data, ora nome del file e del foglio di lavoro. Oltre al testo statico, OOo Calc permette di inserire nell'intestazione e piè di pagina delle informazioni aggiornate automaticamente: per esempio la data, il numero della pagina, il numero complessivo di pagine del foglio di lavoro,... Informazioni che sono aggiornate dinamicamente adeguandosi ai cambiamenti apportati al foglio elettronico. Questa funzionalità si basa sui cosiddetti Comandi di campo (o semplicemente Campi), ossia segnaposti che inseriscono di volta in volta nel testo l'informazione variabile corrispondente. Figura 85: Attributi di testi

122 108 Per inserire un Comando di campo nell intestazione o nel piè di pagina, occorre: selezionare il menu Formato / Pagina scegliere la scheda Riga d'intestazione (o Piè di pagina) cliccare sul pulsante Modifica compare la finestra di dialogo nella quale sono evidenziate le tre aree (area sinistra, centrale e destra) in cui sono suddivisi intestazione e piè di pagina per inserire o eliminare un campo è sufficiente: posizionare il cursore del mouse nell'area e nella posizione desiderate nella sezione Intestazione personalizzata (o Piè di pagina personalizzato), cliccare sull'icona corrispondente al Comando di campo da inserire, come da prospetto sottostante viene inserito il valore del Comando di campo, evidenziandolo con sfondo grigio (Figura 86) confermare con il pulsante OK al termine, chiudere la finestra di dialogo cliccando sul pulsante OK. Nome Icona Descrizione Nome del file Nome del file contenente il foglio elettronico. Nome tabella Nome del foglio di lavoro del quale si sta definendo intestazione o piè di pagina. Pagina Numero della pagina corrente, che cambia automaticamente da pagina a pagina. Pagine Numero complessivo di pagine del foglio di lavoro, uguale su tutte le pagine. Data Data attuale. Ora Ora attuale. E' buona norma numerare SEMPRE le pagine dei fogli elettronici. Questo permette di identificare elementi presenti nel foglio elettronico facendo riferimento alla pagina in cui si trovano e facilita la ricerca. Non solo ma, una volta stampato, il foglio elettronico è composto da pagine singole che la numerazione delle pagine Figura 86: Comandi di campo

123 109 permette di riordinare facilmente, se necessario. Generalmente, la numerazione delle pagine viene posta nell'intestazione, a destra, oppure nel piè di pagina, in centro o a destra. A volte, oltre al numero della singola pagina, si specifica anche il numero complessivo di pagine del foglio elettronico, con un scritta del tipo: Pagina 18 di 65 In quest'ultimo caso, si utilizzano due dei Comandi di campo che sono stati visti: Pagina e Pagine. Nel foglio elettronico TabellaFloss: inserire nel piè di pagina: nell'area di centro, il numero di pagina nell'area di destra, la data attuale. Figura 87: Formato / Area di stampa / Modifica Stampare automaticamente le righe di titolo su ogni pagina di un foglio di lavoro. Come esaminato al precedente punto , è possibile bloccare i titoli di righe e/o di colonne in modo da mantenere sempre visibili le intestazioni quando scorrono su video le righe e/o le colonne del foglio di lavoro. Se il prospetto è costituto da numerose righe e/o colonne, questo accorgimento consente di mantenere sempre visibili le intestazioni di righe e di colonne, anche durante lo scorrimento verticale e/o orizzontale. Lo stesso problema si verifica se il prospetto necessita, per le sue dimensioni, di essere suddiviso su più pagine in fase di stampa. OOo Calc dispone di una funzionalità per stampare automaticamente le righe di titolo di un foglio di lavoro su ogni pagina. Per questo, è sufficiente: selezionare il menu Formato / Area di stampa / Modifica nella finestra di dialogo che compare (Figura 87), si può impostare, alla voce Riga da ripetere, le righe da ripetere su ogni pagina in due modi diversi (Figura 88): digitando il riferimenti delle righe, per esempio $1 oppure $1:$3 per ripetere rispettivamente la prima o Figura 88: Riga da ripetere

124 110 le prime 3 righe cliccando sull'icona Zoom indietro, selezionando nel foglio le righe e cliccando nuovamente sull'icona Zoom indietro (Figura 89) al termine, confermare cliccando sul pulsante OK. Nella stessa finestra di dialogo, seguendo lo stesso procedimento, si possono anche impostare le colonne da stampare su ogni pagina, impostando la voce Colonna da ripetere. Per annullare questa impostazione, è sufficiente richiamare la stessa finestra di dialogo, scegliere l'opzione nessuna - nel menu a discesa e confermare con OK. Nel foglio di lavoro Tabella del foglio elettronico TabellaFloss: fare in modo che vengano stampate su ogni pagina le prime 3 righe (dal titolo alle intestazioni di colonna) fare in modo che vengano stampate su ogni pagina le prime 2 colonne (sigla e nome del paese) osservare il risultato con l'anteprima di stampa, sfogliando le varie pagine Modificare le impostazioni in modo che il contenuto del foglio di lavoro sia presentato su un numero specifico di pagine. La distribuzione del prospetto da stampare su molte pagine può renderne difficile la lettura. Rispetto ad un documento di testo dove la suddivisione avviene solo orizzontalmente, una pagina dopo l'altra, un foglio elettronico viene suddiviso sia orizzontalmente se è composto da molte righe, sia verticalmente se è composto da molte colonne. Anche se la visualizzazione dell'anteprima di stampa aiuta a rendersi conto di come verrà stampato il risultato, l'aggiustamento manuale del prospetto può essere piuttosto impegnativo. Cambiare l'orientamento della pagina può contribuire ad un primo miglioramento ma si può in alternativa ricorrere ad una procedura automatica offerta da OOo Calc che ripartisce la stampa del foglio di lavoro su un numero scelto di pagine. Figura 89: Zoom indietro

125 111 Per presentare il contenuto del foglio di lavoro su un numero specifico di pagine, è necessario: selezionare il menu Formato / Pagina (a questo stesso punto si arriva tramite il pulsante Formatta pagine dell'anteprima di stampa) scegliere la scheda Foglio (Figura 90) nella sezione Scala, alla voce Modo scala, si può scegliere in alternativa: Numero massimo di pagine, specificando il valore desiderato Adatta area di stampa a larghezza/altezza, specificando il numero massimo di pagine in larghezza e in altezza al termine, confermare con OK. La riduzione del numero di pagine, rispetto al numero "naturale" avviene comprimendo il prospetto e riducendo in stampa la dimensione dei caratteri. La modalità automatica va quindi adoperata con cautela per non ritrovarsi con un prospetto stampato su una sola pagina ma con carattere troppo piccolo per essere letto. Nel foglio di lavoro Tabella del foglio elettronico TabellaFloss: fare in modo che l'intera tabella sia stampabile su una pagina sola, senza intervenire manualmente sulle singole righe o colonne Figura 90: Formato / Pagina / Foglio

126 112 osservare il risultato con l'anteprima di stampa. Quando avete salvato il file l'ultima volta? Passiamo finalmente alla fase di stampa del foglio di lavoro Stampare un insieme di celle selezionate su un foglio di lavoro, un intero foglio di lavoro, un numero di copie specificato di un foglio di lavoro, l intero foglio elettronico, un grafico selezionato. Per stampare il foglio di lavoro, occorre: selezionare il menu File / Stampa (oppure usare la combinazione di tasti Ctrl + P) dalla finestra di dialogo che compare (Figura 91), si scelgono le varie opzioni ed in particolare: nella sezione Stampante: Nome: il nome della stampante da adoperare Stampa su file: da selezionare se si vuole stampare su file anziché sulla stampante. In questo caso, viene chiesto il nome del file nel quale viene memorizzato il risultato della stampa per un invio differito alla stampante vera e propria nella sezione Stampa, che cosa stampare: Tutti i fogli: ossia l'intero foglio elettronico, con tutti i fogli di lavoro in sequenza Fogli selezionati: soltanto il foglio di lavoro corrente o i fogli di lavoro selezionati Celle selezionate: stampa le sole celle eventualmente selezionate nella sezione Area di stampa, quali pagine stampare: Tutte le pagine: ossia l'insieme di tutte le pagine corrispondenti alla scelta fatta nella sezione precedente Pagine: indicando singole pagine separate da un punto e virgola, gruppi di pagine consecutive indicando la prima e l'ultima separati da un trattino. Esempio: 3;5;8-11 stampa le pagine 3, 5, 8, 9, 10, 11 nella sezione Copia: Numero di copie: il numero di esemplari della stampa Fascicola: da selezionare se si vuole che le diverse copie siano fascicolate (opzione abituale) oppure stampate prima tutte le pagine 1, poi tutte le pagine 2,... In particolare, per stampare un insieme specifico di celle, occorre: selezionare le celle desiderate Figura 91: File / Stampa

127 113 attivare la stampa con il menu File / Stampa (o i tasti Ctrl + P) nella sezione Stampa, scegliere l'opzione Celle selezionate. In modo similare, per stampare un grafico, occorre: selezionare le celle sulle quali è posto il grafico attivare la stampa con il menu File / Stampa (o i tasti Ctrl + P) nella sezione Stampa, scegliere l'opzione Celle selezionate. Nel foglio elettronico TabellaFloss, stampare: solo la tabella in dimensioni naturali solo la tabella su una sola pagina, con riduzione automatica solo il grafico della Diffusione di Internet solo i due grafici in dimensioni naturali solo i due grafici su una sola pagina, con riduzione automatica. In questa sesta parte, abbiamo preso in esame l'importanza della verifica dei dati inseriti nel foglio elettronico e dell'esattezza dei calcoli svolti dalle formule, analizzando i rischi di errore connessi come impostare le opzioni e caratteristiche di stampa dei fogli di lavoro, sia quelle utili ai fini del controllo, sia quelle che determinano l'aspetto in stampa come effettuare la stampa vera e propria, scegliendo i diversi elementi del foglio elettronico da stampare.

128 Operazioni finali Abbiamo concluso l'attività che ci era stata assegnata di stesura prospetto sulla diffusione di Internet e la realizzazione dei grafici relativi. Con l'occasione, abbiamo imparato a lavorare con un programma di foglio elettronico Open Source, OpenOffice.org Calc e analizzato diverse sue funzionalità. Si è visto infatti come creare e gestire fogli elettronici, inserirvi formule dinamiche di calcolo, formattarli per dargli l'aspetto desiderato, realizzare grafici nonché controllarli e stamparli Salvare un foglio elettronico in un altro formato quale: modello, file di testo, formato specifico del tipo di software, numero di versione. I fogli elettronici che abbiamo creato sono stati tutti salvati in formato OOo Calc, ossia con estensione.ods. Qualcuno però adopera ancora programmi di foglio elettronico proprietario e non è ancora (per adesso) passato ad OOo Calc. Potrebbe quindi avere qualche difficoltà ad aprire un foglio elettronico che gli dovessimo mandare in formato OOo Calc. Per venirgli incontro, possiamo convertire il nostro foglio elettronico in un altro formato prima di spedirglielo. Per salvare un foglio elettronico in un altro formato, è sufficiente: aprire il foglio elettronico selezionare il menu File / Salva con nome nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare l'unità di memorizzazione e la cartella nella quale si vuole registrare il foglio elettronico alla voce Nome file, inserire il nome che si vuol dare al foglio elettronico alla voce Salva come, scegliere fra quelli disponibili (Figura 92) il formato con il quale si vuole salvare il foglio elettronico confermare cliccando sul pulsante Salva (oppure su Annulla per rinunciare all'operazione). Figura 92: Formati per salvare il foglio elettronico

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