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1 Antiriciclaggio ARCHIVIO UNICO INFORMATICO I controlli automatici Synergia Formazione Milano 25 febbraio 2010 Ing. Ettore Valsecchi Arkès s.a.s. Milano 1

2 I controlli automatici IL GOVERNATORE DELLA BANCA D ITALIA emana le accluse "ISTRUZIONI OPERATIVE PER L INDIVIDUAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE" Roma, 12 gennaio 2001 Il Decalogo 2

3 Il Decalogo Nella tenuta e nell aggiornamento delle evidenze sulla clientela gli intermediari si avvalgono di idonei sistemi informatici. Le evidenze devono consentire di individuare il profilo economico-finanziario del cliente e di determinare una fascia di operatività normale che abbia riguardo a parametri sia quantitativi, quali l importo o la frequenza delle operazioni, sia qualitativi, come la tipologia e le condizioni di utilizzazione dei servizi: in tale ambito particolare attenzione è prestata alle operazioni concluse con il canale telefonico o telematico. 3

4 Il Decalogo Per garantire l adempimento degli obblighi di collaborazione attiva, particolare rilievo assume l ordinata tenuta dell Archivio Unico Informatico previsto dalla normativa antiriciclaggio. Un archivio nel quale siano correttamente registrate le informazioni previste dalla legge costituisce il presupposto per consentire la ricostruibilità dell operatività della clientela. 4

5 Il Decalogo Al fine di assicurare l integrità e l autonomia gestionale, alcune discipline di settore richiedono agli intermediari sottoposti a vigilanza di predisporre un efficace sistema dei controlli interni per la rilevazione e la gestione dei rischi; in tale ambito rientra anche il "rischio di riciclaggio". Il sistema dei controlli interni costituisce in ogni caso un presidio insostituibile per difendere l integrità e l autonomia aziendale. 5

6 Il Decalogo I controlli maggiormente coinvolti ai fini antiriciclaggio sono quelli di linea, diretti a garantire la corretta esecuzione delle operazioni e l affidabilità dei flussi informativi, I controlli di linea devono individuare i presidi necessari per garantire la presenza di adeguate procedure di acquisizione ed elaborazione di tali informazioni. Tali procedure devono essere periodicamente verificate. 6

7 Il Decalogo Gli intermediari verificano che i sistemi informativi adottati consentano l immediato aggiornamento dell andamento della relazione con il cliente, la tempestiva informazione degli organi decisionali e una tendenziale condivisione delle conoscenze all interno dell azienda. 7

8 Il Decalogo Il ricorso a programmi informatici di selezione delle operazioni La scelta in merito all adozione di programmi informatici di ausilio alla valutazione delle operazioni in base a parametri prefissati è rimessa all autonomia organizzativa degli intermediari. L individuazione su base automatica di operazioni anomale non può che svolgere esclusivamente un ruolo di ausilio nella valutazione di operazioni con caratteristiche anomale in considerazione sia della possibilità di utilizzare standard prefissati solo per taluni indici di anomalia, sia della costante evoluzione delle tecniche di riciclaggio. 8

9 Il Decalogo Il ricorso a programmi informatici di selezione delle operazioni Devono essere utilizzate procedure informatiche per l individuazione automatica di indicatori di anomalia per l operatività che transita su canali telefonici o reti telematiche. 9

10 Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell art. 7 comma 2 del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 Documenti per la consultazione 10

11 Provvedimento L azione di prevenzione e contrasto del riciclaggio si esplica attraverso l introduzione di presidi volti a garantire la piena conoscenza del cliente, la tracciabilità delle transazioni finanziarie e l individuazione delle operazioni sospette. 11

12 Provvedimento Organo con funzione di supervisione strategica. delinea un assetto di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l efficacia nel tempo. 12

13 Provvedimento Organo con funzione di gestione In tale ambito, l organo assicura che le procedure operative e i sistemi informativi consentano la corretta identificazione anagrafica del cliente, l acquisizione e il costante aggiornamento di tutte le informazioni funzionali all esame del suo profilo economico finanziario e all individuazione delle motivazioni economiche sottostanti ai rapporti instaurati e alle operazioni effettuate. Appronta le procedure per l assolvimento degli obblighi di conservazione dei documenti e di registrazione delle informazioni nell archivio unico informatico. 13

14 Provvedimento Organo con funzione di gestione In materia di segnalazione di operazioni sospette In materia di segnalazione di operazioni sospette, l organo definisce una procedura in grado di garantire certezza di riferimento, omogeneità nei comportamenti, applicazione generalizzata all intera struttura; adotta inoltre misure volte ad assicurare la massima riservatezza sull identità delle persone che hanno dato luogo alle segnalazioni di operazioni sospette nonché strumenti, anche informatici, per la rilevazione delle operazioni anomale. 14

15 Provvedimento Organo con funzione di gestione ad adottare strumenti idonei a consentire la costante verifica dell attività svolta dai dipendenti e dai collaboratori. 15

16 Provvedimento Organo con funzione di controllo. valuta con particolare attenzione l idoneità delle procedure in essere per l adeguata verifica della clientela, la registrazione e la conservazione delle informazioni e per la segnalazione delle operazioni sospette; 16

17 Provvedimento I destinatari delle presenti disposizioni si dotano di un assetto organizzativo, di procedure operative e di sistemi informativi che, tenuto conto della natura, della dimensione e della complessità dell attività svolta nonché della tipologia e della gamma dei servizi prestati, siano comunque in grado di garantire l osservanza delle norme di legge e regolamentari previste in materia di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del terrorismo. 17

18 Provvedimento particolare attenzione va riservata alle operazioni di acquisizione e conservazione dei dati e delle informazioni, nonché alla tempestiva elaborazione e disponibilità degli stessi. Deve essere altresì chiaramente definita l articolazione dei compiti e delle responsabilità delle funzioni aziendali di controllo. Fondamentale è il ruolo dei controlli di linea che devono avvalersi di adeguati presidi e sistemi informativi. 18

19 Provvedimento 1. La Funzione antiriciclaggio. predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e all alta direzione. La funzione pone particolare attenzione all adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela e di registrazione nonché dei sistemi di rilevazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette; 19

20 Provvedimento La funzione antiriciclaggio collabora con le altre funzioni presenti in azienda (quali, ad esempio, la compliance, la revisione interna, l area legale, l organizzazione, le funzioni di gestione dei rischi, delle risorse umane, dei sistemi informativi, ecc.) allo scopo di sviluppare le proprie metodologie di gestione del rischio in modo coerente con le strategie e l operatività aziendale, disegnando processi conformi alla normativa e prestando ausilio consultivo. 20

21 Provvedimento 3. La funzione di revisione interna l affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell archivio unico informatico aziendale; Deve altresì svolgere periodicamente test di allineamento tra le varie procedure contabili settoriali di gestione e quella di alimentazione e gestione dell Archivio unico informatico aziendale. 21

22 Provvedimento 4. Presidi in materia di rete distributiva e mediatori. fornire al collaboratore gli strumenti operativi e le procedure, anche informatiche, che lo assistano nell esecuzione di ogni operazione e dei relativi adempimenti a fini antiriciclaggio; 22

23 Provvedimento NOTA ESPLICATIVA DEGLI SCHEMI INNOVATIVI DI REGISTRAZIONE Nel previgente regime gli obblighi di registrazione interrompevano la tracciabilità dei flussi finanziari. Le norme prevedevano un obbligo in capo alla società-prodotto di registrare esclusivamente il rapporto continuativo mentre le società-rete registravano il relativo flusso finanziario. In tal modo si scindevano dati e informazioni attinenti a uno stesso cliente in due AUI separati vanificando la gestione accentrata a fini antiriciclaggio e rappresentando una situazione finanziaria diversa da quella reale. Ne traggono beneficio soprattutto gli intermediari non bancari (SIM, SGR, SICAV, imprese assicurative) in termini di arricchimento informativo dei propri AUI con probabili riflessi positivi sotto il profilo delle segnalazioni di operazioni sospette. 23

24 Arkès s.a.s Sistema Antiriciclaggio SISTEMA INFORMATIVO TOOLS DI ALIMENTAZIONE PROLIF. ARMI DISTRUZIONE MASSA PAESI A ED ESPORTATORI A RISCHIO PROLIFERAZIONE DIAGNOSTICA GIORNALIERA PER CONTROLLI FORMALI PER CONTROLLI DI MERITO AUI Provv. PROFILO RISCHIO VALUTAZIONE RISCHIO QUESTIONARIO VERIFICA BLACKLIST ANTITERRORISMO. PEP REATI PATRIMONIALI TOOLS DI CORREZIONE STATISTICHE DI CONTROLLO TOOLS DI INQUIRY AUI RILEVAZIONI COMPORTAMENTI ANOMALI DIANA (UIF) + ALTRO TOOLS DI ESTRAZIONE PROCEDURA DI SEGNALAZIONE AUI OFF-LINE SEQ 380 RILIEVI STATISTICI SARA RNI U I F 24

25 SISTEMA INFORMATIVO TOOLS DI ALIMENTAZIONE AUI Provv. Alimentazione Tutti i sistemi informativi alimentano un Fac Simile dell AUI. (AUI transitorio, provvisorio ) Dovrebbero eseguire: Alimentazione Controlli formali Controlli di quadratura 25

26 Questionario QUESTIONARIO I dati raccolti col questionario vanno controllati ed inseriti nel sistema informativo Cliente Legale Rappresentante Titolare Effettivo In Anagrafe Generale Scopo 26

27 PROLIF. ARMI DISTRUZIONE MASSA PAESI A ED ESPORTATORI A RISCHIO PROLIFERAZIONE Contrasto alla proliferazione armi di distruzione di massa Per le operazioni di movimentazione di mezzi finanziari collegate al commercio di beni (Es. crediti documentali) occorre eseguire le verifiche imposte dalla normativa internazionale: Merci Dual Use Soggetti interdetti Soggetti allertati Paesi coinvolti Paesi limitrofi ed amici Paesi degli intermediari 27

28 Data Base Soggetti anomali VERIFICA BLACKLIST ANTITERRORISMO. PEP REATI PATRIMONIALI Il sistema deve interrogare, in maniera più automatica possibile, dei data base per: Persone Politicamente Esposte Finanziatori del Terrorismo Reati patrimoniali Liste di embargo Elenchi di evidenza aziendali 28

29 Valutazione del rischio VALUTAZIONE RISCHIO PROLIF. ARMI DISTRUZIONE MASSA QUESTIONARIO VERIFICA BLACKLIST Il sistema deve eseguire la valutazione del Rischio di riciclaggio. Necessita però un integrazione manuale per gli elementi di rischio non informatizzabili Natura giuridica Comportamento tenuto Modalità di svolgimento Ragionevolezza 29

30 PROFILO RISCHIO VALUTAZIONE RISCHIO Profilo di rischio Il sistema deve determinare il Profilo di rischio a seguito del quale occorre effettuare l Adeguata Verifica Rafforzata o standard. In ogni caso vanno approfonditi i fattori che hanno elevato il rischio, lasciando traccia dell approfondimento. 30

31 Diagnostica giornaliera DIAGNOSTICA GIORNALIERA PER CONTROLLI FORMALI PER CONTROLLI DI MERITO Controlli Formali AUI Provv. Diagnostica giornaliera - Controlli formali - Controlli di merito Occorre verificare costantemente la correttezza formale delle registrazioni, soprattutto quelle che sono state generate o influenzate da intervento manuale Diana di UIC è un programma a disposizione, anche se in parte obsoleto, ma richiede quotidianamente l estrazione ed il caricamento dell AUI e l elaborazione manuale. Nell elaborazione mensile, la diagnostica è tardiva 31

32 Diagnostica giornaliera DIAGNOSTICA GIORNALIERA PER CONTROLLI FORMALI PER CONTROLLI DI MERITO Controlli di Merito AUI Provv. Diagnostica giornaliera - Controlli formali - Controlli di merito Occorre verificare quotidianamente il contenuto informativo delle operazioni registrate per rilevare con tempestività nell AUI transitorio eventuali operazioni fuori norma e degne di approfondimento. Serve anche per eliminare errori operativi di impostazione della registrazione Questi controlli devono essere tarati sull Intermediario (servizi prestati, dimensioni, zona geografica) e sulle caratteristiche dell operazione (Cliente, Causale, Importo, Contante, Controparti, Paesi, ) 32

33 AUI Definitivo TOOLS DI CORREZIONE AUI Tools di correzione E necessario avere strumenti per l intervento (correzione, annullamento) delle registrazioni presenti nell Archivio Unico Informatico definitivo (di legge). Gli interventi devono rispettare l apposita normativa, ma possono essere più o meno User friendly 33

34 AUI Definitivo TOOLS DI INQUIRY AUI Tools di Inquiry Devono essere disponibili le interrogazioni previste dalla normativa (variate). Un tool di inquiry progettato e realizzato bene diventa però un efficace strumento di lavoro quotidiano. 34

35 AUI Definitivo DIANA (UIF) + ALTRO AUI DIANA + ALTRO DIANA, se non utilizzato quotidianamente, deve essere utilizzato, se non altro per prevenire rilievi in caso di ispezione. Possono però essere presenti anche altri strumenti di rilevazione di anomalie operative considerate sull arco temporale mensile. 35

36 AUI Definitivo STATISTICHE DI DONTROLLO STATISTICHE DI CONTROLLO AUI Su base mensile possono essere effettuate statistiche di controllo sull andamento generale dell Intermediario. Servono per verificare in anticipo eventuali successivi rilievi da parte di UIF. Servono per verificare l operatività dei punti operativi Servono per evidenziare eventuali anomalie sul territorio di intervento dell intermediario così come UIF fa per tutto il territorio nazionale. Servono per verificare l operatività con l estero. 36

37 AUI Definitivo STATISTICHE DI DONTROLLO AUI RILEVAZIONIE COMPORTAMENTI ANOMALI Su base mensile (o più ampia) possono essere effettuate verifiche sul comportamento di ogni singolo cliente (o di più clienti se tra loro correlati). Devono essere evidenziati comportamenti anomali secondo le istruzioni del Decalogo ed anche secondo le indicazioni di UIF e di GdF. I comportamenti non dovrebbero essere generalizzati, ma vestiti a seconda delle caratteristiche dell Intermediario. Deve restare traccia delle evidenziazioni, degli approfondimenti e della decisione finale (personalizzata). 37

38 PROCEDURA DI SEGNALAZIONE AUI Definitivo Dalla verifica delle Blacklist, dalla rilevazione dei comportamenti anomali o da qualsiasi altra fonte anche non informatizzata, possono nascere delle Segnalazioni di Operazioni Sospette. Oltre alla procedura organizzativa (obbligatoria) si può utilizzare una procedura informatica per essere sicuri che la procedura organizzativa venga rispettata, per avere un archiviazione certa e secretata, per ridurre l impatto sul personale e per comunicare con UIF in modo corretto (futura segnalazione via RNI) VERIFICA BLACKLIST PROCEDURA DI SEGNALAZIONE U I F 38

39 PROCEDURA DI SEGNALAZIONE AUI Definitivo Dopo l AUI ci sono le procedure di archiviazione (380), di predisposizione del flusso SARA, la sua spedizione ed infine la gestione dei rilievi statistici AUI TOOLS DI ESTRAZIONE RNI AUI OFF-LINE SEQ 380 RILIEVI STATISTICI SARA U I F 39

40 Grado di automazione Qual è, attualmente, il Vostro grado di automazione? Domande? 40

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