La circolare che guida passo passo al rispetto degli adempimenti. Adempimenti in materia di antiriciclaggio

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1 Fiscal Adempimento La circolare che guida passo passo al rispetto degli adempimenti N Adempimenti in materia di antiriciclaggio Adeguata verifica, registrazione e conservazione, formazione del personale e segnalazione delle operazioni sospette. Categoria: Antiriciclaggio Sottocategoria: Varie Gli adempimenti in materia di antiriciclaggio che interessano gli studi professionali vanno dall adeguata verifica della clientela, alla conservazione e registrazione dei dati, per concludersi con un eventuale segnalazione di operazione sospetta. In primo luogo è necessario verificare se l operazione è soggetta agli obblighi antiriciclaggio; soltanto se è tra le operazioni soggette sarà necessaria procedere con l identificazione del cliente, l identificazione del titolare effettivo e dovranno essere richieste informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale. L obbligo di adeguata verifica della clientela deve essere sempre assolto commisurandolo al rischio associato al singolo cliente e alla specifica operazione: è pertanto necessario sempre effettuare l analisi del rischio. Occorre poi conservare la documentazione relativa al cliente e all operazione e registrare le operazioni rilevanti nell archivio unico informatico o nel registro cartaceo. Qualora il professionista sospetti o abbia motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o finanziamento al terrorismo, deve inviare alla UIF una segnalazione di operazione sospetta. 1

2 Premessa Riassumiamo brevemente, per iniziare, quelli che sono gli adempimenti in materia di antiriclaggio. ADEMPIMENTI ANTIRICICLAGGIO 1. Adeguata verifica della clientela; 2. Obbligo di conservazione dei dati; 3. Obbligo di registrazione dei dati; 4. Obbligo di segnalazione delle operazioni sospette / di comunicazione operazioni ultrasoglia. L adeguata verifica L identificazione e la verifica dell identità del cliente (e del titolare effettivo) è svolta al momento in cui è conferito l incarico di svolgere una prestazione professionale o dell esecuzione dell operazione. Pertanto il professionista deve acquisire tutte le informazioni necessarie al corretto adempimento dell obbligo prima di eseguire la prestazione professionale o l operazione richiesta. In sede di conferimento dell incarico, il professionista dovrà quindi definire: - se l operazione o la prestazione sono soggette agli adempimenti in tema di antiriciclaggio (si rimanda, a tal fine alla scheda allegata); - se l adeguata verifica deve essere effettuata secondo modalità ordinarie, semplificate o rafforzate. Gli obblighi ordinari si applicano nei casi più frequenti che si individuano, tuttavia, in via residuale: quando non devono applicarsi gli obblighi rafforzati né possono applicarsi quelli semplificati. ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA: 1. Identificazione del cliente e verifica dell identità dello stesso 2. Identificazione del titolare effettivo 3. Ottenimento di informazioni sulla natura e sullo scopo del rapporto o della prestazione 4. Controllo costante 2

3 1. IDENTIFICAZIONE DEL CLIENTE E VERIFICA DELLA TITOLARITÀ QUANDO al momento in cui è conferito l incarico di svolgere una prestazione professionale, pertanto prima dello svolgimento della stessa. in presenza del cliente; COME anche attraverso propri dipendenti o collaboratori, fermo restando la responsabilità del professionista; mediante un valido documento d identità non scaduto, - raccogliere i seguenti dati: 1. nome e cognome; 2. luogo e data di nascita; 3. indirizzo di residenza; 4. codice fiscale; 5. estremi del documento di identificazione Nel caso di società: 1. denominazione del soggetto giuridico; 2. sede legale; 3. codice fiscale o partita Iva. CHECK LIST OPERATIVA - acquisire il documento atto a effettuare l identificazione, quale: 1. Carta d identità 2. Passaporto 3. Patente di guida 4. Patente nautica 5. Libretto di pensione 6. Porto d armi 7. Permesso di soggiorno 8. Altre tessere di riconoscimento rilasciate dall amministrazione dello Stato, purché munite di fotografia e di timbro o di altra signatura equivalente 3

4 - fare una fotocopia del documento di riconoscimento (da inserire successivamente nel fascicolo del cliente) - acquisire il documento dal quale risulti l esistenza del potere di legale rappresentante quando il cliente è una società. Il cliente deve pertanto consegnare adeguata documentazione come, ad esempio, visura camerale, certificati rilasciati da enti competenti, delibere consiliari o assembleari dalle quali risultino i dati identificativi e il conferimento dei poteri di rappresentanza. 2. IDENTIFICAZIONE DEL TITOLARE EFFETTIVO CHI È IL TITOLARE EFFETTIVO? QUANDO? CHECK-LIST OPERATIVA - persona fisica per conto della quale è realizzata un operazione o un attività; - nel caso di entità giuridica, persona o persone fisiche che, in ultima istanza possiedono o controllano tale entità (più del 25% della partecipazione al capitale), oppure ne risultano beneficiari. contestualmente all identificazione del cliente; 1. Acquisire dichiarazione, sottoscritta dal cliente, contenente i dati necessari per l identificazione del titolare effettivo Qualora, sulla base dell indice di rischio attribuito al cliente e della sua prudente valutazione, il professionista lo reputi opportuno, potrà promuovere autonome verifiche facendo ricordo a pubblici registri, elenchi, atti o documenti, conoscibili da chiunque (è invece da escludersi che il professionista possa pretendere, in modo autoritario, la produzione di scritture e documenti o la convocazione di altri soggetti per procedere ad interrogatori formali). 4

5 2. conservare la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale. OBBLIGO DI REGISTRAZIONE In assenza del regolamento di cui all art. 38, co. 7, i dati identificativi del titolare effettivo non devono essere registrati, ma solo conservati nel fascicolo del cliente. Pertanto sarà sufficiente conservare la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale. 3.INFORMAZIONI SULLO SCOPO E SULLA NATURA PREVISTA DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE CHECK LIST OPERATIVA Acquisire dichiarazione, sottoscritta dal cliente, contenente le informazioni sullo scopo e la natura prevista dalla prestazione professionale (meglio se in forma scritta, sebbene ciò non sia espressamente richiesto dalla norma). Si ricorda che, ai sensi dell art. 21, i clienti devono fornire sotto la propria responsabilità tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire al professionista di adempiere agli obblighi di adeguata verifica. 4.CONTROLLO COSTANTE COS È? Analisi delle transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto in modo da verificare che siano compatibili con la conoscenza che il professionista ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all origine dei fondi Tale attività consente, inoltre, l aggiornamento dei documenti, dei dati o delle informazioni detenute. 5

6 1) Effettuare una prima richiesta scritta con impegno del cliente a comunicare la variazione dei dati ivi indicati; 2) programmare richieste periodiche di aggiornamento dei dati in archivio con una tempistica da definire sulla base della valutazione del rischio presente e che, per semplicità, per le prestazioni continuative, potrebbero essere collegate alla periodicità di fatturazione; CHECK-LIST OPERATIVA 3) istituire degli automatismi per l aggiornamento dei dati ad esempio annotando: il termine per il rinnovo delle cariche sociali; eventuali termini connessi a contratti od atti; altri elementi ritenuti utili dal professionista. 4)prevedere eventuali incontri con il cliente quando si presentano situazioni di criticità (entrata nella fascia di rischio alta); 5) istruire il personale di studio in modo che possa fornire elementi utili alla valutazione del profilo di rischio; 6) annotare le informazioni acquisite nel corso degli incontri preparatori e nello svolgimento delle diverse prestazioni. Se il professionista non è in grado di assolvere gli obblighi di adeguata verifica: dovrà astenersi dall eseguire operazioni o prestazioni professionali; ove la prestazione professionale sia già in essere, il professionista dovrà rinunciare a proseguire l incarico. In entrambi i casi il professionista dovrà valutare se effettuare una segnalazione alla UIF. 6

7 Si ricorda, inoltre, che l obbligo di adeguata verifica deve essere assolto commisurandolo al rischio associato al tipo di cliente acquisito e di rapporto continuativo, prestazione professionale, operazione, prodotto o transazione di cui si tratta. A tal fine l art. 20 detta una serie di criteri generali per la valutazione del rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Obblighi di conservazione Il primo comma dell art. 36 disciplina gli obblighi di conservazione, che prevedono: Con riferimento all adeguata verifica della clientela e del titolare effettivo La conservazione della copia o dei riferimenti dei documenti richiesti per un periodo di 10 anni dalla fine della prestazione professionale Con riferimento alle operazioni e alle prestazioni professionali La conservazione delle scritture e delle registrazioni (documenti originali o copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari) per un periodo di 10 anni dall esecuzione dell operazione o dalla cessione della prestazione professionale. Al fine di adempiere correttamente agli obblighi esposti, il professionista deve istituire per ciascun cliente il c.d. fascicolo della clientela nel quale conservare la documentazione. COS È? COSA DEVE CONTENERE? Fascicolo che il professionista deve istituire per ciascun cliente, nel quale conservare tutta la documentazione richiesta in materia di antiriciclaggio. fotocopia documento di riconoscimento valido alla data dell identificazione (obbligatoria per le persone fisiche). Il documento va aggiornato immediatamente in caso di variazioni sostanziali come, ad es., un decreto di variazione del cognome o del nome. Sono considerati validi: la carta d identità; il passaporto; la patente di guida; la patente nautica; il libretto di pensione; il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici; il porto d armi; le tessere di riconoscimento purché munite di fotografia e di timbro; il permesso di soggiorno; 7

8 fotocopia codice fiscale; fotocopia partita iva (per i titolari di partita iva); visura camerale (consigliata per le ditte individuali, obbligatoria per i soggetti diversi da persona fisica per verificare il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza); verbale CdA di nomina; scheda per l adeguata verifica della clientela; dichiarazione rilasciata dal cliente ai sensi dell art. 21 D.Lgs. n. 231/2007 (il cliente deve dichiarare al professionista se agisce per proprio conto o per conto di altri soggetti. In questo caso dovrà fornire le generalità e gli estremi del documento di riconoscimento del/dei titolare/ii effettivo/i dell operazione; documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata; eventuale attestazione ex art. 30 (rilasciata al professionista da uno dei soggetti elencati dalla norma nel caso di assenza fisica del cliente, c.d. identificazione a distanza); copia del mandato professionale (in caso di conferimento verbale dell incarico, é consigliabile l accettazione scritta per individuare la data d inizio e l oggetto della prestazione professionale); dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell operazione (ai sensi dell art. 19 il professionista deve identificare e verificare l identità del cliente e del titolare effettivo dell operazione; ai sensi dell art.21 il cliente deve dichiarare al professionista i dati del soggetto titolare dell operazione); 8

9 eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo; dichiarazione da parte del cliente sullo scopo e sull oggetto dell attività o dell operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale; se necessario, dichiarazione da parte del cliente sui mezzi economici e finanziari per attuare l operazione o istaurare l attività e, nel caso di una non adeguata copertura finanziaria, la provenienza dei capitali necessari; documenti delle prestazioni professionali svolte; eventuali brevi appunti sulla ragionevolezza dell operazione rispetto all attività svolta dal cliente, e su comportamenti anomali del cliente; documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale o dell operazione (lettera di revoca del mandato o di rinuncia all incarico, cessazione partita Iva, ecc.); eventuale risultato della verifica in merito all inserimento del cliente nella c.d. black list (eventuale iscrizione del cliente nelle liste del terrorismo o di contrasto a programmi di proliferazione di armi di distruzione di massa tenute dall ONU, UE, OFAC e nelle altre liste internazionali, eventuale documentazione attestante la qualifica di P.E.P. del cliente, eventuale risultato delle ricerche effettuate su banche dati mondiali); eventuale documentazione, preferibilmente firmata dal cliente, comprovante lo svolgimento di attività di consulenza pre contezioso; ogni altro documento o annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare ai fini della normativa antiriciclaggio. 9

10 Nel caso in cui il professionista opti per la gestione del fascicolo della clientela mediante supporto informatico, lo stesso dovrà: scansionare i documento e convertirli in file pdf (assolutamente consigliabile il formato PDF/A); TENUTA DEL FASCICOLO IN MODALITÀ INFORMATICA apporre la firma digitale se necessario (la copia scannerizzata del documento d identità o del codice fiscale può essere archiviata anche senza l apposizione della firma digitale, mentre un contratto, un mandato o qualsiasi altro documento al quale si voglia conferire validità probatoria ai fini giudiziari dovranno essere archiviati solo dopo l apposizione della firma digitale); apporre eventualmente la marca temporale nel caso in cui sia necessario dare data certa al documento. Obblighi di registrazione Ai fini del rispetto degli obblighi di registrazione i professionisti devono istituire: un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici o, in alternativa; un registro della clientela ai fini antiriciclaggio nel quale conservare i dati identificativi del cliente. La norma precisa che gli ulteriori dati e informazioni devono essere conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente. Archivio unico informatico Registro cartaceo della clientela Ai fini del rispetto degli obblighi di registrazione, l art. 38 richiede l istituzione di un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici, consentendo tuttavia di Chi opterà per il registro cartaceo avrà la possibilità di rispondere alle richieste di acquisizione informative e documentali entro il termine di 3 giorni dalla richiesta. Tale possibilità 10

11 poter far ricorso ad un registro cartaceo della clientela. Nell archivio sono conservati i dati identificativi dei clienti, mentre la documentazione, nonché gli ulteriori dati e informazioni, sono conservati nel fascicolo di ciascun cliente. La non obbligatorietà dell archivio unico informatico (AUI) appare finalizzata a consentire ai professionisti di adempiere all obbligo di registrazione attraverso modalità adeguate alla propria operatività. non è contemplata per chi gestisce i dati a mezzo archivio unico informatico. Deve essere numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del professionista obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, che dovranno apporre la propria firma anche alla fine dell ultimo foglio, in cui dovrà anche essere indicato il numero complessivo di pagine di cui si compone il registro. La norma impone di tenere il registro in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni. Il quinto comma dell art. 38 prevede la possibilità, nell ipotesi di svolgimento dell attività professionale in studi ubicati in più sedi, di istituire per ciascuna di esse un registro della clientela. Con specifico riferimento ai contenuti, il secondo comma dell art. 36 impone di registrare e conservare per un periodo di 10 anni le seguenti informazioni: Con riferimento ai rapporti continuativi e alla prestazione professionale la data di instaurazione; i dati identificativi del cliente e del titolare effettivo; le generalità dei Con riferimento alle operazioni di importo pari o superiore a euro (sia che si tratti di un operazione unica sia che si tratti di più operazioni che appaiono tra di loro collegate per realizzare un operazione frazionata) la data; la causale; l importo; la tipologia dell operazione; i mezzi di pagamento; 11

12 soggetti delegati ad operare per conto del titolare del rapporto; i dati identificativi del soggetto che effettua l operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera. il codice del rapporto ove previsto. Obblighi di formazione IN COSA CONSISTE CHECK-LIST OPERATIVA Sotto il profilo operativo ai professionisti è richiesto: - di organizzare attività formative a favore dei collaboratori e dei dipendenti di cui si avvalgono; - di renderli edotti circa le responsabilità derivanti dall inadempimento degli obblighi antiriciclaggio. L attività di formazione deve essere continua e sistematica e deve tenere conto dell evoluzione della normativa in materia di antiriciclaggio. Le norme (estremamente generiche) sono volte a lasciare ampio spazio alla discrezionalità del professionista, il quale potrà scegliere le forme più idonee in base alla struttura e alle dimensioni dello studio, nonché al numero di dipendenti e di collaboratori che all interno dello stesso prestano la loro attività. Segnalazione delle operazioni sospette Qualora il professionista sospetti, o abbia motivi ragionevoli per sospettare, che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o finanziamento al terrorismo, deve inviare alla UIF una segnalazione di operazione sospetta. Al fine di agevolare il professionista e i suoi collaboratori nell individuazione delle operazioni sospette sono stati emanati indicatori di anomalia, i quali sono periodicamente aggiornati (Decreto del Ministero della Giustizia 16 aprile 2010). Diverso è invece il caso in cui il professionista debba provvedere alla comunicazione di operazioni in contanti ultrasoglia. 12

13 In questo caso, deve essere inviata, a mezzo raccomandata, in carta libera, entro 30 giorni da quando si è venuti a conoscenza dell infrazione, un apposita comunicazione alle Ragionerie Territoriali dello Stato. - Riproduzione riservata - 13

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