Antiriciclaggio. Guida Completa al Servizio

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1 Antiriciclaggio Guida Completa al Servizio

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3 Sommario Introduzione... 1 Obblighi della normativa antiriciclaggio... 2 Obblighi della normativa antiriciclaggio... 2 Adeguata verifica della clientela... 2 Registrazione e conservazione... 2 Segnalazione delle operazioni sospette... 2 Ambienti di lavoro del software... 4 Archivio di lavoro e Archivio Unico... 5 Gestione anagrafiche professionisti... 6 Gestione anagrafiche CED... 7 Gestione anagrafiche clienti e soggetti... 8 Funzioni di importazione anagrafiche... 9 Importa anagrafiche da altro professionista... 9 Importa anagrafiche da foglio di Excel... 9 Prestazioni: normale, frazionata e multipla Gestione prestazione professionali Funzione di importazione prestazioni Registrazione in archivio unico Adeguata verifica della clientela Ambienti di lavoro Verifica della clientela Comportamento del professionista Tipologia di verifica richiesta e riepilogo Fascicolo cliente Gestione delle operazioni sospette Stampe Recenti modifiche normative i

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5 INTRODUZIONE A partire dal 22 aprile 2006 anche i professionisti sono entrati a far parte dei soggetti tenuti all osservanza della normativa antiriciclaggio introdotta in Italia nel Per combattere il riciclaggio di denaro sporco commercialisti, consulenti del lavoro, notai, avvocati ed altre categorie professionali devono adeguarsi alle disposizioni in vigore, costituite da tutta una serie di interventi normativi affiancati da provvedimenti emanati dall Unità di Informazione Finanziaria. Le attuali norme stabiliscono i principi e le modalità per dare concreta attuazione ai doveri dei professionisti di collaborare attivamente con le Autorità preposte, per impedire che il sistema economico e finanziario sia utilizzato per finalità di riciclaggio di proventi di attività illecite. Gli obblighi che vengono imposti, dunque, vanno intesi come strumento per impedire l inconsapevole impiego delle prestazioni professionali per finalità di riciclaggio di capitali illeciti, ricorrendo alla trasparenza delle transazioni ed alla tracciabilità dei trasferimenti. E iniziato, dunque, un periodo di attivo impegno dei professionisti nella lotta al riciclaggio che si concretizza con l adeguata verifica della clientela, la registrazione e conservazione dei dati, la segnalazione di operazioni sospette; obblighi che il presente lavoro intende illustrare considerandone le origini normative ed i risvolti applicativi. Il software antiriciclaggio CGN riporta le specifiche normative di riferimento per il professionista, costantemente aggiornate, nella sezione "Guida, Circolari e Assistenza CGN". 1

6 OBBLIGHI DELLA NORMATIVA ANTIRICICLAGGIO Obblighi della normativa antiriciclaggio L emanazione del Decreto Legge n. 231/2007, normativa di riferimento in materia di antiriciclaggio, impone ai professionisti di avere idee assolutamente chiare sul contenuto degli adempimenti cui devono attendere e sulla scala temporale delle scadenze che sono state loro imposte. Il 22 aprile 2006 rappresenta la data di entrata in vigore degli adempimenti rivolti ai professionisti; deve per conseguenza essere conformemente regolata l organizzazione degli studi professionali in modo da ottemperare ai seguenti OBBLIGHI ANTIRICICLAGGIO: ADEGUATA VERIFICA della clientela; REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE IN ARCHIVIO delle anagrafiche e delle prestazioni rese; SEGNALAZIONE DELLE OPERAZIONI SOSPETTE. ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA L adeguata verifica del cliente scatta quando la prestazione fornita abbia ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore superiore ai Euro, anche se posta in essere attraverso più operazioni, effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo (c.d. operazione frazionata), ed altresì quando il valore dell operazione non sia determinabile o trattasi di operazione sospetta. REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE E obbligatoria la conservazione in archivio dei dati identificativi del cliente, del soggetto per conto del quale questi operi, della descrizione della tipologia di prestazione professionale fornita, e del suo valore, se noto. L inserimento deve essere compiuto entro 30 giorni dalla data di identificazione, il che significa che il primo termine di scadenza dell adempimento è stato il 22 maggio L archivio può essere formato e gestito a mezzo di strumenti informatici, in alternativa può essere tenuto un archivio cartaceo numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del professionista o di un suo collaboratore autorizzato per iscritto, con l indicazione, alla fine dell ultimo foglio, del numero delle pagine di cui è composto il registro e l apposizione della firma delle suddette persone. Il registro cartaceo deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni. A corollario di una adeguata verifica della clientela, la normativa di riferimento chiede al Professionista la tenuta di un Fascicolo per ogni cliente verificato. Non si è tenuti all istituzione dell archivio qualora non vi siano dati da registrare. SEGNALAZIONE DELLE OPERAZIONI SOSPETTE I professionisti devono poi compiere una attenta valutazione soggettiva di quelle operazioni che per caratteristiche, entità, natura o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell attività svolta dal soggetto cui sono riferite, inducano a ritenere, in base agli elementi di 2

7 Obblighi della normativa antiriciclaggio conoscenza disponibili, che il denaro, i beni o le utilità oggetto delle operazioni medesime possano provenire dai delitti puniti dagli articoli 648-bis e 648-ter del Codice penale. La segnalazione va indirizzata all Unità di Informazione Finanziaria e trasmessa, per ora, in FORMA CARTACEA. Un ausilio per la rilevazione delle anomalie da valutare è stato fornito dall UIC con il provvedimento datato 24 febbraio 2006, nel cui Allegato C sono stati individuati a titolo non esaustivo significativi profili di rischiosità. 3

8 AMBIENTI DI LAVORO DEL SOFTWARE Stanti gli obblighi cui il professionista deve attenersi, il software CGN antiriciclaggio prevede i seguenti AMBIENTI DI LAVORO : GESTIONE ANAGRAFICA PROFESSIONISTA/I con un NUMERO ILLIMITATO DI ANAGRAFICHE gestibili; GESTIONE ANAGRAFICHE CLIENTI E/O SOGGETTI con un NUMERO ILLIMITATO DI ANAGRAFICHE gestibili; GESTIONE PRESTAZIONI PROFESSIONALI; GESTIONE ADEGUATA VERIFICA CLIENTE e relativo FASCICOLO; REGISTRAZIONE IN DEFINITIVO NELL ARCHIVIO UNICO INFORMATICO. Il primo ambiente è quello nel quale si GESTISCE l anagrafica/e del/i professionista/i obbligati alla tenuta dell Archivio unico informatico; è un ambiente che ovviamente permette l inserimento di password d accesso per ogni utilizzatore del software. La GESTIONE delle anagrafiche dei clienti e dei soggetti per conto dei quali i clienti operano rappresenta l ambiente di lavoro dove si effettuano le identificazioni della clientela; è in questa sede che si prepara, rendendola completa, quella che poi dovrà essere la registrazione nell Archivio unico informatico dei dati dell identificazione dei clienti (PRIMO OBBLIGO ANTIRICICLAGGIO). La GESTIONE delle prestazioni professionali da parte del Professionista, per nome e/o per conto della clientela, si sostanzia nella presenza dell ambiente REGISTRAZIONE. Qui si preparano, una volta complete, le registrazioni delle operazioni che risiederanno nell Archivio unico informatico, collegate alle loro anagrafiche clienti e soggetti (SECONDO OBBLIGO ANTIRICICLAGGIO). Una volta caricata la prestazione professionale, si attiva il modulo riguardante l ADEGUATA VERIFICA del cliente \ soggetto ad essa abbinata (si rimanda al capitolo della presente Guida Adeguata verifica della clientela -) Tutte le identificazioni della clientela e tutte le registrazioni delle operazioni che, nell ambito di un incarico professionale, il Professionista compie per nome o per conto del cliente, vengono, quindi, riversate, entro 30 giorni dall avvenuta identificazione del cliente, nell ARCHIVIO UNICO INFORMATICO DEFINITIVO; una volta archiviate in definitivo, né le anagrafiche clienti/soggetti, né le registrazioni delle operazioni potranno più essere modificate o cancellate. Potranno essere rettificate, lasciando comunque traccia della registrazione modificata. 4

9 ARCHIVIO DI LAVORO E ARCHIVIO UNICO Punto di cruciale importanza e valore aggiunto che distingue il software CGN antiriciclaggio dagli altri software in commercio, è la presenza dell ARCHIVIO DI LAVORO, nel quale poter effettuare sia l'adeguata verifica dei clienti, sia la registrazione delle operazioni a loro connesse, e di poterle gestire, modificandole od eliminandole senza preclusioni. Questo garantisce la possibilità per il professionista di variare dei dati già imputati, entro la scadenza dei 30 giorni dall identificazione del cliente, termine entro il quale sia l anagrafica del cliente, sia i dati relativi all operazione effettuata devono obbligatoriamente essere archiviati nell ARCHIVIO UNICO INFORMATICO (si veda Registrazione in definitivo nell Archivio unico informatico). 5

10 GESTIONE ANAGRAFICHE PROFESSIONISTI Il pulsante "Gestione professionisti" consente di accedere all ambiente Anagrafica professionista, ove è possibile completare i dati anagrafici del Professionista entrando dal pulsante "Modifica Professionista"; sempre in questa sede è possibile inserire o modificare la PASSWORD di accesso all Archivio delle registrazioni di quel Professionista. All interno di questa maschera, tramite il pulsante "Nuovo Professionista", si gestisce l anagrafica di un secondo Professionista, utilizzatore del software antiriciclaggio, in merito alle sue registrazioni. Questo può servire quando il software antiriciclaggio viene utilizzato da n professionisti facenti parte di uno STUDIO ASSOCIATO, o di una SOCIETA DI PROFESSIONISTI. Con l uscita del Decreto correttivo, Decreto Ministeriale n. 60 del 10 Aprile 2007, entrato in vigore il 25 Maggio 2007, anche persone giuridiche quali CED, CAF, ed altre Società di servizi sono diventati SOGGETTI PASSIVI della normativa antiriciclaggio, e quindi possono essere presenti in questo ambiente di lavoro (vedi paragrafo successivo). Ricordiamo che pur condividendo l archivio fisico, l accesso ai dati di ogni singolo soggetto passivo deve essere esclusivo e consentito tramite una password. Una volta completati i suoi dati anagrafici ed inserito la sua password d accesso, il Professionista si trova nelle condizioni di operare le identificazioni della sua clientela. 6

11 GESTIONE ANAGRAFICHE CED E possibile caricare nell ambiente dei SOGGETTI PASSIVI della normativa antiriciclaggio (dal 25/5/2007) anche le persone giuridiche, tra le quali distinguiamo i CED, i CAF e le altre SOCIETA DI SERVIZI che operano in ambito contabile e/o fiscale (Decreto correttivo al DM n. 141, pubblicato in Gazzetta ufficiale e reso operativo dal 25/5/2007). Per effettuare tale caricamento si sceglie "Nuovo Professionista" e si carica la partita iva relativa al soggetto giuridico di cui sopra. Appare quindi la schermata seguente: Qua dentro andranno caricati i dati identificativi della relativa anagrafica che si sta inserendo. 7

12 GESTIONE ANAGRAFICHE CLIENTI E SOGGETTI Il primo obbligo antiriciclaggio, ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA, determina la necessità di compilare per ogni cliente e soggetto che conferisce l incarico al Professionista, la sua SCHEDA ANAGRAFICA. Si segnalano come DATI OBBLIGATORI: il codice fiscale, nome, cognome, indirizzo e comune di residenza, tipo di attività svolta, tipo di identificazione, data dell identificazione, tipo documento, numero documento, data di rilascio del documento, autorità e località di rilascio. Se in fase di inserimento dei dati anagrafici, si dimentica o volutamente se ne tralascia qualcuno di obbligatorio, l ANAGRAFICA viene comunque salvata con status ERRATA, situazione che non permette mai il passaggio di tale anagrafica dall Archivio di lavoro a quello unico informatico, fino a quando non se ne completa la compilazione. Nel caso di inserimento dell anagrafica di una PERSONA GIURIDICA, i DATI OBBLIGATORI saranno gli stessi per quanto riguarda i dati anagrafici (denominazione al posto di cognome e nome); nel campo dei dati dell identificazione, invece, i campi obbligatori sono unicamente quello del tipo di identificazione e quello della data di identificazione. In ogni caso, i campi obbligatori di un anagrafica sono contraddistinti con un asterisco ( * ) accanto al rigo relativo. 8

13 FUNZIONI DI IMPORTAZIONE ANAGRAFICHE Esistono due FUNZIONI DI IMPORTAZIONE ANAGRAFICHE e precisamente: la funzione IMPORTA ANAGRAFICHE DA ALTRO PROFESSIONISTA; la funzione IMPORTA ANAGRAFICHE DA FOGLIO EXCEL. Importa anagrafiche da altro professionista Tale funzione consente di IMPORTARE ANAGRAFICHE dagli altri Professionisti registrati nel software, per una rapida condivisione delle anagrafiche tra i Professionisti dello studio. L esempio classico è la gestione antiriciclaggio in caso di Studio Associato dove troviamo N Professionisti caricati nel software, oppure quando il software gestisce professionista e società di servizi (CED). Per attivare tale funzione occorre che nell ambiente GESTIONE PROFESSIONISTA, tramite il pulsante "Modifica professionista", si vada ad inserire la spunta sulla casella PERMETTI AGLI ALTRI PROFESSIONISTI DI VEDERE LE TUE ANAGRAFICHE? Questa spunta va effettuata all interno di ogni Professionista caricato nel software. All interno del software poi è presente in alto a destra il nuovo pulsante "Importa anagrafica". Da lì si accede alla funzione sopra citata ed a questo punto si selezionano (tramite flag adiacente) le anagrafiche che si vogliono importare e si sceglie di nuovo il tasto "Importa anagrafica". Confermando il messaggio successivo e scegliendo "Esci" ritroviamo nell archivio di lavoro del Professionista A le anagrafiche che erano presenti nel Professionista B. Ovviamente tali anagrafiche andranno poi regolarmente gestite e registrate nell archivio unico. Importa anagrafiche da foglio di Excel Tale funzione di Importazione da foglio di Excel delle ANAGRAFICHE serve per una semplice immissione di molteplici anagrafiche derivanti da software esterni. Ci sono due fasi da seguire in questo caso: riempire il foglio di Excel creato da CGN tramite la funzione APRI NUOVO EXCEL-MODELLO CGN presente all interno del pulsante "Importa anagrafica". Importare tale modello compilato nel software tramite la funzione IMPORTA ANAGRAFICA DA FOGLIO EXCEL. Anche in questo caso in automatico vengono riportate tutte le anagrafiche presenti nel foglio Excel dentro l archivio di lavoro del Professionista il quale poi dovrà completarle e registrarle in archivio unico. Ovviamente se il gestionale X crea un suo foglio di Excel con dentro i dati anagrafici prima di poterlo importare dentro il software CGN il Professionista dovrà rimodellarlo a somiglianza del MODELLO EXCEL predisposto da CGN (stesse colonne con gli stessi dati), altrimenti l importazione non sarà possibile. 9

14 PRESTAZIONI: NORMALE, FRAZIONATA E MULTIPLA La normativa distingue tra operazione NORMALE, FRAZIONATA e MULTIPLA. Un operazione è NORMALE quando l incarico professionale viene conferito ad un unico Professionista da parte di un solo cliente, ed eventualmente vi è un solo soggetto per conto del quale questi operi. Un operazione è MULTIPLA quando, invece, vi sia un cliente che agisce per conto di più di un soggetto, ovvero attività posta in essere per incarico congiunto di più clienti. Un operazione è FRAZIONATA quando si ha riguardo al compimento di più operazioni che, sebbene di importo singolarmente non superiore a euro, siano ritenute parte di una operazione unitaria sotto il profilo economico di valore superiore a tale importo e che siano poste in essere nel tempo richiesto per l esecuzione del medesimo incarico. 10

15 GESTIONE PRESTAZIONE PROFESSIONALI L ambiente REGISTRAZIONE PRESTAZIONE consente la registrazione nell archivio di lavoro, oltre che di operazioni NORMALI anche di operazioni MULTIPLE e FRAZIONATE. Le modalità per l inserimento di una operazione in questo ambiente sono le seguenti: si clicca sul pulsante "Vedi Prestazioni"; si clicca sul pulsante "Nuova Prestazioni"; si accede alla seguente maschera. In caso di registrazione di un operazione NORMALE si inseriscono i seguenti dati: flag su tipo prestazione normale (per default); prestazione professionale fornita (tabella con lista prestazioni fornita dall Uic); 11

16 codice fiscale cliente/soggetto (posizionandosi sul rigo il pulsante SCEGLI permette di pescare l anagrafica dall archivio relativo); si impostano data, importo e divisa dell operazione. In caso di registrazione di un operazione MULTIPLA si inseriscono i seguenti dati: flag su tipo prestazione multipla; prestazione professionale fornita (tabella con lista prestazioni fornita dall Uic); codice fiscale cliente/soggetto (premere aggiungi cliente \ soggetto); si clicca sul pulsante "Aggiungi cliente/soggetto"; si inseriscono data, importo e divisa dell operazione). In caso di registrazione di un operazione FRAZIONATA si inseriscono i seguenti dati: flag su tipo prestazione frazionata; prestazione professionale fornita (tabella con lista prestazioni fornita dall Uic); codice fiscale cliente/soggetto (con le modalità di cui sopra); si clicca sul pulsante "Modifica frazione" (per impostare data, importo e divisa della prima frazione imputabile ad un operazione frazionata); si clicca sul pulsante "Nuova frazione" (per impostare data, importo e divisa della seconda frazione). Ogni volta che si va ad inserire una prestazione nell ambiente della Figura 3 è possibile integrare la tipologia di operazione scelta (es. Codice 134 Elaborazione e predisposizione ) con una dettagliata descrizione (campo Note prestazione). L esigenza è quella di riuscire ad avere uno storico dell esatta prestazione professionale fornita, senza che questa sia solo definita tramite un codice prestazione alle volte troppo generico. Tutte le operazioni registrate nell ambiente delle registrazioni complete vengono salvate, tramite l omonimo pulsante, e vengono visualizzate nell archivio di lavoro, spostandosi su VEDI PRESTAZIONI. Ovviamente i pulsanti "Modifica cliente/soggetto" e "Elimina cliente/soggetto" servono per poter modificare o eliminare anagrafiche già agganciate ad una prestazione professionale. 12

17 FUNZIONE DI IMPORTAZIONE PRESTAZIONI Analogamente alle Anagrafiche il software consente, tramite la funzione "Importa Prestazione", l importazione anche delle prestazioni professionali da altro Professionista (oppure CED) registrato in Archivio. L esempio classico è la gestione antiriciclaggio in caso di Studio Associato dove troviamo N Professionisti caricati nel software, oppure quando oltre al/i Professionista/i registrati vi è anche la società di elaborazione dati (CED). Per attivare tale funzione occorre che nell ambiente GESTIONE PROFESSIONISTI, tramite il pulsante "Modifica professionista", si vada ad inserire la spunta sulla casella PERMETTI AGLI ALTRI PROFESSIONISTI DI IMPORTARE LE TUE ANAGRAFICHE E PRESTAZIONI? Questa spunta va effettuata all interno di ogni Professionista caricato nel software, per il quale vi sia la necessità di utilizzare la funzione qui descritta. La scelta di quante o quali prestazioni importare è totalmente libera grazie ad una serie di semplici filtri (stesso meccanismo previsto per l importazione delle anagrafiche Vedasi paragrafo guida Funzioni di importazione anagrafiche ). Così come per le anagrafiche, anche per gli incarichi professionali l importazione compila l archivio di lavoro del professionista importatore, prevedendo come status quello di COMPLETA (IN LAVORAZIONE CORRETTA per le prestazioni) oppure ERRATA, lasciando poi l obbligo al professionista di perfezionare l adempimento della registrazione nell Archivio Unico Informatico delle stesse. 13

18 REGISTRAZIONE IN ARCHIVIO UNICO Si accede all ambiente delle REGISTRAZIONI IN ARCHIVIO UNICO informatico attraverso il pulsante "Registra in Archivio Unico" In questo ambiente vengono visualizzate, in alto, la lista delle ANAGRAFICHE CLIENTI/SOGGETTI distinte tra quelle CORRETTE (Tipo Nuova) e quelle ancora ERRATE (Tipo Non Archiviabile). Le prime potranno essere archiviate in definitivo tramite il relativo pulsante ("Registra Anagrafiche in Archivio Unico"); le seconde vengono visualizzate, e da qui non gestite, per permettere all utente di sapere quali sono le anagrafiche che devono essere completate perché mancanti di qualche dato obbligatorio, o perché con presenza di altri errori. Per queste ultime la modifica ed il completamento verrà effettuato tornando nell Archivio di lavoro, entrando in modifica anagrafica. Nella parte inferiore della schermata si visualizza la lista delle PRESTAZIONI PROFESSIONALI, distinta anche qui tra quelle CORRETTE (Tipo Nuova) e quelle ancora ERRATE (Tipo Non Archiviabile). Le prime pronte per essere registrate in definitivo, tramite il relativo pulsante ("Registra Prestazioni in Archivio Unico"), le seconde, solamente visualizzabili, ma con descritto il motivo dell esclusione dalla lista delle corrette. Per registrare solo alcune delle anagrafiche o solo alcune delle prestazioni corrette, si seleziona o meno il FLAG della colonna S. 14

19 Registrazione in definitivo nell'archivio unico informatico NOTA BENE La registrazione in definitivo di operazioni frazionate ha, per evidenti motivi, caratteristiche peculiari rispetto alle altre registrazioni nell Archivio unico informatico. Nell Archivio di lavoro l utente registra, tramite una nuova registrazione completa, un operazione frazionata; è razionale pensare che le frazioni successive alla prima possano e vengano registrate in Archivio di lavoro in tempo (giorni) diversi rispetto alla prima frazione. Se, per esempio, si ritrovassero registrate nell Archivio di lavoro tre frazioni di un operazione frazionata, nell Archivio unico informatico SI E OBBLIGATI a REGISTRARE IN DEFINITIVO PER PRIMA LA PRIMA FRAZIONE, che quindi sarà l unica a comparire nel monitor delle Prestazioni da registrare come pronta. Le altre due frazioni compariranno, invece, fra quelle non ancora registrabili in Archivio unico informatico. IMPORTANTE Quando si entra nella schermata di raccordo tra l archivio di lavoro e l archivio unico informatico, in alto ed in rosso, viene proposta quella che sarà la DATA DI ARCHIVIAZIONE dei dati, anagrafici e prestazioni, che si stanno per archiviare. Per default viene ovviamente proposta la data odierna; è una data modificabile però, tramite il relativo pulsante "Cambia data". Si potrà retrodatare e quindi archiviare dati con data di archiviazione pregressa con un unico limite; laddove vi fossero già dati, anagrafiche o prestazioni, archiviati NON si potrà retrodatare oltre tale limite (Ultima data di registrazione: nell'esempio sopra 09/12/2008 per le anagrafiche e 09/12/2008 per le prestazioni); questo per consentire di rispettare la normativa antiriciclaggio che vuole un Registro Unico con date di archiviazione progressive. 15

20 ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA Ambienti di lavoro Premessa Gli artt. 16 e ss. del D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231 pongono in capo ai professionisti gli obblighi di adeguata verifica della clientela, che integrano e sostituiscono i precedenti obblighi di identificazione. L obbligo di adeguata verifica della clientela non è unitario e uniforme. E infatti compito del professionista, in relazione a ciascun cliente, classificare la tipologia a seconda della specifica fattispecie considerata. Adeguata verifica / fascicolo cliente Come già visto in precedenza, il primo obbligo antiriciclaggio (l'identificazione della clientela), determina la necessità di compilare per ogni cliente e soggetto che conferisce l incarico al Professionista, la relativa scheda attraverso il tasto Nuova Anagrafica. Una volta identificate le parti e inserite le prestazioni fornite si può procedere all'adeguata verifica della clientela. Il successivo ambiente di lavoro e diviso in 2 zone: l'adeguata verifica e il fascicolo cliente. Nella sezione dedicata all'adeguata verifica, l'identificazione della clientela è obbligatoria per l'anagrafica di colui che nella prestazione compare come soggetto oppure come cliente in assenza di un soggetto; negli altri casi non vi è obbligo di adeguata verifica della clientela. Nella sezione dedicata al fascicolo del cliente vanno allegati: per quanto riguarda l'adeguata verifica del cliente, la copia o i riferimenti dei documenti richiesti per un periodo di 10 anni dalla fine della prestazione professionale; per quanto riguarda le operazioni e le prestazioni professionali, i documenti originali (o copie aventi analoga efficacia probatoria) delle scritture e delle registrazioni per un periodo di 10 anni dall'esecuzione dell'operazione o dalla cessazione della prestazione professionale; il fascicolo del cliente va costantemente aggiornato e presentato su richiesta degli organi di controllo. 16

21 Adeguata verifica della clientela Verifica della clientela 1. Verifica sussistenza obbligo adeguata verifica Il professionista dovrà inizialmente verificare, per ciascun cliente, la sussistenza dell'obbligo di adeguata verifica. Selezionando una delle seguenti prestazioni escluse, verranno automaticamente inibite le successive scelte ai punti 2 e 3, in quanto l'obbligo non sussiste. Fattispecie escluse dall obbligo di adeguata verifica: Docenze a corsi, convegni e simili; Attività di redazione e/o di trasmissione della dichiarazione dei redditi; Funzione di componente organi di controllo di società obbligate ai fini antiriciclaggio; Funzione di revisore in enti pubblici; Funzione di sindaco in società o enti (no revisione contabile); Attività svolte su incarico dell autorità giudiziaria (es. curatore, ecc.); Incarico di custode giudiziale di beni ed aziende; Incarico di recupero crediti; Operazioni di vendita di beni mobili registrati e immobili nonché formazione del progetto di distribuzione; Pareri giuridici pro-veritate; Perizie e consulenze tecniche; Redazione di stime giurate su incarico dell autorità giudiziale; Adempimenti in materia di amministrazione del personale (art. 2, legge n. 12/1979). Così facendo nel riepilogo verrà notificato che il professionista è ESENTATO dall obbligo di effettuare l adeguata verifica del cliente. 17

22 2. Verifica cliente con approccio basato sul rischio Il professionista deve misurare il rischio associato al tipo di cliente acquisito, al rapporto continuativo, alla prestazione professionale, all operazione, al prodotto o alla transazione di cui si tratta. L'art. 22 del D. lgs 16 novembre 2007 precisa inoltre che i suddetti obblighi si applicano anche alla clientela già acquisita, previa valutazione del rischio presente. Aspetti connessi al cliente: in relazione al cliente, il professionista deve rilevare i seguenti elementi, a cui attribuire un determinato punteggio, che va da 1 (rischio minimo) a 5 (rischio massimo). Ogni elemento (a.1, a.2, a.3, a.4) presenterà un totale parziale del livello di rischi, che andrà a comporre un TOTALE PUNTEGGIO A. Per ogni elemento andrà valutata una sola voce dell'elenco. a.1 Natura giuridica Livello di rischio Ditta individuale 1-5 Associazione professionale 1-5 Società di persone 1-5 Società di capitali 1-5 Trust 1-5 Società fiduciaria 1-5 Altro 1-5 a.2 Prevalente attività svolta Livello di rischio Operazioni normali (attività abitualmente svolta dal cliente) 1-5 Operazioni di particolare rilevanza 1-5 Operazioni anomale 1-5 a.3 Comportamento tenuto al momento dell'operazione Livello di rischio Nella norma (cliente collaborativo / trasparente) 1-5 Fuori della norma (cliente reticente / poco trasparente) 1-5 a.4 Area geografica di residenza Livello di rischio Italia 1-5 Paesi UE 1-5 Paesi extra UE 1-5 Territori Off Shore 1-5 TOTALE PUNTEGGIO (A) 4-20 Legenda del punteggio parziale (A) per la determinazione del rischio di riciclaggio legato al cliente: Da 4 a 12 - BASSO Da 13 a 16 - MEDIO Da 17 a 20 - ALTO 18

23 Adeguata verifica della clientela Aspetti connessi all operazione Oltre a quanto segnalato sopra, si devono considerare anche gli elementi relativi all operazione, ed anche in questo caso si assegna a ciascuno di tali elementi un punteggio in termini di minore/maggiore rischiosità. Ogni elemento (b.1, b.2, b.3, b.4, b.5, b.6) presenterà un totale parziale del livello di rischio, che andrà a comporre un TOTALE PUNTEGGIO B. Per ogni elemento andrà valutata una sola voce dell'elenco. b.1 Tipologia Livello di rischio Ordinaria 1-5 Straordinaria 1-5 b.2 Modalità di svolgimento Livello di rischio Con banche 1-5 Tra soggetti privati 1-5 b.3 Ammontare Livello di rischio Basso 1-5 Medio 1-5 Alto 1-5 b.4 Frequenza della durata Livello di rischio Occasionale 1-5 Poco frequente 1-5 Frequente 1-5 b.5 Ragionevolezza Livello di rischio Congrua 1-5 Non congrua 1-5 b.6 Area geografica di destinazione Livello di rischio Italia 1-5 Paesi UE 1-5 Paesi extra UE 1-5 Territori Off Shore 1-5 TOTALE PUNTEGGIO (B) 6-30 Legenda del punteggio parziale (B) per la determinazione del rischio di riciclaggio legato all operazione: Da 6 a 18 - BASSO Da 19 a 24 - MEDIO Da 25 a 30 - ALTO 19

24 Valutazione finale del rischio di riciclaggio/finanziamento del terrorismo La tabella riepiloga i punteggi parziali ottenuti precedentemente, fornendo un risultato totale di rischiosità: C Totale rischi Livello di rischio Totale punteggio A 4-20 Totale punteggio B 6-30 TOTALE PUNTEGGIO COMPLESSIVO (C) Legenda del punteggio totale (C), espressione del rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo ex art. 20 d. lgs 231/2007. Da 10 a 30 - BASSO Da 31 a 40 - MEDIO Da 41 a 50 - ALTO Strettamente collegato alla valutazione del rischio è l'obbligo di astensione sancito dall'art. 23 del D. Lgs. 231/2007, in virtù del quale il professionista che non è in grado di rispettare il contenuto dell'obbligo di adeguata verifica della clientela deve ASTENERSI dall'instaurare il rapporto continuativo e dall'eseguire la prestazione professionale, ovvero porre fine ai rapporti già instaurati, valutando l'opportunità di segnalazione del soggetto interessato alla UIF. 20

25 Adeguata verifica della clientela Comportamento del professionista Terminata la fase di valutazione della clientela basata sul rischio, il professionista dovrà effettuare tutta una serie di operazioni sulla base dei risultati ottenuti. Rischio Basso (Da 10 a 30) Il Professionista deve assolvere l obbligo di adeguata verifica secondo modalità ordinarie (ovvero semplificate se ne ricorrono i presupposti) ed esercitare un controllo costante con periodicità da definirsi caso per caso a seconda delle caratteristiche del cliente e della prestazione professionale. Nell ambito del controllo costante il Professionista deve: Analizzare le transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto; Verificare che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza che ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all origine dei fondi; Aggiornare i documenti, dati o informazioni ottenute. Con un punteggio non superiore a 30, si ottiene il presupposto necessario per poter procedere alla verifica della clientela con modalità semplificata. Rischio Medio (Da 31 a 40) Il Professionista deve assolvere l obbligo di adeguata verifica secondo modalità ordinarie ed esercitare un controllo costante con periodicità prefissata e in ogni caso sempre più ravvicinata in caso di clienti i cui dati siano soggetti a variazioni frequenti. Nell ambito del controllo costante il Professionista deve: Analizzare le transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto; Verificare che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza che ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all origine dei fondi; Aggiornare i documenti, o informazioni detenute. Con un punteggio tra 31 e 40 è comunque possibile procedere alla verifica della clientela con modalità semplificata, ma sarà ininfluente ai fini del risultato finale contenuto nel Riepilogo Adeguata Verifica. Rischio Alto (Da 41 a 50) Il Professionista deve assolvere l obbligo di adeguata verifica secondo modalità rafforzate e in particolare deve esercitare un controllo costante continuo e rafforzato (controlli più rigorosi e frequenti). Nell ambito del controllo costante il Professionista deve: 21

26 Analizzare le transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto; Verificare che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza che ha del proprio cliente, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all origine dei fondi; Aggiornare i documenti, o informazioni detenute. Con un punteggio tra 41 e 50 è obbligatorio procedere alla verifica della clientela con modalità rafforzata. 22

27 Adeguata verifica della clientela Tipologia di verifica richiesta e riepilogo L art. 25 del D. Lgs. n. 231/2007 prevede l applicazione di obblighi semplificati (in relazione a soggetti o prodotti che presentano basso rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo) di adeguata verifica della clientela quando sussistano, alternativamente, requisiti soggettivi (commi 1 e 3) oppure oggettivi (comma 6). Non vi sono altri casi in cui possono trovare applicazione obblighi semplificati di adeguata verifica. VERIFICA SUSSISTENZA REQUISITI SOGGETTIVI Si tratta di soggetti che, al pari dei professionisti, sono destinatari degli obblighi antiriciclaggio e, in relazione all attività finanziaria da essi svolta, sono sottoposti ad obblighi di iscrizione in appositi albi e a vigilanza e controlli da parte delle autorità di settore. Inoltre ritroviamo anche tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le aziende e le amministrazioni dello stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale, ecc. Al punto 3.1, l utente dovrà indicare se il cliente appartiene ad una delle categorie sotto indicate: Intermediario finanziario o altro soggetto operante nel settore finanziario (art. 11, commi 1 e 2, lettere b) e c), D.Lgs. n. 231/2007); Ente creditizio o finanziario comunitario soggetto agli obblighi antiriciclaggio; Ente creditizio o finanziario situato in uno stato extracomunitario, che imponga obblighi equivalenti a quelli previsti dalla direttiva e preveda il controllo del rispetto di tali obblighi; Ufficio della Pubblica Amministrazione ovvero un istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche. Selezionando una delle precedenti ipotesi, e in presenza di basso rischio del cliente, si prevede l'applicazione di obblighi semplificati di adeguata verifica. VERIFICA SUSSISTENZA REQUISITI OGGETTIVI L applicazione di obblighi semplificati ad altri prodotti o transazioni caratterizzate da un basso rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo è subordinata all emanazione, da parte del Ministero dell Economia e delle Finanze, di apposito decreto ai sensi dell art. 25 del D.Lgs. n. 231/2007. In base al suddetto articolo, gli obblighi di adeguata verifica non si applicano in relazione ad una serie di prodotti tassativamente elencati. Al punto 3.2 l utente dovrà indicare se la prestazione professionale da effettuare appartiene ad una delle seguenti categorie: Contratti di assicurazione vita, il cui premio annuale non ecceda i euro o il cui premio unico sia di importo non superiore a euro; 23

28 Forme pensionistiche complementari, a condizioni particolari; Regime di pensione obbligatoria e complementare o sistemi simili che versino prestazioni di pensione. Selezionando una delle precedenti ipotesi, e in presenza di basso rischio del cliente, si prevede l'applicazione di obblighi semplificati di adeguata verifica. N.B.: anche nei casi in cui trovano applicazione gli obblighi semplificati, occorre sempre effettuare la prima delle attività in cui consta l'adeguata verifica: l'identificazione del cliente, la verifica della sua identità e la verifica dell'esistenza del potere di rappresentanza. VERIFICA SUSSISTENZA REQUISITI (OBBLIGHI RAFFORZATI) L art. 28 del D.Lgs. n. 231/2007 prevede l applicazione di obblighi rafforzati di adeguata verifica della clientela nei seguenti casi: presenza di un rischio più elevato di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; quando il cliente non è fisicamente presente; in caso di prestazioni professionali con persone politicamente esposte residenti in un altro Stato comunitario o in un Paese terzo. Al punto 3.3, l utente dovrà eventualmente selezionare una o più delle seguenti opzioni: Presenza di un rischio più elevato di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo In questo caso, il D. Lgs. n. 231/2007 non prevede specifici adempimenti, diversi e ulteriori rispetto a quelli in cui consiste l adeguata verifica. In esito alla verifica il professionista può trovarsi di fronte a 3 casi: a) non vi è rischio o il rischio è basso = troveranno applicazione gli obblighi ordinari di adeguata verifica; b) vi è un rischio più elevato = rileva ai fini dell'applicazione obblighi rafforzati di adeguata verifica; c) vi è un vero e proprio sospetto ai sensi dell'art. 41 del decreto = dovrà astenersi dall'erogare la prestazione professionale ed effettuare una segnalazione di operazione sospetta. Di conseguenza, il professionista dovrà applicare gli obblighi consueti, ma in modo più rigoroso e vigile. In particolare: per l identificazione del titolare effettivo e la verifica della sua identità, può essere opportuno non fermarsi alle informazioni fornite dal cliente (ex art. 21 D. Lgs. n. 231/2007), ma procedere comunque a controlli più approfonditi e a riscontri documentali (visure camerali, pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque contenenti informazioni su titolari effettivi). Ove possibile, sarà certamente auspicabile l identificazione del titolare effettivo in presenza del medesimo, mediante esibizione di un documento di identificazione non scaduto; 24

29 Adeguata verifica della clientela le informazioni fornite dal cliente sullo scopo e sulla natura prevista della prestazione professionale dovranno essere attentamente vagliate e poste in relazione con gli esiti dell analisi del profilo di rischio del cliente, fermo restando che il professionista non ha un obbligo di indagine, dovendosi limitare all analisi delle informazioni in proprio possesso in ragione dell attività svolta; il controllo costante nel corso della presentazione professionale potrebbe essere effettuato ad intervalli di tempo più ravvicinati e condotto in modo più approfondito; rimangono immutati gli obblighi di conservazione e registrazione, nonché di segnalazione delle operazioni sospette. All atto dell accettazione dell incarico il cliente non è fisicamente presente? Il cliente è già stato precedentemente identificato: il professionista dovrà verificare che le informazioni esistenti siano aggiornate; I dati del cliente risultano da atto pubblico, scrittura privata autenticata, certificato qualificato o dichiarazione della rappresentanza e dell autorità consolare italiana ( applicazione art. 28, comma 3, D.Lgs. n. 231/2007); Il cliente fornisce attestazione di identificazione rilasciata da uno dei soggetti abilitati ( applicazione art.30, D.Lgs. n. 231/2007): il professionista che in qualunque momento maturi dei dubbi sull'identità del cliente, dovrà effettuare una nuova identificazione che dia certezza dell'identità dello stesso; Non si verifica alcuna delle condizioni precedenti. In questo caso, il professionista potrebbe trovarsi di fronte alle seguenti situazioni: che un cliente già acquisito conferisca un incarico telefonicamente; un nuovo cliente che conferisce un incarico a distanza in seguito a segnalazione da parte di un collega; il professionista stesso segue la holding italiana di un gruppo multinazionale ed una consociata estera gli chiede di eseguire una prestazione in Italia (o viceversa). Il professionista deve in ogni caso porre in essere gli obblighi consueti di verifica dell'identità: se in seguito a tali controlli il professionista è riuscito ad adempiere agli obblighi rafforzati potrà erogare la prestazione, altrimenti dovrà astenersi dalla prestazione professionale. Il cliente conferitore dell incarico è una Persona Politicamente Esposta (PEP), residente in un altro Stato comunitario o in un paese terzo In questo caso, l art. 28 del D.Lgs. n. 231/2007 richiede al professionista specifici adempimenti qualora il soggetto al quale il professionista rende una prestazione professionale in seguito al conferimento di un incarico, può qualificarsi come persona politicamente esposta. La definizione di PEP è contenuta nell art. 1, comma 2, lett. O), e ulteriormente specificata nell art. 1 dell allegato tecnico del decreto. In base alla definizione normativa, non sono qualificabili PEP i cittadini/residenti in Italia. Appurato che il cliente è una PEP, il decreto indica in che cosa consistono gli obblighi rafforzati: 25

30 adottare ogni misura adeguata per stabilire l origine del patrimonio e dei fondi impiegati nell operazione (tale controllo, previsto anche nei casi ordinari, è strettamente legato alla specificità del caso e alla finalità di contrastare l impiego di fondi derivanti dal reato di corruzione); assicurare un controllo continuo e rafforzato della prestazione professionale (tale controllo va attuato con periodicità e rigore maggiori rispetto ad altre situazioni); rimangono immutati gli obblighi di conservazione e registrazione, nonché di segnalazione delle operazioni sospette. RIEPILOGO ADEGUATA VERIFICA In questa sezione del programma si ottiene il risultato delle analisi inerenti l adeguata verifica effettuate nei punti precedenti. E un prospetto riepilogativo che contiene: l attestazione della tipologia di verifica richiesta (ordinaria, semplificata o rafforzata); la quantificazione del rischio attribuito al cliente (da 10 a 50); l elencazione degli obblighi del professionista nei confronti del cliente identificato adeguati al tipo di verifica emerso dalla procedura. 26

31 Adeguata verifica della clientela Fascicolo cliente L'art. 36 del D. Lgs. 231/2007 pone in capo ai professionisti l'obbligo di conservare i documenti e registrare le informazioni acquisite adempiendo agli obblighi di adeguata verifica affinchè possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su operazioni di riciclaggio o finanziamento del terrorismo. Per quanto riguarda l'adeguata verifica del cliente conservano copia o i riferimenti dei documenti richiesti per un periodo di 10 anni dalla fine della prestazione professionale; in relazione alle operazioni e prestazioni professionali conservano le scritture e le registrazioni per un periodo di 10 anni dall'esecuzione dell'operazione o dalla cessazione della prestazione professionale. Questo archivio, in relazione ad ogni adeguata verifica effettuata per ciascun cliente, deve contenere: TIPO DI DOCUMENTO Fotocopia documento di riconoscimento valido alla data dell identificazione (il documento va aggiornato solo in caso di variazioni sostanziali, es. decreto per modifica del cognome o del nome) Fotocopia tesserino Codice Fiscale Fotocopia tesserino Partita IVA Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata (ad esempio lettera con cui l autorità preposta comunica l avvenuta iscrizione all albo, oppure visura camerale, oppure consultazione diretta dell elenco sul sito dell autorità preposta al controllo) Visura camerale Attestazione dell identificazione del cliente effettuata da soggetti terzi Accettazione degli obblighi antiriciclaggio Dichiarazione da parte del cliente sul titolare effettivo dell operazione Dichiarazione da parte del cliente sullo scopo e sull oggetto dell attività o dell operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale Copia del mandato professionale (anche in caso di conferimento verbale dell incarico è consigliabile l accettazione scritta per individuare la data d inizio e l oggetto della prestazione professionale) TIPO DI FILE File scansionato ed allegato al programma File scansionato ed allegato al programma File scansionato ed allegato al programma File scansionato ed allegato al programma File scansionato ed allegato al programma File scansionato ed allegato al programma Modelli documenti: B1 Modelli documenti: B2 Modelli documenti: C1 Modelli documenti: C2 Tramite il tasto "Visura Camerale" è possibile collegarsi automaticamente al sito di Infocamere per richiedere una Visura della ditta, nel caso che l'identificazione la renda necessaria. 27

32 GESTIONE DELLE OPERAZIONI SOSPETTE Il software CGN antiriciclaggio gestisce anche l obbligo, se vogliamo più delicato, della segnalazione delle operazioni sospette all Unità di Informazione Finanziaria; si accede a tale ambiente dal relativo pulsante "Operazioni sospette". L ambiente della gestione delle operazioni sospette prevede in basso la lista delle prestazioni professionali già presenti in Archivio (di lavoro e definitivo); se per qualcuna di esse vi è la necessità di operare una segnalazione di operazione sospetta basta cliccare sul pulsante "Segnala Operaz. Sospetta" e la relativa prestazione viene riportata in alto, pronta per essere gestita. Nella parte superiore, infatti, si passa alla fase di vera e propria gestione, anche di nuove prestazioni ritenute sospette (non presenti in Archivio). 28

33 Gestione delle operazioni sospette In questo ambiente si mostrano quelli che sono, rigorosamente da normativa, i sei riquadri da compilare (dal quadro A al quadro F) per produrre una corretta segnalazione di operazione sospetta. Alla fine la segnalazione va stampata e spedita all Unità di Informazione Finanziaria. 29

34 Le possibili STAMPE che si possono effettuare sono: STAMPE STAMPA Adeguata Verifica del cliente/soggetto; STAMPA anagrafiche clienti/soggetti e prestazioni professionali che risiedono nell Archivio di lavoro; STAMPA anagrafiche clienti/soggetti e prestazioni professionali che risiedono nell Archivio unico informatico. La scheda di identificazione della clientela si stampa cliccando sul pulsante "Guida, Circolari e Assistenza CGN" presente in entrata del software. La stampa dei dati contenuti nell Archivio di lavoro si effettua: STAMPA ANAGRAFICA/REGISTRAZIONI, che permette di opzionare il tipo di stampa che si vuole ottenere, o della singola anagrafica/registrazione, oppure di tutte quelle inserite in Archivio di lavoro. In alternativa alla funzione di cui sopra la stampa può effettuarsi anche tramite tasto destro del mouse sopra la colonna RAGIONE SOCIALE SOGGETTO, presente nell ambiente anagrafiche, ed eseguendo il tipo di stampa preferito; identico discorso per le prestazioni. La stampa dei dati contenuti nell Archivio unico informatico si effettua cliccando sul pulsante "Consulta registro unico" e procedendo alla "Stampa anagrafiche" e alla "Stampa registro". 30

35 RECENTI MODIFICHE NORMATIVE La normativa antiriciclaggio è in costante evoluzione. Il 26 ottobre 2005, a livello comunitario, è stata approvata la terza direttiva (2005/60/CE), relativa alla prevenzione dell uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo. Con la legge comunitaria 2005 (legge 25/1/2006) si è data delega al governo per l attuazione della terza direttiva europea. Il Decreto legislativo n. 231 del 21 novembre 2007 ha recepito la terza direttiva ed ha introdotto rilevanti modifiche alla disciplina antiriciclaggio; il testo è visualizzabile e stampabile nel software all interno della funzione "Guida, Circolari e Assistenza CGN", presente nella schermata iniziale. Si rileva, comunque, che le disposizioni emanate in attuazione di norme abrogate o sostituite continueranno ad essere vigenti, in quanto compatibili, fino alla data di entrata in vigore dei provvedimenti attuativi del decreto stesso. Ne deriva che l attuale normativa (ed in particolare il dm 141/06) resta in vigore fino alla data di cui sopra (si devono emanare provvedimenti attuativi del decreto legislativo n. 231 del 21 novembre 2007 entro 18 mesi dall entrata in vigore dello stesso). 31