Soluzioni tecnologiche per la banca PAPERLESS

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1 Soluzioni tecnologiche per la banca PAPERLESS Alberto Carrai Dir. Commerciale e Marketing ABLE TECH srl

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3 MAGIC QUADRANT ECM BPM CI DISPIACE NON SIAMO NEL MAGIC QUADRANT

4 NUMERI

5 Organico Amministrazione Delivery Formazione Assistenza Assistenza IX/IXCE Sviluppo Commerciali Segreteria commerciale Marketing Segreteria Direzione Pre-sales Totale dipendenti 66

6 Fatturato Fatturato

7 PARTNER E CLIENTI 280 BUSINESS PARTNER 2500 CLIENTI ARXivar 5000 CLIENTI FE PA (IX) 21k fatture mese 1,8% nazionale

8 FIDUCIA

9 IL PRODOTTO

10 UNICA SOLUZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA Obbligatoria dal 06/06/2014 PA ENTERPRISE SEARCH Ricerca destrutturata Full text enterprise search COLLABORATION Condivisione informazioni Enterprise Comunication System ARX DRIVE

11 Workflow & BPM

12 NOVITA 2016

13 "ARXDrive è la suite di file hosting che permette la condivisione e la sincronizzazione dei documenti aziendali"

14

15 FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI

16

17 KPI

18 News Aggiornamen ti Video Brochure Social Contatti...

19 presenta il progetto CREDEMVITA Dott.ssa Carla Carloni 349/

20 Dalla Conservazione sostitutiva alla Gestione documentale al Workflow, il nostro percorso di crescita digitale

21 Company Profile Credemvita è un impresa di assicurazioni attiva nei rami vita e previdenziale, che opera esclusivamente attraverso le reti distributive del Gruppo CREDEM. Credem S.p.A. è socio unico titolare del 100% delle azioni costituenti il Capitale Sociale della Compagnia.

22 Le nostre ESIGENZE Al fine di valutare le esigenze è stato fatto un censimento strutturato per consentirci di poterle rapportare alle soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato, sono state in questo modo identificate quattro macro-tematiche di interesse. Tema Descrizione Archiviazione e Ricerca Workflow Integrazione con fascicolo cliente Conservazione sostitutiva e Firma digitale Archiviazione storicizzata e indicizzata dei documenti in modo che sia possibile recuperarli secondo criteri predefiniti. Gestione strutturata del ciclo di vita dei documenti aziendali (generazione, firma, scansione, archiviazione, autorizzazioni ) e controllo scadenze. Disponibilità dei documenti all interno di una entità logica ( fascicolo ) contenente il materiale legato ad uno specifico cliente, preferibilmente integrato con i gestionali. Autenticazione e certificazione dell integrità dei documenti tramite firma digitale e conseguente archiviazione a norma di legge nel solo formato digitale.

23 La soluzione: UNA SOLUZIONE per il BPM Che cos è BPM? Qual è il suo obiettivo? Quali sono i vantaggi? L insieme di attività necessarie per definire, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell azienda. Gestire l intero ciclo di vita di un processo, dalla modellazione fino all ottimizzazione nel continuo. - Incremento dell efficienza: l automazione dei processi favorisce l eliminazione dei passi non necessari; - Standardizzazione dei metodi di lavoro: viene definito in modo univoco l iter di ciascuna procedura, eliminando interpretazioni, fraintendimenti, consuetudini; - Reportistica integrata: tempi di risposta, tempi di percorrenza, colli di bottiglia; - Flessibilità: il controllo del software sul processo di lavoro può essere plasmato in base alle esigenze, che possono variare nel corso del tempo (variazioni organizzative, introduzione di normativa, ) - Al tale fine le Credemvita e Credemassicurazioni si sono dotate di ARXivar, una piattaforma per la gestione documentale che permette di governare i processi aziendali definendo, secondo un determinato percorso procedurale: le azioni che sequenzialmente devono essere svolte; i tempi da rispettare per la corretta gestione; gli attori e le relative responsabilità per ogni singola azione.

24 La nostra scelta ARXivar IT FREE L organizzazione di alcune attività IT all interno di una struttura bancaria sono normate e regolamentate da processi organizzativi pianificati a lungo termine, che non sempre soddisfano le esigenze delle società prodotto come Credemvita. Il vantaggio di una soluzione come Arxivar è che permette di integrarsi con l architetura esistente coinvolgendo in minima parte i reparti tecnici in quanto non necessita di attività di programmazione ma solo di configurazione INTUITIVO I processi che Credemvita doveva gestire avevano un impatto su tutte le aree organizzative aziendali, personale con skill differenti doveva essere in grado di utilizzare gli strumenti a disposizione. FLESSIBILE I processi possono essere modificati anche durante il loro svolgimento mantenendo la completa tracciabilità delle attività svolte. Non è necessario creare processi paralleli per la gestione delle eccezioni. INTEGRATO Arxivar dispone di connettori con i servizi in outsourcing di cui Credemivita fa uso come la postalizzazione e la conservazione sostitutiva.

25 Cosa abbiamo Digitalizzato Abbiamo attivato la conservazione sostitutiva dei seguenti documenti I docuemnti in conservazione sostitutiva Registri tecnico-assicurativi e contabili Sinistri denunciati Registri dei premi incassati /emessi Libro giornale Registro beni ammortizzabili Iva Acquisti /vendite Registro dei reclami Registro sinistri pagati Libro aderenti fondo pensione Riserve tecniche di bilancio

26 Cosa abbiamo realizzato GESTIONE RECLAMI Gestisce l istruttoria completa di un reclamo proveniente dalla clientela con l interessamento di tutti gli uffici preposti, prevede la redazione di una lettera di risposta che viene inviata con raccomandata telematica, il numero della raccomandata viene ricevuto dopo pochi istanti e l esito di ritorno aggiorna il processo. INTERNAL AUDIT processo complesso che prevede la dematerializzazione completa degli scambi di informazioni tra l ufficio di audit ed il resto della compagnia.. RICHIESTA PARERE LEGALE Gestisce le richieste di pareri legali che possono venire da qualsiasi dipendente. La richiesta viene inoltrata al CU il quale può, evadere direttamente la richiesta o inoltrarla all ufficio preposto che la prende in carico e risponde al richiedente. Se nasce la necessità di una consulenza esterna, il processo passa dal DG che ne valuta l opportunità, in caso positivo si attende la consulenza dall esterno e si risponde al richiedente CONVOCAZIONE CDA Gestisce l iter di preparazione al CDA, L addetto di segreteria profila il calendario annuale dei varicda, il workflow ai occupa di monitorare e distribuire la documentazione PRESIDIO NORMATIVO Il processo gestisce la divulgazione degli aggiornamenti normativi, vi sono due tipo di aggiornamenti informativi e dispositivi. Nel primo caso all ufficio di pertinente arriva un task cui è richiesta la sola presa visione. Nel secondo si prevede che l utente agisca degli adempimenti, le azioni vengono monitorate ed eventualmente sollecitate con alert

27 Come si presenta ARXivar all utente - La home page (figura A) fruibile dall utente è strutturata in un «desktop» (che può contenere fascicoli, viste, ricerche rapide, ) e in una «finestra task», che guida l utente attraverso i compiti assegnati: A B - Ogni riga presente nella «finestra task» equivale a un task da gestire, che contiene (figura B) : dettagliate istruzioni sulle azioni da compiere; evidenza delle operazioni da svolgere; «allegati di processo» visibili e consultabili; scambi di informazioni tra utenti, attraverso le «note di processo»; la tracciatura di tutte le operazioni svolte fino al momento, nonché le review dei documenti lavorati.

28 Gestione dei reclami Analisi del reclamo pervenuto Contributo informazion i su reclamo Verifica contributi ricevuti Redazione lettera di risposta Valutazion etransazion e Valutazione lettera di risposta Scelta modalità spedizione Chiusura reclamo SLR Vari uffici SLR SLR DG CU SLR SLR SLR L implementazione del processo su Arxivar è stata avviata per rispondere ad esigenze manifestate dall Ufficio e per contenere taluni rischi emersi nel corso dell assessment del processo di gestione dei reclami. In particolare, i vantaggi possono essere così riassunti: - puntuale monitoraggio delle scadenze (finali ed intermedie), con meccanismi di alert automatico, che consentono di governare il processo di gestione del reclamo contenendo anche il rischio sanzionatorio (per omesso riscontro nei termini previsti); - «dematerializzazione» del processo, mediante la creazione di fascicoli elettronici con benefici in termini di minor documentazione cartacea gestita e relativa archiviazione, celerità nel reperimento delle informazioni e dei documenti, etc.; - tracciabilità dell intero processo per quanto attiene le fasi di istruttoria/scambio con altri Uffici, validazione del CU e anche autorizzazione a transazioni con relativi esborsi (con possibilità di gestire diversi step di approvazione anche intermedi e differenziati per ruolo/valore); - aumento dell efficienza e risparmio di tempo, attraverso l eliminazione di numerose attività manuali, ripetitive e a basso valore aggiunto (disponibilità di template standard di risposta in parte precompilati; eliminazione scambio di mail con gli uffici; soprattutto, eliminazione della postalizzazione manuale anche per A/R mediante la connessione automatica al servizio di postalizzazione H2H di Poste Italiane); - produzione automatica della reportistica per la vigilanza e possibilità di svolgere analisi ad hoc sulle tipologie dei reclami. LEGENDA Firma.jpeg «CU SRL» Documento modificabile Documento finale 28

29 Cosa abbiamo realizzato ed in quanto tempo? I FASE II FASE Gennaio 13 Luglio 13 Ottobre 13 Agosto 14 Marzo 15 Luglio 15 Settembre 15 Novembre 15 Avvio progetto ARXVAR Rilascio wf «Reclami»* e «Richieste info» Integrazione servizio H2H di Poste Italiane - Il processo di gestione delle richieste di informazioni ricevute dalla clientela consente di presidiare end to end la: creazione della lettera di risposta, condivisione interna tra uffici coinvolti, validazione in escalation, firma del soggetto deputato, e l invio della lettera di risposta al cliente da parte CLI, che è owner dell attività; dell ufficio Arxivar Mobile Rilascio wf «CdA»* e «Divulgazione normativa»* - Il servizio mobile permette: Rilascio wf «Consulenza legale»* di accedere alle informazioni sui processi da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet) e in qualsiasi luogo, attraverso un interfaccia compatibile con qualsiasi piattaforma, la consultazione delle informazioni attraverso viste personalizzabili, la profilazione tramite maschere e modelli, la fascicolazione e navigazione dei contenuti e la consultazione ed avanzamento dei task. Rilascio wf «Audit» Rilascio wf «Comunicazioni autorità»* -Il processo di audit prevede tre fasi distinte che consentono il presidio della procedura end to end: Avvio attività e raccolta documentazione (invio della Lettera di Incarico), Report e scheda di intervento (invio del Report e delle singole Schede di Verifica sulle criticità emerse), Monitoraggio criticità (attività nel continuo sul SAL delle criticità non concluse). - Dal rilascio del processo ad oggi, senza l utilizzo di o carta ed evitando duplicazioni dei documenti in cartelle di rete, sono stati trattate ed evase, per le due Società, circa richieste informazioni. L applicazione Apple consente di usufruire del servizio di «push notification» che evidenzia ogni nuovo task che l utente è chiamato a gestire. - Fornisce report immediati sulle criticità in corso. - Invia «reminder» automatici all RdS per il rispetto delle scadenze sulle criticità. 29

30 Arxivar e il Kaizen In conclusione, facciamo un breve cenno ai vantaggi che, anche in ottica «Kaizen», l implementazione dei due processi su ARXivar ha consentito di raggiungere: - riduzione di attività manuali e ripetitive (ad esempio: generazione e compilazione automatica dei template per la divulgazione normativa) con conseguente recupero di efficienza (risparmio di diversi gg/uomo su base annua considerando la numerosità dei documenti predisposti); - riduzione del numero delle comunicazioni che dovrebbero essere predisposte manualmente (ad esempio: meccanismo di alerting automatico per comunicazioni normative o date dei CdA) ed in generale (ad esempio: tutti gli scambi e le interazioni inerenti la predisposizione dei CdA, che ad oggi compartano centinaia di comunicazioni, saranno gestiti all interno della procedura); - riduzione dei «ricicli» (il processo di alerting delle scadenze normative e di monitoraggio degli adempimenti, che oggi comporta diversi scambi di o contatti telefonici, sarà gestito in seno alla procedura); - riduzione dello «spazio fisico» occupato su dischi di rete (come già accennato, saranno eliminate o fortemente ridotte le duplici archiviazioni, in considerazione del fatto che Arxivar potrà fungere da unico repository della divulgazione normativa e della documentazione relativa ai CdA, attraverso la fascicolazione di tutta la relativa documentazione).

31 GRAZIE Dott.ssa Carla Carloni 349/

32 SE VOLETE CONOSCERCI MEGLIO Novembre 2015 Mercoledì NOVOTEL Linate Via Mecenate 121, Milano Sessione mattutina: ore Sessione pomeridiana: ore GRAZIE

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