Procedura operativa PROCEDURE DISTRIBUZIONE OSPEDALIERA DEI FARMACI DISCIPLINATI DAL DECRETO 22 DICEMBRE 2000

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1 Procedura operativa PROCEDURE DISTRIBUZIONE OSPEDALIERA DEI FARMACI DISCIPLINATI DAL DECRETO 22 DICEMBRE 2000 Scopo Assicurare la corretta gestione e distribuzione di farmaci disciplinati dal D.L. 22 dicembre La distribuzione è effettuata presso il centro ospedaliero o direttamente effettuata dalla farmacia ospedaliera presso la sede ospedaliera o presso il domicilio del paziente. Campo di applicazione Detta procedura si applica a tutti i paziente per i quali è prevista la possibilità della duplice via di distribuzione da parte della farmacia ospedaliera. Per accedere alla distribuzione diretta tutti i pazienti devono avere il Piano Terapeutico redatto dal Centro Prescrittore ( allegato 2 ) o del Medico di Medicina Generale o di Scelta pediatrica (allegato 1 allegato 3 ) compilato in ogni parte, validato dal farmacista ospedaliero ed archiviato nel archivio informatico e su supporto cartaceo. Personale coinvolto FARMACISTA, per quanto attiene a: Responsabilità Controllo e validazione Piani Terapeutici Decisione del tipo di azione da intraprendere Archiviazioni dati su supporto informatico e gestione della distribuzione Comunicazioni con Direzione Sanitaria, SAST, Servizio di Assistenza Farmaceutica Territoriale, Medici di Medicina Generale, Centri Prescrittori Ospedalieri Informazione e consultazione per operatori sanitari e pazienti. MAGAZZINIERE, per quanto attiene a: Stoccaggio e controllo delle giacenze dei farmaci disciplinati dal D.L. 22 dicembre 2000 Consegna diretta presso il domicilio del paziente 1

2 INFERMIERA PROFESSIONALE, per quanto attiene a: Archiviazione della documentazione Contatto dei pazienti per distribuzione presso domicilio Ricevimento pazienti e distribuzione diretta presso sede farmaceutica Estrazione richieste in automatico 2

3 PROCEDURA DI CONSEGNA E SOMMINISTRAZIONE PRESSO IL CENTRO SPECIALISTICO DI FARMACI CON DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE Il centro ospedaliero effettua la richiesta in automatico del farmaco con nota A37 nei giorni e negli orari previsti dal proprio calendario di richiesta settimanale; Il centro effettua la richiesta con il CDC indicando nelle note della richiesta l Unità Operativa e la sede di consegna. (Le note vengono inserite nella richiesta solo se il centro conferma l inserimento sia delle note che della richiesta); L infermiera professionale che estrae le richieste deve richiamare il CDC tutti i giorni ogni volta che richiama i raggruppamenti giornalieri dei reparti; L infermiera professionale, in base alle indicazioni riportate nelle note della richiesta (che dovrà opportunamente evidenziare), deve inserire le richieste estratte con centro CDC allegandole alle richieste del reparto per la preparazione nei tempi previsti con la normale distribuzione; l infermiera deve portare al passo 3 solo le richieste relative alla distribuzione; L infermiera professionale consegna la richiesta al magazziniere; Il magazziniere deve valutare che la quantità richiesta sia compatibile con la scorta di magazzino e, in caso contrario, segnalare al farmacista la necessità di verificare una riduzione dei quantitativi richiesti o di effettuare un ordine urgente; Il magazziniere deve confezionare separatamente dai farmaci richiesti dallo stesso centro quelli richiesti con centro , indicando sul confezionamento la dicitura CDC e consegna presso..; IL magazziniere effettua lo scarico in automatico e lo inserisce insieme ai farmaci da consegnare con CDC ; L infermiera professionale è incaricata di raccogliere la modulistica prodotta dai centri specialistici, deve verificare che sia in originale e compilata in tutte le sue parti L infermiera professionale invia la modulistica al Servizio farmaceutico per l archiviazione 3

4 PROCEDURA PER CONSEGNA A DOMICILIO DEI FARMACI CON DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE Il farmacista controlla sulla tabella informatica di excel ELENCO CONSEGNE A DOMICILIO FARMACI CON NOTA 37 quanti e quali assistiti devono avere il farmaco per la settimana successiva (N.B.: la consegna deve essere effettuata una settimana prima della somministrazione). Il farmacista stampa una copia della tabella con evidenziate le consegne e la consegna all infermiera professionale Il farmacista concorda con i magazzinieri il giorno di consegna (solitamente le consegne vengono effettuate il mercoledì). L infermiera professionale telefona agli assistiti per: - avvertirli della consegna specificando il giorno e approssimativamente l ora, - comunicare che chi ritira deve essere persona maggiorenne, deve firmare il modulo del ritiro e restituirne una copia all autista - accertarsi che l indirizzo sia esatto. L infermiera prende i moduli (allegato 4) precedentemente preparati dal farmacista ed archiviati nei faldoni e li compila in ogni loro parte controllando che i dati corrispondano a quelli riportati nei piani terapeutici contenuti nei faldoni. L infermiera consegna i moduli precedentemente compilati e la copia della tabella preparata dal farmacista e la consegna al magazziniere Il magazziniere prepara i farmaci, il farmacista li controlla e firma i moduli N.B.: Se è necessario tenere le fiale in frigo scrivere sulla tabella che il frigo deve essere restituito alla farmacia. Fare 2 copie del modulo per l assistito e consegnare originale e copie al magazziniere (totale: 3 moduli). Il magazziniere consegna una copia del modulo all infermiera professionale( per lo scarico). Quando il magazziniere riconsegna alla farmacia i moduli (1 modulo per l assistito e la tabella per l autista), controllare che tutti gli assistiti abbiano firmato per ricevuta. Allegare i moduli firmati a quelli con il numero di scarico (posti dall infermiera professionale nella vaschetta A37 sulla scrivania del farmacista). Il farmacista registra sulla tabella informatica di excel ELENCO CONSEGNE A DOMICILIO FARMACI CON NOTA 37 la data di consegna relativa ad ogni singolo paziente L infermiera professionale ritira la documentazione cartacea nei faldoni. 4

5 PROCEDURA PER CONSEGNA PRESSO LA SEDE FARMACEUTICA DEI FARMACI CON DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE Il paziente arriva al bisogno in farmacia a ritirare il farmaco L infermiera verifica che il piano terapeutico sia stato validato dal farmacista L infermiera prende i moduli (allegato 4) precedentemente preparati dal farmacista ed archiviati nei faldoni e li compila in ogni loro parte controllando che i dati corrispondano a quelli riportati nei piani terapeutici contenuti nei faldoni. Il magazziniere prepara i farmaci, il farmacista li controlla e firma i moduli. Il magazziniere consegna una copia del modulo all infermiera professionale( per lo scarico) L infermiera consegna il farmaco e fa firmare il modulo dal paziente. L infermiera comunica eventuali rinnovi al paziente L infermiera consegna il modulo firmato al farmacista Allegare i moduli firmati a quelli con il numero di scarico (posti dall infermiera professionale nella vaschetta A37 sulla scrivania del farmacista). Il farmacista registra sulla tabella informatica di excel ELENCO CONSEGNE A DOMICILIO FARMACI CON NOTA 37 la data di consegna relativa ad ogni singolo paziente L infermiera professionale ritira la documentazione cartacea nei faldoni. 5

6 PROCEDURA DA SEGUIRE IN CASO DI RESO DI FARMACI A DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE CON CONSEGNA A DOMICILIO DELL ASSISTITO O CON DISTRIBUZIONE DIRETTA DA PARTE DELLA FARMACIA OSPEDALIERA (si consultino anche le MODALITA DI COMPORTAMENTO definite con dott.ssa Rocatti in data 25/6/01) Se la richiesta di reso avviene da parte dell assistito o dei suoi parenti e la motivazione è variazione di terapia oppure decisione di interrompere la terapia per motivi personali, è importante coinvolgere il MMG o il medico dell U.O. che ci aveva fatto richiesta e farsi fare uno scritto in merito. Se la richiesta di reso avviene a causa del decesso dell assistito, purché la fonte di informazione sia attendibile, è possibile che non ci sia uno scritto in merito. In ogni caso il farmacista che riceve la comunicazione deve - annullare e controfirmare il modulo originale di richiesta di distribuzione che si trova nel raccoglitore relativo al Centro richiedente e la fotocopia dello stesso che si trova nel raccoglitore CONSEGNA A DOMICILIO oppure in quello CONSEGNA DA FARMACIA OSPEDALIERA, - annullare le eventuali consegne in programma sulla tabella informatica di excel ELENCO CONSEGNE A DOMICILIO FARMACI CON NOTA 37. Se è possibile farsi portare il farmaco direttamente in Farmacia, altrimenti concordarne il ritiro la prima volta che l autista va in zona. Il giorno del ritiro compilare il MODULO RESTITUZIONE DI FARMACI A DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE ( Allegato 5 ) e farne una copia. A seconda di come avviene il ritiro ci si comporterà come segue: - se il ritiro avviene direttamente in farmacia la farmacista firma le due copie (alla voce firma incaricato del ritiro ), ne consegna una per ricevuta all assistito, fa firmare dallo stesso l altra e la consegna all impiegata. - se il ritiro viene fatto dall autista, questo, alla presenza dell assistito, firma le due copie (alla voce firma incaricato del ritiro ), ne consegna una per ricevuta all assistito stesso, fa firmare da questo l altra e la riporta in farmacia all impiegata. 6

7 L impiegata fa una copia del modulo firmato e fa il carico in macchina (N.B. segnalare tra le note il nome dell assistito; es. reso da Rossi Mario ); delle due copie in suo possesso una la ritira nel faldone in cui vengono archiviati tutti i resi della farmacia, l altra la consegna alla farmacista che la archivia nel quaderno nero (posto insieme ai faldoni relativi alla duplice via di distribuzione) RESI DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE. N.B. prima di far ricaricare il farmaco assicurarsi comunque che questo sia stato ben conservato, soprattutto se si tratta di prodotto a temperatura controllata. RESI EX NOTA 37 DA ASSISTITI DECEDUTI O CHE CAMBIANO TERAPIA: MODALITA DI COMPORTAMENTO I farmaci, purché si presentino in confezione integra, vengono ritirati dalla Farmacia. La reimmissione del farmaco nel canale distributivo della Farmacia deve essere valutata di volta in volta. Se il farmaco non deve essere conservato in frigorifero e si presenta in confezione integra, può essere ricaricato in Farmacia e ridistribuito. Se il farmaco deve essere conservato in frigorifero e si presenta in confezione integra, dopo che ci si è assicurati che sia stato ben conservato, può essere ricaricato in Farmacia e ridistribuito; in caso di dubbio si elimina. Prima di ridistribuire il farmaco può essere utile informare il medico e/o l infermiere della sua provenienza. 7

8 Allegati Per facilitare la gestione della distribuzione e per rendere più uniforme il sistema di controllo e gestione della distribuzione dei farmaci in tutte le fasi del progetto si usano moduli prestampati. 8

9 Allegato 1 Fornitura di farmaci a duplice via di distribuzione Il sottoscritto.. residente a via....tel... A.S.L. n medico curante.. dichiara di: scegliere l erogazione diretta da parte dell A.S.L. 9 di Ivrea del farmaco...previsto dal piano terapeutico predisposto dal Centro specialistico. di non avvalersi della distribuzione diretta da parte dell A.S.L. 9 di Ivrea del farmaco previsto dal piano terapeutico predisposto dal Centro specialistico.. Data Firma. 9

10 Allegato 2 AL SERVIZIO ASSISTENZA FARMACEUTICA OSPEDALIERA VIA AMEDEO DI CASTELLAMONTE 22 IVREA RICHIESTA FARMACI A DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE CENTRO PRESCRITTORE MODALITA DI DISTRIBUZIONE: DA PARTE DEL CENTRO PRESCRITTORE DA PARTE DELLA FARMACIA OSPEDALIERA NOME E COGNOME DELL ASSISTITO. ETA. TESSERA SANITARIA ASL DI RESIDENZA... INDIRIZZO TEL.. MEDICO CURANTE PIANO TERAPEUTICO DIAGNOSI FORMULATA IN DATA. SPECIALITA MEDICINALE QUANTITA POSOLOGIA DURATA DEL TRATTAMENTO.. PRIMA PRESCRIZIONE PROSECUZIONE DI CURA DATA TIMBRO E FIRMA DEL MEDICO PRESCRITTORE 10

11 Allegato 3 AL SERVIZIO ASSISTENZA FARMACEUTICA OSPEDALIERA VIA CIRCONVALLAZIONE 27 IVREA Fax Tel RICHIESTA FARMACI A DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE DISPENSATI DALLA FARMACIA OSPEDALIERA MEDICO DI MEDICINA GENERALE/PEDIATRA DI LIBERA SCELTA Dr..... NOME E COGNOME DELL ASSISTITO... ETA... TESSERA SANITARIA.. ASL DI RESIDENZA.. INDIRIZZO CITTA... TEL..... PRINCIPIO ATTIVO. DOSAGGIO.. POSOLOGIA.. SI ALLEGA PIANO TERAPEUTICO PROVENIENTE DAL CENTRO SPECIALISTICO.... L ASSISTITO POTRA RICEVERE DALLA FARMACIA OSPEDALIERA LA QUANTITA DI FARMACO NECESSARIA AL TRATTAMENTO, FINO ALLA SCADENZA DEL PIANO TERAPEUTICO, SALVO INVIO DI COMUNICAZIONE DI SOSPENSIONE VIA FAX, DA PARTE DEL SOTTOSCRITTO. ALLA SCADENZA DEL PIANO TERAPEUTICO IL SOTTOSCRITTO PROVVEDERA A INVIARE NUOVA RICHIESTA. DATA.. Sezione da compilare da parte dell assistito TIMBRO E FIRMA DEL MEDICO.. IL SOTTOSCRITTO.. DICHIARA DI SCEGLIERE L EROGAZIONE DIRETTA DA PARTE DELL A.S.L. 9 DEL FARMACO PREVISTO DAL PRESENTE PIANO TERAPEUTICO. data FIRMA.. 11

12 REGIONE PIEMONTE Allegato 4 STRUTTURA COMPLESSA DI ASSISTENZA FARMACEUTICA FARMACIA OSPEDALIERA VIA CIRCONVALLAZIONE, 27 IVREA TEL. 0125/ FAX 0125/49327 RICHIESTA N. dv...../.... MODULO PER CONSEGNA DI FARMACI CON NOTA 37 PRESSO.. ( su richiesta Centro Ospedaliero o Medico di Medicina Generale o Pediatra di Libera scelta) CENTRO RICHIEDENTE:.. C.D.C.:.. MEDICO PRESCRITTORE dr:.. N BUONO SCARICO:. COGNOME E NOME DELL ASSISTITO..... INDIRIZZO:.... TEL.: N. TESSERA SANITARIA: FARMACI CODICE (*) QUANTITA RICHIESTA QUANTITA CONSEGNATA LOTTO E SCADENZA (*) G= giacenza F.O. U= grossista D = ditta FIRMA FARMACISTA...DATA DI CONSEGNA. FIRMA ASSISTITO PER RICEVUTA RISERVATO ALLA FARMACIA OSPEDALIERA Contattato il/la Sig.. Concordato consegna per il giorno. in data L incaricato della farmacia 12

13 REGIONE PIEMONTE Allegato 5 ASSISTENZA FARMACEUTICA OSPEDALIERA VIA AMEDEO DI CASTELLAMONTE, 22 IVREA TEL. 0125/ FAX 0125/49327 RESO N.../ N CARICO..... CDC.. MODULO RESTITUZIONE DI FARMACI A DUPLICE VIA DI DISTRIBUZIONE NOME E COGNOME DELL ASSISTITO:... TEL.: INDIRIZZO:.. DATA DI RESTITUZIONE:. FARMACO CODICE QUANTITA RESTITUITA LOTTO SCADENZA MOTIVO RESTITUZIONE FIRMA ASSISTITO FIRMA INCARICATO DEL RITIRO RISERVATO ALLA FARMACIA OSPEDALIERA Contattato il/la Sig Concordato restituzione per il giorno.. in data L incaricato della farmacia 13

14 Procedura rev.a in vigore dal 19/02/2004 Procedura ristrutturata in seguito all utilizzo del supporto informatico in concomitanza con quello fino ad ora utilizzato su supporto cartaceo Procedura approvata in data 19/02/2004. Firma Firma Firma Resp.qualità resp.tecnico amministartivo Direttore struttura complessa 14

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