Il Sistema della performance e le direttive CIVIT. Università di Cagliari monfardini@unica.it

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1 Il Sistema della performance e le direttive CIVIT Dott. Patrizio Monfardini Università di Cagliari monfardini@unica.it

2 Art. 4 (ciclo di gestione della performance) 2 comma 1: [.] le amministrazioni pubbliche sviluppano, in maniera coerente con i contenuti e con il ciclo della programmazione finanziaria e del bilancio, il ciclo di gestione della performance. comma 2: Il ciclo di gestione della performance si articola nelle seguenti fasi: a) definizione e assegnazione degli obiettivi che si intendono raggiungere, dei valori attesi di risultato e dei rispettivi indicatori; b) collegamento tra gli obiettivi e l allocazione delle risorse; c) monitoraggio in corso di esercizio e attivazione di eventuali interventi correttivi; d) misurazione e valutazione della performance, organizzativa e individuale; e) utilizzo dei sistemi premianti, secondo criteri di valorizzazione del merito; f) rendicontazione dei risultati agli organi di indirizzo politico-amministrativo, ai vertici delle amministrazioni nonché ai competenti organi esterni, ai cittadini, ai soggetti interessati, agli utenti e ai destinatari dei servizi.

3 Piano della Performance e Relazione sulla performance 3 ARTICOLO Al fine di assicurare la qualità, comprensibilità ed attendibilità dei documenti di rappresentazione della performance, le amministrazioni pubbliche redigono annualmente: entro il 31 gennaio, un documento programmatico triennale, denominato Piano della performance da adottare in coerenza con i contenuti e il ciclo della programmazione finanziaria e di bilancio, che individua gli indirizzi e gli obiettivi strategici ed operativi e definisce, con riferimento agli obiettivi finali ed intermedi ed alle risorse, gli indicatori per la misurazione e la valutazione della performance dell amministrazione nonché gli obiettivi assegnati al personale dirigenziale ed i relativi indicatori; un documento, da adottare entro il 30 giugno, denominato Relazione sulla performance che evidenzia, a consuntivo, con riferimento all anno precedente, i risultati organizzativi e individuali raggiunti rispetto ai singoli obiettivi programmati ed alle risorse, con rilevazione degli eventuali scostamenti, e il bilancio di genere realizzato.

4 Piano della Performance e Relazione sulla performance 4 2. I documenti di cui alle lettere a) e b) sono immediatamente trasmessi alla Commissione di cui all articolo 13 e al Ministero dell economia e delle finanze. 3. Eventuali variazioni durante l esercizio degli obiettivi e degli indicatori della performance organizzativa e individuale sono tempestivamente inserite all interno nel Piano della performance. 4. Per le amministrazioni dello Stato il Piano della performance contiene la direttiva annuale del Ministro di cui all articolo 14 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n In caso di mancata adozione del Piano della performance è fatto divieto di erogazione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili e l amministrazione non può procedere ad assunzioni di personale o al conferimento di incarichi di consulenza o di collaborazione comunque denominati.

5 Le direttive della CIVIT DELIBERA n. 89/ Indirizzi in materia di parametri e modelli di riferimento del Sistema di misurazione e valutazione della performance (articoli 13, comma 6, lett. d) e 30, del decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150); DELIBERA N. 104/2010 Definizione dei sistemi di misurazione e valutazione della performance entro il 30 settembre 2010 DELIBERA N. 114/ Indicazioni applicative ai fini della adozione del Sistema di misurazione e valutazione della performance DELIBERA n. 1/2012 Linee guida relative al miglioramento dei Sistemi di misurazione e valutazione della performance e dei Piani della performance; 5

6 DELIBERA n. 89/2010 La misurazione della performance organizzativa è un presupposto indispensabile per una compiuta valutazione della performance sia organizzativa che individuale. Tali attività si collocano nel più ampio ambito del ciclo di gestione della performance tra la fase della pianificazione degli obiettivi (Piano della perfomance) e quella relativa alla rendicontazione (Relazione sulla performance). La possibilità di implementare efficaci Sistemi di misurazione della performance dipende non solo dai sistemi in quanto tali, ma anche, e soprattutto, da elementi organizzativi, quali la leadership incaricata di promuovere e supportare il cambiamento e la cultura organizzativa dei dipendenti pubblici, orientata al miglioramento continuo dei servizi 6

7 DELIBERA n. 89/2010 Se appropriatamente sviluppato, un Sistema di misurazione può rendere un organizzazione capace di: migliorare, una volta a regime, il sistema di individuazione e comunicazione dei propri obiettivi; verificare che gli obiettivi siano stati conseguiti; informare e guidare i processi decisionali; gestire più efficacemente sia le risorse che i processi organizzativi; influenzare e valutare i comportamenti di gruppi e individui; rafforzare l accountability e le responsabilità a diversi livelli gerarchici; incoraggiare il miglioramento continuo e l apprendimento organizzativo 7

8 DELIBERA n. 89/ Un Sistema di misurazione della performance si compone di tre elementi fondamentali: 1. indicatori; 2. target; 3. infrastruttura di supporto e processi Per rendere i Sistemi di misurazione ancor più efficaci un organizzazione può dotarsi di una mappa strategica, potenzialmente sviluppabile a cascata in diversi livelli organizzativi [13]. Una mappa strategica serve a collegare obiettivi a indicatori, risorse intangibili a risultati tangibili e indicatori di consuntivo a indicatori previsionali. Inoltre, può essere utilizzata come mezzo per comunicare la strategia sia all interno dell organizzazione, sia dall organizzazione ai principali stakeholder esterni

9 DELIBERA n. 89/ I modelli di misurazione delle performance più diffusi sono: 1 Balanced Scorecard (BSC) probabilmente più noto, caratterizzato da un forte legame sia tra risultati, processi e risorse, nonché tra obiettivi, indicatori ed azioni; 2 Performance Prism - meno conosciuto della BSC, ma interessante per la prospettiva incentrata sugli stakeholder ; 3 Common Assessment Framework (CAF) - utilizzato anche in alcune pubbliche amministrazioni italiane (principalmente negli enti locali) e ispirato ai sistemi di qualità (EFQM, European Foundation for Quality Management), si fonda sull autovalutazione e utilizza una larga gamma di indicatori

10 DELIBERA n. 89/2010 Seguendo le descrizioni sviluppate capitolo nella seconda sezione, ogni amministrazione dovrà dotarsi di un Sistema di misurazione della performance che rispetti i seguenti requisiti minimi: 1. chiara definizione degli obiettivi; 2. presenza consistente di indicatori di outcome tra gli indicatori relativi ad obiettivi che hanno un impatto su stakeholder esterni; 3. specificazione dei legami tra obiettivi, indicatori e target; 4. caratterizzazione degli indicatori secondo le schede e i test proposti dalla Commissione (si veda dalla sezione 4.2 in poi); 5. rilevazione effettiva della performance, secondo la frequenza e le modalità definite nello schema di caratterizzazione degli indicatori. 10

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17 Errori da non commettere Genericità nella statuizione obiettivi; Scarso orientamento strategico degli obiettivi; Assenza di indicatori o indicatori poco chiari ed attinenti; Mancata copertura di tutti gli ambiti da parte degli indicatori; Eccessivo utilizzo di indicatori binari o stato di avanzamento; Assenza di target o target poco sfidanti; Scarsa trasparenza dei documenti con obiettivi e indicatori; Scarso utilizzo del capitale informativo presente; Assenza o carenza di monitoraggio Scarsa integrazione dei sistemi di misurazione controllo e valutazione; Scarsa o non coerente esplicitazione delle finalità del sistema di misurazione delle performance; Scarsa considerazione delle risultanze dei sistemi di misurazione ai fini dell attivazione di logiche di gestione del cambiamento; 17

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20 Processo di determinazione dell outcome Definire gli outcome attraverso: Identificazione stakeholder destinatari Identificazione stakeholder contributor Identificazione degli indicatori di outcome Identificare il contributo degli obiettivi strategici all outcome; Identificare le macroazioni che permettono il raggiungimento degli obiettivi strategici; 20

21 Fasi di maturità Fase 1: possesso di tutti i requisiti previsti da CIVIT; Fase 2: sistema strutturato attorno a tutti gli obiettici strategici e percorso di miglioramento; Fase 3: utilizzo della mappa strategica; Fase 4: mappe strategiche a cascata e condivisione; Fase 5: fattori di successo collegati agli indicatori, revisione costante del sistema; 21

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23 DELIBERA n. 104/ La delibera ha ad oggetto: 1. modalità e tempi di definizione ed adozione del Sistema di misurazione e valutazione della performance di cui all'articolo 7 del decreto (di seguito Sistema), affinché lo stesso possa essere effettivamente operativo a decorrere dallo gennaio 2011 (articolo 30, comma 3, del decreto); 2. principi del Sistema e relativi,contenuti necessari che gli OIV devono definire entro il 30 settembre 2010 (articolo 30, comma 3, del decreto); 3. processo di perfezionamento nell'adozione del Sistema. La stessa costituisce linea guida per regioni, enti locali ed amministrazioni del Servizio sanitario nazionale, nelle more dell' adeguamento degli ordinamenti degli enti territoriali ai principi contenuti 1 negli articoli del decreto

24 DELIBERA n. 104/ In sede di prima attuazione del decreto, il Sistema è definito e adottato in via formale in modo tale da assicurarne l'operatività a decorrere dal 1 gennaio 2011; La definizione del Sistema rientra nella competenza degli OIV; L' adozione del Sistema spetta, invece, all'organo di indirizzo politicoamministrativodell'amministrazione;

25 DELIBERA n. 104/ Il Sistema deve essere strutturato in modo tale da: consentire la misurazione, la valutazione e, quindi, la rappresentazione in modo integrato ed esaustivo, con riferimento a tutti gli ambiti indicati dagli articoli 8 e 9 del decreto, del livello di performance atteso (che l'amministrazione si impegna a conseguire) e realizzato (effettivamente conseguito), con evidenziazione degli eventuali scostamenti; consentire un'analisi approfondita delle cause legate a tali scostamenti, prevedendo successivi livelli di dettaglio; consentire di individuare elementi sintetici di valutazione d'insieme riguardo all'andamento dell' amministrazione; consentire un monitoraggio continuo della performance dell'amministrazione anche ai fini deil'individuazione di interventi correttivi in corso d'esercizio (articolo 6 del decreto); garantire i requisiti tecnici della validità, affidabilità e funzionalità; assicurare un'immediata e facile comprensione dello stato della performance, sia agli attori interni all'amministrazione che agli interlocutori esterni della stessa;

26 DELIBERA n. 104/2010 Ai sensi dell'articolo 7, comma 3, del decreto, il documento relativo al Sistema deve essere articolato secondo i seguenti punti: 1. descrizione del Sistema; 2. processo: 2.1. fasi; 2.2. tempi; 2.3. modalità; 3. soggetti e responsabilità; 4. procedure di conciliazione; 5. modalità di raccordo e integrazione con i sistemi di controllo esistenti; 6. modalità di raccordo e integrazione con i documenti di programmazione finanziaria e di bilancio. 26

27 DELIBERA n. 104/ La descrizione del sistema deve contenere: a) una sintetica descrizione delle caratteristiche distintive dell ente; b) la metodologia di misurazione; c) la metodologia di valutazione: Il Sistema deve includere tutti gli ambiti di misurazione della performance previsti dall'articolo 8 del decreto, coerentemente al sistema di obiettivi che saranno definiti nel Piano della perfomance e rendi contati nella Relazione sulla performance: 1) Grado di attuazione della strategia; 2) Portafoglio attività e servizi dell ente; 3) Stato di salute dell amministrazione; 4) Outcome; 5) Benchmarking con altre amministrazioni; Articolazione temporale infrannuale; rappresentazione logica delle informazioni a cannocchiale cioè piramidale. d) la metodologia di misurazione e valutazione della performance individuale

28 DELIBERA n. 104/ Il documento relativo al Sistema deve tradurre i principi contenuti nel decreto e nelle delibere della Commissione in azioni coerenti e funzionali con la struttura organizzativa dell'amministrazione. In particolare, deve descrivere il processo di misurazione e valutazione della performance, articolato. In fasi e, quindi, attività da svolgere secondo una cadenza temporale determinata, con strumenti e modalità adeguate, da parte dei soggetti coinvolti ai diversi livelli di responsabilità. Il processo segue una logica aziendale di programmazione, azione misurazione rendicontazione; La tempistica è particolarmente rilevante perché entro il 30 giugno occorre predisporre il piano della performance; Occorre determinare chi è impegnato nell attività di valutazione nel primo anno e poi col sistema a regime e le relative procedure di conciliazione

29 DELIBERA N. 114/2010 Analisi dei documenti trasmessi dalle amministrazioni (51 amministrazioni di cui 13 ministeri e 38 enti pubblici nazionali) Vedi documento per dettagli criticità e commenti 29

30 DELIBERA n.1/2012 La delibera fornisce tali ulteriori indicazioni, anche sulla base dell attività svolta in ordine all analisi dei Sistemi di misurazione e valutazione della performance e dei Piani della performance concretamente adottati dalle amministrazioni Fornisce indicazioni per il miglioramento sia del contenuto che del processo di redazione del sistema di misurazione delle performance; 30

31 DELIBERA n.1/2012 Aree con maggiori margini di miglioramento 31

32 DELIBERA n.1/2012 Percezione di eccessiva attenzione all adempimento piuttosto che al contenuto; L amministrazione ha la responsabilità della gestione, della modifica, e del funzionamento del sistema, e dovrà spingere verso adeguati livelli di partecipazione; OIV deve fare la verifica: Ruoli separati; 32

33 DELIBERA n.1/2012 Uno degli elementi caratterizzanti del ciclo della performance è costituito dalla previsione di un sempre più ampio coinvolgimento degli stakeholder, interni ed esterni, nelle varie fasi del ciclo stesso. Le amministrazioni, pertanto, devono individuare le modalità per coinvolgere almeno gli stakeholder significativi nel processo di definizione dei Piani e dei Sistemi, in maniera trasversale alle diverse fasi; 33

34 DELIBERA n.1/2012 Al fine di assicurare la massima trasparenza del ciclo di gestione della performance, vi sono due condizioni necessarie che le amministrazioni sono chiamate a garantire. In primo luogo, ciascun documento (Sistema e Piano) deve essere accessibile a tutti gli stakeholder interni ed esterni di riferimento; Il secondo aspetto qualificante sotto il profilo della leggibilità è costituito dalle caratteristiche di linguaggio e formattazione del documento 34

35 DELIBERA n.1/2012 Il collegamento fra il Piano e il Sistema dovrebbe essere il più immediato fra quelli previsti fra i vari elementi del ciclo di gestione della performance del documento: Obiettivi strategici e operativi e relativi indicatori e target devono essere definiti all interno del Piano coerentemente a quanto descritto nel Sistema; assicurare che siano presenti obiettivi e indicatori per tutti gli ambiti di misurazione descritti nel Sistema (outcome output, customer satisfaction, efficacia, efficienza, ecc.) coerentemente con le indicazioni di sviluppo previste; utilizzare per la definizione di indicatori e target le schede e le tabelle di test predisposte a livello di Sistema 35

36 DELIBERA n.1/2012 Coerenza dei contenuti delle parti di carattere generale: il Piano deve contenere le evidenze (e i relativi esiti) dell implementazione delle metodologie descritte nel Sistema relativamente a: definizione missione, strategie, mappe strategiche; coinvolgimento degli stakeholder nelle varie fasi del processo di pianificazione e definizione degli obiettivi; All interno del Piano deve essere evidente la corretta ed efficace implementazione all interno dell amministrazione del modello di misurazione della performance descritto nel Sistema (Balanced Scorecard -BSC, Common Assessment Framework -CAF, ispirato ai sistemi di qualità European Foundation for Quality Management EFQM, macroambiti, 36

37 DELIBERA n.1/ Il Piano deve essere coerente con quanto previsto nel Sistema a livello di misurazione e valutazione della performance individuale, con particolare riferimento: al rispetto delle indicazioni relative all individuazione dei soggetti valutati e valutatori a tutti i livelli dell organizzazione (inclusa la dirigenza di vertice e gli eventuali casi particolari); all utilizzo delle schede di valutazione individuale descritte nel Sistema (ricordando che al Piano devono essere allegate solo le schede relative al personale di livello dirigenziale); al corretto utilizzo del sistema di pesi per obiettivi e indicatori previsti nel Sistema. Nel Piano devono essere riscontrabili evidenze della coerenza con quanto previsto nel Sistema a livello di fasi, tempi, ruoli e responsabilità del processo di redazione del Piano stesso.

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39 DELIBERA n.1/2012 Per ulteriori dettagli si veda la delibera Sistema in costante aggiornamento; enorme sforzo di recepimento delle problematiche e di predisposizione di possibili soluzioni: Problematiche abbastanza costanti nel tempo (si vedano le delibere 2010); Il sistema sembra quasi privilegiare il Piano rispetto alla Relazione 39