COMUNE DI BASTIA UMBRA PROVINCIA DI PERUGIA

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1 COMUNE DI BASTIA UMBRA PROVINCIA DI PERUGIA DELIBERA DELLA GIUNTA COMUNALE N. 249 DEL OGGETTO: REVISIONE ED APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELL'ARCHIVIO COMUNALE. PARERE TECNICO Ai sensi dell Art. 49, comma 1 del D.lgs. n. 267 / 2000 T.U.E.L., si esprime il seguente parere tecnico: Favorevole Firma L'anno duemilaquindici il giorno otto del mese di ottobre, previa regolare convocazione, presso la Residenza Municipale, si è riunita la Giunta Comunale nelle persone dei signori: Ansideri Stefano Sindaco P Fratellini Francesco Assessore A Franchi Filiberto Assessore P Degli Esposti Catia Assessore P Roscini Roberto Assessore P Lucia Claudia Assessore P Con la partecipazione del SEGRETARIO GENERALE Signora Brunacci Clara. Essendo legale il numero degli intervenuti, il Presidente Signor Ansideri Stefano dichiara aperta la seduta e pone in discussione l ordine del giorno. IL PRESIDENTE Stefano Ansideri IL SEGRETARIO GENERALE Clara Brunacci

2 OGGETTO: REVISIONE E APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELL'ARCHIVIO COMUNALE. LA GIUNTA COMUNALE VISTO il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" che al capo IV pone l'obiettivo della razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare i supporti conoscitivi delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell'azione amministrativa; RICHIAMATE ALTRESI : - la Direttiva del 9/12/2002 del Ministro per l innovazione e le tecnologie recante Direttiva sulla trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali ; - il DPCM 14/10/2003 pubblicato sulla G.U. del 25/10/2003, concernente l Approvazione delle Linee guida per l adozione del Protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi ; - il Codice dell'amministrazione Digitale CAD approvato con D. Lgs. n. 82/2005 nel testo coordinato e aggiornato con le modifiche ed integrazioni introdotte dal D.Lgs. 30/12/2010, n. 235; - il DPCM 03/12/2013 ad oggetto Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005 ; - il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71 del Codice dell'amministrazione digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005 ; RILEVATO CHE, ai sensi delle norme sopracitate, le Pubbliche Amministrazioni devono: - predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013; - proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all art. 3, comma 1, lettera e) del DPCM 3 dicembre 2013; - stabilire i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e delle procedure per garantire la registrazione permanente della gestione dei flussi documentali in collaborazione con la struttura competente in materia informatica; PREMESSO: - che il Comune di Bastia Umbra con Delibera di Giunta Comunale n. 290 del e successiva delibera di Giunta Comunale n. 336 del ad oggetto MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELL'ARCHIVIO COMUNALE - ADOZIONE. ha adottato il vigente manuale di gestione ed archiviazione dei documenti ai sensi del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico; - che successivamente all approvazione del vigente Manuale di Gestione approvato ai sensi del DPCM 31 ottobre 2000 è intervenuta la modifica normativa di cui al DPCM 3 dicembre 2013, che incide direttamente sulle argomentazioni contenute nel vigente Manuale di Gestione; - che, stante l'evoluzione tecnologica in corso, il Manuale in oggetto dove essere periodicamente aggiornato e rivisto, in particolare in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie; RITENUTO pertanto opportuno procedere all adeguamento e conseguente approvazione del Manuale di gestione del protocollo informatico e dell archivio comunale;

3 VISTO l allegato Manuale di Gestione del protocollo informatico e dell archivio comunale predisposto dal Settore Affari Generali composto da n 63 articoli e dai seguenti allegati: Piano di classificazione (Allegato 1 ) Piano di conservazione (Allegato 2) Piano di sicurezza (Allegato 3) redatto a cura e responsabilità del Funzionario Responsabile del Settore Informatico; TENUTO CONTO che i testi allegati alla presente deliberazione fanno riferimento alla situazione attuale, in forte fase evolutiva, in cui sono in corso notevoli cambiamenti, e che è caratterizzata dalla sperimentazione di nuove tecnologie e nuove soluzioni organizzative e che pertanto i documenti dovranno e potranno essere periodicamente aggiornati e rivisti in occasione di modifiche normative, o di acquisizione di nuove tecnologie, o in base ai risultati conseguiti durante il loro utilizzo effettivo; DATO ATTO che tale regolamento attiene alla materia d'ordine degli uffici e dei servizi, restando, pertanto, di competenza della Giunta in riferimento all'art. 48 comma 3 del D.Lgs n. 267/00 e successive modifiche ed integrazioni; VISTO il parere espresso ai sensi dell art. 49 del D.Lgs. n. 267/2000 in merito alla regolarità tecnica del presente provvedimento e dato atto che non è richiesto il parere di regolarità contabile, non avendo la presente deliberazione riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico finanziaria, né sul patrimonio dell ente; VISTO l art. 48 del D.Lgs. n. 267/2000; Con votazione unanime e palese DELIBERA 1. DI ADOTTARE, approvandolo il Manuale di gestione del protocollo informatico dei documenti denominato MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DELL ARCHIVIO COMUNALE secondo il testo che viene approvato con la presente deliberazione a formarne parte integrante e sostanziale (Allegato A), composto da n. 63 articoli e dai seguenti allegati: Piano di classificazione (Allegato 1 ) Piano di conservazione (Allegato 2) Piano di sicurezza (Allegato 3) redatto a cura e responsabilità del Funzionario Responsabile del Settore Informatico; 2. DI PRENDERE ATTO che il Manuale di Gestione è strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla corretta gestione del flusso documentale e dell archivio e pertanto dovrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiedano o comunque, quando si renda necessario, a cura sia del Responsabile del Settore Affari Generali che del Responsabile del Settore Informatico; 3. DI CONFERMARE che il servizio per la tenuta del protocollo informatico e degli archivi viene effettuato nell ambito del Settore Affari Generali, servizio Segreteria Generale, fino a successivo atto di riorganizzazione dell Ente quando sarà individuato un Servizio protocollo, gestione documentale ed archivi, dotandolo di personale in numero adeguato e con le indispensabili competenze tecnico archivistiche in materia; 4. DI EFFETTUARE la pubblicazione del Manuale, ai sensi art. 5 c. 3 del D.P.C.M. 31 dicembre 2013, così come per ogni altro Regolamento, sul sito Internet del Comune, per il tramite della competente struttura;

4 5. DI DARE ATTO che con l entrata in vigore del presente Manuale sono annullati tutti i regolamenti interni all amministrazione/aoo nelle parti contrastanti con lo stesso; 6. DI DICHIARARE, con separata ed unanime votazione, resa come sopra, il presente atto immediatamente eseguibile, ex art 134, 4 comma, del Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267 al fine di dare attuazione alle novelle normative. Con successiva separata votazione unanime e palese: LA GIUNTA COMUNALE delibera di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell art. 134, comma 4, del D. Lgs. 267/2000

5 DELIBERA DELLA GIUNTA COMUNALE N. 249 DEL ATTESTATO DI PUBBLICAZIONE Si attesta che la presente deliberazione viene pubblicata all'albo Pretorio per 15 giorni consecutivi ai sensi dell art.124, comma 1 della Legge n.267/00 e contemporaneamente comunicata ai capigruppo consiliari ai sensi dell art.125, comma 1 della Legge n.267/00. CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Si certifica che copia della presente deliberazione è stata pubblicata all albo pretorio per 15 giorni consecutivi dal al, ai sensi dell art.124, comma 1 della Legge n.267/00 senza reclami. ESECUTIVITÀ La presente deliberazione è divenuta esecutiva in data per il decorso termine di 10 giorni dalla pubblicazione ai sensi dell art.134, della Legge n.267/00.

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