Manuale utente. Firma digitale e conservazione sostitutiva. Firma Digitale e Conservazione Sostitutiva Manuale Utente

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1 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente Firma digitale e cnservazine sstitutiva Manuale utente Paragraf-Pagina di Pagine 1-1 di 23

2 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente SOMMARIO firma digitale e cnservazine sstitutiva Manuale utente A Chi è destinat Pre requisiti Obiettivi Durata della frmazine Intrduzine cncettuale Cntenuti... Errre. Il segnalibr nn è definit. intrduzine... Errre. Il segnalibr nn è definit. 7 Frma dei dcumenti in dblinks Frma dei dcumenti Dcumenti da sttprre a cicl di firma Dcument cn cicl di firma per apprvazine/visine Dcumenti da cnservare in riginale Dcument ricevut cartace in frma elettrnica nn firmat e archiviat elettrnicamente Dcument ricevut firmat in riginale Dcument emess in frmat elettrnic Dcumenti da cnservare in riginale cn cicl di firma Cnsiderazini finali Regle generali Cicli di apprvazine Creazine di vlumi di archiviazine Cnfigurazine delle classi di dcument Us della RLKR Cnfigurazine delle classi dcument Percrsi di Archiviazine P7M Pst Prcessing Esempi di cnfigurazine Scenari di firma in dblinks Firma puntuale di dcumenti Acquisizine/redazine di un nuv dcument Firma cn tast destr del muse Firma per cicl di apprvazine Firma per Archiviazine/Cnservazine Sstitutiva Registr di firma (Elabrat ES) realizzazine vlumi di archiviazine: fasi pratiche Creazine nuv vlume Generazine vlume Determinazine dell stat di un file Determinazine dei percrsi di lavr Firma dcumenti Verifica Dcumenti Validità della firma Cntrlli frmali sui dcumenti Creazine fisica del vlume (cpia) Archivi di chiusura Reset Chiusura del vlume (chiudi) Paragraf-Pagina di Pagine 1-2 di 23

3 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente Prduzine evidenza infrmatica Navigazine del vlume Opzini Parzializzazine lista TRACCIATI Implementazini anagrafic ALLEGATI (LINKS) Stat firma Cdice Errre Imprnta del dcument (lung 40 Psizini) Implementazini anagrafic CLASSI nuv anagrafic passi standard Cmpnenti da sviluppare Prcedura di firma di massa Prcedura di verifica di massa Prcedura di cancellazine del vlume (Reset) Prcedura di creazine vlume Prcedura di chiusura vlume Aggirnament database nelle fasi di firma e verifica Nte sulla firma per mansine REGOLE DI SELEZIONE DEI DOCUMENTI Visualizzazine di tip Gestinale (Elabrat 3x (archiviazine dcumentale semplice)) Elabrazini relative alla Archiviazine Integrazine firma tast destr cn dblinks (RLKM01FM) Paragraf-Pagina di Pagine 1-3 di 23

4 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 1 A CHI È DESTINATO Agli peratri di applicativi gestinali che per la mansine assegnata utilizzan le prcedure di firma e cnservazine sstitutiva, respnsabili di funzine. 2 PRE REQUISITI 3 OBIETTIVI Quest manuale ti cnsentirà di: Argment Livell Durata 1. Attivare le funzini di firma digitale Base 2. Attivare cicli di firma Base 3. Attivare le funzini di cnservazine sstitutiva DURATA DELLA FORMAZIONE 5 INTRODUZIONE CONCETTUALE Base Il presente dcument ha la funzine di riferiment per l svilupp delle funzinalità di Firma puntuale di dcumenti (funzinalità interfaccia tast destr) Cicli di firma ( apprvazine) dcumenti Archiviazine Sstitutiva (il termine Cnservazine Sstitutiva altrve riprtat è da intendersi equivalente) da implementare a cmplement delle funzinalità fferte dal prdtt DBLINKS. Le implementazini prevedn l us di tecnlgie per la firma digitale nei casi dve queste si rendan necessarie. Nel prim capitl si darà seguit alla presentazine degli adattamenti previsti per il pacchett DBLINKS e del lr backgrund cncettuale, per supprtare le prblematiche legate alla gestine dei dcumenti recanti firma digitale. Nei capitli a seguire si prdurrann le specifiche per i nuvi mduli di Firma Digitale, Archiviazine e di gestine dei Cicli di apprvazine. 6 FORMA DEI DOCUMENTI IN DBLINKS 6.1 Frma dei dcumenti Un dcument in DBLINKS può esistere in diverse frme nel sens che dell stess dcument pssn esistere diverse cpie di divers frmat us. Frma Originale/Editabile La frma riginale è quella in cui un dcument nasce. Tipicamente cn un editr di test tip Wrd, ma anche un fgli di Excel, piuttst che un disegn CAD. Frma Pubblica/Sla lettura E la frma in cui il dcument viene pubblicat e res dispnibile, nrmalmente attravers un prcess di cnversine che fissa la frma riginale/editabile nel frmat PDF. Spess la frma pubblica cincide cn frma editabile per esempi immettend nel sistema dcumenti già in frmat PDF: in quest cas la versine in sla lettura nn viene neppure generata. Nn viene generata anche quand il dcument abbia una frma che l rende nn stampabile (un file MP3 AVI per esempi) e quindi il prcess di cnversine nn può avere lug. Paragraf-Pagina di Pagine 6-4 di 23

5 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente Frma Originale Firmat La frma in riginale firmat è una cpia della frma riginale/editabile che si vule cnservare intatta al ripar da successive mdifiche anche di rigine accidentale. Per garantire l integrità del dcument riginale l si sttpne ad un prcess firma digitale che ne cristallizza il cntenut. Nta A seguit del prcess di firma digitale il file viene incapsulat in una busta crittgrafica e salvat cn un nuv nme file avente cme estensine P7M. Quindi un file denminat dcument.dc diventa dcument.dc.p7m. I files di tip PDF hann la pssibilità di inglbare la prpria firma e quindi pssn essere firmati senza subire un cambi di estensine. La presenza del file firmat quindi nn esclude mai la presenza del file riginale/editabile. L strument nel quale vengn dettate le regle per la gestine delle frme sn le classi dcument (elabrat 3M). 6.2 Dcumenti da sttprre a cicl di firma Dcument cn cicl di firma per apprvazine/visine Il dcument riginale viene immess nel sistema e subisce una redazine. Successivamente viene sttpst ad un cicl di apprvazine. L apprvazine cnsiste nella visine del dcument e l appsizine della prpria firma digitale. La firma degli apprvatri viene appsta sulla versine in sla lettura vver si svrascrive sempre la versine pubblica. Dcument cn versine PDF Il dcument viene pubblicat nella versine PDF e questa viene fatta visinare ad una serie di sggetti che appngn la prpria firma. La firma è autcntenuta nel dcument PDF. Dcument senza versine PDF Se nn è pssibile avere la versine PDF del file, ppure nn è prevista dalla cnfigurazine di classe, si deve cmunque prevedere l esistenza della versine in sla lettura (quindi va cmpilat il camp Pubblici nei percrsi di archiviazine), in quant il dcument cambia frma assumend l estensine P7M. La prima firma trasfrma il dcument dal frmat nativ al frmat P7M e l psizina nella directry pubblica. La prima firma ptrebbe essere quella dell autre stess che fissa i cntenuti del dcument ed attiva il cicl di apprvazine. Appsizine della prima firma ( ). Dp l appsizine della prima firma nn è più pssibile la mdifica del dcument a men di: riaprire il cicl di apprvazine cancelland la versine in sla lettura. fare una nuva revisine Nn è necessari per questi dcumenti gestire la frma in riginale. Paragraf-Pagina di Pagine 6-5 di 23

6 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 6.3 Dcumenti da cnservare in riginale Dcument ricevut cartace in frma elettrnica nn firmat e archiviat elettrnicamente Un cas tipic di questa tiplgia di dcumenti sn le fatture cartacee nel cicl passiv. Ricev il dcument l scannerizz e tteng un dcument tip TIF JPG memrizzat negli riginali/editabili. La firma può essere: Immediata Se pss firmarl perché respnsabile della cnservazine sstitutiva delegat l firm istantaneamente. La prcedura di firma psizina il dcument firmat nei dcumenti riginali firmati (in frmat P7M). Differita In fase di creazine di un vlume di archiviazine si preleva la versine editabile e la sttpne a firma digitale. La prcedura di firma psizina il dcument firmat nei dcumenti riginali/firmati (in frmat P7M). L stess discrs vale per dcumenti elettrnici di qualsiasi natura che ricevuti generati nn firmati debban pi essere sttpsti a cicl di archiviazine. Questa prcedura è valida anche nel cas di ricnversine di esercizi di anni precedenti cnservati in frma cartacea e cnvertiti alla frma elettrnica. Sulla classe dcument specificare la directry riginali Dcument ricevut firmat in riginale Un cas tipic di questa tiplgia di dcumenti sn le fatture elettrniche nel cicl passiv. Ricev il dcument già firmat (quindi è un PDF un P7M), l cpi direttamente, in fase di archiviazine, nei dcumenti in riginale firmat. Sulla classe dcument specificare la directry riginali Dcument emess in frmat elettrnic Un cas tipic di questa tiplgia di dcumenti sn le fatture elettrniche nel cicl attiv Fattura in frmat PDF Il dcument viene generat in frmat PDF e psizinat tra gli riginali/editabili. Il dcument deve essere firmat prima di essere trasmess (spedit) al sggett passiv. Durante la prcedura di firma viene pres dagli riginali/editabili, firmat e psizinat tra gli riginali firmati. Si ricrda che la firma appsta in questa fase ha la funzine di garantire l integrità del dcument emess e nn ha valre attestatri Fattura in frmat nn PDF Il dcument viene generat in frmat nn PDF e psizinat tra gli riginali/editabili. Il dcument deve essere firmat prima di essere trasmess (spedit) al sggett passiv. Durante la prcedura di firma viene pres dagli editabili, firmat e psizinat tra gli riginali firmati in frmat P7M. Sulla classe dcument specificare la directry riginali. Paragraf-Pagina di Pagine 6-6 di 23

7 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 6.4 Dcumenti da cnservare in riginale cn cicl di firma Se sttpng un dcument da cnservare a cicl di apprvazine/visine dev prevedere una versine in sla lettura che viene sprascritta man a man che vengn appste le diverse firme. La versine da sttprre a cicl è quella in che risiede nella directry Pubblici della classe e sprascritta durante le fasi di firma. All apertura del cicl di apprvazine alla prima firma del cicl: si verifica la presenza della versine pubblica del dcument se la versine pubblica del dcument nn esiste si verifica l esistenza della versine in riginale se la versine in riginale firmat nn fsse dispnibile si duplica la versine riginale/editabile Il dcument csì individuat si sttpne a firma e si psizina nella directry pubblici. 6.5 Cnsiderazini finali Durante la stesura della sezine sn state fatte alcune cnsiderazini che hann prtat alla frmulazine di alcuni assunti: si sttpngn a cicl di firma sl le versini pubbliche dei dcumenti la versine pubblica di un dcument esiste se prevista la cnversine in PDF un cicl di firma assciat (per cui si deve creare il P7M) se di un dcument esiste una versine riginale è sicuramente firmat 6.6 Regle generali Cicli di apprvazine Nei cicli di apprvazine si firma sempre la versine pubblica che, a secnda della cnfigurazine di classe della dispnibilità, si ttiene per cpia della versine riginale per trasfrmazine della versine riginale in un frmat di sla lettura (PDF) Creazine di vlumi di archiviazine Nella creazine dei vlumi di archiviazine si prelevan in sens gerarchic: l riginale firmat ppure la pubblica firmata ppure la editabile Nella creazine dei vlumi di archiviazine si sttpngn a firma: Se previst previst, ma nn esistente l riginale firmat: la editabile (che nn ha mai la firma appsta) e che durante questa fase diventa: riginale firmat ppure pubblic firmat la versine pubblica (ve prevista) nn firmata Cme si valuta la presenza della firma sui dcumenti l riginale firmat esiste sl in quant tale la versine pubblica del dcument, se sttpsta a cicl di apprvazine, si può cnsiderare firmata se il cicl è cnclus ppure: la versine pubblica del dcument, se inclusa in un vlume di archiviazine viene in gni cas sttpsta a firma per cnservazine, la cpia cn la firma per cnservazine viene psta direttamente nella directry di vlume (da gestire). In gni cas se il file pubblic è un p7m è firmat, se il file è pdf si può sapere se è firmat utilizzand la prcedura di verifica (RSGN01) Cnfigurazine delle classi di dcument Sulla classe dcument ccrre precisare: La directry pubblica per tutti i dcumenti sttpsti a cicl di firma La directry riginali firmati per quei dcumenti che devn essere cnservati in tale md Paragraf-Pagina di Pagine 6-7 di 23

8 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente L indicazine di cpia negli riginali al mment della creazine del dcument per i dcumenti ricevuti firmati si ttiene valutand il file: se P7M PDF firmat viene cpiat direttamente. L indicazine per la creazine frzata del frmat P7M per tutti i tipi di dcument In realtà si ptrebbe semplificare ancra mettend la directry riginali tra i parametri della classe e creandne una d uffici cn il nme Signed csì cme si fa per la directry Rev (per la gestine delle revisini), stt la directry editabili e prevedere sempre di mandare in archiviazine l riginale firmat, che può essere generat al mment della creazine del vlume del dcument stess cme nel cas Us della RLKR97 La rutine RLKR97 restituisce la psizine delle varie frme di dcument. E chiar che i dati restituiti vann usati in md differente a secnda delle situazini (interrgazine in un cicl di firma per cnservazine). 6.7 Cnfigurazine delle classi dcument Percrsi di Archiviazine Gli elementi base di una cnfigurazine di classe sn i Percrsi di Archiviazine. Cme si vede da figura abbiam a dispsizine 3 percrsi di archiviazine distinti: Editabili: è la psizine in cui verrann cllcati i files riginali Pubblici: è la psizine in cui verrann cllcati i files cnsultabili da terzi diversi dall autre e senza diritt di redazine del cntenut. Le funzini cnversine dei files in PDF e di firma per apprvazine utilizzan quest percrs Originali: è la psizine in cui verrann cllcati i files riginali firmati. La funzine di memrizzazine dei files cllca direttamente in questa psizine i files ricevuti in riginale firmat csì cme la funzine di firma in massa in fase di creazine di un ltt di archiviazine P7M Abbiam vist che sn dispnibili 2 frme per i files firmati: P7M e PDF. Quand un file PDF viene firmat mantiene l estensine PDF. Quand un file nn PDF viene firmat assume l estensine P7M in aggiunta all estensine riginale del file (Es. readme.dc firmat diventa readme.dc.p7m). Il flag denminat Frza Creazine impne l estensine P7M per tutti i tipi di file sttpsti a firma digitale. Quindi anche i files PDF firmati si ritrverann il nme del file cambiat in P7M (es. readme.pdf diventa readme.pdf.p7m Pst Prcessing I flags nella sezine Pst Prcessing reglan la pubblicazine in autmatic di un file dalla versine riginale alla versine PDF. Ovver del file riginale ne viene prdtta una cpia in frmat PDF e iene psizinata della directry pubblici. Paragraf-Pagina di Pagine 6-8 di 23

9 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente Il flag Versine PDF abilita questa funzine. Il flag PDF Revisini indica al sistema di prdurre la versine PDF per tutte le revisini del dcument, in mancanza di questa indicazine il sistema genera il PDF sl per l ultima revisine in linea Esempi di cnfigurazine Classe cn Versine PDF + PDF Revisini + Originali Firmati Frme pssibili di esistenza del dcument: Originale (.dc) Originale ultima revisine Pubblic Pubblic ultima revisine Pubblic firmat Pubblic firmat ultima revisine Originale firmat /wgpublic/g3/rev/file1-id( )-rev(1.00).dc /wgpublic/g3/file1-id( ).dc /wgpublic/g3/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00).pdf /wgpublic/g3/pdf/file1-id( ).pdf /wgpublic/g3/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00).pdf /wgpublic/g3/pdf/file1-id( ).pdf /wgpublic/g3/signed/file1-id( )-rev(1.00).dc.p7m Originale (.avi) Originale ultima revisine Pubblic Pubblic ultima revisine Pubblic firmat Pubblic firmat ultima revisine Originale firmat /wgpublic/g3/rev/file1-id( )-rev(1.00).avi /wgpublic/g3/file1-id( ).avi Nn presente Nn presente /wgpublic/g3/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00).avi.p7m /wgpublic/g3/pdf/file1-id( ).avi.p7m /wgpublic/g3/signed/file1-id( )-rev(1.00).avi.p7m Originale (.pdf) Originale ultima revisine Pubblic Pubblic ultima revisine Pubblic firmat Pubblic firmat ultima revisine Originale firmat /wgpublic/g3/rev/file1-id( )-rev(1.00).pdf /wgpublic/g3/file1-id( ).pdf Nn presente Nn presente /wgpublic/g3/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00).pdf /wgpublic/g3/pdf/file1-id( ).pdf /wgpublic/g3/signed/file1-id( )-rev(1.00).pdf Originale (.p7m) Originale ultima revisine Pubblic Pubblic ultima revisine /wgpublic/g3/rev/file1-id( )-rev(1.00).tif.p7m /wgpublic/g3/file1-id( ).tif.p7m Nn presente Nn presente Paragraf-Pagina di Pagine 6-9 di 23

10 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente Pubblic firmat Pubblic firmat ultima revisine Originale firmat /wgpublic/g3/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00). tif.p7m /wgpublic/g3/pdf/file1-id( ). tif.p7m /wgpublic/g3/signed/file1-id( )-rev(1.00).tif.p7m Nta: le versini Pubblic e Pubblic Firmat sn alternative nn pssn cesistere al medesim temp. Paragraf-Pagina di Pagine 6-10 di 23

11 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente Classe cn Versine PDF + PDF Revisini + Frza Creazine P7M + Originali Firmati Frme pssibili di esistenza del dcument: Originale (.dc) Originale ultima revisine Pubblic Pubblic ultima revisine Pubblic firmat Pubblic firmat ultima revisine Originale firmat /wgpublic/gf/rev/file1-id( )-rev(1.00).dc /wgpublic/gf/file1-id( ).dc /wgpublic/gf/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00).pdf /wgpublic/gf/pdf/file1-id( ).pdf /wgpublic/gf/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00).pdf.p7m /wgpublic/gf/pdf/file1-id( ).pdf.p7m /wgpublic/gf/signed/file1-id( )-rev(1.00).dc.p7m Originale (.avi) Originale ultima revisine Pubblic Pubblic ultima revisine Pubblic firmat Pubblic firmat ultima revisine Originale firmat /wgpublic/gf/rev/file1-id( )-rev(1.00).avi /wgpublic/gf/file1-id( ).avi Nn presente Nn presente /wgpublic/gf/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00).avi.p7m /wgpublic/gf/pdf/file1-id( ).avi.p7m /wgpublic/gf/signed/file1-id( )-rev(1.00).avi.p7m Originale (.pdf) Originale ultima revisine Pubblic Pubblic ultima revisine Pubblic firmat Pubblic firmat ultima revisine Originale firmat /wgpublic/gf/rev/file1-id( )-rev(1.00).pdf /wgpublic/gf/file1-id( ).pdf Nn presente Nn presente /wgpublic/gf/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00).pdf.p7m /wgpublic/gf/pdf/file1-id( ).pdf.p7m /wgpublic/gf/signed/file1-id( )-rev(1.00).pdf.p7m Originale (.p7m) Originale ultima revisine Pubblic Pubblic ultima revisine Pubblic firmat Pubblic firmat ultima revisine Originale firmat /wgpublic/gf/rev/file1-id( )-rev(1.00).tif.p7m /wgpublic/gf/file1-id( ).tif.p7m Nn presente Nn presente /wgpublic/gf/pdf/rev/file1-id( )-rev(1.00). tif.p7m /wgpublic/gf/pdf/file1-id( ). tif.p7m /wgpublic/gf/signed/file1-id( )-rev(1.00).tif.p7m Paragraf-Pagina di Pagine 6-11 di 23

12 Paragraf-Pagina di Pagine 6-12 di 23 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente

13 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 7 SCENARI DI FIRMA IN DBLINKS Si presentan 3 scenari in cui si utilizza la firma: Firma puntuale di dcumenti Firma per avanzament in cicli di apprvazine Firma per archiviazine/cnservazine sstitutiva 7.1 Firma puntuale di dcumenti Elabrat 3X Acquisizine/redazine di un nuv dcument Funzine Nuv. Cnsente la firma del dcument in fase di acquisizine/redazine del nuv dcument se il dcument prevede la versine rginale firmat. Il dcument firmat viene salvat nel percrs riginali/firmati: Acquisizine di dcumenti già firmati Nel cas di acquisizine di dcumenti già firmati si valuta la cmpilazine del percrs riginali/firmati e nel cas si salva direttamente il file nel percrs indicat. Nel cas di firma appsta a dcumenti già firmati si salva la cpia firmata nei pubblici Firma cn tast destr del muse La firma cn tast destr del muse avviene individuand l icna del dcument resa dispnibile attravers l interfaccia utente. In base al tip di file che si sta firmand e ai permessi dell utente sn necessari alcuni cntrlli per l individuazine di quali pzini di salvataggi sn ammesse e quali n. Un prim cntrll preliminare permette di stabilire quali sn i permessi di firma relativi al file. Individuata la classe dcument si cncede l autrizzazine alla firma. Nel cas in cui l icna faccia riferiment: alla versine riginale/firmata del file il file firmat può essere salvat sl in lcale inviat via mail, cmunque furi da qualunque riferiment gestinale (firma libera) alla versine riginale/editabile pubblica viene effettuat un cntrll su eventuali fasi pendenti e sui permessi di scrittura Il cntrll sulle fasi individua se il file fa parte di un cicl di firma e qual è la prssima mansine prevista. Una vlta stabilita la fase e la mansine attiva, è necessari stabilire se l utente crrente è respnsabile del rul previst in quella fase. In cas affermativ in fase di salvataggi verrà aggiunta l pzine di firma per mansine da affiancare a quella di firma libera. Un ulterire cntrll viene fatt per verificare se la directry riginali firmati è vuta men; in cas psitiv, viene cntrllat se l utente ha i privilegi per scrivervi all intern, abilitand eventualmente anche questa pssibilità. La gestine dei permessi deve prprre le scelte su dve salvare il file firmat tenend cnt dei permessi calclati. Nel cas in cui l icna faccia riferiment: alla versine pubblica del file: il dcument viene firmat in lc vver la versine firmata si salva svrascrivend il file pubblic accdand le firme alla versine editabile del file il dcument firmat viene psizinat: nella directry riginali/firmati se previst ppure nella directry pubblici se previst alla versine editabile del file che risulta già firmat nella directry pubblici se previst Paragraf-Pagina di Pagine 7-13 di 23

14 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente alla versine riginale/firmata del file il file firmat può essere salvat sl in lcale inviat via mail, cmunque furi da qualunque riferiment gestinale Oggett DBLinks N Permessi di firma N Si Si Prevista firma riginali Permess firma riginali N N Si Attiva scelta firma riginali Si Cicl di firma presente Utente presente cicl N N Si Attiva scelta firma cicl Selezine mdalità firma Esecuzine firma digitale Salvataggi Fine Paragraf-Pagina di Pagine 7-14 di 23

15 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 7.2 Firma per cicl di apprvazine La firma per cicl di apprvazine avviene cnsultand un appsit registr di firma (elabrat ES), in cui l utente trva i dcumenti da cnsultare ed eventualmente firmare in base alle mansini di cui è titlare. Le fasi di firma sn reglate dalla funzine di firma di Massa (tast F8) ppure da single pzini sui singli files. Le firme per cicl di apprvazine riguardan sltant le versini pubbliche dei dcumenti. 7.3 Firma per Archiviazine/Cnservazine Sstitutiva Le firme per archiviazine/cnservazine sstitutiva devn essere appste da una figura prfessinale denminata Respnsabile della Cnservazine Sstitutiva autrizzata cn att esplicit all intern della scietà. Lavra cn appsita applicazine accessibile dall elabrat 3X dall elabrat EO in cui può gestire i ltti di archiviazine sstitutiva cstituiti dai dcumenti identificati cme da cnservare in mdalità sstitutiva e ne certifica il crrett prcess di cnservazine. Il Respnsabile della Cnservazine Sstitutiva appne la prpria firma digitale: sulle evidenze infrmatiche ( file di ltt) prdtte a certificare la chiusura del prcess di prduzine dei vlumi di archiviazine sstitutiva sui dcumenti che nn hann già una prpria firma appsta (per esempi le fatture passive acquisite tramite digitalizzazine le fatture attive trasmesse in frma elettrnica senza accrd preventiv) Sui dcumenti che nn prevedn la versine riginale/firmata anche se firmati da altri sggetti Paragraf-Pagina di Pagine 7-15 di 23

16 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 8 REGISTRO DI FIRMA (ELABORATO ES) Tramite l elabrat ES si accede al registr di firma. Il registr di firma è cstituit da un elenc di dcumenti selezinati in base a: identità dell utente mansini assegnate all utente un range temprale impstat stat dei dcumenti Un utente può quindi cnsultare il registr di firma indicand principalmente per quale mansine sta firmand (es. respnsabile acquisti). Le mansini sn indicate nel prfil utente dell ambiente Webgate. Il sistema selezina i dcumenti e cnsente: la visualizzazine dei singli dcumenti la firma per singl dcument la firma di massa La firma di un dcument ne prvca il cambiament di stat e l eventuale scmparsa dalla lista. Paragraf-Pagina di Pagine 8-16 di 23

17 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 9 REALIZZAZIONE VOLUMI DI ARCHIVIAZIONE: FASI PRATICHE Cn il termine vlume di archiviazine ( cnservazine), si intende un insieme di dcumenti in frma elettrnica, che raggruppati e identificati cn un cdice univc vengn cpiati in una nuva ubicazine per essere cnservati nella frma in cui si trvan alla data della realizzazine del vlume. Per garantire la validità legale di un vlume di archiviazine/cnservazine si utilizzan tecniche di firma digitale secnd la nrmativa vigente. 9.1 Creazine nuv vlume Cnsiste nella apertura di una nuva psizine (nuv recrd anagrafic del file LINSS) che definisce i cntenuti del vlume in termini di classi di dcument incluse, perid, campi di categrizzazine. Gli argmenti di parzializzazine dispnibili (classi, date, categrizzazini) sn pzinali e cmplementari. L stat assciat al vlume appena creat è Nuv. Nell stat di nuv il vlume mstra i dcumenti che sarann inclusi nel vlume di archiviazine. La selezine è dinamica e basata sulla dispnibilità dei dcumenti in DBLINK. In generale i file vengn selezinati in quest rdine di prirità: 1. Originale firmat 2. Pubblic 3. Editabile 9.2 Generazine vlume Viene cnslidata la lista di dcumenti da includere nel vlume. La lista viene cmpilata nel file LINVS. Il nuv stat assciat al vlume è Generat. A partire da questa fase, l identificazine dei dcumenti inclusi nel vlume è delegata ai cntenuti del file LINVS e nn ai limiti lgici definiti nell anagrafic vlumi (classi, date, categrizzazine, etc). In questa fase vengn cmpilati campi cn i definitivi percrsi dei files da inserire nel vlume e inizializzati i campi di stat dei singli files Determinazine dell stat di un file Sn previsti 3 campi per la determinazine dell stat e sn: Stat di firma: valri previsti sn: nn firmat (camp vut), firmat ( S ), perazine di firma fallita ( F ). Stat di verifica: valri previsti sn: nn verificat (camp vut), verificat valid ( V ), verificat cn avvertiment ( W ), perazine di verifica fallita ( F ). Cdice di errre:si riferisce all esit dell ultima perazine eseguita sul file (firma verifica) e frnisce infrmazini sulle cause di eventuali anmalie riscntrate nell esecuzine dell perazine sull esit dei cntrlli. Paragraf-Pagina di Pagine 9-17 di 23

18 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente Determinazine dei percrsi di lavr I percrsi previsti sn 2: rigine e destinazine. Nel percrs di rigine la prcedura di generazine del vlume impsta la versine del file, presente in DBLINK, da firmare, in destinazine il percrs in cui memrizzare la versine del file firmat. In base alla cnfigurazine di classe del dcument in ggett pssiam avere diverse alternative nella mdalità di cmpilazine dei percrsi: Cnfigurazine classe/versini presenti Origine Destinazine Percrs Previst Presente Firmat Editabile Si Si N/A Pubblici Si Si N/A Orig./Firmati Si Si Si Percrs Previst Presente Firmat Editabile Si Si Si Pubblici Si Si N/A Orig./Firmati Si N N/A Percrs Previst Presente Firmat Editabile Si Si N Pubblici Si Si N/A Orig./Firmati Si N N/A Percrs Previst Presente Firmat Editabile Si Si N Pubblici Si Si N/A Orig./Firmati N N/A N/A Percrs Previst Presente Firmat Editabile Si Si N Pubblici Si N N/A Orig./Firmati N N/A N/A Versine File Editabile Versine File Pubblic Versine File Editabile Versine File Originale/Firmat Il flag di stat della firma viene impst a S. Versine File Originale/Firmat La versine editabile essend già firmata viene cpiata negli rig./firmati. Il flag di stat della firma viene impst a S Percrs Originali/Firmati Percrs di vlume Percrs di Vlume 9.3 Firma dcumenti Sul vlume Generat è pssibile avviare la funzine di firma dei dcumenti. La prcedura cstruisce una lista di file da sttprre alla prcedura di firma i criteri di inclusine sn: stat di firma divers S percrs di rigine cmpilat Durante la fase viene attivat un prgramma in ambiente Windws che si ccupa di attivare l interfaccia di firma cn senza dispsitiv estern (USB SmartCard). I file vengn singlarmente trasferiti, firmati e verificati. 9.4 Verifica Dcumenti Sul vlume Generat è pssibile avviare una funzine di verifica dei dcumenti firmati. Questa fase cnsente di verificare la idneità alla archiviazine dei dcumenti del vlume. In particlare si verifica la validità della firma degli stessi. Questa elabrazine è ripetibile Validità della firma Si cnsideran 2 aspetti legati alla verifica dei dcumenti firmati: Validità tecnica: verifica che il dcument sia firmat in md reglare quest implica 2 aspetti: la verifica che all intern del dcument le attestazini di firma sian state inserite in md frmalmente crrett la verifica che i dati attuali del dcument cincidan cn quelli firmati vver che il dcument nn sia stat mdificat dp l appsizine della firma digitale Validità legale: verifica che il certificat che attesta l identità di clui che ha firmat il dcument cntenga credenziali valide e che le attribuzini legate al certificat usat per la firma nn sian state revcate Cntrlli frmali sui dcumenti Opzinalmente il prgramma cntrlla la cntinuità della sequenza dei dcumenti inclusi entr il range di valri indicati nel prim camp di categrizzazine indicat nel vlume. Paragraf-Pagina di Pagine 9-18 di 23

19 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 9.5 Creazine fisica del vlume (cpia) Sul vlume Generat e verificat è pssibile avviare la funzine di creazine fisica del vlume. Il nuv stat assciat al vlume è Cpiat. In questa fase i files identificati dalla lista di vlume vengn cpiati nel vlume fisic identificabil e da una cartella IFS, il cui nme se nn diversamente indicat viene cmpst cme segue: /WGLegal/Libreria_ cntenente_il_file_linss/identificatre_di_vlume. La scelta Cpia Spsta dipende dalle regle di selezine del dcument specificate nell appendice (*) Archivi di chiusura Durante questa fase viene anche generat l archivi di chiusura che è cstituit da un file in frmat XML, cntente la lista dei files di vlume cn tutti i riferimenti necessari all identificazine degli stessi cmpresi i campi di categrizzazine. Quest file viene utilizzat cme evidenza infrmatica nei vlumi cn valre legale (vedi chiusura del vlume). Il nme del file è fissat in evidence.xml. 9.6 Reset Questa azine cnsente di riprtare il vlume all stat di Nuv. 9.7 Chiusura del vlume (chiudi) Esegue le elabrazini necessarie per la chiusura del vlume. Il nuv stat assciat al vlume è Chius Prduzine evidenza infrmatica Durante questa fase per i vlumi cn valre legale viene prdtta l evidenza infrmatica. Questa fase cnsiste in: firma dell archivi di chiusura richiesta marca temprale per la certificazine della firma dell archivi di chiusura Alla fine dell perazine nella directry di vlume trverem: tutti i file cmpnenti il vlume (firmati se il vlume ha valre legale) l archivi di vlume (evidence.xml) l archivi di vlume firmat (evidence.xml.p7m) la marca temprale relativa (evidence.xml.tsr) Navigazine del vlume E pssibile l inseriment di una serie di accessri che cnsentn la navigazine del vlume di archiviazine su qualsiasi sistema, attravers un cmune brwser per internet. Nel vlume verrann inseriti un file, denminat explre.html, ed una directry denminata library, cn gli strumenti necessari alla navigazine del vlume. L utilità di navigazine cnsentirà di vedere la lista cmpleta dei files presenti e di effettuare ricerche per i campi di categrizzazine utilizzati per la creazine del vlume. Paragraf-Pagina di Pagine 9-19 di 23

20 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 10 OPZIONI PARZIALIZZAZIONE LISTA Cdice Vlume Nn firmati Origine : Archivi vlume sstitutiv. 11 TRACCIATI Camp Descrizine File/Camp T Lung De Anagrafic Vlumi Archiviazine sstitutiva XSSUNI Cdice Vlume A 18 0 XSSDES Descrizine Vlume A 40 0 XSSSTS Stat Vlume A 1 0 ASSCLS Classe 01 Inclusa A 2 0 BSSCLS Classe 02 Inclusa A 2 0 CSSCLS Classe 03 Inclusa A 2 0 DSSCLS Classe 04 Inclusa A 2 0 ESSCLS Classe 05 Inclusa A 2 0 FSSCLS Classe 06 Inclusa A 2 0 GSSCLS Classe 07 Inclusa A 2 0 HSSCLS Classe 08 Inclusa A 2 0 ISSCLS Classe 09 Inclusa A 2 0 LSSCLS Classe 10 Inclusa A 2 0 XSSDAI Data Inferire Inclusa P 8 0 XSSDAS Data Superire Inclusa P 8 0 XDATEI Data Immissine P 8 0 XDATEU Data Aggirnament P 8 0 XTIMEI Ora Immissine P 6 0 XTIMEU Ora Aggirnament P 6 0 XUSERI Utente Immissine A 10 0 XUSERU Utente Aggirnament A 10 0 XSSUBI Ubicazine Attuale VOLUME A XSSEXD Data Scadenza verifica P 8 0 XSSHAS Hash Assegnat a Ltt A IMPLEMENTAZIONI ANAGRAFICO ALLEGATI (LINKS) Aggiungere i seguenti flag : 12.1 Stat firma 0=Originale 1=Firmat 2=Presenti Errri 3=Esclus dalla firma. 4=Valid Paragraf-Pagina di Pagine di 23

21 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 12.2 Cdice Errre 12.3 Imprnta del dcument (lung 40 Psizini) 13 IMPLEMENTAZIONI ANAGRAFICO CLASSI Aggiungere un flag che cnsenta di definire le azini da eseguire sull anagrafic passi in cas di mdifica. Aggiungere campi che specifichin le mansini valide per la firma dei dcumenti destinati alla archiviazine sstitutiva. 14 NUOVO ANAGRAFICO PASSI STANDARD Il file ha l stess tracciat recrd di LINPA (tranne la chiave primaria che è la classe). 15 COMPONENTI DA SVILUPPARE 15.1 Prcedura di firma di massa Lavra sulla lista dei dcumenti LINVS. Appsiti parametri specifican se : Devn essere firmati tutti i dcumenti della lista. Devn essere firmati tutti i dcumenti nn firmati. Devn essere firmati sl quelli cn firma nn valida. Devn essere firmati tutti i dcumenti nn firmati cn firma nn valida. Devn essere firmati tutti i dcumenti nn firmati dal cmmn name specificat Prcedura di verifica di massa Lavra sulla lista dei dcumenti LINVS ed esegue la verifica della firma Prcedura di cancellazine del vlume (Reset) Cancellazine della directry di vlume eventualmente creata Prcedura di creazine vlume Cpia i dcumenti da lug riginale a vlume. Il percrs se nn diversamente indicat viene cmpst cn /wglegal + cdice vlume Prcedura di chiusura vlume 16 AGGIORNAMENTO DATABASE NELLE FASI DI FIRMA E VERIFICA 16.1 Nte sulla firma per mansine La firma di un dcument è sempre crrelata ad un recrd del file Links ed è registrata (ltre che nel dcument stess nel su cntenitre) anche nel file LINPA. Qualra il recrd del file LINPA, relativamente ad un specific dcument, nn cntenga recrds alla azine della firma nn viene richiesta alcuna specifica di mansine. Quest accade anche quand esiste un recrd e quest cntiene una mansine che è tra quelle assegnate all utente. Diversamente, viene espst un prmpt che richiede di specificare per quale mansine si sta eseguend la firma a men che l utente nn pssieda nessuna delle mansini definite per il dcument. In quest cas, viene emess un prmpt che segnala la avvenuta firma e la sua Inutilità Gestinale. (utente nn abilitat a firmare per cnt delle mansini richieste). Paragraf-Pagina di Pagine di 23

22 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente Le mansini (anche tempraneamente) assegnate ad un utente, sn definite tra i parametri dell utente nella sezine che riguarda la firma elettrnica. I requisiti minimi per la cmpilazine di LINPA sn : XKEYUN Identifcatre Univc Allegat Cmpilare XSSSTP Cdice Fase Impstare a 1 XSSSST Cdice Sttfase Impstare a 1 XLKSCS Stat Firma Digitale Cmpilare XSSSEF Cdice Errre Firma Cmpilare XSSIFD Imprnta Firma Dcument Cmpilare XSSMAN Cdice Mansine XSSCNM Cmmn Name XSSCL1 Stat Passi Links 1 (Utente) XSSCL2 Stat Passi Links 2 (Utente) XSSCL3 Stat Passi Links 3 (Utente) XSSCL4 Stat Passi Links 4 (Utente) 17 REGOLE DI SELEZIONE DEI DOCUMENTI A secnda del cntest in cui viene richiesta la visualizzazine la identificazine del dcument, Viene scelt il frmat di dcument apprpriat cercandl nei percrsi indicati nell anagrafic classi seguend la seguente gerarchia : 17.1 Visualizzazine di tip Gestinale (Elabrat 3x (archiviazine dcumentale semplice)) Se esiste viene visualizzat/elabrat il dcument presente nel percrs pubblic (tipicamente il frmat PDF). Se nn esiste il dcument nel percrs pubblic, viene visualizzat quell presente nel percrs editabili 17.2 Elabrazini relative alla Archiviazine Se esiste, viene scelt il dcument presente nel percrs Originali. Se esiste viene visualizzat/elabrat il dcument presente nel percrs pubblic (tipicamente il frmat PDF). Se nn esiste il dcument neppure nel percrs pubblic, viene visualizzat quell presente nel percrs editabili. Paragraf-Pagina di Pagine di 23

23 Firma Digitale e Cnservazine Sstitutiva Manuale Utente 18 INTEGRAZIONE FIRMA TASTO DESTRO CON DBLINKS (RLKM01FM) Aggiunt parametr DBLFI su linea di cmand (cdificata in file XML) Reperiment dati DBLINK : us API RLKR83 cn funzine ExecGenericCmmandWithXMLOutput. Esempi: CALL PGM(RLKR83) PARM('DBLFIEP ' '/wgpublic/g3/rev/tsr-id( )-rev(1.00).tsr') Padding a blank %-10.10s % s Interpretazine file xml prdtt cn dati di links e lincl (classe). Valutazine pssibilità di salvataggi in base ai percrsi cdificati nella classe. Paragraf-Pagina di Pagine di 23