ISTRUZIONI PER L UTILIZZO DELLA SCHEDA INFORMATIZZATA E MODALITA DI INVIO DEI DATI - L. R. 162/98 PROGRAMMA

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1 Allegato alla nota n del 10 maggio 2013 ISTRUZIONI PER L UTILIZZO DELLA SCHEDA INFORMATIZZATA E MODALITA DI INVIO DEI DATI - L. R. 162/98 PROGRAMMA Premessa Il seguente documento illustra i principali aspetti relativi a installazione, utilizzo del programma informatico e modalità di trasmissione dei dati relativi alle schede della L. R. 162/98. Il comportamento dell applicazione è stato aggiornato secondo quanto previsto dalla Delibera della Giunta Regionale 9/15 del Installazione del programma Il programma è realizzato con Microsoft Access presente nella suite Microsoft Office in ambiente Windows(XP, Vista, 7). II programma è ottimizzato su Access 2003 e risoluzione 1024 X 768, tuttavia può funzionare su versioni di MS ACCESS 2000 e successive e risoluzioni maggiori. Alcuni comportamenti dell applicazione potrebbero differire in funzione della particolare versione di MS Access e di MS Windows o dalle impostazioni di sicurezza del pc in uso. Il programma sarà inviato ai Comuni tramite posta elettronica o, qualora si renda necessario, su supporto digitale (es.: CD ROM) in un archivio compresso ( Legge 162_98 anno 2012 COMUNI.zip ). Per poter funzionare il file ( Legge 162_98 anno 2012 COMUNI.mdb ) deve essere estratto dall archivio zip e salvato sul computer locale (tipicamente sul Desktop). ATTENZIONE: se il programma viene eseguito senza essere estratto non sarà possibile salvare i dati inseriti (modalità sola lettura). Per poter utilizzare l applicazione sarà sufficiente eseguire il file Legge 162_98 anno 2012 COMUNI.mdb, il programma non può funzionare su pc non dotati di MS Access. Avvio del programma e caricamento dei piani personalizzati All esecuzione del file Legge 162_98 anno 2012 COMUNI.mdb, MS Access produrrà un avviso di protezione: Cliccare su No. 1

2 Cliccare su Si. Cliccare su Apri I messaggi di protezione potrebbero essere differenti a seconda della versione di MS Access, del livello di protezione impostato o dei componenti aggiuntivi installati. All apertura del programma viene visualizzata la maschera principale da dove si accede alle seguenti funzionalità: caricamento (CARICA PIANO); 2

3 ricerca di una scheda per numero scheda, per codice utente, per codice fiscale, per cognome e nome, per comune (TROVA PIANO); esportazione dei dati (ESPORTA DATI); uscita dal programma (ESCI). Sulla scheda aperta (in basso) si trovano i tasti: PRIMO - PRECEDENTE SUCCESSIVO ULTIMO : per spostarsi tra le schede; NUOVO : per inserimento di una nuova scheda; ELIMINA : per eliminare la scheda visualizzata; STAMPA : per stampare il report della scheda (3 pagine); ESCI : per uscire dal programma. Alcuni campi nella scheda sono da compilare obbligatoriamente, per cui se qualcuno viene saltato il programma da un messaggio di errore e la scheda non viene salvata. Nella parte inferiore della scheda si trovano inoltre i seguenti tasti che consentono di accedere ai relativi allegati: CARICO ASSISTENZIALE SERVIZI FRUITI ALLEGATO D Alla apertura di ciascuno viene mostrata una sottomaschera: per ogni voce occorre scegliere dal menù a tendina, compilare gli eventuali campi sottostanti e salvare (tasto SALVA ), la voce salvata viene inserita e mostrata nella tabella sottostante, è possibile aggiungere ulteriori voci cliccando su NUOVO e procedere successivamente al salvataggio ( SALVA ). Per uscire dalla sottomaschera occorre cliccare sul tasto ESCI. I tasti PRIMO, PRECEDENTE, SUCCESSIVO, ULTIMO servono per spostarsi tra i record caricati. Il tasto ELIMINA rimuove un dato già caricato. ATTENZIONE: Per quanto riguarda il CARICO ASSISTENZIALE e i SERVIZI FRUITI, i dati di sintesi devono essere riportati nella maschera principale nei rispettivi campi; per l ALLEGATO D il totale degli emolumenti percepiti viene automaticamente riportato nella maschera principale. 3

4 Export dei dati e creazione del pacchetto dati Una volta concluso il caricamento delle schede, i dati devono essere esportati per poi essere trasmessi alla RAS. Dalla maschera principale si accede alla sottomaschera di esportazione attraverso il pulsante ESPORTA DATI, successivamente occorre cliccare su c:\legge162\ (files txt). Affinché l esportazione dei dati abbia esito positivo è necessario che sul pc venga preventivamente creata la cartella: C:\legge162\ Qualora la cartella esista la procedura di esportazione scriverà 4 files di dati. 1-Legge162-98_Schede.txt 2-Legge162-98_Carichi_Assistenziali.txt 3-Legge162-98_Servizi_fruiti.txt 4-Legge162-98_Allegato_D.txt ATTENZIONE: Successive esportazioni andranno a sovrascrivere i dati generati in precedenza. Per creare la cartella C:\Legge162 su un pc è sufficiente accedere a Risorse del Computer (in Windows XP) o Computer (in Windows Vista e 7) e accedere al Disco Locale (C:) I files generati dall esportazione e contenuti nella cartella C:\Legge162 costituiscono il pacchetto di informazioni che deve essere trasmesso alla RAS, è importante ricordare che benché si tratti di normali files di testo non devono essere alterati in alcun modo, sia nella forma che nel contenuto. Files alterati non risulteranno leggibili dai sistemi RAS. Per poter trasmettere i dati alla RAS, i files esportati e contenuti nella cartella C:\Legge162 devono essere compressi in un archivio zip. Per svolgere questa operazione esistono numerosi programmi gratuiti e alcune versioni di Windows contengono già la funzionalità. La procedura base dovrebbe essere la seguente: Posizionarsi sulla cartella C:\Legge162 (da risorse del computer o da esplora risorse ), premere il tasto destro del mouse sulla cartella Legge162 e scegliere Invia a -> Cartella compressa. In questo modo sarà generato un archivio Legge162.zip all interno del Disco Locale C. ATTENZIONE: La procedura appena illustrata è indicativa e dipende dalla configurazione del pc e dalla modalità di invio scelta (ved. in seguito). Una volta creato l archivio Legge162.zip si può procedere alla trasmissione alla RAS. Trasmissione alla RAS La modalità di trasmissione più idonea per la trasmissione dei dati unitamente agli atti di richiesta di finanziamento, è l invio tramite Posta Elettronica Certificata. Questa modalità consente di eliminare la trasmissione cartacea e di avere un riscontro dell avvenuta ricezione da parte della Direzione Generale delle Politiche Sociali. Si ricorda che la trasmissione via PEC ha a tutti gli effetti valore legale secondo quanto previsto dalle Norme vigenti. I piani devono essere inviati a mezzo PEC all indirizzo: 4

5 La deve contenere i seguenti files in allegato: 1) Atti di richiesta di finanziamento redatti dal Responsabile dei Servizi Sociali del Comune firmati digitalmente o manualmente (in formato PDF o in formato TIFF se scannerizzati) 2) Pacchetto schede in formato ZIP (Legge162.zip) creato con la procedura di esportazione di cui sopra. Qualora il Comune non disponga della PEC può comunque inviare la documentazione e i dati richiesti seguendo la seguente procedura: 1) Creare l archivio compresso (zip) dei files contenuti nella cartella C:\Legge162 protetto da password. 2) Inviare alla casella di posta: i dati Legge162.zip. 3) Inviare agli uffici della Direzione Generale delle Politiche Sociali gli atti redatti dal Responsabile dei Servizi Sociali del Comune e la password per l apertura dell archivio dati ( Legge162.zip ). Export dei dati per elaborazione Il programma informatizzato consente inoltre l esportazione dei dati in formato MS Excel Questa modalità di esportazione non è utile per la trasmissione alla RAS ma consente di avere tutti i dati in formato tabellare per una elaborazione da parte del Comune, ad esempio per il calcolo delle somme di finanziamento o per eseguire delle elaborazioni più complesse. Per ottenere l export dei dati in formato Excel procedere come segue: - Dalla maschera principale accedere alla sottomaschera di esportazione attraverso il pulsante ESPORTA DATI - Cliccare su c:\legge162\ (files excel). - Attendere la conclusione dell elaborazione - Sarà generato un file c:\legge162\legge xls NOTA: Affinché l esportazione dei dati abbia esito positivo è necessario che sul pc venga preventivamente creata la cartella: C:\legge162\. Il file C:\legge162\Legge xls conterrà tutti i dati inseriti sino al momento dell esportazione. In particolare la colonna AA conterrà tutti gli Importi di proroga e la colonna CK i finanziamenti assegnati che potranno essere sommati per calcolare agevolmente l entità del finanziamento richiesto. 5

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