RELAZIONE ISTRUTTORIA

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1 COMUNE DI RIVA DEL GARDA Provincia di Trento Determinazione n di data 21/07/2011 protocollo n / DETRS Pratica principale: RAGSWOF ATTRIBUITA A RESPONSABILE AREA PROGRAMMAZIONE BILANCIO E CONTAB Spesa prevista e imputata: Capitolo: Anno: Importo: Impegno n Res. pass PEG approvato con delibera giuntale n. 167 di data ID_DOC (D;2Aå) ID_PRATICA (D;4Ù:) OGGETTO: ACQUISTO DALLA DITTA INFOR SRL DI AREZZO DI UN NUOVO PROGRAMMA PER LA GESTIONE INFORMATIZZATA DELLA CONTABILITÀ FINANZIARIA ED ECONOMICO-PATRIMONIALE E DEGLI ADEMPIMENTI CONTABILI, DI PIANIFICAZIONE E DI GESTIONE DEL SERVIZIO FINANZIARIO - CIG CON IMPEGNO DI SPESA RELAZIONE ISTRUTTORIA Attualmente il Servizio Finanziario è dotato, per la gestione dei dati finanziari e contabili del programma AscotWeb, prodotto dalla ditta INSIEL di Trieste e distribuito da Informatica Trentina Spa, la quale svolge il servizio di assistenza tecnica. Il programma è stato acquistato a fine 1999 ed a partire dall'esercizio finanziario 2000 è stata gestita la contabilità finanziaria, implementata, dall'esercizio 2003, anche con la contabilità generale con il sistema della partita doppia. Il software è risultato affidabile e sicuro, tuttavia lo stesso è stato poco sviluppato negli anni, in particolare dal punto di vista delle integrazioni con altri software esterni, della facilità di interrogazione e di estrazione dei dati, della possibilità di caricamento informatico dei dati, della possibilità di mettere a disposizione di tutte le strutture comunali dei dati contabili di competenza. Negli ultimi mesi del 2010, ed i collaborazione con il Comune di Mori, si è iniziata una valutazione degli applicativi informatici per la gestione dei dati contabili e patrimoniali presenti sul mercato ed in dotazione in altri Comuni limitrofi. Da un primo esame sono stati selezionati alcuni software ritenuti meritevoli di valutazione in relazione alle potenzialità offerte ed alla coerenza con l'indirizzo dell'amministrazione comunale di favorire i software liberi e multipiattaforma (i.e. che non vincolano all'utilizzo di S.O. Windows). Il Responsabile dell'area Programmazione, Bilancio e Contabilità con i tecnici del SIC hanno partecipato alla presentazione mediante demo degli applicativi delle ditte Inf.Or Srl di Arezzo (applicativo jente.fn), PAL Informatica Srl di Modena & Gruppo PRA Informatica di Jesi DETRS /5

2 (applicativo Cityware) e Saga di Milano, società del Gruppo Maggioli; A seguito delle presentazioni mediante demo, l'applicativo con le caratteristiche migliori è risultato essere quello presentato dalla ditta Inf.Or Srl di Arezzo. Alla stessa ditta è stata richiesta quindi una dimostrazione aggiuntiva presso la sede comunale, alla quale hanno partecipato i componenti dell'area Programmazione Bilancio e Contabilità, il SIC, ed alcuni componenti dell'area Patrimonio Estimo e Provveditorato, al fine della valutazione del modulo di gestione dei beni patrimoniali ed inventario. Anche questa seconda e più specifica dimostrazione ha confermato che l'applicativo in questione avesse le caratteristiche migliori e corrispondenti alle esigenze richieste per la gestione dei dati contabili e patrimoniali. In particolare, il Responsabile dell'area Programmazione, Bilancio e Contabilità e la Responsabile dell'u.o. SIC riferiscono quanto segue, in ordine alla valutazione delle caratteristiche del programma individuato: il programma, concepito in modalità web, consente di gestire mediante unico applicativo la contabilità finanziaria ed economica, con la possibilità introdurre la contabilità analitica, e di produrre i documenti contabili (Bilancio di Previsione, Rendiconto, ecc.) previsti dalla normativa nazionale e provinciale; per quanto attiene alla gestione della spesa il software è impostato in modo da collegare in modo informatico le varie fasi della spesa, a partire dall'impegno di spesa, dall'ordinazione del prodotto o servizio, alla registrazione della fattura, alla successiva liquidazione ed in fine all'emissione del mandato di pagamento; per quanto attiene alla gestione dell'entrata, mediante il modulo delle "entrate attese" è possibile gestire tutte le entrate previste e quelle per le quali si è emesso titolo di incasso; nel momento dell'incasso in tesoreria tali entrate sono contabilizzate mediante la produzione dell'accertamento e reversale di incasso; tale sistema consente di tenere monitorato in tempo reale la situazione dei crediti e degli incassi del comune e l'emissione da parte degli uffici competenti di eventuali solleciti di pagamento; l'applicativo è predisposto per essere messo a disposizione di tutti i servizi comunali, i quali potranno consultare le disponibilità ed i movimenti sul capitoli di competenza, caricare le previsioni di bilancio e formulare richieste di variazione; mediante l'applicativo sarà inoltre possibile consultare ordini, documenti di spesa, impegni e mandati; prevede inoltre la produzione in autocomposizione di atti di liquidazione a partire dai documenti assegnati; il software consente una integrazione e scambio di dati con il software di gestione dati amministrativi, con la possibilità di collegamenti e scambi di dati per quanto riguarda la gestione delle anagrafiche e dei provvedimenti amministrativi quali determine e delibere; il software risulta completo degli applicativi per la gestione della Cassa economale, dei mutui e della fatturazione attiva; l'applicativo consente il caricamento di dati mediante file, quali ad esempio bollette di entrata, dati per la produzione dei mandati degli stipendi e fatture relative ad utenze (energia elettrica, gas, acqua, ecc), l'esportazione di dati in fogli di calcolo e la produzione di tracciati per il caricamento su altri applicativi o per l'interscambio di dati con il tesoriere quali la trasmissione del bilancio di previsione, dei mandati e reversali informatici ed il passaggio dei dati per gli incassi tramite RID; al fine della gestione completa ed integrata della contabilità viene proposto un applicativo ulteriore denominato Pianificazione e controllo; tale applicativo consente la redazione del PEG e, se adeguatamente predisposto, il controllo di gestione mediante la produzione di una serie di indicatori al fine della valutazione del raggiungimento dei risultati; un apposito modulo è dedicato infine alla gestione contabile dei beni del patrimonio e inventario, con collegamenti che permettono l'aggiornamento dei dati a partire dalle varie fasi della spesa; DETRS /5

3 tale software consente la tenuta dell'inventario dei beni mobili e immobili, il calcolo dei relativi ammortamenti, la compilazione del Conto del Patrimonio dello Stato, la stampa del conto dei consegnatari di beni da inviare alla corte dei conti, e mediante la funzione delle entrate attese la gestione degli affitti e delle spese condominiali; l'applicativo proposto da INFOR Srl risulta pertanto essere il più completo ed adatto a soddisfare le esigenze informatiche del Servizio Finanziario e l'interscambio di dati fra le strutture comunali ed i software in dotazione. La ditta INFOR Srl ha presentato in data 02/05/2011, prot. n , un'offerta che prevede un costo di acquisto per il pacchetto applicativi dei Servizi Finanziari pari ad ,00 + IVA ed un pacchetto per la gestione della Pianificazione e Controllo pari ad 6.000,00 + IVA; l'offerta prevede la fornitura della licenza d'uso a tempo illimitato e per un numero illimitato di utenti. Tale offerta prevede anche i servizi connessi all'avviamento previsti in 10/12 giorni/uomo al prezzo unitario di 600,00 + IVA ed attività di sviluppo ed interventi per via telematica al prezzo unitario di 450,00 + IVA a giornata, per un importo massimo pari ad 9.000,00 + IVA, relativi alla fornitura della documentazione operativa e tecnica, attività sistemistiche di installazione e organizzazione ambiente, migrazione dei dati e formazione del personale. Per quanto riguarda le modifiche e personalizzazioni richieste al fine sia di migliorare l'integrazione tra il programma fornito e gli altri applicativi in uso presso gli uffici comunali (Determine, Delibere, ecc.) sia di ottimizzare i processi di inserimento delle informazioni da parte degli uffici con autorizzazione elettronica del responsabile (come adesso in uso per la richiesta di variazione di Bilancio, ma auspicabilmente da espandere alla dichiarazione di obiettivi e di richiesta di disponibilità sui capitoli in fase di programmazione del Bilancio oltre alla gestione di fatture e liquidazioni) la ditta INFOR ha comunicato in data 15/07/2011 prot. n che assume a proprio carico gli sviluppi delle implementazioni richieste. I prodotti offerti hanno garanzia completa da malfunzionamenti per un periodo di 12 mesi dalla conclusione delle fasi di installazione e dalla entrata in funzione a regime del software, prevista per il 1 gennaio L'offerta presenta condizioni particolari in relazione all'interesse verso l'applicativo dimostrato anche da parte del Comune di Mori, con economie di spesa da parte della ditta fornitrice nella formazione del personale e nelle operazione di migrazione dei dati (il Comune di Mori ha attualmente in dotazione lo stesso software di contabilità del Comune di Riva del Garda). Il prodotto è integrabile con altri moduli da acquistare separatamente in relazione alle necessità che potranno eventualmente presentarsi in futuro. La ditta Inf.Or Srl si impegna ad apportare tutte le modifiche necessarie ad adeguare il prodotto alla normativa regionale in materia di contabilità degli enti locali e si è resa disponibile ad effettuare alcune personalizzazioni al fine dell'interscambio di dati con il software di gestione documentale attualmente in dotazione; Ritenuto, alla luce di quanto sopra, il prodotto in questione adatto a soddisfare le necessità di automazione e informatizzazione della contabilità finanziaria, economica ed in prospettiva analitica; Rilevata la congruità delle condizioni economiche previste nell offerta presentata della ditta Inf.Or Srl di Arezzo in 02/05/2011, prot. n , come sopra descritte; DETRS /5

4 Atteso che la stessa ditta si impegna a fornire eventuali servizi aggiuntivi di assistenza e di supporto o specifiche personalizzazioni che venissero richieste nell installazione ed attivazione del prodotto, alle tariffe indicate nell apposita offerta; Ritenuto per i motivi suddetti di affidare a trattativa privata alla ditta Inf.Or Srl di Arezzo la fornitura dell'applicativo di per la gestione informatica dei Servizi Finanziari e di Pianificazione e Controllo, sussistendo le condizioni previste dall'art. 21 comma 2 lett. h) e comma 4 della L.P. 23/1990; Pratica istruita da: PAOLO FAITELLI - tel e mail faitellipaolo@comune.rivadelgarda.tn.it - Settore 4 IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI BILANCIO Sistema informativo comunale Vista la relazione con gli esiti e le motivazioni dell istruttoria disposta, cui si fa rinvio DETERMINA 1. di affidare mediante trattativa diretta, per le motivazioni meglio espresse in premessa, alla ditta Inf.Or Srl di Arezzo la fornitura e installazione del software applicativo jente.fn e jente.ob da destinare alla gestione informatizzata della contabilità Finanziaria, Economico/Patrimoniale e degli adempimenti contabili e di pianificazione e controllo di gestione assegnati al Servizio Finanziario, alle condizioni precisate nelle offerte sopra citate della ditta stessa al prezzo di ,00 + IVA oltre al costo dei servizi di primo avviamento quantificati nell'importo massimo di 9.000,00 + IVA, dando atto che le implementazioni richieste al fine dell'interscambio di dati con l'attuale software di gestione documentale sono stati assunti in carico dalla ditta fornitrice; 2. di dare atto che l'offerta prevede la garanzia completa da malfunzionamenti per un periodo di 12 mesi dalla conclusione delle fasi di installazione ed dalla entrata in funzione a regime del software, prevista per il 1 gennaio 2012; 3. di subordinare, a pena di nullità assoluta, il perfezionamento del contratto all assunzione da parte dei contraenti degli obblighi in materia di tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla legge n.136. Il mancato adempimento costituisce causa di risoluzione del contratto ai sensi dell articolo 1456 del codice civile. 4. di imputare la spesa predetta ai fondi assegnati a questo Servizio di Bilancio, come indicato nel riquadro in testa alla presente determina, precisando che il presente atto diventa esecutivo, con apposizione del visto del Responsabile del Servizio Finanziario, ai sensi art. 31 del Regolamento di Contabilità; 5. di dare atto, in applicazione dell art. 4 comma 4 della L.P. 23/1992 e ss.mm., che avverso la presente determinazione è ammesso ricorso straordinario al Presidente della Repubblica entro 120 giorni ex art. 8 del D.P.R n e giurisdizionale avanti al T.R.G.A. di Trento entro 60 giorni ex artt. 13 e 29 del D. Lgs n. 104, da parte di chi abbia un interesse concreto ed attuale; il Responsabile del Procedimento provvederà alle comunicazioni conseguenti. DISPOSIZIONI PER L'ESECUZIONE ED IL CONTROLLO: DETRS /5

5 La presente determinazione, divenuta esecutiva e attribuita in via principale al competente ufficio/servizio che provvede alla sua esecuzione, viene dallo stesso messa a disposizione mediante segnalazione informatica, per accesso e per estrazione di copia ai sensi art. 3 comma 2 del D. Lgs. 39/1993, alle seguenti strutture: RESPONSABILE AREA PROGRAMMAZIONE BILANCIO E CONTABILITA` - RSF CONTABILITA' e comunicata al Sindaco e all'assessore Brunelli. La presente determinazione, predisposta tramite sistema informativo automatizzato ai sensi dell art. 3 comma 1 del D.Lgs n. 39, viene consegnata al Servizio Finanziario e conservata in forma cartacea presso la Segreteria Generale per la raccolta nel registro delle determinazioni al fine della comunicazione mensile alla Giunta Municipale dell'elenco delle determine adottate, per la relativa deliberazione di presa d'atto da parte della stessa ai sensi dell'art. 31 comma 5 del Regolamento di contabilità. Alleg.: Allegato n. 1 - Dettaglio impegni di spesa per la determina Documento redatto da SRTGDN IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI BILANCIO RESPONSABILE AREA SEGRETERIA GENERALE E ORGANIZZATIVA MORESCO LORENZA DETRS /5