Portale del Docente Note operative

Transcript

1 Portale del Docente Note operative Pag. 1 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

2 Indice Home page... 3 Gestione degli esami... 3 Premessa... 3 Creazione esame... 5 Esame Scritto + Orale... 8 Modifica esame... 9 Cancellazione esame Generazione verbale (PDF) Download iscritti in formato Excel o PDF Inserimento esito degli esami (verbalizzazione elettronica) Richiesta del PIN monouso Verbalizzazione Riepilogo esami registrati Questionari AVA Gestione programmi di insegnamento (valida per la rilevazione AVA-SUA 2016/17) Premessa Caricamento programmi, testi, ecc Cronologia insegnamenti (dall OFF.F. 2011/2012) Orari di ricevimento, e Telefono Libretti delle lezioni Libretto delle altre attività Pag. 2 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

3 Home page Gestione degli esami Premessa Ai fini dell organizzazione degli esami, un docente può trovarsi in uno (o più) dei seguenti stati: essere titolare di una o più versioni di insegnamento erogate nell A.A. corrente; essere titolare di una o più versioni di insegnamento erogate in A.A. precedenti; essere "erede" di studenti fuori corso o ritardatari di versioni di insegnamento di colleghi non più in servizio presso l UNITUS. In questo contesto per AGGREGATO DI INSEGNAMENTI si intende un INSIEME di insegnamenti sui quali il docente può organizzare un [solo] esame promiscuo a cui si iscriveranno gli studenti che intendono sostenere l esame di uno [qualsiasi] degli insegnamenti dell aggregato. *** Ad esempio, un docente titolare di tre esami Matematica applicata, Matematica generale, Matematica e statistica, erogati nell A.A. corrente, su tre corsi di laurea diversi (anche mutuati, anche di OFF.F. diverse), può decidere di convocare in maniera PROMISCUA gli studenti dei tre corsi di laurea ed erogare CONTEMPORANEAMENTE i tre esami. Per far questo la segreteria didattica può organizzare un aggregato di insegnamenti dal titolo Matematica ed associargli i tre insegnamenti. Il docente fissando un esame sull aggregato, di fatto, organizza in una sola volta la seduta d esame per i tre insegnamenti che ne fanno parte (un solo verbale [fascicolato per insegnamento], una sola lista di prenotazione). Gli studenti, al contrario, continueranno a vedere distintamente gli esami uno per ogni insegnamento. Pag. 3 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

4 I docenti coinvolti dall erogazione delle lezioni all esame sono tre (che possono coincidere in uno). Docente erogatore delle lezioni. È associato alla versione di insegnamento, indica chi ha erogato le lezioni in un certo A.A. L associazione è statica ed ha valore storico, non può essere modificata a posteriori. L associazione è curata dalle segreterie didattiche Docente titolare dell'aggregato È associato all'aggregato di insegnamenti. Organizza gli appelli d'esame sull'aggregato. L associazione è curata dalle segreterie didattiche. Docente presidente della commissione Presiede la commissione d'esame. E associato all esame dal docente titolare dell'aggregato. Può essere cambiato dal docente titolare dell'aggregato, secondo i regolamenti, fino all'ultimo momento. Gli studenti (anche fuori corso) al momento dell iscrizione all esame non vedono gli aggregati ma i docenti che hanno organizzato un esame per un certo insegnamento. L operatività della filiera, dall organizzazione degli aggregati all erogazione degli esami, è affidata a più attori: Pag. 4 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

5 Vista d insieme dell aggregato di insegnamenti Creazione esame Passo 1) Pag. 5 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

6 Passo 2) Dalla premessa che tutti i membri della commissione possono scaricare gli iscritti agli esami ne consegue che tutti i docenti degli esami modulari [che giocoforza sono membri della commissione] possono scaricare l elenco degli studenti iscritti all esame modulare. Le soglie per le iscrizioni e le disdette indicano i giorni a scalare dalla data dell esame entro i quali lo studente può iscriversi o disdettare l esame. Se ad esempio l esame è fissato il giorno 30 e la soglia di disdetta vale 2 allora lo studente può disdettare l esame entro le ore 24:00 del giorno 28. Se la soglia di iscrizione vale 4 allora lo studente può iscriversi all esaame entro le ore 24:00 del giorno 26. Pag. 6 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

7 Il valore di soglia delle iscrizioni deve essere maggiore o uguale al valore di soglia per la disdetta. Considerando che per mantenere in coerenza il verbale con gli studenti iscritti la stampa del verbale è possibile a partire dal giorno successivo delle eventuali disdette, le iscrizioni o le disdette devono terminare entro le ore 24:00 del giorno precedente l esame il che implica 1 come valore minimo di soglia da utilizzarsi per le iscrizioni e le disdette. Il valore 0 (zero) va usato solo come emergenza per permettere agli studenti di iscriversi il giorno stesso dell esame secondo i passi: 1. porre la soglia di iscrizione e di disdetta uguale; 2. invitare lo studente ad iscriversi (con il portale dello studente); 3. porre la soglia di iscrizione e di disdetta uguale a 1; 4. ristampare il verbale (o le singole pagine di interesse). Usare il valore di soglia uguale a 0 (zero) per le iscrizioni/disdette solo per i casi di emergenza in cui si vuole permettere allo studente di iscriversi il giorno stesso dell esame. Pag. 7 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

8 Esame Scritto + Orale Alcune tipologie di esami richiedono allo studente di sostenere prove successive. Tra questi è molto diffuso l esame caratterizzato da una prova scritta a cui segue (sotto certe condizioni) la prova orale. Il sistema gestisce (almeno) le seguenti organizzazioni di questa fattispecie di esame scritto + orale: caso 1) l esame scritto è una prova preliminare dell orale e l esito dello scritto non va registrato ai fini statistici. L orale va sostenuto necessariamente in un appello successivo (dopo che gli scritti saranno stati corretti). In questo caso: 1. fissare l esame SOLO scritto di tipo PROVA PRELIMINARE senza verbalizzazione (il verbale, ad uso interno della commissione, NON va consegnato in segreteria); 2. pubblicare gli esiti degli scritti invitando gli studenti che hanno superato lo scritto a prenotarsi per l appello dove intendono completare l esame sostenendo l orale. caso 2) l esame scritto è una prova preliminare dell orale e l esito dello scritto va registrato ai fini statistici. L orale va sostenuto necessariamente in un appello successivo (dopo che gli scritti saranno stati corretti). In questo caso: 1. fissare l esame SOLO scritto di tipo STANDARD con verbalizzazione elettronica; 2. durante la prova scritta invitare gli studenti a NON prenotarsi ad un appello successivo fino alla pubblicazione degli esiti degli scritti; 3. verbalizzare (ai fini statistici) non concluso l esame degli studenti che hanno superato lo scritto e insufficiente gli altri (la data esaminato il del verbale va posta uguale alla data in cui si è svolto lo scritto); 4. pubblicare gli esiti degli scritti; 5. invitare gli studenti che hanno superato lo scritto a prenotarsi per l appello dove intendono completare l esame sostenendo l orale. caso 3) l esame è contestualmente scritto + orale e l orale NON può essere sostenuto in un appello successivo. In questo caso: 1. fissare l esame scritto + orale di tipo STANDARD con verbalizzazione elettronica; 2. durante la prova scritta invitare gli studenti a NON prenotarsi ad un appello successivo fino alla pubblicazione degli esiti degli scritti; 3. verbalizzare (ai fini statistici) insufficiente l esito degli scritti non superati (la data esaminato il del verbale va posta uguale alla data in cui si è svolto lo scritto). 4. pubblicare gli esiti degli scritti; 5. convocare gli studenti che hanno superato lo scritto per concludere l esame sostenendo l orale (la data esaminato il del verbale va posta uguale al giorno in cui lo studente sostiene l orale) caso 4) l esame è contestualmente scritto + orale e l orale può essere sostenuto in un appello successivo. In questo caso: 1. fissare l esame scritto + orale di tipo STANDARD con verbalizzazione elettronica; 2. durante la prova scritta invitare gli studenti a NON prenotarsi ad un appello successivo fino alla pubblicazione degli esiti degli scritti; Pag. 8 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

9 3. verbalizzare (ai fini statistici) insufficiente l esito degli scritti non superati (la data esaminato il del verbale va posta uguale alla data in cui si è svolto lo scritto); 4. pubblicare gli esiti degli scritti; 5. convocare gli studenti che hanno superato lo scritto; 6. verbalizzare non concluso l esame degli studenti che intendono sostenere l orale in un appello successivo (la data esaminato il del verbale va posta uguale alla data in cui si è svolto lo scritto); 7. convocare gli studenti che hanno superato lo scritto per concludere l esame sostenendo l orale (la data esaminato il del verbale va posta uguale al giorno in cui lo studente sostiene l orale). Modifica esame Passo 1) Passo 2) Pag. 9 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

10 Cancellazione esame Se sono presenti delle iscrizioni l icona per l eliminazione NON compare. Generazione verbale (PDF) Considerando che la soglia delle iscrizioni deve essere precedente (o uguale) alla soglia delle disdette e che la stampa del verbale può avvenire solo al termine delle possibili disdette (v. creazione esame): Per mantenere in coerenza il verbale con gli studenti iscritti la stampa del verbale è possibile a partire dal giorno successivo delle eventuali disdette. Pag. 10 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

11 È buona pratica caricare i membri della commissione al momento della creazione e/o modifica dell esame; in questo modo anche i membri della commissione, nella loro pagina di gestione degli esami, possono ottenere l elenco degli studenti iscritti. Nel caso in cui i membri della commissione non fossero presenti negli archivi è possibile digitarli manualmente con un operazione di forzatura. È buona pratica caricare i membri della commissione al momento della creazione e/o modifica dell esame; in questo modo anche i membri della commissione, nella loro pagina di gestione degli esami, possono ottenere l elenco degli studenti iscritti. Pag. 11 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

12 Download iscritti in formato Excel o PDF Passo 1) Passo 2) Inserimento esito degli esami (verbalizzazione elettronica) La verbalizzazione elettronica dell esame è possibile solo se gli studenti si sono iscritti dal Portale dello Studente. Per gli studenti dei corsi con obbligo di compilazione del piano di studio, inoltre, è necessario che il piano di studio si trovi nello stato di chiuso (ovvero convalidato in coerenza con uno dei percorsi didattici del corso). L accesso al sistema di verbalizzazione on line avviene fornendo il PIN monouso che viene recapitato, quando richiesto, nella casella di posta elettronica che il docente ha preventivamente comunicato al responsabile della segreteria didattica di appartenenza. Per ottenere la quantità di sicurezza adeguata è necessario utilizzare un indirizzo diverso da quello già utilizzato per accedere al portale. Nel caso di esami scelti dallo studente (detti anche liberi, AFS, ecc.) il docente può trovare in elenco studenti di un altro dipartimento. Nulla cambia nel processo di verbalizzazione elettronica. L esito di tutti gli esami vanno annotati nel verbale cartaceo la cui stampa può essere ottenuta dal titolare dell aggregato fino all ultimo momento. Pag. 12 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

13 Il verbale espone lo stato delle tasse. In caso di tasse non in regola, lo studente non può sostenere l esame Richiesta del PIN monouso Per ottenere una quantità di sicurezza adeguata, l'indirizzo di posta elettronica per la consegna del PIN monouso deve essere diverso dall indirizzo utilizzato per accedere al portale. Se non dovesse arrivare il messaggio contenente il PIN controllare tra lo spam. Il PIN monouso non ha scadenza temporale. Pag. 13 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

14 Verbalizzazione Passo 1) Insegnamenti associati al docente Studente che non ha superato l esame precedente ed ha prenotato il successivo Strumenti per inserire o modificare o cancellare l esito dell esame Il docente ha già inserito nel sistema il non superamento dell esame per uno dei motivi: assente; non concluso; insufficiente. L esito può essere modificato entro le ore 24 del giorno di inserimento nel sistema. Il docente ha già inserito nel sistema il superamento dell esame. L esito può essere modificato o cancellato entro le ore 24 del giorno di inserimento nel sistema. Il docente non ha ancora inserito l esito dell esame. Il docente non ha ancora inserito il NON superamento dell esame nel caso in cui lo studente abbia GIÀ prenotato un esame successivo. Si tratta del caso in cui lo studente dal giorno successivo l esame e PRIMA che il docente abbia potuto inserirne l esito si è iscritto ad un esame successivo [evidentemente] perché assente all esame precedente o per non averlo superato. Pag. 14 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

15 Può accadere che lo studente dopo aver sostenuto l esame (tipicamente un esame scritto) ritenga di non averlo superato e, a partire dal giorno seguente la data dell esame, si prenota per il successivo. Se, al contrario, l esame risulta superato, per poterlo registrare occorre applicare la procedura di emergenza: 1) lo studente disdetta la prenotazione dell esame successivo; 2) il docente registra l esame come non superato; 3) il docente modifica l esame da non superato a superato. Gli studenti che hanno il piano di studio obbligatorio possono averlo nello stato di aperto/chiuso. Nel caso di piano di studio aperto (quindi in fase di compilazione) l esame non può essere sostenuto. Pag. 15 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

16 Passo 2) L A.A. di riferimento indica l A.A. a cui vengono associati i crediti nella carriera dello studente. Assume particolare rilevanza nella sessione invernale dove è discriminante la distinzione tra un esame di un corso erogato l A.A. precedente e l esame di un corso erogato nel I semestre nell A.A. corrente. Gli esami registrati come non superarti hanno valenza ai soli fini statistici. Riepilogo esami registrati Il riepilogo degli esami registrati può avvenire in due modi: 1) esami di cui si è inserito l esito nel sistema (verbalizzazione) in un intervallo di tempo; 2) esami di cui si è inserito l esito nel sistema (verbalizzazione) relativi ad codice di esame (in pratica tutti gli esami verbalizzati del singolo verbale cartaceo). Il codice dell esame è reperibile nell intestazione del verbale e nella pagina per la gestione degli esami. Pag. 16 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

17 Nella ricerca per codice esame l intervallo di tempo non viene preso in considerazione. Questionari AVA Passo 1) È il dipartimento che decide la data di inizio/fine compilazione dei questionari dei singoli insegnamenti. Se l insegnamento di interesse non è in elenco fare riferimento al responsabile della segreteria didattica del dipartimento. Gli insegnamenti mutuati non compaiono in elenco. In questi casi la rilevazione vale solo per gli insegnamenti mutuanti Pag. 17 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

18 Passo 2) Gestione programmi di insegnamento (valida per la rilevazione AVA-SUA 2016/17) Premessa La Scheda Unica Annuale (SUA) è uno strumento gestionale funzionale alla progettazione, alla realizzazione, all'autovalutazione e alla riprogettazione del Corso di Studi. La SUA implica da parte dei docenti il caricamento dei programmi, testi, propedeuticità, ecc. degli insegnamenti che saranno erogati a partire nell A.A. 2016/2017 come dal prospetto che segue. Corsi biennali Corsi triennali Ciclo unico Erogati 2016/ anno OFF.F. 2016/ anno OFF.F. 2015/16 1 anno OFF.F. 2016/ anno OFF.F. 2015/ anno OFF.F. 2014/15 1 anno OFF.F. 2016/ anno OFF.F. 2015/ anno OFF.F. 2014/ anno OFF.F. 2013/14 Erogati 2017/ anno OFF.F. 2016/17 2 anno OFF.F. 2016/ anno OFF.F. 2015/16 2 anno OFF.F. 2016/ anno OFF.F. 2015/ anno OFF.F. 2014/ anno OFF.F. 2013/14 Erogati 2018/ anno OFF.F. 2016/17 3 anno OFF.F. 2016/ anno OFF.F. 2015/ anno OFF.F. 2014/15 Erogati 2019/ anno OFF.F. 2016/ anno OFF.F. 2015/16 Erogati 2020/ anno OFF.F. 2016/17 Ogni insegnamento di un OFF.F. (valido per AVA-SUA) ha almeno un docente titolare. Se i docenti titolari di un insegnamento sono più di uno allora si hanno tre possibilità: Pag. 18 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

19 A) l insegnamento è canalizzato (più docenti erogano le lezioni in parallelo nello stesso anno accademico, nella stessa frazione di erogazione, a platee diverse di studenti [A-L; M-Z; ecc.]); B) l insegnamento è modulare (più docenti si alternano nell erogazione delle lezioni, nella stessa frazione di erogazione, alla stessa platea di studenti); C) miscellanea dei punti A) e B). L insegnamento, unito al docente titolare, al tipo di erogazione (modulo, canale,..), ai programmi, ai testi di riferimento, al periodo di erogazione, ecc. assume il nome di VERSIONE DI INSEGNAMENTO. Se il docente eroga contemporaneamente lezioni a studenti che seguono insegnamenti diversi con analogo programma (anche di corsi di studio diversi) allora le versioni degli insegnamenti coinvolti sono in MUTUAZIONE. Se il docente eroga contemporaneamente lezioni dello stesso insegnamento a studenti di OFF.F. diverse allora le versioni degli insegnamenti coinvolti sono in MUTUAZIONE. Gli insegnamenti in mutuazione sono formati dall insieme della versione di insegnamento MUTUANTE (valida ai fini del carico didattico) unita alle versioni di insegnamento MUTUATE (non considerate ai fini del carico didattico). Nelle mutuazioni delle versioni di insegnamento di cui il docente è titolare valgono i vincoli di coerenza: 1. l A.A. di erogazione delle versioni di insegnamento (mutuante e mutuate) deve coincidere; 2. la frazione di erogazione delle versioni di insegnamento (mutuante e mutuate) deve coincidere; 3. il luogo di erogazione delle versioni di insegnamento (mutuante e mutuate) deve coincidere. L insegnamento può trovarsi in una delle possibili combinazioni dei seguenti stati: Sì: è possibile organizzare gli esami e la conseguente registrazione dell esito. Attivo Vale per OFF.F. Vale per AVA-SUA No: non è possibile organizzare gli esami. Un insegnamento può essere non attivo, perché, ad esempio, il corso non è stato ancora avviato o perché si tratta di un vecchio insegnamento sul quale non vengono più organizzati esami. Sì: l insegnamento è associato all offerta formativa di un anno accademico e viene erogato in uno degli anni della coorte. No: l insegnamento non fa parte dell offerta formativa, può trattarsi, ad esempio, di un insegnamento istituito per risolvere un problema contingente alla carriera di alcuni studenti. Sì: la Scheda Unica Annuale dell insegnamento viene trasmessa al sistema di Autovalutazione, Valutazione periodica, Accreditamento. No: la Scheda Unica Annuale dell insegnamento non viene trasmessa al sistema di Autovalutazione, Valutazione periodica, Accreditamento. Pag. 19 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

20 Caricamento programmi, testi, ecc. Passo 1) È la segreteria didattica che associa il docente agli insegnamenti. La stessa segreteria impone le mutuazioni e ne fissa i vincoli di erogazione. Passo 2) Pag. 20 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

21 Passo 3) Cronologia insegnamenti (dall OFF.F. 2011/2012) Sì: è possibile organizzare gli esami e la conseguente registrazione dell esito. Attivo Vale per OFF.F. No: non è possibile organizzare gli esami. Un insegnamento può essere non attivo, perché, ad esempio, il corso non è stato ancora avviato o perché si tratta di un vecchio insegnamento sul quale non vengono più organizzati esami. Sì: l insegnamento è associato all offerta formativa di un anno accademico e viene erogato in uno degli anni della coorte. Pag. 21 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

22 No: l insegnamento non fa parte dell offerta formativa, può trattarsi, ad esempio, di un insegnamento istituito per risolvere un problema contingente alla carriera di alcuni studenti. Vale per AVA-SUA Sì: la Scheda Unica Annuale dell insegnamento viene trasmessa al sistema di Autovalutazione, Valutazione periodica, Accreditamento. No: la Scheda Unica Annuale dell insegnamento non viene trasmessa al sistema di Autovalutazione, Valutazione periodica, Accreditamento. Orari di ricevimento, e Telefono L orario di ricevimento viene automaticamente associato tutti gli insegnamenti del docente. Pag. 22 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

23 Libretti delle lezioni Selezionare l A.A. di interesse (viene proposto l A.A. corrente) Il sistema estrae automaticamente gli insegnamenti associati al docente A.A. per A.A. [tranne i non mutuati e i non validi per l OFF.F.]. Il libretto delle lezioni vale automaticamente anche per gli eventuali insegnamenti mutuati. La data della lezione deve essere coerente con l anno accademico di erogazione (1 agosto 31 luglio). Pag. 23 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04

24 Libretto delle altre attività La data delle attività deve essere coerente con l anno accademico a cui fa riferimento (1 agosto al 31 luglio). Pag. 24 di 24 Portale del Docente Note operative - rev. 3.04