Gestione Testi Legati

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1 Sommario Gestione Testi Legati Manuale D Uso Aggiornato al 07/04/2004 Premessa: Cosa sono i testi legati... Pag. 2 Maschera Principale... Pag. 3 Tipi di Modello di Documento... Pag. 4 Creare un Modello di Documento... Pag. 5 Creare un Modello di Documento da un documento già esistente...pag. 6 Usare i Testi Legati -> Adottare un Testo Normale... Pag. 7 Usare i Testi Legati -> Adottare un Modello di Documento... Pag. 8 Suggerimenti e approfondimenti... Pag. 9 Aumenta le tue potenzialità. Moltiplica la tua produttività. Usa i Testi Legati. Prodotto da:

2 ACTA/SOUL: Manuale d uso Testi Legati Pag. 2 Premessa: cosa sono i Testi legati Tra le funzioni piu potenti e avanzate di ACTA e SOUL, c è la possibilità di automatizzare le relazioni. Uno degli aspetti fondamentali di chi esercita la professione del Consulente Assicurativo, è senza dubbio quello delle relazioni. ACTA mette a disposizione una serie completa di Stampe, veloci e versatili, pronte a soddisfare le esigenze dello Studio. Tra queste, alcune sono pronte da stampare subito dopo l apertura di una nuova pratica,. E tuttavia possibile creare dei propri modelli personalizzati tramite l ausilio dei Testi Legati. E anche vero del resto che proprio la stesura delle relazioni, comporta un grosso dispendio di energie e di tempo. Proprio per queste ragioni, i nostri software integrano uno strumento avanzato, unico nel suo genere, che prende il nome di Testi Legati. I Testi Legati, permettono di impostare dei modelli di documento (es. Mandato, Messa In Mora, C.T.U., Lettere, ecc..), che potranno essere richiamati direttamente dalla pratica: ACTA si occuperà di riportare tutti i dati della pratica. Ogni relazione cosi prodotta, sarà agganciata alla cartella di pertinenza e facilmente richiamabile. Com è facile intuire, ACTA e SOUL interagiscono con i programmi di videoscrittura piu diffusi, da WordPad di Windows a Microsoft Word (tutte le versioni) a OpenOffice.. Tuttavia, per sfruttare appieno tutte le potenzialità di questo strumento, è consigliabile lavorare con Micorost Word. Ricordiamo che di base, ACTA e SOUL sono collegati a Wordpad, che è presente in tutte le versioni di Windows; per agganciarsi a WORD, contattare l Azienda fornitrice del software o, in alternativa, chiamare l Help Desk telefonico al numero 081/ o riferirsi alla sezione suggerimenti, all ultima pagina di questo manuale. Eventuali aggiornamenti, rettifiche o variazioni del contenuto di questo manuale, o dello strumento Testi Legati, saranno disponibili, come di consueto, sulle note alla versione di ogni aggiornamento. Note legali e diritti d autore Il software descritto in questo manuale viene fornito con contratto di licenza e può essere utilizzato solo in conformità con i termi espressi in tale contratto. Copyright Copyright 2004 C.W.S. Informatica S.r.l. - Tutti i diritti riservati Qualunque documento tecnico che venga reso disponibile dalla C.W.S. Informatica è stato realizzato dalla C.W.S. Informatica che ne possiede la proprietà ed il Copyright. C.W.S. Informatica S.r.l. si riserva il diritto di effettuare modifiche senza preavviso. Nessuna parte di questo manuale può essere copiata senza l esplicito consenso della C.W.S. Informatica S.r.l. Marchi Microsoft, Windows, Word e Wordpad, sono marchi registrati e di proprietà di Microsoft Corporation. Altri nomi di prodotti citati in questo manuale sono riconosciuti come marchi registrati delle rispettive società produttrici.

3 ACTA/SOUL: Manuale d uso Testi Legati Pag. 3 Maschera Principale La procedura consente di produrre dei testi legati alla pratica attiva in modo facile e veloce, a partire da modelli precedentemente creati. ACTA e SOUL, possiedono già dei modelli pronti che pero, vogliono essere solo degli esempi: è opportuno che ogni consulente assicurativo crei i propri modelli, per meglio sfruttare le potenzialità messe a disposizione da questo strumento. I Testi Legati consentono di fondere i dati immessi nella pratica con dei testi precedentemente impostati. E possibile creare illimitati modelli di documento per tutte le situazioni più ricorrenti e con tutte le varianti del caso. Ogni modello sarà costituito da frasi fisse, come l'intestazione e il corpo del testo, e da parti variabili, che dipendono univocamente dai dati della pratica attiva richiamata, quali le parti coinvolte nel sinistro, le date, i veicoli, ecc... Ogni modello creato, potrà quindi essere riutilizzato su più pratiche, con un notevole risparmio di tempo. Potremo creare testi per diversi tipi di messa in mora, citazioni, lettere, e agganciarli alla pratica che ci interessa, fondendo automaticamente i dati specifici della pratica con il testo scelto per una determinata esigenza. Per attivare i Testi legati, cliccare sul tasto Testi Legati, situato in basso a sinistra della maschera principale del programma, oppure premere F8 sulla tastiera. La figura in basso, mostra i tasti funzione della maschera Testi legati. Tasti di accesso al Memorandum ed allo Scadenziario Elenco dei testi creati per la pratica attiva Pulsanti di gestione dei testi creati per la pratica attiva Visualizza i modelli RTF o WORD Genera un RTF contenente la perizia Visualizza la struttura della cartella Modelli: un doppio-click su una sottocartella ne visualizza il contenuto Pulsanti di gestione dei modelli Crea una nuova cartella nella posizione corrente: utile per organizzare meglio i modelli Esplora tutto il contenuto della cartella Modelli: utile per rinominare, eliminare e spostare i modelli da una cartella in un altra Elenco dei Modelli disponibili nel formato RTF

4 ACTA/SOUL: Manuale d uso Testi Legati Pag. 4 Tipi di Modello di Documento I Testi legati gestiscono diversi tipi di Modello di Documento. Ne esaminiamo le caratteristiche principali. Testo Normale. Sono testi molto semplici, con le stesse caratteristiche dei testi standard (raggiungibili dal menu Tabelle-Testi Standard). Non sono dei modelli (e quindi non possono essere riutilizzati per altre pratiche), ma solamente uno stumento molto veloce, da utilizzare per lettere semplici e legarle alla pratica attiva. Testi RTF (Rich Text Format) E il formato che consigliamo di utilizzare. Le caratteristiche principali sono:! Compatibilità: Questo è un formato universale, compatibile e utilizzabile con qualsiasi programma di videoscrittura (Da WordPad a Word a OpenOffice, ecc).! Estrema velocità di esecuzione. Non richiede particolari capacità di elaborazione da parte del computer. I modelli creati con questo gestore, saranno dei file con estensione.rtf DOC / DOT Le caratteristiche principali sono:! Compatibilità SOLO con Microsoft Word (qualsiasi versione)! Maggior Controllo durante la fase della fusione dei dati! Richiede maggior tempo di elaborazione e quindi maggior potenza da parte del computer I modelli creati con questo gestore, saranno dei file con estensione.doc o.dot Consigliamo di utilizzare soprattutto i modelli in RTF, perfettamente compatibili con Micorsoft Word, perché riescono a rispondere alla maggior parte delle esigenze. L utilizzo dei modelli Doc è consigliabile SOLO in caso di determinate esigenze, quali la stampa su carta uso bollo, l utilizzo di tabelle o griglie. In particolare, per costruire dei modelli di fattura personalizzati ed in generale, per chi ha maggior dimestichezza con il computer e desidera avere maggiore potenza e controllo sui modelli.

5 ACTA/SOUL: Manuale d uso Testi Legati Pag. 5 Creare un Modello di Testo Per facilitare l apprendimento, creiamo un modello di prova, seguendo via via i passi sotto descritti. Per creare un nuovo modello di testo:! Cliccare su Crea Nuovo Modello (RTF o Word), posizionato in basso a destra sulla maschera principale dei Testi Legati.! Sulla maschera che compare, assegnare il nome senza virgole, punti o caratteri speciali. Sono accettati solo gli spazi ed i trattini (o trattini bassi).! A questo punto, si apre l editor di testo predefinito (WordPad, Word o Altro) con, sulla destra, l Help.! L Help (vedi fig. in basso) contiene, organizzati per categorie, tutti i codici mnemonici del programma, necessari per la fusione dei dati della pratica con il modello di documento.! Posizionare il cursore sul foglio di word dove si vuole inserire il codice mnemonico! Doppio click sulla categoria d interesse, ad esempio Dati studio (oppure cliccare sul + posto a sinistra di ogni categoria)! Doppio click sul codice da importare, es. pre-intestazione, intestazione, Indirizzo, ecc.. (In alternativa, è possibile selezionare il codice e poi premere su Invia Testo.) La variabile selezionata sarà racchiusa tra ## (diesis o cancelletti). Quindi il codice campo così indicato (es. ##NomeIntPra## per nome intestatario del veicolo), conterrà la corrispondente informazione della pratica attiva, quando sarà utilizzato il modello che stiamo creando.! Dato che ci troviamo su un editor di testo, è possibile adottarne tutte le caratteristiche tipiche, quali caratteri, colori, allineamenti, pre e post intestazioni, ecc..! Salvare e chiudere, nell ordine, l Help di Word e il documento.! La procedura salverà il modello, riportandoci alla maschera principale dei Testi legati. Si potrà notare come il nuovo modello creato sarà visibile tra l elenco dei modelli disponibili, pronto per l uso. Imposta l Help in modalità a scomparsa o sempre visibile Codici organizzati in struttura ad albero e per categoria

6 ACTA/SOUL: Manuale d uso Testi Legati Pag. 6 Creare un Modello da un documento già esistente Prima di usare i Testi Legati, sicuramente, ogni qualvolta si andava a produrre una nuova relazione, si procedeva a partire da un documento già esistente e si andavano a cambiare i dati relativi alla pratica (ad. es. date, dati sinistro, dati delle parti, ecc..) Per velocizzare la creazione dei propri modelli, è possibile riutilizzare i documenti che già usate normalmente. Si può procedere in due modi. Primo metodo (per utenti non particolarmente esperti):! Aprire un Vostro documento già esistente;! Cliccare su File, Salva con Nome;! Specificare come cartella di destinazione C:\sestante\modelli;! Specificare come tipo file il formato RTF (Rich Text Format) o il formato DOC (a seconda delle preferenze come illustrato nella Pag. 5 - Tipi di Modello);! Ripetere le operazioni di cui sopra per ogni documento. Secondo metodo (per utenti esperti):! Fare un copia e incolla dei docuemnti che già usate normalmente dentro la cartella C:\sestante\modelli Questo metodo, presuppone una maggior conoscenza e padronanza dei formati dei file. A questo punto, per inserire i codici-campo del programma dentro i modelli, procedere come illustrato nella sezione precedente, Creare un modello.

7 ACTA/SOUL: Manuale d uso Testi Legati Pag. 7 Usare i Testi Legati -> Adottare un Testo Normale. Dopo aver creato alcuni modelli di documento, è possibile usare i testi legati. Dalla maschera principale, con una pratica aperta, premere il tasto in basso a sinistra Testi Legati o premere il tasto F8 sulla tastiera. Dalla Maschera principale dei Testi Legati, premere Nuovo in alto a destra. Comparirà la videata come mostrato nella figura in basso. A questo punto si potrà scegliere quale tipo di testo utilizzare per il proprio documento: - Testo Normale - Editor RTF - File di Word Testo normale Selezionando Testo Normale, la procedura chiede di inserire il titolo del documento. Dopo aver cliccato su seleziona, compare la maschera mostrata a sinistra: - scegliere i destinatari cliccando sugli appositi tasti, - inserire l oggetto e il testo, - definire le eventuali opzioni. Cliccare su Elenco ( in alto a sinistra): Il testo risulta già creato. Tornati su Elenco, premere: - STAMPA, per stampare il testo normale appena creato o uno creato in precedenza; - MODIFICA, per modificare il testo normale appena creato o uno creato in precedenza; - ELIMINA, per eliminare il testo normale appena creato o uno creato in precedenza. Ribadiamo che i testi creati con questa modalità, possono essere utilizzati SOLO con la pratica a cui si riferiscono.

8 ACTA/SOUL: Manuale d uso Testi Legati Pag. 8 Usare i Testi Legati ->Adottare un Modello di Docuemento Dopo aver creato alcuni modelli di documento, è possibile usare i testi legati. Dalla maschera principale, con una pratica aperta, premere il tasto in basso a sinistra Testi Legati o premere il tasto F8 sulla tastiera. Dalla maschera principale dei Testi Legati: 1 - Selezionare il tipo di Modello (RTF o WORD) 2 - Selezionare l eventuale sottocartella 3 - Selezionare il modello desiderato Click su Adotta Modello (in basso a Destra) Dalla finestra successiva, selezionare le eventuali opzioni: - Registra l attività nel Memorandum - Aggiorna il contatore delle raccomandate, utile per gestire le spese in fase di parcellazione e fattura. e cliccare su A questo punto si aprirà il documento finale con i dati della pratica. E possibile apportare modifiche e aggiunte alla relazione finale. Apri documento finale con i dati della pratica attiva. Le modifiche apportate saranno archiviate SOLO sulla relazione finale, NON sul modello. Terminato il lavoro, chiudere il programma di video scrittura. Rispondere di sì all eventuale domanda se salvare le modifiche al file admin.rtf. A questo punto, rispondere di Sì alla successiva domanda (mostrata nella figura a sinistra): in questo modo il documento sarà salvato in originale per avere sempre una copia fedele a quella stampata. Tornati su Elenco, dai tasti di gestione posti in alto a destra, è possibile premere: - MODIFICA, per modificare iltesto Legato creato o uno creato in precedenza; - ELIMINA, per eliminare un Testo Legato creato o uno creato in precedenza; - RISTAMPA, per ristampare un Testo Legato creato o uno creato in precedenza, comprese le eventuali modifiche apportate; - IMPORTA, per importare da disco un documento di testo e legarlo alla pratica corrente; - ESPORTA, per esportare su disco il documento selezionato; - ESCI, per uscire dai Testi Legati. Usciti dai testi Legati, sulla maschera principale del programma, un numero sul pulsante dei Testi Legati, ci indicherà se e quanti documenti sono legati alla pratica a video.

9 ACTA/SOUL: Manuale d uso Testi Legati Pag. 9 Suggerimenti e Approfondimenti Rinominare, spostare e cancellare un modello La cartella principale dei Modellidi Documento è la cartella Modelli su C:\sestante. Per organizzare, rinominare, spostare, cancellare dei modelli di documento, è possibile accedere alla suddetta cartella andando su Risorse del Computer, poi su C:\Sestante\Modelli. Tuttavia, sulla maschera principale dei Testi Legati, in basso a sinistra è presente un pulsante che apre direttamente la cartella Modelli. Inoltre, è possibile creare una sottocartella dentro la cartella Modelli, premendo l apposito tasto. Chi sfrutta pienamente le potenzialità offerte dalla gestione dei Testi Legati, troverà molto utile questa possibilità perché potrà organizzare i propri modelli in cartelle e sottocartelle e sarà facilitato in fase di ricerca del modello desiderato. Non c è nessun limite massimo al numero di modelli che si possono creare, per cui è possibile, per ogni modello, creare tutte le varianti ritenute opportune. Configurare il programma con l editor desiderato Appena installati, ACTA e/o SOUL sono interfacciati a Microsoft WordPad di Windows. E tuttavia possibile definire un programma di videoscrittura diverso, modificando il file di impostazione del programma. ATTENZIONE: questa procedura è consigliata solo agli utenti esperti: una errata modifica del file, potrebbe compromettere il corretto funzionamento di SOUL e ACTA. Per qualsiasi dubbio o difficoltà su questa operazione, è sempre possibile rivolgersi all assistenza tecnica, Istruzioni: - Uscire da Acta e/o Soul e aprire SoulUti (doppio-click sull icona presente sul desktop di Windows) - Rispondere di SI alla domanda - Click su Editor RTF e poi su Sfoglia - Doppio-Click su Soul.ini (per SOUL) o Acta.ini (per ACTA) - Identificare la riga EDITORRTF, e modificarla come segue: Per Microsoft Word 95, 97, 2000: C:\Programmi\Microsoft Office\Office\Winword.exe Per Microsoft Word XP: C:\Programmi\Microsoft Office\Office10\Winword.exe Per Microsoft Word 2003: C:\Programmi\Microsoft Office\Office11\Winword.exe IMPORTANTE: (Solo per Windows XP e Windows 2000): Se si desidera utilizzare il WordPad di Windows XP o Windows 2000, è necessario apportare una piccola modifica al file di impostazione del programma. Sulla riga EDITORRTF, è necessario sostituire quella presente con quella sotto specificata: EDITORRTF=C:\Programmi\Windows NT\Accessori\Wordpad.exe