Manuale Operativo CONTABILITÀ GENERALE. BILANCIO CEE E RICLASSIFICAZIONI Rel DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

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1 KING Manuale Operativo CONTABILITÀ GENERALE BILANCIO CEE E RICLASSIFICAZIONI Rel DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

2 - 2 - Manuale Operativo Sommario 1 Riclassificazione dei bilanci Tipi di Riclassificazioni e Voci di Bilancio Tabella Tipi di Riclassificazione Voci di riclassificazione Voci di riclassificazione e Struttura del Bilancio Collegamento del Piano dei conti alle Voci di Bilancio Collegamento Piano dei Conti a Voci di riclassificazione Collegamento Rapido Piano dei Conti Gestione dei dati per il Riclassificato Manutenzione storici riclassificazione Gestione Saldi di Bilancio e Rettifica Funzioni di Stampa Riclassificazione e Stampa Stampa Confronto tra Bilanci Stampa del Bilancio Telematico Stampa Collegamenti CEE Stampa di un periodo storicizzato Approfondimenti importanti Gestione Sezioni/Totali Totale attivo e passivo IV Direttiva: Struttura del Bilancio CEE normale e ridotto Arrotondamenti Conto Economico e Formule Ripresa da TAXBIL... 37

3 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Riclassificazione dei bilanci Nella procedura gestionale è stato realizzato un particolare sistema parametrizzato di riclassificazione del bilancio contabile, che permette la creazione di diverse Tipologie di Riclassificazione personalizzabili dall utente a seconda delle diverse esposizioni di bilancio che desidera ottenere. Con questo sistema, è stata preimpostata la struttura per la gestione del Bilancio secondo la IV direttiva CEE, sia in forma ordinaria (Tipo Riclassificazione CEE) che abbreviata (Tipo Riclassificazione BCR). La scelta se gestire la riclassificazione CEE o BCR viene operata sull anagrafica della società, per ogni azienda gestita, attraverso l abilitazione del flag Bilancio CEE (Menù Utilità Variazione Società Cartella Varie). se selezionato, il campo determina che l azienda potrà gestire la riclassificazione CEE (ordinaria), mentre se non selezionato indica che l azienda potrà gestire la riclassificazione BCR (abbreviata). Ovviamente, lo stato del flag può essere variato di esercizio in esercizio a seconda del tipo di riclassificazione che si vuole ottenere (si pensi ad una società che un anno elaborerà il CEE e l anno successivo vuole elaborare il bilancio in forma abbreviata). Le tipologie di Riclassificazione gestite sono impostabili in un apposita tabella Tipi di Riclassificazione : qui è possibile indicare il Codice, la descrizione (che sarà riportata sulla stampa del riclassificato) e il modello di stampa da utilizzare. In particolare, infatti, è prevista la possibilità di creare dei modelli di stampa (report) personalizzati, da associare ad ogni tipo di riclassificazione gestita; ovviamente, la procedura è già dotata di un modello standard, associabile a qualsiasi tipologia (già presente nello standard o di successiva creazione). Per quanto riguarda le Voci di riclassificazione associate ad un modello personalizzato, una volta impostate possono essere copiate su tutte le società gestite (quindi, anche un modello personalizzato può essere facilmente applicato a diverse società). Le funzionalità associate a questo sistema possono essere suddivise in: Impostazione dei dati, che prevede le fasi di Caricamento della tabella Tipi di Riclassificazione Bilanci. Caricamento/Variazione delle Voci di Riclassificazione. Collegamento del Piano dei Conti alle Voci di Riclassificazione (anche con Collegamento Rapido). La fase di impostazione riguarda la preparazione degli archivi necessari alla creazione di un bilancio riclassificato, e considerando che la compilazione del riclassificato avviene automaticamente in funzione dei dati gestiti in contabilità, occorre prima di tutto identificare il tipo di riclassificazione e, caricate le rispettive voci, collegare il Piano dei conti alle stesse. Le funzioni di gestione dei dati, quali: Stampa della riclassificazione e creazione di uno storico di bilancio riclassificato. Stampa di confronto tra bilanci riclassificati. Gestione dello storico bilanci riclassificati. Gestione Saldi Bilancio e Rettifica Tra le funzionalità di gestione dei dati troviamo sia le stampe che delle funzioni particolari per il caricamento dei saldi contabili e dei saldi storici.

4 - 4 - Manuale Operativo 1.1 Tipi di Riclassificazioni e Voci di Bilancio La prima operazione da compiere per la gestione del Riclassificati è la creazione dei Tipi di Bilancio quindi la creazione e impostazione delle relative voci. La procedura presenta delle tabelle già preimpostate per la gestione del Bilancio secondo la IV direttiva CEE (sia ordinario che abbreviato) Tabella Tipi di Riclassificazione Questa tabella dovrà contenere la codifica dei diversi tipi di riclassificazione che potranno essere applicati al bilancio contabile (Esempio Riclassificazione Bilancio CEE). Si accede alla funzione dal menù Archivi Tabelle Società Tipi Riclass. Bilancio: Codice: è la codifica relativa al tipo di riclassificazione di bilanci, alfanumerico di 10 caratteri Descrizione: è la descrizione del tipo di riclassificazione. Nome file RPT: nome del file RPT per la stampa; è possibile associare ad ogni riclassificazione un file report (in formato Crystal report) specifico; di difetto è assegnato il file STBILCEE.rpt. Aggiorno Storico: se marcato, permette, con la funzione Riclassificazione e stampa di memorizzare in una tabella appropriata la riclassificazione di bilancio selezionata, al fine di utilizzare i dati gestiti anche nel Confronto tra storici riclassificati. Voci di posizionamento: per agevolare ulteriormente il collegamento dei conti alle voci nella funzione Collegamento Rapido Piano dei conti. Compilati questi campi, alla selezione di un conto del Piano dei conti nell apposito riquadro della funzione di Collegamento rapido (ved. paragrafi successivi) il programma in automatico posiziona l elenco delle Voci (sulla parte destra) sulla prima voce appartenente allo stesso gruppo di bilancio selezionato.

5 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Voci di riclassificazione La funzione Voci di riclassificazione permette di codificare e manutenere l elenco delle diverse voci che costituiscono ogni singolo tipo di riclassificazione (codificato nella tabella Tipo Riclassificazione Bilanci ). Da qui è possibile consultare tutte le Voci di riclassificazione, modificarne le caratteristiche e controllarne il collegamento con del Piano dei Conti. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Voci di riclassificazione: Area Impostazione Area Collegamenti Il campo Tipo riclassificazione: permette di selezionare la tipologia di Riclassificazione, richiamandola dalla tabella Tipo Riclassificazioni Bilanci; attraverso il bottone (o il tasto funzione <F5>) è possibile richiamare la lista dalla quale selezionare il tipo riclassificazione (ad esempio Bilancio Cee o Ridotto) desiderato. Nel campo successivo appare in automatico la Descrizione relativa al codice scelto. Le voci di riclassificazione sono contrassegnate da due distinti colori: Bianchi: nel caso in cui la voce ha conti collegati; Grigi: nel caso in cui la voce di riclassificazione non ha conti collegati. In modo che sia possibile procedere al collegamento di tutte le voci non collegate in modo veloce. La struttura può anche essere importata da un'altra società, grazie alla funzione di SOSTITUISCI (ved. paragrafi successivi).

6 - 6 - Manuale Operativo Area Impostazione In quest area è possibile visualizzare e modificare le caratteristiche di ogni voce, quali: Codice: codice di tipo numerico della voce di riclassificazione; Descrizione: descrizione della voce di riclassificazione; Cont. Sezione: selezionando il flag, è possibile definire quali formule dovranno essere totalizzati nelle rispettive sezioni di bilancio; Tipo: è un combo box che indica la natura delle voci di riclassificazione, sul quale è possibile agire per modificarne il valore; contiene i seguenti parametri: Commento: determina voci descrittive e permette di avere descrizioni nulle. Sezione: specifica che la voce corrisponde ad un Mastro e Conto che rappresenta l inizio di una serie di voci di Dettagli. Dettaglio: è la voce di riclassificazione che si collega al/ai sottoconti del Piano dei conti. Totale: permette di ottenere un totalizzatore della sezione. Formula: indica che il campo è una formula. Selezionando un campo FORMULA si attiva il pulsante omonimo posto sul fondo della maschera: premendo su questo bottone appare la seguente finestra: Da qui è possibile definire delle voci per effettuare calcoli utilizzando gli operatori +/- e le voci di riclassificazione. Nei campi Da Voce/A Voce vengono indicati quali conti possono essere sommati o sottratti. Con il flag Da considerare nella totalizzazione della sezione cui appartiene è possibile totalizzare anche le voci di tipo Formula della sezione cui appartiene.

7 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Area Collegamenti Sulla base della voce di riclassificazione selezionata nella parte di impostazione è possibile visualizzare i conti del piano dei conti che risultano collegati: Selezionando una voce nell Area Impostazione, si visualizzano i relativi conti del Piano dei conti collegati (nell Area Collegamenti). E presente anche il flag Visualizzazione Dati Contabili l abilitazione del quale permette di valorizzare i saldi contabili per tutti i conti del piano dei conti collegati alla voce di riclassificazione selezionata: Per ogni conto collegato viene evidenziato il saldo contabile ( Saldo ). A piede viene evidenziato il totale dei i saldi contabili relativi ai conti collegati ( Tutti Conti Collegati ).

8 - 8 - Manuale Operativo Voci di riclassificazione e Struttura del Bilancio La funzione di gestione delle Voci di Riclassificazione permette di definire la Struttura del riclassificato, consentendo all utente di impostare le voci e le proprietà ad esse associate in modo da deciderne il comportamento in fase di stampa. Per quanto riguarda la gestione del Riclassificato secondo la IV direttiva CEE, è possibile utilizzare una struttura standard reimpostata nelle società modello, procedendo cos solamente al collegamento dei propri conti alle voci, che saranno già strutturate secondo lo standard previsto dalla normativa. Ovviamente, dalla corretta impostazione della struttura dipenderà il corretto risultato in bilancio. Per quanto riguarda la gestione di modelli di riclassificazione personalizzati, gli stessi possono essere creati e gestiti liberamente dall utente, il quale ha la facoltà di costruire un riclassificato secondo le proprie esigenze. In questo caso, la costruzione del riclassificato personalizzato può avvenire per singola società (anche in caso di utilizzo delle Tipologie, nelle quali viene condiviso solamente il legame). Per agevolare l utente nelle operazioni di aggiornamento di una struttura di riclassificato da un azienda ad un'altra, è stata realizzata una particolare funzione attivabile con il pulsante Sostituisci che permette di aggiornare le voci di bilancio riprendendole da un archivio di un'altra società. In questo modo, è possibile procedere sia all aggiornamento delle Voci del Bilancio CEE copiando la struttura di una società modello più aggiornata (quale, ad esempio, i database Kingana.mdb forniti dal produttore del software) sia alla importazione di una struttura già impostata per una società (ovviamente, previa creazione dello stesso codice di riclassificazione nella tabelle dei Tipi di riclassificazione). E possibile procedere con l aggiornamento cliccando sul pulsante Sostituisci: cliccando sullo stesso, si apre una finestra di navigazione, nella quale è possibile scegliere il database modello. Questa funzione di sostituzione modifica la tabella delle Voci di riclassificazione e le rispettive Formule, mantenendone intatti i collegamenti (se già effettuati); ovviamente, se i collegamenti esistenti non hanno una corrispondenza con le nuove voci importante, saranno automaticamente eliminati [Un esempio: se nella vecchia struttura esisteva il conto contabile che era collegato ad un conto cee se questo conto non è presente nella struttura che s importa, verrà eliminato. In questo modo sarà eseguita una revisione dei collegamenti e quelli inattivi saranno eliminato]. La procedura dopo l eliminazione crea un file denominato Voci Errate.log nella cartella dove è installata la procedura dove vengano registrati tutti i collegamenti eventualmente eliminati. Per quanto riguarda le Formule, invece, le stesse vengono completamente sovrascritte (pertanto, eventuali modifiche verranno perse). La funzione d importazione viene avviata per la sola Tipologia di Riclassificazione attiva (richiamata in variazione che dovrà essere presente nella società di origine); quindi, nel caso specifico, dalla funzione Voci di Riclassificazione, richiamare il Tipo di Riclassificazione (es. CEE) e cliccare sul pulsante Sostituisci: appare la finestra di navigazione che permette di scegliere (parte sinistra) il percorso, e selezionare il singolo database dal quale procedere con l importazione (parte destra )

9 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Con la rel del software sono state modificate e aggiornate tutte le Formule collegate alla struttura CEE e BCR; le stesse possono essere aggiornate quindi con la funzione di Sostituisci dal Kingana.mdb (società modello rilasciata). La funzione di Sostituisci può anche essere effettuata sul Database Demo, che rappresenta la società di prova del programma, in modo da poter utilizzare questo archivio come esempio per un eventuale confronto ed aggiornamento manuale delle formule impostate nelle società in uso (consultandone i risultati a Video).

10 Manuale Operativo 1.2 Collegamento del Piano dei conti alle Voci di Bilancio Create le Tipologie di Riclassficazioni gestite con le relative Voci, è necessario passare alla fase di collegamento del Piano Conti della società alle Voci stesse. L operazione va eseguita una sola volta per ogni conto: i legami conto voce vengono memorizzati in archivio, e vengono gestiti direttamente dal programma ai fini della riclassificazione Collegamento Piano dei Conti a Voci di riclassificazione La funzione Collegamento P.d.C. a Voci di riclassificazione consente di effettuare, modificare e consultare i collegamenti dei conti del piano dei Conti alle Voci alle varie Riclassificazioni. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Collegamento P.d.C. a Voci di Riclassificazione: 1 - Piano dei Conti 3 - Collegamenti 2 - Tipi di Riclassificazione La maschera è divisa in tre aree strettamente collegate tra loro: PIANO DEI CONTI: elenca tutti i conti del Piano dei conti. Tutte le operazioni successive saranno effettuate sul conto selezionato. TIPI DI RICLASSIFICAZIONE: permette di richiamare i vari tipi di riclassificazione, per collegare le voci di riclassificazione al conto selezionato nel Piano dei conti COLLEGAMENTI: visualizza risultati e dati correlati Man mano che si procede al caricamento / variazione dei dati, è possibile premere il pulsante Conferma per salvare i dati inseriti: ad ogni operazione di conferma sarà visualizzato il seguente messaggio di avviso, che richiede se si vuole aggiornare il database

11 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Lo stesso messaggio sarà visualizzato se, modificati i collegamenti associati ad un conto del piano dei conti, ci si sposta per selezionare un nuovo codice: il programma rileva le modifiche e ne richiede il salvataggio (infatti, le operazioni vengono effettuate per conto, e spostandosi da un conto all altro senza salvare vengono perse). Vediamo nel dettaglio ogni parte della maschera. 1 Piano dei Conti Nella parte sinistra viene evidenziato il piano dei conti adottato, che può essere ordinato per codice o descrizione del conto in funzione dell ordinamento: Crescente contrassegnato da una freccia verso l alto; Decrescente contrassegnato da una freccia verso il basso. Per selezionare il conto è possibile evidenziarlo col tasto sinistro del mouse, con l ausilio della barra di scorrimento, oppure digitando il codice o la descrizione del conto (a seconda del tipo di ordinamento) nel campo Ricerca Veloce : Grazie ai pulsanti posti in fondo alla maschera, è possibile limitare e filtrare il numero di conti visualizzati: estrapolazione di tutti conti collegati estrapolazione di tutti i conti non collegati: estrapolazione di tutti i conti del Pdc.

12 Manuale Operativo 2 Tipi di Riclassificazione Nella parte inferiore della maschera è possibile specificare il tipo di riclassificazione al Bilancio Cee e quindi i conti da collegare. Scegliendo la cartella Ricl. CEE (relativa al Bilancio CEE) è possibile inserire le voci collegate al conto del Piano dei conti selezionato. La colonna Totale conti collegati effettua una somma dei saldi i tutti i conti collegati. La colonna Operazione determina se il saldo contabile deve essere sommato oppure sottratto alla voce a cui appartiene. La colonna Considera solo se determina se il valore conto deve essere evidenziato nel totale della voce di bilancio, in base al saldo contabile del conto stesso, ovvero: Positivo: Inserisce in dare le attività e i costi, e considera il valore nella voce di bilancio solo se il saldo contabile del conto collegato è in Dare (saldo D>A). Negativo: inserisce in avere le passività e ricavi, e considera il valore nella voce di bilancio solo se il saldo contabile del conto collegato è in Avere (saldo A>D). Sempre: il programma studia il saldo del conto e sulla base di questo provvede ad evidenziarlo sempre nella voce di bilancio cui è collegato effettuando un analisi di segno, che potrà essere positivo (es. un costo aperto in Dare e collegato ad una voce di costo) o negativo (es. un attività che ha erroneamente - un saldo in Avere, collegata ad una voce dell Attivo) Ad esempio, il conto Clienti Diversi fa parte delle attività, e quindi deve essere considerato come Positivo, e deve essere sommato nel totale crediti e quindi l Operazione sarà +. Per ogni conto, è possibile anche definire collegamenti a più voci, gestendone la posizione in bilancio in funzione del segno (= saldo contabile). Per eliminare i collegamenti è possibile utilizzare i seguenti pulsanti: Permette di eliminare il singolo collegamento: alla pressione del pulsante, viene visualizzato un messaggio di avviso che E stato richiesto di ELIMINARE il Collegamento del Sottoconto COMPUTER (es). Aggiornare il Database? Rispondendo SI viene eliminato il singolo collegamento e il campo viene pulito, rispondendo NO non viene eseguita alcuna operazione. Permette di eliminare tutti i collegamenti, qui evidenziati, al conto. Viene visualizzato un messaggio di avviso che E stato richiesto di ELIMINARE TUTTI i Collegamento del Sottoconto COMPUTER (es). Aggiornare il Database? Rispondendo SI vengono eliminati tutti i collegamenti (non solo CEE ma anche delle altre cartelle) e la griglia viene pulita, rispondendo NO non viene eseguita alcuna operazione.

13 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Collegamenti Nella parte destra in funzione del conto del piano dei conti selezionato vengono gestiti i collegamenti: Una volta selezionato il conto del Piano dei Conti, vengono visualizzati tutti i collegamenti alle voci di riclassificazione; in particolare vengono specificate: Le diverse tipologie di Riclassificazione (ad esempio CEE) Conto del bilancio con la relativa descrizione (ad esempio Attrezzature Industriali e Commerciali) Stringa di collegamento: che può essere + o, Positivo (P), Negativo (N), S (Sempre) In quest area è possibile anche visualizzare gli altri Conti Collegati alla stessa voce di bilancio selezionata, con, se attivo il flag Visualizzazione Saldi Contabili, anche i relativi saldi contabili

14 Manuale Operativo Collegamento Rapido Piano dei Conti La funzione Collegamento Rapido Piano dei Conti permette di effettuare un collegamento di un conto del piano dei conti al rispettivo bilancio riclassificato in modo diverso dalla funzione di Collegamento PDc a Voci di Riclassificazione, ottenendo lo stesso risultato ma utilizzando la funzionalità windows del drag and drop. In questo modo, grazie all utilizzo del mouse, è possibile procedere in modo più veloce e intuitivo. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Collegamento Rapido Piano dei Conti a Voci di Riclassificazione 1 - Piano dei Conti 2 Voci di Riclassificazione La funzione presenta una maschera suddivisa in due sezioni: Piano dei Conti: con la lista dei conti del piano conti ed i collegamenti alle voci già effettuati Voci di Riclassificazione: a seconda della selezione effettuata in alto a destra, viene visualizzata la lista delle voci di riclassificazione (con Codice e Descrizione) e la stringa con i conti già collegati. Le liste visualizzabili nelle due sezioni sono ordinabili, in modo sia crescente che decrescente, per Codice e Descrizione ; per ricercare velocemente l elemento desiderato, è sufficiente digitare il codice o la descrizione interessata (a seconda della tipo di selezione effettuata) nel campo Ricerca posto in fondo. Inoltre, se sono stati compilati i campi relativi alle Voci di posizionamento nella tabelle Tipi di riclassificazione, il programma in automatico alla selezione di un conto allinea l elenco delle voci al corrispondente gruppo di bilancio del conto evidenziato. Grazie a questo automatismo, l input dei dati è ulteriormente velocizzato.

15 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Creare un collegamento Creare un collegamento è semplicissimo: è sufficiente prima di tutto posizionarsi sul Piano dei Conti e selezionare con il tasto sinistro del mouse il conto che si vuole collegare. Ad esempio, selezioniamo il conto Computers: clicchiamo con il mouse e vediamo che si evidenzia in blu. Quindi, con l utilizzo del mouse, tenendo premuto il tasto sinistro trasciniamo il conto nella sezione opposta. Selezionato il conto del piano dei conti (nella parte sx), tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, si trascina il conto sopra la voce (nella parte dx) da collegare: si rilascia quando anche la voce si evidenzia in blu È possibile anche effettuare il collegamento contemporaneo di più conti: tenendo premuto il tasto SHIFT, è possibile selezionare contemporaneamente con il tasto sinistro del mouse più conti. Una volta evidenziati i conti interessati, si trascinano nella sezione opposta, sopra alla voce da collegare: Per salvare tutte le modifiche e i collegamenti effettuati premere Conferma. Per uscire dalla maschera ed annullare il processo premere su Esci.

16 Manuale Operativo Modificare un Collegamento è possibile apportare variazioni ai collegamenti effettuati posizionandosi sulla Voce riclassificazione (2) e premendo il tasto destro del mouse: appare un menù di scelta con le opzioni: Premendo il tasto Elimina viene visualizzata la lista dei conti del piano dei conti collegati: Selezionati gli elementi da elimnare tra quelli elencati, con il tasto Seleziona Tutto posto in fondo alla lista oppure abilitando il singolo flag, con Conferma si procedere all eliminazione del collegamento tra il conto del piano dei conti e la voce di riclassificazione. Premendo il tasto Modifica viene visualizzata la seguente maschera con l elenco dei conti collegati Per modificare la voce di riclassificazione è possibile operare modificando manualmente il segno e il criterio per singola riga: posizionandosi sulla riga da modificare, è possibile modificare il segno nella colonna Segno e il criterio nella colonna Considera solo se. E possibile anche operare con i seguenti pulsanti: Stesso Segno Per Tutti: cliccando su questo pulsante vengono attribuiti a tutti i conti collegati gli stessi segni in base a quello inserito nella prima riga Stesso Criterio Per Tutti: cliccando su questo pulsante vengono attribuiti a tutti i conti collegati gli stessi criteri in base a quello inserito nella prima riga Con il tasto Conferma si registrano le eventuali modifiche ai segni/criteri e la procedura si riposiziona sulla maschera di partenza.

17 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Gestione dei dati per il Riclassificato Creato il collegamento Conti Voci, la procedura legge i dati contabili durante le operazioni di stampa, e riclassifica i valori contabili nel Bilancio Riclassificati, secondo le regole impostate nelle singole voci. Pertanto, i dati gestiti sul riclassificati vengono prelevati direttamente dai saldi risultati dai movimenti contabili. Sono state sviluppate, inoltre, delle funzioni che agevolano il caricamento dei dati ai fini del bilancio, generando dei movimenti contabili o consentendo all utente di caricare direttamente il valore di ogni voce di bilancio Manutenzione storici riclassificazione La funzione permette di effettuare la manutenzione della tabella Storici bilanci riclassificati al fine di consentire L inserimento manuale e la variazione degli importi dello storico sia relativo a esercizi pregressi che dopo la riclassificazione di bilancio dell esercizio L aggiornamento delle voci memorizzate (potrebbe essere necessario spostare le risultanze memorizzate in seguito ad una modifica delle voci che costituiscono un determinato tipo di riclassificazione). La suddivisione degli importi dei valori nelle voci del PDC che gestiscono separatamente gli importi Entro 12 Mesi ed Oltre 12 Mesi. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Manutenzione storici riclassificati :

18 Manuale Operativo Per procedere, è necessario innanzitutto compilare i campi di Testata: Tipo di riclassificazione: codice del Tipo riclassificazione bilanci, richiamabile dalla lista corrispondente Esercizio: in questo campo è possibile selezionare l esercizio contabile. NumRiga: campo non ancora abilitato Crea Esercizio: alla pressione del relativo pulsante è possibile creare eventuali esercizi pregressi necessari per il caricamento del Bilancio CEE degli anni precedenti. Gli esercizi creati sono comunque a considerarsi come chiusi e sono utilizzati al solo scopo di caricare il Bilancio CEE di quell anno, al fine di effettuare comparazioni con il bilancio dell esercizio in corso. Quindi, all indicazione del Esercizio, è possibile visualizzare i dati nel Dettaglio Voce/Descrizione: codice della voce di riclassificazione e descrizione associata Tipo: vengono specificate le diverse voci che compongono il Piano dei Conti, in particolare: C=Commento: determina voci descrittive e permette di avere descrizioni nulle. S=Sezione: specifica che la voce corrisponde ad un capomastro che rappresenta l inizio di una serie di voci di Dettagli. D=Dettaglio: è la voce di riclassificazione che si collega al sottoconto presente nel Piano dei conti. T=Totale: permette di ottenere un totalizzatore della sezione Importo: valore della voce di riclassificazione.

19 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Gestione Saldi di Bilancio e Rettifica La funzione Gestione Saldi di Bilancio e Rettifica permette di caricare, manualmente o da file, le registrazioni di Prima Nota relative a Bilancio di Apertura, Saldo Contabile e Rettifiche di fine esercizio. La funzione è richiamabile dal menù Bilancio Cee Gestione Saldi di Bilancio e Rettifica: Questa utilità agevola notevolmente il lavoro di inserimento dati, abilitando una griglia dove vengono estratti tutti i conti codificati nel piano dei conti: operativamente, l utente può caricare per ognuno di essi i valori desiderati e, a seconda dell operazione da effettuare, con un'unica conferma generare automaticamente tutti i relativi movimenti contabili in Prima Nota DD. Questo strumento è un valido supporto che permette di: Procedere all inserimento dei dati contabili direttamente in una griglia, dalla quale automaticamente generare i movimenti in Prima nota [particolarmente utile sia quando si renda necessario aggiornare molti dati contabili in un'unica operazione es. bilancio di apertura] Automatizzare il passaggio dati azienda studio, permettendo la creazione di un interfaccia tra il commercialista e le aziende clienti che gli forniscono periodicamente i bilanci (su cartaceo o in formato file). Il professionista, grazie a questa funzione, può elaborare direttamente i dati di bilancio, e ottenere rapidamente delle situazioni contabili da consegnare al cliente Gestire l importazione di dati esterni da file di diverso formato (xls, txt - con la funzione di Caricamento Dati da File). Strumento fondamentale sia per l azienda che per lo studio del professionista, questo sistema permette di importare bilanci e situazioni contabili sempre aggiornate e senza perdite di tempo. Anche questa funzionalità risulta particolarmente adatta a risolvere le esigenze operative del commercialista, il quale potrebbe avere a disposizione bilanci su file di diverso formato: questi file, rispettando una struttura standard, possono essere importati nella griglia della funzione, aggiornano così la situazione contabile dell azienda. Con questo sistema è possibile, nella pratica, importare dati da file o cartelle di lavoro esterne: in tutti quei casi in cui si elaborano resoconti o analisi su cartelle di lavoro (file xls) esterni, oppure

20 Manuale Operativo il professionista riceve bilanci su file dall azienda autonoma nella gestione contabile. Può importare anche dati da altri sistemi, in quanto la stessa funzione può essere utilizzata per le aziende che vogliono trasferire i saldi dei conti da un sistema precedente all attuale gestionale (per es. aziende in fase di avviamento, che generano dal sistema precedente dei file nei formati richiesti) Per proseguire, in funzione delle operazioni che si vogliono gestire, è necessario selezionare almeno uno dei seguenti flag Saldo Iniziale Saldo Contabile Rettifiche La selezione può avvenire su uno di questi 3 campi, e attiva il campo successivo nel quale viene richiesta la Causale relativa alle operazioni da effettuare/modificare; questo campo è obbligatorio, e solo nel caso di Saldo iniziale è immodificabile (in quanto legge la causale impostata nella Struttura Contabile per il Bilancio di Apertura Definitivo). Quindi, cliccando su Estrai vengono estratti in griglia tutti i conti del piano dei conti: per ogni conto sarà visualizzato il saldo iniziale, e sarà possibile intervenire sulle colonne per caricare e variare i valori presenti. I campi nella griglia si attivano in funzione del tipo di operazione selezionato: Se il flag è attivo sul campo Saldo Iniziale sarà possibile operare sulla colonna Saldo Iniziale. Quindi, in questo campo è possibile inserire, per ogni conto, il saldo al 01 gennaio: in questo modo, è possibile sia inserire i saldi iniziali, utilizzando l operatore - (meno) qualora il valore debba essere riportato in avere, sia modificare i saldi già presenti. Confermando la maschera, vengono generati in Prima Nota Iva dei movimenti BAD con i valori immessi; tali registrazioni sono effettuate sempre nella data di inizio esercizio. Per confermare, il totale della colonna deve essere uguale e 0; inoltre, questa opzione può essere utilizzata per l apertura del primo esercizio gestito (gli anni successivi si utilizzeranno le funzioni automatiche, che riscrivono completamente i BAD). Se il flag è attivo sul campo Saldo Contabile sarà possibile operare sulle colonne Dare e Avere. In questo caso, per ogni conto è possibile caricare dei valori, in Dare o in Avere, che dovranno determinare sempre un pareggio tra le due colonne; alla conferma vengono effettuate le registrazioni dei giroconti in Prima nota Iva DD, con la data indicata nel campo Data Bilancio (dove di difetto è proposta la data di elaborazione) e la causale impostata nell apposito campo Causale. Ad ogni estrazione, nella griglia vengono visualizzati i saldi dei conti generati da tutti i movimenti con causale uguale alla causale impostata nell apposito campo; l utente può anche selezionare il campo flag Pulisci Dare e Avere (che si attiva solo per l opzione Saldo Contabile ) e, premendo nuovamente Estrai, visualizzare le colonne Dare e Avere comunque azzerate. Se il flag è attivo sul campo Rettifiche sarà possibile operare sulla colonna Rettifica, dove il totale dei valori dovrà essere sempre uguale a 0 (quindi, come per il campo Saldi Iniziale, il valore in dare sarà positivo mentre per le voci in avere il valore dovrà essere espresse in negativo (con segno - (meno)). Alla conferma, vengono generate in Prima Nota DD le registrazione di Rettifica, generate sempre con data di fine esercizio; nel caso in cui, dopo aver effettuato le registrazioni, si ritorna nella funzione per modificarne i valori, le vecchie registrazioni sono eliminate e vengono sostituite dalle nuove registrazioni con il valore aggiornato. Nel caso in cui il campo Prima Nota sia attivato, i valori di rettifica potranno essere solo visualizzati e per poterli correggere si dovrà effettuare l operazione direttamente dalle funzioni di Prima Nota. In questo modo, è possibile consultare la funzione e contemporaneamente modificare la Prima Nota: una volta effettuate le correzioni dalla Prima Nota, con il pulsante Ricarica Rettifiche (senza dover uscire dalla funzione e senza dover pulire la maschera) è possibile ri-aggiornare i valori della colonna della griglia RETTIFICHE.

21 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni L importazione da File esterni Questo pulsante è gestito solo se è selezionato il campo Saldo Iniziale - Saldo Contabile : è associata una funzionalità grazie alla quale è possibile caricare i valori nella griglia direttamente da un file che può essere in formato txt e xls. Da maschera è possibile innanzitutto scegliere il Formato del file da importare, definendo il significato di ogni colonna in questo prevista; infatti, sono importabili file nel seguente formato con le seguenti caratteristiche: File xls: è possibile importare dati gestiti in un file in formato Excel. In questo caso, la prima riga del file deve essere l intestazione della colonna (infatti, non sarà importata) e deve essere gestito un solo foglio di lavoro. Nel caso di gestione di più fogli di lavoro in una stessa cartella excel, i dati saranno ripresi dall ultima cartella gestita nel file, ovvero la stessa che all apertura con Excel viene immediatamente visualizzata (quindi, se vi sono dati sia sul!foglio1! che sul!foglio2!, e aprendo il file viene visualizzato il!foglio1! i dati saranno ripresi da quest ultimo). File txt: è possibile importare dati gestiti in file in formato testo; in questo caso, viene importata anche la prima riga (quindi, il file non deve avere un intestazione di colonna) e i dati in esso contenuti devono essere delimitati da ; (=punto e virgola). Definito il formato del file da importare, selezionando i flag presenti nella maschera, cliccando sul pulsante Carica File è possibile selezionare il file dal disco; si apre la maschera di ricerca file

22 Manuale Operativo Con Carica File è possibile sfogliare le cartelle del proprio Pc (o di rete) e scegliere il file da importare. Questo file potrà avere vari formati, i quali dovranno rispettare la struttura dichiarata nella maschera precedente (a scelta tra Conto,Importo, Conto,Importo,Descrizione, Conto,ImportoD,Descrizione, Conto,importoD,ImportoA,Descrizione ). Trovato il file da importare, Trovato il file, con doppio clic viene effettuata l importazione, alla fine della quale le voci sono visualizzate nella griglia con eventuali segnalazioni in rosso nei seguenti casi : Conto non presente si attiva quando il conto non è presente nel Piano dei conti Manca la struttura si attiva quando il conto non è presente nel Piano dei conti, come nel primo caso, e non appartiene ad un Mastro/Conto esistente. Voce non movimentabile si attiva quando il conto è un mastro o un conto Conto non valido si attiva quando il codice di conto importato non è numerico, o il numero di caratteri non rispetta la struttura. Selezionano Visualizza solo righe con segnalazioni vengono visualizzate solo le righe che manifestano delle incongruenze; inoltre, si attiva anche il campo Inserisci Descrizione che permette, se selezionato, di inserire le descrizioni dei CONTI NON PRESENTI, ovvero dei sottoconti che non sono stati codificati nel Piano dei Conti. In questo caso, inserita la descrizione, la procedura alla conferma della maschera di Caricamento dati da File crea l anagrafica dei conti nuovi, non presenti, nel Piano dei conti: questi codici avranno la stessa struttura del conto che li precede. Nel campo Importo della griglia viene visualizzato il valore importato dal file; nel caso in cui sia stata selezionata una delle opzioni con ImportoD o ImportoA sarà visualizzato direttamente il risultato (saldo del conto), con segno negativo se il valore del saldo è in dare. Infine, l eventuale import del campo Descrizione è possibile solo per quei conti che non sono presenti nel Piano dei conti: tale descrizione sarà utilizzata per la creazione dell anagrafica del conto (se lo stesso è già presente nel Piano dei conti, viene visualizzata la descrizione già associata).

23 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni I dati importati in questa griglia non sono modificabili; premendo Conferma viene visualizzata la maschera iniziale di Gestione Saldi Bilancio e Rettifica con i dati aggiornati nella griglia, ancora modificabili da parte dell utente. Tornando a questa maschera, viene di fatto aggiornata la situazione Saldi: i saldi nuovi (ovvero i valori risultanti dall import) sostituiscono i saldi precedenti: Esempio di griglia compilata con i dati aggiornati dall import Confermando l intera funzione, vengono aggiornate tutte le registrazioni di BAD con i nuovi valori.

24 Manuale Operativo 1.4 Funzioni di Stampa Riclassificazione e Stampa La funzione Riclassificazione e Stampa permette di ottenere la stampa e la storicizzazione del Riclassificato. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Riclassificazione e Stampa: In questa maschera è possibile impostare i parametri per procedere alla stampa del Riclassificato, indicando innazitutto il tipo di riclassficazione che si vuole stampare: nel campo Tipo Riclassificazione richiamare il codice di riclassificazione desiderato (ad es. CEE). La procede alla storicizzazione dei dati di bilancio, che avviene solo se l intervallo di date indicato corrisponde all intero esercizio. E possibile determinare diversi parametri di stampa, quali: Intervallo Date: è possibile indicare le date di Inizio e termine del periodo che si vuole stampare. E necessario indicare sempre delle date comprese nell esercizio in corso, e non date storiccizate (a meno che non si desideri ri-eseguire un ricalcolo dei dati storici). Per stampare bilanci di esercizi pregressi già storicizzati è possibile utilizzare l opzione Utilizzo dati storici, seguita dall indicazione dell esercizio contabile. Visualizza dettagli contabili: questo flag consente la visualizzazione dei codici dei conti del piano dei conti, e dei codici clienti e fornitori, che fanno parte delle singole voci di Bilancio riclassificato. Dipendente dall attivazione di questo campo sono i campi successivi, quali Solo Dettagli Significativi, che permette di visualizzare in stampa i codici clienti e fornitori solo se hanno un saldo diverso da 0, e Solo Descrizione Conti per evitare la stampa del codice conto. Include scritture extracontabili: questa opzione consente l elaborazione di un bilancio riclassificato calcolando anche le scritture extancontabili (gestite dall apposita funzione, opzionale e soggetta a licenza d uso, per la gestione delle scritture mensili e dei bilanci infrannuali) Solo Voci Significative: questo flag consente l elaborazione di una stampa che evidenzia solo le voci signficiative, con saldo diverso da 0. Arrotonda Importi: per elaborare un bilancio senza decimali Non stampare il Numero di pagina: questa opzione è molto comoda nel caso in cui si desideri esportare il bilancio su file tipo Word: in questo modo, il numero di pagina dovrà essere indicato successivamente (dopo l esportazione sul file.doc di destinazione) e gestito dal programma di videoscrittura.

25 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Con Conferma si procede alla stampa, con Esci si annulla il processo. Premendo Conferma, vengono visualizzati una serie di messaggi e di richieste quali: 1 - Messaggio di avviso 2 - Richiesta dati fiscali della società. Solitamente i campi si presentano già compilati, prelevando i dati indicati in anagrafica società, modificabili: 3 - Messaggio di avviso che appare nel caso in cui la stampa sia già stata precedentemente eseguita. La risposta affermativa (SI) determina una cancellazione dei dati storici ed un ricalcolo degli stessi, mentre la risposta negativa (NO) determina la sola estrazione dei dati, così come sono stati storicizzati. Con Annulla si ritorna alla maschera iniziale Attenzione!! se sono stati caricati dati storici manualmente attraverso la funzione Manutenzione storici, non si dovrà mai rispondere di SI a questo messaggio, altrimenti saranno persi i dati caricati manualmente. Rispondendo SI o NO al 3 messaggio, viene visualizzata l anteprima di stampa:

26 Manuale Operativo 1 Pagina Come si evince dalla figura, che rappresenta la prima pagina del Bilancio Riclassificato standard è stata modificata l esposizione dei dati di intestazione; inoltre, la descrizione Bilancio CEE può essere personalizzata e modificata dall utente direttamente nella Tabella Tipi di Riclassificazione. L intestazione (di cui sopra) appare solo sulla prima pagina, mentre sulle successive viene riportato solo il periodo di riferimento (in intestazione) e il numero di pagine (nel piede). Pagine successive Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

27 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Stampa Confronto tra Bilanci La funzione Stampa Confronto tra Bilanci permette di ottenere una stampa di confronto dei dati su due esercizi, tipicamente l esercizio corrente ed il precedente storicizzato. Il confronto può essere operato indicando fino a 3 esercizi. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Stampa Confronto tra Bilanci: Come per la funzione di Riclassificazione e Stampa, abbiamo le seguenti opzioni: Solo Voci segnificative Arrotonda Importi Non stampare il Numero di pagina Con Stampa si procede alla stampa, con Esci si annulla il processo. Premendo Stampa, viene visualizzata una maschera con la richiesta dei dati fiscali della società, alla conferma della quale viene presentata l anteprima di stampa, che graficamente presenta le stesse caratteristiche nell intestazione e piede del foglio viste per la stampa del riclassificati. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

28 Manuale Operativo Stampa del Bilancio Telematico La gestione del bilancio telematico è divisa in due fasi: Generazione del bilancio in pdf; Invio telematico (inviabile tramite applicazione) Nel seguito dettagliamo la fase 1, in quanto la fase 2 è gestibile tramite apposite procedure per l invio telematico. La generazione del bilancio telematico viene effettuata dalla funzione Stampa Confronto tra Bilanci riclassificati (nel menù Bilancio CEE funzione utilizzata solitamente la l elaborazione della stampa cartecea). Da qui, è possibile scegliere il tipo di riclassificazione e gli esercizi da comparare: C:\<PercorsoPrg>\Telematico\Bilancio C:\<PercorsoPrg>\Telematico\NotaNew BCE Ovviamente, per una corretta elaborazione, è necessario aver storicizzato almeno due esercizi dalla funzione Riclassificazione e Stampa (ved. manuale Bilancio CEE ). Per procedere alla creazione del Bilancio Telematico è necessario innanzitutto creare la stampante virtuale per la generazione del file.pdf, quindi definire i parametri di creazione (che si importano una sola volta) indicando i percorsi di creazione dei file per quanto concerne il Bilancio e la Nota, quindi applicare gli appositi flag e selezionare il pulsante Crea telematico. In particolare:

29 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Impostazione dei parametri Con il tasto Varia Parametri si apre la maschera di definizione dei parametri, dove è possibile definire quali sono i percorsi di creazione e archiviazione dei file di bilancio (biltel.pdf). I percorsi saranno salvati nel file di configurazione (.ini) nel seguente modo: [Telematico] Bilancio=C:\<PercorsoInstallazione>\Telematico\Bilancio Nota=C:\ <PercorsoInstallazione>\Telematico\Nota Alla pressione del pulsante viene visualizzata la seguente maschera, nella quale si può scegliere il percorso telematico dove creare l archivio dei bilanci: Percorso Standard creato automaticamente in fase di definizione Percorso telematico Con il pulsante è possibile sfogliare la cartella di destinazione, ad esempio se viene scelta la cartella di installazione automaticamente la procedura creerà la sottodirectory Telematico\Bilancio e Telematico\nota. Quest ultime sono cartelle standard che non possono essere modificate per una gestione corretta dell invio telematico che sarà effettuato con la procedura Telebilancio2003 (fase2). Una volta definiti i percorsi, è necessario specificare quale tipo di riclassificazione si vuole inviare telematicamente. Se si sceglie di inviare un bilancio in forma ridotta (ovvero gestito con Tipo Riclassificazione BCR) è necessario anche fleggare la voce al programma Telebilancio2003 di eseguire l invio del bilancio in forma abbreviata., per consentire

30 Manuale Operativo Stampante virtuale Prima di procedere alla stampa, è necessario installare una stampante virtuale (installabile solo su sistemi operativi Windows 2000). E possibile richiedere le istruzioni passo passo per questa operazione (che va effettuata una volta sola per ogni computer dal quale si vorrà procedere alla generazione) al centro assistenza. Stampa del file Telematico Verificate le impostazioni di cui sopra, è possibile procedere alla generazione del Bilancio Telematico vero e proprio. A tal fine, effettuate le eventuali selezioni di stampa desiderate ( Pulisci Voce, Arrotonda Importi, ecc ) è necessario specificare quale tipologia di documento si vuole inviare telepaticamente. A tal fine, è possibile selezionare i flag Nota Telematica e Bilancio Telematico. Queste opzioni possono essere selezionate anche contemporaneamente: in questo caso, saranno generati due file.pdf nelle rispettive cartelle. Una volta definiti i parametri, per procedere alla generazione dei file telematici si può scegliere la funzione Crea Telematico. : Con questa funzione sarà creata una sottocartella con nome codice fiscale della società, e all interno il file biltel.pdf. Di seguito riportiamo un esempio di percorso di creazione del file: C:\<percorso_installazione>\Telematico\Bilancio\ Percorso Telematico (scelto) Percorso standard Codice Fiscale società C:\ <percorso_installazione>\telematico\nota\ Nota: Ogni volta che si lancia la funzione Crea Telematico, la procedura sovrascrive il file esistente con quello nuovo.

31 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Stampa Collegamenti CEE Per stampare i collegamenti CEE effettuati nella procedura. Si accede alla funzione dal menù Bilancio CEE Stampa Collegamenti CEE: Per ogni codice di bilancio riclassificato è possibile stampare il report delle Voci Riclassificate, oppure, il report del Collegamento Voci/Piano dei Conti.

32 Manuale Operativo Stampa di un periodo storicizzato Nel caso in cui si procede al caricamento manuale (o alla modifica) dei saldi di Bilancio CEE dalla funzione Manutenzione Storici (ed anche a seguito della ripresa dei dati da TAXBIL con la funzione Ripresa Tax), è molto importante effettuare le successive operazioni di stampa nel modo corretto. Infatti, i dati inseriti con questa metodologia vengono memorizzati in una tabella apposita e storicizzati : in questo modo, tali dati potranno essere riportati sia sulla Stampa di Confronto tra Riclassificati. Nel caso in cui si voglia, invece, procedere con una stampa di un Bilancio già storicizzato dalla Funzione Riclassificazione e Stampa, sarà necessario operare come segue, avendo l accortezza di selezionare l opzione Utilizzo Dati Storici (al posto dell opzione Intervallo Date ): Infatti, se erroneamente si seleziona l opzione Intervallo date (indicando nei campi successivi l intervallo di date dell esercizio storicizzato) e si procede alla stampa, la stessa risulterà completamente bianca (in quanto, questa opzione richiede la presenza di dati contabili inseriti nella prima nota, non nella manutenzione storici). Inoltre, se inavvertitamente si risponde di SI alla richiesta di aggiornare i dati memorizzati, gli stessi dati (inseriti in Manutenzione storici manualmente o con l import da Taxbil) saranno completamente persi: E molto importante ricordare sempre questa modalità operativa, rispondendo sempre di NO al messaggio sopra indicato.

33 Contabilità Generale: Bilancio CEE e Riclassificazioni Approfondimenti importanti Gestione Sezioni/Totali Per una gestione corretta della stampa, ogni volta che si sceglie di stampare una voce di tipo Sezione, è necessario fleggare anche il relativo Totale. Rispettando la sequenza sezione-totale si garantisce che la totalizzazione dei valori delle rispettive voci siano corrette. Se per errore non viene fleggato il totale della rispettiva sezione, la procedura segnala l anomalia solo in fase di stampa del bilancio, con il seguente messaggio: Totale attivo e passivo Dalla release la gestione del TOTALE ATTIVO e TOTALE PASSIVO, devono essere gestite non più come formule, ma bensì come totali di sezione. Quindi si avrà che la voce ATTIVO il tipo voce sarà Sezione e la voce TOTALE ATTIVO sarà di tipo Totale. Alla stesso modo devono essere codificate la voci del passivo, per cui la voce PASSIVO sarà di tipo Sezione e la voce TOTALE PASSIVO sarà di tipo Totale. Prima di cambiare le voci da formule a totale occorre cancellare i contenuto della Formule. Quindi selezionare il tasto formula cancellare le voci contenute e fare conferma. Per effettuare questa operazione di aggiornamento si può procedere in due modi: Operando manualmente, modificando le voci e le formule come su indicato Eseguire la funzione di sostituisci (che esegue in automatico tutti gli aggiornamenti)

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