Linee guida per la comunicazione elettronica Per collaboratori, praticanti e apprendisti di login formazione professionale SA

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1 Linee guida per la comunicazione elettronica Per collaboratori, praticanti e apprendisti di login formazione professionale SA

2 Indice 1. Principi per la comunicazione elettronica 3 2. Quattro principi per i sondaggi online 5 3. Introduzione ai social media 6 4. Suggerimenti per l uso privato dei social media 8 5. Persone di contatto 9 Creato il: Versione: Creato da: Daniel Buser/UK Owner: MK 2/9

3 1. Principi per la comunicazione elettronica I seguenti principi ci aiutano a gestire correttamente gli strumenti di comunicazione elettronica come telefono, sms, e social media. Mentre i nostri principi di gestione fungono da base, le seguenti linee guida devono contribuire a mantenere l armonia tra la qualità del lavoro e la qualità della vita. I mezzi di comunicazione elettronica non devono distrarci dal lavoro, ma al contrario devono servire a effettuarlo in modo più efficiente ed efficace. Questi principi si applicano a tutti i collaboratori, i praticanti e gli apprendisti di login. Se le esigenze del servizio richiedono disposizioni più dettagliate, ad es. per sapere chi deve essere raggiungibile durante il fine settimana o nei giorni festivi per questioni particolarmente urgenti e casi d emergenza, tale aspetto viene disciplinato dal superiore diretto. L uso adeguato degli strumenti elettronici rientra tra i compiti dirigenziali Comunicare con misura Telefono, sms, e Internet servono innanzitutto per effettuare il proprio lavoro quotidiano. Questi strumenti di comunicazione non devono essere utilizzati per invii di massa, sondaggi online ecc., eccetto se questi sono direttamente collegati a un compito o a un attività da svolgere per login. In ogni caso, prima di effettuare simili invii di massa o di utilizzare la mailing list a disposizione, è necessario ottenere l avallo del superiore o del consigliere di formazione login (vedi anche «Quattro principi per i sondaggi online» pagina 5). Se abbiamo un esigenza urgente oppure se è indispensabile prendere contatto al di fuori delle ore di ufficio, telefoniamo direttamente Comunicare consapevolmente Prima di ogni comunicazione è necessario riflettere sull obiettivo che si vuole raggiungere e sullo strumento di comunicazione appropriato da scegliere. Parlare è spesso meglio che scrivere. Nella comunicazione scritta scegliamo le parole in modo tale che il destinatario possa inoltrare il contenuto senza dover apportare modifiche Essere ambasciatori di login anche nella comunicazione Le promesse nei confronti dei clienti e i principi di gestione si applicano anche nella nostra comunicazione elettronica. Il nostro linguaggio dev essere comprensibile, amichevole, personale e adatto al nostro interlocutore Chi si rivolge a noi deve sentirsi in buone mani Il messaggio del nostro Combox è registrato nella lingua standard o nelle rispettive lingue nazionali. La persona che ci chiama può lasciare un messaggio. Creato il: Versione: Creato da: Daniel Buser/UK Owner: MK 3/9

4 1.5. Nelle prediligere la brevità Scrivere un concentrandosi per quanto possibile su un tema e iniziare dai concetti più importanti. L «Oggetto» fornisce informazioni sul contenuto dell . Se si tratta di un mandato, formuliamo chiaramente che cosa vogliamo dai destinatari ed entro quando. Le informazioni necessarie si trovano nel corpo dell ; non dimentichiamo di descrivere il contenuto degli allegati. Inseriamo gli indirizzi delle persone da cui ci aspettiamo un azione nel campo «A». Per quanto riguarda i destinatari che inseriamo in «Cc» o «Ccn», dobbiamo chiederci se questi hanno davvero bisogno di ricevere il messaggio. Prima di inoltrare un , verifichiamo se la cronologia delle precedenti deve essere ugualmente inoltrata oppure se possiamo inviare solo l ultima Si può contare su di noi Durante la settimana rispondiamo tramite alle richieste ricevute e ai messaggi lasciati nel Combox con l urgenza dovuta. Se non concordato diversamente, conviene per quanto possibile rispondere ai messaggi della clientela nell arco di una giornata lavorativa. In caso di assenza, diamo informazioni tramite un messaggio nel Combox o una risposta automatica della posta elettronica in merito a quando saremo disponibili e a chi ci sostituisce Anche per i social media ci sono delle regole La presenza di «login» in veste di mittente viene curata dai servizi designati. Rispettiamo coerentemente i segreti aziendali, la riservatezza e i diritti d autore. Proteggiamo la nostra sfera privata come anche quella delle nostre colleghe e dei nostri colleghi. Maggiori informazioni in merito si trovano a pagina 6. Creato il: Versione: Creato da: Daniel Buser/UK Owner: MK 4/9

5 2. Quattro principi per i sondaggi online Nel caso in cui un sondaggio online sia stato autorizzato dal superiore o dal consigliere di formazione, i seguenti principi devono aiutare per quanto possibile a realizzarlo in modo professionale ed efficiente Linguaggio appropriato e invito personale Il testo introduttivo a un sondaggio online deve essere redatto utilizzando un linguaggio semplice e diretto (obbligatoriamente nella lingua standard o nelle rispettive lingue nazionali). È preferibile rivolgersi personalmente ai partecipanti, ove possibile. Se la cerchia dei destinatari è multilingue (tedesco, francese e italiano), il testo introduttivo deve essere redatto nelle diverse lingue. Se il sondaggio non può essere proposto in tutte le lingue, si devono avvisare i destinatari Motivare con l informazione e la definizione di obiettivi precisi Un «Oggetto» chiaramente formulato e una breve descrizione del senso e dello scopo come anche della finalità del sondaggio online permettono ai partecipanti di farsi velocemente un idea sul contenuto e sul tipo di sondaggio. La descrizione fornisce inoltre informazioni su quando e dove lo studio / l intero lavoro potrà essere consultato e da chi. Si deve indicare chiaramente la data di scadenza entro la quale bisogna rispondere al sondaggio online. I dati per contattare il mittente devono essere menzionati in modo completo (almeno: nome, funzione, telefono, ) Anche nei sondaggi prediligere la brevità I questionari devono essere il più brevi possibile. Le domande devono essere pertinenti (Che cosa vogliamo sapere esattamente alla fine del sondaggio?) e focalizzarsi sugli aspetti più importanti Protezione dei partecipanti e scopo d utilizzo L anonimato dei partecipanti deve essere garantito in ogni momento e i destinatari del sondaggio devono essere informati al riguardo. Le informazioni acquisite devono essere utilizzate esclusivamente per lo scopo espressamente menzionato. È vietato utilizzare i dati raccolti per altri fini. Creato il: Versione: Creato da: Daniel Buser/UK Owner: MK 5/9

6 3. Introduzione ai social media I social media si distinguono dai media tradizionali principalmente per la loro interattività e velocità. Nel caso dei social media, il confine tra vita privata e professionale diventa labile, cosa che pone sia i datori di lavoro sia i dipendenti davanti a nuove sfide e domande. Con queste linee guida vogliamo farti acquisire maggiore consapevolezza nei confronti dei social media, sensibilizzarti sull argomento e indicarti le più importanti regole del gioco Perché una guida? In veste di collaboratore/trice login contribuisci a definire in modo determinante la nostra immagine pubblica e sei per noi tra i più importanti ambasciatori del marchio. Nel lavoro di tutti i giorni ci aiuti con il tuo impegno a raggiungere i nostri obiettivi, a curare la nostra buona immagine e a rafforzare login formazione professionale. Desideriamo trasferire questo atteggiamento anche nel mondo del web. Per tale ragione ogni collaboratore/trice deve porsi le seguenti domande: Posso utilizzare Facebook durante le ore di lavoro? Che cosa posso raccontare del mio lavoro? Quali obblighi ho nei confronti del mio datore di lavoro durante l uso privato dei social media presso la postazione di lavoro e nel mio tempo libero? Che cosa devo fare se scopro commenti critici su login? Per rispondere a queste e ad altre domande e per facilitarti l utilizzo dei social media, login ha creato le presenti linee guida login e i social media login è stata una delle prime aziende nel nostro ramo a puntare sui social media, a rivolgersi direttamente ai potenziali apprendisti usando queste piattaforme e a pubblicare contenuti per questo gruppo target. Le piattaforme dei social media di login (Facebook, Twitter, Instagram, Google+ e Youtube) vengono gestite attivamente dal settore Marketing e comunicazione. Creato il: Versione: Creato da: Daniel Buser/UK Owner: MK 6/9

7 3.3. Istruzioni per i social media Collegati con noi Se ti sei già registrato sulle piattaforme dei social media e/o sei attivo, allora collegati con noi. Troverai i logo ufficiali dei social media su cui siamo presenti nell area piè di pagina della nostra pagina web. ( Non creare account login di tua iniziativa Il team Marketing e comunicazione di login è responsabile dell uso del nome e del logo di login formazione professionale in tutti i social media, siti Internet e contenuti. Solo così possiamo garantire che la nostra immagine presente in Internet corrisponda a quella ufficiale e che il dialogo con il gruppo target si svolga in modo professionale. I membri del team Marketing e comunicazione sono i soli autorizzati a creare, assistere e gestire gli account ufficiali dell azienda sui social media Comunica non a nome di login Tutta la comunicazione ufficiale di login nei social media deve corrispondere alla Corporate Identity di login. Solo i collaboratori dei settori Comunicazione aziendale e Marketing e comunicazione sono autorizzati a rappresentare login sui canali ufficiali dei social media o a intervenire o commentare a nome di login Commenti critici su login Se vedi su una piattaforma un commento critico o ambiguo su login, non rispondere personalmente, ma informa immediatamente il settore Marketing e comunicazione inviando una a community@login.org. La comunicazione ufficiale verso l esterno avviene solo tramite i settori Marketing e comunicazione (MK). Le domande di carattere giornalistico o politico devono essere in ogni caso rivolte direttamente a Janine Abt (community@login.org) Le informazioni interne devono essere trattate in modo confidenziale I dati confidenziali riguardanti la clientela, gli apprendisti, i praticanti, i collaboratori o i partner e anche le altre informazioni interne non devono essere pubblicati in Internet o resi pubblici. I principi base della protezione dei dati si trovano nel regolamento login sull utilizzo dei mezzi informatici ( In caso di dubbi, puoi inviare un a community@login.org. Creato il: Versione: Creato da: Daniel Buser/UK Owner: MK 7/9

8 Input & feedback Se hai un idea per un intervento o se desideri scrivere, fotografare, postare, condividere ecc. qualcosa personalmente, contatta il settore Marketing e comunicazione. Riceviamo volentieri anche i feedback all indirizzo community@login.org Utilizzo privato di Internet e dei social media presso la postazione di lavoro login tollera un uso privato moderato dei social media e di Internet presso la postazione di lavoro purché siano rispettate le disposizioni sull «utilizzo dei mezzi informatici» ( e la gestione dei supporti elettronici e siano totalmente garantiti le prestazioni professionali, la qualità del lavoro, il servizio clienti, l ordine interno e la sicurezza. L utilizzo privato di Internet come anche dei social media non viene calcolato come tempo di lavoro. 4. Suggerimenti per l uso privato dei social media I seguenti suggerimenti per l utilizzo privato ti aiuteranno a evitare gaffe sulle piattaforme dei social media in rapporto a login formazione professionale La regola d oro Non pubblicare nulla che non vorresti dire, mostrare o presentare anche davanti a 100 persone Pensa a login anche in privato Anche quando ti intrattieni su Internet nel tempo libero, il tuo ambiente ti pone più o meno in relazione con login. Per tale ragione ti chiediamo di assumere un comportamento adeguato anche durante le tue attività online private. Comunica in modo obiettivo, autentico e trasparente: i social media vivono del dialogo sincero. Non fingere, non falsificare né abbellire alcun contenuto. Se partecipi a una discussione privata su login o su temi ad essa correlati, rendi noto che fai parte di login formazione professionale Separa la tua opinione personale dai fatti Se pubblichi un intervento o dei commenti su login che siano positivi, critici o negativi dovresti sempre sottolineare che si tratta della tua opinione personale e comunicare utilizzando la prima persona singolare (ad es. «Penso che»). Creato il: Versione: Creato da: Daniel Buser/UK Owner: MK 8/9

9 4.4. Resta cortese, rispettoso e semplice Le divergenze di opinione sono normali, fanno parte dei social media e arricchiscono il dialogo. Non rispondere alle provocazioni e argomenta sempre in maniera obiettiva. È meglio ignorare le accuse gratuite che non danno alcun contributo alla trattazione dell argomento. Tieni i nervi saldi e aspetta un attimo prima di intervenire in una discussione. I commenti e gli interventi discriminanti, razzisti, sessisti, offensivi o volgari sono inaccettabili e possono avere conseguenze sul piano legale Proteggi la tua sfera privata Quando utilizzi i social media, stai attento a ciò che vuoi rivelare di te pubblicamente. La maggior parte delle piattaforme dispone di impostazioni facilmente configurabili che permettono di gestire i dati riguardanti la sfera privata. In caso di domande puoi inviare un al seguente indirizzo community@login.org per un ulteriore supporto Tutto ciò che è stato pubblicato rimane pubblico Meglio che tu rifletta due volte prima di pubblicare messaggi, video o immagini in Internet. Una volta che il contenuto viene pubblicato, il più delle volte resterà lì per sempre Internet non dimentica mai! 4.7. Una regola d oro per concludere Non pubblicare nulla che non vorresti dire, mostrare o presentare anche davanti a 100 persone. 5. Persone di contatto Se hai domande o dubbi sul tema dei social media, non esitare a contattarci. Meglio una domanda in più che una in meno! Marketing e comunicazione community@login.org Creato il: Versione: Creato da: Daniel Buser/UK Owner: MK 9/9