REGOLAMENTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA Effetti s.r.l.

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1 REGOLAMENTO DELL ORGANISMO DI VIGILANZA Effetti s.r.l. Approvato all unanimità dagli Amministratori con decisione del 21 aprile 2009 SOMMARIO Art. 1 - Scopo e ambito di applicazione Art. 2 - Composizione dell Organismo e nomina dei membri Art. 3 I membri dell Organismo: durata in carica e loro sostituzione Art. 4 Modalità di funzionamento dell Organismo: convocazione, voto e delibere Art. 5 - La riservatezza Art. 6 - Funzioni e poteri dell Organismo Art. 7 - Modifiche al Regolamento Art. 1 - Scopo e ambito di applicazione In attuazione di quanto disposto dall art. 6 lett. b) del D. Lgs. 231/2001, così come recepito dal Codice Etico adottato da Effetti s.r.l., è istituito presso la Società un organo con funzioni e poteri di vigilanza e di controllo (di seguito Organismo ), composto da soggetti deputati a verificare il funzionamento ed l osservanza del Modello di organizzazione e gestione (di seguito Modello ) e del suo aggiornamento, quando vi siano state violazioni o cambiamenti nell attività. Con il presente Regolamento, Effetti s.r.l. intende disciplinare il funzionamento dell Organismo, illustrandone i compiti e le responsabilità. I principi fondanti l attività dell Organismo devono essere l autonomia e l indipendenza nell esercizio delle proprie funzioni. La terzietà dell Organismo è, altresì, garantita dalla posizione gerarchica e di vertice rivestita dal medesimo all interno della Società. L Organismo, infatti, risponde del proprio operato esclusivamente agli Amministratori. Concretamente l Organismo, esercitando i propri autonomi poteri di iniziativa e di controllo, si occupa di: a) curare l attuazione del Modello approvato dalla Società, diffondendone i contenuti all interno della stessa, con specifica attenzione all introduzione ed all applicazione dei Protocolli; b) vigilare sull osservanza ed il funzionamento del Modello medesimo, predisponendone i necessari aggiornamenti; c) curare l interpretazione delle disposizioni del Codice Etico, del Modello e dei Protocolli; 1

2 d) verificare il rispetto delle leggi, del Codice Etico e del Modello, oltre ai relativi Protocolli, da parte di tutti i destinatari. Art. 2 - Composizione dell Organismo e nomina dei membri La nomina dei soggetti componenti L Organismo è prerogativa degli Amministratori, che decidono all unanimità. Trattasi di un organo monocratico. La scelta viene effettuata tra soggetti esperti nell ambito legale, contabile e giuslavoristico, con comprovata esperienza professionale nel rispettivo settore, verificando la sussistenza dei requisiti specifici di competenza, onorabilità ed indipendenza. Tale soggetto, essendo unico, non dovrà essere legato, in nessun modo e per nessun titolo, alla Società da vincoli di subordinazione o dipendenza, né dovrà rivestire cariche dirigenziali all interno della stessa. I mezzi logistici e finanziari di cui l Organismo avrà bisogno nello svolgimento della propria attività sono posti a disposizione dalla Società che, a tal fine, costituisce un apposito fondo. L Organismo ha poteri di spesa autonomi nei limiti del budget approvato all inizio dell esercizio dal Consiglio di amministrazione, con facoltà di superamento per comprovate esigenze e salva ratifica ex post. I membri dell Organismo percepiscono una retribuzione annuale fissa, predeterminata dal Consiglio di Amministrazione per la durata dell incarico. Art. 3 I membri dell Organismo: durata in carica e loro sostituzione Il membro titolare dell Organismo di Vigilanza resta in carica per.. anni ed è rieleggibile. Il decorso del termine dalla nomina comporta l automatica e contemporanea decadenza dalla carica dei componenti dell Organismo, senza necessità di specifica comunicazione. Nel corso della carica, il Consiglio di Amministrazione ha il potere di disporre, con decisione motivata, la revoca, in ogni momento, dei membri dell Organismo, per giusta causa. É, a titolo esemplificativo, ragione legittimante la revoca la perdita dei requisiti di onorabilità. Il recesso o, comunque, le dimissioni di un membro, devono essere dallo stesso comunicate per iscritto agli amministratori con esposizione delle relative e non generiche motivazioni. In caso di rinuncia, incapacità sopravvenuta, morte o revoca di un membro dell Organismo, deve essere data tempestiva comunicazione agli Amministratori, affinché questi, all unanimità, nominino un sostituto. Art. 4 Modalità di funzionamento dell Organismo L Organismo dovrà monitorare l applicazione del modello e valutare la necessità di aggiornamenti con periodicità trimestrale. 2

3 A seguito di ogni ispezione e valutazione redigerà apposito verbale attestante le operazioni svolte e i risultati ottenuti. Nell espletamento dell incarico l organismo di vigilanza dovrà coordinare la propria attività con quello della sua controllante. Art. 5 - La riservatezza Le informazioni ed i dati acquisiti dall Organismo e dai suoi componenti nell esercizio delle loro funzioni devono rimanere riservati, salvo che nei confronti degli Amministratori. Tale riservatezza si estende anche alle segnalazioni in ordine a presunte violazioni del Modello e del Codice Etico in particolare. In conformità al principio di cui sopra, i membri dell Organismo si astengono dal diffondere, ricercare ed utilizzare informazioni riservate, per scopi estranei alle funzioni proprie dell Organismo stesso, fatto salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione scritta dell interessato. In ogni caso, viene garantito il trattamento di tutti i dati in conformità al dettato del D.Lgs. 196/03. Art. 6 - Funzioni e poteri dell Organismo L Organismo è chiamato ad assolvere, così come indicato dalla lettera degli artt. 6 e 7 del D.Lgs. 231/01 e specificato nelle Linee Guida redatte da Confindustria, i compiti che si possono così riassumere: - vigilanza sull effettività del Modello, quindi verifica della corrispondenza tra questo ed i comportamenti concreti di volta in volta tenuti; - valutazione dell adeguatezza del Modello e, quindi, della sua effettiva idoneità alla prevenzione dei reati; - verifica della conservazione nel tempo della funzionalità del modello; - cura degli aggiornamenti al Modello che si rendessero eventualmente necessari, mediante la formulazione di proposte di adeguamento agli Organi aziendali competenti e follow-up, cioè verifica dell attuazione delle proposte accolte. Nell ambito delle attività così come sopra individuate, l Organismo deve provvedere più specificatamente ai seguenti adempimenti: - promuovere la diffusione nell azienda della conoscenza e della comprensione dei principi delineati nel Modello; - predisporre annualmente un piano di formazione per la diffusione della conoscenza del contenuto del Codice Etico nell azienda, differenziandolo secondo il ruolo e la responsabilità dei destinatari; - predisporre la documentazione organizzativa interna necessaria al funzionamento del Modello; 3

4 - raccogliere, elaborare, conservare e aggiornare ogni informazione rilevante ai fini della verifica di applicazione del Modello; - verificare l osservanza del Modello; - verificare e controllare le aree e le operazioni rischiose o sensibili per l applicazione del Modello, coordinandosi, a tal fine, con tutte le funzioni aziendali; - istituire dei canali di informativi ad hoc, volti ad agevolare lo scambio di segnalazioni ed informazioni da e verso l Organismo; - effettuare le indagini, all interno dell azienda, necessarie ad accertare le presunte violazioni del Modello; - irrogare le sanzioni disciplinari conseguenti all accertamento delle violazioni al Modello, dandone tempestiva informazione all Amministratore delegato alla Gestione dei Rapporti con il Personale ed al CdA; - valutare periodicamente l adeguatezza del modello rispetto alle disposizioni ed ai principi regolatori del D.Lgs. 231/01 e dei relativi aggiornamenti; - tenere aggiornato l Amministratore delegato alla Gestione dei Rapporti con il Personale ed il Collegio Sindacale in merito a qualsiasi informazione rilevante ai fini del corretto funzionamento dell Organismo e del corretto adempimento del D.Lgs. 231/01; - trasmettere una relazione, con periodicità semestrale, agli amministratori, sulle attività svolte, sulle segnalazioni ricevute e sulle sanzioni disciplinari eventualmente irrogate; - trasmettere una relazione, con periodicità annuale, agli amministratori ed al Collegio Sindacale, in merito all attività complessivamente svolta, ai necessari interventi correttivi e modificativi del Modello, nonché al loro stato di realizzazione. Per svolgere le funzioni affidategli, all Organismo sono attribuiti i seguenti poteri. Poteri di iniziativa, che si estrinsecano in: - autoregolamentazione della propria attività, mediante l emanazione di disposizioni e ordini di servizio; - richiesta di aggiornamento del Modello; - irrogazione di sanzioni disciplinari, in caso di accertata violazione del Modello medesimo e/o del Codice Etico, conformemente alle previsioni del Codice Disciplinare. Poteri di controllo, che si estrinsecano in: - ricorso a consulenti esterni di comprovata competenza, qualora ciò sia necessario per lo svolgimento dell attività di verifica o di controllo; 4

5 - conduzione di indagini volte all accertamento delle violazioni del Modello e/o del Codice Etico; - accesso ai documenti aziendali rilevanti per l esercizio delle funzioni di cui al D.Lgs. 231/01; - inoltro di richiesta di informazioni, dati e notizie, necessarie per l attuazione del D.Lgs. 231/01, ai soggetti deputati al presidio delle rispettive Funzioni aziendali e fissazione a questi di un termine ristretto di consegna di quanto domandato. Poteri di informativa, che si estrinsecano in: - ricevimento di segnalazioni di violazioni del Codice Etico e più in generale del Modello; - denuncia di violazioni del Modello all Amministratore delegato alla Gestione dei Rapporti con il Personale. Art. 7 - Modifiche al Regolamento Eventuali modifiche al presente Regolamento possono apportarsi solo su decisione unanime degli Amministratori, eventualmente su proposta dell Organismo stesso. 5

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