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1 Applicativo: Oggetto: Manuale Utente WEBPORTAL Data di rilascio: 01/06/2011 NOVITA Clienti e Documenti Nella sezione Visualizza Clienti è stato affinato il filtro di ricerca con un ulteriore flag per filtrare i clienti abilitati. In "Documenti" - "Visualizza Categorie" è possibile visualizzare, dall'apposita colonna files, tutti i documenti caricati in riferimento a quella categoria (ad esempio è possibile verificare tutti gli F24 caricati con relativo report del cliente associato e la possibilità di visualizzare data di upload e di visualizzazione del documento). Comunica Nella sezione Mail" - "Visualizza Liste è ora possibile esportare in excel le liste presenti. Contenuti del sito Nella sezione Home Page" - "In Evidenza è possibile attivare la modalità di visualizzazione Slideshow per far scorrere automaticamente le evidenze grandi in home page. 1

2 PANORAMICA DEL SITO La home page del sito internet costruito con WebPortal è composta come da figura: Logo del sito Barra dei menu Login all area riservata Evidenza GRANDE Banner Laterale Barra delle News Evidenze MINI COME INIZIARE Per accedere al pannello di amministrazione di WEBPORTAL, inserire username e password inviate da Progetto Studio nel box a destra, nella Home Page, Accedi alll area riservata. Dopo aver effettuato l accesso verrà proposta la schermata PANNELLO DI AMINISTRAZIONE con tutte le configurazioni che sarà possibile scegliere per costruire e mantenere il proprio sito internet. I primi passi da muovere sono nella sezione IMPOSTAZIONI: analizziamo le varie opzioni punto per punto. 2

3 IMPOSTAZIONI La sezione IMPOSTAZIONI è composta dalle seguenti opzioni: INFORMAZIONI DI BASE Qui si inseriscono le informazioni base del sito come il nome della società e tutti i dati obbligatori per le home page di qualsiasi sito, il nome skype e il responsabile del trattamento dei dati. ABILITA FUNZIONI Questa opzione permetti di abilitare o disabilitare i componenti del sito come ad esempio le News, I download e i Link utili LOGO Qui è possibile caricare un file immagine del logo dello studio, semplicemente scegliendolo dal proprio pc ORGANIZZA MENU WebPortal permette di scegliere l ordine della disposizione dei link alle pagine del sito nel menu principale attraverso questa opzione; sarà sufficiente spostare i menu tramite le freccette laterali. BANNER LATERALE Questa opzione permette di configurare il banner laterale che seguirà il visitatore del sito in tutte le pagine; può essere utile per uno sponsor, un collegamento a un area di contatti (i vari uffici o persone dello studio o dell azienda) ULTIM ORA RSS E possibile configurare fino a quattro link di pagine visualizzabili da Feeder RSS; la funzione permette quindi nella sezione ULTIM ORA del sito di visualizzare in tempo reale le news dei siti scelti. LINK ESTERNI E possibile configurare due link esterni, visualizzabili dagli utenti del sito, esclusivamente nell AREA PRIVATA del sito; la funzione è stata pensata per creare un link di facile accesso a siti o server dello studio per l accesso ai programmi come ad esempio TEAMPORTAL. MAIL COMUNICAZIONI CREDENZIALI Una volta creati gli utenti e abilitati al sito è possibile comunicare loro le credenziali per l accesso automaticamente, generando una mail standard secondo le indicazioni fornite con questa funzione. 3

4 CONTATTI E possibile inserire più contatti visualizzabili nella pagina DOVE SIAMO oppure più sedi. AVANZATE Le opzioni avanzate riguardano principalmente la possibilità di controllare le statistiche del sito e soprattutto l importazione delle anagrafiche clienti per il collegamento automatico alle procedure Teamsytem. Per questa gestione è necessario contattare il supporto tecnico WebPortal. GESTIONE UTENTI Una novità di WEBPORTAL è la possibilità di creare più utenti che possono accedere al pannello di amministrazione del sito con policy diverse ovvero con la possibilità di poter configurare o utilizzare solo alcune parti del programma, come ad esempio la gestione delle comunicazioni o la creazione di pagine web. Ora, dopo le prime impostazioni di base, è possibile passare alla sezione CONTENUTI DEL SITO. Come dice il nome, quest area permette di inserire e gestire tutti i contenuti del sito internet, dai servizi o prodotti, alle pagine, ai link e così via. 4

5 CONTENUTI DEL SITO HOME PAGE Definisce le impostazioni per la pagina principale del sito; è possibile creare e ordinare le EVIDENZE GRANDI, o IN PRIMO PIANO e le EVIDENZE MINI cioè quelle che si trovano nella parte più bassa della pagina. Queste ultime possono essere ordinate a piacere e dinamicamente. Tramite NUOVA EVIDENZA è possibile creare una nuova evidenza Grande o Piccola inserendo i dati richiesti dal programma. Le IMPOSTAZIONI invece permettono di creare la HOME PAGE fissa di base, che rimarrà sempre attiva anche quando le EVIDENZE GRANDI non sono previste LE EVIDENZE Questa è una delle opzioni più importanti di tutto WebPortal; qui è possibile costruire i pezzi della home page che vogliamo siano visti nella pagina iniziale del sito, appunto la home. Questi pezzi sono chiamati EVIDENZE e ce ne sono di due tipi: le EVIDENZE GRANDI che sono quelle di dimensioni maggiori e si trovano nella parte alta del sito e le EVIDENZE MINI che si trovano invece più in basso. Le evidenze grandi possono essere più di una e vengono visualizzate in modalità random cioè a ogni accesso del visitatore ne verrà visualizzata una diversa. Anche le evidenze mini possono essere più di una ma vengono visualizzate tutte insieme una accanto all altra. Le evidenze grandi sono pensate per mettere in risalto lo studio, o l attività, o gli uffici o ancora degli annunci speciali e importanti, come la chiusura per ferie. Le evidenze mini invece sono pensate più per prodotti e servizi, un link, colorato e diretto, alle pagine specifiche che vogliamo evidenziare sulla nostra Home Page. Le evidenze mini invece possono essere utilizzate per tutti i prodotti e servizi che vogliamo far vedere sempre nella home page. E interessante far notare che nella sezione evidenze MINI è possibile spostare le varie evidenze per impostarne l ordine. Per farlo sarà sufficiente trascinare l evidenza che si vuole spostare, nell ordine desiderato. Per creare una nuova evidenza occorre premere il link specifico, in alto a destra, e compilare il form che ci viene proposto: occorre indicare prima di tutto il tipo di risorsa che si vuole evidenziare (un prodotto/servizio, una pagina, una news ), la risorsa specifica, il tipo (grande o mini), la descrizione (solo se necessario) la data di inizio e di fine (in quanto l evidenza può essere necessaria solo temporaneamente passato il periodo si disattiva automaticamente) e l immagine scelta. 5

6 NOVITA E ora possibile per le EVIDENZE GRANDI, tramite la funzione Modalità di visualizzazione, scegliere tra Selezione Casuale e Slideshow. La selezione casuale fa in modo che ad ogni accesso al sito internet, il visitatore vedrà una evidenza grande diversa, di volta in volta. La modalità slideshow invece permette di far scorrere automaticamente le immagini delle evidenze grandi. 6

7 PAGINE VISUALIZZA PAGINE L opzione permette di visualizzare le pagine esistenti e modificarle o eliminarle. NUOVA PAGINA Qui è possibile creare una nuova pagina ex novo del sito Seguendo i tre passi per la creazione della nuova pagina web, è possibile inserire Il titolo e il sottotitolo della pagina Il contenuto della pagina utilizzando l HTML editor Una o più immagini. In questo modo la nuova pagina mostrerà le immagini in modalità slideshow. I dettagli a scomparsa INSERISCI NEL MENU verrà creato un link diretto alla pagina creata nel MENU principale del sito La sezione, creata in precedenza, per ordinare nel modo desiderato le varie pagine del sito Il testo dell etichetta del menu AREE AMMINISTRABILI In quest area è possibile modificare l area dell accesso all area privata. In alcuni casi è possibile disabilitare l area privata di WebPortal a beneficio di un area privata già esistente altrove. ATTENZIONE: la funzione è visualizzabile solo se creata a priori. Per maggiori informazioni contattare Progetto Studio ORGANIZZA SEZIONI Webportal da la possibilità di inserire delle sezioni per i vari menu del sito. Ciò significa che per ogni menu, presente nella barra dei menu, è possibile creare sottomenu, o sezioni, in cui includere nuove eventuali pagine create nella sezione PAGINE. 7

8 Questo è uno dei menu più importanti di WebPortal; permette infatti di creare le pagine dei prodotti o servizi che si vogliono pubblicizzare tramite il sito, di ordinarle per categorie e di metterle in evidenza nella home page. ELENCO PRODOTTI/SERVIZI E possibile visualizzare i prodotti o servizi esistenti. Tramite il link MODIFICA, posto a destra di ognuno di essi, si potrà cambiare le impostazioni del prodotto o servizio desiderato. AGGIUNGI PRODOTTO/SERVIZIO L aggiunta di un prodotto viene effettuata seguendo il wizard; la creazione guidata permette di inserire i dati necessari, le immagini, il testo e successivamente i dettagli per ogni prodotto o servizio; infine lo si associa alla o alle categorie. GESTIONE CATEGORIE QUI è possibile gestire le categorie che conterranno i prodotti e i servizi che si creeranno successivamente. Le categorie possono anche essere spostate dinamicamente, possono avere una descrizione e un immagine. 8

9 SCROLL ORIZZONTALE Evidenza Scroll è una funzione particolarmente d effetto che viene visualizzata nella pagina del catalogo dei prodotti/servizi. Essa Permette di creare un pannello orizzontale con i prodotti che vogliamo evidenziare nella pagina prodotti/servizi. Se questi dovessero essere molti, l evidenza può scorrere puntando il mouse sulla barra di scorrimento. Per creare l evidenza scroll è necessario prima di tutto tornare al menu GESTIONE SITO, scegliere l opzione CONFIGURAZIONE SITO e impostare su SI l opzione ABILITA EVIDENZE A SCORRIMENTO. Subito dopo premere il tasto SALVA per salvare l impostazione. Ora è possibile procedere alla configurazione della nostra barra, inserendo i prodotti o i servizi che si desidera mettere in evidenza. Per farlo è necessario entrare nel menu PRODOTTI E SERVIZI, scegliere l opzione SCROLL ORIZZONTALE e creare le nuove evidenze tramite il link in alto a destra NUOVA EVIDENZA. Una volta premuto sarà sufficiente inserire: In nome dell etichetta (può corrispondere al nome del prodotto servizio) Il prodotto o servizio (lo si sceglie dal menu a tendina il quale proporrà tutti i prodotti e servizi precedentemente caricati) Il nome (dovrà corrispondere al nome del prodotto servizio) Una volta premuto il tasto SALVA, nella pagina prodotti/servizi il risultato sarà quello della figura seguente. 9

10 L HTML EDITOR L HTML EDITOR è una funzione che si trova in molte sezioni del pannello di controllo di WebPortal; consente di creare e impaginare le pagine come se si stesse utilizzando un qualsiasi programma di videoscrittura. Con l HTML EDITOR è possibile modificare il testo, inserire immagini, ordinare la disposizione. LINK UTILI I link utili sono collegamenti a pagine web che possono essere utili per gli utenti del sito; E possibile aggiungere nuovi link o modificare quelli già inseriti. SCADENZE E possibile gestire un elenco di scadenze, visualizzabili nel sito, per ricordare ai clienti le scadenze fiscali più importati e fornire un puntuale servizio di scadenziario on line. DOWNLOAD E possibile caricare dei file che saranno resi disponibili per il download ai visitatori del nostro sito, nell apposita sezione DOWNLOAD. Perciò in quest area sarà possibile creare categorie di download e uploadare i file che potranno essere scaricati. FILE E MEDIA Questa opzione è dedicata all upload, cioè al caricamento nel sito, dei file che si vogliono utilizzare nelle pagine dei prodotti o dei servizi; tipicamente si tratta di file PDF. WebPortal permette, tramite CREA IMMAGINI, di creare delle immagini, associate a delle scritte, da utilizzare nelle EVIDENZE della home page; un comodo wizard permette di scegliere un modello tra quelli disponibili, di caricare dal proprio pc, o dalla galleria di immagini on line, il file desiderato, e di inserire le scritte necessarie MODULI I moduli sono, generalmente pagine dedicate alla richiesta di informazioni; è possibile crearle inserendo i parametri desiderati 10

11 CLIENTI E DOCUMENTI L area CLIENTI E DOCUMENTI è un altra sezione fondamentale di WebPortal. Qui infatti abbiamo la possibilità di creare e gestire gli utenti del nostro sito per abilitarli all accesso dell area privata o agli ordini di prodotti o servizi. CLIENTI E DOCUMENTI è composta dalle seguenti opzioni: CLIENTI VISUALIZZA CLIENTI Qui è possibile gestire tutti i clienti inseriti; oltre a vederne i dati principali è possibile vedere quali file sono stati assegnati al cliente, quali sono i dati completi del clienti, modificarli e infine eliminare il cliente. Una volta creati o importati i clienti è possibile, tramite i link in alto a sinistra della pagina, abilitare e generare le password per i clienti e inviare loro una mail di benvenuto con le credenziali di accesso al sito. Il link ESPORTA IN EXCEL permette di esportare i clienti in una tabella di EXCEL. La funzione risulta particolarmente utile nel momento in cui dobbiamo creare delle liste di MAILING LIST. 11

12 NOVITA E ora possibile, dalla visualizzazione clienti: Filtrare la ricerca clienti per i soli clienti abilitati; Inviare le credenziali di accesso a ogni singolo cliente tramite l icona Visualizzare tutti i documenti caricati di ogni cliente tramite l icona 12

13 NUOVO CLIENTE L opzione nuovo cliente permette di creare da zero un nuovo cliente, inserendo tutti i dati necessari. CATEGORIE CLIENTI Creare categorie di clienti per raggruppare i clienti e gestire le comunicazioni, che saranno trattare successivamente, per categorie di clienti. ESPORTA IN EXCEL E possibile permette di esportare i clienti in una tabella di EXCEL come visto in precedenza. CARICA LISTE La funzione permette di caricare i clienti da un file con estensione CSV. Tale file potrebbe essere generato da programmi non Teamsystem o da un esportazione proveniente da Outlook. Questa possibilità è stata pensata per quei clienti che non sono gestiti dai programmi Teamsystem ma i quali lo Studio/Azienda vuol dare loro l accesso al sito. E importante rispettare l ordine dei campi suggeriti per poter importare correttamente i clienti. CLIENTI ELIMINATI In questa videata è possibile controllare gli utenti eliminati ed eventualmente ripristinarli a tutte le funzionalità di accesso impostate oppure eliminarli definitivamente. 13

14 ELIMINA ANAGRAFICHE Webportal da la possibilità di eliminare i clienti che non sono più attivi o ai quali non si vuol dare accesso al sito o, più in generale, non occorre che siano presenti sul sito. Selezionando i clienti da eliminare verranno spostati in una specie di cestino chiamato CLIENTI ELIMINATI. CLIENTI ELIMINATI In questa sezione troviamo i clienti eliminati (una sorta di cestino). Possono essere rispristinati in qualsiasi momento. Importante Se i clienti vengono eliminati anche da questa funzione, non sarà più possibile né ripristinarli ne reimportarli dai gestionali Teamsystem. Contattare Newtronic per il ripristino. DOCUMENTI VISUALIZZA CATEGORIE E possibile visualizzare le categorie dei documenti generate automaticamente da WEBPORTAL; si noterà che sono le stesse generate dai comandi PDFMUL (MULTI) e PDF740, PDF750, PDF760 (DIRED10). Queste categorie non sono modificabili. NUOVA CATEGORIA Oltre alle categorie previste è possibile crearne di nuove per file non generati dai programmi come MULTI e TEAMSYSTEM. 14

15 COMUNICA L area COMUNICA è composta da tutte le opzioni che riguardano l invio di comunicazioni ai clienti in formato SMS, comunicazioni generali in BACHECA, , News e Eventi. SMS Qui è possibile inviare SMS, controllare gli invii e inoltrare SMS già spediti. E possibile inviare comunicazioni via SMS a singoli o categorie di clienti. E necessario eseguire una ricarica prima di poter inviare messaggi SMS; il costo è di 0,099 a sms e sono disponibili tagli da 50, 100 e 200 SMS. Questo costo non è incluso nella licenza annuale WEBPORTAL. MAIL CREA MESSAGGIO Questa opzione consente di creare un messaggio a uno o più destinatari o scegliendo delle MAILING LIST precedentemente create. Inoltre è possibile scegliere un template da inviare, cioè un modello di mail già pronta da inviare ogni volta necessario (ad esempio è possibile preparare una mail standard per ricordare ai clienti una certa attività). Alcuni modelli sono già presenti e riprendono automaticamente alcune impostazioni del sito precedentemente configurate Per finire è possibile inserire la richiesta di notifica di lettura. MESSAGGI INVIATI Come per gli SMS, WebPortal, tramite questa opzione permette di controllare quali sono state inviate, a chi e quando. CREA LISTA Con questa opzione è possibile creare una o più MAILING LIST, cioè un elenco di a cui inviare determinate comunicazioni. La funzione risulta utile nel momento in cui si devono inviare comunicazioni di carattere generale agli utenti o a una parte di essi. La creazione può essere manuale, partendo dagli utenti inseriti, o dall importazione di un file precedentemente generato tramite il link ESPORTA IN EXCEL presente nella funzione CLIENTI. 15

16 VISUALIZZA LISTE L opzione permette di visualizzare le liste di create, modificarle o eliminarle. NOVITA E ora possibile esportare le liste contenenti gli indirizzi mail impostati in un file excel tramite il tasto NUOVO MODELLO Questa opzione permette la creazione dei MODELLI di o NEWSLETTER. VISUALIZZA MODELLI WebPortal permette di creare dei modelli di NEWSLETTER, cioè delle mail standard pronte per l invio ogni qualvolta si rende necessario. La funzione è utile nel caso in cui si voglia creare una NEWSLETTER da inviare, ad esempio settimanalmente, agli utenti. NUOVO MITTENTE E possibile creare, con questa opzione, uno o più mittenti con i quali inviare le proprie ; questa possibilità data da WebPortal è utile in quanto uno o più persone potrebbero gestire il sito e determinate comunicazioni devono essere inviate, ad esempio, dal titolare piuttosto che dal responsabile del settore paghe dello Studio. VISUALIZZA MITTENTI L opzione permette di visualizzare i mittenti con i quali inviare le proprie . BACHECA La bacheca è uno spazio virtuale all interno dell area riservata di webportal, dove gli utenti del sito possono trovare le comunicazioni di carattere generale dello studio o dell azienda. Un esempio sono i messaggi di chiusura per festività, ma anche comunicazioni periodiche per tutti i clienti o solo per alcuni, o ancora per categorie di clienti. VISUALIZZA MESSAGGI L opzione visualizza messaggi permette di visualizzare i messaggi in bacheca già esistenti. La Bacheca è uno spazio nell AREA RISERVATA, quindi visibile solo dopo il login dell utente, in cui generalmente si inseriscono comunicazioni di carattere generale. Ad esempio delle comunicazioni riguardanti lo Studio o l Azienda ma rivolte solo ai clienti e che non si vuole rendere pubbliche a tutto il web (come nel caso delle NEWS). Sarà perciò possibile vedere i messaggi postati sulla bacheca, modificarli o eliminarli. CREA MESSAGGIO Qui è possibile creare un nuovo messaggio in bacheca. E possibile scegliere che il messaggio riguardi tutti gli utenti, solo alcuni singoli utenti o determinate categorie. Il sistema permette anche, oltre al testo, di inserire un immagine, un allegato, dare la priorità e fissare una scadenza di visibilità o meno. 16

17 FEEDBACK Questa opzione permette di visualizzare le richieste di informazioni che i visitatori del sito, creato con WEBPORTAL, inseriscono tramite form predefiniti. La tabella quindi viene riempita dalle richieste che vengono inoltrate. Oltre a questa tabella, l amministratore del sito verrà avviato via della richiesta di contatto, all indirizzo indicato nelle impostazioni iniziali. ORDINI PRODOTTI Allo stesso modo di FEEDBACK, in questa sezione troveremo la richiesta ordini effettuata dalle pagine dei prodotti o servizi del sito. L ordine può essere effettuato solo da un utente registrato del sito. NEWS VISUALIZZA NEWS Questa opzione permette di visualizzare tutte le news inserite NUOVA NEWS Questa funzione permette, ogni qualvolta necessario, di inserire tutte le News che si vogliono far apparire sul sito. Le news possono essere di vario tipo, dall avviso di un nuovo prodotto o servizio, all avviso di chiusura per ferie, cambi di recapiti o contatti e così via. Come si vede è possibile anche allegare alle News un file dal proprio computer. Una volta create le News saranno visibili sul sito tramite il link News presente sulla barra dei menu. 17

18 EVENTI La gestione degli EVENTI ricorda quella delle NEWS appena viste; E possibile inserire degli eventi che verrano visualizzati come le NEWS, nella Home Page e nella pagina dedicata alle NEWS. E possibile inserire EVENTI anche con iscrizione per gestire ad esempio Corsi ai clienti, tenendo conto di più sessioni in giornate diverse e Tenendo conto dei posti disponibili. 18

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