CAPITOLATO TECNICO 1. PREMESSA ATTIVITÀ E SPECIFICHE DEL SERVIZIO IN OUTSOURCING... 3

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1 CAPITOLATO TECNICO GARA PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI BACK OFFICE PER CONTABILITA TITOLI, REPORTISTICA E ELABORAZIONE SEGNALAZIONI ALLE AUTORITA DI VIGILANZA Sommario 1. PREMESSA ATTIVITÀ E SPECIFICHE DEL SERVIZIO IN OUTSOURCING PROCEDURE ORGANIZZATIVE, AMMINISTRATIVE E INFORMATIVE Sistema informativo dell operatore economico Aspetti procedurali ed operativi connessi all attività di gestione di portafogli delegata Impostazione organizzativa dell operatore economico PROCESSO DI CONFERMA E RICONCILIAZIONE Gestione degli eseguiti Processo di conferma Processo di riconciliazione Conti Processo di valorizzazione del patrimonio e delle quote Valorizzazione dei titoli in portafoglio e cambi Valorizzazione e determinazione del valore dei titoli in portafoglio non quotati o illiquidi Attività di verifica Predisposizione della rendicontazione prevista dalla normativa

2 4.7 Operatività in prodotti derivati Servizio di controllo limiti normativi Rapporti con la banca depositaria Attività di controllo della banca depositaria SERVIZIO DI CONTABILITÀ E AMMINISTRAZIONE Gestione delle anagrafiche e gestione amministrativa dei titoli Ulteriori attività amministrative Contabilizzazione dei movimenti relativi alle sottoscrizioni ed ai rimborsi Calcolo del valore del patrimonio per singolo gestore/comparto Attività propedeutiche alla valorizzazione del patrimonio Determinazione del valore del patrimonio Servizio di calcolo dell imposta sostitutiva FLUSSI DI COMUNICAZIONE Reportistica/Flussi Elaborazioni/Flussi Flussi informativi elaborazioni/estrazioni Verifica periodica degli Organi di controllo Elaborazione del bilancio Elaborazione delle segnalazioni alle autorità di vigilanza Comunicazioni dei dati per la struttura/funzione di risk management Allegato: SCHEMA REP1 foglio Allegato: SCHEMA REP1 foglio Allegato: SCHEMA TRAC Allegato: SCHEMA TRAC Allegato: SCHEMA TRAC Allegato: SCHEMA TRAC

3 1. Premessa Oggetto dell appalto è l affidamento ad un operatore economico del servizio di Back Office per la contabilità titoli, reportistica e elaborazione delle segnalazioni alle Autorità di Vigilanza per fondi pensione per un periodo di 60 (sessanta) mesi, secondo le specifiche di servizio di seguito descritte. I fondi pensione per i quali l operatore economico deve effettuare il servizio sono iscritti all Albo dei fondi pensione della Covip e sono soggetti alla relativa normativa nonché gestiti dal punto di vista amministrativo - contabile da Pensplan Centrum S.p.A. (di seguito Pensplan Centrum ). Si tratta di fondi pensione multicomparto e ogni singolo comparto può avere uno o più gestori di portafoglio. I comparti possono prevedere anche una garanzia di restituzione del capitale. Le informazioni relative ai fondi pensione clienti ed alla loro gestione finanziaria, alla composizione dei singoli comparti ed agli strumenti finanziari utilizzati sono consultabili sul sito nella sezione Conosciamoci e sottosezione I fondi pensione in Regione. La citata documentazione complementare è, altresì, resa disponibile in consultazione presso gli uffici della Committente, previa istanza da presentarsi a mezzo fax al numero alla c.a. del dott. Markus Obermair, responsabile unico del procedimento. Di seguito si fa riferimento al fondo pensione o al fondo intendendosi tutti i fondi pensione oggetto del servizio. 2. Attività e specifiche del Servizio in outsourcing Nello svolgimento dell attività l operatore deve adempiere alla seguenti mansioni: gestione di tutti i movimenti delle operazioni in titoli e dei redditi di capitale connessi (incasso cedole, dividendi, ecc.); tenuta dei rapporti con i gestori di portafoglio finanziari in funzione dello sviluppo amministrativo e contabile; tenuta dei contatti con le banche depositarie per le problematiche relative all operatività specifica; gestione ed aggiornamento delle anagrafiche titoli; creazione di una prima nota contabile predefinita per i diversi addetti contabili (contabilizzazione di scritture generiche, di rettifica, liquidazione dividendi, integrazione cedole su obbligazioni, carico/scarico quote); gestione dei flussi di dati con l info provider (aggiornamento prezzi e cambi), con le banche depositarie titoli e gestori finanziari; valorizzazione dei portafogli; gestione delle operazioni straordinarie sul capitale dei titoli in portafoglio (split, raggruppamenti, aumenti di capitale); controllo della rispondenza delle posizioni titoli con i depositi titoli bancari presso la banca depositaria e banche subdepositarie; produzione della reportistica sulla situazione patrimoniale per Pensplan Centrum, per la struttura/funzione finanza e per la struttura/funzione di risk management del fondo, se esistente, e per i suoi organi (sindaci, responsabile, ),e per le autorità di vigilanza; predisposizione delle segnalazioni alle autorità di vigilanza; 3

4 collaborazione e assistenza agli organi di controllo sia interni che esterni. L operatore economico nello svolgimento dell attività deve mettere a disposizione degli utenti di Pensplan Centrum tutte le informazioni relative all attività svolta e consentire, l accesso in sola lettura, dell applicativo gestionale utilizzato per la contabilizzazione delle operazioni finanziarie (di seguito gestionale o sistema gestionale ). Il sistema gestionale deve consentire a Pensplan Centrum l esportazione dei dati (scritture di prima nota contabile in partita doppia) in formato ASCII, per la produzione di report per il controllo e la quadratura delle risultanze contabili. In particolare dovranno essere assumibili dal sistema informatico di Pensplan Centrum la prima nota contabile giornaliera nella quale saranno contabilizzate singolarmente tutte le operazioni di pertinenza del fondo pensione. L accesso al gestionale deve essere garantito giornalmente e per una pluralità di utenti (almeno cinque), il cui costo deve essere compreso nell offerta. 3. Procedure organizzative, amministrative e informative 3.1 Sistema informativo dell operatore economico Il sistema informativo dell operatore economico deve essere idoneo al rispetto delle norme civili, penali e regolamentari di vigilanza e adeguato alla normativa sulla sicurezza (compliance). Quindi deve essere dotato di procedure di massima sicurezza che consentano di ricostruire analiticamente, per ogni operazione o comportamento operativo posto in essere, le relative modalità, tempi e caratteristiche. Il sistema informativo dell operatore economico deve essere configurato per consentire il controllo di accesso alle informazioni, per impedire l'accesso non autorizzato ai sistemi d'informazione e inoltre deve essere configurato per assicurare la protezione dei servizi in rete e telematici ed essere in grado di rilevare le attività non autorizzate (Access Control). Il sistema informativo deve disporre di unità di salvataggio dei dati (back-up) e di ridondanza (mirroring). Devono essere assicurate l'insieme di misure tecnologiche e organizzative/logistiche atte a ripristinare sistemi, dati e infrastrutture necessarie all erogazione del servizio al fine di garantire l attività a fronte di eventi avversi (business continuity). L operatore economico deve essere dotato di procedure per gestire un evento inatteso e dannoso garantendo il servizio (disaster recovery). 3.2 Aspetti procedurali ed operativi connessi all attività di gestione di portafogli delegata Alla fine di ogni giornata operativa e sulla base degli eseguiti ricevuti dai gestori l operatore economico, previ i dovuti controlli ex post, come di seguito definiti, e spunte, deve raccogliere e rendere effettivi tutti i dati relativi alle operazioni in strumenti finanziari poste in essere dai vari gestori di portafoglio. L operatore economico nell erogazione del servizio deve provvedere a: controllare che siano stati rispettati tutti i limiti previsti nella gestione finanziaria del fondo pensione, i limiti contrattuali e normativi e l operatività sia rientrante nelle deleghe attribuite; verificare la congruenza delle operazioni; richiedere l integrazione dei dati relativi alle operazioni poste in essere dai gestori di portafogli con gli eventuali dati non essenziali mancanti; 4

5 controllare la corretta corrispondenza delle operazioni da contabilizzare con le conferme ricevute dai gestori di portafogli; abbinare le conferme dei gestori di portafogli alle relative transazioni; archiviare la documentazione inerente all operatività. 3.3 Impostazione organizzativa dell operatore economico L operatore economico deve garantire, nel rispetto delle tempistiche previste dalla normativa primaria e secondaria vigente: separazione dei compiti rispetto a quelli dei gestori di portafogli delegati dal fondo pensione; politiche, procedure e sistemi di controllo interno a fronte dell operatività del proprio eventuale front-office; sistema informativo per le funzioni operative e di controllo; procedure di riconciliazione tempestiva tra i gestori di portafogli, l operatore economico e Pensplan Centrum per quanto riguarda l operatività, le posizioni e i risultati; controllo di congruità sulle commissioni dei gestori di portafogli; processo di valorizzazione delle singole posizioni dei gestori di portafogli e processo di valorizzazione dell intero patrimonio del fondo pensione. 4. Processo di conferma e riconciliazione 4.1 Gestione degli eseguiti L operatore economico deve garantire di implementare tutti i flussi telematici con i gestori finanziari del fondo pensione, con la banca depositaria e con Pensplan Centrum. 4.2 Processo di conferma La procedura di ricezione delle conferme deve garantire, quotidianamente, che: gli eseguiti dei gestori di portafogli siano direttamente consegnati all operatore economico; esista un evidenza delle differenze in corso di riconciliazione; le differenze siano indagate e risolte effettivamente da parte dell operatore economico; non permangano eseguiti da riconciliare da più di 5 giorni. 4.3 Processo di riconciliazione Nella procedura di riconciliazione della negoziazione, delle conferme, della rivalutazione e delle posizioni, l operatore economico deve garantire: l appropriatezza dei dati riconciliati (documenti, contabilità sezionale e generale); la frequenza e la correttezza delle riconciliazioni; 5

6 la non esistenza di prassi inusuali e/o particolarmente ritardanti Conti Nella procedura di riconciliazione dei conti correnti liquidità e dei titoli l operatore economico deve garantire: la riconciliazione, con cadenza almeno giornaliera, dei conti correnti liquidità e titoli aperti presso la banca depositaria ed intestati a ciascun comparto e/o fondo pensione gestito; la riconciliazione, tramite spunta, in via automatica o anche manualmente, degli estratti conto inviati dalla banca depositaria; l attivazione, in presenza di discordanze delle dovute verifiche e sistemazioni contabili, nei tempi più brevi possibili e con le modalità previste, mantenendo in evidenza l operato svolto e le relative motivazioni; l archiviazione dei tabulati e dell estratto conto con i quali è stata effettuata la riconciliazione e sui quali risulta l evidenza di tale controllo. 4.4 Processo di valorizzazione del patrimonio e delle quote Nella procedura di valorizzazione l operatore economico deve contare su: una procedura che copra tutti i mercati (regolamentati, OTC) ed i prodotti trattati; una metodologia di valorizzazione di prodotti illiquidi o complessi affidabile (data providers, formule matematiche d'uso per l'utilizzo dell'indice di volatilità, ecc.); fonti dei prezzi di mercato oggettive ed affidabili che non siano soggette a manipolazioni o influenze da parte dei traders e gestori di portafoglio delegati. In particolare per le esposizioni in prodotti Derivati, l operatore economico deve essere professionalmente in grado di procedere ed avere tutti gli strumenti idonei per un processo di rivalutazione conforme alle istruzioni di vigilanza ed al/lo statuto/regolamento/documento sulle politiche di investimento del fondo generando la necessaria reportistica per il fondo pensione e per la struttura/funzione di risk management. L operatore economico quotidianamente deve porre in essere una serie di attività e controlli volti alla valorizzazione del patrimonio. Le principali attività che devono essere poste in essere sono le seguenti: procedere alla corretta valorizzazione dei titoli e delle divise, secondo le modalità previste dalla normativa, dal/lo statuto/regolamento/documento sulle politiche di investimento del fondo e dalla policy del fondo pensione, se esistente; verificare che tutte le operazioni di amministrazione titoli siano correttamente imputate; provvedere alla corretta imputazione e controllo delle commissioni; provvedere alla corretta imputazione degli oneri e dei proventi di competenza del fondo pensione secondo le modalità previste nel/lo statuto/regolamento/documento sulle politiche di investimento dello stesso; verificare l ossequio ai limiti previsti nella gestione finanziaria del fondo pensione. Il valore mobiliare classificato come illiquido è considerato a tutti gli effetti come non quotato ; pertanto valgono le regole specifiche per il reperimento della valorizzazione di tali titoli. Per ciò che riguarda la valorizzazione della curva dei tassi relativa alle divise a termine e in accordo ai criteri indicati da Banca d Italia, l operatore economico utilizza i tassi indicati dalla 6

7 British Bankers Association (rilevati infoprovider quali Bloomberg o Reuters BBAM ore 11 di Londra) Valorizzazione dei titoli in portafoglio e cambi Per l aggiornamento prezzi e cambi giornalmente l operatore economico deve provvedere ad avvalorare il gestionale utilizzando le informazioni recepite dall infoprovider (con un collegamento ISIN e Borsa degli strumenti finanziari) ovvero con le varie divise presenti nel portafoglio del fondo pensione. I dati così aggiornati sono confrontati con i prezzi scaricati da un secondo infoprovider. Il portafoglio viene quindi valorizzato giornalmente Valorizzazione e determinazione del valore dei titoli in portafoglio non quotati o illiquidi Possono verificarsi casi di presenza di titoli non quotati e/o illiquidi nel portafoglio del fondo pensione. Normalmente il fondo pensione tende ad escludere tale possibilità prevedendo esplicitamente nel proprio statuto/regolamento/documento sulle politiche di investimento il divieto di detenere strumenti finanziari non quotati nel portafoglio. Qualora l operatore economico constatasse la presenza di una tale tipologia di titoli, non quotati e/o illiquidi, dovrà comportarsi secondo quanto stabilito dal fondo pensione con riferimento alla valorizzazione di tali titoli. 4.5 Attività di verifica L operatore economico deve: curare la puntualità e la disponibilità dei report necessari per la gestione dell attività amministrativa e di controllo; controllare giornalmente i saldi dei conti, segnalando tempestivamente le eventuali scoperture; verificare la congruità degli interessi e delle spese per tenuta conto addebitati e registrati sull estratto conto nonché le fatture ricevute per commissioni o esecuzione di prestazioni. Tutti i movimenti devono essere sempre supportati da relativa documentazione e autorizzati dal fondo pensione prima di essere contabilizzati; monitorare il rispetto dei limiti di investimento previsti dalle norme e dal/lo statuto/regolamento/documento sulle politiche di investimento; inviare giornalmente i dati operativi debitamente controllati al soggetto incaricato di svolgere la funzione di risk management, in conformità a flussi e formati predeterminati. 4.6 Predisposizione della rendicontazione prevista dalla normativa L operatore economico, in relazione agli obblighi ed alle tempistiche previsti dalla normativa primaria e secondaria di settore, deve fornire dati e documentazione, nonché collaborare con gli uffici preposti, per la redazione di: tabelle per la rendicontazione, bilancio e nota integrativa del fondo; tabelle per le segnalazioni periodiche alle autorità di vigilanza; documentazione per banca depositaria, gestori di portafogli delegati, fondo pensione, Pensplan Centrum, sindaci, revisori, controllo interno ecc... 7

8 L operatore economico deve ottemperare agli obblighi di rendicontazione periodica previsti dal/lo statuto/regolamento/documento sulle politiche di investimento del fondo pensione o dalla normativa vigente. 4.7 Operatività in prodotti derivati E compito dell operatore economico verificare, giornalmente ed ex post, che siano rispettate le norme e gli usi dei mercati regolamentati sui quali si esercitano attività in Derivati. Particolare attenzione deve essere rivolta a tutto ciò che riguarda: margini iniziali (cash); margini di mantenimento (cash); collaterali a garanzia (titoli). L operatore economico ogni mattina deve spuntare gli sbilanci delle posizioni in Derivati con gli estratti conto delle clearing house. In base a questi dati provvede immediatamente a segnalare le eventuali anomalie o discrepanze al gestore finanziario ed al fondo pensione. E compito dell operatore economico per quanto attiene specificatamente ai prodotti derivati provvedere a: recepire quotidianamente gli statement (estratti conti) dei conti margini iniziali e di marginatura che vengono stampati per la verifica dei dati in esso contenuti; verificare la corrispondenza degli ordini inseriti nel gestionale allo statement della clearing house, rilevando eventuali discordanze che sono oggetto di tempestiva segnalazione al gestore finanziario; registrare le operazioni di giroconto tra i vari conti accesi presso la clearing house e i conti di gestione del gestore delegato (marginature precedenti, interessi ecc.); effettuare la spunta dei prezzi della clearing house e di quelli valorizzati precedentemente che devono risultare identici. Le discordanze devono essere indagate, verificate e segnalate, tempestivamente, al gestore finanziario e/o al fondo pensione ed a Pensplan Centrum; effettuare la marginatura dei derivati mediante il gestionale che produce le relative scritture contabili; rilevare la finalità di copertura o di efficiente gestione del derivato concordando flussi comunicazionali con il gestore finanziario. 4.8 Servizio di controllo limiti normativi Giornalmente l operatore economico controlla il rispetto dei: limiti normativi in vigore (D.Lgs. 252/2005, DM 703/1996 o altra normativa di riferimento); limiti statutari/regolamentari; limiti contrattuali. Ogni anomalia riscontrata a livello di comparto è comunicata al fondo pensione, tempestivamente, per le opportune verifiche con i gestori finanziari coinvolti. Nella di segnalazione deve essere dato dettaglio delle operazioni che hanno determinato il superamento dei limiti. 8

9 4.9 Rapporti con la banca depositaria I rapporti tra Pensplan Centrum e la banca depositaria sono descritti in un contratto o apposito SLA stipulati tra il fondo pensione e la stessa banca depositaria nel quale vengono definiti i presidi organizzativi necessari per l espletamento della funzione di depositaria, nonché disciplinati i rapporti reciproci. I rapporti con la banca depositaria hanno per oggetto principalmente le seguenti attività: riconciliazione dei dati contabili afferenti i patrimoni del fondo pensione in gestione; attività di controllo della banca depositaria. In relazione alle citate attività, l operatore economico si impegna a concordare con la banca depositaria l utilizzo di procedure che, in linea con quanto previsto dai relativi contratti o SLA, anche mediante collegamenti telematici, consentano: l invio dei flussi informativi stabiliti con la banca depositaria relativi a tutte le movimentazioni giornaliere poste in essere da ciascun gestore finanziario del fondo pensione; la riconciliazione automatica dei flussi contabili del fondo pensione, al fine di evidenziare gli importi non riconciliati e provvedere alle relative sistemazioni; la riconciliazione degli estratti conto relativi ai conti deposito titoli con la contabilità del fondo pensione, al fine di individuare eventuali rilievi e provvedere alla loro sistemazione. L operatore economico riceve dalla banca depositaria, anche tramite accesso diretto agli applicativi della banca stessa, le contabili inerenti alle operazioni di incasso cedole e dividendi in scadenza, oltre che relative ad eventuali operazioni sul capitale. La banca depositaria mette a disposizione giornalmente all operatore economico, anche tramite accesso diretto agli applicativi della banca stessa in via telematica, le istruzioni di regolamento ricevute dai singoli gestori di portafogli delegati. Inoltre la banca depositaria fornirà, almeno con riferimento alla data di valorizzazione dell attivo netto destinato alle prestazioni, l ammontare degli interessi maturati sui conti e lo scalare informativo Attività di controllo della banca depositaria In relazione agli obblighi previsti dalla normativa vigente in tema di controlli spettanti alla banca depositaria, al fine di consentire l espletamento delle attività richieste, l operatore economico deve trasmettere la documentazione prevista nel contratto o nello SLA ed ogni altra informazione e/o documentazione necessaria allo svolgimento dei compiti attribuiti alla banca depositaria dalla legge. L operatore economico deve comunicare alla banca depositaria i criteri definiti dal fondo pensione per la valorizzazione degli strumenti finanziari, oltre ad ogni variazione alla procedura di calcolo del valore complessivo netto e del valore unitario della quota. 5. Servizio di contabilità e amministrazione 5.1 Gestione delle anagrafiche e gestione amministrativa dei titoli La gestione delle anagrafiche degli strumenti finanziari deve permettere lo svolgimento di tutte le operazioni amministrative e fiscali che si presentino nel corso della durata dell investimento. 9

10 Deve inoltre contenere i dati richiesti dall autorità di vigilanza per l invio delle relative statistiche e segnalazioni periodiche. L operatore economico deve provvedere: alla gestione anagrafica con il relativo aggiornamento degli strumenti finanziari per il corretto svolgimento di tutte le operazioni di compravendita e di amministrazione; alla gestione amministrativa (stacco e contabilizzazione cedole e dividendi, rimborsi, operazioni sul capitale, ecc.); alla gestione della fiscalità (ritenute, verifica dei requisiti e riduzione aliquota). 5.2 Ulteriori attività amministrative L operatore economico preliminarmente, per permettere il calcolo dell attivo netto destinato alle prestazioni (di seguito anche ANDP ) a Pensplan Centrum e per rappresentare giornalmente il valore del patrimonio al fondo pensione, deve procedere mediante l aggiornamento, la manutenzione e la parametrizzazione di aspetti connessi quali ad esempio: tassi bancari dei conti correnti; tassi interbancari; cambi; indici di riferimento; retrocessione commissioni di gestione implicite agli OICR. Ad ogni variazione ovvero ad ogni acquisto di un nuovo OICR vengono aggiornate le date di riferimento e gli altri parametri necessari per il calcolo delle commissioni di gestione implicite da retrocedere al fondo pensione; ratei passivi commissioni di gestione; mastro conti. Ad ogni modifica, in base alle nuove situazioni contabili o finanziarie deve essere effettuato il censimento dei nuovi mastro conti per la registrazione delle operazioni del fondo pensione. I nuovi mastri/mastro conti vanno comunicati via a Pensplan Centrum, entro 2 (due) giorni, dando indicazione della natura del nuovo mastro/mastro conto per permettere la corretta correlazione con il piano dei conti di Pensplan Centrum; censimento nuovi gestori delegati e/o nuovi mandati di gestione. In caso di convenzioni con nuovi gestori delegati o di rilascio di nuovi mandati l operatore economico inserisce e/o aggiorna, tempestivamente, i dati informativi relativi agli stessi; tax reclaim. Previa richiesta del fondo pensione, l operatore economico provvede all attivazione della pratica di Tax reclaim per il rimborso della tassazione subita all estero, mediante la compilazione di speciali moduli delle autorità fiscali estere messi a disposizione da parte della banca depositaria. 5.3 Contabilizzazione dei movimenti relativi alle sottoscrizioni ed ai rimborsi Per una corretta valorizzazione del patrimonio ed il relativo calcolo dell imposta sostitutiva, l operatore economico deve registrare nel gestionale anche le movimentazioni relative all emissione di nuove quote ed all annullamento di quote per rimborsi (prestazioni, commissioni, contribuzione non dovuta, ecc...). A tal fine, con riferimento ad ogni giorno di valorizzazione previsto, Pensplan Centrum provvede ad inviare all operatore economico un prospetto contente il riepilogo della movimentazione delle quote 10

11 per singolo comparto del fondo pensione. Tale prospetto contiene il dettaglio per tipologia delle quote emesse e di quelle annullate. L operatore economico dovrà registrarle nel gestionale. 5.4 Calcolo del valore del patrimonio per singolo gestore/comparto L operatore economico, con riferimento ad ogni giornata operativa di valorizzazione (giorno T) deve calcolare al massimo entro il giorno T+3 il valore del portafoglio titoli, in modo da consentire a Pensplan Centrum di asseverare il patrimonio del fondo pensione con tutte le poste rilevate. Gli eventuali ritardi nel calcolo devono essere comunicati tempestivamente a Pensplan Centrum ed al fondo pensione Attività propedeutiche alla valorizzazione del patrimonio Le attività che l operatore economico deve porre in essere sono sintetizzate di seguito senza pretesa di esaustività: commissioni di gestione. In base alle condizioni stabilite tra fondo pensione e gestori delegati l operatore economico deve calcolare le commissioni di gestione giornaliere con le modalità e i parametri richiesti dalle singole convenzioni relative a ciascun mandato di gestione. Tali commissioni sono registrate, in accordo a quanto specificato nella convenzione di gestione (i.e. mensilmente o trimestralmente), in una voce di debito in attesa del pagamento in favore del gestore delegato; commissioni di over performance. In base alla convenzione tra fondo pensione e gestore delegato l operatore economico deve calcolare le commissioni ed i rispettivi ratei; retrocessione di commissioni di gestione degli OICR. L operatore economico rileva e calcola nel proprio sistema gestionale, per gli OICR presenti in portafoglio comprendenti implicitamente una commissione di gestione, le commissioni da retrocedere al fondo pensione. L operatore economico deve tenere in considerazione l effettivo possesso temporale degli OICR da parte del fondo pensione e registrare per ogni giorno di valorizzazione un credito che potrà essere defalcato, ove previsto, direttamente dalle commissioni di gestione spettanti al gestore o, in alternativa, il gestore delegato provvederà a liquidare gli importi dovuti sui conti correnti di gestione; commissioni di banca depositaria e di clearing. Le commissioni di spettanza della banca depositaria devono essere calcolate sul patrimonio del fondo pensione ad ogni giorno di valorizzazione dell attivo netto destinato alle prestazioni e vengono registrate in una voce di debito che viene saldata al momento dell addebito in conto corrente. Le commissioni di settlement sono invece rilevate e registrate ad ogni movimento di portafoglio; interessi bancari. In base all aggiornamento delle tabelle dei tassi bancari il gestionale calcola quotidianamente gli interessi bancari sia attivi che passivi, per tutti i conti di gestione sia in euro che in divisa. Tali interessi sono liquidati dalla banca depositaria come da accordi stipulati tra il fondo pensione e la banca stessa. eventuali ulteriori attività Determinazione del valore del patrimonio Dopo aver effettuato i calcoli sopra descritti, l operatore economico provvede a determinare il patrimonio finale di ogni singolo gestore finanziario. 11

12 Sono quindi prodotti un prospetto di valorizzazione finanziaria ed un prospetto di calcolo dell imposta sostitutiva, oltre a tutti gli altri report previsti al punto Servizio di calcolo dell imposta sostitutiva Giornalmente l operatore economico deve calcolare il rateo relativo all imposta sostitutiva sul risultato netto maturato dall inizio dell esercizio fino al giorno di valorizzazione, per ogni singolo comparto di investimento del fondo pensione. L aliquota dell imposta sostitutiva sul risultato netto maturato è pari a quanto stabilito dalla normativa di tempo in tempo vigente. Il prospetto predisposto (vedi punto 6.1) deve riportare il calcolo dell imponibile e dell imposta, fornendo dettaglio dei seguenti dati: patrimonio di fine periodo, patrimonio di inizio periodo, voci di variazione relative alle sottoscrizioni e alle prestazioni/rimborsi, voci esenti, voci già assoggettate a tassazione. Le variazioni relative alla parte previdenziale (sottoscrizioni e rimborsi) sono inviate da parte di Pensplan Centrum all operatore economico, a seguito di ogni valorizzazione dell attivo netto destinato alle prestazioni e relativa procedura di assegnazione/disinvestimento quote. 6. Flussi di comunicazione Le comunicazioni tra l operatore economico e Pensplan Centrum devono avvenire in modo protetto e sicuro. In particolare: connessione dati. Si richiede una connessione principale ed una secondaria. La connessione principale è costituita da una linea HDSL con VPN dedicata di almeno 4 Mbit download / 3 Mbit upload protetta da firewall. La connessione principale deve essere assistita, in caso di caduta della linea, da altra di backup ADSL protetta da firewall. La connessione secondaria è costituita da una linea HDSL di backup, protetta da un firewall, verso la sede disaster recovery dell operatore economico, protetta da un firewall; flusso dati. Il flusso dati deve essere sempre garantito 24h/24h. Eventuali cartelle di scambio dati devono essere gestite da policy interne tramite autenticazione Active Directory o FTP; comunicazione informatica. È richiesto l uso della firma digitale ed eventualmente la comunicazione tramite PEC. I telefoni dell operatore economico devono essere, nel rispetto della normativa prevista in materia di privacy, predisposti per poter registrare le telefonate per eventuali controlli di qualità (registrazioni digitali); comunicazione cartacea. È richiesta la firma da parte della persona autorizzata e la trasmissione mediante raccomandata o raccomandata a mano. 6.1 Reportistica/Flussi Elaborazioni/Flussi L operatore economico deve mettere a disposizione di Pensplan Centrum, del fondo pensione e dell autorità di vigilanza la reportistica eseguibile dal gestionale, che deve essere fruibile per accesso diretto al sistema o per richiesta diretta all operatore economico. 12

13 L operatore economico dovrà, poi, provvedere a fornire a Pensplan Centrum, al fondo pensione e all autorità di vigilanza secondo i criteri e struttura di volta in volta richiesti, report appositamente elaborati che assolvessero a particolari e momentanee esigenze. L operatore economico deve, inoltre, produrre dei flussi, report ed elaborazioni da inviare direttamente a parti terze come di seguito indicato: flussi a Banca Depositaria. In ottemperanza a quanto stabilito nel contratto o nello SLA in essere fra Pensplan Centrum ed il fondo pensione, successivamente ad ogni calcolo del valore del patrimonio del fondo pensione, l operatore economico deve spedire per conto di Pensplan Centrum un flusso informatico alla banca depositaria, secondo le modalità stabilite con la stessa banca, per effettuare tutte le verifiche preliminari all asseveramento del valore del patrimonio del fondo pensione. Alla data di valorizzazione dell attivo netto destinato alle prestazioni, ad integrazione del dato riguardante il valore del patrimonio del fondo pensione, l operatore economico deve trasmettere alla banca depositaria gli ulteriori dettagli quali ad esempio ratei attivi, prezzi, dividendi da incassare, ad essa necessari per l effettuazione dei controlli di sua competenza. report al fondo pensione del portafoglio dei gestori finanziari. Settimanalmente l operatore economico deve trasmettere al fondo pensione la composizione giornaliera del patrimonio in formato Microsoft Excel secondo lo schema REP1 allegato al presente Capitolato tecnico; report bilancio di verifica. Il bilancio di verifica deve essere relativo al singolo comparto anche nel caso di presenza di più mandati di gestione. Tutte le voci di spesa e patrimoniali devono quindi essere raggruppate per comparto. Il bilancio di verifica deve essere disponibile alla data richiesta per il range temporale richiesto da Pensplan Centrum (da <data> a <data>). Il report deve essere disponibile anche in versione PDF e in Microsoft Excel. elaborazione report valorizzazione del patrimonio. Il sistema gestionale deve prevedere una funzione per l elaborazione e la stampa del valore del patrimonio. Tale report deve essere disponibile anche in versione PDF. La struttura deve corrispondere a quella stabilita COVIP, prevedendo il dettaglio dei dati fino al livello di mastro conti; elaborazione report imposta sostitutiva. Il sistema gestionale deve prevedere una funzione per la stampa del prospetto di calcolo dell imposta sostitutiva per singolo comparto. Nel report deve essere dettagliata la fiscalità applicata agli strumenti finanziari. Tale report deve essere disponibile anche in versione PDF; riconciliazione titoli. L operatore economico deve fornire un report che riporti la riconciliazione dei titoli tra le risultanze della banca depositaria, quelle contabili e quelle dei singoli gestori delegati. Tale report deve essere fornito anche in versione Microsoft Excel; prospetto composizione del portafoglio. Il sistema gestionale deve prevedere una funzione per la stampa del prospetto di composizione del portafoglio per singolo comparto. Nel report deve essere riportata la lista degli strumenti finanziari presenti in portafoglio, con la relativa quantità, ISIN, costo storico, valore di mercato attuale, la minus/plusvalenza da prezzo, la minus/plusvalenza da cambio. Tali voci non devono essere conguagliate. La lista degli strumenti finanziari deve essere raggruppata per singola tipologia di strumento finanziario (es. titoli di stato Italia, titoli di debito italiani, ecc.) valorizzando per ogni tipologia i totali di ogni importo. In caso di titoli in valuta estera, gli importi vanno convertiti in euro alla data di valorizzazione scelta dall utente Pensplan Centrum. Tale report deve essere disponibile anche in versione PDF e in formato Microsoft Excel; lista ratei attivi. Il sistema gestionale deve prevedere una funzione per la stampa del prospetto relativo ai ratei attivi per singolo comparto. Nel report deve essere riportata la lista di ogni singolo titolo, con la relativa quantità, giorni di maturazione del rateo, giorni base del rateo (durata della cedola), tasso interesse (cedola) e importo del rateo. In caso di titoli in valuta estera, gli importi vanno convertiti in euro alla data di valorizzazione scelta 13

14 dall utente Pensplan Centrum. La lista degli strumenti finanziari deve essere raggruppata per singola tipologia di strumento finanziario (es. titoli di stato Italia, titoli di debito italiani, ecc.) valorizzando per ogni tipologia i totali di ogni importo. In caso di titoli in valuta estera, gli importi vanno convertiti in euro alla data di valorizzazione. Tale report deve essere disponibile anche in versione PDF e in formato Microsoft Excel; dettaglio minus/plusvalenza delle risultanze in valuta estera. Il sistema gestionale deve prevedere una funzione per la stampa delle liste relative alla conversione in euro delle risultanze in valuta estera per singolo comparto. Tale report deve essere suddiviso per le varie tipologie di risultanze: da conti correnti valutari, da impegni, da conti margini, da dividendi e qualsiasi altra conversione in euro. Tale report deve riportare la lista delle singole valute convertite, con l indicazione del cambio del giorno di conversione, l importo in valuta, l importo in euro e la minus/plusvalenza risultante. Tale report deve essere disponibile anche in versione PDF; prospetto di contabilizzazione di tutti i comparti del fondo pensione. L operatore economico deve fornire tale prospetto oppure mettere a disposizione nel gestionale la funzione per la relativa stampa anche in versione PDF. Tale report deve essere scomposto per singolo comparto e ulteriormente per singolo mandato di gestione e contenere almeno le seguenti informazioni: o o o la composizione del portafoglio per singolo mandato di gestione come da prospetto composizione del portafoglio sopra descritto; la lista di tutte le registrazioni contabili in partita doppia del giorno di contabilizzazione di riferimento contenente: numero registrazione, descrizione operazione, singoli sottoconti movimentati, causale, segno dare/avere, importo in euro. Tali registrazioni devono corrispondere a quelle importate nel sistema contabile di Pensplan Centrum tramite lo schema TRAC1 allegato al presente Capitolato Tecnico (vedi flussi informativi elaborazioni/estrazioni punto 6.1.2); il portafoglio titoli per singolo mandato di gestione riportante: singolo titolo, quantità o valore nominale, prezzo medio, quantità totale in portafoglio dello stesso titolo, impegno attivo o passivo, data valuta, controparte Flussi informativi elaborazioni/estrazioni Per il calcolo dell attivo netto destinato alle prestazioni e valore quota di ogni singolo comparto Pensplan Centrum deve importare nel proprio sistema contabile tutte le prime note relative alla gestione finanziaria. Tali scritture contabili sono relative alle singole operazioni in strumenti finanziari, ratei interessi su titoli e interessi bancari, ratei minus/plusvalenze da cambio e da prezzo, ratei commissioni, spese, imposte di bollo, debiti verso i gestori, debiti verso banca depositaria, compravendita titoli, incasso cedole e dividendi, operazioni di pronti contro termine e di prestito titoli, ecc. Estrazione dati contabili. Il sistema gestionale deve prevedere una funzione, utilizzabile da parte di Pensplan Centrum, che permetta l estrazione dei dati contabili per la relativa importazione nel gestionale contabile di Pensplan Centrum. Tale funzione deve permettere la selezione del range di date interessate (da a). Le prime note contabili devono riportare come data registrazione la data di operazione. Nell eventualità di procedura non andata a buon fine per es. errori, i dati devono poter essere estratti più volte (dalla seconda in poi con un eventuale segnalazione). La periodicità di estrazione è a discrezione di Pensplan Centrum. o A tale scopo nel gestionale deve essere predisposta una tabella di correlazione tra il piano dei conti utilizzato nel gestionale e quello del software contabile di Pensplan Centrum. Tale tabella deve essere compilabile dagli utenti di Pensplan Centrum o aggiornata in tempo reale dall operatore economico qualora non fosse possibile fornire la funzione di aggiornamento diretto da parte di Pensplan Centrum. 14

15 o Qualora un conto contabile elementare non risulti correlato in suddetta tabella, durante la procedura di generazione del flusso, l anomalia deve essere segnalata e la procedura si deve bloccare, non permettendo quindi l estrazione del flusso. La segnalazione deve contenere l elenco dei conti non correlati. La stessa procedura deve prevedere di esportare i movimenti contabili generati dal gestionale verso il software contabile di Pensplan Centrum mediante un flusso contenente i dati come previsto dallo schema TRAC1 allegato al presente Capitolato Tecnico. Il flusso di dati generato dal gestionale viene convertito dal software contabile di Pensplan Centrum in un flusso che contiene le prime note contabili in partita doppia. Il flusso convertito viene importato e le scritture contabili con presenza di anomalie o errori vengono bloccate e parcheggiate in un file temporaneo, dove manualmente è possibile effettuare le dovute correzioni o cancellazioni. A tale scopo Pensplan Centrum potrà chiedere chiarimenti all operatore economico, che deve rispondere tempestivamente al fine di non provocare ritardi nel calcolo dell attivo netto destinato alle prestazioni. Oltre ai controlli formali, il software contabile di Pensplan Centrum, in fase d importazione, verifica: quadratura delle scritture, assenza di importi negativi ed esistenza dei conti movimentati sul piano dei conti. Avvenuta l importazione delle scritture contabili, Pensplan Centrum controlla la corrispondenza delle risultanze contabili con il bilancio di verifica prodotto dal gestionale. 6.2 Verifica periodica degli Organi di controllo L operatore economico deve fornire supporto a Pensplan Centrum durante le verifiche periodiche del collegio sindacale/revisori, del controllo interno del fondo, del responsabile del fondo e di altri eventuali organi preposti. L operatore economico deve rendere disponibili i report richiesti (come ad esempio quello di riconciliazione titoli) e garantire la presenza di uno o più addetti per le eventuali spiegazioni richieste dagli organi di controllo nelle riunioni appositamente fissate, presso le sedi dei fondi pensione. 6.3 Elaborazione del bilancio L operatore economico deve assicurare la corretta gestione dei dati in modo da assicurare l efficiente gestione delle procedure amministrative, contabili e fiscali a Pensplan Centrum per la gestione delle attività di chiusura del bilancio. In particolare: chiusure di fine anno. A fine anno l operatore economico effettua le rivalutazioni e svalutazioni come previsto dalla normativa e registra i ratei e risconti. Tali registrazioni devono avvenire con data di contabilizzazione coincidente con la data di fine anno e quindi di valorizzazione del patrimonio e nel rispetto delle tempistiche previste dalla normativa di settore. Le rivalutazioni e le svalutazioni devono essere importate nel software contabile di Pensplan Centrum, con le modalità precedentemente descritte; elaborazione tabelle per la nota integrativa. L operatore economico deve fornire a Pensplan Centrum le tabelle relative alla gestione finanziaria previste dalla normativa in vigore in materia di bilancio e le eventuali ulteriori tabelle previste dal fondo pensione. Il formato deve essere anche in PDF e Microsoft Excel. 15

16 6.4 Elaborazione delle segnalazioni alle autorità di vigilanza L operatore economico produce le segnalazioni per le autorità di vigilanza e, quindi, deve avere una conoscenza sempre aggiornata sia delle regolamentazioni sia degli strumenti e delle prassi più efficaci. Si fa presente che il fondo pensione nella gestione finanziaria utilizza Oicr per i quali dev essere garantito il look through. All operatore economico sono richiesti pertanto i seguenti servizi: elaborazione dei report trimestrali di vigilanza richiesti dalla Covip. Separatamente per ogni comparto e, se previsto per ogni mandato di gestione, l operatore economico deve elaborare le segnalazioni periodiche dei fondi pensione relative alla gestione finanziaria così come richieste dalla Covip. L operatore economico dovrà garantire il pronto adeguamento dei propri sistemi di elaborazione delle segnalazioni periodiche secondo quanto di volta in volta stabilito dalla Covip. Le segnalazioni statistiche sono elaborate con la periodicità prevista dalla Covip e fornite a Pensplan Centrum almeno cinque giorni lavorativi prima della data della scadenza normativa prevista (giorno T) e, comunque, entro le ore 9.00 del mattino del quinto giorno (T-5). L operatore economico deve inoltre elaborare le statistiche richieste dalla Covip relative ai dati di bilancio separatamente per ogni comparto. I dati trimestrali devono essere forniti a Pensplan Centrum tramite apposito file in formato Microsoft Excel strutturati secondo le disposizioni della Covip per la corretta generazione del file d invio. L operatore economico garantisce la fornitura dei dati anche nel caso di eventuali nuove richieste da parte dell autorità di vigilanza, nel rispetto di scadenze e formato come di tempo in tempo richiesti. Controllo della corrispondenza delle singole tavole statistiche richieste al prospetto di valorizzazione, al bilancio di verifica ed alle risultanze del pacchetto contabile dell operatore economico, separatamente per ogni comparto/mandato. In relazione alla data di riferimento delle segnalazioni di vigilanza previste dalla Covip, l operatore economico effettua le seguenti operazioni: o o elaborazione delle singole tavole richieste dalla Covip separatamente per ogni comparto/mandato; controllo e quadratura delle tavole con il bilancio di verifica e il prospetto di valorizzazione al fine di accertare l esattezza dei dati. Devono essere inoltre effettuati controlli di quadratura tra i dati delle singole tavole. Invio della documentazione a Pensplan Centrum. L operatore economico rende disponibile la documentazione prodotta a Pensplan Centrum, con le tempistiche descritte nel presente paragrafo. 6.5 Comunicazioni dei dati per la struttura/funzione di risk management Pensplan Centrum fornisce ai fondi pensione, anche tramite terzi, il servizio di risk management. Per tale servizio l operatore economico deve fornire a Pensplan Centrum (od al terzo incaricato) i dati in formato elettronico. I flussi devono essere standardizzati, in formato txt o csv, inviati su base giornaliera e devono contenere quanto previsto dagli schemi di seguito riportati ed allegati al presente Capitolato Tecnico: Flusso con gli Holdings di portafoglio TRAC2 Flusso con transazioni giornaliere TRAC3 Flusso con NAV dei portafogli (che contiene il controvalore del portafoglio) TRAC4. 16

17 La somma di tutti i titoli dei controvalori all interno del flusso HOLDINGS, TRAC2, (compresa la liquidità) deve essere pari al valore del NAV. Il nome del flusso deve contenere la data alla quale si riferiscono i dati in esso contenuti. 17

18 Allegato: SCHEMA REP1 foglio 1 Data riferim. Mandato di gestione Descrizione Mandato di gestione Classe Val.Quota in Euro Diff.GG prec. Diff.% Diff.% inizio AA Val.Quota in Divisa Diff.GG prec. Diff.% Diff.% inizio AA NAV alla data Num.quote in circ. Valore Quota prec LINEA BILANCIATA LIQUIDITA' 1,75-0,18-9,3 284, , , LINEA BILANCIATA EURIZON , , LINEA BILANCIATA BLACKROCK , LINEA GARANTITA UNIPOL , LINEA GARANTITA LIQUIDITA' , LINEA GARANTITA PIONEER , LINEA ETICA LIQUIDITA' , LINEA ETICA CREDIT SUISSE LINEA DINAMICA LIQUIDITA' , LINEA DINAMICA BLACKROCK 35855,356 43,587 0,12 5, , ,769 18

19 Allegato: SCHEMA REP1 foglio 2 Data riferimento Mandato di gestione Descrizione Mandato di gestione NAV alla data di riferimento LINEA BILANCIATA LIQUIDITA' LINEA BILANCIATA EURIZON LINEA BILANCIATA BLACKROCK , , , LINEA GARANTITA UNIPOL , LINEA GARANTITA LIQUIDITA' LINEA GARANTITA PIONEER , , , LINEA ETICA LIQUIDITA' , LINEA ETICA CREDIT SUISSE LINEA DINAMICA LIQUIDITA' LINEA DINAMICA BLACKROCK , , , ,24 totale patrimonio

20 Allegato: SCHEMA TRAC1 Date: 01/14/13 Time: 16:22:13 WRKDBF - File Field Description Listing File: GIMO200F Movimenti contabili di massa Library: ACG_DATCPP Type: PF Access: *ARRIVAL Nbr. Formats: 1 Max. Rcdlen.: 313 System: AS400CPC Nbr. Fields: 58 Select/Omit?: N A s Based on Key c Fld. From To Fld. Nbr. D Phys. File Fmt. Name Field Name Field Description Nbr. s c Type Pos. Pos. Len. Decs GIMO200F GIMO2 ATG15 Record attivo/sospeso/ann A NRG15 Numero azione di aggiorna P NUG15 Nome utente A TIRCD Tipo movimento A NUREG Num. di registrazione P RIREG Riga registrazione P NRRAT Numero rate per riga movi P DAMOV Data movimento P CONTO Codice conto A DARAV Codice dare-avere A IMPRE Impor. o imponibile P IMPES Imposta P CDIVA Codice assoggettamento IVA A TREGI Tipo registro IVA A NREGI N. registro IVA A CAUSA Codice causale movimento A DESUP Descrizione/descr.supplem A DADOC Data documento P NUDOC Numero documento P CDVAL Codice divisa A CAMBI Cambio P FESCO Indicazione esercizio di A AARIF Anno di riferimento P