MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO

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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO PARTE SPECIALE ai sensi del Decret Legislativ 8 giugn 2001, n. 231 Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai 2015

2 INDICE 1. Finalità Destinatari del Mdell Le attività sensibili ai fini del d.lgs. 231/ Prtclli di prevenzine e sistema dei cntrlli Prtclli generali Prtclli specifici di prcess Frmazine del persnale Internal audit Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

3 1. Finalità La presente Parte Speciale, definita nel rispett dei cntenuti e dei principi espressi dal Mdell di Organizzazine Gestine e Cntrll ai sensi del D.Lgs 231/01 dell agenzia, ha l scp di definire le regle di gestine ed i principi di cmprtament che tutti i Destinatari del Mdell dvrann seguire al fine di prevenire, nell ambit delle specifiche attività svlte in Infratel Italia e cnsiderate a rischi, la cmmissine dei reati previsti dal d.lgs. 231/01 e di assicurare cndizini di crrettezza e trasparenza nella cnduzine delle attività aziendali. Nell specific, il Mdell ha l scp di: indicare le regle che i destinatari sn chiamati ad sservare ai fini della crretta applicazine del Mdell; frnire all Organism di Vigilanza e alle altre funzini di cntrll gli strumenti per esercitare le attività di mnitraggi, cntrll e verifica. In linea generale, tutti i Destinatari dvrann adttare, ciascun per gli aspetti di prpria cmpetenza, cmprtamenti cnfrmi alle determinazini cntenute nel Mdell di Infratel Italia: Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll ai sensi del d.lgs. 231/01 - Parte Generale e Parte Speciale; Cdice Etic; Nrmativa interna (prcedure rganizzative); prcure e deleghe in essere. Ogni altr element della Nrmativa interna (reglament, plicy, istruzine di lavr) dvrà essere definit in cerenza e nel rispett dei principi di cntrll espressi nel Mdell di Infratel Italia. E inltre espressamente vietat adttare cmprtamenti cntrari a quant previst dalle vigenti nrme di legge. 2. Destinatari del Mdell Le regle cntenute nel Mdell di Infratel Italia si applican a clr che svlgn, anche di fatt, funzini di rappresentanza, amministrazine, direzine cntrll della Scietà, a tutti i dipendenti, ai lavratri subrdinati della Scietà, di qualsiasi grad e in frza di qualsivglia tip di rapprt cntrattuale. Il Mdell si applica altresì, nei limiti del rapprt in essere, a clr i quali, pur nn appartenend alla Scietà, peran su mandat per cnt della stessa sn cmunque legati ad Infratel Italia da rapprti giuridici rilevanti in relazine alla pssibile cnfigurazine dei reati cntemplati dal d.lgs. 231/01. I Destinatari del Mdell sn tenuti a rispettare cn la massima crrettezza e diligenza tutte le dispsizini ivi cntenute, nnché tutte le prcedure di attuazine delle stesse. 3. Le attività sensibili ai fini del d.lgs. 231/01 L art. 6, cmma 2, lett. a) del Decret indica, cme un degli elementi essenziali dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll previsti dal Decret, l individuazine delle csiddette attività sensibili, ssia di quelle attività aziendali nel cui ambit ptrebbe presentarsi il rischi di cmmissine di un dei reati espressamente richiamati dal Decret. Al fine di ttemperare a quant dispst dal Decret, Infratel Italia ha pst in essere le seguenti attività: Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

4 analisi delle aree di attività di ciascuna funzine aziendale, mediante interviste a tutti i respnsabili delle funzini di staff e delle aree di business della Scietà; individuazine e mappatura delle aree a rischi reat e delle attività sensibili e strumentali relative a ciascuna funzine aziendale; analisi del prfil di rischi, per ciascuna attività sensibile, mediante individuazine dei reati ptenzialmente realizzabili; analisi delle mdalità di realizzazine delle cndtte illecite; identificazine dei prcessi aziendali di riferiment nell ambit dei quali devn essere previsti i cntrlli a presidi dei rischi individuati. È stata successivamente svlta un analisi dettagliata di ciascuna singla attività, finalizzata a verificare i precisi cntenuti, le cncrete mdalità perative, la ripartizine delle respnsabilità, nnché la sussistenza di ciascuna delle iptesi di reat indicate dal Decret. A seguire si riprtan, per ciascun area / macrprcess aziendale, i prcessi sensibili e/ strumentali individuati; un prcess viene definit strumentale laddve le attività che l cmpngn nn risultan direttamente espste alla pssibilità di cmmissine del reat, ma definiscn le mdalità perative attravers le quali vi sia la pssibilità di cmmettere una delle fattispecie di reat previste dal Decret. In allegat A al presente Mdell sn declinate, in maggir dettagli, le risultanze dell attività di mappatura delle aree/attività a rischi reat. Rapprti cn la Pubblica Amministrazine Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine dei rapprti Istituzinali cmmerciali cn Sggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazine: si tratta delle attività di rapprt tra i Sggetti titlati di Infratel Italia ed i Sggetti Istituzinali, anche rappresentanti la Cmmittenza, nnché gli Enti Pubblici di rilevanza Nazinale ed Internazinale. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25 Cntratti / Accrdi / Cnvenzini e affidamenti cn Sggetti Pubblici Cmmittenti: si tratta delle attività cnnesse al prcess di ricerca e gestine delle nuve Opprtunità cmmerciali di Infratel Italia, dall'identificazine all svilupp e cntrattualizzazine delle nuve iniziative fin alla pianificazine della Cmmessa assciata. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25 Richiesta ed utilizz di finanziamenti / agevlazini pubbliche: si tratta delle attività cnnesse al prcess di ricerca, richiesta e gestine di finanziamenti e/ agevlazini pubbliche anche per la realizzazine di Prgetti Speciali. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25 Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

5 Gestine degli adempimenti, delle cmunicazini e dei rapprti cn Organi di Vigilanza e Cntrll ed altre autrità pubbliche, anche in ccasine di verifiche ispettive: si tratta delle attività che svrintendn alla gestine dei rapprti cn le Autrità pubbliche e gli Organi di Vigilanza in ccasine di autrizzazini e cncessini, adempimenti, cmunicazini relazini di qualsivglia natura nnché delle attività pste in essere in ccasine di visite ispettive e accertamenti da parte di funzinari degli Organi di Vigilanza e Cntrll ed altre autrità pubbliche. Fattispecie di reat: Delitti infrmatici e trattament illecit di dati - art. 24 bis, Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24e 25, Reati Scietari - art. 25 ter Gestine delle Cmmesse, Prgrammi e Cntratti stipulati cn Sggetti Pubblici Privati Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Pianificazine, gestine e cntrll della Cmmessa: si tratta delle attività cnnesse al prcess di gestine dei Prgrammi, Cntratti e Cnvenzini stipulati da Infratel Italia, quali crdinament delle risrse, esecuzine e cntrll delle attività di prgett, elabrazine di Stati Avanzament Lavri e rendicntazine, durante tutt il cicl di vita della Cmmessa assciata. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25 Gestine dei rapprti cmmerciali cn Enti terzi di natura privata: si tratta delle attività cnnesse alla gestine ed esecuzine dei rapprti cmmerciali cn Sggetti di natura privata, quali a titl esemplificativ gli peratri di telecmunicazini eventuali Partners per l svilupp del Business anche nell ambit di Prgetti Speciali. Fattispecie di reat: Reati di Criminalità Organizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Reati cn finalità di terrrism - art. 25 quater, Reati in materia di Riciclaggi - art. 25 cties Gestine delle presenze e Time Reprting: si tratta delle attività cnnesse alla crretta imputazine delle presenze delle risrse umane di Infratel Italia e del temp effettivamente lavrat su ciascuna cmmessa aziendale da risrse interne, anche strumentale alla prduzine peridica di dati cntabili ed alla rendicntazine vers il Cmmittente. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24 Gestine delle Trasferte: si tratta delle attività prerdinate al prcess di gestine delle trasferte lavrative del persnale di Infratel Italia. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25 Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

6 Rendicntazine: si tratta delle attività di rendicntazine che Infratel Italia predispne per i Cmmittenti, al fine di dcumentare la crretta esecuzine tecnica ed i csti / investimenti sstenuti per la gestine delle relative Cmmesse. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25 Operatin & Netwrks Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Prgettazine e realizzazine rete: si tratta delle attività di prgettazine e realizzazine delle infrastrutture di rete, nel rispett delle cndizini previste dal Cntratt/Cnvenzine stipulat cn il Cmmittente e della Nrmativa vigente e applicabile alla Scietà. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25 Manutenzine rete: si tratta delle attività di manutenzine delle infrastrutture di rete nel rispett delle cndizini previste dagli accrdi stipulati e della Nrmativa vigente e applicabile alla Scietà. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Scietari art. 25 ter Predispsizine di bilanci, relazini e cmunicazini sciali Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine della cntabilità generale e frmazine del Bilanci civilistic: si tratta delle attività di rilevazine, classificazine e cntrll di tutti i fatti gestinali aventi riflessi amministrativi, finanziari ed ecnmici, anche finalizzate alla redazine ed emissine del bilanci civilistic di Infratel Italia, nnchè dei reprt ecnmici-finanziari infrannuali. Fattispecie di reat: Reati Scietari - art. 25 ter Funzinament Organi Sciali e Adempimenti Scietari Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Riunini del CdA e dell'assemblea: si tratta delle attività di supprt alle riunini cnsiliari e assembleari. Fattispecie di reat: Reati Scietari - art. 25 ter Pianificazine e Cntrll di Gestine Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

7 Budget, Frecast e Reprting: si tratta delle attività cnnesse alla definizine del Budget annuale, della reprtistica crrelata e all'elabrazine delle riprevisini trimestrali di Infratel Italia. Fattispecie di reat: Reati Scietari - art. 25 ter Gestine del cicl passiv su beni, servizi e lavri Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Tenuta Alb frnitri: si tratta delle attività di gestine dell'alb frnitri / Studi Legali di Infratel Italia. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Riciclaggi - art. 25 cties Gestine del fabbisgn e degli acquisti: si tratta delle attività prerdinate al prcess di apprvviginament di tutti i beni e servizi acquistati da Infratel Italia, di cnsulenza da parte di Studi Legali esterni, nnché alla gestine delle gare passive. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties Selezine, assunzine e svilupp delle risrse umane Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Selezine e assunzine del persnale: si tratta delle attività per la gestine del prcess di ricerca, selezine e ingress del persnale a temp indeterminat e determinat, cllabratri, cntratti di smministrazine di lavr temprane, stageur e brsisti di Infratel Italia. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter Impieg di persnale di paesi terzi: si tratta delle attività necessarie a cnsentire l'assunzine e l'impieg di persnale ester nel rispett della nrmativa in materia di immigrazine nel territri italian. Fattispecie di reat: Impieg di cittadini di paesi terzi il cui sggirn è irreglare - art. 25 dudecis, Reati transnazinali - Legge 16 marz 2006, n. 146, art. 10 Svilupp e incentivazine delle risrse: si tratta delle attività di valutazine, svilupp prfessinale ed incentivazine delle risrse umane di Infratel Italia. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

8 Frmazine: si tratta delle attività frmative del persnale finalizzate alla sensibilizzazine e crescita prfessinale delle risrse umane di Infratel Italia, cn particlare riferiment alla predispsizine del materiale didattic nel rispett dei diritti d'autre. Fattispecie di reat: Reati in materia di vilazine del diritt di autre - art. 25 nvies Gestine della Tesreria, Finanza e Crediti Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine cnti crrenti, incassi, pagamenti e finanza di prprietà: si tratta delle attività cnnesse alla gestine della tesreria di Infratel Italia, in relazine a tutte le transazini cmmerciali e le perazini vers terze parti, nnché alla gestine degli investimenti in strumenti finanziari. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties Gestine Crediti: si tratta delle attività cnnesse cn il prcess di gestine rdinaria dei crediti vantati da Infratel Italia. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties Gestine del Cntenzis Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine dei cntenzisi giudiziali e stragiudiziali: si tratta delle attività di gestine dei cntenzisi giudiziali e stragiudiziali (es. civili, tributari, giuslavristici, amministrativi, penali) sia attivi che passivi, in tutti i gradi di giudizi. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties Gestine dei rapprti cn sggetti cinvlti in prcedimenti innanzi all'autrità giudiziaria: si tratta delle attività di rapprt tra i Sggetti di Infratel Italia, cinvlti direttamente indirettamente in prcedimenti penali, tali da indurre a nn rendere dichiarazini a rendere dichiarazini mendaci all'autrità Giudiziaria. Fattispecie di reat: Induzine a nn rendere dichiarazini a rendere dichiarazini mendaci all'autrità Giudiziaria - art. 25 decies Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

9 Cmunicazine Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine degli Eventi e delle Spnsrizzazini: si tratta delle attività attravers le quali Infratel Italia prgetta e realizza eventi prpri e spnsrizza quelli prpsti da Sggetti esterni. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties Gestine degli Omaggi, Liberalità e spese di rappresentanza: si tratta delle attività relative alla gestine di maggi, liberalità, spese di rappresentanza cn particlare riferiment al prcess autrizzativ applicat. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties Cmunicazine web e stampa: si tratta delle attività di cmunicazine esterna di Infratel Italia attravers il canale web e la stampa, cn particlare riferiment alla predispsizine dei cntenuti nel rispett dei diritti d'autre. Fattispecie di reat: Reati in materia di vilazine del diritt di autre - art. 25 nvies Gestine dei Sistemi Infrmativi Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine dei Sistemi Infrmativi: si tratta delle attività di pianificazine e rganizzazine dei ruli, delle risrse e delle attività cnnesse alla gestine dei Sistemi Infrmativi aziendali ed in particlare dei rischi infrmatici. Fattispecie di reat: Reati infrmatici e trattament illecit dei dati - art. 24 bis Gestine degli aspetti Ambientali Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine degli aspetti Ambientali: si tratta delle attività finalizzate a garantire il rispett della Nrmativa vigente in materia Ambientale, cn riferiment in particlare alla gestine dei rifiuti prdtti. Fattispecie di reat: Reati ambientali - art. 25 undecies Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

10 Gestine della Salute e Sicurezza sui Lughi di Lavr Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Pianificazine: si tratta delle attività di pianificazine e rganizzazine dei ruli e delle attività cnnesse alla tutela della salute, sicurezza e igiene sul lavr vlte a fissare biettivi cerenti cn la plitica aziendale, stabilire i prcessi necessari al raggiungiment degli biettivi, definire e assegnare risrse. Fattispecie di reat: Reati in materia di Sicurezza sul Lavr - art. 25 septies Attuazine e funzinament: si tratta delle attività vlte a definire strutture rganizzative e respnsabilità, mdalità di frmazine, cnsultazine e cmunicazine, mdalità di gestine del sistema dcumentale, di cntrll dei dcumenti e dei dati, le mdalità di cntrll perativ, la gestine delle emergenze. Fattispecie di reat: Reati in materia di Sicurezza sul Lavr - art. 25 septies Verifica e azini crrettive: si tratta delle attività vlte a implementare mdalità di misura e mnitraggi delle prestazini, la registrazine, l'analisi e il mnitraggi degli infrtuni e degli incidenti, la gestine delle nn cnfrmità e delle azini crrettive e preventive, mdalità di gestine delle registrazini, mdalità di esecuzine audit peridici delle attività di srveglianza. Fattispecie di reat: Reati in materia di Sicurezza sul Lavr - art. 25 septies Riesame della Direzine: si tratta delle attività di riesame peridic del Vertice Aziendale al fine di valutare se il sistema di gestine della salute e sicurezza è stat cmpletamente realizzat e se è sufficiente alla realizzazine della plitica e degli biettivi dell'azienda. Fattispecie di reat: Reati in materia di Sicurezza sul Lavr - art. 25 septies Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

11 4. Prtclli di prevenzine e sistema dei cntrlli L art. 6 del Decret stabilisce, inltre, che il sistema dei cntrlli interni deve prevedere, in relazine ai reati da prevenire: specifici prtclli per prgrammare la frmazine e l attuazine delle decisini dell Ente; mdalità di gestine delle risrse finanziarie idnee ad impedire la cmmissine dei reati. Pertant, nell ambit delle attività prerdinate alla definizine del Mdell, Infratel Italia ha prvvedut all identificazine di principi di cntrll che devn svrintendere l peratività aziendale nell ambit dei prcessi gestinali e perativi crrelati alle aree a rischi reat identificate. ll sistema dei cntrlli, realizzat da Infratel Italia prevede, cn riferiment alle attività sensibili individuate: Prtclli di prevenzine generali, vver i principi generali di cntrll psti a base degli strumenti e delle metdlgie utilizzate per strutturare gli elementi specifici di cntrll Prtclli di prevenzine specifici che cstituiscn le linee guida di cntrll sul prcess e che pssn trvare maggir declinazine e cmpletament nell ambit di altre fnti nrmative interne della Scietà (reglamenti, plicy, prcedure rganizzative, istruzini di lavr). 4.1 Prtclli generali Il sistema dei cntrlli, definit da Infratel Italia anche sulla base delle indicazine frnite dalle Linee Guida di Cnfindustria, nnché dalle best practices nazinali ed internazinali, è stat cstruit applicand i seguenti prtclli generali di prevenzine: Nrme cmprtamentali e cdici di cndtta Esistenza e diffusine di un Cdice Etic aziendale che descriva regle cmprtamentali di carattere generale a presidi delle attività svlte. Pteri autrizzativi e di firma Esistenza di un sistema di prcure e deleghe: cerente cn le respnsabilità rganizzative e gestrie assegnate; cntenente la specifica assegnazine di pteri e limiti, anche di apprvazine delle spese, dei sggetti titlati ad impegnare la Scietà nei cnfrnti del Cmmittente e di parti terze; definit nel rispett dei principi di elabrazine giurisprudenziale e dei requisiti specifici di legge laddve applicabile (ad esempi l art. 16 del d.lgs. 81/08 e s.m.i. per il cas delle deleghe in materia di sicurezza sul lavr). Prcedure e nrme interne Esistenza di regle aziendali, dispnibili e cnsciute all intern della Scietà, idnee a stabilire respnsabilità e mdalità perative per l svlgiment delle attività sensibili e l archiviazine della dcumentazine rilevante. La reglamentazine interna declina ruli e respnsabilità di gestine, crdinament e cntrll delle funzini aziendali a tutti i livelli, descrivend, in maniera mgenea, le attività prprie di ciascuna struttura. Separazine dei cmpiti Nell ambit di ciascun prcess aziendale rilevante ai sensi del Decret, al fine di garantire indipendenza ed biettività, è garantit l intervent di più sggetti e la separazine delle attività tra clr che sn incaricati di assumere le decisini / autrizzare gli atti, eseguire le perazini stabilite, svlgere sulle stesse gli pprtuni cntrlli previsti dalla legge e dalle prcedure del sistema di cntrll intern. Un inter prcess aziendale, sensibile ai sensi del d.lgs. 231/01, nn può essere affidat ad un unic Sggett. Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

12 Dcumentabilità e Tracciabilità Il prcess di decisine, autrizzazine e svlgiment di ciascuna attività sensibile deve essere ricstruibile e verificabile ex pst, attravers appsiti supprti dcumentali infrmatici. In particlare ciascuna perazine/attività relativa ad gni prcess rilevante deve essere adeguatamente dcumentata; i dcumenti rilevanti sn pprtunamente frmalizzati, riprtan la data di cmpilazine e la firma del cmpilatre/autrizzatre; gli stessi sn archiviati, a cura della funzine cmpetente e cn mdalità tali da nn permettere la mdifica successiva se nn cn appsita evidenza, in lughi idnei alla cnservazine, anche al fine di tutelare la riservatezza dei dati in essi cntenuti e di evitare deteriramenti smarrimenti. Qualra sia previst l utilizz di sistemi infrmatici per l svlgiment delle attività sensibili, gli stessi assicuran: la crretta imputazine di gni singla perazine ai sggetti che ne sn respnsabili; la tracciabilità di gni perazine effettuata (inseriment, mdifica e cancellazine) dai sli utenti abilitati; l archiviazine e cnservazine delle registrazini prdtte. L access ai dcumenti archiviati è sempre cnsentit sl ai sggetti autrizzati (tra cui Cllegi Sindacale, Scietà di Revisine, Organism di Vigilanza ed eventuali altre funzini di cntrll intern pprtunamente titlate). Gestine della dcumentazine di terzi I dcumenti di Terzi parti, di qualsiasi natura e per qualsiasi finalità, cntenenti infrmazini di natura riservata e/ cnfidenziale, anche a ptenziale cncrrenza sleale, utilizzabili per ttenere pssibili vantaggi nell interesse di Infratel Italia, devn essere tenuti e cnservati dai Respnsabili delle funzini interne interessate previa autrizzazine frmale da parte dei Sggetti titlati di cntrparte. Respnsabili di prcess e delle attività sensibili Nell ambit di ciascun prcess a cui fann riferiment le attività sensibili stabilite è identificat un Respnsabile di Prcess il quale, individuat dal sistema nrmativ intern ed abilitat ad accedere a tutte le infrmazini rilevanti, ha la respnsabilità di: assicurare che il prcess sia svlt in linea cn i cdici di cndtta aziendali, in cnfrmità a quant stabilit dalle fnti nrmative interne e dalla nrmativa vigente applicabile, nel rispett dei principi di trasparenza e tracciabilità; garantire che vengan eseguiti, da parte dei singli sggetti cinvlti nel prcess, tutti i cntrlli sulle attività sttstanti definiti nell ambit dei prtclli di prevenzine specifici di prcess. Ferm restand l bblig in cap a tutti i Destinatari di cmunicare tempestivamente all Organism di Vigilanza derghe, anmalie atipicità eventualmente riscntrate rispett alle determinazini cntenute nel Mdell e tutti i fatti, atti missini che pssan incidere sull sservanza dell stess, il Respnsabile di Prcess ha inltre l bblig di: infrmare peridicamente l Organism di Vigilanza in merit all andament delle attività aziendali, cme puntualmente definit nel presente dcument e nell ambit della nrmativa interna di riferiment; infrmare tempestivamente l Organism di Vigilanza qualra si verifichin particlari situazini rilevanti l efficacia e l adeguatezza dei prtclli di prevenzine, nnché qualsiasi vilazine del Mdell pst in essere da Infratel Italia. In allegat al Mdell sn riassunti tutti flussi infrmativi da inviare all Organism di Vigilanza definiti nel presente dcument. Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

13 4.2 Prtclli specifici di prcess Per i prcessi / attività "sensibili" / "strumentali" individuati vengn riprtati gli elementi di cntrll a cui si deve rientare l'peratività degli stessi. Una più dettagliata evidenza di tali prtclli può inltre essere delegata all'inter crp nrmativ aziendale (plicy, prcedure, istruzini di lavr). In allegat al Mdell sn declinate le principali respnsabilità delle aree aziendali richiamate nel presente dcument; la crrispndenza di dette funzini cn quelle richiamate dalla Situazine Organizzativa in vigre è determinata in appsiti dcumenti rganizzativi interni resi dispnibili a tutt il persnale. Rapprti cn la Pubblica Amministrazine Gestine dei rapprti istituzinali cmmerciali cn Sggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazine Respnsabile di prcess Sggetti titlati ad intrattenere rapprti cn la Pubblica Amministrazine Elementi di cntrll per cnt di Infratel Italia pssn intrattenere rapprti cn la Pubblica Amministrazine, cn la sla eccezine delle attività tecniche ed perative prerdinate all esecuzine delle cnvezini/cntratti/prgrammi in essere, i Sggetti (dipendenti, membri degli rgani sciali, cllabratri esterni, cnsulenti Partner) a cui sia stat frmalmente cnferit incaric in tal sens (cn appsita prcura dispsizine rganizzativa per i Sggetti interni, vver cn appsita clausla nel cntratt di cllabrazine cnsulenza partnership per gli altri Sggetti indicati); gli incntri cn i rappresentanti del Cmmittente cn Sggetti Pubblici quali meeting di natura decisinale prgrammatica, strumentali finalizzati alla frmalizzazine di atti/cntratti/cnvenzini vver alla richiesta di finanziamenti/cntributi/agevlazini ppure legati a Stati Avanzament Lavri prdrmici al prcess di rendicntazine vers il Cmmittente cmunque legati all accettazine della prestazine servizi ergati dalla Scietà, devn essere presenziati preferibilmente da due rappresentanti di Infratel Italia. Di detti incntri deve cmunque essere tenuta traccia della data, degli biettivi/mtivazini e dei partecipanti. Tali infrmazini devn essere cmunicate al prpri respnsabile, quindi archiviate e cnservate. gli incntri devn essere cndtti nel rispett delle regle cmprtamentali espresse nel Cdice Etic aziendale e sinteticamente richiamati nei punti che segun: nn è cnsentit a clr che peran per cnt di Infratel Italia nè direttamente nè indirettamente, nè per il tramite di interpsta persna realizzare attività, stt qualsiasi frma, che abbian cme effett l illecit cndizinament di Sggetti Pubblici; pertant nn è cnsentit ffrire prmettere denar, dni cmpensi, stt qualsiasi frma, né esercitare illecite pressini, né prmettere qualsiasi ggett, servizi, prestazine, favre a dirigenti, funzinari dipendenti della Pubblica Amministrazine, vver incaricati di pubblic servizi, a lr parenti cnviventi all scp di influenzare l indipendenza di giudizi nell ambit di qualsiasi tiplgia di rapprt cn gli stessi instaurat; nn è altresì cnsentit a clr che peran per cnt di Infratel Italia nè direttamente nè indirettamente, nè per il tramite di interpsta persna ricevere denar, dni, favri cmpensi, stt qualsiasi frma, che pssan influenzare il prpri giudizi nell ambit di Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

14 qualsiasi tiplgia di rapprt cn sggetti terzi rilevanti quali, a titl indicativ, Cmmittente, beneficiari e frnitri; è fatt bblig di instaurare e gestire qualsiasi rapprt cn la Pubblica Amministrazine sulla base di criteri di massima crrettezza, trasparenza e buna fede; nn è cnsentit utilizzare presentare dichiarazini e dcumenti attestanti fatti e ntizie nn vere, vver mettere infrmazini per cnseguire l aggiudicazine di un cntratt / cnvenzine / finanziament / ergazine l apprvazine di un rapprt rendicntativ, nnché qualsiasi attività/perazine/att a vantaggi nell interesse di Infratel Italia; chiunque riceva richieste esplicite implicite di benefici di qualsiasi natura da parte di dirigenti, funzinari dipendenti della Pubblica Amministrazine, che sia indtt dagli stessi a dare prmettere denar altra utilità anche a sggetti terzi, è tenut ad infrmare tempestivamente l OdV e sspendere immediatamente gni rapprt cn essi. Cntratti / Accrdi / Cnvenzini e affidamenti cn Sggetti Pubblici Cmmittenti Respnsabile di prcess Amministratre Delegat Elementi di cntrll l individuazine delle pprtunità di Business di Infratel Italia ed il successiv svilupp sn cerenti cn la missin aziendale e cn gli biettivi strategici definiti dal Presidente e dell Amministratre Delegat di cncert cn Pianificazine Strategica; le attività di scuting, finalizzate all individuazine di pssibili pprtunità cmmerciali, vver le attività di negziazine cn il Cmmittente, finalizzate alla definizine dei cntenuti e degli aspetti tecnici, perativi ed ecnmici degli Accrdi/Cnvenzini, sn cndtte dall Amministratre Delegat, in cllabrazine cn le funzini interne prepste e cmpetenti, nel rispett dei cdici di cndtta e dei prtclli di gestine relativi alle mdalità di rapprt cn sggetti della Pubblica Amministrazine. L esit di dette attività è pprtunamente frmalizzat in una relazine cntenente le caratteristiche tecnic/ecnmiche del rapprt; i Cntratti/Cnvenzini che la Scietà stipula cn i prpri Cmmittenti sn sttpsti a validazine e firma da parte dell Amministratre Delegat e/ rimessi all apprvazine del CDA in base al sistema di prcure/deleghe in essere; a ciascun Cntratt/Cnvenzine è assciat, ve previst, un Pian delle attività che viene cmunicat in via ufficiale al Cmmittente dai Sggetti titlati della Scietà. Tale Pian è elabrat da Operatins da Pianificazine in funzine della tiplgia di cmmessa, quindi verificat ed apprvat dall Amministratre Delegat; Rendicntazine assicura prima dell avvi del prcess di rendicntazine, la crretta interpretazine della Nrma Rendicntativa di ciascuna Cnvenzine; l esit di tale attività è frmalizzat nell ambit di un dcument intern di linee guida perative in cui sn declinate le mdalità di rendicntazine anche in termini di csti/spese imputabili, mdalità di calcl e dcumentazine da allegare ai Prspetti ggett di cmunicazine al Cmmittente; Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

15 tale dcument intern è frmalmente cmunicat da Rendicntazine alle funzini aziendali interessate; le infrmazini pertinenti 1 di tale dcument sn cmunicate ai Sggetti titlati del Cmmittente prima cntestualmente all'invi del rapprt rendicntativ; la predispsizine della dcumentazine ggett di scambi cn il Cmmittente deve essere effettuata cn la massima diligenza e prfessinalità in md da frnire infrmazini chiare, accurate, cmplete, fedeli e veritiere evitand e cmunque segnaland, nella frma e nei mdi idnei, eventuali situazini di cnflitt di interesse; qualra, per specifici Prgrammi, Cntratti Cnvenzini, sia prevista la pssibilità di ricrrere a partner cmmerciali esterni ad Infratel Italia, la Scietà assicura che la selezine del partner: sia autrizzata in accrd al vigente sistema di prcure/deleghe interne; avvenga nel rispett dei principi di trasparenza e tracciabilità, secnd criteri basati su mtivazini di rdine tecnic/ecnmic e/ strategic; preveda la frmalizzazine dei principali step decisinali seguiti; preveda accrdi cntrattuali cntenenti specifiche clausle di salvaguardia relative al D.Lgs. 231/01; nel cas di individuazine e scelta di partner facenti cap ad Enti della Pubblica Amministrazine incaricati di pubblic servizi, la gestine dei rapprti tra i Sggetti titlati di Infratel Italia ed i rappresentanti del partner deve essere imprntata nel rispett dei cdici di cndtta e dei prtclli di gestine relativi ai rapprti cn la Pubblica Amministrazine definiti nel presente dcument; ferm restand l bblig, in cap a tutti gli attri cinvlti, di cmunicare eventuali anmalie d atipicità riscntrate, l Amministratre Delegat è tenut alla cmunicazine peridica, su base annuale, all Organism di Vigilanza di un infrmativa riepilgativa del numer di pprtunità in essere e del relativ stat di svilupp. Richiesta ed utilizz di finanziamenti / agevlazini pubbliche Respnsabile di prcess Amministratre Delegat Elementi di cntrll Infratel Italia assicura crrettezza, trasparenza e veridicità nella predispsizine e presentazine di dichiarazini / dcumenti attestanti fatti e ntizie finalizzate all tteniment di un finanziament / ergazine pubblica; in ccasine della realizzazine di un prgett per cui si cnfiguri l pprtunità di ttenere un finanziament pubblic, il Respnsabile della funzine aziendale interessata sttpne il prgett al Presidente/Amministratre Delegat per ttenere l autrizzazine a prcedere in qualità di Respnsabile dell perazine, anche frmalmente titlat a gestire i rapprti cn l Ente pubblic ergatre; 1 Infrmazini atte a frnire evidenza dei csti/spese imputabili, mdalità di calcl e dcumentazine da allegare ai Prspetti Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

16 il Respnsabile dell perazine cura la fase di frmulazine delle richieste in cui è prevista la predispsizine della dcumentazine necessaria e la successiva trasmissine all Ente ergatre previa autrizzazine e sttscrizine da parte dell Amministratre Delegat e/ dei Sggetti titlati della Scietà; è previst che il Respnsabile dell perazine pssa richiedere dati e infrmazini alle Funzini interne cmpetenti al fine di predisprre il fascicl per l istanza. Dette infrmazini, frnite in md tracciat dalle funzini cmpetenti al Respnsabile dell perazine, devn essere verificate dai rispettivi Respnsabili che ne assicuran la crrettezza, veridicità e aggirnament; la fase di gestine del finanziament ergat prevede che il Respnsabile dell perazine, vver il Respnsabile di Cmmessa qualra il prgett rigini una Cmmessa, anche avvalendsi della cllabrazine delle funzini interne cmpetenti, effettui un mnitraggi, in termini di temp e risrse dedicate, dell attività finanziata in relazine al prgett apprvat. I risultati di dett mnitraggi sn cmunicati ad Operatins ed all Amministratr Delegat; la fase di Rendicntazine è svlta secnd le mdalità stabilite per il prcess di Rendicntazine; in cas di affidament, ad un cnsulente/scietà esterna, dell incaric di richiesta del finanziament e della successiva rendicntazine: la selezine del frnitre deve essere cndtta di cncert cn Acquisti nel rispett degli elementi di cntrll previsti per il cicl passiv; il Respnsabile dell perazine è tenut a mnitrare il crrett espletament delle attività trasferite; ferm restand l bblig, in cap a tutti gli attri cinvlti, di cmunicare eventuali anmalie atipicità riscntrate, l Amministratre Delegat è tenut alla cmunicazine peridica, su base annuale, all Organism di Vigilanza di un infrmativa riepilgativa dell stat dei finanziamenti in crs. Gestine degli adempimenti, delle cmunicazini e dei rapprti cn Organi di Vigilanza e Cntrll ed altre autrità pubbliche, anche in ccasine di verifiche ispettive Respnsabile di prcess Respnsabili di funzine/ Cmmessa, Sggetti titlati ad intrattenere rapprti cn la Pubblica Amministrazine Elementi di cntrll Infratel Italia assicura che gli adempimenti nei cnfrnti delle autrità pubbliche e degli Organi di Cntrll e la predispsizine della relativa dcumentazine sian effettuati cn la massima diligenza e prfessinalità in md da frnire infrmazini chiare, accurate, cmplete, fedeli e veritiere, nel rispett delle nrmative vigenti, nazinali cmunitarie; l istanza per la richiesta di autrizzazini amministrative, licenze, cncessini è firmata dal Respnsabile della funzine interessata se munit di appsita prcura da altr Sggett intern munit di prcura il quale assicura altresì la crrettezza ed affidabilità del prcess di prduzine della dcumentazine; Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

17 le funzini aziendali cinvlte nella prduzine della dcumentazine sn tenute alla verifica di veridicità, crrettezza, cmpletezza ed aggirnament della dcumentazine predispsta e cmunicata agli uffici cmpetenti; le funzini interessate assicuran, qualra previst, il rispett delle scadenze degli adempimenti di pertinenza e ricrrenti anche attravers l utilizz di pprtuni calendari/scadenzari; ciascun Respnsabile di Funzine è tenut all archiviazine e cnservazine di tutta la dcumentazine prdtta nell ambit della prpria attività, ivi inclusa una cpia di quella trasmessa agli uffici cmpetenti anche in via telematica; devn inltre essere tracciati eventuali ulteriri cntatti infrmali cn espnenti della Pubblica Amministrazine cinvlti nel prcediment di cncessine e/ autrizzazine; Infratel Italia assicura inltre piena ed immediata cllabrazine cn le Autrità Pubbliche gli Organi di Vigilanza e Cntrll (es. Guardia di Finanza, INAIL, Ispettrat del Lavr, Agenzia delle Entrate, etc..) nnché il rispett dei principi di trasparenza e crrettezza nei rapprti cn gli stessi nel crs delle diverse fasi del prcess di verifica, quali l accgliment della richiesta di infrmazini della visita ispettiva, l accertament e la verbalizzazine; Infratel Italia garantisce altresì la tracciabilità delle cmunicazini, delle decisini e degli esiti dell attività di verifica esterna; L Amministratre Delegat identifica i Sggetti di Infratel Italia quali Respnsabili del Prcess titlati, anche per il tramite di pprtune deleghe interne, a scambiare cmunicazini frmali cn gli Organi di Cntrll in funzine della tiplgia e delle finalità dell indagine/verifica ptenziale; nel cas di access richieste da parte di Enti quali Antitrust, Garante degli Appalti Pubblici, Crte dei Cnti, Autrità Giudiziaria, Guardia di Finanza e Pubblica Sicurezza, il Respnsabile della funzine cmpetente, ve necessari, chiede il supprt del Legale; nella fase di gestine della verifica ispettiva, il Respnsabile del Prcess mette a dispsizine degli ispettri almen due addetti della Scietà che affiancan e supprtan tutte le attività di verifica esterna; qualsiasi richiesta di dcumentazine da parte dei funzinari prepsti deve transitare attravers il suddett Respnsabile; qualra quest ultim nn sia nelle cndizini di prdurre la dcumentazine richiesta dvrà attivarsi per chiedere in md frmale e tracciat alle funzini cmpetenti di Infratel Italia la dcumentazine necessaria; è previst che i dati e le infrmazini richieste vengan frnite in md tracciat dalle funzini cmpetenti previa verifica da parte dei rispettivi Respnsabili i quali ne assicuran la crrettezza, veridicità e aggirnament; il Respnsabile di Prcess, incaricat della gestine della verifica ispettiva, è tenut a sttscrivere il verbale di ispezine rilasciat dall Ente di Cntrll ed a tenere traccia dell esit della verifica nnché cpia della dcumentazine richiesta e cnsegnata; ferm restand l bblig, in cap a tutti gli attri cinvlti, di cmunicare eventuali anmalie atipicità riscntrate, ciascun Respnsabile di Funzine è tenut ad infrmare l Organism di Vigilanza: tempestivamente circa l avvi, da parte dell autrità giudiziaria, di un indagine nei cnfrnti dei Sggetti di Infratel Italia in cui la stessa sia stata cinvlta; Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

18 cn cadenza annuale, attravers un infrmativa riepilgativa, circa l esit e l stat delle verifiche ispettive svlte. Gestine delle Cmmesse, Prgrammi e Cntratti stipulati cn Sggetti Pubblici Privati Pianificazine, gestine e cntrll della Cmmessa Respnsabile di prcess Respnsabile di Cmmessa Elementi di cntrll Infratel Italia assicura la reglare esecuzine delle attività svlte per cnt del Cliente (attività di Cmmessa), nel rispett di quant previst nel Cntratt/Cnvenzine e nel Pian assciat; le attività di svilupp ed il mnitraggi di tempi e csti di ciascuna Cmmessa sn assicurati dai relativi Respnsabili, pprtunamente identificati e nminati dall Amministratre Delegat, in cllabrazine cn Cntrll Cmmesse; il Respnsabile di Cmmessa, ve previst, è tenut ad elabrare, sulla base del Pian assciat al Cntratt/Cnvenzine, nnché a mantenere aggirnat, un Pian perativ di Cmmessa cntenente i parametri tecnici ed ecnmici di dettagli della Cmmessa, ggett di verifica da parte di Pianificazine nnché di verifica ed apprvazine da parte di Operatins; il Respnsabile di Cmmessa, in cllabrazine cn Cntrll Cmmesse anche per le pprtune verifiche di qualità, è tenut a mnitrare il rispett del Pian assciat al Cntratt/Cnvenzine, e, dve previst del Pian perativ di Cmmessa, cmunicand eventuali varianti, scstamenti anmalie ad Operatins per la definizine di pprtune azini ggett di cndivisine, se necessari, cn Pianificazine; le attività di mnitraggi della cmmessa sn cmunicate peridicamente ad Operatins ed alle funzini interne interessate; il Respnsabile di Cmmessa, cn il supprt di Rendicntazine, assicura, sulla base delle scadenze previste dal Cntratt/Cnvenzine, l attuazine delle attività prerdinate al prcess di rendicntazine vers il Cmmittente nel rispett dei cdici di cndtta e degli elementi di cntrll relativi al prcess di Rendicntazine stabiliti nel presente dcument; in fase di chiusura della Cmmessa, il Respnsabile di Cmmessa attesta l effettiv cmpletament delle attività e la crretta prduzine dei dcumenti di prgett in un rapprt finale di chiusura cmmessa. Tale rapprt viene sttpst a validazine e firma da parte di Operatins e, qualra previst, del Cmmittente per l attestazine di reglare esecuzine; devn essere verbalizzate le attività di gestine della cmmessa che prevedn cmunicazini e/ incntri frmali cn Sggetti rappresentanti del Cmmittente, ad esempi in ccasine della cndivisine/apprvazine di Stati Avanzament Lavri di prspetti rendicntativi; ferm restand l bblig, in cap a tutti gli attri cinvlti, di cmunicare eventuali anmalie atipicità riscntrate, Operatins è tenuta alla cmunicazine peridica, su base semestrale, all Organism di Vigilanza di un infrmativa riepilgativa dell stat di avanzament di ciascuna cmmessa. Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

19 Ergazine finanziamenti Respnsabile di prcess Amministratre Delegat, Respnsabile Unic del Prcediment Elementi di cntrll Infratel Italia assicura crrettezza, trasparenza e tracciabilità nell esecuzine delle attività prerdinate alla gestine ed al cntrll dei finanziamenti ergati nel rispett degli accrdi frmali stipulati cn il Cmmittente; il band di finanziament per la realizzazine delle infrastrutture di rete cntiene, nel rispett degli accrdi frmali stipulati cn il Cmmittente, i requisiti ggettivi/sggettivi delle Scietà richiedenti/ptenziali beneficiarie 2, le tempistiche e le caratteristiche tecnic ecnmiche delle attività ggett di realizzazine, i criteri di valutazine e selezine delle fferte, le mdalità ed i termini di rendicntazine nnché più in generale le cndizini cntrattuali ggett del band; il band è predispst dal Respnsabile Unic del Prcediment in cllabrazine cn Uffici Gare e Legale, sttpst ad apprvazine da parte del Presidente/Amministratre Delegat, del Cnsigli di Amministrazine e del Cmitat di Indirizz quindi cmunicat dalle funzini cmpetenti ai ptenziali beneficiari in accrd alle leggi/reglamenti applicabili; il prcess di valutazine e selezine delle fferte, vver di verifica circa il pssess da parte delle Scietà richiedenti dei requisiti stabiliti dal band, avviene in analgia a quant attuat da Infratel Italia nel cas di bandi per l assegnazine di appalti di realizzazine rete ai sensi del D.Lgs. 163/06 e s.m.i.; la graduatria delle Scietà ammesse, definita da una Cmmissine di valutazine (i cui membri nn ptrann successivamente essere incaricati della pianificazine ed attuazine del prcess di mnitraggi e cntrll della crretta attuazine delle attività finanziate da parte dell assegnatari), è sttpsta al Respnsabile Unic del Prcediment per verifica quindi al Presidente/Amministratre Delegat ed al Cnsigli di Amministrazine per l assegnazine definitiva e la delibera di cncessine; il Cntratt/Cnvenzine stipulat tra Infratel Italia ed il beneficiari/assegnatari del finanziament, cntenente specifiche clausle di risluzine in cas di insservanza vilazine del Cdice Etic e delle previsini del Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll ai sensi del d.lgs. 231/01 di Infratel Italia nnché delle regle cntrattuali impste per l espletament della prestazine, è predispst dal Legale in cllabrazine cn le funzine / uffici interni cmpetenti, quindi sttpst a firma da parte dei Sggetti titlati della Scietà e di cntrparte sulla base dei pteri ad essi cnferiti; il Cntratt/Cnvenzine rinvia ad un Pian di dettagli delle attività, predispst dalla Scietà beneficiaria cerentemente ai requisiti del band ed a quant delineat in fase di prpsta di ammissine. Tale pian è ggett di revisine peridica in crs di ergazine del finanziament e viene sttpst ad autrizzazine da parte di Operatins e/ dell Amministratre Delegat ad gni aggirnament; l ergazine dei finanziamenti avviene ad pera delle funzini prepste di Infratel Italia, nel rispett degli elementi di cntrll stabiliti per il prcess di Tesreria, previa acquisizine: 2 Anche in tema di affidabilità/nrabilità di cntrparte in linea cn quant declinat per il prcess di cicl passiv su beni, servizi e lavri Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

20 degli esiti della verifica ad pera di Rendicntazine, di rispndenza, cmpletezza, crrettezza ed effettività del prspett rendicntativ prdtt dal beneficiari in accrd alle linee guida di rendicntazine elabrate da Rendicntazine 3 e ad ess cmunicate dai Sggetti titlati della Scietà; del mandat di pagament emess da Operatins a frnte della ricezine e verifica degli atti/dcumenti, predispsti dal Respnsabile dell perazine/cmmessa cn il supprt dei suddetti Sggetti / funzini respnsabili della verifica del crrett perat del beneficiari; della dcumentazine attestante eventuali cndizini sspensive, tra cui quelle legate all inadempienza del beneficiari alla mancata affidabilità/nrabilità dell stess cme identificata anche in crs di gestine del rapprt dagli uffici cmpetenti della Scietà; nel cas di SAL intermedi e finali, dell autrizzazine al pagament da parte del Cmmittente a frnte dell analisi di un reprt di Mnitraggi e rendicntazine elabrat da Rendicntazine ed inviat dai Sggetti titlati della Scietà, cntenente i dati di avanzament, il riepilg dei csti sstenuti, la tiplgia dei cntrlli effettuati e tutt il materiale a supprt cnsegnat ad Infratel Italia dal beneficiari; Operatins assicura, anche per il tramite delle funzini/ Sggetti interni da questa identificati 4, in cllabrazine cn il Respnsabile di Cmmessa, la pianificazine e l attuazine di verifiche sistematiche atte ad attestare il crrett perat dell assegnatari nel rispett del Pian delle attività nnché a certificare la cnfrmità delle spese sstenute cn quant dichiarat dal beneficiari stess. I risultati di tali verifiche sn cmunicati alle funzini interne interessate per le attività di pertinenza anche finalizzate all ergazine dei finanziamenti in accrd al raggiungiment degli Stati Avanzament Lavri predefiniti, nnché tempestivamente all Amministratre Delegat ed alle funzini interne interessate, in cas di anmalie rilevate, per le eventuali pprtune azini crrettive; tutti gli atti frmali relativi alle decisini stabilite da Infratel Italia nelle diverse fasi del prcess di gestine/ergazine del finanziament, tra cui le delibere di ammissine/revca/risluzine, le nte di attuazine/decadenza, il Cntratt cn il beneficiari, la nta di ergazine ed il mandat di pagament, sn sttpsti ad autrizzazine dell Amministratre Delegat, quindi cmunicati dai Sggetti titlati della Scietà al prpnente/beneficiari; ferm restand l bblig, in cap a tutti gli attri cinvlti, di cmunicare eventuali anmalie atipicità riscntrate all Organism di Vigilanza, Operatins è inltre tenuta alla cmunicazine peridica, su base annuale, di un infrmativa riepilgativa dell attività svlta, cn indicazine dei Sggetti beneficiari e degli imprti ergati nnché di eventuali anmalie rilevate durante il mnitraggi del crrett perat dei beneficiari e delle relative azini stabilite. Gestine dei rapprti cmmerciali cn Enti terzi di natura privata Respnsabile di prcess Sggetti titlati in funzine del sistema di prcure e deleghe aziendali, Cmmerciale Elementi di cntrll 3 In accrd ai Cntratti/Accrdi applicabili ed alle mdalità previste dal band 4 Cmunque Sggetti diversi dai membri cmpnenti la suddetta cmmissine di valutazine Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

21 Pssn intrattenere rapprti di natura cmmerciale cn Enti terzi di natura privata per cnt di Infratel Italia slamente i Sggetti (dipendenti, membri degli rgani sciali, cllabratri esterni, cnsulenti Partner) a cui è stat frmalmente cnferit incaric in tal sens (cn appsita prcura dispsizine rganizzativa per i Sggetti interni, vver cn appsita clausla nel cntratt di cllabrazine cnsulenza partnership per gli altri Sggetti indicati); gli incntri cn i rappresentanti di detti Enti, quali meeting di natura decisinale prgrammatica, strumentali finalizzati alla frmalizzazine di Cntratti/Accrdi/Cnvenzini, legati a Stati Avanzament Lavri prdrmici al prcess di accettazine della prestazine del servizi ergati da Infratel Italia, devn essere presenziati preferibilmente almen da due rappresentanti della Scietà: cmunque di detti incntri deve essere tenuta traccia della data, degli biettivi/mtivazini, dei partecipanti e dell esit degli stessi. Tali infrmazini dvrann essere cmunicate al prpri respnsabile, quindi archiviate e cnservate dalla Segreteria di riferiment; gli incntri devn essere cndtti nel rispett delle regle cmprtamentali espresse nel Cdice Etic aziendale e sinteticamente richiamati nei punti che segun: nn è cnsentit a clr che peran per cnt di Infratel Italia, né direttamente né indirettamente per il tramite di interpsta persna, realizzare attività, stt qualsiasi frma, che abbian cme effett l illecit cndizinament di Sggetti Terzi anche di natura Privata quali Clienti, frnitri Partner cmmerciali della Scietà. Pertant nn è cnsentit ffrire prmettere denar, dni cmpensi, stt qualsiasi frma, né esercitare illecite pressini vver prmettere beni, servizi, prestazini favri a dirigenti, funzinari dipendenti di detti Enti, a lr parenti cnviventi all scp di influenzare l indipendenza di giudizi nell ambit di qualsiasi tiplgia di rapprt cn gli stessi instaurat; è fatt bblig di instaurare e gestire qualsiasi rapprt cn Enti terzi Privati, quali Clienti, frnitri Partner cmmerciali, secnd criteri di massima crrettezza, trasparenza e buna fede. Nn è cnsentit utilizzare / presentare dichiarazini dcumenti attestanti fatti e ntizie nn vere vver mettere infrmazini per cnseguire, a vantaggi nell interesse di Infratel Italia, qualsiasi benefici di natura cmmerciale; chiunque riceva richieste esplicite / implicite di benefici di qualsiasi natura da parte di dirigenti, funzinari dipendenti di un Ente terz privat, vver sia indtt dagli stessi a dare / prmettere denar altra utilità, è tenut ad infrmare tempestivamente l Organism di Vigilanza e sspendere immediatamente gni rapprt cn essi; qualra Infratel Italia faccia ricrs a Partner cmmerciali cnsulenti esterni, questi sn tenuti al rispett dei principi e delle regle di gestine espresse nel presente dcument anche attravers la previsine, nell ambit dei cntratti di partnership cllabrazine, di specifiche clausle di risluzine in cas di vilazine di dette regle nnché di quelle cntenute nel Cdice etic aziendale; la selezine dei Clienti e di eventuali Partner cmmerciali è effettuata dall Amministratre Delegat sulla base di criteri ggettivi, trasparenti e dcumentati; in particlare, in cas di nuvi Clienti e/ Partner di nn ricnsciuta attendibilità, le funzini interne cmpetenti effettuan le pprtune verifiche in linea cn quant previst in tema di affidabilità e nrabilità dei frnitri; l Amministratre Delegat assicura che l individuazine delle pprtunità cmmerciali sia cerente cn la missin e cn gli biettivi strategici aziendali; qualra sia necessari prevedere le cndizini tecnic-ecnmiche relative alla vendita di servizi ed agli eventuali accrdi di partnership ggett di apprvazine frmale da parte dell Amministratre Delegat al di furi di cntratti/rdini stabiliti sulla base di accrdi frmali Cnsigli di Amministrazine del 25 febbrai

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