LIBURNA CODE: IL NUOVO SISTEMA DI DISTRIBUZIONE DELLE SCHEDE DI DATI DI SICUREZZA DI SOSTANZE PERICOLOSE E DELLE LORO MISCELE
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- Gerardina Falcone
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1 LIBURNA CODE: IL NUOVO SISTEMA DI DISTRIBUZIONE DELLE SCHEDE DI DATI DI SICUREZZA DI SOSTANZE PERICOLOSE E DELLE LORO MISCELE Gabriele Scibilia Flashpoint S.r.l. Il Regolamento (CE) N.1907/2006 (REACH) ha introdotto un nuovo approccio alla gestione del rischio delle sostanze chimiche. Le disposizioni contenute nel Titolo IV del Regolamento REACH, dedicato alle informazioni all interno della catena d approvvigionamento, impongono l obbligo di comunicare tutte le informazioni inerenti la sicurezza lungo la catena d approvvigionamento sia nella direzione che porta dal fabbricante/importatore verso l utilizzatore a valle, sia nella direzione opposta. In particolare, secondo l Articolo 31 di REACH, "Il fornitore di una sostanza o di un preparato trasmette al destinatario della sostanza o del preparato una scheda di dati di sicurezza" e "una scheda di dati di sicurezza è fornita gratuitamente su carta o in forma elettronica". Una Scheda di Dati di Sicurezza (SDS) è richiesta per sostanze/miscele pericolose, e per miscele non pericolose contenenti almeno una sostanza pericolosa. Inoltre, qualora intervengano aggiornamenti importanti in SDS (per esempio, "non appena si rendono disponibili informazioni che possono incidere sulle misure di gestione dei rischi o nuove informazioni sui pericoli", in caso di un'autorizzazione concessa o rifiutata, una restrizione imposta), i fornitori aggiornano la scheda di dati di sicurezza senza ritardo, e la forniscono a tutti i destinatari ai quali hanno consegnato la sostanza o il preparato nel corso dei 12 mesi precedenti. Quanto costa alle imprese ottemperare agli obblighi di REACH? L esperienza quotidiana ha mostrato come la gestione delle consegne di SDS ai destinatari, tanto in formato cartaceo quanto elettronico, è un'attività onerosa, vuoi in termini di risorse che di costi: oltre alla fornitura per la prima consegna di una sostanza o di una miscela a un determinato destinatario, si devono gestire gli aggiornamenti di documenti
2 già consegnati; inoltre, al fine di dimostrare alle autorità di aver adempiuto agli obblighi di cui all'articolo 31, occorre implementare un sistema di tracciatura e certificazione dell avvenuta consegna in caso di modalità elettronica; alternativamente, una copia cartacea della ricevuta deve essere conservata in caso di consegna di documenti cartacei. Come rendere compatibile la conformità legislativa con la sostenibilità dei costi per adempiere agli obblighi di legge? L onerosità (tempi/costi) di una distribuzione REACH conforme delle Schede Dati di Sicurezza è correlata ad una serie di criticità che le imprese interessate devono gestire al fine di individuare un adeguata soluzione: Numerosità dei documenti da trasferire: la trasmissione delle SDS comprende i documenti associati a tutti i prodotti immessi sul mercato x le lingue degli Stati membri dell UE interessati x il numero dei destinatari. Complessità della catena di approvvigionamento: la supply chain più corta comprende solo due attori: fornitore e destinatario; generalmente però la catena comprende almeno tre attori: produttore, distributore ed utilizzatore a valle. Obbligo della comunicazione e necessità di evidenze: la certificazione dell avvenuta consegna (non lettura!) costituisce un evidenza legale rilevante. Conservazione delle informazioni per periodi predeterminati: REACH dispone che le informazioni devono essere rese disponibili all Autorità competente per un periodo di almeno 10 anni. Gestione degli aggiornamenti: l invio delle informazioni aggiornate ai destinatari di sostanze e miscele è un obbligo che deve essere assolto in modo tempestivo dal fornitore, nel caso che egli venga a conoscenza di novità concernenti la pericolosità delle sostanze chimiche che possano influire sulla valutazione dei rischi presso il destinatario. Flashpoint ha messo a punto una soluzione tecnologica che costituisce un innovativo metodo per ottenere un efficace e rapido accesso a tutte le informazioni obbligatorie o da trasmettere su richiesta di una persona fisica o giuridica, inclusi privati cittadini, utilizzatori professionali o industriali, distributori, ecc., secondo i criteri esplicitati nel Regolamento (CE) N. 1907/2006 (REACH) nella sua versione aggiornata. Il sistema di comunicazione offre al Fornitore di sostanze o miscele una
3 soluzione IT in grado di semplificare l'attività di consegna delle SDS attraverso una piattaforma web denominata Liburna Code. Dal punto di vista tecnico, si tratta di un servizio cloud (da cloud computing, la cosiddetta nuvola ) ospitato su un server (regolarmente ridondato e del tutto scalabile in server farm oppure in house) in cui: i Fornitori hanno un area privata nella quale archiviare vari documenti di valenza regolatoria per i propri prodotti (es. SDS per sostanze e miscele, comunicazioni SVHC per articoli, ecc.); i Destinatari hanno pure un area privata nella quale ricevono i documenti da più fornitori. I dati anagrafici dei prodotti, le relative SDS, i dati anagrafici dei Destinatari e le singole spedizioni di prodotto sono importate automaticamente dalla piattaforma Liburna che poi distribuisce automaticamente tali SDS ai Destinatari che ne hanno diritto. La prima consegna di una SDS nell area riservata del Destinatario avviene tramite lettura di un QR Code oppure tramite un click su un link diretto inviato per , entrambi associati univocamente al prodotto; dopo la prima lettura o click il Destinatario è legato agli aggiornamenti automatici della SDS del prodotto, senza che debba ripetere la lettura o il click, per almeno 12 mesi, come da art di REACH, fatto salvo che il Fornitore può estendere a piacimento il periodo di tempo in cui garantire l aggiornamento delle SDS al Destinatario. Sia nel caso di prima consegna o aggiornamento della SDS il sistema segnala la consegna del documento inviando una al Destinatario. Nel caso di consegna della SDS nell area riservata del Destinatario e di mancata acquisizione del documento il sistema provvede ad un invio di un sollecito via con cadenza periodica definita dal Fornitore. L acquisizione della SDS da parte del Destinatario, prima consegna o aggiornamento della SDS, determina l apposizione di una marcatura temporale sulla specifica attività in modo da certificare sempre la data e l ora di ogni singola consegna; il Fornitore, a seguito di accordo siglato una tantum con il Destinatario (contratto di adesione alla piattaforma Liburna Code), potrà esibire la marcatura temporale come prova legale di adempimento agli obblighi di consegna della SDS ai sensi dell'articolo 31 di REACH. Il Fornitore e il Destinatario possono accedere all area riservata anche tramite dispositivi mobili (smartphone, tablet, phablet, ecc.), a seguito di un download gratuito della Liburna App che deve essere configurata con le
4 informazioni personali (user ID, password, lingua). Per il Destinatario la scansione del QR Code oppure il click sul link diretto, associati al prodotto, determina il trasferimento della SDS mentre la lingua impostata in sede di configurazione della app (oppure dell account sulla piattaforma web) discrimina la lingua della SDS da scaricare (è facoltà del Destinatario selezionare le lingue di interesse nella sua area privata o sulla Liburna app). Il Destinatario può inviare Feedback sul prodotto al Fornitore dalla sua area riservata secondo quanto disposto dagli artt.34 e 37 di REACH (invio di un testo libero oppure compilazione di un formato standard previsto dal Fornitore, per esempio per i descrittori d uso o per comunicare le condizioni operative/misure di gestione del rischio pertinenti per un uso identificato). Naturalmente l utilizzo del sistema di comunicazione può consentire con estrema facilità ed immediatezza ai Destinatari di notificare anche informazioni diverse (commenti, osservazioni, richieste) che il Fornitore può raccogliere in tempo reale e tradurre in un indagine di mercato a tutti gli effetti. Una volta disponibili nell area del Destinatario, i documenti sono accessibili da qualunque postazione presso il Destinatario (tramite accesso riservato con le specifiche credenziali); questo permette, ad esempio, l accesso dei lavoratori alle informazioni secondo l art. 35 di REACH; i documenti sono anche scaricabili dall area privata ed archiviabili nelle modalità che il Destinatario ritiene più consone alle sue procedure. In ultimo, il sistema Liburna code permette la conservazione delle SDS trasmesse per un periodo di tempo definito (almeno 10 anni secondo art. 36 di REACH). Come si presenta la piattaforma Liburna? La piattaforma web è caratterizzata da semplicità di utilizzo ed immediatezza nella visibilità nei risultati che principalmente riguardano: - lo stato di attivazione dei Clienti/Destinatari: soggetti che hanno aderito al sistema di comunicazione (Registrati) o che, preregistrati automaticamente dal sistema, hanno ricevuto l invito ad aderire alla piattaforma web (In Attesa) o che, per mancanza di dati sul gestionale aziendale del Fornitore, sono momentaneamente Non raggiungibili; - lo stato di consegne globali o per singolo Cliente/Destinatario: SDS Consegnate (inviate dal sistema ed acquisite dal destinatario in prima consegna più gli aggiornamenti automatici), SDS inviate dal sistema
5 ma In Attesa di acquisizione e le SDS con aggiornamento Bloccato per tutti i Clienti/Destinatari che non hanno effettuato l acquisto del prodotto negli ultimi 12 mesi. I vantaggi rispetto alla gestione tradizionale*? Il sistema presenta evidenti vantaggi rispetto al sistema di gestione tradizionale della comunicazione lungo la catena di approvvigionamento dei prodotti. Tra questi segnaliamo i seguenti: Permette di risparmiare risorse per adempiere agli obblighi di informazione ai sensi di REACH. Grazie alla stipula preventiva di un contratto tra le parti (Fornitori e Destinatari) sulla piattaforma web, tramite la marcatura temporale delle consegne, il Fornitore può legalmente dimostrare alle autorità di aver compiuto i suoi obblighi di comunicazione; in virtù della necessità di un accordo preventivo, si preserva al tempo stesso la riservatezza delle informazioni fornite, evitando che chiunque possa avere la disponibilità dei documenti, che viene limitata ai soli utenti abilitati dal Fornitore. Permette la consegna simultanea di uno o più documenti relativi al prodotto (e.g. Scheda di Dati di Sicurezza, scheda tecnica, certificato analitico, dati di letteratura, ecc.) tramite un QR Code associato univocamente al prodotto per tutto il suo ciclo di vita oppure tramite un link diretto ricevuto via . L utilizzo del QR Code o del link diretto può essere alternativo o combinato a discrezione del Fornitore.
6 Permette la consegna di documenti multilingue tramite un unico QR Code/link diretto. Dopo la prima lettura del QR Code, oppure click sul link diretto, e la consegna della SDS, tutte le SDS aggiornate saranno poi consegnate automaticamente nell area riservata del Destinatario con una segnalazione alla personale e/o tramite SMS al dispositivo di lettura per informarlo della consegna del documento aggiornato. Permette di notificare informazioni concernenti le sostanze/miscele (gestione dei Feedback) inviate dal Destinatario (e.g. utilizzatore a valle, consumatore, distributore, punto vendita, ecc.) al Fornitore. * Per gestione tradizionale si intende la pubblicazione delle SDS su un sito internet aziendale, l invio periodico di CD ROM contenenti le SDS agli utilizzatori professionali ed industriali, l invio delle SDS ai destinatari come allegati di , l invio delle SDS via fax o via posta ordinaria, ecc
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